Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh (Phần 2) - Bùi Tá Toàn

92 
Chƣơng 4. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 
NỘI DUNG CHƢƠNG: 
4.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 
4.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 
4.3. Một số loại báo cáo viết chính thức 
4.1. SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU 
TRONG KINH DOANH 
4.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong 
kinhdoanh 
Báo cáo, theo nghĩa thông thƣờng, là bản thuật lại những sự việc đã làm 
(Nguyễn Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, trang 92). Trong cuộc sống làm việc, 
học tập, kinh doanh, báo cáo đƣợc viết trong nhiều tình huống khác nhau và có 
những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị thƣờng xuyên bận rộn viết báo cáo và 
đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch 
kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm,.... Sinh viên viết báo cáo 
trong suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết 
đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực 
tập, chuyên đề tốt nghiệp,... Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây đƣợc ấn tƣợng tốt với 
ngƣời đọc, với cấp trên, với đối tác. Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vƣợt qua 
đối thủ cạnh tranh và đƣợc tuyển chọn. 
Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đƣa thông tin đến ngƣời đọc 
và giúp ngnời đọc đƣa ra quyết định. Trong từng trƣờng hợp cụ thể sẽ có những 
loại báo cáo khác nhau. Báo cáo có thể đƣợc lƣu lại và làm tài liệu tham khảo hay 
cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định 
của các nhà quản trị. Một báo cáo viết tốt không những gây đƣợc ấn tƣợng tốt đối 
với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những ngƣời cộng sự. 
Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp 
cho ngƣời viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc 
chung của tổ chức đƣợc tiến triển tốt hơn. 
Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính: 
- Báo cáo tính khả thi 
- Báo cáo tiến độ 
93 
- Các đề xuất 
Báo cáo tính khả thi: 
Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án. Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo các 
bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn đƣợc lãnh đạo cấp trên phân công đánh giá 
tính khả thi của các dự án. Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét và 
dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi cùng ƣu, nhƣợc 
điểm của từng dự án, công việc. Trên cơ sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp 
trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính khả thi của từng 
dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi. 
Báo cáo tiến độ: 
Là trƣởng một dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trƣớc 
ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực 
hiện dự án, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc 
trong giai đoạn tiếp theo. 
Các đề xuất (proposals): 
Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo cáo viết 
về các sự kiện đã và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về các ý tƣởng để 
thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn ra trong tƣơng 
lai. 
Đề xuất đƣợc viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định (RFP- Request for 
Proposals). Một nhóm yêu cầu có thể sẽ có nhiều đề xuất đƣợc viết ra. Chính vì 
vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục ngƣời có yêu cầu (ngƣời đặt hàng) 
lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện đề xuất. 
Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác. Nếu 
báo cáo tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, 
đánh giá hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục ngƣời đọc chấp 
nhận ý tƣởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để 
bạn thực hiện ý tƣởng của mình. Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại 
báo cáo khác. 
4.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu 
Phƣơng pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu là một hệ thống quy trình đƣợc sử 
dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những ngƣời hoạt động trong bất kì lĩnh 
94 
vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh 
doanh nhƣ thế nào. 
Các bƣớc nghiên cứu: có năm bƣớc, đó là: 
1. Lập kế hoạch nghiên cứu. 
2. Thu thập thông tin. 
3. Phân tích thông tin. 
4. Đƣa ra giải pháp. 
5. Viết báo cáo. 
4.1.2.1. Lập kế hoạch nghiên cứu 
Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu ra vấn đề, lập ra các giới hạn, nhận 
dạng và phân tích khán giả, quyết định các qui trình đƣợc tiếp theo. 
Nêu vấn đề: 
Vấn đề đƣa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu điều gì. 
Trƣớc hết, để hoàn thành báo cáo về vấn đề, các giám đốc hoặc những ngƣời chủ 
chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều gì hoặc thống nhất tiến hành điều tra 
sơ bộ. Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc các bài báo cáo tƣơng tự nhau, 
trao đổi với ngƣời bán hoặc đƣa ra những thắc mắc là các hoạt động giúp cho 
ngƣời nghiên cứu biết rõ điều gì cần đƣợc làm. Đây là các ví dụ về vấn đề nêu ra 
cho việc nghiên cứu: 
- Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên. 
- Thiết kế một qui trình mới để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến. 
- Thành phố nào tốt nhất để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam?. 
- Chúng ta có nên thay thế khăn giấy bằng máy sấy không khí ở tất cả các 
toitlet hay không?. 
Xác định các giới hạn nghiên cứu 
Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hƣởng đến các giới hạn bài nghiên 
cứu. 
Phạm vi nghiên cứu: 
Các nhân tố sẽ đƣợc nghiên cứu quyết định phạm vi nghiên cứu. Nên giới 
hạn lƣợng thông tin bằng cách tập trung vào yếu tố quan trọng nhất. 
