Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Chương 4: Kỹ năng giao tiếp & Thuyết trình - Trần Nguyên Chất

Chương 4  KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH  Giảng viên: Trần Nguyên ChấtBộ môn Nghiệp vụ - ĐH Ngoại thương Cơ sở IIE-mail: chattn@ftu.edu.vn 
1 
NỘI DUNG TRÌNH BÀY 
Phần 1: Lý thuyết chung về giao tiếp, thuyết trình 
Phần 2: Kỹ năng giao tiếp 
Phần 3: Kỹ năng thuyết trình 
2 
Phần 1 
LÝ THUYẾT CHUNG 
VỀ GIAO TIẾP, THUYẾT TRÌNH 
3 
Vai trò của giao tiếp 
Đối với cá nhân: Giao tiếp giúp thỏa mãn nhiều nhu cầu của con người : 
Giúp cá nhân tạo lập mối quan hệ 
Cân bằng cảm xúc 
Phát triển nhân cách 
Vai trò của giao tiếp 
Đối với xã hội: 
Giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển của xã hội vì xã hội là tập hợp những mối quan hệ giữa người và người với nhau 
Khái niệm giao tiếp 
1 KHÁI NIỆM : 
 Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người , qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin , về cảm xúc , tri giác lẫn nhau , ảnh hưởng tác động qua lại với nhau 
6 
Khái niệm thuyết trình 
Là một hình thức quan trọng của giao tiếp 
Là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện 
7 
GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ 
Thái độ: 
Kiên nhẫn 
Khoan dung 
Khách quan 
Thông cảm 
Tôn trọng 
8 
9 
Giao tiếp kém có thể dẫn dến nhầm lẫn, đau buồn, mất lòng tin, lãng phí thời gian, tốn kém chi phí, tạo ra hình ảnh xấu truớc công chúng 
 Theo b ạ n những yếu tố nào dẫn dến giao tiếp thất bại? 
Một số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại: 
 Thông điệp đưa ra sai 
 Sử dụng phương pháp giao tiếp sai 
 Thông điệp không gửi đúng đối tuợng 
 Không có thông điệp nào đuợc đưa ra 
 Sự kết hợp của tất cả các yếu tố trên 
9 
Rào cản 
Rào cản vật chất 
Rào cản nhận thức 
Rào cản cảm xúc 
Rào cản văn hóa 
Rào cản ngôn ngữ 
Rào cản giới tính 
10 
Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp 
Sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả 
Chú ý lắng nghe 
Quan tâm đến phản ứng của người nghe 
Ghi lại những nét chính 
Chú ý phát âm và ngữ pháp 
11 
Sức mạnh của thông điệp 
12 
Thu nhận thông tin 
13 
KỸ NĂNG GIAO TIẾP 
THẢO LUẬN : 
 B ạ n hãy đưa ra những yếu tố để giao tiếp có hiệu quả 
14 
PHẦN 2 
 Nguyên tắc ABC 
1 
 Nguyên tắc 5C 
2 
 Nguyên tắc 7C 
3 
CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN 
• Accuracy (chính xác) 
• Brevity (ngắn gọn) 
• Clarity (rõ ràng) 
 Nguyên tắc ABC 
1 
 Clear (rõ ràng) 
 Complete (hoàn chỉnh) 
 Consise (ngắn gọn, xúc tích) 
 Correct (chính xác) 
 Courteous (lịch sự) 
 Nguyên tắc 5C 
2 
1. Clear – rõ ràng 
2. Concise – ngắn gọn 
3. Correct – chính xác 
4. Complete – hoàn chỉnh 
5. Courteous – lịch sự 
6. Consistent – nhất quán 
7. Cautious – cẩn trọng 
 Nguyên tắc 7C 
3 
19 
LẬP KẾ HOẠCH GIAO TIẾP 
3. NỘI DUNG – Bạn sẽ nói gì ? WHAT 
1. XÁC ĐỊNH M Ụ C ÐÍCH - Tại sao bạn phải giao tiếp? WHY 
2. ÐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP – Bạn giao tiếp với ai? WHO 
4. PHƯƠNG PHÁP – Bạn sẽ giao tiếp bằng cách nào? HOW 
5. THỜI GIAN – Bạn sẽ giao tiếp khi nào? WHEN 
6. ÐỊA ÐIỂM – Bạn sẽ giao tiếp ở đâu ? WHERE 
Noùi laøm sao ñeå ngöôøi ta chòu nghe vaø 
 nghe thế nào ñeå ngöôøi ta chòu noùi 
19 
20 
HỌC THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW 
NHU CẦU SINH HỌC 
Thực phẩm Không khí Nước Giấc ngủ.. 
