Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh (Phần 1) - Bùi Tá Toàn

TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 
KHOA KINH TẾ 
BÀI GIẢNG 
MÔN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 
Dùng cho đào tạo Tín chỉ - Bậc Cao đẳng 
Người biên soạn: Th.S Bùi Tá Toàn 
Lưu hành nội bộ - Năm 2019 
MỤC LỤC 
Chƣơng 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH ................ 1 
1.1. KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH .. 1 
1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH ........................... 2 
1.2.1. Giao tiếp là kỹ năng cần thiết tại nơi làm việc ........................................ 2 
1.2.2. Cách thức và thời điểm giao tiếp kinh doanh khác nhau tùy thuộc vào 
phạm vi giao tiếp ............................................................................................... 3 
1.2.3. Giao tiếp hiệu quả làm tăng lợi ích cho cá nhân và tổ chức ................... 3 
1.3. MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH ............................................ 5 
1.3.1. Ngƣời nhận hiểu ...................................................................................... 5 
1.3.2. Ngƣời nhận trả lời ................................................................................... 6 
1.3.3. Mối quan hệ thiện chí .............................................................................. 7 
1.3.4. Tín nhiệm tổ chức .................................................................................... 7 
1.4. CÁC KIỂU GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ....................................... 8 
1.4.1. Kiểu giao tiếp nội bộ ............................................................................... 8 
1.4.2. Kiểu giao tiếp bên ngoài ........................................................................ 12 
1.5. QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP ........................................................................... 14 
1.5.1. Thông tin................................................................................................ 14 
1.5.2. Bản thông điệp ....................................................................................... 14 
1.5.3. Quá trình mã hóa ................................................................................... 15 
1.5.4. Quá trình giải mã ................................................................................... 15 
1.5.5. Phản hồi ................................................................................................. 15 
1.5.6. Dữ liệu nhập .......................................................................................... 15 
1.5.7. Ngƣời gửi và ngƣời nhận....................................................................... 15 
1.5.8. Các kênh ................................................................................................ 15 
1.5.9. Các cản trở (Nhiễu) ............................................................................... 15 
1.5.10. Vai trò của ngƣời gửi và nhận tin ........................................................ 16 
1.6. CÁC RÀO CẢN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ............................. 17 
1.6.1. Lựa chọn từ ngữ..................................................................................... 17 
1.6.2. Ý nghĩa nội tại và ý nghĩa mở rộng ....................................................... 17 
1.6.3. Hàm ý và kết luận .................................................................................. 18 
1.6.4. Chấm câu, chính tả, ngữ pháp và cấu trúc câu ...................................... 18 
1.6.5. Hình thức của thông điệp ...................................................................... 19 
1.6.6. Hình thức của ngƣời gửi ........................................................................ 19 
1.6.7. Những yếu tố thuộc về môi trƣờng ....................................................... 19 
1.6.8. Lắng nghe .............................................................................................. 20 
1.6.9. Những rào cản giao tiếp khác ................................................................ 20 
1.7. NGUYÊN TẮC CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH ................................... 21 
1.7.1. Những nguyên tắc cơ bản của giao tiếp kinh doanh: ............................ 21 
1.7.2. Những nguyên tắc hình thành thông điệp trong giao tiếp kinhdoanh ... 24 
1.7.3. Một số nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin ............................ 42 
Chƣơng 2.KỸ NĂNG LĂNG NGHE - ĐẶT CÂU HỎI – TRUYỀN THÔNG 
KHÔNG LỜI ......................................................................................................... 48 
2.1. KỸ NĂNG LẮNG NGHE ........................................................................... 48 
2.1.1. Mục đích của việc lắng nghe ................................................................. 48 
2.1.2. Lợi ích của lắng nghe trong kinh doanh ................................................ 49 
2.1.3. Kỹ năng lắng nghe hiệu quả: ................................................................. 50 
2.1.4. Những trở ngại trong khi lắng nghe: ..................................................... 55 
2.2. KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI ......................................................................... 57 
2.2.1. Mục đích của việc đặt câu hỏi ............................................................... 57 
2.2.2. Các loại câu hỏi ..................................................................................... 57 
