Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử

BÀI MỞ ĐẦU

Mục tiêu

Trình bày được chức năng của Microsoft Word.

Giải thích được ý nghĩa, tác dụng các thao tác đơn giản với Microsoft Word

Thực hiện được các thao tác khởi động, thoát khỏi Microsoft Word.

Nội dung:

1. Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương

trình soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi

tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng

như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa

phương tiện(multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản

được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ

pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc,

hay .docx đối với các phiên bản từ Word 2007 trở đi. Hầu hết các phiên bản của

Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc

với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang

web.

Lịch sử phát triển

Microsoft Word còn có phiên bản dành cho các hệ điều hành khác như Mac

OS hay OS/2.

2. Khởi động và thoát khỏi MS Word

2.1 Khởi động

- Cách 1: Kích đúp chuột trái vào biểu tượng của MS Word

trên màn hình nền Desktop.

- Cách 2: Thực hiện theo đường dẫn: Start/ Programs (All Programs)/

Microsoft/ Microsoft Office 2010.

2.2 Thoát khỏi MS Word

- Cách 1: Thực hiện lệnh File – Exit

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

-Cách 3: Kích chuột trái vào biểu tượng Close trên góc phải cửa sổ

màn hình

3. Làm quen với môi trường làm việc

pdf 86 trang yennguyen 19/11/2021 60
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

