Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Phần 1)

 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH 
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA 
Chủ biên 
Nguyễn Thị Bích Ngọc 
GIÁO TRÌNH 
KỸ THUẬT SOẠN THẢO 
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 
Vinh - 2011 
 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH 
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA 
Chủ biên 
Nguyễn Thị Bích Ngọc 
GIÁO TRÌNH 
KỸ THUẬT SOẠN THẢO 
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 
(Giáo trình đào tạo từ xa) 
 Vinh - 2011 
 3
 Phân công biên soạn: 
- Chủ biên: Nguyễn Thị Bích Ngọc 
- Các tác giả: 
Nguyễn Thị Bích Ngọc : Chương 1 đến Chương 6. 
 4
MỤC LỤC 
CHƯƠNG 1 ........................................................................................................................... 4 
KHÁI QUÁT VỀ LUẬT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG .................................. 4 
1.Khái niệm, đặc điểm và phân loại văn bản hành chính thông dụng .................................. 4 
2 . Vai trò và chức năng của văn bản hành chính thông dụng .............................................. 5 
3 . Những yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng ................................................. 7 
CHƯƠNG 2 ......................................................................................................................... 15 
SOẠN THẢO CÔNG VĂN ................................................................................................. 15 
1. Khái niệm chung về công văn ...................................................................................... 15 
2. Soạn thảo công văn ...................................................................................................... 16 
CHƯƠNG 3 ......................................................................................................................... 24 
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH ................................................................................................... 24 
1. Khái niệm chung về tờ trình ......................................................................................... 24 
2. Soạn thảo tờ trình ......................................................................................................... 24 
CHƯƠNG 4 ......................................................................................................................... 27 
SOẠN THẢO BÁO CÁO .................................................................................................... 27 
1. Khái niệm chung về báo cáo ......................................................................................... 27 
2. Soạn thảo báo cáo......................................................................................................... 28 
CHƯƠNG 5 ......................................................................................................................... 33 
SOẠN THẢO BIÊN BẢN ................................................................................................... 33 
1. Khái niệm chung về biên bản ....................................................................................... 33 
2. Soạn thảo biên bản ....................................................................................................... 34 
CHƯƠNG 6 ......................................................................................................................... 38 
SOẠN THẢO THÔNG BÁO ............................................................................................... 38 
1. Khái niệm chung về thông báo ..................................................................................... 38 
2. Soạn thảo thông báo .................................................................................................... 38 
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................... 42 
 5
CHƯƠNG 1. 
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 
1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG 
DỤNG 
1.1. Khái niệm: 
Trong quá trình quản lí, để thực hiện chức năng của mình Nhà nước ban hành 
văn bản để tác động lên đối tượng quản lí nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn 
bản nhà nước ban hành rất đa dạng với các tên gọi khác nhau như: văn bản quy phạm 
pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính... mỗi loại đều có vai trò, 
mục đích sử dụng khác nhau. 
Văn bản quản lý Nhà nước có rất nhiều loại như văn bản quy phạm pháp luật, 
văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính thông dụng Trong đó, văn bản hành 
chính thông dụng được sử dụng khá phổ biến trong thực tiễn quản lí và còn có nhiều 
quan điểm khác nhau về khái niệm, về cách thức phân loại của nhóm văn bản này. 
Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động 
quản lí nhà nước như: Công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội 
dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết 
luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với 
nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường 
không đưa ra quyết định quản lí, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy 
phạm pháp luật hoặc văn bản áp dụng pháp luật. 
Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành bởi các chủ thể khác 
nhau nhằm triển khai thực hiện văn bản pháp luật của cấp trên, điều hành quản lý trong 
nội bộ cơ quan; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ 
quan nhà nước với tổ chức và công dân; trao đổi thông tin và ghi nhận sự kiện thực tế 
xảy ra. 
1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng 
- Văn bản hành chính có nguồn gốc hình thành từ thực tiễn, xuất phát từ nhu 
cầu thực tế của hoạt động quản lý Nhà nước không do pháp luật quy định. Đây là điểm 
khác biệt cơ bản so với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật bởi 
nhóm văn bản luôn được ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền do pháp luật quy định. 