NHU CẦU AN TOAN 
Sự đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản. Sự ổn định. Hoà bình 
NHU CẦU XÃ HỘI 
Được chấp nhận Được yêu thương Tình bạn 
NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG 
Thành đạt Tự tin Tự trọng Được công nhận 
NHU CẦU TỰ KHẲNG ĐỊNH 
Phát triển cá nhân Tự hoàn thiện 
 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG KD 
 1. Tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp 
20 
21 
 5. Biết cách chấp nhận nhau trong giao tiếp , biết thích nghi với cuộc sống , với hoàn cảnh khách quan 
 2. Hãy lắng nghe 
 3. Bàn bạc dân chủ , có lý có tình 
 4. Biết thông cảm với hoàn cảnh của đối tượng 
 6. Thực haønh caùc ng uyên tắc trong giao tiếp 
21 
 1. Tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp 
CÁC KỸ NĂNG 
GIAO TIẾP CƠ BẢN 
22 
- Ngôn ngữ nói : là ngôn ngữ được biểu hiện bằng âm thanh, được tiếp thu bằng thính giác; Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động của con người. 
 Ngôn ngôn nói có thể là: 
 trực tiếp (VD: gặp mặt trực tiếp) 
hoặc gián tiếp (VD:qua điện thoại ) 
KỸ NĂNG NÓI 
Thế nào là ngôn ngữ nói? 
23 
2. Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng kỹ năng nói: Phát âm, giọng nói, tốc độ nói 
Phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe, thậm chí hiểu sai hoặc không hiểu được. VD: nói ngọng, nói lắp, 
 Giọng nói phản ánh cảm xúc, tình cảm của người nói. Mỗi giọng nói có sự truyền cảm khác nhau. VD: giọng nói nhỏ nhẹ vs giọng nói to, dứt khoát. 
 Tốc độ, nhịp nói sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. VD. Nhanh vs chậm, đều đều vs trầm bổng, có điểm nhấn. 
24 
3. Phong cách nói 
 Lối nói thẳng: 
	 VD: Cái áo này xấu quá! 
 Lối nói lịch sự: 
	 VD: Cái áo này được may rất cầu kỳ nhưng mà nhìn nó không đẹp lắm! 
 Lối nói mỉa mai, châm chọc: 
	 VD: Cái áo này nên để làm khăn lau thì tốt hơn! 
 Lối nói ẩn ý: 
	 VD: Bạn hợp với kiểu áo rộng hơn là kiểu này! 
25 
4. Kỹ năng nói hiệu quả  
“ Hãy suy nghĩ trước khi nói” 
 Chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói. 
 Tạo được sự chú ý của người nghe. 
 Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe. 
 Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu. 
 Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống. 
 Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói. (Nhắc lại ) 
26 
II. KỸ NĂNG LẮNG NGHE1. Lắng nghe là gì 
“Quá trình thu nhận, 
sắp xếp nghĩa và đáp lại 
những thông điệp được 
nói ra bằng lời hoặc 
không bằng lời.” 
(1996, International 
Listening Association) 
27 
 Phân biệt nghe và lắng nghe 
Nghe 
Lắng nghe 
Chỉ sử dụng tai 
Tiến trình vật lý, 
không nhận thức được 
Nghe âm thanh vang đến tai 
Tiếp nhận âm thanh theo 
phản phản xạ vật lý 
Sử dụng tai nghe và trí óc 
Giải thích âm thanh, tiếng ồn 
Thông tin, để chọn lọc, giữ lại 
và loại bỏ 
Nghe và cố gắng hiểu thông 
tin của người nói 
Phải chú ý nghe, giải thích 
và hiểu vấn đề 
Tiến trình thụ động 
Tiến trình chủ động, năng động, 
cần thời gian và nỗ lực 
28 
Lợi ích 
♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and Store) 
♪ Thể hiện sự tôn trọng 
♪ Phát hiện sự mâu thuẫn 
♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị 
♪ Đánh giá hiểu biết 
Lắng nghe 
29 
Các mức độ Nghe và lắng nghe 
 Nghe Lắng nghe 
Phớt lờ 
Đồng cảm 
Giả vờ 
Chọn lọc 
Tập trung 
30 
 Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý. 