Tóm tắt nội dung tài liệu: Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử

Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử
LỜI GIỚI THIỆU 
Hiện nay cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ , công 
nghệ thông tin đã có những phát triển vượt bậc và được ứng dụng trong hầu hết các 
ngành nghề của xã hội. Một trong số các ứng dụng phổ biến và quan trọng đó là các 
ứng dụng văn phòng. Để đáp ứng nhu cầu của công việc con người cần có các kỹ năng 
soạn thảo văn bản thành thục. Giáo trình Soạn Thảo Văn bản Điện Tử ra đởi nhằm 
cung cấp cho người soạn thảo các kỹ năng cơ bản và cần thiết giúp cho người soạn 
thảo có thể tự tin trình bày các văn bản phù hợp với yêu cầu của công việc. 
Giáo trình gồm 7 bài. Bài đầu tiên giúp HSSV có được cái nhìn tổng quan về 
phần mềm MS Office 2010, các thao tác cơ bản cũng như làm quen với giao diện của 
chương trình. Bài cuối cùng hướng dẫn sinh viên cách thiết lập các chế độ bảo mật và 
in ấn đối với tài liệu của mình. 
Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử được xây dựng theo chương trình khung 
cho nghề Tin học văn phòng với những nội dung gần gũi với thực tế nhằm mong muốn 
tạo cho học sinh sinh viên thực hiện được các thao cơ bản nhằm rèn luyện kỹ năng 
soạn thảo và định dạng văn bản để ứng dụng vào thực tế công việc. 
 Ngày 15 tháng 7 năm 2016 
 Người biên soạn 
Kim Thị Thương 
Trang 2 
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 1 
BÀI MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 3 
1. Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word ..................................................... 3 
2. Khởi động và thoát khỏi MS Word ......................................................................... 4 
2.1 Khởi động .......................................................................................................... 4 
2.2 Thoát khỏi MS Word ......................................................................................... 4 
3. Làm quen với môi trường làm việc ......................................................................... 4 
BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD ........................................................... 7 
1. Thao tác với thực đơn file ........................................................................................ 7 
1.1.Tạo tài liệu mới .................................................................................................. 7 
1.2. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa ............................................................................ 7 
1.3. Ghi tài liệu lên đĩa ............................................................................................. 8 
2. Các thao tác cơ bản .................................................................................................. 9 
2.1. Sao chép, di chuyển văn bản ............................................................................. 9 
2.2. Xoá, đổi tên văn bản ......................................................................................... 9 
2.3. Tìm kiếm và thay thế đoạn văn bản ................................................................ 10 
3. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 11 
BÀI 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ................................................................................. 13 
1. Định dạng các nội dung trên một trang văn bản .................................................... 13 
1.1. Định dạng ký tự .............................................................................................. 13 
1.2. Định dạng dòng và khoảng cách đoạn ............................................................ 14 
1.3. Định dạng trang văn bản ................................................................................. 14 
2. Chia cột báo, tạo chữ lớn đầu đoạn, thiết lập Tab ................................................. 16 
2.1. Chia cột văn bản ............................................................................................. 16 
2.2. Tạo chữ lớn đầu đoạn (Dropcap) .................................................................... 18 
2.3. Thiết lập Tab cho văn bản ............................................................................... 19 