- Nội dung của văn bản hành chính là truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các 
sự kiện thực tế để phục vụ và đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước. trong công văn 
đôn đốc, cấp trên đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ đã giao và đốc thúc cấp dưới 
hoàn thành nhiệm vụ kịp tiến độ đã đề ra mà không đưa ra những chỉ thị cụ thể  
- Văn bản hành chính được ban hành để cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, 
văn bản áp dụng pháp luật. Việc ban hành văn bản này để “chuyển tải các thông tin 
quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thực hiện chức năng, nhiệm 
vụ công tác hoặc hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, ghi nhận lại sự kiện thực tế 
xảy ra. Văn bản hành chính thông dụng không mang tính bắt buộc và không được đảm 
bảo thực hiện bằng sức mạnh của nhà nước. Đây là điểm sự khác biệt rõ nét của văn 
bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật vì các 
văn bản này chứa đựng các quy phạm pháp luật hay các mệnh lệnh mang ý chí áp đặt 
đối tượng thực hiện văn bản. 
- Văn bản hành chính thông dụng đa dạng, phong phú về hình thức (tên gọi) 
như công văn, báo cáo, biên bản, tờ trình Do nhu cầu thực tế, mục đích làm phát 
sinh việc ban hành loại văn bản này. Do đó, nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về 
hình thức hơn so với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật. 
 6
- Mặc dù pháp luật không quy định về thẩm quyền ban hành nhóm văn bản này 
nhưng đây là nhóm văn bản có chủ thể ban hành đa dạng và phong phú nhất bao gồm 
tất cả các chủ thể được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và thực hiện hoạt động quản 
lý Nhà nước đều có quyền ban hành văn bản hành chính. Còn văn bản quy phạm pháp 
luật, văn bản áp dụng pháp luật bị pháp luật giới hạn về thẩm quyền ban hành. 
1.3. Phân loại văn bản hành chính thông thường 
Văn bản hành chính thông dụng phong phú, đa dạng về tên gọi và cũng được 
phân loại khác nhau trên các tiêu chí khác nhau. Có thể phân loại nhóm văn bản này 
theo tiêu chí tính độc lập có văn bản hành chính được ban hành độc lập và văn bản 
hành chính phụ thuộc; theo tiêu chí mẫu có văn bản hành chính theo mẫu và văn bản 
hành chính không theo mẫu. Theo tiêu chí mục đích ban hành, văn bản hành chính bao 
gồm những loại sau: 
 - Văn bản hành chính dùng để thông tin giao dịch. Nhóm văn bản này bao 
gồm: 
 + Công văn là lọai văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan 
nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với 
công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, 
điều hành một cách có hiệu quả nhất. 
+ Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước, tổ chức sử dụng 
để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt 
động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả 
nhất. 
+ Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực 
tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ 
chức làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương 
mới. 
+ Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông 
tin, sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc 
nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. 
Ngoài ra, nhóm văn bản này còn có Công điện, đề án, phương án, kế hoạch 
- Văn bản dùng để ghi nhận sự kiện 
Các sự kiện xảy ra trên thực tế sẽ được ghi lại trong các hình thức văn bản hành 
chính làm căn cứ cho các quyết định, hành vi hoặc là ghi nhận các sự kiện pháp lý đã 
phát sinh trên cơ sở quyết định hành chính, hành vi hành chính. Nhóm văn bản này 
gồm có biên bản, giấy ủy nhiệm, giấy đi đường, giấy chứng nhận 
+ Biên bản là loại văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy 
ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật. 
2. VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG. 
2.1. Vai trò của văn bản hành chính thông dụng 
- Văn bản hành chính thông dụng được ban hành để cụ thể hóa văn bản quy 
phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật. 
- Văn bản hành chính thông dụng được ban hành để “chuyển tải các thông tin 
quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thực hiện chức năng, nhiệm 
vụ công tác hoặc hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ. 
- Văn bản hành chính thông dụng dùng để trao đổi thông tin và ghi nhận sự kiện 
thực tế xảy ra trong quá trình quản lí 
2.2. Các chức năng cơ bản của văn bản hành chính thông dụng. 
 7
Khi nghiên cứu, soạn thảo và sử dụng bất kỳ một loại văn bản quản lý Nhà 
nước nói chung hay văn bản hành chính thông dụng nói riêng chúng ta cần xác định rõ 
các chức năng của văn bản, đặc biệt cần gắn liền văn bản đó với mục đích sử dụng sẽ 
giúp cho việc định hướng đúng đắn quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và sử 
dụng chúng có hiệu quả. 