2.3. KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN KHÔNG LỜI ........................... 59 
2.3.1. Không gian giao tiếp ............................................................................. 59 
2.3.2. Trang phục ............................................................................................. 60 
2.3.3. Tƣ thế ..................................................................................................... 61 
2.3.4. Ánh mắt ................................................................................................. 61 
2.3.5. Nét mặt, nụ cƣời .................................................................................... 62 
2.3.6. Cử chỉ, hành động .................................................................................. 63 
Chƣơng 3. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH ............... 67 
3.1. CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH BÀI THUYẾT TRÌNH .... 67 
3.1.1. Chọn chủ đề ........................................................................................... 67 
3.1.2. Xác định mục đích ................................................................................. 67 
3.2. TÌM HIỂU KHÁN THÍNH GIẢ .................................................................. 68 
3.2.1. Khán thính giả là trung tâm ................................................................... 68 
3.2.2. Thu thập thông tin về thính giả ............................................................. 69 
3.2.3. Thích ứng với khán thính giả ................................................................ 72 
3.3. XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH ..................................... 73 
3.3.1. Thu thập thông tin tƣ liệu cho bài thuyết trình ...................................... 73 
3.3.2. Nội dung bài thuyết trình ....................................................................... 75 
3.4. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƢU Ý TRONG THUYẾT TRÌNH ........................ 81 
3.4.1. Công tác chuẩn bị .................................................................................. 81 
3.4.2. Bắt đầu một cách tính cực ..................................................................... 83 
3.4.3. Thích nghi với khán giả trƣớc bài thuyết trình ...................................... 84 
3.4.4. Thích nghi với khán giả trong lúc thuyết trình ...................................... 85 
3.4.5. Giữ bình tĩnh .......................................................................................... 86 
3.4.6. Đánh giá phản hồi của khán giả ............................................................ 86 
3.4.7. Xử lý câu hỏi khi thuyết trình................................................................ 87 
3.4.8. Cải thiện chất lƣợng giọng nói .............................................................. 88 
Chƣơng 4. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH ................. 92 
4.1. SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU 
TRONG KINH DOANH ..................................................................................... 92 
4.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinhdoanh
 ......................................................................................................................... 92 
4.2. CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH ........................... 106 
4.2.1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo ...................................................... 106 
4.2.2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức ..................................... 113 
4.3. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC .............. 117 
4.3.1. Đề xuất ................................................................................................. 117 
4.3.2. Kế hoạch kinh doanh ........................................................................... 127 
4.3.3. Các bản báo cáo đặc biệt ..................................................................... 130 
Chƣơng 5. ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN ..... 135 
5.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN ................................................................. 135 
5.1.1. Khái niệm đàm phán ............................................................................ 135 
5.1.2. Các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thƣờng mắc phải trong đàm 
phán................................................................................................................ 135 
5.1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh .......................................... 136 
5.2. CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN ............................................................ 138 
5.2.1. Các yếu tố cơ sở .................................................................................. 138 
5.2.2. Bầu không khí đàm phán ..................................................................... 140 
5.2.3. Yếu tố quá trình đàm phán .................................................................. 141 
5.3. CÁC PHƢƠNG THỨC, PHƢƠNG PHÁP VÀ PHONGCÁCH ĐÀM 
PHÁN ................................................................................................................ 142 
5.3.1. Phƣơng thức đàm phán ........................................................................ 142 
5.4. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN ............................................................................ 147 
