Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Đặng Đình Bôi

 1 
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH 
 ---oOo--- 
 BÀI GIẢNG 
 PGS.TS ĐẶNG ĐÌNH BÔI 
-TP.HCM 2010- 
 2 
 LỜI NÓI ĐẦU 
Chúng tôi biên soạn tài liệu này phục vụ nhằm phục vụ cho sinh viên Trường Đại học 
Nông Lâm TP Hồ Chí Minh cho các chương trình học theo hệ thống tín chỉ có môn học 
“Kỹ năng giao tiếp”, “Kỹ năng truyền thông” với thời lượng 2 tín chỉ (30 tiết). Phần trình 
bày tại sách này như là các bài giảng tóm tắt những nội dung cơ bản nhất của kỹ năng 
giao tiếp. Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, vì vậy kỹ năng này là một trong những 
“kỹ năng mềm” vô cùng quan trọng với con người trong đời sống hàng ngày cũng như 
trong công việc. Muốn có kỹ năng giao tiếp tốt, ngoài việc hiểu rõ các lý thuyết cơ bản và 
bản chất quá trình giao tiếp, người học còn phải vận dụng, trải nghiệm thực tế, quan sát, 
tự rút ra các bài học cho chính mình. Kỹ năng giao tiếp do đó được nhiều tác giả viết 
phục vụ cho các đối tượng làm việc trong kinh doanh, hành chính, nhóm công tác xã hội, 
xã giao, làm việc với cộng đồng Cuốn tài liệu này do vậy, ngoài những lý luận về giao 
tiếp cơ bản nói chung, cũng có những nội dung nhằm phục vụ cho những người sau này 
công tác có liên quan đến giao tiếp, truyền thông cộng đồng. 
Phần lý thuyết dự định được giảng dạy trong 20 tiết, còn dành 10 tiết cho các học viên 
thực hành theo nhóm. Các bài thực hành sẽ được viết riêng cho sinh viên thực hành trên 
lớp. 
Tác giả, ngoài tham khảo các tài liệu đã ghi ở đây và một số tài liệu khác, đã trình bày 
kinh nghiệm thực hành khi tham gia các chương trình của các tổ chức Quốc tế như SFSP 
và ETSP, Helvetas (Thụy Sỹ), SEANAFE (Thụy Điển), VocTech (Hà Lan). Với kiến 
thức và kinh nghiệm còn hạn chế, tài liệu không tránh khỏi thiếu sót, mong các đồng 
nghiệp góp ý và chỉ dẫn. Góp ý xin gửi về theo địa chỉ: Đặng Đình Bôi, Trường Đại Học 
Nông Lâm TP Hồ Chí Minh; hay qua Email: boi.dang@hcmuaf.edu.vn, 
boilamnghiep@hcm.fpt.vn . 
Xin chân thành cảm ơn! 
 Tác giả 
 3 
 KỸ NĂNG GIAO TIẾP 
 BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP 
1.1.Khái niệm giao tiếp, các thuyết giao tiếp 
Dù bạn làm việc gì bạn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi 
người về công việc của bạn, nghe mọi người phản hồi về bạnXã hội càng phát triển, 
văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp càng cao và đa dạng. Giao tiếp càng trở nên 
một kỹ năng không thể thiếu và cần phải được rèn luyện. Có rất nhiều khái niệm về giao 
tiếp. 
“Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động tiếp 
theo”. “Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ 
nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại và điều chỉnh lẫn nhau”, 
“Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống 
bao gồm các ký hiệu, dấu hiệu và hành vi. Giao tiếp cũng có thể hiểu là các hình thức 
biểu lộ tình cảm, trò chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thông tin.” 
