Bài giảng Tin học - Chương 3: Microsoft Excel 2007

Chương 3. Microsoft Excel 2007 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Slide 97 
Mục đích 
 Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về bảng 
tính Microsoft Excel 
 Đối tượng học: Sinh viên năm 1 
 Số tiết lý thuyết: 12 tiết 
 Số tiết thực hành: 4 Tiết 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Slide 98 
Nội dung 
3.1 Các thao tác với tệp 
3.2 Lập và định dạng bảng tính 
3.3 Lập công thức và các tính toán với hàm 
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 
3.5 In bảng tính 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Giới thiệu 
 Excel 2007 là một phần mềm ứng dụng thuộc 
bộ ứng dụng Microsoft Ofice 2007. 
 Excel 2007 cho phép xử lý các bảng tính từ đơn 
giản đến phức tạp. 
 Excel 2007 hỗ trợ việc nhập khẩu dữ liệu từ 
nhiều nguồn khác nhau. Nó là thành công cụ 
báo cáo và phân tích số liệu hiệu quả. 
Slide 99 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Giới thiệu 
 Khởi động Microsoft Excel 
 Nháy đúp vào biểu tượng trên màn hình 
 Hoặc chọn Start All Programs Microsoft Office 
 Microsoft Excel 2007. 
 Kết thúc Microsoft Excel 
 Chọn biểu tượng Office buton ở góc trên bên trái 
màn hình Close. 
 Chú ý: Nếu tệp chưa được ghi, máy yêu cầu ghi lại 
trước khi kết thúc. 
Slide 100 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Giới thiệu 
 Cửa sổ làm việc của Excel 
 Ribbon: Gồm các tab Home, Insert, Page Layout, 
Formulas, ... và các công cụ khác. 
 Thanh công thức: Dùng để nhập/sửa dữ liệu. 
Slide 101 
Vùng làm việc 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
Giới thiệu 
 Cửa sổ làm việc của Excel 
 Worksheet (sheet): là “bảng tính” gồm các ô (cells) 
dùng để làm việc với dữ liệu. Một Worksheet chứa 
được 1,048,576 dòng và 16,384 cột. 
 Sheet tabs: Tên của các sheet hiện thị ở góc trái 
dưới của cửa sổ workbook. 
 Workbook: Là một tệp để làm việc như: tính toán, vẽ 
đồ thị, và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể 
chứa nhiều sheet. 
Slide 102 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Chèn thêm bảng tính (worksheet) 
 Chọn trên thanh sheet tab 
 Đổi tên bảng tính (worksheet) 
 Nháy đúp chuột vào tên bảng tính và đổi tên 
 Hoặc nháy chuột phải vào tên bảng tính rename 
 Xóa bảng tính (worksheet) 
 Nháy chuột phải vào tên bảng tính delete 
 Ẩn/hiện bảng tính (worksheet) 
 Nháy chuột phải vào tên bảng tính hide /unhide 
Slide 103 
Giới thiệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.1 Các thao tác với tệp 
 Tạo mới tệp 
 Chọn Office Button New (hoặc Ctrl + N) 
 Ghi tệp 
 Chọn Office Button Save (hoặc Ctrl + S) 
 Nếu tệp chưa được đặt tên một cửa sổ xuất hiện: 
 File name: gõ tên tệp 
 Save as type: kiểu ghi 
 Chọn Save 
Slide 104 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Ghi tệp với tên khác 
 Chọn Office Button Save As 
 Chọn kiểu tài liệu một cửa sổ xuất hiện: 
 File name: gõ tên tệp 
 Save as type: Chọn kiểu ghi tệp (Excel workbook) 
 Chọn Save 
 Mở tệp đã có 
 Chọn Office Button Open (hoặc Ctrl + O) 
 Xuất hiện một cửa sổ chọn đường dẫn chọn tệp 
cần mở Open 
Slide 105 
3.1 Các thao tác với tệp 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Đóng tệp 
 Chọn Office Button Close 
 Nếu tệp chưa ghi xuất hiện cửa sổ: 
 Chọn Yes: ghi tệp 
 Chọn No: không ghi tệp 
 Chọn Cancel: hủy thao tác đóng tệp (không đóng tệp) 
Slide 106 
3.1 Các thao tác với tệp 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.2 Lập và định dạng bảng tính 
 Các khái niệm cơ bản trong bảng tính 
 Cell: là một ô trong bảng tính (sheet), mỗi cell được 
xác định bởi 1 địa chỉ . Ví dụ: A2, C4. 