3. Tạo và quản lý các Style ........................................................................................ 20 
3.1. Tạo các Style ................................................................................................... 20 
3.2. Định dạng cho các Style ................................................................................. 21 
3.3. Đánh mục lục tự động ..................................................................................... 23 
4. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 26 
BÀI 3: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG MS WORD............................................. 29 
Trang 2 
1. Chèn các đối tượng vào văn bản ............................................................................ 29 
1.1. Chèn ký tự đặc biệt ......................................................................................... 29 
1.2. Đánh số trang cho văn bản .............................................................................. 29 
2. Tạo các ngắt trang, ngắt đoạn, liên kết .................................................................. 30 
2.1. Ngắt trang........................................................................................................ 30 
2.2. Ngắt đoạn ........................................................................................................ 31 
2.3. Tạo liên kết ..................................................................................................... 32 
3. Các hiệu ứng đặc biệt ............................................................................................ 33 
3.1. Tạo các hiệu ứng cho Font chữ ....................................................................... 33 
3.2. Tạo màu chữ ................................................................................................... 34 
3.3. Chèn lời chú thích ........................................................................................... 35 
4. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 36 
BÀI 4: THAO TÁC TRÊN BẢNG ........................................................................... 38 
1. Tạo cấu trúc và định dạng bảng ............................................................................. 38 
1.1. Tạo cấu trúc bảng ............................................................................................ 38 
1.2. Định dạng đường viền bảng ............................................................................ 39 
1.3. Định dạng cho hàng, cột, ô ............................................................................. 40 
2. Tính toán và sắp xếp dữ liệu trên bảng .................................................................. 46 
2.1. Sắp xếp dữ liệu trên bảng................................................................................ 46 
2.2. Tính toán dữ liệu trên bảng ............................................................................. 48 
3. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 50 
BÀI 5: CÔNG CỤ VẼ TRONG MS WORD ................................................................ 52 
1. Vẽ hình đơn giản và tạo chữ nghệ thuật trong Word ............................................ 52 
1.1. Vẽ hình trong Word ........................................................................................ 52 
1.2. Tạo chữ nghệ thuật .......................................................................................... 52 
1.3. Vẽ sơ đồ .......................................................................................................... 54 
1.4. Vẽ biểu đồ ....................................................................................................... 55 
2. Chèn tranh, ảnh vào văn bản ................................................................................. 56 
2.1. Chèn tranh ảnh vào văn bản ............................................................................ 56 
2.2. Hiệu chỉnh hình ảnh ........................................................................................ 57 
3. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 59 
BÀI 6: TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD ........................................................... 62 