 Cảm nhận tiêu cực về đề tài. 
 Chỉ nghĩ về mình. 
 Cảm nhận tiêu cực về người nói. 
 Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin. 
 	Trung bình Nói 125 – 150 từ/phút. 
	Ðọc nhanh gấp 2-3 lần nói. 
	Người nghe xử lý thông tin nhanh gấp 2 -3 lần người đọc. 
	Con người suy nghĩ nhanh hơn từ 10-20 lần họ nói. 
 3. NHỮNG RÀO CẢN TRONG LẮNG NGHE 
31 
Những rào cản của lắng nghe 
☻ Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả: hình dáng, trang phục, phong cách 
☻ M ôi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ai đó đi ngang 
☻ Rào cản về văn hóa : khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, 
☻ Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn 
☻ Nh ững cảm xúc và thái độ của người nghe: 
	 ♦ T ức giận, bực dọc, 
	 ♦ Thi ên vị, thành kiến 
	 ♦ T ự cao 
	♦ Ph án xét trước, lắng nghe sau 
32 
4. CÁC KIỂU LẮNG NGHE 
ĐỂ THU THẬP 
 THÔNG TIN 
ĐỂ GIẢI QUYẾT 
VẤN ĐỀ 
ĐỂ THẤU CẢM 
(CHIA SẺ) 
33 
4.1. LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN 
+ Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề mà ta cần biết. 
+ Chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết. 
+ Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích của mình bằng một số phương pháp như: 
- Đặt câu hỏi. 
- Phương pháp gợi mở - Phương pháp khống chế. 
Phương pháp cân bằng - Phương pháp xoay chuyển ... 
VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng trên lớp. 
34 
	 4.2 . LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 
+ Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp. 
+ Một số thủ thuật: 
Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi. 
Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ. 
Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi. 
VD: Lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm để có sự điều chỉnh phù hợp. 
35 
4.3. LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM 
- Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình. Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng . 
- Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ. Chờ thời điểm thích hợp mới nói. 
- Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác. 
Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác. 
VD: Lắng nghe bạn bè tâm sự khi gặp chuyện buồn. 
36 
5. CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE 
CÓ HIỆU QUẢ 
TẬP TRUNG CHÚ Ý VÀO NGƯỜI NÓI 
KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI NÓI 
PHẢN HỒI NHỮNG GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC 
LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ 
37 
5.1.Tập trung chú ý vào người nói 
- Thể hiện cho nguời nói biết sự chú ý của bạn. Hãy bắt đầu bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình. Ðiều quan trọng nhất là bạn cần có mong muốn được lắng nghe. 
- Duy trì việc giao tiếp bằng mắt thường xuyên và ngắn nhưng nhẹ nhàng, thoải mái. 
- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ (phi ngôn ngữ). 
- Ðứng/ngồi dối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào người nói. 
- Giữ một tư thế thoải mái. 
38 
 Tạo một môi trường phù hợp: 
 Duy trì một khoảng cách vừa phải. 
 Dỡ bỏ mọi chướng ngại vật giữa bạn và người nói. 
 Ðảm bảo không bị các tác động làm phân tán hay ngắt quãng. 
39 
5.2. Khuyến khích người nói 
BÀI TẬP 
 Hãy nghĩ lại ít nhất 3 điều có thể khuyến khích người nói. 
Các cách để khuyến khích người nói: 
 Tạo cơ hội để người nói đuợc bày tỏ hay trình bày. 
 Gợi mở, nêu câu hỏi 
 Ðưa ra những khuyến khích bằng lời và không bằng lời : 
 	- Gật đầu, vẻ mặt tập trung, ghi chép. 
	- Vâng - Thế à - Tôi hiểu - Hãy nói tiếp đi 
 Các câu hỏi khuyến khích để hiểu sâu hơn: 
 Dùng câu hỏi mở. Hạn chế câu hỏi đóng. 
