Bài giảng Tin học văn phòng - Chương 2: Sử dụng Email - Hoàng Thanh Hòa

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa
hthoa@cofer.edu.vn
hthoa@cofer.edu.vn Trang 2
• Mục tiêu:
- Sử dụng cơ bản Email (Gmail)
- Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc
- Ích lợi tầm quan trọng của Subject
- Sắp xếp thư theo từng Label (Folder)
- Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một 
cách tự động
- Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs
- Sử dụng tốt phần mềm Microsoft Outlook
hthoa@cofer.edu.vn Trang 3
Mỗi ngày có 193.3 tỷ Email được gửi đi trên thế giới
Với số lượng email của các doanh nghiệp chiếm 108.7 tỷ Email
hthoa@cofer.edu.vn Trang 4
hthoa@cofer.edu.vn Trang 5
hthoa@cofer.edu.vn Trang 6
• Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí
• An toàn : cao, tin cậy
• Tốc độ : nhanh, ổn định
• Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng 
ký nhiều dịch vụ khác như:
- Google driver
- Picasa, Videos
- Google site
hthoa@cofer.edu.vn Trang 7
hthoa@cofer.edu.vn Trang 8
hthoa@cofer.edu.vn Trang 9
hthoa@cofer.edu.vn Trang 10
hthoa@cofer.edu.vn Trang 11
hthoa@cofer.edu.vn Trang 12
hthoa@cofer.edu.vn Trang 13
• Nhãn:
Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã 
chọn lọc.
• Nguyên tắc sử dụng:
- Tạo Label
- Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư
- Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển
- Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn
hthoa@cofer.edu.vn Trang 14
hthoa@cofer.edu.vn Trang 15
1. Nhập thông tin: Tên nhãn
2. Chọn vị trí của nhãn
hthoa@cofer.edu.vn Trang 16
hthoa@cofer.edu.vn Trang 17
hthoa@cofer.edu.vn Trang 18
• Tìm mail theo tên nhãn:
- label:unread
- label:inbox
- label:send
• Tìm thư có file đính kèm:
- has:attachment
• Tìm thư theo tiêu đề:
- subject:facebook
hthoa@cofer.edu.vn Trang 19
• Tìm mail theo kích cỡ:
- size:5M
- larger:5M
- smaller:5M
• Tìm thư theo thời gian:
- after:2014/01/01
- before:2014/01/01
hthoa@cofer.edu.vn Trang 20
• Tìm mail theo các thông số cơ bản:
- to:Hoa Truong
- from:Hoa Truong
- from:Hoa Truong cc:Hang Tran
• Tìm tập tin theo tên và định dạng:
- filename:.mp3
- filename:baigiang.docx
hthoa@cofer.edu.vn Trang 21
• Ý nghĩa:
- Nhận dạng thư, xử lý thư
• Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:
- From
- To
- Subject
- Nội dung
• Xử lý thư:
- Move to Label (*)
- Delete
- Forwarding
Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, 
các forum, ngân hàng
Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng 
cáo, quấy rối
To:
Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như:
Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán
Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng
Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, 
KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll
Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale 
off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”.
hthoa@cofer.edu.vn Trang 22
Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 
trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, 
Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã
nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, 
thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp
thư
hthoa@cofer.edu.vn Trang 23
Thư gởi tới từ các email 
này sẽ
hthoa@cofer.edu.vn Trang 24
Kết thúc
Di chuyển thư vào label 
Bộ môn KHCB
hthoa@cofer.edu.vn Trang 25
Thư đã gửi, hối hận có kịp không?
Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, 
lần sao đừng bộp chộp nữa!
Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI
hthoa@cofer.edu.vn Trang 26
• Ý nghĩa:
- Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 
khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV)
- Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy 
nhất một tên nhóm K.HANG
- Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư
- Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh 
sách nhóm nhỏ
hthoa@cofer.edu.vn Trang 27
hthoa@cofer.edu.vn Trang 28
Tạo địa chỉ liên 
hệ mới
Thêm vào 
nhóm mới
hthoa@cofer.edu.vn Trang 29
1. Đánh dấu chọn 
số liên lạc
2. Chọn nhóm
hthoa@cofer.edu.vn Trang 30
• Vào mục Soạn thư
• Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm
• Chọn nhóm
hthoa@cofer.edu.vn Trang 31
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ 
trợ POP3
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo, 
mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
hthoa@cofer.edu.vn Trang 32
1. Chọn: Cài đặt
2. Chọn: tài 
khoản và nhập
3. Chọn: Thêm tài 
khoản thư POP3
hthoa@cofer.edu.vn Trang 33
1. Nhập email
2. Nhập username 
và pass
hthoa@cofer.edu.vn Trang 34
hthoa@cofer.edu.vn Trang 35
• Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không 
phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miễn là có hổ 
trợ POP3)
• Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo 
mà không cần chuyển qua Yahoo Mail
• Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3
hthoa@cofer.edu.vn Trang 36
1. Chọn thêm địa 
chỉ email
2. Đánh địa chỉ 
Email khác
hthoa@cofer.edu.vn Trang 37
hthoa@cofer.edu.vn Trang 38
hthoa@cofer.edu.vn Trang 39
hthoa@cofer.edu.vn Trang 40
hthoa@cofer.edu.vn Trang 41
• Giới thiệu:
- Là trình duyệt mail đi kèm với bộ Microsoft Office.
- Cho phép check mail ở trạng thái offline, tích hợp
nhiều tính năng hữu ích.
- Cho phép check cùng lúc nhiều loại email khác nhau.
hthoa@cofer.edu.vn Trang 42
hthoa@cofer.edu.vn Trang 43
hthoa@cofer.edu.vn Trang 44
hthoa@cofer.edu.vn Trang 45
hthoa@cofer.edu.vn Trang 46
Điền tên người 
dùng
Tài khoản Email
Chọn giao thức 
POP3Pop.gmail.com
smtp.gmail.com
Tên email
Mật khẩu
hthoa@cofer.edu.vn Trang 47
Chọn cổng 
SMTP là 587
Chọn TLS
hthoa@cofer.edu.vn Trang 48
hthoa@cofer.edu.vn Trang 49
hthoa@cofer.edu.vn Trang 50
hthoa@cofer.edu.vn Trang 51
• Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com
• Cổng thư đến (với SSL): 995
• Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com
• Cổng thư đi (với TLS): 25
• Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi.
• Địa chỉ email: (user@domain.com)
• Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail
hthoa@cofer.edu.vn Trang 52
• Phải đăng xuất/sign out
• Kiểm tra có ai dùng mail của mình không
• Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi
• Di chuyển xuống cuối đáy màn hình
hthoa@cofer.edu.vn Trang 53
- Nội dung liên lạc cần lưu trữ lại
- Đối tượng liên lạc không tiện trao 
đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại
- Nội dung trả lời không có tính tức
thì
- Nội dung Email phải gửi cho 
nhiều người ở nhiều địa điểm khác 
nhau
- Nội dung Email không đòi hỏi 
tranh luận trực tiếp
Nên sử dụng Email khi nào?
hthoa@cofer.edu.vn Trang 54
Cài đặt Email chuyên nghiệp?
- Chỉ dùng màu chữ đen, xanh đậm
- Luôn có phần chữ ký
- Lấy tên email chuyên nghiệp
- Nên dung Background đơn giản
- Dùng Fond Unicode thông dụng
- Không tô đậm, in hoa hết nội dung 
Email
hthoa@cofer.edu.vn Trang 55
hthoa@cofer.edu.vn Trang 56
hthoa@cofer.edu.vn Trang 57
hthoa@cofer.edu.vn Trang 58
Người nhận: To, CC, Bcc
Subject
Kết cấu Email
Chú ý khi trình bày
Kiểm tra trước khi gửi
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
ThS. Hoàng Thanh Hòa
Email: hthoa@cofer.edu.vn
Di động: 0396935167