 Hình 1. Giao tiếp như là quá trình truyền thông tin 
Như vậy giao tiếp xảy ra rất nhiều hàng ngày và dưới nhiều hình thức, gián tiếp hoặc trực 
tiếp. Giao tiếp qua lời nói, ngôn ngữ không lời (cử chỉ, hành vi, nét mặt, trang phục), 
hỏi đáp, quan sát, nghe, trình bày, nói chuyện, qua báo cáo, gửi thư, thư điện tửGiao 
tiếp với người cùng nhóm, cơ quan hay người ngoài, có chuẩn bị hay không chuẩn bị 
trước. Giao tiếp là hiện tượng tâm lý của con người rất phức tạp. Mặc dù có nhiều định 
nghĩa, quan niệm khác nhau về giao tiếp nhưng nói chung mọi người đều cho rắng giao 
tiếp là phải có xây dựng một bản thông điệp sau đó gửi đi với hy vọng người nhận sẽ hiểu 
thông điệp đó (Hình 1). Theo quan niệm truyền thông tin này chúng ta thấy cấp độ giao 
tiếp hiệu quả nhất là trong tình huống mặt đối mặt, cả hai bên có thể tiếp nhận thông tin 
trực tiếp dưới các dạng ngôn ngữ giao tiếp, tránh được một số nhiễu, có thể điều chỉnh 
nhanh để tăng hiệu quả giao tiếp. cấp độ này có ở hình thức giao tiếp như nói chuyện với 
nhau, phỏng vấn, hội đàm song phương, hội nghị quy mô nhỏ, họp nhómCấp độ giao 
tiếp cũng được tiến hành song phương ít hiệu quả hơn nhưng tiện lợi là giao tiếp không 
gặp mặt qua điện thoại. Ở cấp độ này hai bên nghe giọng nói của nhau, thông tin qua lại 
nhưng thiếu yếu tố phi ngôn từ. Cấp độ ba là cấp độ kém hiệu quả nhất: chỉ gửi thông tin 
dạng văn bản như thư, công văn, đơn, báo cáo, thư điện tử. Cấp độ giao tiếp này thiếu hỗ 
trợ của yếu tố phi ngôn từ và nhận sự phản hồi chậm. Trong quá trình làm việc chúng ta, 
Người gửi 
(người nhận) 
Người nhận 
(người gửi) 
 4 
vì những lý do nào đó như thời gian, không gian, tài chính, có thể dùng hình thức giao 
tiếp nào cho phù hợp và hiệu quả nhất hoặc dùng đồng thời ba hình thức giao tiếp. 
Có 4 quy mô giao tiếp. Thứ nhất giao tiếp với chính bản thân: tự đưa ra thông tin, tự nhận 
thông tin (suy ngẫm) và cải thiện bản thân. Thứ hai: giao tiếp nhân cách giữa hai cá nhân 
với nhau trong công việc cũng như trong tình cảm, đời sống. Thứ ba : giao tiếp nhóm 
giữa các cá nhân trong một nhóm nào đó (Hình 2). Thứ tư: giao tiếp trong tổ chức, giao 
tiếp giữa các nhóm với nhau để hoàn thành công việc chung của tổ chức. Giao tiếp trong 
tổ chức có các luồng giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang. 
 a.Hình nan quạt b.Hình vòng tròn 
 d.Hình sao d.Hình dây xích 
 Hình 2. Các dạng giao tiếp trong nhóm 
Có nhiều thuyết về giao tiếp. 
Thuyết “hành vi” cho rằng mọi ứng xử của cá nhân trong xã hội là quá trình tiếp nhận 
kích thích ngoại giới và phản ứng đáp lại kích thích của cơ thể. Hành vi được thể hiện 
bằng công thức “kích thích” “phản ứng”, có kich thích thì có phản ứng. Hành vi theo 
nghĩa chung là sự tác động qua lại giữa cơ thể sống và môi trường được tạo bởi kích thích 
bên ngoài và nhu cầu bên trong. Giao tiếp là hình thức cơ bản và tiêu biểu của hành vi. 
Thuyết hành vi quan tâm nhiều hơn tới phương diện ứng xử, tác nhân kích thích của môi 
trường quy định tính chất, đặc điểm của hành vi ứng xử. Hành vi ứng xử là một chuỗi 
phản ứng trước hay sau những thay đổi của môi trường, điều kiện bên ngoài. 
 5 
Thuyết ”liên hệ xã hội” cho rằng con người nằm trong mối liên hệ với con người và 
những người khác trong xã hội loài người. Các mối liên hệ này chính là bản chất xã hội 
của cá nhân. Giao tiếp được xem là phương tiện thiết lập các mối quan hệ xã hội. Các cá 
nhân thực hiện các hoạt động giao tiếp thông qua các hành động và thao tác để đạt mục 
đích thoả mãn nhu cầu nào đó. Thuyết xã hội nhấn mạnh đến yếu tố hoàn cảnh trong giao 
tiếp. Khi giao tiếp chúng ta tham gia vào một hoàn cảnh xã hội với những vị trí khác 
nhau, quy tắc chuẩn mực và nền văn hoá khác nhau. Các yếu tố cấu thành trong giao tiếp 
gồm người gửi, người nhận, thông tin, môi trường xã hội cụ thể. 