1. Khái niệm Trộn thư: .............................................................................................. 62 
2. Tập tin data source ................................................................................................. 62 
3. Tập tin main document .......................................................................................... 62 
Trang 3 
4. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 70 
BÀI 7: BẢO MẬT VÀ IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD ........................................ 73 
1. Bảo mật .................................................................................................................. 73 
2. Định dạng trang in ................................................................................................. 78 
3. In tài liệu ................................................................................................................ 79 
4. Bài tập rèn luyện .................................................................................................... 81 
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 82 
CÁC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 
Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt 
MS Microsoft 
MĐ Mô đun 
LT Lý thuyết 
TH Thực hành 
KT Kiếm tra 
MÔ ĐUN SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 
Mã mô đun: MĐ 21 
* Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học sinh học xong các mô đun chung 
* Tính chất: Là mô đun cơ sở bắt buộc của nghề Tin học văn phòng. 
Mục tiêu của môn học: 
* Kiến thức: 
Trình bày được vai trò, chức năng của phần mềm Microsoft Word. 
Giải thích được chức năng của một số công cụ chính trong bộ phần mềm 
Microsoft Word. 
* Kỹ năng: 
Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word để tạo các tài 
liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định. 
* Thái độ: 
Tuân thủ các yêu cầu của giáo viên và nội quy phòng học 
Nội dung của môn học: 
STT Nội dung 
Phân bổ thời gian 
Tổng LT TH KT 
1 Bài mở đầu 2 1 1 
2 Bài 1: Làm quen với Microsoft Word 3 2 1 
3 Bài 2: Định dạng văn bản 20 8 10 2 
4 
Bài 3: Chèn các đối tượng trong MS 
Word 
15 6 9 
5 Bài 4: Thao tác trên bảng 15 6 7 2 
6 Bài 5: Công cụ vẽ trong MS Word 10 4 6 
7 Bài 6: Trộn tài liệu trong MS Word 5 1 2 2 
8 
Bài 7: Bảo mật và in tài liệu trong MS 
Word 
3 2 1 
9 Kiểm tra kết thúc mô đun 2 2 
 Cộng 75 30 37 8 
Trang 3 
BÀI MỞ ĐẦU 
Mục tiêu 
Trình bày được chức năng của Microsoft Word. 
Giải thích được ý nghĩa, tác dụng các thao tác đơn giản với Microsoft Word 
Thực hiện được các thao tác khởi động, thoát khỏi Microsoft Word. 
Nội dung: 
1. Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word 
Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương 
trình soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi 
tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng 
như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa 
phương tiện(multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản 
được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ 
pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. 
Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc, 
hay .docx đối với các phiên bản từ Word 2007 trở đi. Hầu hết các phiên bản của 
Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc 
với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang 
web. 
Lịch sử phát triển 
Phát hành Phiên bản Chú thích 
11.1983 Word 1.0 
Phiên bản Word đầu tiên này chạy trên hệ 
điều hành MS-DOS. 
1989 Word for Windows 
Phiên bản Microsoft Word đầu tiên chạy 
trên Windows. 
1991 Word for Windows 2.0 
Word 2.0 trở nên khá phổ biển đối với 
người sử dụng trước khi có Word 6.0. 
1993 Word 6 for Windows 
Word 6.0 dùng cho cả DOS và Windows. 
dùng cho DOS. 
1995 Word 95 hay Word 7.0 
Cùng với sự ra đời của Windows 95, một 
phiên bản 32-bit của hệ điều hành 
Windows, Microsoft cho phát hành Word 
95, còn được biết đến với cái tên Word 
7.0. 
1997 Word 97 
Đây là phiên bản phổ biến tiếp theo, 
thuộc gói sản phẩm Microsoft Office 97. 
Trang 4 
Phát hành Phiên bản Chú thích 
1999 Word 2000 
Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft 
