Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 3: Excel.2010 - Lê Hữu Hùng

Excel. 2010 
Chương III: 
BỘ CÔNG THƯƠNG 
TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP TP. HCM 
Chương III. Excel 
2 
Giới thiệu Microsoft Excel 2010 
Thao tác với bảng tính 
Hàm trong Excel 
Chèn các đối tượng vào bảng tính 
Xử lý dữ liệu 
In và định dạng trang in 
Các chức năng khác 
Bài tập Excel 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
I.1 Giới thiệu Microsoft Excel 2010 
3 
 Microsoft Excel là một phần mềm - chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện. 
 Bảng tính Excel bao gồm nhiều Cell được tạo ra giữa cột và hàng. 
 Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán từ thông dụng cho đến phức tạp như các chương trình kế toán bằng Excel. 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
I.2 Khởi động Excel 
B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái 
B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. 
B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. 
Hoặc tại Start -> Run, gõ Excel nhấn Enter 
4 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
I.3 Thoát khỏi chương trình EXCEL 
Thao tác: 
	 Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. 
	Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn file tab v à chọn Exit . 
5 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
Note: Các khái niệm căn bản 
- Workbook : Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet . 
6 
- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng) . 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
7 
workbook 
worksheet 
1048566 
dòng 
16384 
Cột 
Chart sheet 
17.179.869.184 
cell 
Cấu trúc của bảng tính 
I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
- Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. 
- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. 
8 
Note: Các khái niệm căn bản 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel  
9 
Title bar 
Quick Access Toolbar 
Group Ribbon 
Name box 
Formula bar 
Sheet Tab 
Status Bar 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel 
Tuỳ chỉnh Quick Access Toolbar 
	 Là thanh công cụ cho phép truy cập nhanh các chức năng thường sử dụng có thể tuỳ chọn sắp xếp các chức năng này . 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
10 
I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel 
11 
Home 
Insert 
Page layout 
Formulas 
Data 
Review 
View 
Add-in 
Developer 
Và tuỳ theo từng đối tượng sẽ xuất hiện các Tab ngữ cảnh theo từng đối tượng đó 
Ribbon gồm các tab sau: 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II. Thao tác với bảng tínhII.1 Các thao tác với tập tin 
II.1.1 Lưu tập tin 
- Chọn lệnh file\ save hoặc Ctrl + S 
- Hoặc nhấn lệnh save trên thanh quick access Toolbar xuất hiện hộp thoại 
Mục File name: gõ vào tên tập tin 
Mục Save in: chọn ổ đĩa và Folder muốn lưu tập tin\ nhấn nút save để lưu tập tin 
Chọn đuôi mở rộng *.xlsx 
Save as types: 
12 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.1 Các thao tác với tập tin 
II.1.2:Tạo tập tin mới 
	 - Chọn File tab\ New\ Blank Document 
	 - click	 trên thanh quick access toolbar	 (Ctrl + N) 
II.1.3: Mở tập tin có sẵn 
	- Chọn lệnh File\ Open hoặc Ctrl + O 
	- Mục look in: chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung của tập tin được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới. Kích đúp chuột vào tập tin muốn mở. 
