Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Chương 13: Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
v 1.1 - 04/2013
Quản trị Cơ sở dữ liệu 
trong Excel
1
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Nội dung
2
1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu
2. Tạo lập Cơ sở dữ liệu
3. Quản trị Cơ sở dữ liệu
3.1. Data Form
3.2. Sort
3.3. Filter
3.4. Data Validation
3.5. Consolidation
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Khái niệm Cơ sở dữ liệu
3
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (1/3)
4
• Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ 
trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống 
chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều 
người sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau
• Danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ 
nhân viên
• Thực thể (Entity) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà 
quản lý muốn lưu trữ thông tin
• Khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, máy móc, hợp đồng,...
• Thực thể khác hàng sẽ bao gồm tất cả các khách hàng của một doanh 
nghiệp cụ thể
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (2/3)
• Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là 
một thể hiện của thực thể đó
• Khách hàng Nguyễn Văn An, nhân viên Nguyễn Thu Hồng,...
• Trong hệ quản trị CSDL, gọi là bản ghi
• Thuộc tính (Attribute) là các đặc điểm, đặc trưng riêng của thực 
thể
• Thực thể Sinh viên có các thuộc tính như : Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, 
Ngày sinh, Địa chỉ,...
• Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ các 
thuộc tính
5
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (3/3)
• Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là tập hợp các CSDL có 
liên quan với nhau tạo thành một hệ CSDL
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là 
một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, 
duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.
• Foxpro, Acces, SQL Server, MySQL
• Chức năng chính :
• Tạo lập cơ sở dữ liệu
• Cập nhật dữ liệu
• Xử lý và tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu
6
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu trong Excel
• Cơ sở dữ liệu trong Excel còn được gọi là danh sách (List) hay 
bảng dữ liệu (Data Table)
• CSDL trong Excel là một bảng dữ liệu (Data Table) hai chiều 
gồm các hàng và các cột dữ liệu
• Mỗi dòng trong bảng được gọi là một bản ghi (record) ghi giá trị của các 
thuộc tính về một thực thể
• Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường (field) ghi giá trị của một thuộc 
tính của tất cả các thực thể
• Excel thu hẹp khái niệm cơ sở dữ liệu về chỉ với một bảng 
(worksheet)
7
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Ví dụ
8
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Tạo lập Cơ sở dữ liệu
9
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Thiết kê cấu trúc bảng
10
• Trước khi thao tác trên Excel cần xác định cấu trúc bảng
• Cấu trúc bảng bao gồm:
• Ví dụ : quản lý bán hàng
BAN HANG
• Tên bảng
• Các trường
• Độ rộng trường
• Kiểu dữ liệu của trường
Số hiệu Number 5
Tên hàng Character 20
Đơn vị tính Character 6
Đơn giá Number 10
Số lượng Number 10
Thành tiền Number 12
Ngày bán Date 10
Người bán Character 20
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Tạo lập CSDL
• Bước 1 : Nhập các tên trường vào dòng đầu tiên
• Header Row
• Bước 2 : Hiệu chỉnh kích thước cột và định dạng dữ liệu
• Bước 3 : Nhập các bản ghi vào sau header row
• Bước 4 : Đặt tên cơ sở dữ liệu hoặc Chuyển thành bảng CSDL
• Ribbon Formulas > Define Name
11
Nhập tên CSDL vào đây
Chọn vùng CSDL sẵn
hay nhập vào đây
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Chuyển thành bảng CSDL
12
Chọn một ô bất kỳ bên 
trong vùng CSDL đã nhập
Vùng CSDL được tự động 
chọnVùng CSDL có bao gồm 
dòng tiêu đề cột ?