5.4.1. Chuẩn bị chiến lƣợc ............................................................................. 147 
5.4.2. Thu nhập số liệu/ dữ liệu thông tin ...................................................... 151 
5.4.3. Xây dựng các mục tiêu đàm phán ....................................................... 152 
5.4.5. Chuẩn bị nhân sự và địa điểm đàm phán ............................................. 155 
5.4.6. Phân tích đối phƣơng ........................................................................... 157 
5.5. NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN .................................................................... 159 
5.5.1. Một số nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán ..................... 159 
5.5.2. Một số điều cần tránh trong đàm phán ................................................ 162 
Chƣơng 6. ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TUYỂN DỤNG 166 
6.1. PHÂN TÍCH BẢN THÂN VÀ YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ............... 166 
6.1.1. Thông tin cá nhân ................................................................................ 167 
6.1.2. Trình độ học vấn .................................................................................. 168 
6.1.3. Kinh nghiệm ........................................................................................ 168 
6.1.4. Ngƣời giới thiệu................................................................................... 168 
6.1.5. Sở thích nghề nghiệp ........................................................................... 169 
6.2. THU THẬP THÔNG TIN VÈ CÁC CƠ HỘI VIỆC LÀM ....................... 170 
6.2.1. Trung tâm giói thiệu việc làm ............................................................. 170 
6.2.2. Các mối quan hệ (networking contacts) .............................................. 171 
6.2.3. Internet ................................................................................................. 172 
6.2.4. Các cơ quan dịch vụ tuyển dụng nhà nƣớc hay tƣ nhân ..................... 172 
6.2.5. Quảng cáo trên báo, tạp chí ................................................................. 173 
6.2.6. Những nguồn khác .............................................................................. 173 
6.3. CHUẨN BỊ LÝ LỊCH ................................................................................ 174 
6.3.1. Các mẫu sơ yếu lý lịch ........................................................................ 174 
6.3.2. Định dạng sơ yếu lý lịch ...................................................................... 175 
6.3.4. Lựa chọn lý lịch ................................................................................... 195 
6.4. THƢ XIN VIỆC ......................................................................................... 197 
6.4.1. Viết thƣ xin việc .................................................................................. 197 
6.4.2. Chuẩn bị gửi thƣ xin việc .................................................................... 202 
6.4.3.Những mẫu thƣ xin việc ....................................................................... 204 
6.5. PHỎNG VẤN XIN VIỆC .......................................................................... 208 
6.5.1. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn ............................................................. 209 
6.5.2. Tham dự một cuộc phỏng vấn ............................................................. 220 
6.6. CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC ........................... 224 
6.6.1. Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc ................................................................. 225 
6.6.2. Chấp nhận một lời mời phỏng vấn ...................................................... 225 
6.6.3. Giao tiếp sau phỏng vấn ...................................................................... 226 
6.6.4. Chấp nhận tuyển dụng ......................................................................... 226 
6.6.5. Từ chối tuyển dụng .............................................................................. 226 
6.6.6. Bày tỏ sự biết ơn đến những ngƣòi giới thiệu và những ngƣời khác .. 227 
6.6.7. Xin nghỉ việc ....................................................................................... 227 
1 
Chƣơng 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 
NỘI DUNG CHƢƠNG: 
1.1. Khái luận về giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh 
1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh 
1.3. Mục tiêu của giao tiếp kinh doanh 
1.4. Các kiểu giao tiếp trong kinh doanh 
1.5. Quá trình giao tiếp kinh doanh 
1.6. Các rào cản giao tiếp trong kinh doanh 
1.7. Nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh 
1.1. KHÁI LUẬN ... chúng ta? Khi bạn trả lời đƣợc những câu hỏi này, hãy 
85 
xác định có chủ ý gắn vào khán giả. Đặt mình vào vị trí và phản ứng của họ với bài 
nói chuyện của chính mình. 
3.4.4. Thích nghi với khán giả trong lúc thuyết trình 
- Không kể thời gian trƣớc bạn làm việc vất vả với mức nào, mọi việc có thể 
sẽ không chính xác nhƣ trong kế hoạch vào ngày bạn thuyết trình. Đối với những 
bài nói chuyện tại lớp học, bạn có thể thấy khung vẽ hình ảnh minh họa không có 
sẵn hoặc một sinh viên khác có cùng chủ đề với bạn. Đối với những bài thuyết 
trình bên ngoài lớp học, bạn nên biết phòng thuyết trình có thể bị thay đổi, khán 
giả có thể đông hơn (hoặc ít hơn) so dự tính của bạn, hoặc thậm chí thời gian dành 
cho bài nói chuyện của bạn bị giảm một nửa do diễn giả trƣớc đã nói quá lâu. 