Thuyết ”hoạt động” cho rằng thông qua hoạt động có sự tiếp xúc tâm lý, giao tiếp với 
nhau, hình thành các mối quan hệ xã hội và quan hệ liên nhân cách. Ví dụ nhà tâm lý học 
Lêônchiep đưa ra định nghĩa: ” Giao tiếp là hệ thống những quá trình có mục đích và 
động cơ đảm bảo sự tương tác của người này với người khác trong hoạt động tập thể, 
thực hiện các mối quan hệ xã hội và nhân cách, các quan hệ tâm lý và sử dụng phương 
tiện đặc thù mà trước hết là ngôn ngữ. 
Để thực hiện các hoạt động hàng ngày cho hiệu quả, có 4 kỹ năng giao tiếp cơ bản cần 
được học tập và rèn luyện : nói, nghe, viết, xã giao ứng xử. Cũng còn nhiều kỹ năng 
khác bổ sung cho kỹ năng giao tiếp được hoàn chỉnh hơn như kỹ năng quan sát, kỹ năng 
đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi, kỹ năng hợp tác và chấp nhận, kỹ năng giải quyết vấn 
đề...rất cần thiết cho mỗi con người để sống và làm việc. Trong phạm vi cuốn sách này 
chúng tôi chỉ đề cập đến 4 kỹ năng cơ bản nhất của giao tiếp nói trên. 
1.2.Nguyên tắc và phong cách giao tiếp 
Nguyên tắc trong giao tiếp là những hệ thống quan điểm chỉ đạo, định hướng thái độ và 
hành vi ứng xử, lựa chọn các phương pháp, phương tiện giao tiếp của cá nhân. Có thể kể 
ra đây một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản. 
Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp (tôn trọng nhân cách trong giao tíêp). Theo nguyên 
tắc này người giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp tức là tôn trọng 
phẩm giá, tâm tư nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền lực.Tôn trọng 
nhân cách cũng có nghĩa là coi đối tượng giao tiếp là một con người, có đầy đủ các 
quyền con người và được bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội. 
Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp.Thiện ý trong giao tiếp là sự tin tưởng ở đối tượng 
giao tiếp, luôn nghĩ tốt về họ. Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối 
tượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt. 
Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hoá trong giao tiếp. Giao tiếp trong môi trường đa 
văn hóa đòi hỏi mỗi cá nhân phải có những hiểu biết nhất định về các giá trị văn hóa của 
đối tác giao tiếp thuộc các quốc gia, các dân tộc, giới để có ứng xử phù hợp. 
Về phong cách giao tiếp có thể có cách phân chia khác nhau. Ở đây đưa ra một số phong 
cách đặc trưng dựa vào ứng xử. 
Phong cách “độc đoán”: Các thành viên tham gia giao tiếp không quan tâm đến đặc 
điểm riêng của đối tượng giao tiếp dẫn tới thiếu thiện chí, hay va chạm và gây căng 
 6 
thẳng. Người giao tiếp không gây được thiện cảm, khó thiết lập mối quan hệ hợp tác, 
khó chiếm được cảm tình của đối tác. Ưu điểm của phong cách giao tiếp độc đoán là có 
tác dụng trong việc đưa ra những quyết định nhất thời, giải quyết được vấn đề một cách 
nhanh chóng. Nhược điểm là làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp, kiềm chế sức 
sáng tạo của con người, giảm tính giáo dục và tính thuyết phục. . 
Phong cách “tự do”: Các thành viên tham gia giao tiếp linh hoạt quá mức, dễ thay đổi 
mục đích, chiều theo ý đối tác giao tiếp. Phong cách này dễ dàng thiết lập các quan hệ 
nhưng cũng dễ mất các mối quan hệ, không sâu sắc, thiếu lập trường, thế nào cũng được. 
Phong cách tự do là kiểu phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đối 
tượng và hoàn cảnh giao tiếp.Uu điểm của phong cách này là phát huy được tính tích cực 
cuả con người, có kích thích tư duy độc lập và sáng tạo. Nhược điểm là không làm chủ 
được cảm xúc của bản thân, thường hay phụ thuộc hoặc bắt chước, dễ phát sinh tự do 
quá trớn. 
Phong cách “dân chủ”: Các thành viên tham gia giao tiếp biểu hiện sự nhiệt tình, thiện ý, 
tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp. Các thành viên biết lắng nghe, biết quan 
tâm, dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở hiểu biết tâm tư của các bên. Ưu điểm 
của phương pháp này là làm tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp, giúp 
mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc. Nhược 
điểm của phương pháp này là dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa các lợi ích của tập 
thể. 
Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhưng tránh dân chủ 
quá trớn.. 
 7 
 BÀI 2. KỸ NĂNG XÃ GIAO: 
Xã giao là hình thức giao tiếp hàng ngày, là sự đối xử với người hoặc nhóm người trong 
sinh hoạt hàng ngày hay trong công việc cần có sự tiếp xúc mặt đối mặt. Kỹ năng xã giao 
giúp mọi người duy trì mối quan hệ, tạo điều kiện để làm việc với nhau sau này. 
Xã giao thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và các ngôn ngữ 
không lời. Biết tận dụng lợi thế của những kỹ năng xã giao sẽ giúp con người thuận lợi 
trong công việc của mình. 
2.1.Các hình thức xã giao: 
-Bắt tay là một hình thức xã giao “tiếp xúc cơ thể” thông thường nhất , thể hiện sự thân 
thiện, lịch sự và văn minh. Tùy theo nền văn hóa mà người ta có thể có những kiểu bắt 
tay khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát một cách chung nhất là người đưa tay ra trước 
để bắt tay thường là người lớn tuổi hơn, cấp trên, người chủ nhà, phụ nữ. Để xã giao tốt, 
người hưởng ứng phải kịp thời đưa tay ra bắt, tránh chậm trễ. Có thể nắm tay nhau trong 
thời gian chào hỏi về tên tuổi, sức khỏe. Khi bắt tay người hơi nghiêng về phía trước, 
nhìn vào mặt người đối diện, kết hợp miệng cười và chào hỏi. Tay nắm tay nhau vừa 
phải, lắc nhẹ. 
-Giới thiệu và tự giới thiệu là hình thức xã giao qua lời nói khi lần đầu tiên mọi người 
gặp nhau để tạo quan hệ công tác. Cá nhân giới thiệu với cá nhân nếu chỉ có hai người 
làm quen với nhau lần đầu. Trong thời gian bắt tay nhau hai người đã làm xong phần giới 
thiệu. Nếu một cá nhân làm công tác giới thiệu một người với người khác trong các nhóm 
làm việc thì nên theo thứ tự người địa vị chức vụ cao hơn được giới thiệu sau, người 
nhiều tuổi được giới thiệu sau, người phụ nữ được giới thiệu sau, người có mặt trước 
được giới thiệu sau ( được ngầm hiểu là người địa vị thấp được giới thiệu với người địa 
vị cao hơn). 
 Hình 3. Giới thiệu khi gặp 
mặt 
Kiểu giới thiệu này khác với giới 
thiệu trước công chúng hay ở hội 
nghị : người địa vị cao được giới 
thiệu trướcNgười làm công tác 
giới thiệu phải đứng nghiêm chỉnh, 
giơ tay phải chỉ vào người được giới 
thiệu và dùng giọng nói lịch sự, 
ngắn gọn để giới thiệu họ tên, chức 
 8 
vụ, địa vị và thông tin cơ bản về việc làm để họ có thể làm quen với nhau. Phải lần lượt 
giới thiệu cả hai người với nhau hoặc tất cả thành viên cả hai nhóm với nhau chứ không 
chỉ giới thiệu một bên. Nếu tự giới thiệu bản thân mình thì không ngắt lời người khác 
đang giới thiệu, không nên khoe khoang, không nên quá trang trọng, cầu kỳ hoặc quá xuề 
xòa, đơn giản. 
-Sử dụng danh thiếp cũng là một hình thức xã giao trao đổi thông tin về địa vị xã hội của 
người chủ danh thiếp. Sử dụng danh thiếp trong khi gặp gỡ, hẹn gặp, kèm theo quà tặng, 
thiệp chúc mừng Có thể người gửi danh thiếp không gặp đối tác thì để lại tạo mối liên 
hệ sau này. Thông thường trao danh thiếp theo quy tắc sau: người chủ trao trước khách 
trao sau, người địa vị thấp hơn, nhỏ tuổi hơn trao trước. Khi trao dùng hai tay nhẹ nhàng 
cầm hai mép danh thiếp đưa ngang tầm ngực. Khi nhận danh thiếp phải đọc qua nội dung 
ghi trong danh thiếp không được cất đi ngay. Khi cần hỏi xin danh thiếp của ai đó thì 
phải chào đối tượng và trao danh thiếp của mình trước rồi xin danh thiếp của họ. Không 
nên đòi nếu đối tượng chưa đưa kịp. 