Office 2000. 
2001 Word XP 
Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft 
Office XP. Còn được gọi là Word 2002. 
2003 Office Word 2003 
Đi cùng với gói công cụ văn phòng 
Microsoft Office 2003 
2006 Office Word 2007 Đi kèm với Microsoft Office 2007. 
2010 Word 2010 
Đi cùng với gói công cụ văn phòng 
Microsoft Office 2010 
2013 Word 2013 
Đi cùng với hệ điều hành Windows 
10 (chỉ cần cài Windows 10 là có ngay 
Word 13 trên máy) 
Bảng 1. Bảng lịch sử phát triển của MS Word 
Microsoft Word còn có phiên bản dành cho các hệ điều hành khác như Mac 
OS hay OS/2. 
2. Khởi động và thoát khỏi MS Word 
2.1 Khởi động 
- Cách 1: Kích đúp chuột trái vào biểu tượng của MS Word 
trên màn hình nền Desktop. 
- Cách 2: Thực hiện theo đường dẫn: Start/ Programs (All Programs)/ 
Microsoft/ Microsoft Office 2010. 
2.2 Thoát khỏi MS Word 
- Cách 1: Thực hiện lệnh File – Exit 
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 
-Cách 3: Kích chuột trái vào biểu tượng Close trên góc phải cửa sổ 
màn hình 
3. Làm quen với môi trường làm việc
Hình 1. Màn hình giao diện MS Word 
1 
Thanh công cụ truy xuất nhanh 
Quick Access: Chứa các lệnh 
thường sử dụng 
5 
Thước dọc: dùng để canh chỉnh 
lề trên, lề dưới của văn bản 
2 
Thước ngang: Dùng để canh chỉnh 
lề trên, lề dưới của văn bản. 
6 
Thanh cuộn ngang: Dùng để 
cuộn văn bản theo chiều ngang 
3 
Vùng soạn thảo văn bản: là nơi nhập 
nội dung văn bản 
7 
Thanh trạng thái: Cho biết 
thong tin về trạng thái hiện 
hành, tổng số trang,dòng cột 
hiện hành 
4 
Thanh cuộn dọc: Dùng để cuộn văn 
bản theo chiều dọc, xem phần văn 
bản bị che khuất 
8 
Thanh Ribbon: Liệu kê các 
chức năng của MS Word, các 
chức năng được gom thành 
từng nhóm và được đặt trong 
các thẻ khác nhau 
Bảng 2. Các thành phần trên màn hình giao diện 
Các tab mặc định trong giao diện Ribbon: 
Tab File: gồm các tùy chọn như lưu file (Save), mở file (Open), đóng file 
(Close), tạo mới file (New), 
Tab Home: gồm các chức năng định dạng (cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, hiệu 
ứng chữ), canh chỉnh văn bản (canh tr ... ng và hiệu chỉnh biểu đồ 
Hình 5.8. Kết quả 
Trang 56 
2. Chèn tranh, ảnh vào văn bản 
2.1. Chèn tranh ảnh vào văn bản 
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn hình ảnh vào văn bản 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Insert, trong nhóm Illustrations chọn 
Hình 5.9. Công cụ chèn hình ảnh 
+ Picture: Chèn hình ảnh có trong bộ nhớ lưu trữ dữ liệu của máy tính
Hình 5.10. Cửa sổ chọn hình ảnh 
+ ClipArt: Chèn hình ảnh có trong thư viện của MS Office 
Hình 5.11. Cửa sổ chèn ảnh Clip Art 
Trang 57 
- Bước 3: Nháy đúp chuột trái vào hình ảnh muốn chèn để chèn vào văn bản 
2.2. Hiệu chỉnh hình ảnh 
Để hiệu chỉnh hình ảnh ta thực hiện theo các bước sau: 
- Bước 1: Chọn hình ảnh cần hiệu chỉnh (Kích chuột trái vào hình ảnh) 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon trong mục Picture Toolchọn thẻ Format 
Hình 5.12. Các công cụ của thẻ Format 
- Bước 3: Trong nhóm Picture Style 
Chọn các kiểu trình bày hình ảnh có sẵn 
Hình 5.13. Hộp thoại Picture Style 
+ Picture Border: Tạo đường viền cho bức tranh. 
+ Picture Effects: Chọn hiệu ứng cho bức tranh. 
+ Picture Layout: Chọn kiểu bố cục cho hình ảnh 
Trang 58 
Hình 5.14. Hộp thoại Picture Layout 
- Bước 4: Trong nhóm Arrange 
Hình 5.15. Hộp thoại Position
Trang 59 
+ Position: chọn vị trí của hình ảnh ttrong văn bản 
+ WapTexxt: Vị trí hình ảnh so với chữ trong văn bản 
 In Line With Text: Văn bản và ảnh sẽ nằm 
trên cùng một dòng với nhau, kiểu trình bày này 
thường được sử dụng khi chèn các biểu tượng, hình 
ảnh nhỏ,... bổ sung vào dòng văn bản 
 Square: Văn bản nằm xung quanh ảnh, kiểu 
trình bày này thường được sử dụng để trang trí hoặc 
khi muốn ghi chú ảnh. 
 Tight: Văn bản nằm áp sát hai bên ảnh, kiểu 
trình bày này thường được sử dụng khi muốn trang 
trí cho nội dung văn bản. 
 Behind Text: Văn bản hiển thị bên trên ảnh, 
kiểu trình bày này thường được sử dụng khi muốn 
dùng ảnh làm nền cho văn bản. 
 In Front of Text: Văn bản hiển thị bên dưới 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi 
muốn dùng để che một phần văn bản. 
 Top and Bottom: Văn bản nằm trước và sau 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi 