Ví dụ: Vấn đề: Xác định giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên. 
- Các yếu tố ảnh hƣởng: 
95 
1. Lƣơng. 
2. Phụ cấp ngoài lƣơng. 
3. Phân công công việc. 
4. Thời gian làm việc 
5. Cách đánh giá. 
6. Chƣơng trình công nhận các đóng góp của nhân viên 
Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác liên quan đến việc nâng cao tinh thần 
nhân viên, và xem xét chúng sau đó. Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý 
phải đƣợc xác định cho mỗi dự án nghiên cứu. 
Thời gian biểu: 
Ngƣời phân công dự án và ngƣời tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với 
nhau về ngày hoàn thành. Thời gian biểu đƣợc lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng 
của bài báo cáo. Thời gian biểu nên thể hiện các bƣớc lớn trong việc nghiên cứu, 
quy trình viết báo cáo và khi nào đƣợc hoàn thành. 
Một vài nhiệm vụ có thể đƣợc làm cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị 
thƣ tín trong khi văn bản khảo sát đƣợc in. Thời gian biểu phải đầy đủ chi tiết để 
những ngƣời tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào. 
Ngân sách: 
Tất cả các nghiên cứu đều tốn chi phí. Thậm chí là những nghiên cứu đƣợc 
tiến hành trong tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản. 
Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm để sắp đặt một bộ phận 
đƣợc sự giúp đỡ bởi bộ phận khác. Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân 
sự, bộ phận đồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và bài báo cáo cuối 
cùng. Ngoài ra, bộ phận thông tin phải chịu trách nhiệm về xử lý kết quả nghiên 
cứu. Những chi phí nghiên cứu khác có thể có nhƣ thời hạn nhân sự, bƣu phí,... Tất 
cả các chi phí phải đƣợc ƣớc tính và ngân sách đƣợc chấp thuận trƣớc khi bắt đầu. 
Xác định độc giả 
Độc giả là ngƣời quyết định thành công cho bản báo cáo, do đó nội dung của 
bài báo cáo phải đƣợc xây dựng xoay quanh độc giả, lấy độc giả làm trung tâm, 
muốn vậy phải phân tích độc giả. Càng hiểu rõ độc giả thì khả năng thành công 
của bài báo cáo càng cao. 
96 
Để phân tích độc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những 
nội dung sau: độc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục đích của họ khi đọc 
bản báo cáo là gì?... Khi bài báo cáo có độc giả chủ yếu và thứ yếu, cả 2 đều đƣợc 
nhấn mạnh. Ví dụ, nếu bạn là giám đốc tài chính viết một bài báo cáo cho đồng 
nghiệp trong cùng lĩnh vực là độc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ 
chuyên ngành tài chính bởi vì nó đƣợc hiểu bởi các giám đốc tài chính khác. Nếu 
là nhân viên của bộ phận tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thƣờng, hoặc 
các cổ đông là độc giả thứ yếu,cần phải định nghĩa các thuật ngữ trong lần đâu tiên 
mà bạn sử dụng nó hoặc gồm một danh sách các thuật ngữ và định nghĩa ở phụ 
lục. 
Quyết định quy trình nghiên cứu 
Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án đƣợc hoạch định và hoàn 
thành theo từng bƣớc. Các bƣớc đƣợc thực hiện trong việc hoàn thành dự án đƣợc 
gọi là qui trình nghiên cứu. 
Quyết định qui trình cho từng bƣớc trong nghiên cứu nghĩa là quyết định 
thực hiện bƣớc đó nhƣ thế nào. Mặc dù, qui trình lựa chọn sẽ thay đổi từ dự án này 
đến dự án khác, những ví dụ dƣới đây là những thứ mà bạncần. 
- Có cần đầu tƣ thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không? 
- Có nên dùng thông tin có sẵn liên quan đến chủ đề? 
- Nên thăm dò nhân viên? 
- Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không? 
- Cần sử dụng máy tính để xử lý thông tin không? 
- Bản bảo cáo sẽ đƣợc in trong nội bộ hay bên ngoài công ty? 
Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn một hoặc một vài chuyên gia. Ví 
dụ, nếu bạn sử dụng qui trình thống kê để phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể 
tham vấn sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê. Chuyên gia có thể trợ giúp với 
sự lựa chọn mẫu và sự giúp đó bảo đảm rằng khảo sát củabạn là khả thi và đáng tin 
cậy. Khả thi có nghĩa khảo sát định đo lƣờng về điều gì, đáng tin cậy có nghĩa là 
khảo sát để tạo ra một kết quả nhất định. 
4.1.2.2. Thu thập thông tin 
Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu đƣợc phân thành: nguồnthông tin 
sơ cấp và nguồn thông tin thứ cấp. Nguồn thứ cấp là các thông tin đƣợc xuất bản 
97 
về các đề tài. Nguồn sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát, 
các cuộc thử nghiệm. 