13 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.2 T hiết lập các thông số cho môi trường làm việc 
- Để khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu trong Excel. Ta phải khai báo các thông số qui ước cho hệ điều hành thao tác như sau: 
Vào Start Control Panel Region and Language Xuất hiện hộp thoại Chọn Additional Setting để thêm các định dạng 
Xuất hiện hộp thoại Customize Format 
14 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.2 T hiết lập các thông số cho môi trường làm việc(tt) 
	Sau khi khai báo các thông số của hệ điều hành tại màn hình Excel chọn Tab File chọn Options xuất hiện hộp thoại Options chọn Tab General thiết lập các thông số cần thiết sau: 
Standard Font: Chọn Font, Size chữ mặc định 
 Default file Location: chọn vị trí mặc định khi mở hoặc lưu tập tin EXCEL 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
15 
II.3 Thao tác nhập liệu 
II.3.1 Di chuyển trong bảng tính 
	 Bạn có thể dùng chuột, các phím tab và ­ nhóm phím mũi tên, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt để di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
16 
II.3 Thao tác nhập liệu 
II.3.2 Nhập liệu dữ liệu 
Muốn nhập liệu vào Cell nào thì di chuyển con trỏ đến Cell đó 
Kết thúc nhập liệu bằng phín Enter 
Nếu Cell đã có nội dung thì sẽ bị thay bằng nội dung mới 
Nhấn Phím chức năng F2 để hiệu chỉnh nội dung trong 1 Cell 
Ngắt dòng trong 1 Cell dùng tổ hợp phím Alt + Enter 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
17 
II.3 Thao tác nhập liệu 
II.3.3 Các kiểu dữ liệu 
Kiểu Chuỗi, ký tự (Text): khi nhập mặc định kiểu dữ liệu sẽ canh trái trong Cell 
Kiểu số (Number): khi nhập mặc định kiểu dữ liệu số canh bên phải của Cell 
Kiểu công thức (formula): là một biểu thức toán học, bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu + bao gồm các dữ liệu số, chuỗi, toán tử và hàm 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
18 
II.3 Thao tác nhập liệu 
	Nếu dữ liệu kiểu số hoặc công thức mà có ký tự canh biên(') thì Excel sẽ xem tất cả là dữ liệu kiểu chuỗi 
	Nếu khi nhập các dạng dữ liệu ngày, giờ hoặc số không đúng với định dạng đã khai báo thì excel không nhận diện được sẽ tự động chuyển sang dữ liệu kiểu chuỗi. 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
19 
II.4 Khối dữ liệu và phạm vi thao tác 
II.4.1 Khái niệm khối 
- Khối là 1 Cell hoặc nhiều Cell liên tục 
- Địa chỉ khối được xác định bằng: 
: 
VD: Khối dự liệu B2: E7 là gồm tất cả các Cell từ B2 đến E7 . 
Cách chọn khối 
+ Chọn một Cell	+ Chọn một cột 
+ Chọn một khối	+ Chọn một hàng 
- Ngoài ra có thể dùng Phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối. 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
20 
II.4 Khối dữ liệu và phạm vi thao tác 
II.4.2 Khái niệm phạm vi 
- Gồm 1 khối hoặc nhiều khối. 
- Cách chọn phạm vi nhiều khối: 
Dùng chuột quét khối đầu tiên, bấm giữ phím Ctrl rồi quét chọn các khối khác 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
21 
II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu 
II.5.1 Sửa dữ liệu 
- Gồm hai cách: 
Cách 1: nhấp đôi chuột tại Cell cần sửa để sửa sửa xong ấn Enter 
Cách 2: đặt dấu nháy tại Cell cần sửa rồi ấn phím chức năng F2 để sửa xong nhấn Enter. 
22 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.5.2 Xoá dữ liệu gồm hai cách 
	- Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá nhấm phím Delete ( chỉ xoá nội dung) 
	- Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá chọn Tab Home chọn Editing Clear 
Clear All: Xoá tất cả nội dung và định dạng + Chú thích 
Clear Formats: Chỉ xoá định dạng 
Clear Contents: Chỉ xoá nội dung 
Clear Comments: Chỉ xoá chú thích 
Clear Hypelinks: Chỉ xoá các liên kết 
23 
II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.5.3 Sao chép dữ liệu 
	- Cách 1: dùng chuột quét Chọn dữ liệu cần sao chép, nhấn và giữ phím Ctrl di chuyển chuột tới nơi cần sao chép ( di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi ). 
	- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu Home Clipboard Copy( Ctrl + C) sau đó đưa con trỏ đến vị trí đích, Chọn Tab Home Group Clipboard Paste( Ctrl + V ). 
	Ngoài ra sử dụng nút Handle để sao chép cho các Cell liền kề theo 4 hướng . 
24 
II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.5.4 Di chuyển dữ liệu 
	- Cách 1: chọn dữ liệu cần sao chép dùng chuột di chuyển tới vị trí cần (di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi ). 
	- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu Home Clipboard Cut(Ctrl + X) sau đó đưa con trỏ đến vị trí đích, Chọn Tab Home Group Clipboard Paste( Ctrl + V ). 
25 
II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.6 Lập công thức Excel 
II.6.1 Khái niệm công thức 
	- Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới. 
	- Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm . 
