Bài giảng Quản trị học - Chương 4: Chức năng tổ chức - Nguyễn Đại Lương

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
Chương 4 
NỘI DUNG 
1. Tổng quan về chức năng tổ chức 
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức 
	2.1 Khái niệm 
	2.2 Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị 
	2.3 Các yêu cầu thiết kế cơ cấu tổ chức cơ bản 
	2.4 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức 
	2.5 Các mô hình cơ cấu tổ chức 
3. Sự phân chia quyền lực 
	3.1 Khái niệm 
	3.2 Ủy quyền 
1. Tổng quan về chức năng tổ chức 
1.1 Khái niệm 
	Tổ chức là việc: 
	+ thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết 
	+ xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. 
Nguyên tắc 
Thống nhất chỉ huy 
Gắn liền với mục tiêu 
Hiệu quả 
Cân đối (quyền và nghĩa vụ, công việc và nhân lực) 
Linh hoạt (đáp ứng môi trường thay đổi) 
Các vấn đề cụ thể: 
- Xác định và phân chia công việc 
Phân bổ công việc cho người/ nhóm người nào? 
Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào? 
Ai báo cáo cho ai? 
Các quyết định nào được làm ở cấp nào, bộ phận nào? 
. 
3 mặt của tổ chức 
Tổ chức công việc 
Tổ chức bộ máy 
Tổ chức nhân sự 
1.2 Vai trò của chức năng tổ chức 
Đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế. 
Tạo môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình. 
Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và lãng phí. 
1.3 Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 
1.3.1 Tầm hạn quản trị 
 	Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển tốt nhất. 
Bộ máy ít tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng 
Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹp 
GIÁM ĐỐC 
BỘ PHẬN SX 
(P/GIÁM ĐỐC) 
BỘ PHẬN KD 
(P/GIÁM ĐỐC) 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 1 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 2 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 3 
CÁC 
CỬA 
HÀNG 
CÁC 
KHO 
 HÀNG 
CÁC 
ĐẠI LÝ 
BỘ PHẬN 
KẾ TOÁN 
3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 
3. Các mô hình cơ cấu tổ chức 
3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 
Ưu điểm: 
 - Tạo sự thống nhất cao 
 -Trách nhiệm rõ ràng 
Nhược điểm: 
 -Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện 
 -Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng =>không phát huy được sự sáng tạo của cá nhân 
Áp dụng: 
- Xí nghiệp quy mô nhỏ,sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục 
-Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập 
3. Các mô hình cơ cấu tổ chức 
3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng: 
GIÁM ĐỐC 
BỘ PHẬN SX 
(P/GIÁM ĐỐC) 
BỘ PHẬN KD 
(P/GIÁM ĐỐC) 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 1 
CÁC 
CỬA 
HÀNG 
CÁC 
KHO 
 HÀNG 
CÁC 
ĐẠI LÝ 
CÁC BỘ PHẬN 
CHỨC NĂNG 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 2 
PHÂN 
X Ư ỞNG 
SX 3 
3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng 
Ưu điểm: 
 -Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện 
 -Dễ đào tạo 
-Sử dụng được các chuyên gia giỏi 
Nhược điểm: 
 -Trách nhiệm không rõ ràng 
 -Sự phối hợp giữa các phòng ban khó khăn 
 -Tính thống nhất thấp 
Áp dụng: 
-Giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phát triển quy mô, đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao 
3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: 
GIÁM ĐỐC 
BỘ PHẬN SX 
(P/GIÁM ĐỐC) 
BỘ PHẬN KD 
(P/GIÁM ĐỐC) 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 1 
CÁC 
CỬA 
HÀNG 
CÁC 
KHO 
 HÀNG 
CÁC 
ĐẠI LÝ 
CÁC BỘ PHẬN 
CHỨC NĂNG 
PHÂN 
 X Ư ỞNG 
SX 2 
PHÂN 
X Ư ỞNG 
SX 3 
3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: 
Ưu điểm: 
 -Kết hợp những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng 
 -Tạo điều kiện cho các nhà quản lý trẻ phát huy năng lực 
Nhược điểm: 
 -N QT phải thường xuyên giải quyết nhiều vấn đề 
 -Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn 
 -Dễ xảy ra xung đột giữa các bộ phận 
Áp dụng: 
-Trong các tổ chức có quy mô lớn, tính chuyên môn hóa cao hay trong các lĩnh vực phi sản xuất 
GIÁM ĐỐC 
BỘ PHẬN KINH DOANH 
BỘ PHẬN SẢN XUẤT 
BỘ PHẬN MARKETING 
BỘ PHẬN NHÂN SỰ 
B.QLÝ DỰÁN 1 
B.QLÝ DỰÁN 2 
