Giáo trình Microsoft Office Professional 2007 (Phần 1)

Bài 1. Cơ bản về Access 2007 ..............................................4 
1.1. Khởi động, tìm hiểu giao diện ..................................4 
1.1.1. Khởi động Microsoft Access 2007 .....................4 
1.1.2. Getting Started with Microsoft Office Access .8 
1.1.3. Ribbon ...............................................................10 
1.1.4. Thanh công cụ Quick Access...........................19 
1.1.5. Navigation Pane................................................21 
1.1.6. Tab document ...................................................29 
1.1.7. Status bar ..........................................................32 
1.1.8. Mini toolbar ......................................................35 
1.1.9. Tạo Database đầu tiên......................................36 
1.2. Bắt đầu làm việc với cơ sở dữ liệu .........................46 
1.2.1. Lần đầu tiên sử dụng Access ...........................46 
1.2.2. Tạo một DataBase sử dụng Template.............46 
1.2.3. Tải các Template từ Microsoft Office Online54 
1.2.4. Tạo DataBase từ đầu ........................................57 
1.2.5. Tạo một DataBase rỗng ...................................57 
1.2.6. Thêm một bảng vào Database .........................61 
1.2.7. Mở một Database đã tồn tại ............................73 
1.2.8. Nếu không tìm thấy Database cần mở............76 
1.2.9. Mở Database làm việc gần đây nhất...............78 
1.3. Có gì mới trong Microsoft Office Access 2007 .....82 
1.3.1. Để bắt đầu nhanh hơn......................................82 
1.3.2. Microsoft Office fluent.....................................89 
1.3.3. Thêm các công cụ mạnh để tạo đối tượng......94 
1.3.4. Những kiểu dữ liệu và điều khiển mới .........100 
1.3.5. Nâng cấp thiết kế và các công cụ phân tích .102 
1.3.6. Tăng cường an ninh .......................................107 
1.3.8. Tốt hơn cách để gỡ rối vấn đề .......................111 
1.3.9. Nâng cao chất lượng các công cụ Proofing ..111 
Bài 2. Làm việc với Table ................................................112 
2.1. Tổng quát ...............................................................112 
2.1.1. Thuộc tính của bảng và trường.....................113 
2.1.2. Kiểu dữ liệu .....................................................116 
2.1.3. Quan hệ giữa các bảng ...................................118 
2.1.4. Khóa.................................................................119 
2.1.5. Lợi ích của việc sử dụng relationships..........121 
2.1.6. Trước khi bạn bắt đầu ...................................122 
2.2. Tạo mới một bảng .................................................122 
2.3.1. Tạo bảng mới trong Database mới. ..............123 
2.3.2. Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại......125 
2.3.3. Sử dụng bảng Template để tạo bảng ............128 
2.3.4. Tạo bảng mới sử Template ............................129 
2.3.5. Thiết lập khóa chính cho bảng ......................132 
2.3.6. Thiết lập thuộc tính cho bảng........................137 
2.3. Thêm trường vào bảng..........................................139 
2.4.1. Thêm trường khi đang nhập dữ liệu ............140 
2.4.2. Thêm trường sử dụng trường Template ......140 
2.4.3. Thêm trường từ trường của bảng khác........143 
2.4.4. Thiết lập thuộc tính cho trường ....................150 
Bài 3. Làm việc với Query ...............................................162 
3.1. Tìm kiếm một nhóm dữ liệu trong bảng .............164 
3.2. Xem dữ liệu đồng thời từ nhiều bảng ..................168 
3.3. Sử dụng Parameters với Query............................173 
3.4. Thực hiện tính toán trên cơ sở dữ liệu ................179 
3.5. Tổng hợp hoặc tính tổng dữ liệu ..........................184 
3.6. Tạo một bảng từ nhiều bảng khác. ......................190 
3.7. Thêm dữ liệu vào bảng từ nhiều bảng khác........198 
3.8. Thay đổi dữ liệu tự động.......................................200 
3.9. Xóa dữ liệu tự dộng ...............................................202 
Bài 4. Làm việc với Form.................................................204 
4.1. Tạo Form................................................................204 
4.2. Tìm hiểu về các Controls. .....................................216 
4.3. Tìm hiểu về Control Layout. ................................218 
4.4. Tìm Layout View và Design View........................224 
4.5. Tinh chỉnh Forn.....................................................225 
4.6. Thêm Control lên Form ........................................227 
4.7. Lưu lại các công việc của bạn...............................228 
Bài 5. Làm việc với Report ..............................................232 
5.1. Lựa chọn bản ghi nguồn. ......................................232 
5.2. Tạo báo cáo ............................................................232 
5.3. Tìm hiểu về Report section ...................................241 
5.4. Tìm hiểu về các Control........................................243 
5.5. Tinh chỉnh báo cáo ................................................243 
5.6. Thêm Control vào báo cáo....................................243 
5.7. Xem báo cáo ...........................................................243 
5.8. In báo cáo ...............................................................249 
Bài 1. Cơ bản về Access 2007 
1.1. Khởi động, tìm hiểu giao diện 
Bài viết này bàn về các cải tiến trên giao diện người dùng 
của Microsoft Office Access 2007 (UI). Giao diện người 
dùng mới của Microsoft Office Access 2007 là kết quả của 
việc nghiên cứu kỹ lưỡng và kiểm tra rộng rãi, nó được thiết 
kế để làm cho việc tìm kiếm những lệnh mà bạn cần trở nên 
dễ dàng hơn. 