Nếu nghiên cứu đòi hỏi thu thập thông tin từ cả 2 nguồn sơ cấp và thứ cấp, 
thì thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trƣớc. Việc nghiên cứu các thông tin thứ 
cấp trƣớc có thể đƣợc những gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu 
thập nhƣ thế nào. 
Nguồn thông tin thứ cấp 
Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin đã đƣợc thu thập cho các 
mục đích khác nhau, không phải riêng cho mục đích cụ thể của ngƣời nghiên cứu. 
Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong (ví dụ nhu các tài liệu kế toán 
của doanh nghiệp...) hay bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ nhƣ các số liệu thống kê 
dân số) 
Tài liệu đƣợc xuất bản về hầu hết các đề tài thì có sẵn ở công ty, nơi công 
cộng, thƣ viện của các trƣờng. Những ngƣời thủ thƣ có kinh nghiệm có thể trợ 
giúp bạn trong việc tìm kiếm thông tin đƣợc xuất bản có ích cho việc nghiên cứu. 
Họ hƣớng dẫn cho bạn mã bản in hoặc mã các mục điện tử, sách tham khảo, văn 
kiện chính phủ, cơ sở dữ liệu máy tính, và các thông tin thứ cấp hữu ích khác. 
Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn đƣợc đánh giá một 
cách cẩn thận. Không phải tất cả các thông tin từ Internet đều chính xác. Khi kiểm 
tra một nguồn, phải xem xét các mục: 
- Tính hợp thời: thông tin có đang lƣu hành không? 
- Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới đề tài cụ thể đang nghiên cứu 
không?. 
- Sự tiếp cận: nên đƣa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện 
một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến đƣa ra đƣợc hỗ trợ bởi những thực 
tế nghiên cứu phải không? Công việc nghiên cứu có đầy đủ và cẩn thận không? 
Việc nghiên cứu có đƣợc tiến hành bởi phƣơng pháp luận thích hợp không? Việc 
nghiên cứu có khách quan phải không? 
- Sự xuất bản: nhà xuất bản có uy tín không? Việc xuất bản có đƣợc kiểm 
soát không? Ai là ngƣời kiểm soát? Trình độ của họ nhƣ thế nào? 
- Tác giả: tác giả là ngƣời có uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu này phải 
không? Trình độ và danh tiếng của họ trong lĩnh vực này là gì? 
98 
Bởi vì không một ai kiểm soát đƣợc những gì mà họ gởi lên website, nếu 
nguồn thông tin thứ cấp của bạn là 1 website, bạn phải xem xét những vấn đề sau: 
- Thể loại/ mục đích: website này là một trang web cá nhân hoặc 1 trang 
quảng cáo, thông tin và tin tức? 
- Ngƣời bảo trợ: ngƣời sở hữu một trang web là một nhóm, tổ chứng tập 
đoàn, tổ chức chính phủ phải không? 
- Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc ngƣời tài trợ mang sự thiên vị để đăng tải 
điều gì lên web? 
- Tác giả/ thông tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu? Trình độ củahọ là 
gì? Trình độ có đƣợc xác minh không? 
- Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với các web khác phải không?Liên kết 
trong, liên kết ngoài, hay hỗn hợp? 
- Sự đóng góp: thông tin có ở tại web gốc không? Nếu không tác giả có trích 
dẫn nguồn không? 
- Tính hợp thời: thông tin cập nhật nhƣ thế nào? Trang web lần cuối đƣợc 
cập nhật là khi nào? 
Tìm kiếm truyền thống: 
Các tài liệu tham khảo có thể đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay 
hƣớng dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa toàn thƣ, từ điển, 
sách, tạp chí xuất bản định kì, văn kiện chính phủ, các phƣơng tiện nghe nhìn. 
Tìm kiếm trên máy tính: 
Giá trị đặc biệt đối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính để tìm 
kiếm các thông tin đƣợc xuất bản. Hầu hết những ngƣời thủ thƣ có thể hỗ trợ trong 
việc tìm kiếm nhanh chóng những thƣ mục mới nhất cho đề tài. Ngoài ra, họ có thể 
hƣớng dẫn bạn các cơ sở dữ liệu mà có giá trị xuất bản định kỳ trong các bài viết 
hoàn chỉnh. 
Nguồn trên máy tính có thể đƣợc chia làm 2 loại: nguồn đóng và mở. Nguồn 
đóng đòi hỏi ngƣời sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, đƣợc cung cấp trên trực tuyến 
hoặc trên CD. Nhiều tạp chí xuất bản định kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành đƣa ra sự 
mô tả cho những phiên bản trực tuyến. Ngoài ra, các tổ chức chuyên nghiệp có thể 
tạo ra cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc là miễn 
phí hoặc là trả lệ phí vừa phải, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những 
99 
nhóm thông tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên đặt câu hỏi. Mặc dù, 
diễn đàn trực tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhƣng chúng 
hiếm khi đƣợc xem là đáng tin cậy. 