 Tránh ngắt lời người nói. 
40 
 5.3.Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được: 
 Tóm tắt lại những ý chính một cách rõ ràng, ngắn gọn. 
 Làm rõ : 
 Những thông tin còn mơ hồ. 
 	Lấy thêm thông tin. 
 Xem xét ý kiến của người nói với những quan điểm khác. 
 Thông cảm, chia sẻ những xúc cảm, tình cảm của người nói. 
41 
5.4. LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ: 
 Cần phải chú ý tới những thông điệp thông qua cách ứng xử của những người xung quanh. Nó có thể thống nhất hoặc không thống nhất. 
 Có những thay đổi trong cách ứng xử, đặc biệt là đi cùng với chất lượng công việc kém đó là dấu hiệu cho thấy người đó đang có vấn đề => cần phát hiện sớm và giải quyết chúng. (VD bỏ nhà, bỏ việc) 
42 
III. KỸ NĂNG VIẾT 
 NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT 
 Trình tự của thông tin trình bày: logic 
 Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu 
 Sự chính xác của văn phạm. 
 Phù hợp với đối tượng người đọc. 
 Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi. 
 Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết 
 - Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác. 
 VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng) 
43 
Kỹ năng viết hiệu quả 
Giai đoạn chuẩn bị viết: 
1.1. Xác định chủ đề chung của văn bản 
1.2. Nghiên cứu các tài liệu cần thiết 
1.3. Lập dàn ý cho văn bản 
Xác định các ý lớn 
Xác định các ý nhỏ 
 Sắp xếp các ý 
44 
Kỹ năng viết hiệu quả 
2. Giai đoạn viết: 
2.1. Phần mở đầu 
Giới thiệu chủ đề chung 
 Thu hút sự chú ý của người đọc 
2.2. Phần triển khai 
Câu chủ đề 
Câu khai triển 
Câu kết 
2.3. Phần kết 
Tóm tắt lại các vấn đề chính 
45 
1. Clear – rõ ràng 
2. Concise – ngắn gọn 
3. Correct – chính xác 
4. Complete – hoàn chỉnh 
5. Consistency – nhất quán 
6. Courteous – lịch sự 
7. Cautious – cẩn trọng. 
 Nguyên tắc 7C 
3 
IV. Kỹ năng đặt câu hỏi:  1. Tầm quan trọng của việc đặt câu hỏi?  
Dùng câu hỏi để thu thập thông tin 
Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc 
Dùng câu hỏi để kích thích và định hướng tư duy 
Dùng câu hỏi để đưa ra 1 đề nghị 
47 
2. Các loại câu hỏi:  
2.1.Câu hỏi đóng và Câu hỏi mở: 
 Anh có hút thuốc không? 
 Phòng dành cho người hút thuốc ở chỗ nào vậy? 
2.2.Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp: 
Ý kiến của anh về vấn đề này là gì? 
Nếu chúng ta chọn phương án A để giải quyết vấn đề, anh thấy có hạn chế gì? 
48 
Dùng câu hỏi với các mục đích  khác nhau 
Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường 
Câu hỏi có tính đề nghị : Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc. 
Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu của đối tượng 
Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi ? ” 
Câu hỏi thu thập ý kiến: “ T heo ý c ủ a qu ý vị thì?” 
Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng.?” 
Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn l oại màu xanh hay màu đỏ?” 
Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng như thế này là mau h ỏng lắm sao?” 
Câu hỏi thay câu khẳng định : “Chắc bạn không nghĩ rằng sản phẩm này mau h ỏng chứ?” 
49 
3. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:  
Khơi gợi hứng thú của người đối thoại 
Nên bắt đầu bằng 1 câu hỏi dễ 
Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc 
Lưu ý: 
 Lắng nghe 
Thân thiện 
 Hiểu biết 
 Chủ động 
Nguyên tắc 5C 
* Courteous : lịch sự, nhã nhặn* Correct: đúng, không sai sót* Clear: rõ* Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh* Concise: ngắn gọn 
50 
Phần 3: 
51 
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 
NỘI DUNG CHÍNH 
Mục 1: Những vấn đề đầu tiên 
Mục 2: Chuẩn bị một bài thuyết trình 
Mục 3: Powerpoint 
Mục 4: Kỹ năng thuyết trình 
Mục 5: Xử lý các tình huống 
Tập luyện 
Câu hỏi: “Bạn học chơi piano bằng cách nào?” 