26 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
Microsoft Excel 2010 
10:01 PM 
II.6 Lập công thức Excel 
II.6.1 Khái niệm công thức 
- Các toán tử trong công thức 
- Thứ tự ưu tiên của các toán tử 
27 
Toán tử 
Chức năng 
Ví dụ 
Kết quả 
+ 
Cộng 
=3+3 
3 cộng 3 là 6 
- 
Trừ 
=45-4 
45 trừ 4 còn 41 
* 
Nhân 
=150*.05 
150 nhân 0.50 thành 7.5 
/ 
Chia 
=3/3 
3 chia 3 là 1 
^ 
Lũy thừa 
=2^4 =16^(1/4) 
2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2 
& 
Nối chuỗi 
=”Lê” & “Thanh” 
Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh” 
= 
Bằng 
=A1=B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE 
> 
Lớn hơn 
=A1>B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE 
< 
Nhỏ hơn 
=A1<B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE 
>= 
Lớn hơn hoặc bằng 
=A1>=B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE 
<= 
Nhỏ hơn hoặc bằng 
=A1<=B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE 
Khác 
=A1B1 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE 
, 
Dấu cách các tham chiếu 
=Sum(A1,B1) 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 
: 
Tham chiếu mãng 
=Sum(A1:B1) 
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 
khoảng trắng 
Trả về các ô giao giữa 2 vùng 
=B1:B6 A3:D3 
Trả về giá trị của ô 
Toán tử 
Mô tả 
Ưu tiên 
: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) 
Toán tử tham chiếu 
1 
– 
Số âm (ví dụ –1) 
2 
% 
Phần trăm 
3 
^ 
Lũy thừa 
4 
* và / 
Nhân và chia 
5 
+ và – 
Cộng và trừ 
6 
& 
Nối chuỗi 
7 
=, , =, 
So sánh 
8 
28 
II.6.2 Các loại địa chỉ Cell (khối) 
- Địa chỉ tương đối: 	 A1 * B1 
- Địa chỉ tuyệt đối : 	 $ A $ 1 * $ B $ 1 
- Địa chỉ hỗn hợp :	 $ A1 * B $ 1 
Thao tác đặt tên khối: 
	 - Cách 1: Quét khối vùng địa chỉ muốn đặt tên gõ tên khối vào hộp NameBox( trên thanh công thức) 
	- Cách 2: Để quản lý tên các khối đã đặt vào Formulas chọn nhóm Defined Names Name Manager xuất hiện hộp hội thoại 
II.6 Lập công thức Excel 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.6.3 Cách lập công thức 
- Công thức bắt đầu bằng dấu = 
- Sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. 
- Nên tránh nhập trực tiếp các giá trị, con số vào công thức mà nên dùng đến tham chiếu. 
- Nếu trong công thức có sử dụng tên khối có thể nhấn F3 để chèn tên khối. 
- Khi đưa các tham số vào công thức là chuỗi thì bắt buộc phải đặt trong dấu “ ” 
29 
II.6 Lập công thức Excel 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
30 
Lỗi 
Giải thích 
#DIV/0! 
Trong công thức có phép chia cho 0(Zero) hoặc chia cho rỗng 
#NAME? 
Đánh sai tên hàm, hay tham chiếu hoặc thiếu dấu nháy 
#N/A 
Côn g thực tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả 
#NULL? 
Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của hai vùng mà hai vùng này không có phần chung nên phần giao nhau rỗng 
#NUM! 
Vấn đề đối với giá trị, nhần số âm trong khi đúng phải là giá trị dương 
#REF! 
Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xoá 
#VALUE! 
Công thức tính toán có chứa dữ liệu không đúng 
II.6.4 Các lỗi hay gặp trong công thức 
II.6 Lập công thức Excel 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.7 Định dạng dữ liệu 
 Sử dụng các lệnh trong Tab Home để định dạng. Có các Group sau : 
 Khi cần định dạng phức tạp hơn ta quét khối dữ liệu cần định dạng Click chuột phải chọn Format Cells Xuất hiện hộp thoại Format Cells Gồm các Tab sau: 
31 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row , Column , sheet)  
Chèn Ô, cột, dòng, sheet 
Chọn Tab Home Nhóm Cell Lệnh Insert 
Shift Cells Right: chèn 1 ô đẩy 1 ô cùng hàng sang phải. 
Shift cells Down: Chèn 1 ô đẩy các ô cùng cột xuống phía dưới. 
Entire Row: chèn một hàng vào vị trí hiện tại. 
Entire Column: Chèn thêm một cột vào vị trí hiện tại. 
