Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp - Nguyễn Duy Vĩnh

 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP   GV. Nguyễn Duy Vĩnh  0987.510.560  Wedsite : chinhlytailieu.com 
TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN 
1. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp , HN, 1990 
2. Giáo trình Lưu trữ , NXB Văn hóa Thông tin, HN, 2006 
3. Vũ Thị Phụng , Nguyễn Thị Kim Bình : Tập bài giảng Công tác văn thư , lưu trữ trong các doanh nghiệp . 
4. Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 ( có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006) 
5. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 
6. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 
7. Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 về đăng ký kinh doanh . 
8. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục LTNN hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện 
9. Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh , thành phố thuộc TW 
10. Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II. 
11. Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG III. 
12. Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/2/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định về thẩm quyền quản lý và sưu tầm , thu thập tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc gia . 
13. Từ điển lưu trữ Việt Nam. 
14. Các bài viết chuyên đề lưu trữ tài liệu trong các doanh nghiệp được đăng trên tạp chí Văn thư-Lưu trữ VN. 
BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN 
Chương I: Một số vấn đề chung về doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp 
Chương II: Tổ chức quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp 
Đề kiểm tra hệ số 1 Lớp tại chức Cao đẳng VTLT K1 
Bằng ví dụ cụ thể , trình bày ý nghĩa , tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp 
Lưu ý: Thời gian làm bài : Từ 7h50 đến 8h20 
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 
I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp 
II. Khái niệm , đặc điểm , ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp 
I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp 
1. Khái niệm doanh nghiệp 
2. Các loại hình doanh nghiệp 
1. Khái niệm doanh nghiệp 
Doanh nghiệp là khái niệm chung nhất để chỉ các loại hình doanh nghiệp . 
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng , có tài sản , có trụ sở giao dịch ổn định , được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh . (Theo Luật Doanh nghiệp 2005). 
2. Các loại hình doanh nghiệp 
Tuỳ theo căn cứ ( tiêu chí ) phân loại , có thể phân chia doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau : 
Theo ngành sản xuất kinh doanh : có doanh nghiệp công nghiệp , doanh nghiệp nông nghiệp , doanh nghiệp lâm nghiệp , doanh nghiệp giao thông vận tải  
Theo quy mô có doanh nghiệp lớn , doanh nghiệp vừa và nhỏ . 
Theo hình thức sở hữu có doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh ( ngoài quốc doanh ). Trong đó , theo luật doanh nghiệp quy định thì doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp trong đó nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ . 
Theo nguồn gốc vốn đầu tư thì có doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài . 
 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 ( có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006) cho phép thành lập và hoạt động của các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế , bao gồm : 
Doanh nghiệp nhà nước 
Doanh nghiệp tư nhân 
Công ty (TNHH, cổ phần , hợp danh ) 
Nhóm công ty ( Công ty mẹ-công ty con, Tập đoàn KT, Các hình thức khác ) 
DN có vốn nước ngoài ( Liên doanh , 100% vốn nước ngoài 
Hợp tác xã 
2.1. Doanh nghiệp nhà nước 
Là DN trong đó Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ . 
DNNN là tổ chức KT do Nhà nước sở hữu tr ên 50% vốn điều lệ hoặc có cổ phần , góp vốn chi phối , được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước , công ty cổ phần , công ty TNHH. 
2.2. Doanh nghiệp tư nhân 
Là đơn vị KD có mức vốn không thấp hơn vốn pháp định , do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . 
DNTN không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào . 
Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một DNTN. 
DNTN được đặt tên theo ngành , nghề KD hoặc đặt tên riêng . Trên bảng hiệu , hoá đơn , quảng cáo , báo cáo , tài liệu , giấy tờ giao dịch khác của DNTN phải ghi tên DN, kèm theo các chữ “DNTN” và số vốn đầu tư ban đầu của DN. 
2.3. Công ty 
Công ty TNHH 
Công ty cổ phần 
Công ty hợp danh 
* Công ty TNHH 
Căn cứ vào số lượng TV, C.ty TNHH được chia thành 2 loại : 
Công ty TNHH một thành viên là DN do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu ( sau đây gọi là chủ sở hữu c.ty ); chủ sở hữu c.ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của c.ty trong phạm vi vốn điều lệ của c.ty . 
C.ty TNHH một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. 
Công ty TNHH hai thành viên trở lên là DN, trong đó TV có thể là tổ chức , cá nhân ; số lượng TV không vượt qúa 50. 
TV chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của DN trong phạm vi số vốn cam kết góp vào DN. 
C.ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. 
C.ty TNHH không được quyền phát hành chứng khoán . 
* Công ty cổ phần 
Công ty cổ phần là DN, trong đó có những đặc điểm sau : 
Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần . Có thể có nhiều loại cổ phần . Cổ phần được tự do chuyển nhượng . 
Số lượng TV tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa . TV c.ty là người sở hữu cổ phần , được gọi là cổ đông . 
Trách nhiệm của cổ đông giới hạn trong phạm vi vốn đã góp vào c.ty . 
C.ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. 
C.ty cổ phần được phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn . 
* Công ty hợp danh 
Là loại hình DN mới xuất hiện tại VN từ năm 2000. Cho đến nay, số lượng DN loại này không nhiều và có đặc điểm sau : 
Có ít nhất 2 TV là chủ sở hữu chung của công ty , cùng nhau KD dưới một tên chung ; ngoài các thành viên hợp danh có thể có thành viên góp vốn . là cá nhân , trong đó phải có ít nhất một TV hợp danh . Ngoài TV hợp danh có thể có TV góp vốn . TV hợp danh phải là cá nhân , TV góp vốn có thể là cá nhân hoặc tổ chức . 
TV hợp danh chịu trách nhiệm liên đới và vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác của DN; TV góp vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị số vốn góp vào c.ty . TV hợp danh có quyền quản lý và điều hành hoạt động KD của c.ty ; thành viên góp vốn không có quyền quản lý c.ty . Trường hợp TV góp vốn tham gia quản lý điều hành c.ty thì TV đó được coi là TV hợp danh . 
C.ty hợp danh có tư cách pháp nhân . 
C.ty hợp danh không được phát hành chứng khoán . 
2.4 Nhóm công ty 
Nhóm công ty là tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế , công nghệ , thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác . 
Nhóm công ty bao gồm các hình thức sau : 
- Công ty mẹ - công ty con 
- Tập đoàn kinh tế 
- Các hình thức khác 
2.5 Doanh nghiệp có vốn nước ngoài 
Công ty liên doanh : Do 2 hoặc nhiều bên cùng đứng ra góp vốn để thành lập , trên cơ sở hợp đồng liên doanh giữa 2 bên hoặc theo sự ký kết giữa CP các nước , trong đó một bên là CP Việt Nam. 
Nguyên tắc liên doanh : Các bên sẽ góp vốn theo quy định của Nhà nước VN. 
Công ty nước ngoài góp tối đa là 70%, VN góp tối thiểu 30% ( chủ yếu là đất đai ) 
DN liên doanh chia lãi theo % số vốn . 
Công ty 100% vốn nước ngoài : Là DN do các tổ chức , cá nhân nước ngoài đầu tư 100% vốn và phải được CP VN cho phép thành lập . 
Cty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào VN có thể thuê đất của các địa phương 
Tài sản của Dn thuộc sở hữu của tổ chức , cá nhân nước ngoài 
Có tư cách pháp nhân và bình đẳng với DNVN trong sản xuất , kinh doanh 
NNVN chỉ quản lý bằng giấy phép đầu tư và hệ thống pháp luật => TLLT là tài sản của DN này . 
2.6 Hợp tác xã 
Là tổ chức KT tự chủ do những người lao động có nhu cầu , lợi ích chung , tự nguyện cùng góp vốn , góp sức lập ra theo quy định của pháp luật để phát huy sức mạnh của tập thể của của từng xã viên nhằm giúp nhau thực hiện có hiệu quả hơn các hoạt động sản xuất , kd , dịch vụ và cải thiện đời sống , góp phần phát triển KTXH của đất nước . 
HTX thoả mãn nhu cầu sản xuất KD ở quy mô nhỏ nhưng cùng hợp tác với nhau , chia sẻ rủi ro và thành công trong sản xuất , kinh doanh . 
Đặc điểm 
Góp vốn bằng tiền hoặc phương tiện 
Trường hợp góp vốn phương tiện thì tài sản vẫn mang tính cá nhân , không phải là tài sản chung . 
HTX không có quy mô lớn nhưng ổn định 
Các loại hình Hợp tác xã 
HTX nông nghiệp 
HTX công nghiệp (HTX vận tải ) 
HTX tiểu thủ công nghiệp (HTX mây tre đan ) 
HTX dịch vụ  
II. Khái niệm , đặc điểm , ý nghĩa và tác dụng của TLLT trong các doanh nghiệp 
1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 
2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 
3. Ý nghĩa , tác dụng của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 
1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 
TLLTDN là tài liệu có giá trị , được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các DN, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích của DN và của xã hội . 
TLLTDN l bộ phận của PLTQGVN. 
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về CT, KT, QP, AN, NG, VH, GD, KH &CN được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước , tổ chức chính trị , tổ chức chính trị - xã hội , tổ chức xã hội , tổ chức xã hội - nghề nghiệp , tổ chức kinh tế , đơn vị vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan , tổ chức ) và các nhân vật lịch sử , tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu LS, KH và hoạt động thực tiễn . ( Điều 1-PLLTQG). 
2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 
 Đặc điểm chung 
TLLTDN chứa đựng những thông tin qúa khứ , phản ánh qúa trình hình thành và phát triển của DN. 
Độ chính xác cao . Độ chính xác này được thể hiện ở việc nội dung của VBDN ban hành không được trái với quy định của PL. Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở các yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản vẽ , tài liệu thiết kế  
Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất . TLLTDN do DN lưu giữ tại trụ sở chính , thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật . Đối với những DN thuộc nguồn nộp lưu thì đến thời hạn quy định phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp . 
VD: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế , BVHC công trình XD, quy định : 
+ Hs thiết kế , BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan , tổ chức , cá nhân lập hs , có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế ( đối với hs thiết kế ). 
+ Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức , quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành . Các BVHC phải có dấu “ Bản vẽ hoàn công ” của nhà thầu thi công XD và có danh mục bv . 
+ Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án , vb phê duyệt báo cáo KTKT ( trường hợp chỉ phải lập báo cáo KTKT), vb thẩm định thiết kế , vb phê duyệt thiết kế , vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng  trường hợp không còn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp . 
+ Hs thiết kế , BVHCCTXD có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ , đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp , thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hs lưu trữ .	 
* Đặc điểm đặc thù 
TLLTDN có nhiều loại hình phong phú , đặc biệt là có tính đặc thù chuyên môn cao . Do đó , khác với các cơ quan hành chính . Trong các DN, tài liệu hành chính không chiếm số lượng đa số mà chủ yếu là các tài liệu chuyên môn . Mỗi DN tuỳ theo đặc thù chuyên môn lại hình thành những loại hình tài liệu riêng . Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo , DN thương mại thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có liên quan đến qúa trình KD Điều này sẽ gây khó khăn cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu của DN. 
Một số vb của DN đã được mẫu hóa như các mẫu bảng biểu kế toán , thuế . Đặc biệt một số nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ . 
TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp nhưng có thể lưu trữ dưới những dạng thức phong phú , hiện đại như ở dạng băng từ , đĩa từ . 
Nhiều hs trong DN được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính quy định . 
VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán , có quy định như sau : 
Tài liệu kế toán phải bảo quản , lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy , có giá trị về kế toán , bao gồm : 
Chứng từ kế toán , gồm : chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ 
Sổ kế toán , gồm : sổ kế toán chi tiết , thẻ kế toán chi tiết , sổ kế toán tổng hợp 
Báo cáo tài chính , gồm : báo cáo tài chính tháng , qúy , năm .	 
Tài liệu khác có liên quan đến kế toán : là các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán , các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế ( như hợp đồng kinh tế , hợp đồng liên doanh , hợp đồng vay ), các tài liệu liên quan đến vốn , quỹ lợi tức , các tài liệu liên quan đến thu , chi ngân sách , sử dụng vốn , kinh phí , các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với NN, các tài liệu liên quan đến kiểm kê , định giá tài sản . 
Các tài liệu liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy , trên vật mang tin như băng từ , đĩa từ , các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của NN về tài liệu kế toán ( như mẫu biểu , mã số , chữ ký , con dấu ) 
Ví dụ : Hồ sơ đăng ký KD của DN tư nhân ( được quy định trong Điều 16 của Luật doanh nghiệp ) bao gồm các vb , tài liệu sau : 
Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống nhất do cơ quan ĐKKD có thẩm quyền quy định 
Bản sao Giấy chứng minh ND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác 
VB xác nhận vốn pháp định của cơ quan , tổ chức có thẩm quyền đối với DN kinh doanh ngành , nghề mà theo quy định của PL phải có vốn pháp định . 
Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc và cá nhân khác đối với DN KD ngành , nghề mà theo quy định của PL phải có chứng chỉ hành nghề . 
3. Ý nghĩa , tác dụng của TLLT doanh nghiệp 
3.1 Đối với doanh nghiệp 
Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời , chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý , điều hành sản xuất KD của các DN. 
Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý , điều hành của DN mà qua đó DN rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất KD. 
TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết riêng về kỹ thuật , công nghệ quản lý . 
Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt động KD đúng pháp luật của DN khi có thanh tra , kiểm tra của cơ quan NN có thẩm quyền 
Giúp DN phục dựng lại truyền thống của DN sau nhiều năm hoạt động , xây dựng được hình ảnh của DN. 
3.2 Đối với quốc gia 
TLLT của các DN là nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như nhữn ... em l ại học phần Xác định giá trị tài liệu và thu thập , bổ sung tài liệu vào lưu trữ ) 
Tiªu chuÈn ý nghÜa néi dung 
Tiªu chuÈn t¸c gi ¶ 
Tiªu chuÈn ý nghÜa c¬ quan , ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng 
Tiªu chuÈn sù trïng lÆp th«ng tin 
Tiªu chuÈn thêi gian vµ ® Þa ® iÓm h×nh thµnh tµi liÖu 
Ti êu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT 
Tiªu chuÈn hiÖu lùc ph¸p lý cña tµi liÖu 
Tiªu chuÈn ng«n ng ÷, vËt liÖu kü thuËt chÕ t¸c vµ ® Æc ® iÓm bªn ngoµi tµi liÖu 
* Nhóm tiêu chuẩn đặc thù 
Do chức năng chủ yếu của các DN là sản xuất , kd nên ngoài những TL hành chính phục vụ cho hoạt động quản lý DN thì phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt động của DN là những TL thiết kế , chế tạo , tài liệu phim , ảnh .. phục vụ thi công , sản xuất ... Khi xác định giá trị của những TL này , chúng ta phải vận dụng những tiêu chuẩn đặc thù áp dụng cho tài liệu của doanh nghiệp như : 
T.chuẩn cái mới về nguyên tắc trong việc giải quyết các vấn đề KHKT. 
Trình độ của giải pháp KHKT. 
Hiệu qủa kinh tế , kỹ thuật và hiệu qủa xã hội . 
Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình . 
Mức độ cải tạo công trình hay mức độ hiện đại hóa sản phẩm . 
Giai đoạn ( bước ) nghiên cứu , thiết kế 
Đạt trình độ phát minh , sáng chế hoặc có giá trị thương mại 
Chiếm giải thưởng ở các cuộc thi , triển lãm hoặc hội chợ 
Tính độc đáo về kiến trúc dân tộc của công trình xây dựng . 
Cấp dấu chất lượng quốc gia . 
 3. Ch ỉnh lý tài liệu  3.1 Khái niệm 
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong các DN là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học , trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện , phục hồi hoặc lập mới hồ sơ ; xác định giá trị ; hệ thống hoá hồ sơ , tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý . 
3.2 Mục đích 
Tổ chức sắp xếp hồ sơ , tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý , bảo quản và khai thác , sử dụng tài liệu ; 
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ , qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị , phương tiện bảo quản . 
3.3 Yêu cầu 
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp ( kinh phí , thời gian , nhân lực , trình độ cán bộ , cơ sở vật chất ) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý ( mức độ phân loại , lập hồ sơ ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý ( chỉnh lý sơ bộ ). 
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau : 
Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh ; 
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ , tài liệu đối với lưu trữ hiện hành ; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử ; 
Hệ thống hoá hồ sơ , tài liệu ; 
Lập các công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ , tài liệu ; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác , phục vụ cho việc quản lý , tra cứu , sử dụng ; 
Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ . 
3.4. Nguyên tắc chỉnh lý 
Không phân tán phông lưu trữ . Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt ; 
Khi phân loại , lập hồ sơ ( chỉnh sửa hoàn thiện , phục hồi hoặc lập mới hồ sơ ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi , giải quyết công việc . 
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của doanh nghiệp hình thành tài liệu , sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu . 
3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệu 
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính . 
Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu . 
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 của Cục VTLTNN ban hành ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000. 
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính ( theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004) 
Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 
1. Nhận tài liệu 
2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý 
3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu 
4. Lập kế hoạch chỉnh lý , biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý : 
5. Phân loại tài liệu 
6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa , hoàn thiện hồ sơ 
7. Biên mục phiếu tin 
8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin 
9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa 
10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 
11. Biên mục hồ sơ 
12. Kiểm tra biên mục hồ sơ 
13. Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin 
14. Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ trên phiếu tin và lên bìa hồ sơ 
15. Vệ sinh , tháo bỏ ghim , kẹp , làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ 
16. Đưa hồ sơ vào hộp ( cặp ) 
17. Viết và dán nhãn hộp 
18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá 
19. Bàn giao tài liệu 
20. Nhập phiếu tin vào máy 
21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin 
22. Lập mục lục hồ sơ 
23. Sắp xếp , thống kê tài liệu loại , bó gói thuyết minh tài liệu loại 
24. Tổng kết chỉnh lý 
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 
1. Giao , nhận tài liệu 
2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý 
3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu 
4. Khảo sát và biên soạn các vb hướng dẫn chỉnh lý 
5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại 
6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa , hoàn thiện hồ sơ , kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ 
7. Biên mục phiếu tin ( từ trường 1đến trường 14-trừ trường 3,10,12) 
8. Kiểm tra , chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin 
9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại 
10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 
11. Biên mục hồ sơ 
12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ . 
13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ 
14. Vệ sinh tài liệu , tháo bỏ ghim kẹp , làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ . 
15. Đưa hồ sơ vào hộp ( cặp ) 
16. Viết và dán nhãn hộp 
17. Vận chuyển TL vào kho và xếp lên giá 
18. Giao , nhận tài liệu sau chỉnh lý 
19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu 
20. Kiểm tra , chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 
21. Lập mục lục hồ sơ 
22. Xử lý tài liệu loại 
23. Kết thúc chỉnh lý . 
4. Thống kê tài liệu lưu trữ 
Thèng kª TLLT lµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p , c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ® Þnh chÝnh x¸c sè l­îng , chÊt l­îng thµnh phÇn , néi dung TL vµ c¸c đối tượng khác trong KLT. 
§ èi víi c¸c DN lín cña NN, khèi l­îng TLLT t­¬ng ® èi nhi ều cã thÓ tiÕn hµnh thèng kª TLLT theo hai nhãm c ơ bản : TL hµnh chÝnh vµ TL chuyªn m«n . ( Vi ệc thống kê theo ph­¬ng ph¸p vµ ph­¬ng tiÖn t­¬ng tù nh ­ ®· häc ë h ọc phần Th ống kê và Công cụ tra tìm TLLT ) 
T ài liệu chuyªn m«n cã nhiÒu lo¹i nh ­: TL XDCB, thi ết kế chế tạo SPCN, TL khÝ t­îng thuû v¨n ; TL ¶ nh , phim ® iÖn ¶ nh , ghi ©m, ghi h×nh , tµi liÖu ® iÖn tö  Mçi lo¹i tµi liÖu chuyªn m«n ® Òu cã ® Æc ® iÓm riªng v× vËy viÖc thèng kª c¸c lo¹i TL chuyªn m«n ph¶i phï hîp víi ® Æc ® iÓm cña tõng lo¹i TL ® ã . Kh«ng ®­ îc sö dông c«ng cô thèng kª cña lo¹i TL nµy cho lo¹i TL kh¸c . 
Nh ìn chung , tại các DN, tài liệu chuyên môn chiếm số lượng lớn , do đó việc thống kê riêng đối với khối tài liệu chuyên môn là cần thiết . 
Các DNNN phải thực hiện chế độ báo t hèng kª c¬ së c«ng t¸c VTLT theo QuyÕt ® Þnh sè : 13/2005/Q§-BNV ngµy 06/01/2005 cña Bé Néi vô vÒ viÖc ban hµnh ChÕ ®é b¸o c¸o thèng kª c¬ së c«ng t¸c v¨n th ­, l­u tr ÷. 
Kú h¹n b¸o c¸o : n¨m . Ngµy göi b¸o c¸o : 15/01 n¨m sau . C¸c DNNN göi b¸o c¸o vÒ Côc VTLTNN. 
BiÓu mÉu b¸o c¸o theo BiÓu sè : 02/ CS b¸o c¸o thèng kª c¬ së (ban hµnh kÌm theo QuyÕt ® Þnh trªn ) 
§ èi víi c¸c DN kh¸c cuèi mçi n¨m còng nªn tiÕn hµnh c«ng t¸c thèng kª trong l ưu trữ trong ® ã chñ yÕu lµ thèng kª TLLT vµ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n TLLT ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ tµi liÖu vµ cã kÕ ho¹ch trang bÞ , ® Çu t­ c¬ së vËt chÊt còng nh ­ bè trÝ nh©n sù cho phï hîp . 
5. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ trong DN 
Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các LTHH và LTLS. 
Việc xây dựng công cụ tra tìm thường được thực hiện kết hợp trong quá trình chỉnh lý tài liệu . 
Hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm VB . Cơ sở dữ liệu này được hình thành trong qúa trình lập mục lục văn bản , MLHS . 
Để xây dựng cơ sở dữ liệu này đòi hỏi phải đảm bảo chuẩn thông tin đầu vào hồ sơ . 
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 
B¶o qu¶n TLLT lµ sö dông c¸c biÖn ph¸p KHKT ®Ó kÐo dµi tuæi thä vµ b ảo đảm an toµn cho TLLT, nhằm phôc vô ®­ îc tèt c¸c yªu cÇu n.cøu , khai th¸c tµi liÖu . 
TLLT trong các DN hiện nay gồm nhiều loại : tài liệu hành chính , KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn , tài liệu điện tử  Các loại tài liệu này cũng bị hư hại hại bởi các nguyên nhân sau : 
- Do chÊt cÊu thµnh TLLT: t ính chất của giấy , mực . 
- Do ® iÒu kiÖn thiªn nhiªn : nhiệt độ , độ ẩm , ánh sáng , bụi , nấm mốc , côn trùng 
- Do ® iÒu kiÖn b¶o qu¶n vµ sö dông tµi liÖu : 
Để bảo quản tài liệu , hạn chế tác hại của các yếu tố trên tại các DN phải có kho tàng và trang bị các thiết bị cần thiết . 
DN có thể sử dụng một hoặc một số phòng ( tuỳ theo khối lượng và loại hình tài liệu ) tại trụ sở chính , tuy nhiên phải đảm bảo yêu cầu KLT ở tách biệt , hạn chế tối đa việc đi lại và đảm bảo an toàn . Thông thường người ta bố trí KLT ở tầng cao nhất của tòa nhà trụ sở . Ví dụ : toà nhà của công ty bảo hiểm dầu khí ( thuộc tập đoàn dầu khí Việt Nam) gồm 8 tầng thì KLT của c.ty được bố trí ở tầng thứ 8. Cũng có trường hợp KLT được bố trí ở các tầng khác song phải ở nơi tách biệt , có lối đi riêng , ít người qua lại , chẳng hạn như kho lưu trữ của công ty liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông ALCATEL được đặt ở tầng hai trong bộ phận , kho này nằm trong toà nhà tuy nhiên có lối đi riêng và hạn chế tối đa người qua lại . 
VÒ trang thiÕt bÞ , c ác DN cần trang bị các loại sau : 
- Gi á : N ếu có điều kiện n ên trang bị c ác gi ¸ ® ùng tµi liÖu l­u tr ÷ ® iÒu khiÓn tù ® éng ( g iá compact) sẽ gi úp tiÕt kiÖm triÖt ®Ó ®­ îc diÖn tÝch phßng kho . Tối thiểu cũng phải trang bị giá kim loại để đựng c ác cặp , hộp tài liệu . 
- Tñ : cã nhiÒu lo¹i tủ như tủ ® ùng hå s¬, tñ ® ùng b¶n vÏ , tñ ® ùng ¶ nh , tñ ® ùng tµi liÖu theo kÝch th­íc Do đó , tuỳ thuộc vào loại hình , kích thước tài liệu mà trang bị các loại tủ cho ph ù hợp . Tñ cã thÓ ® ãng b»ng kim lo¹i hoÆc gç . 
- Hßm , b×a , cÆp , hép . 
+ Hßm : ® èi víi n­íc ta ® ùng tµi liÖu b»ng hßm lµ ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n cÇn thiÕt , vËt liÖu cã thÓ lµm b»ng gç hoÆc kim lo¹i. Yªu cÇu ph¶i ch¾c ch¾n chÞu ®­ îc lùc . 
+ B×a hå s¬: DN có thể sử dụng b ìa theo mẫu ti êu chuẩn của Côc l­u tr ÷ hoặc mẫu theo ngành quy định , cũng có thể thiết kế m ẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu tại DN. 
+ Hép : sử dụng hộp theo tiêu chuẩn của Cục hoặc mua những hộp phi Axit do nước ngoài sản xuất . 
Ngoài ra , ở c ác DN hiện nay đang sử dụng phổ biến các loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác nhau song phải đảm bảo yêu cầu bền , chắc , bảo quản tốt tài liệu . 
- C¸c trang thiÕt bÞ kh¸c : 
Tïy theo ® iÒu kiÖn kho tµng vµ kh ¶ n¨ng kinh phÝ , cÇn trang bÞ một sè thiÕt bÞ cho kho l­u tr ÷ nh ­: c ác phương tiện vận chuyển bao gồm thang m¸y , xe ® Èy ; trang thiÕt bÞ b¶o vÖ cöa chÝnh , cöa sæ , hÖ thèng b¸o ® éng ; trang thiết bÞ chèng ch¸y : c¸c b×nh chèng ch¸y , hÖ thèng b¸o ch¸y tù ® éng ; hÖ thèng th«ng giã , chèng Èm nh ­ qu¹t, m¸y ® iÒu hoµ, c¸c dông cô ®o nhiÖt độ , các dụng cụ để đo độ ẩm  
Với một số DN hiện nay để bảo quản an toàn các tài liệu phát minh , sáng chế ngoài việc lưu trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm , người ta còn tiến hành chụp các bản microfilm những tài liệu đó . Với những tài liệu dạng microfilm này cần có tủ bảo quản chuyên dụng và phải là tủ chống cháy , ngoài ra còn phải trang bị máy đọc microfilm và máy in những tài liệu dạng này . 
Với một số loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù phải tuân thủ theo các quy định về bảo quản đối với loại hình tài liệu đó . 
TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT và theo quy định của chế độ này . TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của đơn vị . KLT phải có đủ trang bị , thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn TL kế toán lưu trữ như : giá , tủ , phương tiện phòng chống hỏa hoạn ; chống ẩm , mốc , chống lũ lụt , mối xông , chuột cắn  
Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước PL về sự an toàn , đầy đủ và hợp pháp các TL kế toán của đơn vị đang LT. 
Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn , TL kế toán bị hư hỏng hoặc mất , đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi , xử lý TL kế toán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng . Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan ph ải tham gia . Hội đồng phải thực hiện các công việc : 
- Bằng mọi biện pháp phục hồi , bảo toàn các TL có thể phục hồi được . 
- Tiến hành kiểm kê , xác định số TL hiện có , số tài liệu bị mất , bị hư hỏng không thể phục hồi được . 
- Lập biên bản xác định số TL hiện còn , số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán . Biên bản phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với TL bị hư hỏng , bị mất . 
7. Tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ 
Các DN hiện nay chủ yếu khai thác TL để phục vụ cho hoạt động sản xuất , KD. Chẳng hạn như phục vụ cho việc hợp tác , quan hệ với đối tác trong và ngoài nước , phục vụ cho việc quảng cáo , tiếp thị , đấu thầu , khai thác , sử dụng TLLT bảo vệ những bí mật về sản xuất , KD và tận dụng được những bí mật của DN khác để phục vụ cho việc cạnh tranh trong KD, phục vụ cho việc chứng minh , bảo vệ cho uy tín của DN trong những trường hợp liên quan đến tranh chấp pháp luật . 
Tuy nhiên , tại các DN hiện nay do trong các TLLT chứa đựng nhiều thông tin mà DN muốn giữ bí mật như thông tin về phát minh , sáng chế , quy trình công nghệ , tình hình thu chi tài chính , sản xuất KD nên các DN hạn chế tối đa việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu bao gồm cả việc hạn chế đối tượng và hình thức tổ chức sử dụng , thậm chí các đơn vị còn không muốn giao nộp TL vào LT mà giữ lại tại đơn vị để bảo quản và sử dụng . 
C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông TLLT trong DN 
Đối với các DN do hạn chế đối tượng khai thác , sử dụng chỉ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc của các cán bộ lãnh đạo , nhân viên trong DN do đó hình thức tổ chức sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số hình thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa việc dò rỉ thông tin. Các hình thức đó bao gồm : 
- Tæ chøc sö dông TLLT t¹i phßng ® äc 
- Cấp chứng thực TLLT. 
Nội dung ôn tập 
1.Bằng ví dụ cụ thể , trình bày ý nghĩa , tác dụng của TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể ? 
2. Bằng ví dụ cụ thể , nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp . 
3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp . Cho ví dụ minh hoạ . 
4.Trình bày khái quát thực trạng thu thập , bổ sung TLLT doanh nghiệp vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất các giải pháp khắc phục . 
Nội dung ôn tập  Lớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCM 
Ý nghĩa , tác dụng của TLLTDN 
Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ của DN 
Các đặc điểm đặc thù của TLLT DN 
Thực trạng công tác thu thập , bổ sung TLLTDN vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất giải pháp khắc phục .