Trả lời: “Bằng cách chơi piano.” 
Tinh thần trách nhiệm 
Lắng nghe bạn không phải là trách nhiệm của người nghe! 
Lòng nhiệt tình 
You don't have to feel enthusiastic - you need to be enthusiastic! 
Sự thích thú 
1. GIAO TIẾP BÌNH THƯỜNG 
2. KỂ CHUYỆN, TƯỜNG THUẬT 
3. PHÁT BIỂU TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 
4. THUYẾT TRÌNH 
Những việc cần làm 
Xác định lý do, mục tiêu của bài thuyết trình 
Xác định người nghe là ai 
Chọn chủ đề thích hợp 
Nắm rõ thời gian, thời lượng của buổi thuyết trình 
Xây dựng bố cục và nội dung 
Tìm thông tin hỗ trợ cho các ý tưởng chính 
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (nếu cần) 
Chuẩn bị handouts (nếu cần) 
Hiểu rõ địa điểm và chuẩn bị các phương tiện 
Tập dượt 
Mục tiêu của bài thuyết trình 
Bạn muốn khán giả – và chính bạn nữa – đạt được điều gì qua bài thuyết trình này? 
Người nghe là ai? 
Chủ đề 
Chủ đề phải được khán giả quan tâm 
Bạn phải chắc rằng bạn am hiểu những vấn đề thuộc chủ đề đã chọn 
“Tỉa tót” chủ đề để trở nên hấp dẫn đối với khán giả, đồng thời phù hợp với khả năng của bạn 
Thời gian 
Buổi sáng, buổi chiều hay buổi tối? 
Bạn được phép trình bày trong bao lâu? 
Có đủ thời gian để trả lời các câu hỏi hay không? 
Có nghỉ giải lao hay không? 
CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 
* PHẦN MỞ BÀI: 
- Thu hút sự chú ý của thính giả 
- Giới thiệu khái quát mục tiêu 
- Giới thiệu lịch trình làm việc 
- Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình 
63 
CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 
* PHẦN THÂN BÀI: 
- Lựa chọn nội dung quan trọng 
- Chia thành các phần dễ tiếp thu 
- Sắp xếp theo thứ tự lôgíc 
- Lựa chọn thời gian cho từng nội dung 
64 
CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 
* PHẦN KẾT LUẬN: 
- Thông báo trước khi kết thúc 
- Tóm tắt điểm chính 
- Thách thức và kêu gọi 
65 
Mở đầu (5-10%) 
Chào khán giả, mỉm cười, tạo ấn tượng tốt 
Giới thiệu thật vắn tắt về bạn 
Giới thiệu đề tài và các điểm chính chương trình 
Chỉ ra các lợi ích của bài thuyết trình 
Làm rõ 1 số nguyên tắc của buổi thuyết trình: thời gian, giải lao, đặt câu hỏi 
Chuyển ý vào phần chính 
Thông tin hỗ trợ cho ý tưởng 
Có 4 dạng thông tin hỗ trợ như sau: 
Chi tiết (details) 
Giải thích (explanation) 
Ví dụ (examples) 
Minh họa (illustration ) 
 Các phương tiện 
Máy chiếu (projector) 
Bảng 
Flipchart 
Tranh ảnh, đồ thị 
Mẫu vật 
Phim video 
Và chính bạn! 
Tài liệu phát trước (handouts) 
 Kiểm tra trước và làm quen với địa điểm thuyết trình 
Rehearse! 
Nên tập dượt ít nhất một lần trước khi thuyết trình thật. 
Đứng trước gương hoặc sử dụng máy quay phim để tự kiểm tra. 
 SỬ DỤNG POWER POINT 
Những vấn đề chung 
Không nên lạm dụng powerpoint. Chỉ sử dụng Powerpoint khi cần thiết 
Đừng quên rằng nhiệm vụ của bạn là thuyết trình, chứ không phải biểu diễn power point! 