Nếu một vài vấn đề nhƣ trên xảy ra, đừng sợ hãi. Hãy tìm cách khác để trình 
bày hình ảnh minh hoạ của mình. Thay đổi lời giới thiệu đề cập đến những bài 
thuyết trình của sinh viên khác cùng chủ đề với mình. Thay đổi cách thuyết trình 
phù hợp với lƣợng khán giả thực tế. Và nếu bạn có ít thời gian cho bài thuyết trình 
hơn dự kiến, đừng đơn giản nói nhanh gấp đôi để nói hết tất cả mọi thứ, điều này 
còn tệ hơn là không nói gì cả. Thay vào đó, cô đọng bài nói chuyện tới những điểm 
cần thiết nhất và trình bày chúng trong khoảng thời gian có sẵn. Khán giả của bạn 
sẽ thông cảm với tình thế khó khăn này và sẽ ghi nhận sự tôn trọng của bạn đối với 
thời gian của họ. Điều này còn bù đắp nhiều hơn thời gian bạn bị mất. 
Cuối cùng, hãy chịu khó quan sát trong suốt bài nói chuyện để theo dõi phản 
ứng lại của khán.giả. Nếu độc giả đang ngồi thẳng trên ghế, nhìn bạn rất chăm chú 
và gật đầu đồng tình, bạn có thể nghĩ mọi việc đang tiến triển tốt đẹp. Nhƣng giả 
sử bạn thấy họ uể oải hoặc thờ ơ nhìn bạn. Khi đó bạn cần phải quay lại và nói rõ 
quan điểm của mình lần nữa. 
Thích nghi với khán giả, cả trƣớc, sau và trong lúc thuyết trình, là một trong 
những vấn đề cốt lõi quan trọng để có một bài thuyết trình thành công trƣớc đám 
đông. Giống nhƣ những khía cạnh khác của việc chuẩn bị thuyết trình, đôi khi việc 
nói dễ hơn là làm. Nhƣng khi bạn đã thành thạo, bạn sẽ thấy việc này mang lại 
nhiều lợi ích cho các khía cạnh cá nhân trong cuộc sống của bạn nhiều hơn, khi 
bạn thích nghi với khán giả. 
86 
3.4.5. Giữ bình tĩnh 
Một vài ngƣời thuyết trình đã từng trải qua những hiện tƣợng đƣợc biết đến 
nhƣ lo lắng, run sợ trƣớc khi diễn thuyết. Đúng ra thì bài thuyết trình không thật sự 
là mối lo của họ. Mà điều làm họ mất bình tĩnh chính là sự lo lắng trƣớc chính bản 
thân mình. 
Một cách để kiềm chế đƣợc sự mất bình tĩnh đó chính là nhận ra đƣợc rằng 
ngay cả những ngƣời thuyết trình chuyên nghiệp hay nhữngngƣời luyện tập rất 
nhiều lần cũng không thể tránh khỏi đƣợc những sự lo lắng khi phải nói trƣớc khán 
giả. 
Đừng quá bất ngờ nếu nhƣ tim bạn đập hối hả, và lòng bàn tay bạn đổ mồ 
hôi. Hãy học cách thƣ giãn. Ngồi ở tƣ thế thoải mái nhƣng luôn phải giữ lƣng 
thẳng. Nhớ rằng bạn hiểu rõ bạn đang lo lắng thế nào hơn là khán giả. 
Cách thứ hai để giải quyết sự lo lắng trƣớc khi diễn thuyết, hay áp lực trƣớc 
bài thuyết trình thành công chính là sử dụng sự tƣởng tƣợng. Hãy hình dung ra 
hình ảnh bản thân bạn di chuyển trong khi thuyết trình. Lắng nghe giọng nói của 
bạn khi bạn nói to, rõ ràng và tự tin. Nhìn chính bạn khi bạn sử dụng điệu bộ tự 
nhiên. Hình dung ra những phản hồi của khán giả tới thông điệp mà bạn đƣa ra. 
Nhắc nhở bản thân chuẩn bị bài kỹ càng. 
Bạn có thể bình tĩnh khi bạn di chuyển từ chỗ mà bạn đang ngồi lên chỗ 
dành cho thuyết trình. Ngay khi bắt đầu, hãy kín đáo hít thật sâu. Hít vào từ từ, giữ 
trong 4 đến 5 giây sau đó thở ra. Cuối cùng, dựa trên ý kiến của bạn, quan tâm đến 
những mong muốn, thích thú, lo lắng của khán giả nếu có. Nên nhớ rằng bạn phải 
quan tâm đến lợi ích của khán giả nếu bạn muốn thành công. 