Bấm OK để hoàn tất
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Chuyển thành bảng CSDL
13
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Sửa đổi CSDL
• Thêm bản ghi
• Chèn dòng vào trước dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Chèn dòng vào sau dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Xoá bản ghi
• Xoá hàng
• Thêm trường
• Chèn trường vào trước trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Chèn trường vào sau trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Excel tự động mở rộng vùng CSDL
14
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Định nghĩa lại vùng CSDL
15
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Data Form - mẫu nhập liệu
16
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - cài đặt
17
Vào File > 
Options
2. Tạo Group 
mới trong 
ribbon Data 
và đổi tên
1
2
3
3. Có hai 
cách : Chọn 
Form rồi bấm 
Add hoặc bấm 
giữ chuột và 
kéo sang
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form
18
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form
19
New - tạo bản ghi mới
Delete - xoá bản ghi hiện tại
Find Pre - chuyển đến bản 
ghi trước
Find Next - chuyển đến bản 
ghi sau
Criteria - lập tiêu chuẩn lọc
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - New
20
Nhập dữ liệu vào 
các ô trống
New - tiếp tục 
tạo bản ghi mới
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - Criteria
21
Nhập điều kiện lọc 
vào các ô trống
Find Prev - tìm 
bản ghi trước phù 
hợp điều kiện
Ví dụ : đây là điều 
kiện bằng
Find Next - tìm 
bản ghi sau phù 
hợp điều kiện
Form - bỏ lọc
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - Criteria
22
Sau khi bấm Find Next, kết quả :
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Sort - sắp xếp dữ liệu
23
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Sort
24
1
2
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Sort
25
Thêm một điều kiện 
sắp xếp mới
Bấm OK để thực 
hiện sắp xếp
Xoá một điều kiện 
sắp xếp
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Filter - lọc bản ghi
26
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Filter
27
1
2
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Filter - trường số
28
Lựa chọn phép so 
sánh
Lựa chọn hoặc 
nhập giá trị cần 
so sánh
Chọn AND hoặc 
OR cho hai biểu 
thức so sánh
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Filter - trường văn bản
29
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Criteria Table - bảng tiêu chuẩn
• Bảng tiêu chuẩn là một vùng gồm ít nhất hai hàng. Hàng trên 
để ghi tên các trường của CSDL và các hàng dưới để ghi các 
điều kiện tiêu chuẩn tìm kiếm ứng với tên trường phía trên nó
30
• Nếu điều kiện ghi trên cùng một 
hàng thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các 
điều kiện đó từ trái qua phải theo 
phép AND
• Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột 
thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều 
kiện đó từ trên xuống theo phép OR
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Advanced Filter
31
1
2
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Dùng kết quả của công thức
32
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Toán tử so sánh và ký tự thay thế
33
Ký hiệu Giải thích và ví dụ
= Bằng
 Khác
> Lớn hơn
< Nhỏ hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
*
Đại diện cho nhiều ký tự trước và sau khí tự kèm theo
Ví dụ : *east thì các từ “Northeast”, “Southeast” thoả điều kiện
?
Đại diện cho ký tự tại vị trí đặt nó
Ví dụ : sm?th thì từ “smith”, “smyth” thoả điều kiện
~
Huỷ chức năng của các ký tự thay thế
Ví dụ : Fulbright~? thì từ Fulbright? thoả điều kiện
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Data Validation
34
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Kiểm soát nhập liệu
35
• Chức năng Data Validation giúp người sử dụng nhập chính xác 
dữ liệu vào bảng tính
• Kiểm tra dữ liệu, giá trị nhập vào một ô nào đó và cảnh báo người dùng khi 
nhập sai
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Validation
36
Chọn kiểu 
dữ liệu
Chọn kiểu 
ràng buộc 
cho dữ liệu Nhập tiêu 
đề và nội 
dung thông 
điệp
Thông điệp 
xuất hiện 
khi 1 ô 
được chọn
Cảnh báo khi dữ 
liệu nhập bị sai
Nhập tiêu đề và 
nội dung cho 
thông báo lỗi
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Drop Down List (1/2)
37
1
Tạo danh sách 
các dữ liệu ở 
vùng trống
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Drop Down List (2/2)
38
1
Chọn toàn bộ 
cột H
2 Mở Data Validation
Chọn List 
cho kiểu dữ 
liệu
Nhập vùng 
dữ liệu danh 
sách
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Consolidate
39
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Hợp nhất dữ liệu
40
• Chức năng Consolidation cho phép hợp nhất dữ liệu từ nhiều 
bảng dữ liệu khác nhau
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Ví dụ
41
Công ty C
Công ty B
Công ty A
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Consolidate (1/2)
42
1
Chọn hàm hợp 
nhất
2
Chọn vùng dữ 
liệu muốn hợp 
nhất và bấm nút 
Add
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Consolidate (2/2)
43
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn
Cảm ơn sự chú ý
Câu hỏi ?
Quản trị CSDL44
Wednesday, May 22, 13