Kích cỡ chữ (font size) 
This is Arial 12 
This is Arial 18 
This is Arial 24 
This is Arial 32 
This is Arial 36 
This is Arial 44 
Too Small 
Làm thế nào để ước lượng cỡ chữ? 
Nhìn cách màn hình vi tính từ 2m 
2 m 
Giữ cho slide đơn giản 
Quá nhiều màu sắc 
Quá nhiều Fonts và kiểu chữ 
Nguyên t ắ c 6 x 6 (áp dụng tùy lúc) 
Không quá 6 dòng trong 1 slide 
Không quá 6 ch ữ trong 1 dòng 
Để lộ dần thông tin trên slide 
TRÌNH BÀY 
Phong cách, trang phục 
Sự tự tin, thân thiện và chuyên nghiệp 
Giọng nói, cách phát âm, diễn tả, sử dụng ngôn từ 
Ngôn ngữ hình thể, ánh mắt, cử chỉ, động tác 
Minh họa, sự khôi hài, biểu cảm 
Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi 
Xử lý tình huống bất ngờ 
Trang phục 
Chuẩn bị tâm lý để thành công 
Sự thích thú 
Tinh thần trách nhiệm 
Lòng nhiệt tình 
Sự tự tin 
Và hơn thế nữa 
Những điều cần tránh 
Đi thẳng vào vấn đề một cách đột ngột 
Giới thiệu quá nhiều về bản thân 
Quá khiêm tốn, đánh mất sự tín nhiệm của khán giả 
Hài hước không đúng chỗ 
Hỏi khán giả những câu hỏi khó 
Loay hoay quá nhiều với laptop và power point 
Một số cách tạo ấn tượng và lấy sự ủng hộ của khán giả 
Kể một câu chuyện nhỏ có liên quan đến khán giả - diễn giả và đề tài 
Thể hiện sự cảm kích vì khán giả đã đến 
Nhắc tên một vài nhân vật quan trọng có mặt trong khán phòng 
Đánh trúng tâm lý khán giả bằng những vấn đề đang được quan tâm 
Thông báo một tin vui cho khán giả 
Cho khán giả biết họ có quyển đặt câu hỏi 
82 
Thuyết trình thành công 
Thay đổi 
Cảm nhận 
Như thế nào 
Cái gì 
Người nói thể hiện 
Người nghe thay đổi 
82 
Những yếu tố giúp bạn diễn đạt 
Lời nói (words) 
Giọng nói (voice, tone) 
Ngôn ngữ hình thể (body language) 
Nét mặt (facial expression) 
Giao tiếp bằng mắt (eye contacts) 
Dáng điệu (manner ) 
84 
Sức mạnh thông điệp 
84 
Dáng điệu và động tác 
Động tác nhẹ nhàng, khoan thai, lưng thẳng 
Chuyển slide nhẹ nhàng, chuyên nghiệp 
Khi không sử dụng đôi tay cho ngôn ngữ hình thể, hãy chập hai bàn tay vào nhau, để phía trước ngang thắt lưng 
Chọn đứng ngay vị trí tốt nhất tất cả khán giả có thể nhìn thấy bạn 
Thỉnh thoảng di chuyển tới lui trong khán phòng, nhưng không quá xa khu vực dành cho diễn giả 
Những điều cần tránh 
Ngồi lúc thuyết trình 
Đứng yên một chỗ như tượng 
Đi lại quá nhiều trong phòng 
Đút hai tay vào túi quần, khoanh tay hoặc chắp tay ra sau quá lâu 
Nghịch ngợm trên tay những thứ linh tinh 
Cầm tài liệu trên tay để đọc 
Đứng che trước ống kính máy chiếu 
Thuyết trình trong tư thế ngồi 
Sự khôi hài (humor) 
 Sự khôi hài, dí dỏm sẽ giúp khán giả thấy thoải mái và tập trung trở lại vào bài thuyết trình của bạn. Có nhiều cách: 
Kể một câu chuyện vui ngắn có liên quan đến đề tài của bạn 
Ứng xử với tình huống bất ngờ bằng sự khôi hài của bạn 
Dùng các thủ thuật: nghịch lý (paradox), lối chơi chữ (pun), ẩn dụ (metaphor) để tạo nên sự thú vị 
Những điều cần lưu ý 
Khôi hài phải đúng lúc và đúng mức 
Chọn lọc ý tưởng, tránh gây tổn thương cho bất kỳ ai trong số khán giả 
Nếu bạn thực sự không có khiếu hài hước thì tốt nhất là không nên tạo sự khôi hài 
Tránh làm mất thời giờ của khán giả 
Chuyển ý (transition) 
 Chuyển ý là một nghệ thuật trong thuyết trình, giúp cho bài thuyết trình trở nên mạch lạc hơn. Phần chuyển ý có thể: 
Là điểm tạm dừng để người nghe lấy lại hưng phấn 
Tóm tắt lại phần nội dung vừa trình bày 
Báo hiệu cho người nghe biết họ sắp nghe phần nội dung mới 
Cơ hội để người nghe đặt câu hỏi với diễn giả 
Một số ví dụ 
Vấn đề tôi vừa trình bày đã kết thúc phần thứ nhất của nội dung. Các Anh/Chị có thắc mắc gì không trước khi tôi chuyển sang phần kế tiếp? 