Văn bản hành chính thông dụng có những chức năng cơ bản sau: 
2.2.1.Chức năng thông tin: 
Đây là chức năng cơ bản của mọi loại văn bản chứ không chỉ của riêng văn bản 
hành chính, bởi văn bản nói chung chứa đựng và truyền tải thông tin từ đối tượng này 
sang đối tượng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng. 
Chức năng thông tin của văn bản hành chính thể hiện ở việc ghi lại các thông 
tin quản lý, truyền đạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống quản lý) hoặc từ cơ quan 
nhà nước đến nhân dân, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt 
động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống thông tin truyền 
đạt khác. 
Sự phát triển của mọi mặt trong đời sống xã hội, cũng như của nền kinh tế quốc 
dân kéo theo khối lượng thông tin cần giao dịch, truyền đạt trong nội bộ cơ quan hoặc 
giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với các tổ chức, cá nhân ngày càng lớn. 
Và văn bản là một loại hình quan trọng được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày 
càng tăng của hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông qua hệ thống các văn 
bản hành chính, các cơ quan có thể thu thập được thông tin để phục vụ cho các hoạt 
động quản lý, điều hành, cụ thể là những thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng 
và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan mình. 
Văn bản hành chính chứa thường chứa đựng ba loại thông tin sau: 
- Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được 
giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý. 
 - Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang 
diễn ra trong quá trình hoạt động của bộ máy nhà nước; thông tin về phương thức hoạt 
động, về mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị 
 - Thông tin dự báo: là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự 
báo về diễn biến của đối tượng quản lý và những biến động trong hoạt động quản lý. 
Loại thông tin này thường được chứa đựng trong các văn bản về kế hoạch, đề án, dự 
án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn 
2.2.2. Chức năng quản lý: 
Đây là chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động 
của các cơ quan. Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng và chủ yếu để các cơ 
quan quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu ban hành các quyết định 
quản lý chính xác, đồng thời truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời đến mọi đối tượng 
cần thiết các quyết định này. Bên cạnh đó, thông qua văn bản hành chính, các cơ quan 
có thể theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ đó tổ chức hoạt động 
quản lý đạt hiệu quả cao. 
 2.2.3. Chức năng pháp lý: 
Chức năng này rất quan trọng chứa đựng trong mỗi văn bản hành chính. Chức 
năng pháp lý của văn bản hành chính được thể hiện ở hai phương diện chủ yếu sau: 
Thứ nhất, văn bản hành chính được sử dụng để ghi lại các mệnh lệnh quản lý, 
các quan hệ luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác của 
các cơ quan, tổ chức nhà nước. Ví dụ như công văn của cấp trên ban hành nhằm hướng 
 8
dẫn cấp dưới thi hành các văn bản quy phạm pháp luật, nó chứa đựng trong đó mệnh 
lệnh của người quản lý theo đó đối tượng quản lý phải nghiêm chỉnh chấp hành. 
Thứ hai, trong nhiều trường hợp, văn bản hành chính còn là những chứng cứ 
pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của 
các cơ quan, tổ chức quản lý. Ví dụ như biên bản vi phạm hành chính sẽ được coi là 
chứng cứ pháp lý để trên cơ sở đó cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định xử 
phạt vi phạm vi phạm hành chính đối với chủ thể vi phạm. 
Ngoài ra chức năng pháp lý của văn bản hành chính còn tạo nên mối quan hệ 
giữa cá cơ quan, tổ chức thuộc bộ mày quản lý nhà nước, giữa chủ thể quản lý và đối 
tượng quản lý; tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối 
tượng tiếp nhận văn bản. 