Bạn sẽ tìm hiểu về các yếu tố mới trên giao diện người dùng 
- những gì nó cung cấp và làm thế nào để làm việc với 
chúng. Bạn cũng sẽ tìm hiểu làm thế nào để kích hoạt tính 
năng tabbed tài liệu trong một cơ sở dữ liệu, và làm thế nào 
để định hướng những đối tượng giao diện mới. 
Giao diện người sử dụng mới trong Microsoft Access 2007 
bao gồm một số các yếu tố xác định cách thức bạn tương tác 
với các sản phẩm. Những yếu tố mới này được chọn để giúp 
bạn làm chủ Access, và giúp bạn tìm thấy nhanh hơn những 
lệnh mà bạn cần. Cách thiết kế mới cũng giúp bạn dễ dàng 
khám phá các tính năng khác có thể còn vẫn ẩn dưới lớp 
thanh công cụ và trình đơn. Bạn cũng sẽ bắt đầu nhan hơn 
nhờ vào trang Getting Started trong Microsoft Office Access, 
trong đó cung cấp cho bạn khả năng tiếp cận nhanh hơn khi 
bạn chưa có nhiều kiến thức, bao gồm một bộ các Tempate 
được thiết kế chuyên nghiệp. 
Yếu tố quan rọng nhất trên giao diện mới được gọi là yếu tố 
Ribbon, nó là một phần của giao diện Microsoft Office 
fluent. Các Ribbon trải dài phía trên cùng của cửa sổ chương 
trình và chứa các nhóm lệnh. Microsoft Office fluent Ribbon 
cung cấp các lệnh, nhóm lệnh thay thế cho Menu và thanh 
công cụ cổ điển. Trên Ribbon là các Tab kết hợp những lệnh 
có cùng ý nghĩa. Ribbon chính các Tab chính mà bạn thường 
thấy là Home, Create, External Data, and Database. Mỗi Tab 
lại chứa các nhóm lệnh có liên quan đến nhau. 
Các thành phần giao diện mới trong Microsoft Access 2007 
là: 
- Getting Started with Microsoft Office Access: Trang này 
được hiển thị khi bạn bắt đầu với Access. 
- Microsoft Office Fluent Ribbon: Là khu vực ở phía trên 
cùng của cửa sổ chương trình, nơi bạn có thể chọn các lệnh. 
Tab Command: Những lệnh có cũng ý nghĩa được kết hợp 
với nhau. 
+ Nội dung lệnh Tab: Một thẻ lệnh xuất hiện tùy thuộc vào 
bối cảnh, những đối tượng mà bạn đang làm việc hoặc công 
việc mà bạn đang thực hiện. 
+ Gallery: Là điều khiển hiển thị một sự lựa chọn trực quan 
qua đó bạn có thể nhìn thấy những kết quả mà bạn bạn thực 
hiện. 
+ Quick Access Toolbar: Một thanh công cụ chuẩn trên 
Ribbon cho phép người dùng nhấp chuột chọn tới những lệnh 
cần sử dụng như Save, Undo, . 
- Navigation Pane: Nằm ở khu vực bên trái cửa sổ hiển thị 
các đối tượng trong Database của bạn. Pane Navigation thay 
thế của sổ DataBase mà bạn thường thấy ở các phiên bản cũ 
của Access. 
- Tabbed documents: Các đối tượng như Table, Query, Form, 
Report, Page, và các Macro của bạn được hiển thị trong 
Tabbed Document. 
- Status bar: Nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình sẽ 
hiển thị các thông tin trạng thái về hoạt động, sự kiện mà bạn 
vừa thao tác, ngoài ra nó còn chứa các nút lệnh cho phép bạn 
thay đổi chế độ hiển thị đối tượng hiện thời. 
1.1.1. Khởi động Microsoft Access 2007 
Để khởi động ứng dụng bạn có thể làm theo các cách sau: 
- Từ Desktop nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Office 
Access 2007 (nếu có). 