3.4.6. Đánh giá phản hồi của khán giả 
Duy trì giao tiếp tốt bằng mắt với khán giả để có thể bảo đảm hiểu đƣợc sự 
diễn tiến phản hồi của khán giả. Xác định những sự thay đổi trong phản hồi để 
chỉnh sửa làm tăng sự chú ý và thích thú của khán giả. 
Bạn có chắc rằng khán giả của bạn có thể nghe rõ ràng? Nếu không, hãy nói 
lớn lên. Khán giả có thể thấy hết các hình ảnh? Nếu không, hãy chỉnh sửa ngay. 
Liệu khán giả có đang thấy thích thú? Nếu không, hãy thay đổi nét mặt của bạn, 
thể hiện sự nhiệt tình, say mê của bạn về chủ đề, và bắt đầu tìm cách làm cho khán 
giả đóng góp vào bài thuyết trình. 
87 
Khán giả có đang hiểu luận điểm này? Nếu có thể, hãy hỏi khán giả một vài 
câu hỏi, tóm tắt hay đề nghị ai đó tự nguyện giải thích theo cách hiểu của họ về 
vấn đề đó. Khán giả có đang thoải mái hay không? Nếu có thể, hãy hỏi họ và làm 
những chỉnh sửa cần thiết. Sử dụng phản hồi của khán giả để làm tăng thêm tính 
hiệu quả của bài thuyết trình. 
Phần kết bài cũng nhƣ phần mở bài là phần để nhấn mạnh những luận điểm 
quan trọng. Trình bày phần kết bài với giọng nói rõ ràng mạnh mẽ. Sự cân bằng và 
thế chịu đựng của bạn vẫn nên duy trì ngay cả khi bài thuyết trình không đƣợc nhƣ 
mong đợi cao nhất của bạn. Tại thời điểm này,giao tiếp bằng mắt với khán giả nên 
là 100%, nên chú ý vào những điểm khán giả chƣa rõ và sử dụng quan điểm của 
ngƣời khán giả. 
3.4.7. Xử lý câu hỏi khi thuyết trình 
Phần hỏi đáp phổ biến trong kết cấu bài thuyết trình trong lĩnh vực kinh 
doanh. Trong kết cấu của một bài thuyết trình lớn, những câu hỏi có thể đƣợc nêu 
rõ trên màn hình sau bài thuyết trình kết thúc. Trong những bài thuyết trình nhỏ, 
câu hỏi có thể đƣợc đƣa ra trong suốt hay sau bài thuyết trình tùy thuộc vào khán 
giả và ngƣời trình bày. 
Khi nói với khán giả là khách hàng hay với những ngƣời nắm giữ vị trí cao 
hơn bạn trong tổ chức, tốt nhất nên trả lời câu hỏi khi chúng đƣợc hỏi. Theo cách 
khác, hãy nói rõ từ phần mở bài hay giới thiệu việc đặt câu hỏi diễn ra trong quá 
trình thuyết trình hay sau đó hay cả hai. 
Việc trả lời câu hỏi trao cho ngƣời nói một cơ hội tuyệt vời để kết nối với 
khán giả một cách tích cực, xác định và nhấn mạnh các ƣu điểm và loại bỏ bất kỳ 
khó khăn nào khán giả gặp phải. Một số câu hỏi có thể liên quan đến những phần 
đặc biệt trong nội dung; những câu hỏi khác có thể liên quan đến chủ đề hay những 
điều kiện liên quan. Chuẩn bị câu trả lời cho cả hai kiểu. 
Khi bạn kết thúc bài thuyết trình, cƣời, đáp trả tiếng vỗ tay một cách nhã 
nhặn và cám ơn khán giả, sau đó, rút ra kinh nghiệm. Ghi chú lại những việc bạn 
đã làm tốt và những điều bạn còn muốn cải thiện. 