Nguồn mở có thể đƣợc truy cập miễn phí. Bởi vì bất kì ai xuất bản ra điều gì 
đều đăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan đến đề tài của bạn là một 
thách thức trừ khi bạn có chiến lƣợc tìm kiếm. Bắt đầu bằng việc sử dụng các sách 
tra cứu để tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn đến các trang web có 
thông tin cho đề tài nghiên cứu của bạn. 
Khi xác định một đề tài thích hợp, sử dụng phƣơng tiện tìm kiếm để hoàn 
thành việc tìm kiếm chuyên sâu. Phƣơng tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ 
khóa thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu. Mặc dù, tất cả các phƣơng tiện tìm kiếm 
thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chắc ở việc cho ra kết quả giống 
nhau. Nếu bạn không tìm đƣợc kết quả mong muốn từ phƣơng tiện tìm kiếm, thử 
lại bằng phƣơng tiện khác. 
Ngƣời sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phƣơng tiện sẽ tìm kiếm 
đồng thời nhiều dữ liệu. Xác định đề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ 
khóa trong quá trình tìm kiếm. Các trang web tìm kiếm sẽ đƣa ra đề xuất sử dụng 
lệnh hiệu quả nhƣ thế nào. 
Phải chắ ...  giả định rằng ứng viên 
có ít hoặc ko có kinh nghiệm gì về hình thức phỏng vấn này. 
6.5.2.1.5. Phỏng vấn trực tuyến 
Phỏng vấn trực tuyến sử dụng kết hợp các phƣơng tiện nhƣ truyền hình, máy 
quay, máy vi tính và mạng Internet. Hình thức phỏng vấn này khá là phổ biến vì áp 
dụng các phƣơng tiện hiện đại. Cả cá nhân và nhóm đều có thể dẫn dắt loại phỏng 
vấn này. Phỏng vấn trực tuyến giúp ngƣời chủ kiểm tra ứng viên nhanh chóng và 
cắt giảm đƣợc chi phí phỏng vấn. Với một máy quay và micro gắn vào máy tính, 
phỏng vấn trực tuyến giống với phỏng vấn qua video. 
6.5.2.1.6. Phỏng vấn nhóm 
Trong phỏng vấn nhóm, vài ngƣời đƣợc phỏng vấn cùng một lúc cho cùng 
một chức vụ. Các công ty sử dụng hình thức này để xem ứng viên sẽ tƣơng tác nhƣ 
224 
thế nào trong trƣờng hợp một nhóm và đánh giá kỹ năng tƣơng tác của ứng viên. 
Disney và những hãng hàng không khác cũng thực hiện loại phỏng vấn này. 
Quyết định về việc tuyển dụng bạn sẽ phụ thuộc vào kết quả của một hay 
một chuỗi các phỏng vấn. Bạn nên xem xét kỹ có nên nhận vị trí tuyển dụng hay 
không khi lời đề nghị đƣợc đƣa ra vào cuối buổi phỏng vấn. Bất kể là phỏng vấn 
loại việc làm nào, phỏng vấn là thời cơ trong chiến dịch tìm việc. Trong hầu hết 
các trƣờng hợp, lời đề nghị tuyển dụng đƣợc đƣa ra sau buổi phỏng vấn một vài 
ngày hay một vài tuần. Nếu bạn nhận đƣợc lời đề nghị vào cuối buổi phỏng vấn, 
bạn nên suy nghĩ thật cận thẩn, ít nhất là một đêm. Bạn có thể rất thích vị trí tuyển 
dụng này, sau khi cân nhắc thật cẩn thận, bạn sẽ hồi đáp vào ngày tiếp theo. Hãy 
hỏi thời gian nào thuận tiện để bạn có thể gọi điện, cũng nhƣ hỏi số điện thoại. 
Nếu cần nhiều thời gian hơn để suy nghĩ hãy giải thích lý do và đƣa ra một ngày 
chính xác trong tuần mà bạn sẽ gọi điện hồi đáp. 