Phần tiếp theo sau đây sẽ giải đáp những câu hỏi mà các Anh/Chị đã nêu lúc đầu. Đó là 
Chúng ta vừa xác định xong những vấn đề đặt ra cho dự án. Tiếp theo, tôi xin trình bày những giải pháp cho từng vấn đề vừa nêu. Thứ nhất, 
Nếu các Anh /Chị không có câu hỏi gì thêm, tôi xin phép được trình bày phần tiếp theo là 
Như vậy chúng ta đã đi qua 2 nội dung đầu tiên là (). Tiếp tục, nội dung thứ ba là () 
Kết thúc bài thuyết trình 
Thông báo cho người nghe biết bạn đã trình bày xong các nội dung chính của bài thuyết trình 
Tóm tắt lại các ý chính đã trình bày 
Mời khán giả đặt câu hỏi hoặc cho ý kiến (nếu có) 
Trả lời những thắc mắc của khán giả 
Nhắc lại tên và chi tiết liên lạc của mình để khán giả có thể liên lạc 
Cảm ơn khán giả, chúc sức khỏe, và chào tạm biệt 
 XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 
Đặt câu hỏi 
Việc đặt câu hỏi sẽ giúp cho 
Thay đổi không khí khán phòng 
Thu hút sự quan tâm của khán giả 
Tạo điều kiện để khán giả giao tiếp với diễn giả 
Những điều cần lưu ý 
Đặt những câu hỏi dễ hiểu 
Điều gì xảy ra nếu không ai trả lời? 
Đặt lại câu hỏi cho dễ hiểu hơn 
Mời ai đó 
Gợi ý đầu mối để khán giả trả lời 
Hãy tự trả lời 
Nếu họ trả lời được thì sao? 
Đưa ra một lời khen 
Dùng từ ngữ của họ 
Tiếp nhận câu hỏi và trả lời 
Lắng nghe và đừng ngắt lời người đặt câu hỏi 
Nếu cần thiết, lặp lại toàn bộ câu hỏi cho tất cả mọi người cùng nghe 
Đưa ra một lời khen hoặc cảm ơn về câu hỏi 
Tỏ vẻ suy nghĩ về câu hỏi (cho dù câu hỏi dễ) 
Trả lời cho toàn bộ người nghe. 
Kiểm tra lại xem câu trả lời của bạn có làm thỏa mãn người hỏi không. 
Trường hợp câu hỏi khó hoặc bạn không trả lời được câu hỏi 
Làm một vài hành động như uống 1 ngụm nước để dành cho mình thời gian suy nghĩ 
Tìm câu trả lời từ phía người nghe 
Thành thật cũng là một phương pháp giải nguy tốt 
Sử dụng khiếu hài hước để che giấu sự lúng túng 
Cho khán giả địa chỉ email và hứa sẽ gửi câu trả lời cho họ sau 
 Những tình huống ngoài ý muốn 
Từ những “Problem people” 
Những câu hỏi hóc búa 
Người nói liên miên 
Người thích chất vấn 
Người thích phát biểu 
Nói chuyện riêng trong khán phòng 
Thừa hoặc thiếu thời gian 
Thiết bị hỏng, mất điện 
Chúc các bạn thành công! 
99