Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Bài 5: Thiết kế báo biểu Reports - Thiều Quang Trung

BÀI 5 
THIẾT KẾ BÁO BIỂU REPORTS 
GV Th.S. Thiều Quang Trung 
Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại 
• Khái niệm về Report 1 
• Sử dụng Report Wizard 2 
• Sử dụng Report Design View 3 
Nội dung 
GV. Thiều Quang Trung 2 
Ý nghĩa của Report 
• Dùng để trình bày thông tin theo nhiều định dạng 
khác nhau 
• Có thể vừa thể hiện dữ liệu chi tiết vừa thể hiện số 
liệu thống kê. 
GV. Thiều Quang Trung 3 
Phân loại Báo biểu 
• Báo biểu chi tiết dạng Tabular 
• Báo biểu chi tiết dạng Columnar 
• Báo biểu tổng hợp nhóm và thống kê 
GV. Thiều Quang Trung 4 
Báo biểu dạng Tabular 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều 
dòng, mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng 
GV. Thiều Quang Trung 5 
Báo biểu dạng Columnar 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng 
cột (một cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị 
dữ liệu) 
GV. Thiều Quang Trung 6 
Báo biểu tổng hợp 
• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày theo từng 
nhóm và tính toán, thống kê trên từng nhóm 
GV. Thiều Quang Trung 7 
Vai trò Report 
• Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu 
hữu hiệu trong Access. 
• Hầu như tất cả những gì bạn muốn in và in 
theo bố cục như thế nào? Report đều có thể 
đáp ứng. 
GV. Thiều Quang Trung 8 
Các thành phần trong Báo biểu 
• Report Header/Footer 
• Page Header/Footer 
• Group Header/Footer 
• Detail 
GV. Thiều Quang Trung 9 
Các thành phần trong Báo biểu 
GV. Thiều Quang Trung 10 
Report Header/Footer 
• Report Header: Tiêu đề của báo biểu, chỉ xuất 
hiện một lần trên trang đầu tiên ở đầu trang 
– Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuz 
vào người thiết kế. 
Để tắt/mở Report Header : 
View Report 
Header/Footer 
GV. Thiều Quang Trung 11 
Report Header/Footer 
• Report Footer: cuối báo biểu, chỉ xuất hiện 
một lần trên trang cuối cùng ở cuối trang 
Để tắt/mở Report Footer : 
View Report 
Header/Footer 
GV. Thiều Quang Trung 12 
Page Header/Footer 
• Page Header: Tiêu đề của trang, xuất hiện ở 
đầu của mỗi trang 
– Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuz 
vào người thiết kế 
Để tắt/mở Page Header : 
View Page 
Header/Footer 
GV. Thiều Quang Trung 13 
Page Header/Footer 
• Page Footer: Cuối trang, xuất hiện ở cuối của 
mỗi trang 
Để tắt/mở Page Footer : 
View Page 
Header/Footer 
GV. Thiều Quang Trung 14 
Group Header/Footer 
• Group Header: Đầu nhóm, xuất hiện ở đầu 
của mỗi nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp 
có gom nhóm dữ liệu) 
• Group Footer: Cuối nhóm, xuất hiện ở cuối 
của mỗi nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp 
có gom nhóm dữ liệu) 
GV. Thiều Quang Trung 15 
Detail 
• Detail : Là phần thân của report – nơi hiển 
thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. 
– Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào 
nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report 
GV. Thiều Quang Trung 16 
Ví dụ các thành phần trong Báo biểu 
GV. Thiều Quang Trung 17 
Môi trường làm việc 
• Làm việc với Report gần giống với Form. 
– Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ 
liệu từ CSDL; 
– Còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report 
không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL. 
• Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table 
hoặc một Query nào đó. Tức là phải có một nguồn 
dữ liệu cần in cụ thể. 
GV. Thiều Quang Trung 18 
Tạo Báo biểu với công cụ Wizard 
• Các bước chuẩn bị trước khi tạo báo biểu 
• Tạo báo biểu đơn giản 
• Tạo báo biểu có 1 nhóm 
GV. Thiều Quang Trung 19 
Các bước chuẩn bị 
• Bước 1: 
– Xác định thông tin được trình bày theo dạng nào? 