muốn mình họa cho đoạn văn bản. 
 Through: Văn bản nằm áp sát xung quanh 
ảnh, kiểu trình bày này thường được sử dụng khi 
muốn trang trí cho nội dung văn bản. 
Hình 5.6. Hộp thoại 
Wrap Text 
 Chọn More Layout 
Options để có nhiều lựa 
chọn hơn. 
3. Bài tập rèn luyện 
Bài 1: Sử dụng Clip Art và Word Art để chèn vào các hình sau: 
Hình 1: 
Hình 2: 
Trang 60 
Hình 3: 
Bài 2: Vẽ sơ đồ sau 
Trang 61 
Bài 3:Sử dụng chức năng vẽ hình trong MS Word vẽ hình sau: 
Trang 62 
BÀI 6 
TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 
Mục tiêu 
Trình bày được trình tự chuẩn bị dữ liệu nguồn và tài liệu mẫu 
Giải thích được các bước trộn tài liệu trong MS Word 
Thực hiện được các thao tác trộn văn bản nhanh, chính xác để phục vụ cho công 
tác văn phòng. 
Nội dung 
1. Khái niệm Trộn thư: 
Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng 
hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp 
Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng 
nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên 
một cách nhanh chóng. 
2. Tập tin data source 
Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản 
như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. 
3. Tập tin main document 
Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 
a. Form letter 
- Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau 
Hình 6.1. Tập tin dữ liệu chính 
Trang 63 
- Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú 
ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). 
+ Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện 
trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm 
phức tạp. 
Hình 6.2. Tập tin dữ liệu nguồn 
- Bước 3: Trên tập tin Main trong Word Chọn Start Mail Merge trên 
tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard. 
Trang 64 
Hình 6.3. Hộp thoại Start Mail Merge 
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu.Cửa sổ này có thể di chuyển bằng 
chuột đến một vị trí mới trên màn hình và người dùng cũng có thể thay đổi kích cỡ của 
nó.
Hình 6.4. Hộp thoại Mail Merge bước 1
Trang 65 
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, làm theo hướng dẫn bằng cách 
chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấnNext ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn 
quay lại thì nhấn vào Previous. 
Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
Hình 6.5. Hộp thoại Mail Merge bước 2
Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. 
Chọn Next qua bước 3 
Hình 6.6. Hộp thoại Mail Merge bước 3
Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel 
đã lưu. 
Trang 66 
Hình 6.7. Hộp thoại Select Table
Chọn Sheet1, OK
Hình 6.8. Cửa sổMail Merge Recipients
- Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng 
không muốn tạo thư mời. 
- Nhấn OK. 
- Nhấn Next qua bước 4. 
Trang 67 
Hình 6.9. Hộp thoại Mail Merge bước 4
Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items 
Hình 6.10. Hộp thoại Insert Merge Field
Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần 
lượt chèn các field vào trong main document như sau: 
Trang 68 
Hình 6.10. Thư mời
Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời 
tiếp theo 
Hình 6.11. Hộp thoại Mail Merge bước 5
Nhấn nút Next sang bước thứ 6. 
Trang 69 
Hình 6.11. Hộp thoại Mail Merge bước 6 
Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual 
letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản. 
Hình 6.12. Hộp thoại Merge to New Document 
Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư 
mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người. 
 b. Envelopes 
Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng 
chọn Envelops thay vì chọnFrom letter ở bước1. 
 c. Labels 
Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng 
chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. 
 d. Catologes 
Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From 
letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1. 
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống 
với các bước trong trình Wizard.Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy 
Trang 70 
cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn 
hoàn tất việc hòa trộn.Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng 