2.2.Cách gây thiện cảm trong xã giao: 
Cách nói trực tiếp với nhau thể hiện trình độ văn hóa, học thức, hiểu biết, kinh nghiệm, 
thái độ, tình cảm của người nói cho nên khi nói chuyện trực tiếp với đối tượng, khách 
chúng ta cần làm sao gây được thiện cảm nhiều ở người đối thoại. Có một số điều răn để 
chúng ta thực hành khi xã giao, gặp mặt. Khi xã giao cần chú ý đến người giao tiếp với 
mình không bắt người khác phải chú ý đến mình. Luôn luôn giữ nụ cười vừa phải trên 
môi. Hãy nhớ tên người đối thoại với mình. Chú ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họ 
quan trọng với mình. Tránh tranh luận với họ, không cố thắng họ, có gắng xem xét các 
quan điểm ý kiến của họ mặc dù trái với ý kiến mình. Xem xét lại quan điểm của mình 
khi trao đổi, không bắt bí, không nhấn vào điểm sai, tạo niềm tin cho họ bằng thái độ cầu 
thị làm việc. Họ có sai thì cũng cần tìm điểm để khen, không ra lệnh, khuyên bảo đối tác. 
Nếu mình sai phải nhận sai sót  ... c đoạn sử 
dụng từ chuyển tiếp để đảm bảo sự thông suốt giữa các đoạn. 
Phần kết luận: Đây là phần cuối cùng tổng kết lại các ý chính của bài viết, nhấn mạnh 
một lần nữa thông điệp muốn gửi. 
Sau khi viết xong bản thảo thì sẽ là công việc chỉnh sửa bài viết. Chỉnh sửa là quá trình 
“xem lại” bài viết của bạn. Có thể thực hiện nhiều lần chỉnh sửa. Mỗi lần chỉnh sửa giúp 
người viết đến sát hơn mục đích dự định viết. Chúng ta thường chỉnh sửa về nội dung sao 
cho sát với chủ đề, chính xác, đầy đủ. Chỉnh sửa văn phong bài viết về ngôn ngữ sử dụng, 
minh họa, cấu trúc. Chỉnh sửa về hình thức trình bày có đúng với loại văn bản mà bạn 
viết hay không, ngữ pháp, chính tả... 
-Hoàn thiện bài viết: Sau khi chỉnh sửa bạn thêm vào hay bớt đi những phần cần thay đổi 
và hoàn chỉnh lại bài viết bằng cách thêm vào hay bớt đi những liên từ nối các đoạn văn, 
xem xét bài viết có theo logic hay không, sau đó sửa theo đúng hình thức quy định và 
mặc định. 
 13 
4.3.Viết báo cáo khoa học 
Viết báo cáo: 
Báo cáo nói chung là một loại văn bản được dùng để trình bày các kết quả đã đạt được 
trong hoạt động của 1 đơn vị, tổ chức, cá nhân giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế 
của người quản lý, lao động và giúp đưa ra chủ trương phù hợp. Báo cáo còn dùng để mô 
tả sự phát triển, diễn biến, kết quả của một công việc hoặc một vấn đề nào đó. Như vậy 
báo cáo lấy vấn đề làm cơ sở thông tin. Nếu không có vấn đề thì bản báo cáo không cần 
thiết nữa. Đã là vấn đề thì phải có xác định được vấn đề, lựa chọn giải pháp, thu thập dữ 
liệu, đưa ra câu trả lời. Có rất nhiều loại báo cáo tùy theo cách phân chia. Thông thường 
chúng ta có các loại báo cáo: báo cáo bất thường, báo cáo định kỳ, báo cáo về lĩnh vực 
chuyên môn hay báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học 
 Đặc trưng của báo cáo là nó 
không phải là văn bản suy luận, 
tưởng tượng mà là văn bản mô tả, 
trình bày. Một báo cáo do đó phải 
được trình bày hợp lý và phù hợp 
với tính chất của công việc và đối 
tượng nhận báo cáo hay người 
đọc báo cáo. Trong trường học 
chúng ta sẽ phải tiếp cận với báo 
cáo thu hoạch các môn học, báo 
cáo nghiên cứu khoa học, báo cáo 
tiến độ công việc...Báo cáo 
thường bao gồm 3 phần. Phần 1 
là phần mô tả tình hình công việc, hoặc kết quả đã đạt được. Phần 2 là phần phân tích, 
đánh gía. Phần 3 là phần nêu phương pháp tiếp tục hoạt động, biện pháp giải quyết hoặc 
kiến nghị. Sau đây chúng ta nói rõ hơn về một báo cáo khoa học. 