 Vùng: là tập hợp các ô. Một vùng được xác định 
bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và ô góc dưới 
bên phải của vùng. Ví dụ A2:A12, B3:D8. 
 Các dạng địa chỉ: 
 Địa chỉ tương đối: . Ví dụ: A2, C4. 
 Địa chỉ tuyệt đối: . Ví dụ: $A$2, $C$4. 
 Địa chỉ hỗn hợp: , . Ví dụ: $A2, 
C$4. 
Slide 107 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính 
 Các kiểu dữ liệu trong ô 
 Text (văn bản): gồm các chữ cái A Z, a z 
 Number (kiểu số): gồm các số 0 9, các dấu -, ., $ 
 Date (ngày tháng): định dạng mm/dd/yy. 
 Fomular (công thức): bắt đầu bằng dấu “=“ và địa chỉ 
 Nhập dữ liệu 
 Đưa con trỏ đến ô cần nhập. Nhập xong gõ Enter. 
 Văn bản/chữ số: gõ dữ liệu. 
 Công thức: bắt đầu bằng dấu “=“ và công thức 
 Ngày tháng: nhập theo dạng mm/dd/yy 
Slide 108 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Sửa dữ liệu 
 Khi nhập sai, có thể sửa lại. 
 Đưa con trỏ đến ô cần sửa, nháy đúp chuột hoặc F2. 
 Xóa dữ liệu 
 Đưa con trỏ đến ô cần xóa và ấn phím delete. 
Slide 109 
3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu 
 Chọn (đánh dấu) một vùng 
 Bấm chuột trái và kéo từ ô góc trên bên trái đến góc 
dưới bên phải hoặc ngược lại. 
 Có thể dùng phím shift + các phím mũi tên 
 Ctrl+A: chọn tất cả bảng tính (sheet) 
 Chọn (đánh dấu) nhiều vùng 
 Chọn 1 vùng ấn phím Ctrl chọn các vùng tiếp 
theo. 
 Chọn (đánh dấu) 1 hàng/cột 
 Click con trỏ chuột ở tên hàng/cột 
Slide 110 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Xóa vùng dữ liệu 
 Chọn vùng cần xóa 
 Ấn phím delete 
 Sao chép vùng dữ liệu 
 Chọn vùng dữ liệu 
 Chọn biểu tượng copy (hoặc Ctrl + C) 
 Đưa con trỏ đến ô cần đặt dữ liệu 
 Chọn biểu tượng paste (hoặc Ctrl + V) 
Slide 111 
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Di chuyển vùng dữ liệu 
 Chọn vùng dữ liệu 
 Chọn biểu tượng Cut (hoặc ấn Ctrl + X) 
 Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt dữ liệu 
 Chọn biểu tượng Paste (hoặc ấn Ctrl+V) 
 Chú ý 
 Khi sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu, nếu dữ 
liệu là công thức có địa chỉ tương đối, nó sẽ thay đổi 
theo địa chỉ mới. 
 Đánh số thứ tự tự động 
Slide 112 
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Định dạng vùng dữ liệu 
 Chọn vùng dữ liệu, các thao tác định dạng vùng 
giống như MS-Word. 
Slide 113 
3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính 
 Chọn vùng dữ liệu 
 Chọn tab Home Format Format Cells... 
 Tab Number 
Slide 114 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Chọn tab Home Format Format Cells... 
 Tab Alignment 
Slide 115 
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Chọn tab Home Format Format Cells... 
 Tab Font 
Slide 116 
3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.2.4 Định dạng bảng tính 
 Chọn vùng dữ liệu 
 Chọn tab Home Format Format Cells... 
 Tab Border 
Slide 117 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Có thể định dạng bảng theo các mẫu có sẳn 
 Chọn vùng dữ liệu 
 Chọn tab Home Format as Table chọn mẫu 
Slide 118 
3.2.4 Định dạng bảng tính 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.3 Công thức và hàm 
 Công thức 
 Bắt đầu bởi dấu = 
 Tiếp theo là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối 
với nhau bởi các phép toán. 