Ngoài ra có thể click chuột vào vị trí cần chèn Insert 
32 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
- Xoá Ô, cột, Dòng, Sheet : Chọn Tab Home Cells lệnh Delete 
Shift Cells Left: Xoá ô kéo các ô cùng hàng sang trái 
Shift Cells Up: Xoá một Ô, kéo các ô cùng cột ở phía dưới lên 
Entire Row: Xoá một hàng ở vị trí hiện tại 
Entire Column: Xoá cột ở vị trí hiện tại 
- Ngoài ra có thể Click chuột tại vị trí cần xoá Delete 
33 
II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row , Column , sheet)  
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
Ẩn Cột, Dòng, Sheet : chọn 1 trong các cách sau 
- Cách 1: 
Chọn Tab Home Cells Format Hide & UnHide 
- Cách 2: 
Kích Chuột trên thanh tiêu đề hàng\ Cột chọn lệnh Hide/ UnHide 
Đổi tên Sheet, Màu Tab Sheet, sao chép, di chuyển Sheet 
Chọn Tab Home Cells Format Rename sheet, Move or Copy sheet, Tab Color 
34 
II.8 Hiệu chỉnh bảng tính( cell, Row , Column , sheet)  
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
III.1 Khái Niệm Hàm 
Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp 
Dạng Tổng Quát : 
( Tham số 1 , Tham số 2 , ) 
Tên hàm: là tên quy ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường 
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu “,” hoặc “;” tuỳ theo khai báo trong môi trường của hệ điều hành. 
35 
III. Hàm Trong Excel  
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
III.1 Khái Niệm Hàm (tt) 
- Cách Nhập Hàm: chọn một trong những cách sau 
	 - Cách 1: 
Chọn Tab Fomulas Function Library lệnh Insert Function hoặc chọn hàm trong nhóm hàm tương tự 
	 - Cách 2 : 
Gõ trực tiếp hàm từ bàn phím. 
36 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
III.2.1 Nhóm Hàm toán học & lượng giác ( Math & Trig) 
INT ( Number ) 
	Công dụng: làm tròn số Number đến số nguyên gần nhất. 
	Ví dụ :	 = INT (5.9) kết quả trả về 5 
	 = INT (- 4.3) kết quả trả về - 5 
37 
III.2 Các Hàm Thông Dụng 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
Hàm MOD ( Number , Divisor ) 
	Công dụng: trả về số dư của phép chia số nguyên ( Number) cho số bị chia (Divisor) 
Ví Dụ: 
	= Mod(7,3) kết quả trả về là 1 
38 
III.2 Các Hàm Thông Dụng 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
Hàm Round ( Number , Num_Digits ) 
	Công dụng: làm tròn số ( Number) Đến vị trí xác định bởi (Num_Digits ). 
Nếu Num_ Digits là s ... c trích sang một vùng khác . 
113 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.2 Trích lọc dữ liệu: 
- List range: Chọn vùng địa chỉ của bảng dữ liệu cần lọc. 
 - Criteria range: Địa chỉ bảng điều kiện đã tạo trước đó (cách xác định tương tự List range). 
- Copy to: Mục này chỉ xuất hiện khi ở mục Action chọn “Copy to another location”. Xác định địa chỉ của một ô bất kỳ ngoài vùng trống dự kiến sẽ chứa kết quả. 
- Unique records only: Nhấp tích chuột vào nếu không muốn lọc lấy dữ liệu trùng điều kiện (Nếu có nhiều dòng dữ liệu trùng điều kiện thì chỉ lấy 1 dòng). 
114 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V. 3 Tạo Tổng Cấp Dưới( Subtotals) 
- Lệnh dùng để nhóm dữ liệu theo từng nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng con - Subtotals) và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal). 
Các bước thực hiện: 
Bước 1: Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm khoá) 
Bước 2: Quét chọn vùng CSDL, vào tab Data nhóm Outline lệnh Subtotat, xuất hiện hộp thoại sau: 
115 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V. 3 Tạo Tổng Cấp Dưới( Subtotals) 
At each change in: Chọn trường làm khoá để sắp xếp 
Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê 
Add SubTotal to: Đánh dấu vào những cột cần thống kê giá trị 
Replace current Subtotals: Thay các hàng Subtotal tạo trước 
Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm dữ liệu. 
Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía dưới các nhóm dữ liệu. 
116 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V. 3 Tạo Tổng Cấp Dưới( Subtotals) 
Và cuối cùng chúng ta có kết quả như sau: 
117 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.4 Tạo dữ liệu tổng hợp từ các dữ liệu chi tiết (Consolidate) 
Được sử dụng để tạo dữ liệu tổng hợp từ những dữ liệu chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc nhiều tập tin bảng tính khác nhau). 
Nếu dữ liệu chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì dữ liệu tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự như các dữ liệu chi tiết và mỗi bản ghi của dữ liệu tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các bản ghi trong các dữ liệu chi tiết. 
Nếu các dữ liệu chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường ngoài cùng bên trái để làm khoá. Lúc đó dữ liệu tổng hợp sẽ có dạng gộp các dữ liệu chi tiết theo qui tắc: 
Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp theo hàm người dùng chọn. 
Các trường không trùng tên sẽ được ghép nối. 
118 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.4 Tạo dữ liệu tổng hợp từ các dữ liệu chi tiết (Consolidate) 
Các bước thực hiện 
Bước 1: Chuẩn bị các bảng dữ liệu chi tiết 
Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí sẽ chứa kết quả tổng hợp. 
Vào tab Data nhóm Data Tools lệnh Consolidate xuất hiện hộp thoại sau : 
119 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.4 Tạo dữ liệu tổng hợp từ các dữ liệu chi tiết (Consolidate) 
Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp . 
Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và ấn nút Add lần lượt địa chỉ các bảng dữ liệu chi tiết cần tổng hợp. 
Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp. 
Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp. 
Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. 
120 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation ) 
Khi xây dựng bảng tính trong Excel, một số trường hợp yêu cầu nhập liệu là những giá trị chỉ có thể là số nguyên giới hạn, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách có sẵn, hoặc chuỗi có độ dài nhất định, 
Làm sao để Excel biết được dữ liệu do người dùng nhập vào đó có đúng yêu cầu? Làm sao để Excel có thể thông báo lỗi và cảnh báo co người dùng biết họ cần phải nhập giá trị gì tại ô xác định. 
Tất cả các yêu cầu đó sẽ được thực hiện thông chức năng Data Validation của Excel . 
121 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation) 
Các bước thực hiện: 
Bước 1: Quét chọn các ô trên bảng tính muốn Excel kiểm tra việc nhập liệu. 
Bước 2: Vào tab Data nhóm Data Tools lệnh Data Validation xuất hiện hộp thoại sau: 
122 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation) 
Tab Settings: cài đặt điều kiện nhập liệu (Validation criteria) 
Hộp Allow: chọn một trong các định dạng điều kiện. Có các dạng sau: 
Any value: dạng mặc định, cho phép nhập bất cứ giá trị gì vào ô. 
Whole number: chỉ cho phép nhập giá trị là số nguyên trong khoảng theo điều kiện so sánh tương ứng trong Data. 
Decimal: chỉ cho phép nhập giá trị là số nguyên hoặc số thập phân trong khoảng theo điều kiện so sánh tương ứng trong Data. 
List: chỉ cho phép nhập giá trị có tồn tại trong một danh sách cho trước. 
123 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation) 
Tab Settings: cài đặt điều kiện nhập liệu (Validation criteria) 
Hộp Allow: chọn một trong các định dạng điều kiện. Có các dạng sau: 
Date: chỉ cho phép nhập giá trị ở dạng ngày tháng năm trong khoảng theo điều kiện so sánh tương ứng trong Data. 
Time: chỉ cho phép nhập giá trị ở dạng giờ phút giây trong khoảng theo điều kiện so sánh tương ứng trong Data. 
Text length: chỉ cho phép nhập vào chuỗi có chiều dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả khoảng trắng và dấu). 
Custom: cho phép người dùng tự thiết lập định dạng của dữ liệu được phép nhập. 
124 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation) 
Thẻ Input Message: Hiển thị thông báo yêu cầu khi nhập liệu 
125 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
V.5 Kiểm tra nhập liệu (Data validation) 
Tab Error Alert: Hiển thị thông báo lỗi khi nhập không đúng dữ liệu được yêu cầu. 