6.6. CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC 
Giao tiếp tuyển dụng không chỉ giới hạn ở sơ yếu lý lịch, thƣ xin việc và 
phỏng vấn.Các giao tiếp tuyển dụng khác bao gồm cú điện thoại, thƣ, e-mail và 
gặp mặt trực tiếp. Bạn có thể cần xem xét một lá thƣ xin việc chƣa đƣợc giải quyết 
hay đƣa ra lời chấp nhận phỏng vấn. Bạn cần một vài cách thức liên hệ khác với 
nhà tuyển dụng sau cuộc phỏng vấn. Chúng rất cần khi bạn muốn từ chối hay chấp 
nhận một lời đề nghị việc làm. Nếu bạn chấp nhận một công việc, có thể bạn cần 
đến một đơn thôi việc cho công việc khác. Cuối cùng, bạn nên bày tỏ sự đánh giá 
cao đối với những ngƣời đã trợ giúp bạn trong quá trình tìm việc. Những gợi ý về 
giao tiếp tuyển dụng khác sẽ đƣợc đƣa ra ở phần tiếp theo của chƣơng này. Những 
ví dụ này chỉ có phần thân của lá thƣ không bao gồm ngày tháng, địa chỉ, lời chào 
và lời kết. Giao tiếp cần phù hợp với cách thức tiến hành đã nêu ở phụ lục A. Hơn 
nữa dẫn chứng giao tiếp bởi ông Bob Besten nhấn mạnh đến tầm quan trọng của sự 
rõ ràng, vắn tắt và sự chính xác trong giao tiếp kinh doanh. Những đặc tính này rất 
cần thiết cho giao tiếp tuyển dụng. Trong kinh doanh, tôi mong đợi và đánh giá 
cao hiệu quả và sự chính xác. Và trong giao tiếp kinh doanh cũng vậy. Nói những 
gì bạn nghĩ và ý nghĩa của chúng là những gì bạn nói ra - hƣớng vào mục tiêu của 
bạn và đƣợc lặp lại nó. Đối với viết hồi đáp hay email cũng vậy, kiểm tra kỹ chính 
tả và ngữ pháp. 
225 
6.6.1. Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc 
Khi bạn nhận thấy lá thƣ xin việc nộp cho nhà tuyển dụng từ rất lâu rồi mà 
không nhận đƣợc hồi đáp, bạn cần liên hệ để kiểm tra sau một vài tuần lễ. Nên nhớ 
là đối với những lá thƣ xin việc tổng quát, có thể các nhà tuyển dụng chƣa sắp đặt 
đƣợc công việc phù hợp cho bạn, sự liên hệ để nhắc nhở của bạn tùy trƣờng hợp, 
có thể thông qua thƣ, gặp mặt trực tiếp hay bằng điện thoại (hãy dùng chế độ trả 
lời tự động). Những thông điệp nhƣ vậy mang tính trung lập cho nhà phỏng vấn, 
nên sử dụng cách thức trực tiếp. Đây là một ví dụ cho thông điệp điều tra: 
Vào tháng 3 tôi đã gửi một thƣ xin việc cho một vị trí tuyển dụng ở bộ phận 
marketing. Tôi vẫn còn quan tâm đến việc tuyển dụng của Sengate Computer 
Sales. 
Kể từ tháng 3, tôi đã hoàn tất bằng tiến sĩ quản trị kinh doanh chuyên ngành 
marketing. Trong suốt tháng 5, tôi đƣợc chọn là thành viên ƣu tú của câu lạc bộ 
marketing trong trƣờng đại học. 
Nếu ông cần thông tin gì thêm, xin gọi điện cho tôi theo số (716) 555-2995 
hay email cho tôi theo địa chỉ dyknow@ccuicon.edu. Tôi mong đƣợc phỏng vấn 
cho vị trí marketing trong công ty ông. 
6.6.2. Chấp nhận một lời mời phỏng vấn 
Hầu hết các lời mời phỏng vấn đƣợc thực hiện qua điện thoại hay email. 
Hãy chuẩn bị nhận cuộc gọi hay email bất cứ lúc nào trong suốt chiến dịch tìm 
việc của bạn và trả lời một cách logic, rõ ràng và hợp lý. Kiểm tra hộp thƣ thoại 
của điện thoại nhà và thông tin trên email để chắc rằng chúng đều hoạt động tốt. 
Giao tiếp chấp nhận lời mời phỏng vấn nên trực tiếp (do là thông điệp tích cực) và 
nên (1) bày tỏ sự đánh giá cao, (2) đƣa ra thời gian rảnh (có thể phỏng vấn) và (3) 
truyền tải đƣợc thái độ tích cực và lạc quan. Đây là một ví dụ về thông điệp có thể 
viết hay nói ra bằng lời: 
Cám ơn về cơ hội phỏng vấn cho vị trí tuyển dụng ở phòng kế toán mà ông 
đã dành cho. Tôi rất vui đã đƣợc gặp ông để thảo luận về vị trí tuyển dụng và trình 
độ chuyên môn của tôi. 
Tôi rất cảm kích nếu ông yêu cầu tôi đến phỏng vấn vào một trong ba ngày 
này. Bởi vì theo lịch làm việc và thời khóa biểu, ngày phỏng vấn tốt nhất là vào 7, 
9 hay 10 tháng 3. Bất cứ ngày nào trong 3 ngày này đều rất tiện cho tôi. 