các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu. 
Hình 6.13. Công cụ Preview Resullts
Những lệnh dùng trên thẻ Mailings trong bốn nhóm sau: 
- Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi chọn một loại tài liệu và sau đó 
chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận 
- Write & Insert Fields: Đây là nơi có thể chèn các Merge Field và sử 
dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. 
- Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng 
tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. 
- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân vào một tài liệu toàn 
diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử. 
4. Bài tập rèn luyện
Yêu cầu: Soạn thảo bằng font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13. 
Bài 1: Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy báo nhập học cho sinh viên 
Soạn danh sách sinh viên trúng tuyển và lưu vào file có tên “DSTrungTuyen” 
Soạn mẫu như sau và thực hiện trộn giấy báo nhập học tự động cho sinh viên: 
Trang 71 
Bài 2: Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy mời 
a. Soạn danh sách lớp như sau và lưu vào file có tên “DSLop” 
b. Soạn mẫu như sau và thực hiện trộn giấy mời tự động: 
Trang 72 
Trang 73 
BÀI 7 
BẢO MẬT VÀ IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 
Mục tiêu 
Trình bày được các chế độ và cách hiệu chỉnh trước khi in cho văn bản 
Giải thích được các bước đặt mật khẩu cho File văn bản. 
Thực hiện được thao tác đặt mật khẩu cho file văn bản. 
Chọn lựa được các chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn cũng như thực hiện tốt 
thao tác in văn bản ra giấy. 
Nội dung 
1. Bảo mật 
Microsoft Word cung cấp sự bảo vệ cao cho tài liệu.Người sử dụng có thể lập 
một mật khẩu cho tài liệu để chặn việc đọc và chỉnh sửa tài liệu bởi một người nào 
khác.Hoặc nếu muốn ai đó chỉ có thể đọc mà không thể chỉnh sửa tài liệu.Mục này sẽ 
hướng dẫn làm thế nào để lập mật khẩu để bảo vệ và ngăn chặn việc chỉnh sửa và định 
dạng. 
Lập mật khẩu bảo vệ trong Word 2010 
Khi người dùng lập mật khẩu bảo vệ cho tài liệu của mình thì người dung chỉ có 
thể mở tài liệu khi họ biết mật khẩu.Nếu người dùng quên mất mật khẩu thì không có 
cách nào để mở tài liệu.Vì thế phải thật cẩn thận trong khi lập mật khẩu cho các tài 
liệu quan trọng của mình. 
Các bước sau để lập mật khẩu cho tài liệu. 
- Bước 1: Mở một tài liệu muốn lập mật khẩu. 
- Bước 2: Chọn thẻ File và chọn Info, sau đó chọn Protect Document, sẽ hiển 
thị một danh sách các tùy chọn. 
Hình 7.1. Hộp thoại Protect Document 
Trang 74 
- Bước 3: Chọn Encrypt with Password, nó sẽ hiển thị hộp thoại Encrypt 
Document hỏi người dùng mật khẩu cho tài liệu. Một hộp thoại giống như vậy sẽ xuất 
hiển lần hai để nhập mật khẩu lần hai.Sau khi nhập mật khẩu mỗi lần, nhấn nút OK. 
Hình 7.1. Hộp thoại Encrypt Document 
- Bước 4: Lưu sự thay đổi, và cuối cùng người dùng sẽ có tài liệu được bảo vệ 
bởi mật khẩu vừa lập. Lần sau khi có ai đó cố gắng mở tài liệu này, nó sẽ hỏi mật khẩu 
trước khi hiển thị nội dung tài liệu.Hãy nhớ rằng bây giờ tài liệu của người dùng đã 
được bảo vệ bởi mật khẩu cần nhớ mật khẩu để mở tài liệu. 
Hình 7.3. Hộp thoại Password 
Trang 75 
Xóa mật khẩu trong Word 2010: 
Người dùng chỉ có thể xóa mật khẩu chỉ khi đã mở nó thành công. Sau đây là các 
bước đơn giản để xóa mật khẩu trong tài liệu. 
- Bước 1: Mở một tài liệu muốn xóa mật khẩu. 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ File và chọn Info và sau đó chọn Protect 
Document , sẽ hiển thị một danh sách các tùy chọn: 
Hình 7.4. Hộp thoại Protect Document 
 Bước 3: Chọn Encrypt with Password, nó sẽ hiển thị hộp thoại Encrypt 
Document và mật khẩu xuất hiển dưới dạng các dấu chấm. Người dùng cần xóa hết 
các dấu chấm này để xóa mật khẩu. 
Hình 7.5. Hộp thoại Encrypt Document 
Trang 76 
Thiết lập các hạn chế chỉnh sửa và định dạng trong Word 2010: 
Sau đây là các bước thiết lập các hạn chế chỉnh sửa và định dạng. 
- Bước 1: Mở một tài liệu muốn thiết lập các hạn chế chỉnh sửa. 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ File, chọn Info và cuối cùng chọn Protect 
Document để hiển thị các tùy chọn. 
Hình 7.6. Hộp thoại Protect Document 
- Bước 3: Chọn Restrict Editing, nó sẽ mở tài liệu và đưa ra các tùy chọn để 