Sử dụng những chìa khoá trong phần này sẽ giúp bạn chuẩn bị và thực hiện 
bài thuyết trình trong lĩnh vực kinh doanh hiệu quả theo kết cấu truyền thống. Tuy 
88 
nhiên, không phải tất cả những tình huống bạn gặp sẽ là truyền thống. Một vài tình 
huống nhƣ vậy đƣợc mô tả trong phần tiếp sau. 
3.4.8. Cải thiện chất lƣợng giọng nói 
3.4.8.1. Giọng điệu 
Giọng điệu là cách chuyển những âm thanh của bản thông điệp đến ngƣời 
nhận. Giọng điệu của bạn có thể truyền sự quan tâm, kích thích, bình tĩnh, sự 
không mong đợi, sự lịch sự nhã nhặn, thờ ơ, lôi cuốn... Cùng một câu nhƣng đƣợc 
nói với những giọng điệu khác nhau có thể có nghĩa khác nhau lớn. 
Tóm lại, hầu hết những tình huống giao tiếp kinh doanh cần có giọng điệu 
thân thiện, khách quan, thiết thực truyền tải sự nồng ấm, mạnh mẽ và kính trọng. 
Bạn sẽ không muốn những âm thanh tiêu cực, quá trang trọng, không thành thực 
thể hiện sự hạ mình, thành kiến, yếu thế hoặc bất kínhtrong bài trình bày của mình. 
Bạn nên chú ý xác định giọng điệu bạn dùng khi nói. 
3.4.8.2. Âm lượng 
Một trong những khía cạnh lớn của việc sử dụng giọng nói hiệu quả là âm 
lƣợng, cƣờng độ âm thanh. Sự điều chỉnh âm thanh thích hợp tạo cho bạn khả năng 
truyền đạt cảm xúc đến ngƣời nghe. Ngoài ra, sự điều chỉnh này càng làm tăng khả 
năng nhấn mạnh của bạn tạo ra sự năng động và sinh động trong giao tiếp bằng 
miệng. 
3.4.8.2.1. Sử dụng mức độ âm lượng phù hợp. 
Mục đích đầu tiên của điều chỉnh âm lƣợng là tất cả các thành viên của khán 
giả đều nghe đƣợc. Bạn muốn diễn đạt rõ ràng giọng của bạn chứ không phải hò 
hét. Nếu khán giả nghĩ bạn đang hét, đó là bạn đã tạo ra một rào cản trong giao 
tiếp. Ý kiến phản hồi là một trong những phần quan trọng của tiến trình giao tiếp. 
Bạn có thể thu đƣợc những thông tin phản hồi về mức độ âm lƣợng của bạn bằng 
cách hỏi khán giả nghe rõ không. Một nguồn thông tin phản hồi khác là những tín 
hiệu không lời bạn đạt đƣợc từ phía những ngƣời nghe. Khán giả của bạn dƣờng 
nhƣ đang tập trung nghe một cách cao độ? Mọi ngƣời có căng thẳng khi nghe bạn 
nói? Có bất kỳ hành động dùng một hay hai tay che tai lại không? Nếu những 
thông tin phản hồi trên có biểu thị, khi đó mức âm lƣợng của bạn cần phải điều 
chỉnh ngay lập tức. 
89 
3.4.8.2.2. Thay đổi âm lượng cho sự nhấn mạnh. 
Mục tiêu thứ hai của việc điều chỉnh âm lƣợng là thay đổi mức độ âm lƣợng 
của bạn tạo sự nhấn mạnh. Bạn có thể phát âm mạnh, sinh động và lôi cuốn thông 
qua việc nói to bài diễn văn. Bạn có thể tạo một tâm trạng đau khổ, nghiêm túc, 
tôn trọng, và bất cứ sự cảm thông nào bằng cách hạ thấp âm lƣợng giọng nói. Cả 
hai phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng để cho thấy sự quan trọng và sự nhấn mạnh 
những gì bạn đang nói. Bạn có thể duy trì sự chú ý của khán giả bất kể lƣợng khán 
giả lớn bằng cách tạo ra sự biến đổi trong giọng nói của bạn. Trong trƣờng họp 
một đối một, giọng của bạn có thể nhƣ đối thoại, nhƣng trong trƣờng hợp nhóm 
lớn, âm lƣợng của bạn có thể trải rộng tuỳ thuộc vào mục tiêu giao tiếp. 