 Các phép toán 
 Cộng +, trừ -, nhân *, chia /, luỹ thừa ^ 
 Thứ tự ưu tiên giống như các biểu thức toán học 
 Ví dụ: 
 = 10 + A3 
 = B3*B4 + B5/5 
 = 2*C2 + C3^4 – abs(C4) - sin(A2) 
Slide 119 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Hàm (function) 
 Hàm được dùng trong công thức 
 Các hàm được chia thành các nhóm 
 Các hàm toán học 
 Các hàm thống kê 
 Các hàm xử lý chuỗi 
 Các hàm logic 
 Các hàm date, time 
 Các hàm tìm kiếm dữ liệu 
Slide 120 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm toán học 
 ABS(number): giá trị tuyệt đối. 
 Ví dụ: ABS(-7) = 7 
 INT(number): lấy phần nguyên 
 Ví dụ: Int(9.234) = 9; Int(-8.9) = -9 
 MOD(a,b): lấy phần dư của kết quả a chia cho b; lấy 
dấu của b. 
 Ví dụ: Mod(17,3) = 2; Mod(17,-3)= -2 
 ROUND(number,num_digits): làm tròn số number với 
số thập phân num_digits. 
 Ví dụ: =ROUND(-1.475, 2) = -1.48 
Slide 121 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm toán học 
 SQRT(number): căn bậc hai. 
 Pi(): lấy số pi = 3.14 
 RANK (x, vùng ô): cho thứ hạng của x trong vùng ô. 
Slide 122 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm toán học (tiếp) 
 Hàm SUM: Tính tổng tất cả các số trong dãy số 
 Cú pháp: SUM(number1,number2,....) 
 Ví dụ: SUM(A2:A10) tính tổng các số tư ô A2 đến ô A10 
 Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện 
 Cú pháp: SUMIF(range,criteria,sum_range) 
 Range là vùng dữ liệu điều kiện. 
 Criteria là điều kiện tính. Nó có thể là kiểu số, biểu thức hoặc 
chuỗi văn bản xác định các ô nào sẽ được tính tổng. Ví dụ: 
criteria có thể là 32, "32", ">32", or "apples". 
 Sum_range là vùng ô sẽ tính tổng nếu thỏa mãn điều kiện 
đưa ra trong đối số criteria. 
Slide 123 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm thống kê 
 Hàm COUNT: Đếm các ô có giá trị số. 
 Cú pháp COUNT(value1,value2,...): 
 Ví dụ: =COUNT(E3:E9) đếm các ô có giá trị số từ E3 E9 
 Hàm COUNTIF: Đếm số ô trong vùng theo điều kiện. 
 Cú pháp COUNTIF(range,criteria) 
 Range địa chỉ vùng. 
 Criteria là các tiêu chuẩn đếm. 
 Ví dụ: =COUNTIF(A2:A5,"apples") 
 Chú ý: Có thể sử dụng các ký tự đại diện như dấu ?, dấu * 
trong tiêu chuẩn criteria. 
Slide 124 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm thống kê (tiếp) 
 Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình. 
 Cú pháp: AVERAGE(number1,number2,...) 
 Ví dụ: = AVERAGE (A2:A10) 
 Hàm MAX: Tìm giá trị lớn nhất 
 Cú pháp: MAX(number1,number2,...) 
 Ví dụ: = MAX(A2:A10) 
 Hàm MIN: Tìm giá trị bé nhất 
 Cú pháp: MIN(number1,number2,...) 
 Ví dụ: = MIN(A2:A10) 
Slide 125 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm xử lý chuỗi 
 LEFT(“Chuỗi”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi. 
 VD: =LEFT(“Khoa CNTT”,4) = “Khoa” 
 RIGHT(“Chuỗi”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi. 
 VD: =RIGHT(“Khoa CNTT”,3) = “NTT” 
 MID(“Chuỗi”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m. 