người dùng có thể hạn chế chỉnh sửa tài liệu trong khu vực Restrict Formatting and 
Editing. Tại đây người dùng có thể thiết lập sự hạn chế chỉnh sửa cũng như định dạng 
cho tài liệu. 
Hình 7.7. Cửa sổ Restrict Formatting and Editing 
Trang 77 
- Bước 4: Sau khi làm xong, nhấn Yes, nút Start Encrypt Protection sẽ hiển thị 
hộp thoại Start Enforcing Protection hỏi người dùng mật khẩu để không ai khác có 
thể thay đổi thiết lập này. Người dùng có thể nhập mật khẩu hoặc không nhập, có 
nghĩa là không có mật khẩu bảo vệ cho sự bảo vệ này. 
Hình 7.8. Hộp thoại Start Enforcing Protection 
- Bước 5: Cuối cùng nhấn nút OK và người dùng sẽ thấy tài liệu của mình đã 
được bảo vệ (chỉnh sửa hoặc định dạng). 
Xóa các hạn chế về chỉnh sửa và định dạng trong Word 2010: 
Nguời dùng có thể gỡ bỏ các hạn chế đã thiết lập theo các bước sau: 
- Bước 1: Mở một tài liệu mà bạn muốn xóa các hạn chế chỉnh sửa. 
- Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻFile, chọn Info và cuối cùng nhấn nút 
Protect Document sẽ hiển thị một hộp thoại các tùy chọn. 
Hình 7.9. Hộp thoại Protect Document 
Trang 78 
- Bước 3: Chọn Restrict Editing, nó sẽ hiển thị khu vực Restrict Formatting 
and Editing như hình dưới. 
Hình 7.10. Cửa sổ Restrict Formatting and Editing 
- Bước 4: Bây giờ nhấn nút Stop Protect. Nếu người dùng đã lập mật khẩu cho 
việc giới hạn chỉnh sửa hoặc định dạng thì cũng cần một mật khẩu tương tự để xóa 
việc giới hạn đó. Sử dụng Unprotect document Dialog Box. 
2. Định dạng trang in 
Các bước thực hiện định dạng trang in như sau: 
- Bước 1: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Page Layout, sau đó mở hộp thoại Page 
Setup 
- Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup 
+ Thẻ Margins: Top: Khoảng cách từ 
văn bản đến lề trên trang giấy 
Bottom: Khoảng cách từ văn bản đến 
lề dưới 
Left : Khoảng cách từ văn bản đến lề 
trái 
Right: Khoảng cách từ văn bản đến lề 
phải 
Gutter: Khoảng cách gáy của văn bản 
Gutter position: Vị trí gáy 
+ Orientation: Portrait: Hướng 
giấy dọc 
 Landscape: Hướng giấy ngang 
+ Preview: Hiển thị định dạng 
Hình 7.11. Hộp thoại Page Setup 
Trang 79 
- Bước 3: Chọn OK để hoàn tất thiết lập định dạng 
3. In tài liệu 
- Bước 1: Mở một tài liệu. Trên thanh Ribbon chọn thẻ File và chọn Print sẽ 
hiển thị Preview bên cột phải. 
Hình 7.12. Cửa sổ Print Preview 
- Bước 2: Thiết lập các tùy chọn 
Hình 7.13. Cửa sổ thiết lập Print Preview 
Trang 80 
STT Tùy chọn và miêu tả 
1 
Copies 
Thiết lập số bản in, theo mặc định sẽ có một bản in của tài liệu 
2 
Print Custom Range: Sử dụng để in một trang cụ thể trong tài liệu mà số 
trang nhập vào tùy chọn Pages. Nếu muốn in các trang từ 7 đến 10, phải ghi 
rõ tùy chọn là 7-10. 
3 
Print One Sided: Theo mặc định thì người dùng sẽ in một mặt của trang 
giấy, tuy nhiên cũng có thể chọn để in hai mặt của trang. 
4 
Collated: Mặc định thì tất cả các bản in sẽ in Collated, nhưng nếu muốn 
in uncollated,thì chọn tùy chọn Uncollated. 
5 
Orientation: Theo mặc định thì văn bản sẽ được in dưới dạng Portrait, 
nhưng nếu muốn bản in của mình được in dưới dạng Landscape, chọn chế 
độ Landscape. 
6 
A4:Theo mặc định thì tài liệu được in trên khổ giấy A4, nhưng nếu muốn 
in ở khổ giấy khác, chọn các kích thước có trong danh sách. 
7 
Custom Margin: Nhấn Custom Margins để chọn lề tài liệu. Ví dụ, nếu 
bạn muốn in số lượng trang ít hơn, chọn lề hẹp hơn và nếu muốn có nhiều 
khoảng trống, chọn lề rộng hơn. 
8 
1 Page Per Sheet:Theo mặc định thì trên mỗi trang giấy là một trang tài 
liệu, nhưng nếu muốn in nhiều trang trên một trang giấy, nhấn vào tùy chọn 
1 Page Per Sheet để thiết lập. 
Bảng 7.1. Bảng các tùy chọn thiết lập trang in. 
- Bước 3: Khi đã thiết lập xong các tùy chọn, nhấn nút Print để gửi tài liệu của tới 
máy in. 
Hình 7.14. Cửa sổ in tài liệu 
Trang 81 
4. Bài tập rèn luyện 
Bài1: Luyện tập thiết lập mật khẩu bảo vệ cho một tài liệu bất kỹ 
Bài 2: Luyện tập thiết lập định dạng trang in phù hợp cho các bài tập ở bài trước. 
Trang 82 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
- TiengViet_Word2010_Training Book – Diendanbaclieu.net 
- 
tu-co-ban-den-nang-cao/ 

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_soan_thao_van_ban_dien_tu.pdf