- Từ thanh Start nhấp chọn All Programs/Microsoft 
Office/Microsoft Office Access 2007. 
- Cách thứ 3 bạn nhấp chọn Start/Run Hộp thoại xuất hiện 
nhấp chọn nút Browse. Trong hộp thoại này bạn trỏ tới 
đường dẫn: 
"C:\Program Files\Microsoft Office\ Office12\ 
MSACCESS.EXE" 
Rồi nhấp Open. 
Cuối cùng nhấp chọn Ok để kết thúc. 
Bằng một trong 3 cách trên bạn màn hình làm việc Microsoft 
Access 2007 sẽ xuất hiện như hình dưới đây. 
1.1.2. Getting Started with Microsoft Office Access 
Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, trang Getting 
Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện như hình 
dưới đây. Trang này cho thấy bạn có thể làm gì để bắt đầu 
với Microsoft Access 2007. 
Ví dụ, bạn có thể tạo mới một DataBase trắng, Tạo một 
DataBase từ Template, hoặc mở một DataBase đã tồn tại 
(nếu bạn đã mở một vài DataBase trước đó). Bạn cũng có thể 
truy cập trực tiếp tới Microsoft Office Online để học thêm về 
về hệ thống Microsoft Office 2007 và Microsoft Access 
2007, hoặc bạn cũng có thể nhấp chọn nút Office Button 
và sử dụng menu Open để mở một DataBase đã tồn tại trên 
đĩa cứng. 
1.1.3. Ribbon 
Office Fluent Ribbon là một sự thay thế chính cho các menu 
và thanh công cụ và cung cấp các lệnh chính trên giao diện 
của Microsoft Access 2007. Một trong những lợi ích chính 
của Ribbon là củng cố tập chung tất cả các yêu cầu về một 
điểm mà trước đây nó nằm trên Menu, ToolBar, Task Pane 
và các thành phần giao diện khác. Với Ribbon bạn chỉ phải 
quan tâm tới một nơi ở đó chứa tất cả các lệnh mà bạn cần để 
làm việc với Microsoft Access 2007. 
Khi bạn mởi một Cơ sở dữ liệu, Ribbon sẽ xuất hiện trên 
đỉnh của cửa số chính trong Office Access 2007. 
Các Ribbon chứa một loạt các Tab lệnh có chứa lệnh. Trong 
Microsoft Access 2007, Các Tab lệnh chính là Home, Create, 
External Data, và Database Tools. Mỗi tab chứa các nhóm 
lệnh liên quan. 
Những lệnh trên Ribbon đưa vào “tài khoản” của đối tượng 
hiện đang hoạt động. Ví dụ, nếu bạn có một bảng mở ở 
Datasheet View và bạn nhấp chuột vào Form trên Tab 
Create, trong nhóm Forms. 
Microsoft Access 2007 sẽ tạo ra một Form mới dựa trên 
Table đang hoạt động. Và tên trường sẽ được gắn vào thuộc 
tính Control Source của từng Control trên Form. 
Bạn có thể sử dụng các phím tắt với Ribbon. Tất cả các phím 
tắt ở phiên bản trước đều có thể sử dụng trên phiên bản này. 
Keyboard Access System thay thế các menu ở những phiên 
bản cũ. Đây là hệ thống sử dụng các chỉ số nhỏ xuất hiện trên 
giao diện Ribbon những phím nào có thể truy cập được các 
chức năng. 
Khi bạn đã chọn một tab lệnh, bạn có thể duyệt qua các lệnh 
có sẵn trong tab đó. 
Chọn Tab lệnh 
Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 
Bước 2: Nhấp chuột chọn tab cần sử dụng hoặc nhấp phím 
ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 
Bạn muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng 
dẫn trên màn hình. 
Có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện một lệnh. Nhưng 
nhanh và trực tiếp là cách sử dụng các tổ hợp phím nóng. 
Nếu bạn đã từng sử dụng các phím nóng này trong nhưng 
phiên bản trước của Access thì bạn sẽ rất dễ dàng khi làm 
việc với Microsoft Access 2007. 
Thực hiện một lệnh 
Bước 1: Khởi động Access 
Bước 2: Nhấp chọn Tab thích hợp tương ứng với lệnh cần sử 
dụng. Bảng dưới đây là một số lệnh chung nhất trong các 
Tab trên Ribbon, tuy nhiên các Tab lệnh cũng sẽ thay đổi tùy 
thuộc vào những gì bạn đang làm việc. 
Tab lệnh Những điều bạn có thể làm 
Home Chọn chế độ hiển thị 
 Sao chép và dán từ Clipboard 
 Đặt lại Font chữ hiện tại 
 Đặt lại Alignment cho nội dung 
 Định dạng lại nội dung cho trường Memo 
 Làm việc với bản ghi (Refresh, New, 
Save, Delete, Totals, Spelling). 
