Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Microsoft Word - Lê Hữu Hùng

CHƯƠNG II MICROSOFT WORD 
ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM 
KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH 
1 
GIỚI THIỆU 
SOẠN THẢO VĂN BẢN 
MICROSOFT WORD 
2 
GIỚI THIỆU 
Giới thiệu 
Môi trường làm việc 
Các thao tác cơ bản 
Soạn thảo văn bản 
Các thao tác soạn thảo cơ bản 
Thao tác trên khối văn bản 
Định dạng văn bản 
Chèn đối tượng vào văn bản 
Template 
Mail merge 
Auto text – auto correct 
Một số ứng dụng khác trong microsoft word 2010 
In ấn trong microsoft word 
I.1 Khởi động microsoft word 
Cách 1: kích đúp lên biểu tượng ms word trên nền desktop 
Cách 2: click start /all programs/microsoft office/microsoft word 2010 
Cách 3: click nút start gõ vào hộp thoại search programs and files : microsoft word 2010 bấm enter 
4 
Giao diện chính của microsoft word 2010 
5 
I.2 Các thao tác căn bản trong word 2010 
Tạo mới một file word: ctrl + n 
Lưu file word: Ctrl + s 
Mở một file word đã có: ctrl + o 
Có thể cùng lúc mở nhiều file bằng cách giữ phím ctrl hoặc shift và click vào các file cần mở 
Đóng cửa sổ word : ctrl + f4 hoặc ctrl + w 
Đóng file và thoát khỏi word: alt + f4 
6 
I.2 các thao tác cơ bản (tt) 
Sử dụng chương trình unikey 
Chọn kiểu gõ: telex hoặc vni 
Chọn bảng mã: unicode 
Chú ý : các quy tắc gõ dấu trong tiếng việt 
Tham khảo hình 1 minh hoạ sau: 
7 
Hình 1. 
8 
I.2.1 Trình bày trang in trong word 
- Thiết lập các thông số cho trang in tại thẻ page layout có các thông số mặc định sẵn cho trang in 
 Hoặc click vào hình mũi tên dưới thẻ layout để tuỳ chỉnh trang in theo yêu cầu bằng của sổ page setup 
 Chọn tab file trên menu ribbon Chọn print như hình minh hoạ sau: 
9 
I.2.1 thao tác cơ bản tt 
Copies: 
Số lượng bản in 
Printer: 
Chọn máy in 
Print All Pages: 
In tất cả hoặc nhập trang in vào Textbox Pages 
Print one sided 
in 1 mặt hay 2 mặt 
Collated: 
Thứ tự trang in 
Portrait orientation 
Hướng giấy in 
Custom page side 
Khổ giấy in 
Custom Margins: 
Thiết lập lề in 
1 page per sheet: 
số lượng trang in trên 1 tờ giấy in 
10 
I .2.Các thao tác cơ bản(tt ) 
I.2.2 Tạo header/footer cho trang in 
- Từ menu ribbon, tab insert chọn header & footer group 
- Chọn header hoặc footer để tiến hành nhập t/tin 
11 
II.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản . 
1.1 Nhập văn bản 
Khái niệm cơ bản : 
Character (ký tự) : Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng 
Word (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng 
Line (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng. 
Paragragh (đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. 
Page (trang): Kích thước 1 trang được xác định trong Page setup 
Section (Phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau. 
12 
Nhập văn bản tt 
Chú ý: 
Nhập văn bản chính xác 
Nhập đúng nội dung, không sai chính tả. 
Nhập văn bản trước, định dạng sau. Không nên vừa nhập vừa định dạng 
Không nên dùng phím space để canh lề cho văn bản 
13 
2.1 Chọn khối văn bản 
Cách 1: đ ưa con trỏ chuột đến vị trí đầu của văn bản, giữ chuột và kéo chuột qua phải, trái, lên, xuống để chọn khối văn bản 
Cách 2: giữ phím shift + 
Sau đây là một số tổ hợp phím tắt dùng để chọn khối và di chuyển con trỏ chuột trên văn bản. 
