Giáo trình Microsoft Office Professional 2007 (Phần 5)

Bài 5. Làm việc với Report 
Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiều 
loại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Đầu tiên 
hãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển thị những bản ghi từ nguồn 
dữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn giản, hoặc 
báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việc 
đầu tiên bạn nên quan tâm là những trường chứa dữ liệu nào 
cần hiển thị lên báo cáo, và những bảng hay Query nào chứa 
chúng. 
Sau khi bạn chọn được những bản ghi cần thiết, bạn có thể 
dễ dàng tạo ra một báo cáo bằng công cụ Report Wizard. 
Report Wizard là một chức năng trong Access, chức năng 
này sẽ hướng dẫn bạn thông qua các câu hỏi, báo cáo được 
tạo ra dựa trên những câu trả lời của bạn cho những câu hỏi 
đó. 
5.1. Lựa chọn bản ghi nguồn. 
Một báo cáo bao gồm những thông tin được đưa vào từ các 
bản ghi trong một bảng hoặc một Query. cũng như các thông 
tin đã được lưu giữ cùng với lúc báo cáo được thiết kế thiết 
kế, chẳng hạn như nhãn, đề mục, và các hình ảnh. Các bảng 
hoặc truy vấn cung cấp các dữ liệu này còn được biết đến 
như là nguồn bản ghi của báo cáo. Nếu những trường mà bạn 
muốn sử dụng đều nằm trong một bảng thì bạn có thể sử 
dụng bảng đó như nguồn bản ghi. Nếu những trường sử dụng 
nằm ở nhiều bảng khác nhau bạn cần bạn sẽ phải sử dụng 
một hoặc hiều Query như là nguồn bản ghi. Những Query 
này có thể đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn, hoặc nếu 
cần bạn có thể tạo mới những Query để có thể chưa được 
những dữ liệu mà bạn muốn hiển thị lên báo cáo. 
5.2. Tạo báo cáo 
Sử dụng công cụ Report 
Các công cụ Report cung cấp con đường nhanh nhất để tạo ra 
một báo cáo. Bởi vì nó tự động tạo ra báo cáo mà không cần 
lấy thông tin hỏi đáp từ người thiết kế. Báo cáo hiển thị tất cả 
các trường từ nguồn dữ liệu của một bảng hoặc Query. Tuy 
các báo cáo sử dụng công cụ Report không hoàn hảo và 
không thể tạo ra những sản phẩm cuối cùng. Nhưng nó thật 
sự hữu dụng khi để hiển thị nhanh dữ liệu. Bạn có thể lưu lại 
báo cáo và chỉnh sửa nó ở chế độ hiển thị Layout View hoặc 
Design View sao cho có thể phục vụ tốt nhất mục đích của 
bạn. 
Bước 1: Trong pane Navigation, nhấp chọn Table hoặc 
Query mà bạn muốn tạo báo cáo. 
Bước 2: Trên Tab Create, trong nhóm Reports nhấp chọn 
Report . 
Access sẽ tạo ra một báo cáo và hiển thị nó trên Layout 
View. 
Sau khi xem các báo cáo, bạn có thể lưu và sau đó đóng cả 
báo cáo và các bảng hoặc Query mà bạn đã sử dụng làm các 
bản ghi nguồn. Tại một thời điểm nào đó cần mở lại báo cáo, 
khi đó Access sẽ hiển thị những dữ liệu mới nhất từ nguồn 
dữ liệu của báo cáo. 
Sử dụng công cụ Report Wizard. 
Bạn sử dụng ReportWizard để có nhiều chọn lựa hơn về 
những trường sẽ xuất hiện trên báo cáo. Và cũng có thể chỉ 
ra các trường được nhóm hoặc sắp xếp, ngoài ra có thể sử 
dụng nhiều hơn một bảng hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho 
báo cáo. 
Bước 2: Trên Tab Create, trong nhóm Reports nhấp chọn 
Report Wizard. 
Bước 3: Chức năng Wizard sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo 
ra báo cáo: 
Hộp thoại này cho phép bạn lựa chọn các trường hiển thị trên 
báo cáo. Nhấp Next để chuyển bước tiếp theo. 