 Sắp xếp và lọc bản ghi 
 Tìm kiếm bản ghi. 
Create Tạo một Table mới 
 Tạo một bảng mới sử dụng Template 
 Tạo mới một bảng trắng ở chế độ Design 
view. 
 Tạo mới một Form dựa trên Table hoặc 
Query đang hoạt động. 
 Tạo mới một bảng hoặc một biểu đồ 
pivot. 
 Tạo mới một báo cáo dựa trên một bảng 
hoặc một Query đang hoạt động. 
 Tạo mới một Query, Macro, Module hoặc 
một Class Module 
External Data Import hoặc liên kết với dữ liệu bên 
ngoài. 
 Kết xuất dữ liệu 
 Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email 
 Làm việc với danh sách offline 
SharePoint. 
 Di chuyển một số hay toàn bộ các phần 
của cơ sở dữ liệu tới một SharePoint site 
mới hoặc đã tồn tại trước đó. 
Database 
Tools 
Chạy Visual Basic editor hoặc chạy 
macro. 
 Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các 
bảng. 
 Ẩn, hiện đối tượng phụ thuộc hoặc thuộc 
tính của Sheet 
 Chạy Database Documenter hoặc phân 
tích hiệu suất 
 Di chuyển dữ liệu tới Microsoft SQL 
Server hoặc tới cơ sở dữ liệu khác. 
 Chạy Linked Table Manager. 
 Manage Access add-ins. 
 Tạo vào sửa các Module Visual Basic for 
Applications (VBA). 
Bước 3: Nhấp chuột chọn tab cần sử dụng hoặc nhấp phím 
ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các chỉ dẫn, bạn 
muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng dẫn 
trên màn hình. 
Contextual command tabs 
Ngoài những Tab lệnh chuẩn, Microsoft Access 2007 còn sử 
dụng một thành phần giao diện mới trong Office Professional 
2007 được gọi là contextual command tab. Tùy thuộc vào bối 
cảnh của bạn (có nghĩa là, đối tượng mà bạn đang làm việc 
và những gì bạn đang làm), một hoặc nhiều Contextual 
command tabs có thể xuất hiện bên cạnh các Tab lệnh chuẩn. 
Khởi động một contextual command tab 
Bước 1: Nhấp phím Alt khi này các ký tự đại diện sẽ xuất 
hiện trên từng chức năng. 
Bước 2: Nhấn phím xuất hiện trên các Contextual command 
tabs cần chọn. 
Các contextual command tabs chứa lệnh và các tính năng mà 
bạn cần phải làm việc trong một bối cảnh cụ thể. Ví dụ, khi 
bạn mở một bảng trong thiết kế xem, các lệnh trên contextual 
command tab chỉ áp dụng khi bạn làm việc với bảng ở chế độ 
đó. Một ví dụ khác, khi bạn mở một bảng ở chế độ Design 
View, một contextual command tabs tên là Design xuất hiện 
tiếp theo là Tab Advanced Tools. Khi bạn nhấp chọn Tab 
Design, Ribbon hiển thị những lệnh có tác dụng chỉ trên 
những đối tượng ở chế độ Design View. 
Galleries 
Một sự đổi mới khác và là một phần quan trọng trong giao 
diện mới của Microsoft Access 2007 và các Control mới 
được gọi là gallery. Các gallery Control được thiết kế để làm 
việc với Ribbon và hướng sự chú ý của bạn tới những kế quả 
sẵn có. Thay vì chỉ hiện thị lệnh các gallery Control cho thấy 
kết quả của việc sử dụng các lệnh đó. Mục đíc ... p xếp, lọc và nhóm theo các thông tin về từng đối tượng. 
Create tab 
Sử dụng Tab Create giúp bạn nhanh chóng tạo ra các Form, 
các Report, Table, Query, macros và Module mới. Nếu bạn 
chọn một Table hoặc một Query trong Navigation Pane, bạn 
có thể tạo ra một Form hoặc một báo cáo mới dựa trên các 
đối tượng đó bằng cách nhấp chuột vào nút Form hoặc 
Report. Các Form và các Report mới này được tạo ra gần 
như ngay lập tức và các thiết kế trên đó cũng được nâng cấp 
đáng kể. Tự động tạo ra các Form và các Report rất chuyên 
nghiệp với logo và tiêu đề được định nghĩa sẵn. Ngoài ra, nó 
còn tự động tạo ra một báo cáo bao gồm cả thông tin về ngày 
tháng năm, Footer, Totals. 
Bạn sẽ thấy rằng các đối tượng được tạo bằng cách này giúp 
bạn rất nhiều về thời gian và nhanh chóng đưa bạn tiến xa 
hơn trong quá trình nghiên cứu ứng dụng. 