226 
Tôi mong đợi đến thăm văn phòng của ông để tìm hiểu thêm về vị trí tuyển 
dụng kiểm tra sổ sách. 
6.6.3. Giao tiếp sau phỏng vấn 
Một lá thứ cảm ơn là rất thích hợp sau khi phỏng vấn. Nếu công ty sử dụng 
email để trao đổi thông tin với bạn, thì thƣ cảm ơn bằng email là rất phù hợp. Bức 
thƣ này nên gửi trong vòng một hay hai ngày sau phỏng vấn. Nếu bạn vẫn thích vị 
trí tuyển dụng này hãy bày tỏ vào trong lá thƣ. Nếu không thích công việc này, lá 
thƣ cảm ơn cho cuộc phỏng vấn cũng rất thích hợp. Trong trƣờng họp này, tốt hơn 
hết là bạn nên rút lui khỏi quá trình tuyển dụng. Lá thƣ bày tỏ sự tiếp tục quan tâm 
đến vị trí tuyển dụng nên dùng hình thức viết trực tiếp, còn lá thứ rút lui nên dùng 
hình thức gián tiếp. Những lá thƣ này nên viết ngắn gọn, chân thành, thiết thực. 
Sau đây là ví dụ về lá thƣ cảm ơn 
6.6.4. Chấp nhận tuyển dụng 
Giao tiếp đề nghị tuyển dụng và chấp nhận tuyển dụng hầu hết thông qua 
điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, theo sau là thƣ xác nhận. Một bức thƣ chấp nhận 
tuyển dụng là một thông điệp tích cực và nên sử dụng lối viết trực tiếp: (1) lời đề 
nghị nên đƣợc chấp nhận, (2) thông điệp cần thiết về đảm nhiệm chức vụ nên viết 
kế tiếp và (3) kết thúc thƣ với lời cảm ơn chân thành. Sau đây là ví dụ về lá thƣ xác 
nhận sự đồng ý. 
Lá thƣ này xác nhận sự đồng ý của tôi vào làm đại diện marketing cho 
Marston Products, Inc. Tôi biết là việc làm này có mức lƣơng 2750$/tháng và 10% 
hoa hồng theo doanh số. 
Tôi rất háo hức đƣợc làm việc với ông. Nhƣ đã đồng ý, tôi sẽ báo cáo cho bà 
Wanda L Adams, Phó chủ tịch marketing vào lúc 8h sáng ngày 20/06/200_ tại dãy 
A phòng 200. 
Cám ơn về cơ hội đƣợc tham gia vào nhóm Marston. Tôi mong đợi đƣợc bắt 
đầu một việc làm hữu ích và lâu bền với công ty này. 
6.6.5. Từ chối tuyển dụng 
Nhƣ trong trƣờng hợp chấp nhận tuyển dụng, giao tiếp từ chối tuyển dụng 
hầu hết qua điện thoại. Một thông điệp gián tiếp theo sau một lời nói từ chối tuyển 
dụng là rất thích hợp. Lá thƣ này nên ngắn gọn, chân thành, thiết thực và đƣợc 
227 
đánh máy chứ ko nên viết tay. Sau đây là phần thân của một lá thƣ từ chối tuyển 
dụng: 
Cám ơn đã có lời mời tôi làm đại diện dịch vụ khách hàng của Spectrum 
Laboratory. Tôi lấy làm cảm kích về thời gian ông dành để phỏng vấn tôi cho vị trí 
tuyển dụng và đã cho phép tôi có thời gian xem xét lời mời của ông. 
Tôi đã nghĩ về lời đề nghị của ông và tin rằng vị trí ở Spectrum Laboratory 
sẽ rất thú vị và đầy thử thách, tuy nhiên, tôi đã quyết định nhận việc tại Access 
Laboratory, vì nó gần nhà tôi hơn. Tôi tin đó là lựa chọn tốt nhất cho tôi vào thời 
điểm này. 
Tôi rất thích cơ hội đƣợc gặp ông và đội ngũ nhân viên tuyệt vời của ông. 
Xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các thành viên trong đội phỏng vấn đã dành thời gian 
và cƣ xử hòa nhã lịch thiệp với tôi. 
6.6.6. Bày tỏ sự biết ơn đến những ngƣòi giới thiệu và những ngƣời 
khác 
Khi bạn đã thành công trong chiến dịch tìm việc và nhận đƣợc một việc làm, 
hãy chia sẻ tin vui này với những ngƣời cố vấn. Đồng thời thông báo với những 
ngƣời đã giúp đỡ bạn. Lời cảm ơn có thể đƣợc bày tỏ qua điện thoại, email, thƣ từ 
hay gặp mặt trực tiếp. 