Trong cửa sổ này cho phép cho phép bạn chọn trường cần 
nhóm. Nhấp Next để chuyển bước tiếp theo. 
Chọn trường sắp xếp cho báo cáo. Nhấp Next để chuyển 
bước tiếp theo. 
Chọn kiểu bố trí báo cáo trong khung Layout, và chọn khổ 
giấy ngang hay dọc ở khung Orientation. Nhấp Next để 
chuyển bước tiếp theo. 
Chọn Style cho báo cáo, nhấp Next để chuyển bước tiếp 
theo. 
Nhập vào tên của báo cáo trong phần What title do you 
Cuối cùng chọn Finish để hoàn tất. 
Chú ý: Nếu bạn muốn lấy các trường vào báo cáo từ nhiều 
bảng hoặc Query, bạn không nhấp Next hoặc Finish sau khi 
đã lựa chọn xong trường từ Table hoặc Query đầu tiên trên 
trang đầu tiên của Report Wizards. 
Thay vì chuyển sang bước tiếp theo bạn tiếp tục nhấp chọn 
các bảng hoặc Query khác cần lấy dữ liệu trong mục 
Tables/Queries. 
Sau khi đã chọn xong tất cả các trường cần thiết bạn có thể 
nhấp Next hoặc Finish để máy tính tiếp tục tạo báo cáo. 
Sử dụng công cụ Blank Report 
Nếu không quan tâm đến việc sử dụng công cụ Report hoặc 
Report Wizards, bạn có thể sử dụng công cụ Blank Report để 
xây dựng một báo cáo từ đầu. Với công cụ này bạn sẽ nhanh 
chóng tạo ra một báo cáo, đặc biệt thích hợp khi bạn dự định 
chỉ thêm vào đó một số trường nhất định. Dưới đây là các 
bước tạo báo cáo bằng công cụ Blank Report. 
Bước 1: Trên Tab Create, trong nhóm Reports nhấp chọn 
Blank Report. 
Một Blank Report được hiển thị ở chế độ Design, và Pane 
Field List xuất hiện bên trái của màn hình chính. 
Bước 2: Trong Pane Field List nhấp chuột vào nút có hình 
(+) vào bảng chứa những trường mà bạn muốn hiển thị dữ 
liệu trên báo cáo. 
Bước 3: Nhấp chọn một trường hoặc có thể giữ phím Ctrl rồi 
nhấp chọn nhiều trường một lúc rồi kéo thả lên báo cáo. 
Bước 4: Sử dụng các côn cụ trong nhóm Control trên Tab 
Formatting để thêm Logo, tiêu đề, số trang,  cho báo cáo. 
5.3. Tìm hiểu về Report section 
Trong Access, việc thiết kế các báo cáo được chia thành 
nhiều phần (Section). Bạn hãy hiển thị báo cáo ở chế độ 
Design View để nhìn thấy các vùng (section) đó. Muốn tạo 
các báo cáo đáp ứng được yêu cầu, cần phải hiểu rõ từng 
phần, và cách làm việc với các Section đó. Ví dụ, phần nào 
có thể lựa chọn để đặt các điều Control tính toán? Và làm thể 
nào để Access tính toán ra kết quả. Dưới đây là danh sách 
tóm tắt cả kiểu Section và cách sử dụng chúng. 
- Report Header: Đây là phần được in ra chỉ một lần khi bắt 
đầu báo cáo. Sử dụng các tiêu đề báo cáo cho các thông tin 
mà thông thường có thể xuất hiện trên một trang bìa, như là 
một biểu tượng, một tiêu đề, hoặc một ngày tháng. Các 
Report Heager được in trước khi in trang đầu tiên 
- Page Header: Đây là Section sẽ được in trên đầu mỗi trang. 
Ví dụ, sử dụng Page Header để lặp lại tiêu đề báo cáo trên tất 
cả các trang. 
- Group Header: Đây là phần được in khi bắt đầu mỗi nhóm 
bản ghi. Sử dụng Section này để in ra các tên nhóm. Ví dụ, 
trong một báo cáo được nhóm theo sản phẩm lúc đó Group 
Header được sử dụng để in tên các sản phẩm. Khi bạn đặt 
một Control tính toán mà sử dụng hàm Sum trong Group 
Header, Access sẽ tính tổng cho từng nhóm. 