126 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI. IN VÀ ĐỊNH DẠNG TRANG IN 
VI.1 Định dạng trang in 
Để điều chỉnh các thông số thiết lập cho trang in ta vào tab File Print Page Setup : 
127 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Page: chọn hướng in và khổ in 
Orientation: T hay đổi kiểu in 
Portrait: Định dạng kiểu in đứng 
Landscape: Định dạng kiểu in ngang 
Paper size: Chọn khổ giấy in 
128 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Margins: Định dạng lề trang 
Top: Lề trên	 
Left: Lề trái 
Bottom: Lề dưới	 
Right: Lề phải 
Header: Tiêu đề trên 
Footer: Tiêu đề dưới 
Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang (Horizontally) hay theo chiều dọc (Vertically) 
129 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
130 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Header/Footer: tạo tiêu đề đầu (Header) và chân (Footer) 	 trang in. 
Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang in 
Custom Footer: tạo tiêu đề chân trang in.	 
131 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Sheet: chọn vùng in 
Print area: xác định vùng in 
Rows to repeat at top: chọn các dòng cần in lặp lại ở đầu mỗi trang. 
Columns to repeat at left: chọn các cột cần in lặp lại bên trái mỗi trang. 
Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới . 
Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự d ò ng . 
Black and white: Chỉ in trắng đen . 
Draft quality: Chế độ in lợt 
132 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Sheet: chọn vùng in 
Comments: In chú thích (None: Không in; At end of sheet: In chú thích ở cuối trang; As displayed on sheet: In như đang hiển thị trên sheet) 
Cell errors as: Chỉ định in các ô bị lỗi (Displayed: In như hiển thị lỗi ; Blank: Để trống; -- Thay các ô lỗi bằng dấu gạch; #N/A: Các ô bị lỗi th ì in chữ #N/A) 
Page order: Chỉ định thứ tự in các trang 
Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải 
Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống 
133 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.1 Định dạng trang in 
Thẻ Sheet: chọn vùng in 
Comments: In chú thích (None: Không in; At end of sheet: In chú thích ở cuối trang; As displayed on sheet: In như đang hiển thị trên sheet) 
Cell errors as: Chỉ định in các ô bị lỗi (Displayed: In như hiển thị lỗi ; Blank: Để trống; -- Thay các ô lỗi bằng dấu gạch; #N/A: Các ô bị lỗi th ì in chữ #N/A) 
Page order: Chỉ định thứ tự in các trang 
Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải 
Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống 
134 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.2 Các chế độ hiển thị trang in trong Excel 
MS Excel 20 10 hỗ trợ 5 kiểu xem Workbook : 
Normal: Đây là chế độ hiển thị thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán, và là chế độ mặc định của Excel. 
Page Layout : xem theo dạng phân trang in. 
Page Break Preview: Hiển thị bảng tính với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang. 
Custom Views: cài đặt chế độ xem theo ý người dùng. 
Full Screen : xem toàn màn hình. Nhấn phím esc để trở về bình thường. 
135 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.3 In bản tính 
Chọn tab File Print lệnh Print (như hình bên dưới ) 
136 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.3 In bản tính 
Name: Chọn tên máy in 
Print range: chọn các trang cần in . 
All để in hết tất cả các trang . 
Page(s) để in từ trang (From)...đến trang(To)... 
Number of copies: Số bản in của mỗi trang 
137 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VI.3 In bản tính 
Print what: 
Selection : In các ô và đối tượng đang chọn . 
Active Sheet(s) : I n sheet hiện hành . 
Entire workbook : In tất cả các sheet . 
List : C hỉ in danh sách được chọn trên sheet . 
138 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC 
VII.1 Thiết lập Freeze Panes 
Thiết lập vùng cố định trên bảng tính khi lăn các thanh cuộn (Scroll Bar). 
Bước 1: chọn vị trí góc đánh dấu sẽ cố định (bắt đầu từ dòng phía trên và cột bên trái của ô được chọn sẽ được cố định). 
Bước 2: chọn tab View nhóm Window lệnh Freeze Panes 
139 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.1 Thiết lập Freeze Panes 
140 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.1 Thiết lập Freeze Panes 
- Freeze Panes: thiết lập cố định tại vị trí đã chọn trong bước 1. 
- Freeze Top Row: cố định dòng đầu. 
 Freeze First Column: cố định cột đầu. 