– Nếu báo biểu có phân nhóm, cần xác định thêm: 
• Có bao nhiêu nhóm? 
• Nhóm theo thông tin nào? 
• Bước 2 
– Thành phần nào của báo biểu được sử dụng 
– Xác định các bảng dùng làm nguồn dữ liệu cho báo 
biểu 
GV. Thiều Quang Trung 20 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu 
 Trong cửa sổ 
Database, chọn thẻ 
Reports 
 Nhấn nút New hoặc 
nhấn đúp vào mục 
Create report by 
using wizard 
GV. Thiều Quang Trung 21 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu (tt) 
 Nếu nhấn nút New thì xuất 
hiện của sổ New Report, 
chọn Report wizard và 
nhấn nút OK 
GV. Thiều Quang Trung 22 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu 
 Chọn bảng cần lấy dữ 
liệu và lựa chọn các 
Field cần hiển thị 
trên báo biểu 
 Nếu dữ liệu được lấy 
từ nhiều bảng thì nên 
tạo Query làm nguồn 
cho báo biểu 
GV. Thiều Quang Trung 23 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 3: Lựa chọn hình thức trình bày dữ liệu 
 Ở bước này hủy bỏ 
các nhóm đã chọn để 
tạo 1 báo biểu đơn 
giản 
GV. Thiều Quang Trung 24 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 4: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu 
(nếu cần) 
 Lựa chọn các Field 
cần sắp xếp dữ liệu 
 Lựa chọn cách thức 
sắp xếp tăng hay 
giảm 
GV. Thiều Quang Trung 25 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 5: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu 
 Lựa chọn báo biểu 
dạng Tabular, 
Columnar hay 
Justified 
 Lựa chọn cách trình 
bày báo biểu trên 
khổ giấy dọc hay khổ 
giấy ngang 
GV. Thiều Quang Trung 26 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 6: Lựa chọn định dạng cho báo biểu 
 Lựa chọn một trong 
các định dạng có sẵn 
GV. Thiều Quang Trung 27 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Bước 7: Xác định tiêu đề cho báo biểu 
 Nhập nội dung chuỗi 
tiêu đề cho báo biểu 
và nhấn Finish để 
hoàn tất 
GV. Thiều Quang Trung 28 
Tạo báo biểu đơn giản 
• Kết quả 
GV. Thiều Quang Trung 29 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu 
 Trong cửa sổ 
Database, chọn thẻ 
Reports 
 Nhấn nút New hoặc 
nhấn đúp vào mục 
Create report by 
using wizard 
GV. Thiều Quang Trung 30 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 1: Tạo mới báo biểu (tt) 
 Nếu nhấn nút New thì 
xuất hiện của sổ New 
Report, chọn Report 
wizard và nhấn nút OK 
GV. Thiều Quang Trung 31 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu 
 Chọn bảng cần lấy dữ 
liệu và lựa chọn các 
Field cần hiển thị 
trên báo biểu 
 Nếu dữ liệu được lấy 
từ nhiều bảng thì nên 
tạo Query làm nguồn 
cho báo biểu 
GV. Thiều Quang Trung 32 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 3: Lựa chọn hình thức nhóm dữ liệu 
 Lựa chọn hình thức 
nhóm dữ liệu theo 
bảng nào (nếu lấy dữ 
liệu từ nhiều bảng) 
GV. Thiều Quang Trung 33 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 4: Lựa chọn Field cần tạo nhóm 
 Lựa chọn Field cần 
nhóm dữ liệu (nếu 
chưa chọn nhóm 
theo bảng) 
 Ưu tiên nhóm theo 
cột Mã số (ví dụ: 
MaKH) 
GV. Thiều Quang Trung 34 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 5: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu 
(nếu cần) 
 Lựa chọn các Field 
cần sắp xếp dữ liệu 
 Lựa chọn cách thức 
sắp xếp tăng hay 
giảm 
GV. Thiều Quang Trung 35 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 6: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu 
 Lựa chọn dạng báo 
biểu trong Layout 
 Lựa chọn cách trình 
bày báo biểu trên 
khổ giấy dọc hay khổ 
giấy ngang 
GV. Thiều Quang Trung 36 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 7: Lựa chọn định dạng cho báo biểu 