3.4.8.3. Độ cao thấp 
Đây chính là độ cao hoặc thấp của giọng nói. Một giọng nói quá cao hoặc 
quá thấp có thể gây phản cảm đối với ngƣời nghe hay khán giả. Độ cao thấp có hai 
khía cạnh quan trọng. Tìm kiếm độ cao thấp tự nhiên của giọng nói của bạn, nếu 
nó không quá trầm hay quá bổng thì hãy sử dụng nó. Sựbiến đổi độ cao thấp trong 
khi nói sẽ cho thấy tầm quan trọng và sự nhấn giọng. 
Để xác định giọng nói tự nhiên, mở miệng thật sâu trong ba lần. Lần đầu 
tiên nói lớn. Và lặp lại những từ đó lần hai. Độ cao thấp của bạn sẽ trở nên sâu 
hơn, giàu hơn, đầy hơn. Tiếp tục há miệng và lặp lại những cụm từ đó lần ba. Hãy 
cho giọng nói của bạn dừng ít nhất một phút. Và lặp lại lần nữa. Với bài tập này 
bạn sẽ tìm thấy độ cao thấp trong giọng nói của bạn. 
Để tránh gây tổn hại đến những dây âm thanh bạn nên tìm ra và sử dụng âm 
điệu. Trong trƣờng hợp bạn căng thẳng, bối rối hoặc bực dọc... bạn có thể nói với 
độ cao hơn so với giọng bình thƣờng. Điều này sẽ làm căng những dây âm thanh. 
Đồng thời nói với độ cao thấp một cách giả tạo thấp hơn giọng tự nhiên cũng là 
nguyên nhân làm căng những dây âm thanh. Điều này không tốt cho giọng nói của 
bạn vì nó có thể làm giọng của bạn nghe có vẻ khàn khàn và cộc cằn, giọng nhƣ 
bực tức hoặc có thể gây mất giọng tạm thời. 
Nếu bạn nghĩ âm điệu của bạn quá cao hoặc quá thấp, hãy hỏi ý kiến của các 
chuyên gia hoặc những nhà chuyên khoa trong lĩnh vực này. Với những bài tập có 
tính bắt buộc mang tính chuyên nghiệp, âm điệu giọng của bạn có thể đạt đƣợc sự 
hấp dẫn và lôi cuốn về trình độ. 
90 
3.4.8.4. Tốc độ 
Thay đổi tốc độ khi giao tiếp bằng lời nói tạo sự nhấn mạnh và thu hút sự 
quan tâm từ phía khán giả. Chúng ta không những cố gắng tránh sử dụng âm độ 
thấp và mức âm lƣợng nhƣ nhau mà còn tránh dùng cùng một tốc độ - giọng nói 
đều đều nhƣ nƣớc chảy. Tuỳ vào chủ đề và lƣợng khán giả bạn có tốc độ nói phù 
hợp. Những vấn đề mang tính chất phức tạp hay nghiêng về kỹ thuật phải nói với 
tốc độ chậm hơn so với các chủ đề quen thuộc hoặc mang tính giải trí. Tốc độ 
chậm cho phép ngƣời nghe có thời gian tập trung và hấp thu những gì đƣợc nói 
(khoảng 75 đến 150 từ/phút). Hãy cố gắng đạt đƣợc sự cân bằng và sự rõ ràng 
trong khi nói. Vì nếu tốc độ nói quá nhanh và không rõ ràng, chúng ta sẽ không 
hiểu chúng ta đang nói gì, đang trình bày những gì? Nếu nói quá nhanh sẽ gây cho 
khán giả không hiểu kịp, do tốc độ nói nhanh hơn tốc độ nghe và khi đó luôn có 
câu hỏi đặt ra từ khán giá “sao ông ấy/cô ấy nói nhanh vậy?”. 
