Bài giảng Quản trị dự án phần mềm - Bài 3: Giai đoạn xác định - Đào Kiến Quốc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
Bộ môn Công nghệ Phần mềm
BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM
Giảng viên: ĐÀO KIẾN QUỐC
Mobile 098.91.93.980 
Email: dkquoc@vnu.edu.vn
BÀI 3. GIAI ĐOẠN XÁC ĐỊNH
NỘI DUNG 
 Mục đích
 Các loại tài liệu
 Đề cương dự án
 Hồ sơ nghiên cứu khả thi
 Tài liệu yêu cầu: 
 Danh sách rủi ro 
 Kế hoạch ban đầu 
 Đề xuất 
 Hỏi đáp
MỤC ĐÍCH VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH
 Nắm được đây đủ yêu cầu để có thể hình dung 
chính xác yêu cầu của dự án và ước lượng được 
dự án 
 Tìm hiểu thấu đáo các vấn đề của người dùng và 
những gì cần thiết để giải quyết
 Quyết định có thực hiện dự án hay không – tính 
khả thi
 Nếu thực hiện được thì rủi ro như thế nào
 Bắt đầu các ngay các hoạt động dự án, lập các tài 
liệu dự án, các báo cáo, mở hồ sơ dự án
TÀI LIỆU DỰ ÁN
 Đề cương dự án: nêu vấn đề để cấp trên hoặc khách hàng chấp 
nhận xem xét và ủng hộ 
 Nghiên cứu khả thi: chứng minh rằng dự án có thể thực hiện 
được về mặt kinh tế - kỹ thuật. Mục đích là được cấp trên hoặc 
khách hàng thông qua
 Tài liệu yêu cầu: làm rõ các yêu cầu,trên cơ sở đó mới có thể ước 
lượng được chi phí và thời gian. Tài liệu cần được thông qua ở 
mức người dùng
 Danh sách rủi ro để dự phòng, đối phó
 Kế hoạch ban đầu: các bước đi chính để lập lịch và phân bố tài 
nguyên sau này. Kế hoạch phải được nhóm dự án chấp nhận.
 Đề xuất : ước lượng ban đầu về thời hạn và giá thành, môi trường 
thực hiện
 Các tài liệu này có thể có nội dung giao nhau, nhưng nó nhằm 
những mục đích khác nhau và cho các đối tượng khác nhau
1. TÀI LIỆU ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 
 Đây là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự án 
để thuyết phục cấp trên hoặc khách hàng xem xét để đi 
đến một dự án.
 Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có, Không đi 
sâu vào kỹ thuật, không đi sâu vào tính khả thi (vì 
không phải là lúc quyết phải đầu tư như thế nào), dự 
toán có thể không chính xác.
 Cần lưu ý rằng khi viết đề cương thì ta đang đứng với 
vai trò người đầu tư, nhưng trên thực tế thì người xây 
dựng đề cương rất có thể là người đang nhằm sau này 
sẽ là người thực hiện dự án này.
CẤU TRÚC CỦA ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 
 Tên dự án
 Đơn vị chủ trì (phân biệt đơn vị 
phối hợp, đơn vị thực hiện)
 Các căn cứ
– Căn cứ pháp lý (các văn bản, 
nhiệm vụ chính trị của đơn vị, 
tổ chức)
– Tình hình (nhiệm vụ liên quan 
đến dự án, hiện trạng (về thiết 
bị, tổ chức con người, quy trình, 
phần mềm, thông tin), yêu cầu)
– Tính cần thiết của dự án
 Mục tiêu, phạm vi
– Mục tiêu dài hạn
– Mục tiêu cụ thể phù hợp với 
mục tiêu dài hạn
 Nội dung
– Mô tả nội dung chức năng 
cần đạt được
– Mô tả các tính năng cần đạt 
được
– Mô tả các hạng mục cần 
thực hiện
 Mô tả hiệu quả dự kiến
– Hiệu quả nghiệp vụ
– Hiệu quả kinh tế - xã hội
 Dự toán sơ bộ và lịch trình 
sơ bộ
 Kết luận : kết luận về lợi ích, 
khả năng thực hiện và kiến nghị 
cấp trên cho triển khai dự án
 Các phụ lục. Làm rõ thêm dự 
án nhưng không để trong dự án 
làm rối
VÍ DỤ ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 
 Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công vịêc tại 
Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh X
 Đơn vị chủ trì: Sở KHĐT tỉnh X
 Các căn cứ
– Căn cứ pháp lý (các văn bản về tổ chức bộ máy và nhiệm vụ chính trị của 
Sở, các văn bản về tin học hoá hành chính nhà nước, nghị quyết của Đại 
hội Đảng bộ cơ quan về tin học hoá, Quyết định của Giám đốc Sở về triển 
khai tin học hoá )
– Tình hình tin học hoá (thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu, 
chính sách)
– Tình hình nghiệp vụ (tần suất công văn, nguyên nhân trì trệ trong hoạt động 
hành chính, xác định )
– Tính cần thiết của dự án: khẳng định hệ thống hiện tại không đáp ứng được 
yêu cầu hiện tại cũng như trong thời gian tới, cần phải tin học hoá
 Mục tiêu và phạm vi
– Mục tiêu dài hạn: cải cách hành chính, tăng cường năng lực quản lý
– Mục tiêu cụ thể: Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công 
việc qua mạng, 
– Phạm vi, chỉ xây dựng phần mềm, áp dụng tại trụ sở của Sở
VÍ DỤ ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
 Nội dung
– Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau 
(quản:.
– Xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản
– Tổ chức lại quy trình thực hiện
– Chuyển giao công nghệ
 Hiệu quả dự kiến
– Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
– Xử lý văn bản dễ dàng: tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ 
sơ xử lý
– Dễ dàng xác nhận trách nhiệm, dễ dàng kiểm soát tiến độ và nội 
dung xử lý
– Xây dựng được nèn nếp làm việc văn minh, công nghiệp
– Giảm được thời gian làm việc để có thể giảm biên chế ??? Thành 
lập được bộ phận dịch vụ mà không phải tăng người
VÍ DỤ ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
 Dự kiến tiến trình triển khai
– Xây dựng đề án khả thi : 2 tháng
– Chọn nhà thầu: 1 tháng
– Thống nhất thiết kế: 1 tháng
– Xây dựng phần mềm: 8 tháng
– Chuyển giao: 1 tuần
– Đưa vào vận hành : 3 tháng thử nghiệm, sau đó đưa vào chính 
thức
 Dự kiến kinh phí (phác thảo – không cần quá chính xác)
– Cơ sở dự toán
– Kinh phí làm phần mềm (giải trình theo phụ lục)
– Kinh phí làm dữ liệu
– Kinh phí mua sắm thêm máy scanner và nâng cấp mạng
– Kinh phí đào tạo
– Kinh phí quản lý (tư vấn, giám sát, nghiệm thu)
– Kinh phí dự phòng (cỡ 10%)
VÍ DỤ ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
 Kết luận
– Không thể không tin học hoá
– Điều kiện đã chính muồi
– Nếu được thực hiện sẽ ..
– Kính đề nghị lãnh đạo Sở xem xét cho triển khai 
 Phụ lục:
– Phụ lục 1. Tình hình triển khai ở một số tỉnh bạn 
và hiệu quả
– Phụ lục 2. Dự toán phần mềm 
– Phụ lục 3. 
2. HỒ SƠ NGHIÊN CỨU (DỰ ÁN) KHẢ THI
 Mục tiêu của nghiên cứu khả thi là chứng minh tính 
khả thi của dự án để thuyết phục người đầu tư hoặc 
lãnh đạo đầu tư triển khai dự án
 Phân biệt dự án khả thi và hồ sơ (tài liệu) nghiên 
cứu khả thi. 
– Hồ sơ nghiên cứu khả thi làm rõ công việc có đáng làm 
hay không và có làm được hay không (khả thi) về các 
phương diện kinh tế, kỹ thuật. Nếu được thì chi phí bao 
nhiêu và lợi ích ra sao. Hồ sơ nghiên cứu khả thi xem căn 
cứ pháp lý, tính cần thiết của dự án, mục tiêu phạm vi là đã 
được nêu và được chấp thuận.
– Dự án khả thi sẽ bao gồm một phần nội dung như ở đề 
cương dự án ví dụ tên, đơn vị chủ trì (đơn vị phối hợp), 
kinh phí, thời hạn, cơ sở pháp lý, tình hình hiện tại, sự cần 
thiết, mục tiêu, phạm vi của dự án và hồ sơ nghiên cứu 
khả thi
CẤU TRÚC HÔ SƠ NGHIÊN CỨU KHẢ THI
 Đặt vấn đề 
 Hiện trạng và yêu cầu
 Một số giải pháp kỹ thuật
– Chức năng
– Giải pháp kiến trúc
– Giải pháp về môi trường
 Đánh giá các giải pháp về 
mặt kỹ thuật và tài chính 
(có thể trình bày đan xen 
trong trình bày giải pháp)
 Lựa chọn giải pháp tối ưu 
đồng thời chỉ ra tính khả 
thi về kỹ thuật
 Tính khả thi về tổ chức 
– Đưa ra phương thức tổ chức 
triển khai thông qua đó thể hiện 
tính khả thi
– Cũng có thể dự kiến lịch trình 
triển khai
 Khả thi về tài chính Khả thi về 
kinh tế (chi phí): 
– Không phải nêu trong hồ sơ vì 
chi phí sẽ được cấp trên hoặc 
đơn vị chủ trì quyết định. Về 
nguyên tắc người lập hồ sơ là 
cung cấp thông tin về chi phí 
chứ không thể quyế định
– Tuy nhiên phải lập dự toán 
 Kết luận
 Phụ lục (nếu cần thiết)
VÍ DỤ
 Đặt vấn đề: ví dụ thực hiện chủ trương đã được Sở 
KHĐT đã xây dựng đề cương dự án “Xây dựng phần mềm” 
và đã được chấp nhận.
 Hiện trạng liên quan đến dự án
– Tổ chức: Sở có n phòng, k cán bộ, làm việc phân tán ở hai 
địa điểm cách nhau 10 km. Văn phòng là đơn vị đầu mối 
trong giao dịch với các tổ chức và cá nhân. Quy trình giải 
quyết công văn và quy trình tiếp nhận các thủ tục hành 
chính
– Hiện trạng tin học hoá: máy móc, mạng, các cơ sở dữ liệu, 
các ứng dụng, công nghệ sử dụng, những người tham gia 
với nghiệp vụ và kỹ năng tin học.
– Mô tả hệ thống dự kiến với các chức năng và tính năng cần 
có. 
VÍ DỤ: Giải pháp khả thi - kỹ thuật
 Các giải pháp kiến trúc: 1.Phân tán ở các trụ sở, 2. tập trung và 
truy cập từ xa, 3. Nửa tập trung: văn bản toàn văn phân tán, 
còn lại tập trung và đồng bộ hoá định kỳ dữ liệu toàn văn 
 Giải pháp chức năng dự kiến: Quản trị các loại văn bản phát 
hành, ghi nhận công văn đến, ghi nhận các yêu cầu thủ tục 
hành chính, tổ chức giải quyết, ghi nhận hồ sơ giải quyết công 
việc. 
 Môi trường: hệ điều hành (LINUX/Windows), Dbsystem 
(MySQL, Posgress, Microsoft SQL, Access, ORACLE), môi 
trường lập trình, môi trường tiếng Việt (8 bít hay UNICODE, 
dựng sẵn hay tổ hợp), Winform/WEBforrm
 Phân tích chọn một tổ hợp giải pháp chẳng hạn nửa tập trung, 
dùng Windows, MS/SQL, tiếng Việt unicode dựng sẵn, .Net, 
WEBform. 
 Trong khi chọn giải pháp đồng thời cũng chứng tỏ tính khả thi 
về mặt kỹ thuật.
VÍ DỤ: Giải pháp khả thi - kỹ thuật (tiếp)
 Kế hoạch tổ chức
– Dự kiến phân công trách 
nhiệm giữa các đơn vị
– Dự kiến thành lập các tổ 
chức, như ban quản lý 
dự án để triển khai dự án
– Kế hoạch lựa chọn đối 
tác (đấu thầu rộng rãi, 
đấu thầu hạn chế, chỉ 
định thầu, tự thực hiện) 
và lý giải lý do
– Phối hợp giữa chủ đầu 
tư, nhà thầu, giám sát
 Dự toán
– Cơ sở dự toán, 
– Chi phí tư vấn, 
– Chi phí thiết kế kỹ thuật và xây 
dựng tổng dự toán, 
– Chi phí phần mềm, 
– Chi phí mua phần cứng, lắp đặt 
– Chi phí giám sát, 
– Chi phí quản lý, 
– Dự phòng
 Kết luận
 Phụ lục
3. TÀI LIỆU YÊU CẦU
 Nếu như đề cương dự án và nghiên cứu khả 
thi để thuyết phục đầu tư thì tài liệu yêu cầu 
nhằm cho người sử dụng và người phát 
triển.