B.QLÝ DỰÁN 3 
3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: 
Ưu điểm: 
 -Tổ chức linh động 
 -Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả 
 -Đáp ứng tình hình sản xuất biến động 
Nhược điểm: 
 -Dễ xảy ra tranh chấp giữa lãnh đạo và các bộ phận 
 -Đòi hỏi NQT phải là người có ảnh hưởng lớn 
 -Phạm vi sử dụng hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định 
Áp dụng: 
-Trong các tổ chức có quy mô lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia 
3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: 
Giám đốc chi 
nhánh miền Trung 
TỔNG GIÁM ĐỐC 
Giám đốc chi 
nhánh miền Nam 
Giám đốc chi 
nhánh miền Bắc 
3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý: 
3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý 
Ưu điểm: 
 -Xác định được lợi thế cạnh tranh trong vùng chiến lược 
 -Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phương 
 -Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn 
Nhược điểm: 
 - Cần nhiều người trong công tác quản lý 
 -Chi phí lớn 
 -Đòi hỏi một cơ cấu kiểm soát phức tạp 
Áp dụng: 
-Trong các tổ chức có quy mô lớn 
Tổng giám đốc 
Dãy sản phẩm A 
Dãy sản phẩm B 
Dãy sản phẩm C 
3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 
Ưu điểm: 
 -Phát triển tốt sản phẩm 
 -Dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí 
 -Dễ xác định ưu thế cạnh tranh 
Nhược điểm: 
 -Đòi hỏi trình độ quản lý cao cho các dãy sản phẩm 
 -Chi phí lớn 
 -Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả năng hợp tác kém giữa các bộ phận 
Áp dụng: 
-Trong các tổ chức có quy mô lớn, đa dạng về sản phẩm. 
3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 
3. Sự phân chia quyền lực 
3.1 Khái niệm 
Phân quyền: 
Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức 
Là cơ sở của việc ủy quyền 
Không thể có sự phân quyền tuyệt đối 
Quyền hạn là cơ sở cho phép phương tiện để tác động đến hành động & suy nghĩ của người khác 
3. Sự phân chia quyền lực 
3.2 Ủy quyền 
Là giao nhiệm vụ cho ai đó trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc, tức là thỏa thuận với người khác nhằm: 
Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn thay mặt bạn thực hiện công việc 
Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được ủy quyền & những người khác để họ có thể thực hiện công việc 
3.2 Ủy quyền 
Lợi ích của nhà quản lý: 
Đưa ra quyết định sáng suốt hơn 
Tận dụng thời gian eo hẹp 
Giảm áp lực công việc 
Đào tạo nhà quản trị kế cận 
Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định và góp phần đào tạo các nhà quản trị cấp dưới và nhân viên để họ phát huy năng lực của mình 
Kiểm tra theo dõi 
Giao quyền hạn 
Giao nhiệm vụ 
Xác định kết quả mong muốn 
Quá trình ủy quyền 
Nguyên tắc ủy quyền 
Người được ủy quyền phải có kỹ năng chuyên môn, có hoặc chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, có thể thăng tiến, có thời gian để làm công việc 
Sự ủy quyền không làm mất hoặc thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền 
Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy quyền gắn chặt với nhau 
Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõ 
Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt 
Người được ủy quyền phải nắm đầy đủ thông tin 
Luôn có sự kiểm tra 
Lập ra & sử dụng kiểm tra rộng rãi 
Sẵn sàng tin cậy cấp dưới 
Chấp nhận thất bại của người khác 
Sự sẵn sàng chia sẻ 
Sự hợp tác 
Nghệ thuật ủy quyền 
3.2 Ủy quyền 
3.2 Ủy quyền 
Những trở ngại : 
Lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ 
Sợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến 
Trở ngại về mặt tổ chức: xác định không rõ ràng trách nhiệm & quyền hạn, không kiểm soát được nhiệm vụ đã giao 
Ngại tốn thời gian & công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên 
3.2 Ủy quyền 
Biện pháp khắc phục 
Phải trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ được giao 
Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị với cấp dưới 
Tóm tắt quá trình ủy quyền 
Quá trình ủy quyền hiệu quả 
Chuẩn bị ủy quyền 
Thực hiện ủy quyền 
Quyết định công việc ủy quyền 
Lựa người để ủy quyền 
Thực hiện ủy quyền 
Đặt mục tiêu 
Đánh giá 
Giám sát 
Thực hiện 
Lập kế hoạch