Bài giảng Quản trị văn phòng nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin - Chương III: Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin

NGHIỆP VỤ 
CHUẨN BỊ VÀ CUNG CẤP 
 THÔNG TIN 
VĂN 
PHÒNG 
THÔNG 
 TIN 
QUẢN 
LÝ 
Thảo luận 5 phút: 
Lãnh đạo CQ, các phòng ban chuyên môn cần được 
cung cấp những thông tin nào? 
Họ thường yêu cầu VP cung cấp những văn bản, 
những thông tin gì? 
1. Nhu cầu cung cấp thông tin 
 Lãnh đạo, các phòng ban CM cần được cung cấp 
các loại TT: 
- Các quy định của Đảng, NN, CQ cấp trên 
- Tình hình triển khai thực hiện của cấp dưới 
- Phản ánh, nguyện vọng của cấp dưới, của dân 
- Tình hình CT-KT-VHXH trong nước, quốc tế 
 Lãnh đạo, các bộ phận CM yêu cầu VP cung 
cấp: 
- VB pháp luật, chỉ đạo 
- Thông tin, số liệu báo cáo của cấp dưới 
- Thông tin từ phương tiện TT đại chúng 
- Thông tin phản hồi 
 Hỏi nhỏ: 
 THÔNG TIN ĐỊNH KỲ ??.. 
 THÔNG TIN ĐỘT XUẤT ??.. 
2. NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN 
THU THẬP 
& CHUẨN BỊ XỬ LÝ 
2.1 Thu thập và Chuẩn bị 
Muốn thu thập TT đầy đủ thì TKVP phải 
nắm được cái gì? 
THÔNG TIN 
CẦN 
THU THẬP 
NGUỒN 
THÔNG 
 TIN 
NGUỒN 
THÔNG TIN SÁCH BÁO 
Ví dụ: 
Nghiệp vụ thu thập thông tin 
của cán bộ văn thư, 
của thư ký điều hành?? 
2.2 Xử lý 
Tập hợp, 
hệ thống hoá 
TT 
Kiểm tra 
độ chính xác 
TT 
3. CUNG CẤP THÔNG TIN 
Thời gian 
 để TT ? 
Vấn đề 
gì?? 
Phạm vi 
TT ? 
Hình thức 
cung cấp tin? 
 3 dạng cung cấp thông tin 
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ 
- Cung cấp TT bằng văn bản 
- Cung cấp TT trực tiếp (họp, điện thoại) 
Cần lưu trữ TT quan trọng, vất vả tìm kiếm để cung 
cấp cho lần sau, làm bằng chứng 
Sơ đồ cung cấp tin 
Xác định 
TT 
Cung cấp 
 TT 
Thu thập, 
 xử lý TT 
Nguồn tin, 
PP 
Lấy tin 
Sơ đồ cung cấp thông tin 
 Xác định TT cần cung cấp 
 + Nắm yêu cầu TT cần cung cấp 
 Vấn đề 
 Phạm vi 
 Thời gian 
 Hình thức 
 Nguồn tin và phương pháp lấy tin 
 Thu thập và xử lý thông tin (trích nguồn và xuất xứ) 
 Cung cấp thông tin 
 + scan 
 +văn bản 
 + trực tiếp