Chế độ hiển thị mới: Report view và Layout view 
Hai chế độ hiển thị mới này cho phép bạn làm việc với các 
Form và các Report một cách trực quan hơn. Bằng cách sử 
dụng Report Views, bạn có thể duyệt vẽ một cách chính xác 
báo cáo mà không cần phải in ra hoặc xem ở chế độ xem 
trước khi in. Để tham chiếu tới một số bản ghi, bạn sử dụng 
tính năng lọc, hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm theo nội dung 
văn bản trong bản ghi đó. 
Report View cho bạn khả năng duyệt báo cáo nhưng Layout 
View lại giúp bạn thay đổi thiết kế báo cáo ngay khi bạn 
đang xem chúng. Bạn có thể sử dụng Layout View để thực 
hiện thay đổi các thiết kế chung khi đang hiển thị nội dung 
dữ liệu trên Form hoặc báo cáo. Ví dụ, thêm vào một trường 
bằng cách kéo một trường đó từ cửa sổ Field List pane, hoặc 
thay đổi thuộc tính cho đối tượng bằng cách sử dụng 
Properties Sheet. Layout view với những hỗ trợ mới, stacked 
layout và tabular layout (Nhóm các Control), cho phép bạn 
dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng, hoặc toàn bộ 
Layout. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ một trường hoặc 
thêm vào định dạng trong Layout View. 
Group và sort trong các báo cáo 
Với Microsoft Access 2007 bạn sẽ có một công cụ rất tốt để 
Group, Sort, và thêm tổng con trong báo cáo. Bạn sẽ tìm thấy 
một giao diện người dùng mới, dễ dàng hơn để di chuyển và 
hiểu được, và khi nó được sử dụng với Layout view mới, bạn 
sẽ nhìn thấy hiệu quả của các thay đổi ngay lập tức. 
Giả sử bạn cần tạo một báo cáo về doanh số bán hàng theo 
khu vực. Hãy sử dụng Layout View và Panel Group, Sort, 
and Total để thêm vào một cấp nhóm, và xem sự thay đổi 
hiện ra trên báo cáo! Với cách tạo dòng Total mới bạn có thể 
dễ dàng tạo Total ở nhiều dạng khác nhau trên Header, 
Footer của báo báo cáo như kiểu Sum, average, count, 
maximum, hoặc minimum. Với một Total đơn giản bạn 
không cần thiết phải tạo ra một trường tính toán mà có thể 
nhấp chọn luôn trên công cụ này. 
Điều khiển bố cục trợ giúp việc tạo Form, Report. 
Các From, Report thường bao gồm các thông tin tabuler, như 
là một cột có chứa tên của khách hàng hay một hàng chứa tất 
cả các trường dành cho khách hàng đó. Bạn có thể sử dụng 
Microsoft Access 2007 để nhóm những Control trong một 
Layout vào với nhau một cách dễ dàng, nó có thể bao gồm cả 
các Label. 
Bạn có thể chọn các điều khiển từ các vùng khác, ví dụ như 
nhãn trong phần Hearder hoặc Footer, nó thật sự rất linh hoạt 
và bạn có thể dễ dàng: 
- Di chuyển hoặc thay đổi kích cỡ của một Layout. Ví dụ, di 
chuyển một cột từ trái qua phải. 
- Định dạng một Layout. Ví dụ, Tên một khách hàng được 
đặt trong cột in đậm và để nổi. 
- Thêm một trường. 
- Xóa một trường. 
Split Forms mới hiển thị dữ liệu nhanh hơn 
Sử dụng Split Form mới để tạo Form mà kết hợp từ một 
Datasheet view và một Form View. Bạn có thể thiết lập 
thuộc tính để chỉ định Access đặt lại vị trí của DataSheet lên 
trên, xuống dưới hay sang trái sang phải. 
Nhúng Macros vào các Form, Report 
Một cách mới và đáng tin cậy, bạn có thể nhúng macros để 
tránh phải viết mã. Một Macro nhúng được lưu giữ trong một 
thuộc tính và là một phần của đối tượng chứa nó. Bạn có thể 
chỉnh sửa những thiết kế của một Macro nhúng mà không 
phải lo lắng về những điều khiển khác cũng sử dụng Macro 
này – các Macro nhúng hoàn toàn độc lập. Macros nhúng rất 
đáng tin cậy bởi vì chúng có khả năng tự động ngăn chặn 
một số những thao tác không an toàn. 
1.3.4. Những kiểu dữ liệu và điều khiển mới 
Microsoft Access 2007 cung cấp nhiều kiểu dữ liệu và điều 
khiển mới cho phép lưu trữ nhiều dạng dữ liệu khác nhau, và 
bạn có thể nhập chúng dễ dàng hơn. 