6.6.7. Xin nghỉ việc 
Khi chiến dịch tìm việc của bạn đã hoàn tất, viết một lá thƣ xin nghỉ việc tại 
công ty đang làm là điều cần thiết.Tốt nhất là việc từ chức của bạn không làm 
ngƣời chủ của bạn kinh ngạc. Nếu có thể, hãy để ông chủ biết bạnđang trong quá 
trình tìm kiếm một việc làm khác. Nếu bạn nghĩ ông chủ sẽ gây bất lợi cho bạn thì 
nên giữ bí mật trong quá trình tìm việc. 
Hầu hết việc từ chức đƣợc nói ra hay gặp mặt trực tiếp và theo sau là đơn 
xin thôi việc. Ông chủ thƣờng yêu cầu một lá thƣ thôi việc đƣợc viết bằng tay.Hãy 
chắc rằng bạn đã đƣa hết những thông tin cần thiết theo chính sách của công ty cho 
ngƣời chủ. Thôi việc là một thông điệp tích cực những lại là một thông lệ cần đƣợc 
xem xét. Vì vậy, chúng ta nên viết theo lối trực tiếp. Sau đây là mẫu thƣ thôi việc 
đƣợc viết theo lối trực tiếp. 
228 
Xin hãy chấp nhận thƣ này nhƣ một đơn thôi việc chính thức cho vị tri nhân 
viên thực tập phòng nhân sự có hiệu lực vào thứ 6 ngày 15/01/200_. Tôi đã nhận 
làm trợ lý nhân sự cho Belmont Telecommunications. 
Tôi thích công việc tập sự ở tổ chức này. Làm việc tại đây đã đem lại cho tôi 
những kỹ năng thực tiễn giúp tôi có thể cạnh tranh trong thị trƣờng việc làm khi 
vừa tốt nghiệp. Tôi biết ơn những khả năng và sự giúp đỡ của ông và đội ngũ nhân 
viên. 
Tôi đã tìm đƣợc một công việc ở phòng nhân sự, rất mong duy trì đƣợc mối 
quan hệ tốt đẹp với công ty. 
CÂU HỎI THẢO LUẬN 
1. Giải thích tại sao phải phân tích các kỹ năng chuyên môn của bản thân và 
sở thích nghề nghiệp trƣớc khi bắt đầu tìm kiếm thông tin tuyển dụng? 
2. Cho những ví dụ về thông tin dùng để liệt kê những phẩm chất cá nhân 
của bạn? 
3. Định nghĩa vị trí tuyển dụng thu hút. Bạn có thể tìm thông tin về chúng ở 
đâu? 
4. Những thông tin nào về kinh nghiệm làm việc của bạn có thể liệt kê ra và 
giúp bạn viết phần Kinh nghiệm làm việc trong lý lịch của mình? 
5. Internet có ích cho tìm việc nhƣ thế nào? 
6. Lý lịch thông thƣờng và lý lịch có mục tiêu khác nhau nhƣ thế nào? Theo 
bạn loại nào thƣờng hiệu quả hơn và tại sao? 
7. Miêu tả các định dạng lý lịch theo thời gian, theo chức năng và phù hợp. 
Khi nào thì sử dụng mỗi loại cho phù hợp nhất? 
8. Hãy thảo luận mục đích của thƣ xin việc. Hãy mô tả hai loại thƣ xin việc. 
9. Hãy mô tả ngắn gọn bốn mục đích cố gắng đạt đƣợc của một thƣ xin việc 
trình bày tốt. 
10. Bạn sẽ viết gì trong đoạn văn kết luận của một lá thƣ xin việc. 
11. Bạn sẽ trả lời câu hỏi “Bạn xem những điểm nào là điểm yếu của mình?” 
nhƣ thế nào. 
12. Bạn sẽ trả lời nhƣ thế nào cho câu hỏi “Bạn mong đợi mức lƣơng bao 
nhiêu cho công việc này” 
229 
13. Những điểm khác biệt giữa câu hỏi phỏng vấn truyền thống và câu hỏi 
phỏng vấn hành vi là gì? 
14. Hãy diễn tả cách bạn thu thập những thông tin về nhà tuyển dụng. Tại 
sao lại việc có những thông tin về nhà tuyển dụng lại quan trọng đến thế. 
15. Đàn ông nên mặc gì khi đi phỏng vấn. Trang phục thích hợp cho phụ nữ 
khi đi phỏng vấn phải nhƣ thế nào. 
16. Hãy diễn tả ba loại thƣ liên quan đến việc làm mà bạn có thể phải viết 
ngoài thƣ xin việc, 
17. Bạn sẽ theo cách viết trực tiếp hay gián tiếp khi viết thƣ chấp nhận công 
việc. Hãy giải thích câu trả lời của bạn. 
BÀI TẬP ỨNG DỤNG 
1. Chuẩn bị một thƣ xin việc cụ thể để gửi kèm với sơ yếu lý lịch mà bạn đã 
chuẩn bị (Gợi ý: bạn phải chắc rằng lá thƣ phải có đầy đủ bốn mục đích của 1 
thông điệp thuyết phục). 