Báo cáo khoa học: 
Cấu trúc của một bài báo cáo khoa học thường gồm các phần như liệt kê trong bảng sau: 
Các mục Đặc điểm 
1.Tiêu đề 
2.Tóm tắt 
3.Giới thiệu 
4.Vật liệu, phương 
pháp 
5.Kết quả 
6.Thảo luận, kết luận 
7.Tài liệu tham khảo 
1.Tên báo cáo và tác giả 
2.Mục tiêu, những phát hiện chính, ý nghĩa kết quả 
3.Nêu rõ tại sao thực hiện nghiên cứu này 
4.Nghiên cứu được thực hiện thế nào, cách nào 
5.Trình bày những kết quả đạt được, những phát hiện 
6.Giải thích các phát hiện trên có ý nghĩa gì? Có gì khác với các 
nghiên cứu trước? kết quả nghiên cứu dẫn tới hệ quả gì? Đề xuất 
và khuyến nghị gì? 
7.Những tài liệu bạn đề cập tới 
 14 
8.Phụ lục 8.Đưa thêm những thông tin bổ sung cần thiết. 
Báo cáo gồm nhiều đoạn văn, mỗi đoạn văn thường có cấu trúc nhất định. Đoạn văn phải 
tập trung thể hiện một chủ đề. Phát triển câu chủ đề thành các ý. Có sự liên kết các ý 
trong một đoạn văn. Tuy nhiên phải giữ nòng cốt là câu chủ đề để không bị phân tán. Kết 
thúc một đoạn văn có câu kết. 
Trong báo cáo có trình bày các số liệu theo bảng. Các bảng này phải tuân theo quy định 
của cơ quan quản lý báo cáo. 
Trong báo cáo nên hạn chế liệt kê ý theo kiểu gạch đầu dòng. Nếu có liệt kê thì một phần 
liệt kê tối đa nên chỉ có 7 đến 8 ý. Các ý này phải tương đồng về mặt ý nghĩa, cấu trúc 
câu, ngữ phápCần có sự kết nối giữa tiêu đề, phần liệt kê và ý tưởng. 
Trong phần ghi tài liệu tham khảo cũng phải viết đúng theo quy định của cơ quan quản 
lý. Tài liệu tham khảo cần thiết phải có trong báo cáo. Tài liệu tham khảo phải làm tăng 
độ tin cậy của báo cáo. Không được copy tài liệu tham khảo mà chỉ được trích dẫn. Chỉ 
dẫn những tài liệu nào mà bạn thực sự nắm vững. 
 15 
 BÀI 5. KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH 
5.1.Nói và sử dụng ngôn từ. 
Ngôn từ được hiểu là hệ thống những từ và các nguyên tắc kết hợp chúng mà những 
người trong cộng đồng dùng làm phương tiện truyền đạt thông tin cho nhau. 
Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực được thể 
hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính 
xác, sinh động, có sức thuyết phục. 
Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố: sự phát âm 
(phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự phát âm 
chính xác (pronunciation). Sự phát âm có các đặc trưng về 
cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ 
(mạnh, yếu). Khả năng diễn đạt liên quan tới cách phát âm, 
khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn 
trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa 
phương. Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát 
âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng lấy tiếng phổ 
thông của một quốc gia làm chuẩn. 
Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền đạt thông tin và giải quyết 
công việc nhanh chóng, hiệu quả. Nó tạo ra mối quan hệ tốt 
đẹp trong giao tiếp. Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng định và là 
công cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác. 
5.2.Chuẩn bị bài nói 
Trước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần phải có bước chuẩn bị. Chuẩn 
bị bài nói là bước quan trọng . Như Richard Hal, một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằng 
thành công bài thuyết trình của ông là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Một bài nói 
chuyện thông thường gồm ba phần: mở đầu, nội dung, và kết luận. 
- Mở đầu/Đặt vấn đề: 
Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn gửi tới người nghe. Phần mở đầu nêu 
mục đích, tầm quan trọng của bài nói. Để mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạt 
động gây hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặc 
đưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện. 