Nhận thức rõ tầm quan trọng của chức năng pháp lý chứa đựng trong mỗi văn 
bản hành chính, đòi hỏi việc xây dựng và ban hành các văn bản này phải cẩn thận là 
chuẩn mực: phải phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, phải 
được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung tức là đúng thẩm quyền về giải quyết 
công việc của cơ quan, phải ban hành đúng hình thức, thể thức theo quy định của pháp 
luật, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý c ... ụ: Công văn Bộ Tài chính hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ 
 BỘ TÀI CHÍNH 
Số: 1845/BTC-TCT 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Hà Nội, ngày 18 tháng 02 năm 2009 
Về việc hướng dẫn 
một số nội dung về thuế TNCN 
 Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 
Thực hiện các giải pháp cấp bách của Chính phủ nhằm ngăn chặn suy giảm 
kinh tế, duy trì tăng trưởng, bảo đảm an sinh xã hội, Bộ Tài chính đã ban hành công 
văn số 16181/BTC-TCT ngày 31/12/2008 về chính sách thuế thu nhập cá nhân 
(TNCN) đối với một số khoản thu nhập chịu thuế có nguồn gốc phát sinh từ năm 2008 
trở về trước. Trong quá trình thực hiện, theo phản ánh của của một số Cục thuế, đơn vị 
chi trả thu nhập và cá nhân nộp thuế, sau khi báo cáo xin ý kiến và được sự đồng ý của 
Thủ tướng Chính phủ nêu tại công văn số 657/VPCP-KTTH ngày 03/02/2009 của Văn 
phòng Chính phủ, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau: 
1. Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công: Thu nhập từ tiền lương, tiền công, 
tiền thưởng, có nguồn gốc phát sinh từ kết quả sản xuất kinh doanh năm 2008 
nhưng được chi trả sau 01/01/2009 được áp dụng tính và nộp thuế theo Luật thuế 
TNCN. Đơn vị chi trả thu nhập cá trách nhiệm tính số thuế thu nhập cá nhân phải khấu 
trừ, đồng thời thực hiện việc tạm giãn nộp thuế từ ngày 01/01/2009 đến hết ngày 
31/5/2009 theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều 2 Thông tư số 27/2009/TT-BTC ngày 
06/02/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giãn thời hạn nộp thuế TNCN. 
Trường hợp, trước ngày ban hành văn bản này, nếu đơn vị chi trả thu nhập đã 
tính và khấu trừ thuế theo Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao năm 
2008 được điều chỉnh lại theo hướng dẫn tại văn bản này để người nộp thuế được 
hưởng ưu đãi về giãn thời hạn nộp thuế. 
Trường hợp đơn vị chi trả thu nhập đã khấu trừ thuế nhưng chưa nộp ngân sách 
Nhà nước hoặc đã nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà nước, thì cơ quan chi trả thu nhập, 
cơ quan thuế thực hiện hoàn trả lại tiền thuế cho người nộp thuế, thủ tục hoàn trả thực 
hiện theo hướng dẫn tại điểm 3 công văn số 1823/BTC-TCT ngày 18/02/2009 của Bộ 
Tài chính hướng dẫn về việc triển khai giãn nộp thuế TNCN. 
2. Đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: 
Trường hợp cá nhân đã có hợp đồng chuyển nhượng bất động sản theo quy định 
của pháp luật và đã nộp hồ sơ hợp lệ cho cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền 
trước ngày 01/01/2009 sẽ được xử lý như sau: 
 23
a) Đối với chuyển nhượng nhà chung cư: thực hiện theo hướng dẫn tại điểm 2 
công văn số 762/BTC-TCT ngày 16/01/2009 của Bộ Tài chính. 
b) Đối với cá nhân chuyển nhượng quyền sử dụng đất có công trình gắn liền với 
đất: 
Trường hợp cá nhân đã nộp hợp đồng chuyển nhượng bất động sản theo quy 
định của pháp luật và đã nộp hồ sơ hợp lệ cho cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm 
quyền trước ngày 01/01/2009, nếu số thuế phải nộp tính theo Luật thuế chuyển quyền 
sử dụng đất thấp hơn số thuế phải nộp tính theo Luật thuế TNCN thì cá nhân chuyển 
nhượng được nộp thuế theo quy định của Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất. Trường 
hợp, số thuế phải nộp tính theo Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất cao hơn tính theo 
Luật thuế thu nhập cá nhân thì được nộp thuế theo quy định của Luật thuế thu nhập cá 
nhân. Trường hợp trước ngày văn bản này hướng dẫn, người nộp thuế đã nộp tiền vào 
Ngân sách Nhà nước, mà mức thuế đã nộp cao hơn so với số thuế phải nộp, thì được 
cơ quan thuế xử lý thoái trả. Thủ tục thoái trả tiền thuế thực hiện theo hướng dẫn tại 
điểm 3 công văn số 1823/BTC-TCT ngày 18/02/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn về 
việc triển khai giãn nộp thuế TNCN. 