 VD: =MID(“Khoa CNTT”,6,2) = “CN” 
 UPPER(“Chuỗi”) : Chuyển thành chữ hoa 
 LOWER(“Chuỗi”): Chuyển thành chữ thường 
 LEN(“Chuỗi”): Lấy độ dài chuỗi 
Slide 126 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm logic 
 Hàm IF: 
 Cú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 
 Logical_test là điều kiện. 
 Value_if_true là giá trị được trả về nếu logical_test là TRUE. 
 Value_if_false là giá trị được trả về nếu logical_test là 
FALSE. 
 VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) 
 Có thể dùng các hàm IF lồng nhau để xác định nhiều điều 
kiện. 
Slide 127 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm logic (tiếp) 
 Hàm OR: Trả về TRUE nếu một trong các điều kiện là 
TRUE, trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện là 
FALSE 
 Cú pháp OR(logical_1,logical_2,...) 
 Logical_1, logical_2, là các điều kiện cần kiểm tra. 
 Hàm AND: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện 
đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện 
là FALSE. 
 Cú pháp: AND (logical_1,logical_2,...): 
 Hàm NOT(logical): Đảo ngược giá trị của logical 
Slide 128 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Một số hàm ngày tháng 
 Hàm DATE(year,month,day): trả về một dãy số liên 
tiếp biểu diễn một ngày. 
 Hàm TIME(hour,minute,second): trả về số thập phân 
thể hiện đầy đủ về thời gian. 
 Hàm NOW(): trả về ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. 
 Hàm TODAY(): trả về ngày hiện tại. 
 Hàm DAY(“mm/dd/yy”): cho giá trị ngày. 
 Hàm MONTH(“mm/dd/yy”): cho giá trị tháng. 
 YEAR(“mm/dd/yy”): cho giá trị năm. 
Slide 129 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Hàm tìm kiếm dữ liệu 
 Hàm VLOOKUP dùng để tìm kiếm dữ liệu 
 VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num, [range_lookup]) 
 VLOOKUP(X,BẢNG, CỘT THAM CHIẾU, CÁCH DÒ) 
 Trong đó 
 lookup_value: Các giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của 
bảng hoặc phạm vi. 
 table_array: Phạm vi ô có chứa dữ liệu. 
 col_index_num: Số thứ tự cột trong đối số table_array cần 
lấy giá trị. 
 range_lookup: gõ giá trị là false. 
 Hàm HLOOKUP: Tương tự trên 
Slide 130 
3.3 Công thức và hàm 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 
 Sắp xếp (sort) 
 Dùng để sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần 
 Sắp xếp 1 cột dữ liệu 
 Chọn cột cần sắp 
 Chọn tab Home Sort & Filter 
 Sắp xếp tăng dần: Chọn “Sort A to Z” hoặc “Sort Smallest to 
Largest” 
 Sắp xếp giảm dần: Chọn “Sort Z to A” hoặc “Sort Largest to 
Smallest” 
Slide 131 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Sắp xếp (sort) 
 Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột 
 Đánh dấu vùng sắp xếp 
 Chọn tab Data Sort & Filter 
 Chọn cột sắp xếp đầu tiên 
 Kích Add Level, chọn cột sắp xếp tiếp theo 
Slide 132 
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Lọc dữ liệu (Filter) 
 Dùng để lọc dữ liệu theo một tiêu chuẩn nào đó 
 Chọn các cột dữ liệu cần lọc 
 Chọn tab Data Filter 
 Chọn mũi tên ở các cột dữ liệu để lọc 
 Thứ tự ưu tiên lọc theo các cột từ trái phải 
 Hủy bỏ lọc đã thiết lập 
 Chọn tab Data Sort & Filter Clear 
Slide 133 
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
 Lọc dữ liệu (Advanced) 
 Khái niệm: 
 Vùng Database 
 Vùng Criteria 
 Vùng Extract 
 Thao tác tìm kiếm, rút trích, xóa 
 Các dạng vùng tiêu chuẩn 
 Hủy bỏ lọc đã thiết lập 
 Chọn tab Data Sort & Filter Clear 
Slide 134 
3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
3.5 In bảng tính 
 Định dạng trang in 
 Chọn tab Page Layout, định dạng như trong Word 
 Xem bảng tính trước khi in 
 Chọn Office button Print Prin Preview 
 In bảng tính 
 Chọn Office button Print Print 
Slide 135