2. Hãy tìm trên mạng hay trong thƣ viện những công ty tuyển dụng nhân sự 
quốc tế. Hãy viết một lá thƣ xin việc chung chung thể hiện sự mong muốn đƣợc 
làm việc cho công ty đó. 
3. Hãy chọn và trả lời 10 câu hỏi phỏng vấn kiểu truyền thống và hành vi 
trong chƣơng này 
4. Sử dụng mạng internet để xác định thông tin về mức lƣơng cho vị trí kế 
toán ở thành phố của bạn. Sau đó, trong email gửi cho giáo viên hãy giải thích bạn 
đã biết những gì về mức lƣơng đó và gửi tham chiếu về những nguồn trên mạng 
giúp bạn xác định đƣợc thông tin đó. 
5. Hãy lập nên một nhóm hai hay ba sinh viên. Sau đó, quyết định câu trả lời 
mà các bạn cho rằng là tốt nhất cho các câu hỏi không đƣợc chấp nhận trong 
chƣơng này. Hãy thảo luận về những lƣu ý về đạo đức cho cảngƣời phỏng vấn và 
ngƣời đƣợc phỏng vấn về việc hỏi và trả lời những câu hỏi hợp pháp không đƣợc 
chấp nhận. 
6. Thí dụ, bạn đang đƣợc phỏng vấn việc làm ở một công ty Đức. Hãy tìm ra 
những điểm khác biệt trong những hành vi sau đây so với phỏng vấn ở một công ty 
Mỹ. (a) Chào ngƣời phỏng vấn (b) Trả lời câu hỏi (c) Kết thúc 
230 
7. Giả định rằng bạn vừa nhận đƣợc e-mail mời phỏng vấn cho vị trí mà bạn 
đã viết thƣ xin việc. Nhƣng e-mail cho biết ngày và giờ phỏng vấn trùng với một 
buổi thi của bạn trong trƣờng đại học. Hãy chuẩn bị một e-mail nói rằng bạn chấp 
nhận lời mời nhƣng đề nghị dời ngày giờ phỏng vấn. Hăy gửi thông điệp của bức 
e-mail đó đến giảng viên, (gợi ý sử dụng cách tiếp cận gián tiếp) 
8. Với hai bạn học hãy đóng giả một cuộc phỏng vấn cho vị trí mà bạn đã 
viết thƣ xin việc trong bài bài tập 1. Các bạn hãy lần lƣợt đóng vai ngƣời phỏng 
vấn và ngƣời đƣợc phỏng vấn. Sau khi mỗi ngƣời đã đƣợc làm ngƣời đi phỏng 
vấn, hãy viết một lá thƣ phúc đáp diễn tả sự đánh giá cao về cuộc phỏng vấn này 
và niềm hăng say của bạn dành cho công việc đó. 
9. Giả sử bạn đang làm cho một công ty trong vòng năm năm. Bạn cũng có 
những đóng góp khả quan cho công ty, thế nhƣng bạn vẫn chƣa nhận đƣợc sự 
thăng tiến hay tăng lƣơng nào cả. Vì thế, ba tháng trƣớc bạn đã gửi thƣ xin việc ở 
một công ty khác. Bạn vẫn chƣa nói với sếp hiện tại của mình vì nhƣ thế có thể 
khiến bạn bị mất việc. Tuy nhiên, hôm nay ngƣời sếp của bạn gọi bạn vào văn 
phòng và nói rằng ông ta bị bệnh và sẽ phải đi nghỉ mát trong vòng ba tuần theo đề 
nghị của bác sỹ. Ông ta nói rằng ông ta đã luôn dựa vào bạn và muốn bạn đảm 
trách quyền lãnh đạo trong thời gian ông ta đi nghỉ mát. Bạn cảm thấy rất sung 
sƣớng với lời đề nghị này nhƣng bạn cũng tin rằng tốt nhất là nên rời bỏ công ty 
này ngay khi tìm đƣợc việc khác càng sớm càng tốt. Bạn luôn nghĩ rằng nếu sếp 
của mình biết đƣợc kế hoạch tìm việc mới của bạn thì ông ta sẽ cho bạn nghỉ việc 
luôn và thay ngƣời mới vào. Hãy thảo luận với một ngƣời bạn nữa về những gì bạn 
nên làm và nói để đáp lại lời đề nghị của sếp. Hãy cho biết những ảnh hƣởng ngắn 
hạn và dài hạn của sự đáp lại của bạn cho tình huống này. 
10. Giả định rằng bạn đã tìm ra một công việc mới một tuần sau khi sự kiện 
đƣợc mô tả trong bài tập 9. Hãy viết một lá thƣ nghỉ việc cho công ty cũ.