Bài giảng Tin văn phòng - Bài 6: Biểu đồ và in ấn - Thiều Quang Trung

BÀI 6 
BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN 
GV: Th.S. Thiều Quang Trung 
Bộ môn Khoa học cơ bản 
Trường Cao đẳng Kinh tế đối ngoại 
• Giới thiệu biểu đồ 1 
• Các bước tạo biểu đồ 2 
• Hiệu chỉnh biểu đồ 3 
• Định dạng trang và in ấn 4 
Nội dung 
GV. Thiều Quang Trung 2 
 1. Giới thiệu về biểu đồ 
• Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, 
giá trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan 
hệ giữa các dữ kiện trong phạm vi bảng tính 
sao cho mối quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ 
hình dung hơn. 
• Excel cung cấp nhiều dàng đồ thị thông dụng 
và nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú. 
GV. Thiều Quang Trung 3 
Các loại biểu đồ 
• Column Biểu đồ dạng Cột 
• Bar Biểu đồ dạng Thanh 
• Line Biểu đồ dạng Đường 
• Pie Biểu đồ dạng Bánh 
• XY (Scatter) Biểu đồ dạng Điểm phân bố 
• Area Biểu đồ dạng Diện tích 
• Doughnut Biểu đồ dạng Bánh rán 
 1. Giới thiệu về biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 4 
• Radar Biểu đồ dạng Mạng nhện 
• Surface Biểu đồ dạng Bề mặt 
• Bubble Biểu đồ dạng Bong bóng 
• Stock Biểu đồ dạng Chứng khoán 
• Cylinder Biểu đồ dạng Hình trụ 
• Cone Biểu đồ dạng Hình côn 
• Pyramid Biểu đồ dạng Hình tháp 
 1. Giới thiệu về biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 5 
1. Giới thiệu về biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 6 
Bước 1: Đánh dấu phạm vi bảng tính cần tạo đồ thị, 
bao gồm các tiêu đề dòng, cột và dữ liệu cần minh 
họa, ví dụ vùng địa chỉ cần đánh dấu là A1:D3 
- Thực hiện lệnh Insert/Chart hoặc click vào biểu 
tượng tạo biểu đồ trên thanh công cụ Chart. Hộp thoại 
"Chart Wizard - Step 1 of 4 – Chart Type" hiện ra: 
2. Các bước tạo biểu đồ 
A B C D 
1 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 
2 Thu vào 200 300 500 
3 Chi ra 120 200 300 
GV. Thiều Quang Trung 7 
- Righ click vào biểu đồ, chọn Select Data 
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 8 
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu đã cho 
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 9 
- Chart Data range: là nơi chứa địa chỉ của vùng dữ 
liệu biểu diễn trên đồ thị. Ở đây đã có sẵn vùng địa 
chỉ đã được đánh dấu ở Bước 1. Có thể click vào đây 
để thay đổi lại địa chỉ nếu cần thiết. 
- Nhấn OK để hoàn tất biểu đồ. 
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 10 
- Sử dụng thanh công cụ Layout để thay đổi một số 
định dạng cũng như thiết lập thông số cho biểu đồ: 
+ Mục Labels: Chart Title: Đặt tiêu đề cho Biểu đồ 
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 11 
+ Mục Labels: Axis Titles: Đặt tiêu đề cho trục tung và 
trục hoành của biểu đồ 
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 12 
+ Mục Labels: Legend: Thiết lập chế độ hiển thị của 
chú thích biểu đồ 
0
100
200
300
400
500
600
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 13 
+ Mục Labels: Data Labels: Thiết lập chế độ hiển thị 
của biến động dữ liệu của biểu đồ 
200 300 500 120 200 300 
0
100
200
300
400
500
600
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 14 
+ Mục Labels: Data Table: Thiết lập chế độ hiển thị 
của dữ liệu đính kèm biểu đồ 
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Thu vào 200 300 500
Chi ra 120 200 300
200 300 500 120 200 300 
0
100
200
300
400
500
600
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 15 
+ Mục Axes: Axes: Thay đổi chế độ hiển thị cũng như 
miền trị của dữ liệu biểu đồ 
0.0002 0.0003 0.0005 0.00012 0.0002 0.0003 
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 16 
+ Mục Axes: Gridlines: Thay đổi chế độ hiển thị lưới 
biểu đồ 
0.0002 
0.0003 
0.0005 
0.00012 
0.0002 
0.0003 
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 17 
+ Mục Background: Plot Area: Thay đổi hình nền của 
biểu đồ 
0.0002 
0.0003 
0.0005 
0.00012 
0.0002 
0.0003 
M
u
c 
d
o
 b
ie
n
 d
o
n
g 
Doanh thu theo cac nam 
Thu vào Chi ra
2. Các bước tạo biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 18 
Thay đổi kích thước hoặc vị trí biểu đồ: 
 Click chọn biểu đồ cần sửa. 
 Để thay đổi kích thước của biểu đồ hãy đặt chuột 
vào một trong các hình vuông đen, lúc này chuột sẽ 
có dạng mũi tên hai chiều. Ấn giữ và rê chuột để 
thay đổi kích thước của biểu đồ. 
 Để thay đổi vị trí của biểu đồ, đặt chuột vào trong 
biểu đồ và rê chuột để di chuyển biểu đồ đến vị trí 
mới. 