c) Về giá chuyển nhượng bất động sản làm căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân: 
Giá chuyển nhượng bất động sản làm căn cứ tính thuế TNCN là giá theo hợp 
đồng chuyển nhượng. Riêng trường hợp giá đất theo hợp đồng thấp hơn mức giá do 
Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại thời điểm nộp hồ sơ hợp lệ cho cơ quan Nhà 
nước có thẩm quyền thì căn cứ giá đất do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định để tính 
thuế; nếu giá đất theo hợp đồng cao hơn mức giá đất do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy 
định thì tính theo giá ghi trên hợp đồng. 
Đối với trường hợp nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản thì căn cứ tính thuế 
là giá trị của bất động sản tại thời điểm nộp hồ sơ hợp lệ cho cơ quan quản lý Nhà 
nước có thẩm quyền. 
d) Cá nhân chuyển nhượng, nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản không nhất 
thiết phải đăng ký thuế và có mã số thuế trước khi kê khai nộp thuế; trường hợp chưa 
có mã số thuế thì phải ghi rõ số chứng minh thư nhân dân vào tờ khai. 
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Cục thuế phản ánh về 
Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được giải quyết kịp thời./. 
Nơi nhận: 
- Như trên 
- Vụ CST, PC; 
- Lưu VT, TCT (VT, TNCN). 
KT. BỘ TRƯỞNG 
THỨ TRƯỞNG 
(đã kí) 
Đỗ Hoàng Anh Tuấn 
Ví dụ: Công văn đôn đốc xây dựng trường mầm non đạt chuẩn quốc gia năm 
học 2009 -2010 của UBND thành phố Hà Nội. 
UBND TỈNH NGHỆ AN 
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
Số: 9046/SGD&ĐT- GDMN 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Nghệ An, ngày 16 tháng 9 năm 2009 
Về việc Đẩy nhanh tiến độ xây dựng 
 trường mầm non đạt chuẩn quốc gia 
Kính gửi: Phòng Giáo dục & Đào tạo các quận, huyện, thị xã 
 24
Để thực hiện tốt nhiệm vụ năm học 2009 – 2010 của cấp học mầm non và đẩy 
nhanh tiến độ xây dựng trường mầm non đạt chuẩn quốc gia; Sở Giáo dục & Đào tạo 
đề nghị các phòng GD&ĐT hướng dẫn, chỉ đạo các trường mầm non thực hiện một số 
nhiệm vụ sau: 
- Căn cứ Quyết định số 36/2008/QĐ-BGDĐT ngày 16/7/2008 Ban hành Quy 
chế công nhận trường mầm non đạt chuẩn quốc gia và thực trạng các trường mầm non: 
+ Đầu năm học khảo sát đánh giá thực trạng theo 5 tiêu chuẩn trường mầm non 
đạt chuẩn quốc gia; xác định các tiêu chuẩn đã đạt và chưa đạt để có kế hoạch phấn 
đấu xây dựng. 
+ Căn cứ kết quả đánh giá thực trạng, tham mưu với chính quyền địa phương, 
bàn biện pháp giải quyết và xác định thời gian đạt chuẩn để đăng ký. 
+ Cuối năm học đánh giá kết quả đạt được và xác định các mặt còn yếu để có 
biện pháp khắc phục. 
- Tổng hợp kết quả khảo sát đánh giá, dự kiến năm đăng ký đạt chuẩn quốc gia 
của các trường; đồng thời xây dựng kế hoạch tham mưu với UBND quận, huyện, thị 
xã tạo điều kiện đầu tư xây dựng, phấn đấu đạt chỉ tiêu trường mầm non đạt chuẩn 
quốc gia. 
- Thời gian đăng kí trường mầm non đạt chuẩn quốc gia xác định từ năm 2010 
đến 2015 
- Đối với các trường mầm non đã được công nhận đạt chuẩn quốc gia đủ 5 năm 
( theo danh sách gửi kèm ) tự đánh giá theo QĐ 36 của Bộ GD&ĐT, đạt ở mức độ nào 
thì làm hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền để được kiểm tra công nhận lại ở mức độ 
đó. 