- Detail: Section này in tất cả các dòng có trong nguồn bản 
ghi. Đây là nơi bạn đặt các Control hiển thị dữ liệu và là 
phần thân chính của báo cáo. 
- Group Footer: Đây là phần được in ở cuối mỗi nhóm bản 
ghi. Sử dụng Section này để in các thông tin tóm tắt cho một 
nhóm. 
- Page Footer: Được in ở cuối mỗi trang. Sử dụng phần này 
để in thông tin về số trang cũng như trang hiện thời của báo 
cáo. 
- Report Footer: Đây là phần chỉ được in duy nhất một lần. 
Sử dụng phần này để in tổng số hoặc các thông tin tóm tắt về 
toàn bộ báo cáo. 
Chú ý: Ở chế độ Design, Report Footer xuất hiện dưới phần 
Page Footer. Tuy nhiên khi báo cáo được in hoặc xem trước 
khi in, thì Report Footer lại xuất hiện phía trên Page Footer, 
chỉ cần Goup Footer cuối cùng hoặc dòng cuối cùng của 
phần Detail nằm ở trang cuối. 
5.4. Tìm hiểu về các Control 
Tương tự như phần “Tìm hiểu về các Controls” – Bài 4 
5.5. Tinh chỉnh báo cáo 
Tương tự như phần “Tinh chỉnh Form” – Bài 4 
5.6. Thêm Control vào báo cáo 
Tương tự như phần “Thêm Control lên Form” – Bài 4 
5.7. Xem báo cáo 
Có nhiều cách để xem báo cáo, cách được lựa chọn phụ 
thuộc vào những gì mà bạn muốn thao tác với báo cáo và dữ 
liệu trên đó. 
- Nếu bạn muốn tạm thời thực hiện các thay đổi với dữ liệu 
sẽ xuất hiện trên báo cáo trước khi bạn in nó, hoặc nếu bạn 
muốn sao chép dữ liệu từ các báo cáo vào bộ nhớ tạm, thì 
hãy sử dụng Report View. 
- Nếu bạn muốn có thể thay đổi các thiết kế ngay khi báo cáo 
đang hiển thị dữ liệu bạn hãy sử dụng chế độ Layout View. 
- Nếu bạn chỉ đơn giản muốn xem những gì báo cáo sẽ được 
thấy khi in ra, bạn hãy sử dụng chế độ Print Preview. 
Xem báo cáo ở chế độ Report View 
Report View là chế độ hiển thị mặc định được sử dụng khi 
bạn nhấp đúp chuột vào một báo cáo trên pane Navigation 
nếu như nó chưa được mở. 
Trong trường hợp báo cáo đang mở ở một chế độ nào đó bạn 
nhấp phải chuột vào tên báo trên Pane Navigation chọn 
Report View. 
Làm việc với dữ liệu ở chế độ Report View 
Trong chế độ Report View, bạn có thể lựa chọn nội dung văn 
bản trên đó và Copy vào bộ nhớ tạm của máy tính. Để lựa 
chọn toàn bộ các cột của một số hàng, bạn nhấp giữ chuột 
vào lề bên trái rồi kéo tới hàng muốn chọn. Sau đó có thể 
copy những hàng đã chọn đó bằng một trong các cách dưới 
đây: 
- Trên Tab Home, trong nhóm Clipboard, nhấp chọn Copy 
. 
- Nhấp phải chuột và dòng được chọn, rồi chọn Copy. 
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C. 
Chỉ hiển thị những trường bạn muốn bằng cách sử dụng 
công cụ lọc 
Bạn có thể áp dụng các bộ lọc trực tiếp cho báo cáo mà 
không cần rời khỏi chế độ Report View. Ví dụ, trên báo cáo 
có một cột "City" và bạn chỉ muốn xem những hàng mà cột 
"City" có giá trị là “Miami”, bạn làm như sau: 
- Tìm từ “Miami” trên báo cáo và nhấp phải chuột vào nó. 
- Nhấp chọn Equals “Miami”. 
Access sẽ tạo và áp dụng bộ lọc, lúc này báo cáo chỉ còn 
những bản ghi có cột City là Miami. 
Tạo một bộ lọc chi tiết hơn. 
Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường cần lọc. 
Bước 2: Chọn Common Filters. 
Bước 3: Nhấp chọn điều kiện lọc mà bạn muốn. 
Bước 4: Nhập vào giá trị lọc. 
Hủy bỏ một bộ lọc 
Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường mà bạn muốn loại bỏ bộ 
lọc. 
Bước 2: Nhấp chọn Clear filter from city. 
Chú ý: Nếu bạn áp dụng một bộ lọc cho một báo cáo sau đó 
lưu và đóng báo cáo lại khi đó bộ lọc sẽ được lưu cùng báo 
cáo. Tuy nhiên lần sau khi mở lại báo cáo, Access sẽ không 
sử dụng được bộ lọc. Để sử dụng lại bộ lọc, trên Tab Home 
tìm tới nhóm Sort & Filter, tiếp theo nhấp chọn Toggle 
Filter. 
Xem báo cáo trước khi in sử dụng Print Preview. 
Nhấp phải chuột vào báo cáo trong Pane Navigation, sau đó 
chọn Print Preview. 
Các nút trên Navigation có thể giúp bạn xem một cách tuần 
tự hoặc bất cứ trang nào mà bạn muốn. 
(1). Trở về trang đầu tiên 
(2): Trở về trang trước 
(3): Chuyển tới trang tiếp theo 
(4): Chuyển tới trang cuối cùng 
(5): Gõ vào số trang trong hộp nhấp và nhấn Enter để nhảy 
tới trang đó. 
Ở chế độ Print Preview, bạn có thể phóng to để xem chi tiết 
hoặc thu nhỏ để xem vị trí của dữ liệu trên trang. Nếu vị trí 
con trỏ chuột nằm trong báo cáo bạn chỉ cần nhấp chuột một 
lần. Để đảo ngược chế độ hiển thị bạn bấm chuột một lần 
nữa. Bạn cũng có thể sử dụng Control Zoom trên thanh trạng 
thái của Access để tuy chỉnh cỡ phóng to hay thu nhỏ báo 
cáo. 
Để đóng chế độ Print Preview bạn làm theo một trong các 
cách sau đây: 
- Trên Tab Print Preview chọn nút Close Print Preview. 
- Nhấp phải chuột vào báo cáo trên Pane Navigation sau đó 
chọn Layout View hoặc chọn Design View. 
5.8. In báo cáo 
Bạn có thể in một báo cáo trong khi nó đang được mở ở bất 
kỳ chế độ xem nào, hoặc thậm chí trong khi nó đang đóng. 
Trước khi in, hãy chắc chắn là đã thiết lập các thông số cài 
đặt cho trang in, như lề, khổ giấy trang in,  Access lưu lại 
những cài đặt đó vì vậy chỉ phải thiết lập chúng một lần duy 
nhất. Sau này bạn cũng có thể thiết lập lại nếu yêu cầu in ấn 
thay đổi. 
Thay đổi định dạng trang in. 
- Mở một báo cáo ở chế độ Print Preview. Bạn có thể thay 
đổi các thiết lập cho trang in ở bất kỳ chế độ nào, nhưng ở 
chế độ hiển thị Print Preview là trực quan nhất bởi khi đó có 
thể nhìn thấy ngay lập tức những thay đổi mà bạn vừa thực 
hiện. 
- Trên Tab Print Preview tìm tới nhóm Page Layout, nhấp 
chọn Portrait hoặc Landscape để thiết lập các trạng 
thái định hướng. Size để thiết lập kích thước cho trang in, 
Margins để điều chỉnh lề,  
- Sau khi thực hiện một thay đổi, hãy sử dụng các nút trên 
Navigation để xem thử một số trang để chắc chắn rằng bạn 
đã không tạo ra bất kỳ vấn đề gì về định dạng trên các trang 
phía sau. 
In báo cáo 
Bước 1: Mở Report ở bất kỳ chế độ nào mà bạn muốn, hoặc 
có thẻ chọn báo cáo trên Navigation Pane. 
Bước 2: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó 
nhấp Print . Hộp thoại Print xuất hiện 
Bước 3: Nhập các tùy chọn in báo cáo trong hộp thoại, cuối 
cùng nhấp Ok để in báo cáo