3. Hiệu chỉnh biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 19 
Thay đổi lại một số định dạng của biểu đồ: 
 Đưa chuột lên vùng trống ở biểu đồ và click phải chuột, sẽ 
xuất hiện menu như sau: 
 Chọn Format Chart Area để thay đổi các định dạng hiển 
thị của biểu đồ như đường kẻ, font chữ 
 Chọn Chart Type để thay đổi lại kiểu, loại biểu đồ 
(tương ứng với Bước 1). 
 Chọn Source Data để thay đổi lại vùng dữ liệu biểu diễn, 
cách thức phân tích dữ liệu (tương ứng với Bước 2). 
 Chọn Chart Options để thay đổi lại tiêu đề đồ thị, các 
trục, các đường lưới, chú thích,... (tương ứng với Bước 3). 
3. Hiệu chỉnh biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 20 
Thay đổi lại một số định dạng của biểu đồ: 
 Chọn biểu đồ cần thay đổi định dạng, rồi chọn Change 
Chart Type 
3. Hiệu chỉnh biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 21 
Xóa biểu đồ 
- Click chọn biểu đồ cần xoá. 
- Nhấn phím Delete. 
3. Hiệu chỉnh biểu đồ 
GV. Thiều Quang Trung 22 
4. Định dạng trang và in ấn 
1. Định dạng trang 
2. In ấn 
GV. Thiều Quang Trung 23 
Định dạng trang là một công việc cần làm trước khi tiến 
hành in ấn. Để thực hiện các thao tác định dạng, ta thực 
hiện lệnh [Menu] Page Layout/Page Setup. Hộp thoại sau 
sẽ xuất hiện: 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 24 
Hộp thoại gồm 4 thẻ: 
1. Thẻ Page: dùng để thiết lập trang giấy in. 
2. Thẻ Margin: dùng để thiết lập lề trang in. 
3. Thẻ Header/Footer: dùng để thiết lập tiêu 
đề trang in. 
4. Thẻ Chart: dùng để thiết lập cho việc in ấn 
biểu đồ. 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 25 
4.1.1. Thẻ Page: thay đổi thông số trang in 
 Trong phần Orientation: 
– Portrait: Click chọn nếu muốn trang in ra theo 
hướng in đứng, 
– Landscape: Click chọn nếu muốn trang in theo 
hướng ngang. 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 26 
4.1.1. Thẻ Page: thay đổi thông số trang in 
 Trong phần Scaling: Tỷ lệ in: 
– Adjust to: Tỷ lệ in so với dạng chuẩn. 
 Paper size: để chọn khổ giấy in (thường là A4). 
 First Page Number: để gõ vào số trang bắt đầu cần 
đánh số. 
 Nhấn OK để hoàn thành việc thay đổi 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 27 
4.1.2. Thẻ Margin: thay đổi lề trang bảng tính: 
 Các lề được định nghĩa là khoảng cách giữa trang in 
và mép cạnh trang giấy. Ta có thể thay đổi lề trái, 
phải, trên, dưới của trang giấy. Các bước thay đổi lề 
trang như sau: 
 Chọn thẻ Margins, hộp thoại xuất hiện như sau: 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 28 
4.1.2. Thẻ Margin: 
thay đổi lề trang 
bảng tính: 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 29 
4.1.3. Thẻ Header/ Footer: tạo tiêu đề trang 
Tiêu đề đầu trang hay 
cuối trang, nơi có thể 
đưa vào ngày giờ 
hiện hành, số trang, 
tên file 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 30 
4.1.4. Thẻ Chart: 
thiết lập các thông 
số biểu đồ 
4.1. Định dạng trang 
GV. Thiều Quang Trung 31 
4.2. In ấn 
4.2.1. Ngắt trang và hủy bỏ ngắt trang 
Có hai kiểu ngắt trang: 
 Ngắt lề phải của trang in: Chọn ô đầu cột ở bên phải của 
cột muốn ngắt trang, Thực hiện lệnh [Menu] Page 
Layout/Break, lúc đó đường gạch nối xuất hiện trong bảng 
tính chỉ vị trí ngắt trang. 
 Ngắt lề dưới của trang in: Chọn ô đầu hàng ở phía dưới 
hàng muốn ngắt trang, thực hiện lệnh [Menu] Page 
Layout/Break 
Chú ý: Huỷ bỏ ngắt trang ta trỏ chuột đến ngay bên phải 
(đối với ngắt lề phải) hay phía dưới (đối với ngắt lề dưới) của 
đường gạch nối, sau đó thực hiện lệnh [Menu] Page 
Layout/Remove Page Break. 
GV. Thiều Quang Trung 32 
4.2.2. Xem bảng tính trước khi in 
- Thực hiện lệnh View/Page Break Priview: 
4.2. In ấn 
GV. Thiều Quang Trung 33 
Sử dụng thanh công cụ này để thiết lập và 
điều chỉnh chế độ hiển thị cũng như in ấn. 
4.2. In ấn 
GV. Thiều Quang Trung 34 
4.2.3. In bảng tính 
Thực hiện lệnh File/Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-P: 
4.2. In ấn 
GV. Thiều Quang Trung 35 
GV. Thiều Quang Trung 36