- Toàn tỉnh hiện còn 13 trường đã đăng kí đạt chuẩn quốc gia năm 2009, đề 
nghị các phòng GD&ĐT khẩn trương chỉ đạo xây dựng và hoàn thiện hồ sơ đề nghị 
công nhận. 
Lưu ý: 5 biểu mẫu (đã gửi tại hội nghị triển khai nhiệm vụ năm học 2009-2010) tổng 
hợp vào 2 kỳ gửi phòng GDMN Sở GD&ĐT, đầu năm học trước ngày 25 / 9/2009, 
cuối năm học trước ngày 20/5/2010. 
Nơi nhận: 
- Như đề gửi; 
- Giám đốc, PGĐphụ trách (để b/c); 
- Lưu: VP, GDMN. 
TL. GIÁM ĐỐC 
TRƯỞNG PHÒNG GIÁO DỤC MẦM NON 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Cách thức soạn thảo nội dung công văn. 
2. Trình bày nội dung của công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở. 
3. Trình bày về nội dung công văn phúc đáp. 
 25
CHƯƠNG 3. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 
1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ TỜ TRÌNH 
1.1. Khái niệm: 
Tờ trình là văn bản hành chính được các chủ thể ban hành khá phổ biến là công 
cụ rất cần thiết trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành của một cơ quan nhà nước, 
tổ chức. 
 Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê 
chuẩn một chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức 
 Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước, tổ chức sử dụng để 
đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một CHƯƠNGmới phát sinh trong hoạt 
động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả 
nhất. 
 1.2. Mục đích sử dụng của tờ trình 
Với sự phong phú về công việc được đề cập trong nội dung của tờ trình cho 
thấy tờ trình là loại văn bản được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải 
quyết những công việc sau: 
- Trình cấp trên đề án, chương trình về lĩnh vực quản lí của chủ thể đó. 
- Đề xuất một chủ trương, chính sách, phương án công tác, một chế độ, tiêu 
chuẩn, định mức 
- Trình cấp trên, một dự thảo văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi 
bỏ, huỷ bỏ văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp. 
Đề xuất những vấn đề thông thường trong điều hành quản lí ở cơ quan như mở 
rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất. 
 1.3. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: 
 Tờ trình có nội dung chứa đựng các vấn đề khá da dạng và phong phú, do đó, 
khi soạn thảo loại văn bản này, người soạn thảo phải tuân theo những yêu cầu cơ bản 
sau đây: 
 - Phân tích căn cứ thực tế những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn 
cứ mang tính thuyết phục làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần đề 
xuất những vấn đề mới. 
 - Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các kiến nghị phải hợp lý. 
 - Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển, khắc phục 
khó khăn. 
 - Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề nghị 
mới được ghi trong tờ trình. 
 - Phân tích khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, đề ra được các 
biện pháp khắc phục. 
 - Hành văn trong tờ trình phải là văn phong nghị luận, diễn đạt phải rõ ràng, có 
lý lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. 
 Từ những yêu cầu cơ bản trên đây, người soạn thảo phải vận dụng để hoàn 
thành nội dung của tờ trình với chất lượng cao nhất. 
2. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 
Kết cấu (bố cục) của tờ trình: 
- Quốc hiệu (tiêu ngữ). 
- Tên cơ quan ban hành tờ trình. 
- Số và ký hiệu của tờ trình. 
 26
- Địa danh và thời gian của tờ trình. 
- Tên văn bản. 
- Trích yếu nội dung. 
- Nội dung của tờ trình. 
- Chữ ký, đóng dấu. 
- Nơi nhận. 
 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của tờ trình. 
 Hình thức của tờ trình đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính 
khác. 
Hình thức của tờ trình được thể hiện như sau: 
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
TRƯỜNG ĐH VINH 
 Số: .... /TTr - ĐHV 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... 
TỜ TRÌNH 
Về việc..................................................... 
...........................................................................................................................................
....................................................................................................... 
Nơi nhận: 
- Bộ Giáo dục và Đào tạo; 
- Lưu: VT, TCCB. 
HIỆU TRƯỞNG 
2.2. Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình. 
 Nội dung của tờ trình được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận. Cơ 
cấu nội dung của tờ trình bao gồm ba phần: 
 - Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. Phân tích thực trạng của 
vấn đề cần trình. 