- Nội dung: 
Đầu tiên lựa chọn các nội dung chính, nổi bật thứ nhất, thứ hai thứ ba viết ra giấy, sau 
đó sắp xếp các nội dung đó theo thứ tự rồi viết thành các đoạn văn. Sau đó viết các ý liên 
kết giữa các nội dung này. Toàn phần viết để chuẩn bị sử dụng một kiểu hành văn. Chuẩn 
 16 
bị các số liệu thống kê để hỗ trợ, minh họa cho các ý kiến đưa ra. Chuẩn bị một số giai 
thoại hoặc câu trích dẫn, một số câu chuyện vui, lời nói đùa để đưa vào trong lúc nói nếu 
thấy phù hợp. Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói. 
- Kết luận: 
Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thông điệp chính một lần nữa. 
Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính làm đẹp buổi nói chuyện. 
Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối với người nghe ngay khi viết chuẩn bị. 
Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh 
động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào 
đối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa 
5.3.Ngôn ngữ cơ thể: 
Khi nói trước mọi người, ngôn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc xấu gửi tới 
người nghe. Đây là các yếu tố phi ngôn từ. 
Ngôn ngữ không lời gồm có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ 
thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di chuyển, khoảng 
cách, trang phục. Khi nói ngôn ngữ không lới bổ sung cho lời 
nói. Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai 
chân đứng trên khoảng cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng 
thái đứng gò bó như nghiêng người, ngả người về trước. Tay 
có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn 
tay, tránh vung tay và cử động thái quá. Nếu đứng không có 
bục thì hai bàn tay ở trước bụng, vị trí ngang thắt lưng. Tránh 
chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực. Khi nói với 
ai đó nên nhìn vào mặt họ. Khi nói với đám đông thì nhìn bao 
quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi. Ngôn ngữ không 
lời cũng cần phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tự 
tin thì phải chuẩn bị kỹ. 
5.4.Kỹ năng thuyết trình, trình bày: 
Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó. Thuyết 
trình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ. Thuyết trình có thể với 
mục đích thông báo (báo cáo với mọi người việc mình đã làm hoặc về vấn thuộc mối 
quan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo về lợi ích của vấn đề nào đó và kêu 
gọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành động sau thuyết trình). Thuyết trình tốt cần 
có sự chuẩn bị. Thông thường người ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiến 
hành thuyết trình và đánh giá kết quả thuyết trình. Hai công việc đầu bắt buộc phải có ở 
mỗi bài thuyết trình. 
 17 
-Chuẩn bị thuyết trình: 
Trước khi thuyết trình bạn phải tự đặt các câu hỏi: bạn có hứng thú với chủ đề đó và có 
đủ kiến thức để thuyết trình hay không? Mục tiêu của bài nói của bạn là thông tin, thông 
báo hay thuyết phục? Bạn có bao nhiêu thời gian cho chuẩn bị, cho thực hiện? Đối tượng 
người nghe bạn thuyết trình là ai (người lao động nông thôn, miền núi, các bộ, công chức, 
thanh niên, sinh viên, học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn)? Ngôn 
ngữ nào được sử dụng? Thông điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyết 
trình ở đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiện 
nào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ không, 
có thiết bị âm thanh tốt không, nhìn rõ không? Liệu ánh sáng trong phòng có vừa đủ? 
Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội dung) và kết luận như 
đã trình bày ở mục 5.2. 
-Thực hiện thuyết trình: 
Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề (mở đầu), nội dung chính, và kết luận 
(kết thúc). Nên nhớ rằng mức độ chú ý của người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trình 
và gần cuối có thể tăng lên chút ít. Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tập 
trung của người nghe, giảm căng thẳng. 
Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến hành. Có thể vào buổi 
thuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng những sự kiện tương phản, có thể 
dẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏi 
với người nghe, có thể dẫn nhập bằng bằng một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thể 
dẫn nhập bằng sự việc gây “chấn động” hoặc “sốc”Mở đầu thuyết trình phải gây được 
sự chú ý, xây dựng lòng tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình. 
 18 
Phần nội dung chủ yếu phải được liên kết 
chặt chẽ các ý với nhau. Trong khi thuyết 
trình phải quan sát , có biện pháp duy trì sự 
chú ý của người nghe. Để duy trì sự chú ý 
cần sử dụng các biện pháp sau đây cho 
đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc 
lòng; không dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; 
sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa 
những ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng 
cách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể thêm những câu nói, câu chuyện khôi hài 
đúng lúc và liên hệ với nội dung trình bày; luôn bám sát chủ đề. 
Có thể thuyết trình được thực hiện bằng cách học thuộc lòng, đọc bài đã viết, dựa vào các 
phiếu ghi dàn ý, và thuyết trình tự do. Mỗi kiểu thuyết trình có những ưu điểm và nhược 
điểm của nó. Thuyết trình khi học thuộc lòng có nhiều hạn chế nhất vì sự đơn điệu, sử 
dụng ngôn ngữ, cử chỉ không dựa vào phản hồi của người nghe mà thay đổi, nếu quên 
một chỗ nào đó thì làm hỏng cả buổi nói chuyện, nó chỉ hiệu quả khi lời thuyết trình 
ngắn, lúc khai mạc buổi họp nào đó. Thuyết trình bằng cách đọc thích hợp với những 
buổi nói chuyện, báo cáo số liệu phức tạp, không được phép nói sai số liệu, báo cáo khoa 
học, thời gian hạn chế so với nội dung. Cách trình bày đọc như vậy tạo khoảng cách 
người nói và người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, sao lãng việc nghe. Cách thuyết 
trình tự do hoặc ghi dàn ý là hấp dẫn người nghe hơn cả vì tùy theo đối tượng người 
nghe, phản ứng , phản hồi của người nghe khi quan sát mà thay đổi cách nói, ngôn ngữ 
không lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa. Cách này người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ, 
có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình chuyên nghiệp sử 
dụng. 
Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý chính đã trình bày, mô tả, 
khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận xét tích cực. Yêu cầu khuyến cáo 
người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo quan điểm mới. Nên kết thúc thuyết 
trình đúng thời gian đã ghi trong chương trình hoặc sớm hơn ít giây. Sau đó nên dành 
một thời gian để cho người nghe hỏi và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó. Cám ơn người 
nghe trước khi dừng nói. Nếu có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyết 
trình, hoặc nghe những phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian cho 
việc đánh giá này. 
5.5.Kỹ năng đối phó với hồi hộp khi thuyết trình: 
Nói, thuyết trình trước đám đông với đa số mọi người đều là công việc khó, gây ra hồi 
hộp, run, nhất là những lần đầu. Sợ hãi trong trường hợp này là bản chất tự nhiên của con 
người vì nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow). Việc sợ hãi sẽ biểu hiện về mặt sinh lý như vã 
mồi hôi, tay chân run, nói lắp hoặc nói nhịu. 
Để đối phó với hồi hộp và run thì trước tiên phải chuẩn bị kỹ nội dung bài nói và tập nói 
một mình trước khi nói trước đám đông. Khi tập nói có thể nhờ một số người nghe và 
nhận xét để sửa về nội dung, giọng nói, tư thế, dụng cụ hỗ trợ. Nói chung việc chuẩn bị 
 19 
kỹ góp phần rất quan trọng vào chống hồi hộp. Trước khi thuyết trình nên có chuẩn bị cả 
về mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái một buổi trước thuyết trình. Cần dành thời gian làm 
quen và sử dụng thành thạo các dụng cụ hỗ trợ, làm quen với căn phòng nơi thuyết trình. 
Buổi thuyết trình nên đến sớm trước người nghe, có thể làm quen với vài người nghe đi 
sớm để tranh thủ sự cảm tình của họ. Khi được giới thiệu đi thong thả từ dưới lên bục 
Trong khi thuyết trình phải tin tưởng rằng người nghe có thiện chí và quan tâm tới vấn đề 
mình trình bày. Khi nói luôn nhìn xuống người nghe, bao quát thính phòng để luôn có 
mối liên hệ với người nghe để điều chỉnh. Hãy coi buổi thuyết trình như là cuộc nói 
chuyện, đối thoại giữa hai người với nhau. Thỉnh thoảng hít thở sâu hoặc uống một hớp 
nước lạnh nhỏ khi có cảm giác hồi hộp. Phối hợp các công cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hình 
ảnh nào đó. Có thể cầm chặt cái gì đó (cây bút, mảnh giấy, hay micro) trong tay. 
 20 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1.Nguyễn Chua; Kỹ năng giao tiếp-ứng xử; tài liệu tham khảo, Trường Đoàn Lý Tự 
Trọng, 2009. 
2.Bussiness Edge; Giao tiếp trong quản lý để tránh lỗi giao tiếp hàng ngày; Nhà xuất bản 
trẻ, 2006. 
3.Lydia Braakman, Karen Edwards; Nghệ thuật xây dựng năng lực thúc đẩy; RECOFTC; 
Nhà xuất bản Bản đồ, 2003. 
4.TS.Vũ Thị Phượng; Dương Quang Huy; Giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản tài 
chính, 2006. 
5.Nguyễn Hữu Thân; Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản Thống kê, 
2006.