Tóm lại, tốc độ nói không quá nhanh và phải rõ ràng. Tốc độ càng có thể 
đƣợc sử dụng để nhấn mạnh và truyền đạt cảm xúc, nhấn mạnh những điều trọng 
yếu trong thông điệp bằng cách nói chậm, truyền đạt sự lôi cuốn với một tốc độ 
cao, tính nghiêm trọng với tốc độ chậm. Một điểm quantrọng là thay đổi tốc độ khi 
bạn nói. Việc học thuộc để diễn đạt tốt sẽ đẩy nhanh tốc độ và sẽ làm cho thông 
điệp đƣợc hiểu dễ dàng. 
3.4.8.5. Ngắt nghỉ 
Ngắt nghỉ nhƣ thế nào và vào lúc nào khi thuyết trình cũng là một khó khăn 
đối với ngƣời mới tập diễn thuyết. Thậm chí, một khoảnh khắc im lặng cũng giống 
nhƣ thời gian chết. Song một khi bạn đã tự tin, bạn sẽ nhận thấy ngắt nghỉ thực sự 
hữu ích. Ngắt nghỉ có thể là dấu hiệu kết thúc một phần đã trình bày xong, khơi 
mào một ý mới để mọi ngƣời cùng suy nghĩ và có thể tạo ra những tác động đáng 
kể cho bài nói. 
Kỹ năng ngắt nghỉ hợp lý một phần phụ thuộc vào chủ quan ngƣời nói (cảm 
giác), một phần phụ thuộc vào kinh nghiệm thuyết trình của họ. Bạn không thể lúc 
nào cũng ngắt nghỉ đúng lúc nhƣng hãy tập ngay từ bây giờ. Hãy quan sát những 
diễn giả kinh nghiệm và học hỏi cách họ lựa chọn điểm dừng để điều chỉnh lại tốc 
độ nói cho phần tiếp theo. 
91 
Khi bạn ngắt nghỉ, hãy chắc chắn ràng bạn dừng sau khi đã trình bày xong 
một ý chứ không ở giữa chừng, nếu không bạn sẽ gây “nhiễu” và mất tập trung cho 
ngƣời nghe. Cũng đừng lấp đầy sự im lặng với những từ “à”, “ờ” vì ngƣời nghe có 
thể đặt câu hỏi về trí tuệ, khả năng, thậm chí cả sự trung thực của ngƣời nói. 
3.4.8.6. Phát âm 
Phát âm rõ ràng hƣớng đến cách phát âm đầy đủ những phần của từ. Yêu 
cầu phát âm mỗi phần của một từ phải rõ ràng và chính xác. 
Đây là cách thức bạn nối những âm thanh để nói một từ. Bạn có thể tạo 
những âm thanh riêng biệt (phát âm rõ ràng) nhƣng vẫn không phát âm một cách 
chính xác. Từ điển là một nguồn thông tin tốt nhất để phát âm chính xác những từ 
riêng biệt. Có hai cách để kiểm tra cách phát âm. Đầu tiên chúng ta dựa vào từ 
điển, đây là cách thƣờng đƣợc ƣa thích và thƣờng dùng, cách nữa là chúng ta phát 
âm theo cách nó đƣợc chấp nhận nhƣng cách này ít phổ biến vì thƣờng không 
chính xác. 
Trong trƣờng hợp phát âm chất lƣợng cao phản ánh bạn là ngƣời thông minh 
và đƣợc tín nhiệm. Ngƣời nghe luôn mong đợi bạn nói một cách chính xác, giảm 
thiểu khả năng hình thành rào cản giao tiếp, giúp ngƣời nhận tập trung vào nội 
dung của bản thông điệp. Ngƣời giao tiếp bằng lời nói tốt luôn luôn phải phát âm 
đúng. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Tại sao phải chọn chủ đề và mục đích cho bài thuyết trình? 
2. Để thích ứng đƣợc với thính giả trong khi thuyết trình, chúng ta phải làm 
những công việc gì? 
3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình, anh/chị cần phải làm gì? Theo 
anh/chị công việc nào quan trọng nhất? Tại sao? 
4. Để có bài thuyết trình thành công, chúng ta phải lƣu ý những điểm gì? 
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 
Giả sử anh/chị là nhân viên bán hàng cho một công ty, hãy lựa chọn một sản 
phẩm bất kỳ để tiến hành thuyết trình chào bán hàng?