 - Phần nội dung chính: Nêu nội dung các vấn đề cần đề xuất trong tờ trình 
(trong đó có các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi). 
 Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi; Nêu bật khó khăn, thuận lợi và 
đề ra các giải pháp 
 - Phần kết luận: Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình; Kiến nghị cấp trên phê 
chuẩn (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). 
 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của tờ trình. 
 Phần mở đầu là phần nhận định tình hình ( phân tích thực trạng gồm những 
thành tựu đạt được và chủ yếu nhấn mạnh những hạn chế, tồn tại của vấn đề cần đề 
xuất). Tuỳ theo vấn đề cần trình cấp trên phê duyệt là gì mà người soạn thảo tờ trình 
phải linh hoạt vận dụng cho phù hợp. 
 Trong phần này khi nêu lý do, căn cứ người soạn thảo dùng hành văn để thể 
hiện được nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế một cách cụ thể đòi hỏi cần phải ban 
hành tờ trình. 
 Ví dụ: Khi ban hành tờ trình để đề sửa đổi, bổ sung văn bản pháp luật thì phần 
mở đầu người soạn thảo phải nêu được lý do tại sao phải sửa đổi, bổ sung văn bản đó. 
Lý do sửa đổi, bổ sung văn bản pháp luật là do trong nội dung của văn bản đó chứa 
đựng một số quy định không còn phù hợp, bất cập với thực tế, hoặc để kịp thời thể chế 
 27
hoá đường lối của Đảng, hoặc văn bản do cấp trên ban hành có sự thay đổi nội dung...( 
Phần này có thể được đặt tên là Sự cần thiết sửa đổi, bổ sung văn bản...) 
 Nếu vấn đề cần trình cấp trên phê duyệt là một công việc mang tính sự vụ thì 
không cần phải đặt tên cho phần mở đầu đó, người soạn thảo trình bày luôn lý do của 
việc đề xuất vấn đề mới. 
 2.2.2. Soạn thảo phần nội dung chính của tờ trình 
 Nội dung chính của tờ trình bao gồm việc nêu các đề nghị cụ thể về vấn đề mới 
cần xin phê duyệt (các phương án); phân tích những phản ứng có thể xảy ra liên quan 
trực tiếp đến đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai 
thực hiện; những biện pháp cần khắc phục; cũng có thể cả những quan điểm ý kiến còn 
chưa thống nhất về nội dung nào đó trong vấn đề trình cũng được thể hiện tại phần 
này. 
 Khi diễn đạt nội dung này người soạn thảo phải viết thật rõ ràng, có tính thuyết 
phục cao tránh chung chung, khó hiểu. Các luận cứ được sử dụng trong phần này phải 
điển hình và được lựa chọn từ những nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, khi cần phải 
xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực. Phân tích thuận lợi, khó khăn trong 
các phương án của việc thực hiện đề nghị mới cần lập luận lôgíc, toàn diện, khách 
quan, tránh nhận xét chủ quan duy ý chí. 
 Ví dụ: nếu trình văn bản cần được sửa đổi, bổ sung thì phần này sẽ ghi nhận 
toàn bộ nội dung của dự thảo đó. Trong tờ trình phải thể hiện được từng điều khoản 
cần được sửa đổi, bổ sung; lý do sửa đổi, bổ sung; các quan điểm còn chưa thống nhất 
về nội dung cụ thể nào đó... 
 Nếu đối tượng được trình là một đề án, chính sách... thì phần này cũng chính là 
nội dung cụ thể của đề án, chính sách đó; những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện đề 
án, chính sách... 
 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của tờ trình: 
 Trong phần này người soạn thảo phải phân tích được ý nghĩa, tác dụng của vấn 
đề cần trình đồng thời nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề 
xuất đã nêu để sớm được triển khai, thực hiện trên thực tế. 
Khi trình bày các kiến nghị phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, 
luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm 
tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho 
các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình. 
 Khi đề cập đến yêu cầu phê chuẩn người soạn thảo có thể nêu ra các phương án 
theo thứ tự giảm dẫn về mức độ quan trọng đến ít quan trọng và xin cấp trên duyệt một 
số phương án đó, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang 
dự phòng. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Hãy trình bày yêu cầu khi soạn thảo tờ trình. 
2. Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình.