Bài giảng Nguyên lý kế toán - Nguyễn Thị Chinh Lam

 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 
---- 
BÀI GIẢNG 
NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 
Biên soạn: 
Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam – Chủ biên 
Th.S Vũ Quang Kết 
T.S Hoàng Thị Tuyết 
ThS. Lê Thị Ánh 
HÀ NỘI – 2013 
PT
IT
LỜI NÓI ĐẦU 
 Đào tạo ngành kế toán đang trở thành một trong những hướng đào tạo chủ yếu của nhiều 
trường đại học, cao đẳng trong cả nước. Do vậy hệ thống bài giảng học liệu cho các môn học 
của ngành cũng đa dạng phong phú, đặc biệt với môn học Nguyên lý kế toán – môn học nền 
tảng của ngành, hiện nay trên thị trường có nhiều bài giảng, học liệu khác nhau. Với mong 
muốn xây dựng hệ thống bài giảng dành riêng cho giảng viên và sinh viên của Học viện Công 
nghệ Bưu chính viễn thông nhóm tác giả đã thực hiện biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ 
TOÁN”. 
 Bài giảng được thực hiện biên soạn trên tinh thần tiếp thu nội dung mới nhất những quy 
định, chuẩn mực, quy tắc điều chỉnh trong lĩnh vực kế toán và kế thừa phát huy những điểm 
mạnh trong bài giảng của những trường đại học danh tiếng đồng thời dựa trên những kinh 
nghiệm thực tế giảng dạy của nhóm tác giả. Với mong muốn xây dựng và cung cấp những 
kiến thức cơ bản về nghề kế toán, bài giảng đã hệ thống những vấn đề bản chất hạch toán sau 
đó trình bày hệ thống phương pháp kế toán sử dụng để theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế 
và cuối cùng là nội dung tổ chức công tác kế toán. 
 Tham gia biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” là tập thể giảng viên, cán bộ 
thuộc khoa Tài chính Kế toán 1 – Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông sau đây: 
1. ThS. Nguyễn Thị Chinh Lam - Chủ biên – Biên soạn chương 1, 4, 5, 6 
2. ThS. Vũ Quang Kết – Biên soạn chương 3 
3. TS. Hoàng Thị Tuyết – Biên soạn chương 7 
4. ThS. Lê Thị Ánh – Biên soạn chương 2 
Để bài giảng thực sự trở thành tài liệu hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học 
tập, nhóm tác giả mong muốn nhận được những góp ý với tinh thần xây dựng, chia sẻ chân 
thành từ phía độc giả. 
Xin chân thành cảm ơn! 
Hà nội 10/ 11/ 2013 
Thay mặt nhóm tác giả 
CHỦ BIÊN 
NGUYỄN THỊ CHINH LAM 
PT
IT
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán; 2007; PGS.TS Nguyễn Thị Đông; NXB Tài chính 
2. Nguyên lý kế toán; 2009; TS Trần Quí Liên; NXB Tài chính 
3. Kế toán đại cương; 2009; Ths Trần Đình Phụng; NXB Thống kê 
4. Bài giảng Nguyên lý kế toán; 2009; ThS Vũ Quang Kết; Học viện Công nghệ Bưu chính 
viễn thông 
5. Giáo trình Nguyên lý kế toán; 2005; ThS. Bùi Nữ Thanh Trà; Đại học Bách khoa Đà nẵng 
6. Những quy định về chế độ kế toán Việt Nam hiện hành 
PT
IT
Mục lục 
1 
MỤC LỤC 
1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN .................................................. 1 
1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội ............ 1 
1.1.2 Phân loại hạch toán ............................................................................................. 2 
1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN .............................................................. 3 
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán .......................................................................................... 3 
1.2.2 Yêu cầu đối với kế toán ....................................................................................... 4 
1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN .. 5 
1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN .................................................................................... 7 
1.4.1 Đối tượng chung của kế toán ............................................................................... 7 
1.4.2 Đối tượng cụ thể của kế toán trong các đơn vị ................................................... 7 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 11 
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ..................................................... 12 
2.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ................. 12 
2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán .................................................. 12 
2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ ................................................................. 12 
2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ............................................................................................. 13 
2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán ............................................................. 13 
2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán .................................................................. 16 
2.3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ......................... 18 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 21 
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ .......................................................................... 22 
3.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ ...................................... 22 
3.1.1. Nội dung của phương pháp tính giá ................................................................. 22 
3.1.2. Ý nghĩa của phương pháp tính giá ................................................................... 23 
3.2. NGUYÊN TẮC TÍNH GIÁ ....................................................................................... 24 
3.2.1. Nguyên tắc kế toán chung ................................................................................ 24 
3.2.2. Các nguyên tắc cụ thể ....................................................................................... 25 
3.3. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU ....................................... 28 
3.3.1. Tính giá tài sản cố định .................................................................................... 28 
3.3.2. Tính giá vật tư hàng hóa tăng (nhập kho) ....................................................... 30 
3.3.3. Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất ..................................................... 32 
3.3.4. Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giá vốn sản phẩm, hàng 
hóa tiêu thụ ................................................................................................................. 34 
CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ................................................... 40 
4.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ................ 40 
4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN .................. 41 
4.3. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ..................................................................... 44 
4.3.1 Phân loại TK kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh .............. 44 
4.3.2 Phân loại TK kế toán theo công dụng và kết cấu của TK ................................ 45 
4.3.3 Phân loại TK kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối .. 48 
tượng kế toán cụ thể ở tài khoản ............................................................................... 48 
4.3.4 Phân loại TK kế toán theo quan hệ với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính... 49 
4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM ...................... 50 
PT
IT
Mục lục 
2 
4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán ............................................................................... 50 
4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam ....................................... 50 
4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ............................... 58 
4.5.1 Cách ghi đơn ...................................................................................................... 58 
4.5.2 Cách ghi kép ...................................................................................................... 58 
4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO 
CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN......................................................................................... 61 
4.6.1 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng 
hợp .............................................................................................................................. 61 
4.6.2 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài 
khoản chi tiết .............................................................................................................. 66 
4.7. HẠCH TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU ...... 68 
4.7.1 Hạch toán kế toán quá trình mua hàng ............................................................ 69 
4.7.2 Hạch toán kế toán quá trình sản xuất ............................................................... 73 
4.7.3 Hạch toán kế toán quá trình bán hàng ............................................................. 78 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 85 
CHƯƠNG 5: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ..................................... 87 
5.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN .. 87 
5.1.1 Nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán ............................................ 87 
5.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối - kế toán ..................................... 88 
5.2. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN .................................................................................... 89 
5.2.1 Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán ................................................. 89 
5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán ............................................................ 91 
5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế toán ......................................................................... 91 
5.2.4 Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán .......................... 92 
5.3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH ..................................................................... 93 
5.3.1 Nội dung và kết cấu của Báo cáo kết quả kinh doanh ...................................... 93 
5.3.2 Nguồn số liệu lập Báo cáo kết quả kinh doanh ................................................. 95 
5.3.3 Tính chất Báo cáo kết quả kinh doanh ............................................................. 95 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 96 
CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................................. 97 
6.1. SỔ KẾ TOÁN ........................................................................................................... 97 
6.1.1 Nội dung và nguyên tắc xây dựng mẫu số kế toán ........................................... 97 
6.1.2 Phân loại sổ kế toán ........................................................................................... 97 
6.1.3 Quy định về sổ kế toán .................................................................................... 101 
6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN ......................................................................................... 104 
6.2.1 Khái niệm hình thức kế toán ........................................................................... 104 
6.2.2 Các hình thức kế toán ...................................................................................... 104 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ...................................................................................... 113 
CHƯƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN .............................................................. 115 
7.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ................................. 115 
7.2. NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN .................... 116 
7.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ..................................................... 116 
7.3.1. Tổ chức hệ thông chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu ............. 117 
7.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ............................................... 119 
7.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán ........................................................................... 119 
PT
IT
Mục lục 
3 
7.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán ............................................................... 120 
7.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán .................................................................. 121 
7.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ............................................................................. 124 
7.4.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp ...................................... 124 
7.4.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị ................................. 125 
7.5. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 
KẾ TOÁN ...................................................................................................................... 126 
7.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán ................................................................................ 126 
7.5.2. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản .................................................................. 128 
7.5.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán .................................................... 128 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 ................................................................................... 131 
PT
IT
Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán 
1 
CHƯƠNG 1 : BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 
Nội dung của chương nhằm tổng hợp những kiến thức nói về bản chất của hoạt động kế toán 
tại đơn vị. Giúp cho người đọc hiểu được nguồn gốc phát sinh và phát triển của hạch toán, 
nêu lên những khác biệt cơ bản giữa hạch toán kế toán và những loại hạch toán khác. Đồng 
thời nội dung của chương cũng làm rõ nội dung và đặc điểm đối tượng mà hạch toán kế toán 
theo dõi, phản ánh. 
1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN 
1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội 
 Lao động là yếu tố cơ sở quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Khi hoạt động 
lao động dần được hoàn thiện cả về ý thức và kỹ năng thì xã hội cũng dần được phát triển 
theo. Tuy nhiên, xã hội là tổng thể của rất nhiều cá thể với các hoạt động lao động khác nhau, 
do vậy để quản lý, theo dõi các hoạt động này cần phải có công cụ, đáp ứng yêu cầu trên yếu 
tố hạch toán đã ra đời. 
 Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép phản ánh về các hoạt 
động kinh tế diễn ra trong quá trình tái sản xuất, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý 
phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất đem lại hiệu quả 
cao. 
 Như vậy có thể thấy, hạch toán bao gồm các giai đoạn từ quan sát, đến đo lường tính 
toán, ghi chép phản ánh và chức năng quan trọng nhất mà hạch toán thực hiện đó là cung cấp 
thông tin. Trong đó, quan sát là giai đoạn đầu tiên, thông qua hoạt động quan sát có thể nắm 
bắt được hình thức biểu hiện của đối tượng; sau đó cần sử dụng các thước đo thích hợp để đo 
lường về đối tượng thước đo sử dụng trong hạch toán có thể là thước đo giá trị (thước đo tiền 
tệ), thước đo hiện vật, thước đo thời gian lao động; sau khi có kết quả đo lường cần sử dụng 
các phép tính, các phương pháp phân tích, đánh giá để xác lập các chỉ tiêu thông tin cần cung 
cấp; cuối cùng là giai đoạn thực hiện ghi chép, phản ánh lại những hoạt động đã ... án 
trưởng đối với công tác quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị cũng là một trong những nội 
dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. 
 Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được Nhà nước qui định với những tiêu chí và 
điều kiện cụ thể. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong 
đơn vị. Kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của đơn vị. 
 Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát và chịu 
trách nhiệm đối với các hoạt động kinh tế- tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị bổ nhiệm đúng người, 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
126 
đúng việc, phù hợp với tiêu chuẩn nghề nghiệp và tạo điều kiện để kế toán trưởng thực hiện tốt vai 
trò của mình trong công tác quản lý chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt 
động, thực hiện các chức năng vốn có của bộ máy kế toán. 
Phân công công tác kế toán và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm kế toán 
Hiện nay, hầu hết các đơn vị đều hướng đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu 
quả. Để thực hiện được điều này, các đơn vị cần phải xác định số lượng cán bộ làm kế toán tại đơn 
vị và tổ chức phân công công việc một cách hợp lý, khoa học. 
Để xác định được số lượng cán bộ cần thiết làm công tác kế toán tại đơn vị, đơn vị cần căn cứ 
vào khối lượng công việc kế toán cần thực hiện và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công 
tác kế toán tại đơn vị. 
Tổ chức phân công, phân nhiệm các cán bộ làm công tác kế toán tại đơn vị cần tiến hành 
khoa học, hợp lý thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh kế toán viên và 
xây dựng kế hoạch công tác cho phòng/ bộ phận kế toán của đơn vị. Xây dựng bản mô tả công việc 
và kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán 
được hiệu quả, liên tục. Đồng thời, đơn vị cần tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện và điều 
chỉnh kế hoạch công tác, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất 
và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. 
Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp cho cán 
bộ làm công tác kế toán của đơn vị cũng là một trong những nội dung cần được đơn vị quan tâm 
chú trọng. Cùng với sự đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, sự phức tạp hoạt 
động trong bối cảnh cơ chế thị trường đòi hỏi các cán bộ làm công tác kế toán phải thường xuyên 
được trau dồi, cập nhật các kiến thức chuyên môn, nghề nghiệp. Đồng thời, cán bộ kế toán tại các 
đơn vị là những người thường xuyên tiếp xúc với các vấn đề “nhạy cảm” là kinh tế, và tài chính hay 
nói cách khác là thường tiếp xúc trực tiếp với các vấn đề liên quan tới tiền. Đây là môi trường 
thường “ khơi dậy” lòng tham hoặc cám dỗ vật chất, tạo cơ hội cho sự suy thoái đạo đức của mỗi 
người trong môi trường đó. Do đó, rất cần thiết phải thường xuyên bồi dưỡng, tuyên truyền và nâng 
cao nhận thức về đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ, nhân viên kế toán. 
7.5. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 
KẾ TOÁN 
7.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán 
Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế 
toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính 
hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng. 
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế 
toán. Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, 
có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị. 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
127 
Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của quá 
trình hạch toán ở đơn vị. Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính 
sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị. Do đó, kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán chủ động thực 
hiện hoặc do cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng thực hiện theo quy định về kiểm tra kế toán. 
Tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau: 
 Xác định những nội dung cần kiểm tra (bao gồm các nội dung kiểm tra của các cán bộ 
làm công tác kế toán tự kiểm tra, nội dung kiểm tra của kế toán trưởng đối với công 
việc của các phần hành kế toán, đối với kế toán các đơn vị kế toán báo số, đơn vị phụ 
thuộc,.) 
 Xây dựng kế hoạch và chế độ kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị 
 Tổ chức và hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác kế toán tự kiểm tra việc ghi sổ, 
hạch toán và tổ chức kiểm tra côngt ác kế toán của các bộ phận kế toán trong toàn 
đơn vị. 
Nhiệm vụ tổ chức kiểm tra kế toán tại đơn vị bao gồm: 
 Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; 
 Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy 
đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công 
tác của bộ máy kế toán; 
 Thông qua kết quả kiểm tra kế toán của đơn vị, kiểm tra đánh giá tình hình chấp hành ngân 
sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, 
kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các 
hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính 
 Trên cơ sở kết quả kiểm tra kế toán, đề xuất các biện pháp khắc phục những hạn chế, tồn tại 
trong công tác quản lý của đơn vị 
Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công tác kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: 
o Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra 
o Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ 
kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ 
những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục 
o Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh 
nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ 
kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính 
o Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các 
kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm 
tra kế toán 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
128 
Công tác kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường kỳ hoặc kiểm tra bất thường, kiểm 
tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 
7.5.2. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản 
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị 
của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế 
toán. 
Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường 
hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải 
xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập 
báo cáo tài chính. 
Đơn vị phải tổ chức kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: 
 Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; 
 Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, 
cho thuê doanh nghiệp; 
 Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; 
 Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; 
 Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 
 Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 
7.5.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 
Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là công việc quan trọng và thường xuyên của kế toán 
đơn vị. Về mặt nguyên tắc và đảm bảo tính pháp lý thì tài liệu kế toán cần phải được đơn vị tổ chức bảo 
quản, lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. 
Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải của đơn vị phải tuân thủ theo quy định và đảm 
bảo tính khoa học, tiện ích. 
Nội dung tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm: 
 Xây dựng danh mục tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ tại đơn vị. 
Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành là bản chính các tài liệu kế toán 
được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm: 
o Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ 
o Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp 
o Báo cáo tài chính, gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính 
năm 
o Tài liệu khác lien quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùnglàm 
căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh 
tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...);các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
129 
tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan 
đến thu, chi ngânsách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán 
quỹngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với 
Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng 
năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản 
định giá...); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm 
tra, báo cáo kiểmtoán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến 
tiêu huỷ tài liệu kế toán. 
 Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo hồ sơ tài liệu 
 Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ 
hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáotài chính ...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán 
phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, 
sử dụng khi cần thiết. 
 Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Trường hợp tại đơn 
vị không tổchức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại cáctổ chức lưu trữ 
trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụthể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài 
liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức thanh toán chi phí thuê 
 Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo thời điểm hoàn thành và tình hình 
hoạt động của đơn vị 
Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong 
niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. 
Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 
12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt. 
Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa 
vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên. 
Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước 
ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải 
thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng 
ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản. 
Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán 
của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải 
được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơitheo quyết định của cấp quyết định cổ 
phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu 
Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay 
nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán 
không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định củacấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế 
toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách. 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
130 
Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập 
của cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập. 
 Tổ chức phân công trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị đảm nhiệm việc bảo quản, lưu trữ tài liệu 
kế toán. 
Đơn vị tổ chức phải phân công người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về 
sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kếtoán của đơn vị đang lưu trữ. Đồng thời, kế toán trưởng 
hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu đơn vị tổ chức, phân loại, sắp 
xếptài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ 
Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước 
người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hưhỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán 
đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra. 
Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" đểghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu 
kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kếtoán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số 
hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ 
 Tổ chức quy định thời gian bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 
Tùy theo từng loại tài liệu kế toán mà thời gian bảo quản, lưu trữ được quy định dài hay ngắn. Hiện 
nay, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: 
 Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không 
sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm 
 Tài liệu kế toán là những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài 
chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời 
gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm 
 Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì cần 
được lưu trữ vĩnh viễn 
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này,nếu không có chỉ định nào 
khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnthì được phép tiêu huỷ theo quyết định của 
người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các 
thủ tục theo quy định. 
PT
IT
Chương 7: Tổ chức công tác kế toán 
131 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 
1. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán? 
2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán? Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán cho đơn vị 
cần căn cứ vào đặc điểm gì? 
3. Hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị bao gồm những loại nào? Đặc điểm của từng loại báo cáo? 
4. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị? 
5. Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán tại đơn vị? 
6. Nêu ý nghĩa và nội dung công tác kiểm tra kế toán? 
PT
IT