Trường đa trị cho các dữ liệu phức tạp 
Bạn có thể tạo ra một trường chứa nhiều giá trị, còn được gọi 
là dạng dữ liệu phức tạp. Giả sử bạn cần phải chỉ định một 
công việc cho một trong những nhân viên hoặc nhà thầu của 
mình, nhưng bạn muốn chỉ định nó cho nhiều hơn một 
người. Trong hầu hết các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và 
trong các phiên bản cũ của Access, bạn cần tạo ra rất nhiều 
các mối quan hệ để làm điều này một cách chính xác. Trong 
Microsoft Access 2007, phần cứng sẽ thực hiện việc này cho 
bạn, khi bạn chọn một trường mà bạn thiết lập để chấp nhận 
nhiều giá trị. Trường đa trị trong Microsoft Access 2007 sẽ 
rất thích hợp để bạn làm việc này. Office Access 2007 có khả 
năng tương thích với rất nhiều kiểu dữ liệu. 
Trường Attachment để chứ Files 
Kiểu dữ liệu Attachment mới cho phép bạn dễ dàng lưu trữ 
tất cả các loại tài liệu và tập tin nhị phân trong cơ sở dữ liệu 
của bạn mà không cần quan tâm tới kích thước của chúng. 
Microsoft Access 2007 sẽ tự động nén chúng lại đến mức có 
thể để giảm thiểu không gian lưu trữ. Nếu bạn cần đính kèm 
một tệp tin Microsft Word 2007 và một bản ghi hoặc lưu trữ 
một bước ảnh kỹ thuật số vào CSDL của mình? Bằng cách 
sử dụng trường Attachment sẽ làm cho công việc trở nên hết 
sức dễ dàng. Thậm chí bạn có thể thêm nhiều tập tin đính 
kèm chỉ với một bản ghi duy nhất. 
Trường Memo lưu trữ Rich Text và hỗ trợ lịch sử sửa đổi 
Với khả năng lưu trữ Rich Text của Microsoft Access 2007, 
trong một bản ghi số lượng văn bản của bạn sẽ không còn bị 
giới hạn. Bạn có thể định dạng văn bản với các tùy chọn (như 
đậm, nghiêng, phông chữ, màu sắc, và những tùy chọn định 
dạng phổ biến khác) và lưu giữ các văn bản trong cơ sở dữ 
liệu của mình. Rich-formatted text được lưu giữ trong một 
trường Memo như một văn bản HTML dựa trên định dạng 
tương ứng với Rich Text, là một kiểu dữ liệu trong Windows 
SharePoint Services. 
Trường Memo sẽ hữu ích cho việc lưu trữ một số lượng lớn 
thông tin. Với Microsoft Access 2007, bạn có thể thiết lập 
thuộc tính Append Only để giữ lại tất cả lịch sử của những 
lần thay đổi thông tin trên trường đó. Và bạn hoàn toàn có 
thể xem lại những sự thay đổi này. Tính năng này cũng hỗ 
trợ theo dõi trong Windows SharePoint Services, nhờ vậy 
bạn có thể sử dụng Access để xem nội dung lịch sử danh 
sách SharePoint. 
Chọn này với Calendar 
Những trường và những điều có kiểu dữ liệu kiểu Date/Time 
sẽ tự động cập nhật tính năng mới này: Một điều khiển lịch 
sẽ được gắn kèm cho phép chọn ngày tháng. Nút lịch tự động 
xuất hiện và trỏ chính xác tới ngày tháng hiện tại. Nếu bạn 
muốn biết thứ 6 tới là ngày bao nhiêu? Bạn chỉ Click chọn và 
một bảng lịch sẽ tự động xuất hiện cho phép bạn tìm và chọn 
ngày đó. Bạn cũng có thể tùy chọn tắt bảng lịch này trên 
trường hoặc điều khiển bằng cách sử dụng một thuộc tính. 
1.3.5. Nâng cấp thiết kế và các công cụ phân tích 
Những công cụ mới trong Microsoft Access 2007 sẽ giúp 
bạn tạo ra các đối tượng cơ sở dữ liệu nhanh hơn và sau đó 
phân tích dữ liệu một cách dễ dàng hơn. 
Nâng cao Field List pane 
Với Pane Field List bạn có thể kéo thả trường từ một bảng 
vào trong bản ghi nguồn, các bảng có thể có mối quan hệ với 
nhau hoặc không. Microsoft Access 2007 đã tạo sẵn các cấu 
trúc vì vậy nếu một mối quan hệ giữa các bảng là cần thiết 
thì nó sẽ tự động tạo ra mối qua hệ đó. 
