Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 6: Một số chủ đề liên quan đến phần mềm kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 7/4/2016
1
MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN 
ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƯƠNG 6
Mục tiêu
Trình bày một số chủ đề liên quan:
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT
• Mô hình hoạt động trên PMKT
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
• Phân loại phần mềm kế toán
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
• Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng
2
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
2
Dẫn nhập
3
từ K/T thủ công đến H/T tích hợp
4
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
3
Quan điểm về kế toán máy
5
Kế toán máy không những
làm giảm bớt khối lượng
công việc, tăng tốc độ xử lý,
mà còn giúp công tác kế toán
ngày càng chuyển sang
hướng trình bày và phân tích
thông tin. Tuy nhiên, chương
trình phần mềm kế toán
không thể thay thế con người
trong kế toán.
Thế ào là qua điểm đúng ?
Phần mềm kế toán (PMKT)
6
Công cụ ghi chép, 
Xử lý kế toán phải tuân thủ 
Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc 
Theo bạn, PMKT là?
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
4
7
Chia sẻ kiến thức
Phần mềm kế toán (PMKT)
Vị trí của PMKT trong HTTTKT:
PMKT là một trong các yếu tố cấu thành
nên HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp người
làm kế toán trong việc thực hiện công việc
của mình với công cụ xử lý là máy tính
điện tử trong môi trường quản trị CSDL
thích hợp.
8
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
5
Vị trí của PMKT trong HTTTKT
9
Dữ liệu
kế toán
Thông tin
kế toán
Minh họa
bằng PMKT
Sự phát triển của PMKT
The evolution of accounting software
10
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
6
Sự phát triển của PMKT
11
THE EVOLUTION OF ACCOUNTING SOFTWARE: PAST, PRESENT AND FUTURE
(The Journal of the Global Accounting Alliance)
The evolution of accounting software
12
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
7
13
The evolution of accounting software
Transaction Page (TP)
(1 line/1 screen)
View
Whole Journal (V)
14
The evolution of accounting software
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
8
15
The evolution of accounting software
16
The evolution of accounting software
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
9
17
từ học thuật và N/C đến thực tế
Phân loại PMKT
Accounting software classification
18
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
10
Accounting software classification
By the nature of transaction
>> front office và back office Accounting software
By the type of product
>> packaged or self-developed Accounting software
By the origin of the product
>> Vietnamese or foreign Accounting software
19
Accounting software classification
By the market segment (client company scope)
Foreign Acct Sw Vietnamese Acct Sw
94
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
11
Accounting software classification
Horizontal v.s. Vertical Accounting Software
“Horizontal” for the one-size fits all application
“Vertical” for the industry specific solution
Reference:
-Deshmukh A. (2006) – Book
Digital Accounting: the effect of the Internet and ERP on 
Accounting – page 28
- Francis J. S. – Weblink
Vertical-Accounting-Software-Solutions
21
22
Hệ thống bài học
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
12
A. Mô hình hoạt động của PMKT
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
Người sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình
hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống. Tùy theo đặc điểm của từng
phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ được lưu
trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp
Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn trước; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán
trong công đoạn sau
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo
cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết theo yêu cầu của NSD. Từ đó,
NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho
các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống
phần mềm khác
23
B. Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
Trong doanh nghiệp
Người kế toán viên
Không phải thực thao tác tính toán, ghi sổ thủ công; thông qua quy trình 
hạch toán trên phần mềm, có thể ra được báo cáo chính xác
Kế toán trưởng
Tiết kiệm thời gian trong việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên các báo cáo 
kế toán; cung cấp kịp thời được các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm 
người quản lý yêu cầu
Giám đốc tài chính
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo 
nhiều chiều khác nhau; hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động 
tài chính của doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng
Giám đốc điều hành
Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết 
để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị; tiết kiệm được nhân lực, 
chi phí và làm tăng tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên; gia tăng 
thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư
Ngoài doanh nghiệp
Cơ quan thuế và kiểm toán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán tại các DN
24
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
13
C. Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
Tiêu chuẩn của PMKT
- PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán
- PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với
những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không
ảnh hưởng đến dữ liệu đã có
- PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
- PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
Điều kiện của PMKT
- PMKT trước khi đưa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính
năng kỹ thuật theo các quy định hiện hành về kế toán
- PMKT khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể để giúp
NSD vận hành, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản
- PMKT do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được
bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành
được công việc kế toán của một năm tài chính
25
D. Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN
- Trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học
- Xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế toán trên máy vi tính. VD. quản lý dữ
liệu và sao lưu dữ liệu...
Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn về
nghiệp kế toán và tin học
- Xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch và tổ chức
thực hiện các khâu công việc)
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu (phân quyền truy cập và
thao tác trên hệ thống)
Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
- Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công
ty mẹ...) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần
chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho
thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo.
26
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
14
E. Phân loại phần mềm kế toán
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT front office và back office)
Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), là các phần mềm hỗ
trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và giao hàng cho khách. Một số
phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, các
PMKT front office tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán
hàng và tồn kho. Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị (phía sau văn phòng –
back office accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ và kết xuất
BCTC, BCQT và những phân tích thống kê tài chính.
Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói và tự viết)
PMKT đóng gói được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm
với các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Ưu điểm của
PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai
rẻ. Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên
một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT.
PMKT tự viết là phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh
nghiệp với ưu điểm đáp ứng được yêu cầu đặc thù. Tuy nhiên, với PMKT tự viết
chi sẽ cao, khó cập nhật và nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao khi vận hành. 27
E. Phân loại phần mềm kế toán (tt.)
Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT ngoài nước và trong nước)
PMKT nước ngoài với ưu điểm chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp và công
nghệ hiện đại. Tuy nhiên, giá thành khá cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ có thể gặp khó
khăn. Ngoài ra, khi triển khai PMKT nước ngoài có thể phát sinh các vấn đề về
địa phương hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hướng dẫn, hệ thống kế toán
Việt Nam, yêu cầu về cấu hình hệ thống máy tính. Trong khi đó, các PMKT có
nguồn gốc trong nước có thể có cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với
PMKT nước ngoài. Ưu điểm của PMKT trong nước là giá thành thấp, có thể bảo
hành nhanh chóng và thường phù hợp với môi trường kế toán VN từ ban đầu.
28
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
15
F. Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
Nguồn gốc xuất xứ
Người Sử Dụng (NSD) nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với
xuất xứ rõ ràng >> có lợi trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành
Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng
NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tư phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng 
cảnh báo, tài liệu cho NSD, và khả năng bản địa hóa
Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh
NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện 
hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo
Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật
NSD cần quan tâm đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả
năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng như kiểm tra các lỗi lập
trình trên phần mềm (nếu có)
Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai
NSD nên lưu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần 
mềm khác
Các yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu
Phần mềm nên có khả năng phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã
hóa dữ liệu lưu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; chức
năng sao lưu và khả năng phục hồi dữ liệu
29
G. Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng
Bước 1: Sau khi lựa chọn phần mềm, tiến hành đặt mua
Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính
Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống
- Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ, 
hình thức sổ, pp tính giá xuất kho...)
- Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tư; hàng hóa...
- Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo người dùng phần 
mềm, phân quyền cho người dùng hoặc nhóm người dùng
- Nhập số dư đầu: cho các tài khoản, các đối tượng chi tiết 
khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tư, hàng hóa...
Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh vào phần mềm
Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán (chế độ 
sao lưu và phục hồi dữ liệu)
Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán
30
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
16
31
Luachon_PMKT.pdf
PhanloaiPMKT.pdf
Bài đọc
Bài nghe:
- HowtoselectAcctSoft_audio.mp3
Tóm lại
32
Trình bày một số chủ đề liên quan: 
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT
• Mô hình hoạt động trên PMKT
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT
• Phân loại phần mềm kế toán
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT
• Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
17
Bài tập mô phỏng
33
Phòng kế toán
Phân vai
Thực hành
Bài tập mô phỏng
34
Vũ Quốc Thông 7/4/2016
18
Bài tập mô phỏng
35
- Mỗi nhóm kế toán được giao bộ chứng từ kế toán.
- Các kế toán viên thao tác trên môi trường thực hành.
- Kế toán tổng hợp theo dõi.
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thao tác, bổ sung một số bút toán
cuối kỳ cần thiết, ước tính thuế TNDN và kết xuất bộ báo cáo
tài chính.
* Giảng viên theo dõi, đặt câu hỏi tương tác với từng vị trí kế
toán trong nhóm để đánh giá quá trình thao tác.
* Giảng viên yêu cầu nhóm kết xuất các báo cáo liên quan từ
hệ thống kế toán máy để đánh giá sản phẩm thông tin.