 Lựa chọn một trong 
các định dạng có sẵn 
GV. Thiều Quang Trung 37 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Bước 8: Xác định tiêu đề cho báo biểu 
 Nhập nội dung chuỗi 
tiêu đề cho báo biểu 
và nhấn Finish để 
hoàn tất 
GV. Thiều Quang Trung 38 
Tạo báo biểu có 1 nhóm 
• Kết quả 
GV. Thiều Quang Trung 39 
Sử dụng Report design view 
• Chọn nguồn dữ liệu 
• Sử dụng Field List 
• Các đối tượng cơ bản 
• Định dạng Font, màu sắc, kẻ khung 
• Đưa dữ liệu từ nguồn lên báo biểu 
• Tạo nhóm và thao tác trên nhóm 
• Một số kỹ thuật trên báo biểu 
• Sử dụng các hàm tính toán, thống kê 
• Sử dụng TextBox tạm để tính toán 
GV. Thiều Quang Trung 40 
Sử dụng Report design view 
• Tạo Report bằng Report wizard 
– Dễ dàng và nhanh chóng, 
– tuy vậy có nhiều hạn chế, không thể in ra được những 
biểu báo cáo phức tạp theo như những yêu cầu đa dạng 
của người sử dụng. 
• Các bước tạo Report bằng Report Design View 
• Bước 1: Khởi động Report design view: 
– Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design view, 
nhấn OK 
– Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Creat report 
in Design view trên cửa sổ dự án: 
GV. Thiều Quang Trung 41 
GV. Thiều Quang Trung 42 
• (1) Cửa sổ thiết kế Report (hình trên tiêu đề cửa sổ này là 
Report1: Report)- nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội 
dung được thiết kế trên cửa sổ này là các đối tượng từ thanh 
công cụ Toolbox sau khi đã được thiết lập các thuộc tính phù 
hợp với mục đích; 
• (2) Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giúp 
đưa các thông tin cần thiết lên report. Chức năng và cách làm 
việc trên thanh công cụ này gần giống với làm việc trên thanh 
công cụ Toolbox của Form design view; 
• (3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp 
cho các đối tượng trên màn hình thiết kế report 
GV. Thiều Quang Trung 43 
Sử dụng Report design view 
Sử dụng Report design view 
• Bước 2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report. 
– Report sẽ in những thông tin gì? Phạm vi như thế nào? Là các câu 
hỏi phải được trả lời ở bước này bằng cách thiết lập thuộc tính 
Record Source cho report. 
– Thông thường, report sẽ in dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc 
từ kết quả của một query, tổng quát là từ một query. Query đó 
có thể được xây dựng sẵn từ danh sách các Queries của dự án 
(chứa trên thẻ Queries)- khi đó bước này chỉ chọn query cần in 
tại thuộc tính Record Source của report: 
GV. Thiều Quang Trung 44 
Sử dụng Report design view 
• Tuy nhiên query cần in có thể được tạo ra trong chính bản 
thân report (không hiển thị tên query trên thẻ Queries)- điều 
này nên làm vì như vậy sẽ đảm bảo sự chắc chắn của report. 
Khi đó hãy nhấn chuột lên nút  của thuộc tính Record 
Source: 
GV. Thiều Quang Trung 45 
Sử dụng Report design view 
• Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn dữ liệu 
cho report xuất hiện 
GV. Thiều Quang Trung 46 
Sử dụng Report design view 
GV. Thiều Quang Trung 47 
Sử dụng Report design view 
• Hãy thiết lập các thông tin cần in ra report trên 
query này. Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ 
thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) và 
chọn Yes trong hộp thoại sau: 
GV. Thiều Quang Trung 48 
Sử dụng Report design view 
• (3) Sử dụng công cụ Label 
• Dùng chuột nhấp nút Label trên thanh công cụ 
Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào trên Report; 
– Gõ vào nội dung tiêu đề cần in ra report; 
– Có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng 
hộp dữ liệu này. 
• (4) Sử dụng công cụ Text box 
– Text box là ô dùng hiển thị dữ liệu của một trường dữ liệu 
(Field) nào đó, hiển thị dữ liệu của một biểu thức (ví dụ 
tính Tổng tiền chẳng hạn). Cách sử dụng Textbox như sau: 
GV. Thiều Quang Trung 49 
Sử dụng Report design view 
• Bước 3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế report: 
– (1) Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên report. Mỗi 
khi có { định đưa một thông tin lên, bạn phải trả lời được 
2 câu hỏi: Đó là thông tin gì? là tiêu đề “DANH SÁCH 
CÁN BỘ”. Sẽ đặt thông tin đó lên phần nào của report? 
Đặt lên phần Page Header 
– (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report chỉ xuất hiện 3 
phần: Page header, Page footer và Detail. Nếu report 
đang thiết kế yêu cầu có cả Report header và Report 
footer, hãy hiển thị chúng bằng cách: nhấn phải chuột lên 
cửa sổ thiết kế report và chọn: 
GV. Thiều Quang Trung 50 
Sử dụng Report design view 
• Dùng chuột nhấp nút Textbox trên thanh công cụ Toolbox thả 
lên vị trí cần đặt vào trên Report; 
• Gõ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lên Textbox ở thuộc tính 
Control Source. Giá trị thuộc tính này có thể: Hiển thị giá trị 
một trường: Khi đó hãy chọn trường muốn đưa thông tin vào 
(hình dưới): 
GV. Thiều Quang Trung 51 
Sử dụng Report design view 
• Hoặc hển thị kết quả một biểu thức. Khi đó gõ biểu 
thức lên thuộc tính này bắt đầu một dấu bằng “=”. 
Ví dụ: 
GV. Thiều Quang Trung 52 
Sử dụng Report design view 
• Sử dụng cửa sổ Field List 
– Danh sách các trường dữ liệu có thể in ra được 
report thể hiện ở cửa sổ Field List (nếu chưa thấy 
hiển thị mở thực đơn View | Field List). 
– Muốn in ra giá trị của trường nào lên vị trí nào của 
report có thể dùng đối tượng Textbox hoặc có thể 
dùng cửa sổ Field List bằng cách: dùng chuột kéo 
trường cần in ra từ cửa sổ Field List thả lên vị trí 
cần in trên cửa sổ thiết kế report (nên làm theo 
cách này thay vì dùng Textbox). 
GV. Thiều Quang Trung 53 
Sử dụng Report design view 
• Sử dụng công cụ Line 
– Công cụ Line dùng để vẽ các đường thẳng lên 
Report. Rất hữu hiệu trong việc kẻ bảng biểu. 
Sau khi nhập nút Line trên thanh công cụ, hãy 
thực hiện kẻ bằng cách di chuột. 
• Với yêu cầu như trên, bằng cách sử dụng các 
công cụ như đã hướng dẫn hãy thiết kế một 
report như sau: 
GV. Thiều Quang Trung 54 
Sử dụng Report design view 
GV. Thiều Quang Trung 55 
Sử dụng Report design view 
• Trong đó: 
– Textbox bao gồm các ô như đã đánh mũi tên chỉ 
dẫn. Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, 
tenphongban được tạo bằng cách kéo từ cửa sổ 
Field List lên phần Detail; 
– Textbox đếm tổng số cán bộ thiết lập thuộc tính 
Control Source là =Count([hoten]), để ở phần 
Report footer. 
GV. Thiều Quang Trung 56 
Sử dụng Report design view 
• Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết 
lập như sau: Control Source là =1; thuộc tính 
Running sum là Over Group. 
• Các hộp chữ còn lại dùng đối tượng Label; 
• Toàn bộ bảng biểu sử dụng đối tượng Line. 
Chú { các đường kẻ phải được nối khít với 
nhau. Nếu không khít sẽ tạo ra các khe hở và 
nét đứt(không liền nét) 
GV. Thiều Quang Trung 57 
GV: Thiều Quang Trung 58