 Mục đích là:
– Xác nhận yêu cầu với khách hàng
– Chuẩn bị cho người phân tích và thiết kế hệ 
thống 
– Làm tài liệu kiểm thử. 
 Tài liệu cần viết theo ngôn ngữ tự nhiên, cố 
gắng sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ
NỘI DUNG TÀI LIỆU YÊU CẦU
 Giới thiệu chung: giới thiệu 
về nhiệm vụ, tổ chức, lịch sử 
phát sinh vấn đề, môi 
trường
 Mục tiêu của dự án
 Các ràng buộc
 Mô tả các chức năng chính 
và tính năng
 Các yêu cầu khác: tần suất 
giao dịch, khối lượng thông 
tin xử lý, người sử dụng 
thông tin, trong trường hợp 
nào
 Đầu ra: xác định các thông 
tin cung cấp cho khách 
hàng, các báo cáo, các tài 
liệu, tương tác với các hệ 
thống khác
 Đầu vào: có thể chưa đầy đủ 
và cần khảo sát thêm
 Anh hưởng: sự thay đổi về 
tổ chức hay nghiệp vụ khi 
triển khai hệ thống
 Nếu viết hồ sơ gọi thầu sẽ 
bổ sung thêm yêu cầu năng 
lực của nhà thầu và các điều 
khoản ràng buộc về bản 
quyền, trách nhiệm, bảo 
hành,,,
TÀI LIỆU YÊU CẦU
 Cần phối hợp với người dùng, không được áp đặt 
các tiêu chuẩn của người làm tin học
 Phải thông báo các ảnh hưởng với người sử dụng 
cuối cùng và thống nhất được các yêu cầu với họ
 Có thể xác định yêu cầu qua phỏng vấn, điều tra, 
xác nhận qua bản mẫu
 Phải làm rất kỹ, tránh để sau này lúc làm phải sửa 
lại yêu cầu, sẽ rất tốn kém
 Ước lượng có thể chưa chính xác, nếu cần ước 
lượng hai vòng
 Nhất thiết phải được sự xác nhận của người dùng
4. DANH SÁCH CÁC RỦI RO 
 Rủi ro là những điều không chắc chắn và sẽ 
gây tổn thất. 
 Mục tiêu là lên một danh sách các rủi ro có 
thể, mức độ ảnh hưởng, dự phòng và giảm 
nhẹ ảnh hưởng.
 Ở giai đoạn xác định này việc xác định các 
rủi ro cũng nhằm mục đích lập được kế 
hoạch tổng thể
No Tên rủi ro Xác xuất
Xảy ra
Mức độ 
ảnh hưởng
Theo dõi Biện pháp 
giảm nhẹ
5. KẾ HOẠCH BAN ĐẦU
 Lập kế hoạch rất khó chính xác, vì vậy có thể lập 
qua nhiều vòng.
 Kế hoạch ở mức khả thi có thể chấp nhận sai số tời 
100%. 
 Giai đoạn kế hoạch bản đầu và làm tài liệu yêu cầu 
cần phải giảm sai số tới mức dưới 50%
 Đến giai đoạn phân tích là lúc ước lượng đã có thể 
thực hiện chính xác hơn, sai số nên ở mức dưới 
25%
 Kế hoạch thực hiện ở mức thiết kế có thể, sai số 
cần đạt mức 10% 
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU - tiếp
 Mục tiêu xác định
 Xây dựng tài liệu nội bộ về kế hoạch ban đầu 
liên quan đến thời gian, chi phí và nhân sự
 Về nhân sự, tạo ra một sự cam kết của các 
thành viên với các vai trò khác nhau.