Nâng cao công cụ lọc, sắp xếp 
Giả sử bạn cần phải nhanh chóng tìm thấy một giá trị phù 
hợp hoặc sắp xếp một cột của dữ liệu. Microsoft Access 
2007 với chức năng AutoFilte cung cấp khả năng lọc nhanh 
chóng để bạn có thể tìm thấy các dữ liệu mà bạn cần. Bạn 
cũng có thể dễ dàng lựa chọn từ các giá trị duy nhất trong 
một cột, điều này rất có ích cho các tình huống khi bạn 
không thể gọi lại tên mà bạn cần, hoặc bạn có thể sắp xếp các 
giá trị bằng cách sử dụng các trình đơn tùy chọn. 
Các bộ lọc tùy chọn phổ biến nhất rất dễ dàng nhìn thấy 
trong trình đơn lệnh, bạn có thể nhanh chóng sử dụng chúng 
để giới hạn các thông tin dựa trên các dữ liệu nhập vào. Bộ 
lọc tùy chọn tự động thay đổi dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn 
đang tác tác. 
Những tính năng lọc hay sắp xếp mới được thiết kế sẽ giúp 
bạn có được những kinh nghiệm nhất định làm việc không 
chỉ với Access 2007 mà cả Excel 2007. 
Totals (Tổng cộng) và mầu nền trong DataSheet 
Với dòng Total trong Datasheet View mới bạn có thể hiển thị 
một tổng (sum), hoặc đến bản ghi (count), tính giá trị trung 
bình (everage),  Sau khi bạn thêm dòng Total, bạn trỏ vào 
mũi tên trong các cột và chọn phép tính cần thiết muốn. 
Datasheet, Report, Forms đều được hỗ trợ màu nền cho các 
row, bạn có thể thiết lập mặc định màu nền cho chúng. Tạo 
bóng cho các hàng cũng rất dễ dàng, và bạn có thể chọn bất 
kỳ màu sắc nào mà mình thích. 
1.3.6. Tăng cường an ninh 
Microsoft Access 2007 tằng cường chức năng bảo mật một 
cách mạnh mẽ và thông minh với Windows SharePoint giúp 
bạn quản lý hiệu quả, theo dõi các ứng dụng an toàn hơn 
trước rất nhiều. Bằng cách lưu trữ dữ liệu theo dõi của bạn 
trong danh sách ứng dụng trên Windows SharePoint 
Services, bạn có thể kiểm tra xem xét lại lịch sử, khôi phục 
lại thông tin bị xóa, phân quyền dữ liệu truy cập. 
1.3.7. Cách thức mới để chia sẻ dữ liệu và cộng tác với 
những người khác 
Bằng cách sử dụng các tính năng cộng tác mới của Microsoft 
Access 2007, bạn có thể thu thập và chia sẻ thông tin với 
những người khác hiệu quả hơn trong một môi trưởng bảo 
mật trên Web. 
Tích hợp với Windows SharePoint Services 
Microsoft Access 2007 với Windows SharePoint Services 
trong một số trường hợp, giúp bạn tận dụng lợi thế của nhiều 
tính năng cộng tác trong Windows SharePoint Services. 
- Sửa đổi dữ liệu theo dõi: Với sự giúp đỡ của Windows 
SharePoint Services, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi của một 
bản ghi. Giả sử bạn cần phải biết ai đã thay đổi nội dung một 
hàng và nó được thay đổi khi nào? Tất cả có thể tìm thấy 
bằng cách xem trong lịch sử sửa đổi. 
- Cho phép cài đặt: Với sự giúp đỡ của Windows 
SharePoint Services, bạn có thể đặt quyền truy cập cho phép 
người dùng thêm vào danh sách. Bạn có thể chọn lọc cho 
phép hoặc từ chối một số người dùng truy cập. Bạn cũng có 
thể chỉ định giới hạn chế quyền chỉ đọc hoặc Full (mọi thay 
đổi tác động đều được chấp nhận). 
- Lấy từ Recycle Bin: Bạn có thể sử dụng Recycle Bin mới 
trong Windows SharePoint Services để dễ dàng xem các 
trường đã xóa hoặc khôi phục lại các thông tin đã bị xóa 
trước đó. 
Mở Form, Report trong Windows SharePoint Services: 
Windows SharePoint Services cho phép người dùng có thể 
mở trực tiếp các danh sách trong Access views (Form, 
Report, DataSheet) từ một site SharePoint. Khi bạn chọn một 
Access views, Microsoft Access 2007 mở và gọi tới các 
Form, Report hay Datasheet đó . Vì vậy nó giúp bạn có thể 
chạy trên SharePoint site mà không cần khởi động Microsoft 
Access 2007. Bạn cũng có thể chọn để mở một danh sách 
trong Access, và nếu cơ sở dữ liệu đó không tồn tại, nó sẽ tự 
động tạo mới và các Form, Report sẽ được kế thừa trong 
danh sách của bạn. 
Thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng các biểu mẫu 
InfoPath và Outlook 
Bằng cách sử dụng các tính năng mới Data Collection, 
Microsoft Access 2007 có thể tự động tạo ra một định dạng 
Microsoft Office InfoPath 2007 hoặc định dạng HTML và 
nhúng nó trong phần body của một e-mail. Sau đó bạn có thể 
gửi chúng đi tới những địa chỉ người nhận từ Contact 
Outlook của bạn, hoặc để tên của người nhận được lưu giữ 
trong một trường trong cơ sở dữ liệu Access. 
Bạn lựa chọn xem để thu thập những thông tin mới hay cập 
cập nhật các thông tin hiện có. Người nhận biểu mẫu sau đó 
sẽ hoàn thiện và gửi lại. Microsoft Access 2007 tự động nhận 
dạng các biểu mẫu gửi đến và lưu vào cơ sở dữ liệu. 
Export sang định dạng PDF và XPS 
Bây giờ bạn có thể xuất dữ liệu một định dạng file .PDF 
(Portable Document Format) hoặc .XPS (XML Paper 
Specification) dùng cho việc in ấn, Post bài hay e-mail. Việc 
xuất một Form, Report, hoặc Datasheet sang file có định 
dạng .Pdf hay .XPS cho phép bạn dễ dàng phân phối các 
thông tin mà vẫn giữ lại tất cả nhưng định dạng mà bạn thiết 
lập. Mà không cần người nhận phải cài đặt Access. 
Portable Document Format: Một định dạng PDF là một 
file cố định giúp bảo vệ các định dạng của văn bản và chia sẻ 
tệp tin. Các định dạng PDF bảo đảm rằng khi các tập tin 
được xem trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định 
dạng mà bạn đã thiết kế, và giữ cho tệp tin không bị sao chép 
hoặc sửa đổi. Các định dạng PDF cũng hữu ích cho các tài 
liệu mà sẽ được sao chép bằng cách sử dụng các phương 
pháp in ấn thương mại. 
XML Paper Specification: Một XPS là một định dạng tệp 
tin điện tử, bảo vệ định dạng tài liệu và giúp chia sẻ tập tin. 
Các định dạng XPS đảm bảo rằng khi các tập tin được xem 
trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định dạng mà 
bạn đã định sẵn, giúp cho các dữ liệu trong tập tin không bị 
sao chép hoặc thay đổi. 
Bạn có thể xuất dữ liệu ra một file có định dạng .Pdf hay 
.XPS từ Microsoft Access 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt các 
add-in. 
Làm việc với dữ liệu bên ngoài được thực hiện dễ dàng 
hơn 
Các tính năng mới trong Microsoft Access 2007 làm cho việc 
Import hay Export trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể lưu lại 
một hoạt động Import hay Export và sau đó tái sử dụng ở 
thời gian tiếp theo. Với Import Spreadsheet Wizard sẽ cho 
phép bạn ghi đè lên kiểu dữ liệu cho bởi Access, và bạn có 
thể Import, Export, và và liên kết đến các định dạng tập tin 
Excel 2007 mới. 
1.3.8. Cách tốt hơn để gỡ rối vấn đề 
Microsoft Office Diagnostics là một loạt các xét nghiệm 
chẩn đoán có thể giúp bạn khám phá lý do tại sao máy tính 
của bạn có crashing. Các xét nghiệm chẩn đoán có thể giải 
quyết một số vấn đề trực tiếp và có thể xác định cách thức 
mà bạn có thể giải quyết các vấn đề. Microsoft Office 
Diagnostics thay thế cho những tính năng sau đây của 
Microsoft Office 2003: Dò tìm, sửa chữa, và phục hồi ứng 
dụng Microsoft Office. 
1.3.9. Nâng cao chất lượng các công cụ Proofing 
Sau đây là một số tính năng mới của công cụ kiểm tra chính 
tả. 
Công cụ kiểm tra chính tả đã được làm chắc chắn hơn trong 
bộ Microsoft Ofice 2007. Dưới đây là ví dụ về sự thay đổi 
này: 
Một vài tùy chọn kiểm tra toàn cục bây giờ sẽ mang tính toàn 
cục. Nếu bạn thay đổi một trong các tùy chọn này ở bất cứ 
ứng dụng nào trong bộ Office nó cũng sẽ thay đổi tương ứng 
trong các ứng dụng khác của bộ Office. 
Ngoài ra để chia sẻ cùng một bộ từ điển, tất cả các chương 
trình có thể quản lý chúng bằng cách sử dụng cùng một hộp 
thoại.