- Lưu ý: Mỗi bảng tính (sheet) chỉ có 1 vị trí Freeze Panes. Muốn bỏ hay thay đổi sang vị trí khác ta chọn tab View nhóm Window lệnh Unfreeze Panes . 
141 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.2 Kiểm tra đánh giá công thức 
- Trong quá trình lập công thức tính toán với bảng tính đặc biệt là các công thức phức tạp có nhiều phép toán cũng như sử dụng nhiều hàm. Do đó nếu cần kiểm tra việc thực hiện tính toán của Excel trong những công thức như vậy có đúng với ý đồ người dùng hay không một cách thủ công sẽ rất phức tạp. Nhưng với chức năng kiểm tra đánh giá công thức của Excel (Evaluate Formula) việc đó sẽ đơn giản hơn rất nhiều. 
Thao tác thực hiện: 
Chọn công thức cần kiểm tra, đánh giá. 
Chọn tab Formulas nhóm Formula Auditing lệnh Evaluate Formula: 
142 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.2 Kiểm tra đánh giá công thức 
Thao tác thực hiện: 
Chọn công thức cần kiểm tra, đánh giá. 
Chọn tab Formulas nhóm Formula Auditing lệnh Evaluate Formula: 
143 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Sao chép đặc biệt 
Trong quá trình sao chép, đôi khi chúng ta chỉ cần sao chép một số chọn lọc nào đó mà không phải là toàn bộ nội dung gốc. Khi đó thay vì dùng lệnh Paste ta sẽ sử dụng lệnh Paste Special... 
Các bước thực hiện: 
Bước 1: chọn vùng cần sao chép, ra lệnh Copy 
Bước 2: chọn vị trí cần sao chép đến, chọn tab Home nhóm Clipboard lệnh Paste Paste Special  
144 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Sao chép đặc biệt 
145 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Sao chép đặc biệt 
146 
Tùy chọn dán 
Ý nghĩa 
All 
Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn 
Formulas 
Dán giá trị và công thức, không định dạng 
Values 
Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng 
Formats 
Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức 
Comments 
Chỉ dán vào chú thích, bỏ qua tất cả giá trị và công thức 
Validation 
Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích 
All except borders 
Dán vào mọi thứ chỉ loại bỏ khung viền 
Columns widths 
Chỉ dán vào thông tin quy định độ rộng cột 
Formulas and number formats 
Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ 
Values and number formats 
Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Sao chép đặc biệt 
147 
 Tính toán 
Ý nghĩa 
None 
Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào 
Add 
Công các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng của vùng đích 
Subtract 
Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn 
Multiply 
Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn 
Divide 
Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn 
Skip blanks 
Không dán đè ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích 
Transpose 
Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại 
Paste Link 
Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting ) 
Conditional Formatting là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô hay nhiều ô trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức. 
Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100. Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô đó. Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc định (default formatting). 
Định dạng theo điều kiện khi áp dụng vào các ô (cell) nó sẽ đè lên các định dạng thông thường của ô về màu sắc, kiểu thể hiện văn bản và số Tuy nhiên nếu chúng ta xoá bỏ định dạng theo điều kiện của các ô thì định dạng đã có trước kia của các ô này sẽ được phục hồi. 
148 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Bảo vệ bảng tính 
Conditional Formatting là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng choTrong quá trình làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta cần phải bảo vệ an toàn cho các công thức, dữ liệu, định dạng, cấu trúc của bảng tính, mà không muốn người dùng khác có thể xem, thay đổi hay xóa được. 
Chức năng bảo vệ bảng tính (Protect Sheet) của Excel sẽ giúp thực hiện các đòi hỏi đó một cách linh hoạt. 
Các bước thực hiện: 
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính. 
Bước 1: Đánh dấu các ô dữ liệu và ô công thức trên bảng tính cần được bảo vệ hay che dấu công thức (nếu là ô công thức). (Xem mục 2.7 – Thẻ Protection). 
Bước 2: Vào Tab File Info Protect Workbook Protect Current Sheet 
149 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Bảo vệ bảng tính 
150 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010 
VII.3 Bảo vệ bảng tính 
Bước 3: Nhập vào Password bảo vệ (nếu cần). 
Bước 4: Chọn các tác vụ cho phép người dùng được thực hiện đối với bảng tính 
Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất, ngay lập tức Excel sẽ thực thi chức năng bảo vệ bảng tính. 
151 
10:01 PM 
Microsoft Excel 2010