– Trường ban dự án (chức vụ hành chính)
– Người điều hành dự án
– Các thanh viên của ban dự án
– Các nhóm kỹ thuật trong đó có nhóm trưởng
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU – PHÂN RÃ CÔNG VIỆC
 Dễ ước lượng
 Dễ phân công theo sở trường
 Dễ lập kế hoạch
 Dễ kiểm soát
 Tạo điều kiện suy nghĩ một cách toàn diện
 Phân chia công việc theo cấu trúc phân cấp 
từ trên xuống dưới, cho đến mức thấp nhất.
 Phần mềm MS/Project có một chức năng lập 
kế hoạch rất tiện
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU – PHÂN RÃ CÔNG VIỆC
 Mức độ phân rã:
 Khi đủ rõ ràng
 Đủ biết có thể giao cho 
người thực hiện cụ thể
 Đủ để ước lượng được chi 
phí, thời gian và nhân lực
 Đủ để xác định được thời 
gian biểu
 Với mỗi công việc cần phải chỉ rõ 
– Thời gian
– Nhân lực
– Nỗ lực = Nhân lực x thời gian 
(người .tháng)
Dự án Quản lý văn bản và điều hành 
1. GĐ xác định 2. GĐ phân tích 3.GĐ thiết kế ..
Đề cương Tài liệu yêu cầu Kế hoạch ban đầu ..
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU – PHÂN RÃ CÔNG VIỆC
 Xác định thứ tự logic của 
công việc theo thời gian (sơ 
đồ PERT hoặc tương đương 
bằng biểu đồ Gantt)
 Xác định đường găng 
(critical path)
 Tính giá thành tổng thể của 
dự án
 Lập lịch
 Tài liệu kế hoạch ban đầu
 Giới thiệu nhóm dự án (không 
cần nêu tên) mà chỉ mô tả vị 
trí, vai trò và quan hệ. Viết cả 
dưới dạng sơ đồ tổ chức
 Xác định chế độ review và lập 
báo cáo, xây dựng các mẫu 
tài liệu, xác định đường đi của 
các tài liệu
 Các kết quả chuyển giao và 
yêu cầu
 Bảng phân công công việc 
(tài liệu nội bộ)
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU – PHÂN RÃ CÔNG VIỆC
Stt Tên công việc Thời 
gian
Nhân 
lực
Nỗ 
lực
Chi 
phí
CV cần 
làm trước
6. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NGƯỜI DÙNG
 Đóng vai trò tài liệu dự thầu nếu dự án thuê 
làm phần mềm
 Ở giai đoạn xác định, đề xuất giải pháp mới 
ở mức cho phân tích chứ không phải cho 
phải đề xuất cho thiết kế.
 Lưu ý rằng do chưa hình dung hết tính phức 
tạp nên đề xuất chi phí thường bị tính không 
đủ, thấp hơn thực tế
CẤU TRÚC TÀI LIỆU
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NGƯỜI DÙNG
 Muc tiêu của tài liệu
 Các nội dung chính
– Đơn xin dự thầu, tổng quan 
chung về tài liệu
– Trang bìa và mục lục
– Phạm vi : những vấn đề cần 
giải quyết, những gì không 
nếu dễ gây hiểu lầmnhững 
mục tiêu chính, nhưng người 
tham gia, vai trò của dự án 
trong tổng thể, đánh giá tiến 
triển trong giai đoạn tới
– Tính ưu việt , chứng minh 
khả năng đáp ứng
– Tài chính (kinh phí, phân 
tích, ngân sách và nguồn 
vốn, thời hạn dự tính)
– Kế hoạch : các điểm 
mốc, 
– Các kết quả chuyển giao
– Nghiệm thu thế nào
– Các giải pháp để so 
sánh
– Ràng buộc
– Giải thích thuật ngữ
TÓM TẮT BÀI GIẢNG
Giai đoạn xác định rất quan trọng để mở dự 
án. Có 4 mốc cần đạt được
 Quyết định nên hay không nên đầu tư cho 
dự án
 Xây dựng được yêu cầu và thông qua được 
người dùng
 Lên được kế hoạch ban đầu với sự nhất trí 
của các thành viên trong nhóm dự án
 Tài liệu đề xuất giải pháp được thông qua.
HỎI VÀ ĐÁP
HẾT BÀI 3
CHÚC HỌC TỐT