2. Thao tác trên khối văn bản 
14 
2.1 Chọn khối văn bản (tt ) 
15 
2.1 Chọn khối văn bản (tt ) 
Các phím xoá trong văn bản 
16 
2.1 Chọn khối văn bản (tt) 
17 
2.1 Chọn bỏ khối văn bản 
	Sau khi chọn khối văn bản muốn bỏ chọn khối chỉ cần click chuột trái vào một vùng bất kỳ nào trên văn bản. Hoặc dùng các phím di chuyển con nháy bất kỳ 
18 
2.2 Sao chép & Di chuyển khối văn bản 
19 
2.3&4 Thao tác xoá khối và Undo / Repeat 
Undo Typing 
Repeat Typing 
20 
2.3. Định dạng trên khối văn bản 
Nguyên tắc chung có 2 cách là: 
Đ ịnh dạng trước, nhập văn bản sau 
N hập văn bản trước định dạng sau. Đối với cách 2, khối văn bản được chọn rồi thực hiện định dạng 
21 
Các chức năng của group Font được minh hoạ và giải thích sau: 
3 . Định dạng trên khối văn bản 
3.1 Trình bày Font chữ 
B1: Chọn khối văn bản cần định dạng 
B2: Chọn tab Home trên Menu Ribbon chọn group Font và chọn các chức năng định dạng tương ứng 
22 
Biểu tượng 
Tên gọi 
Ý Nghĩa 
Box chọn font và kích cỡ font 
Cho phép định dạng lại kiểu font chữ và cỡ chữ cho đoạn văn bản cần định dạng 
Bold 
Định dạng in đậm cho đoạn văn bản 
Italic 
Định dạng in nghiêng cho đoạn văn bản 
UnderLine 
Tạo đường gạch chân qua văn bản 
Strikethrough 
Tạo đường gạch ngang qua chữ 
SubscriptSuperscript 
Định dạng chỉ số dưới dòng như H 2 0Định dạng chỉ số trên như x 3 
Grow FontShrink Font 
Tăng độ lớn cho chữ Giảm độ lớn cho chữ 
23 
Biểu tượng 
Tên gọi 
Ý Nghĩa 
Change Case 
Chuyển đổi các loại chữ Hoa, thường 
Text Highlight Color 
Tô mầu đánh dấu cho dòng văn bản 
Text Effect 
Tạo hiệu ứng cho chữ 
Clear Formating 
Xoá mọi định dạng cho văn bản đã được sử dụng 
Font Color 
Định dạng mầu font chữ trong văn bản 
24 
3.2 Chuyển đổi dạng ký tự (Shift + f3) 
Chọn khối văn bản vào thẻ Home 
Sentense case: Ký tự đầu câu chữ hoa 
Lowercase: Tất cả thành chữ thường 
Uppercase: Tất cả thành chữ in hoa 
Capitalize Each Word : Chữ hoa đầu của mỗi từ 
Toggle case : Chữ thường đầu một câu 
25 
3.1 font tt 
Các chức năng khác nằm trong hộp thoại Font dùng phím tắt Ctrl + D để mở hộp thoại hoặc click vào mũi tên nhỏ của group Font 
Click vào 
26 
Hộp thoại Font 
Thẻ Font: 
Font: chọn Font chữ 
Font: chọn kiểu chữ Đậm, nghiêng 
Size: chọn cỡ chữ 
Font Color: chọn màu cho chữ 
UnderLine Style: chọn kiểu gạch dưới 
UnderLine Style: chọn màu cho đường kẻ 
Thẻ Advanced: 
Thẻ Effects 
Strikethrough: gạch giữa chữ 
Double Strikethought: gạch giữa chữ nét đô i 
Superscipt: cho định dạng kiểu H 2 O 
Subscipt: cho định dạng chữ kiểu M 3 
Small: đổi chữ thường thành chữ hoa nhỏ 
All caps: đổi chữ thường thành chữ hoa lớn 
Hidden: làm ẩn chữ trên văn bản 
Thẻ Preview : cho xem trước các định dạng 
27 
Hộp thoại Font 
Thẻ Advanded 
Nhóm Character Spacing 
Spacing : 
Normal 
Expanded 
condersed 
28 
3.3 Chèn các ký tự đặc biệt 
Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt: 
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu 
Chọn tab Insert trên vùng Ribbon 
Chọn n hóm Symbol , chọn tiếp chức năng Symbols 
Chọn ký hiệu phù hợp . bấm insert 
29 
3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph ) 
Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter. 
Khái niệm về thước (ruler) và các công cụ của thước: 
 First Line Indent: Cho phép thụt vào/ra đầu dòng đoạn văn bản ra vào so với các dòng còn lại 
 Hanging Indent 
 Left Indent: Các dòng văn bản (trừ dòng đầu) thụt vào/ ra so với dòng đầu tiên. 
 Right Indent: Cho phép thụt vào / ra toàn bộ lề phải của văn bản . 
30 
Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 
31 
3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 
32 
3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 
Tab Indent and Spacing: Canh lề cho đoạn văn bản 
Spacing : khoảng cách giữa các dòng và các đoạn văn bản 
Before : Khoảng cách so với đoạn văn bản trên nó 
After : khoảng cách so với đoạn văn bản dướ i nó 
Line Spacing : chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản 
33 
3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 
Tab Line and Page Break: thiết lập các thuộc tính ngắt đoạn 
 Window/Orphan Control : Cho phép / không cho phép đoạn văn bị lẻ một dòng ở trang trước hoặc trang sau 
 Keep with Next : Cho phép / không cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản và đoạn kế tiếp cả hai đoạn cùng nằm trong một trang 
 keep Line Together : Cho phép / không cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản 
 Page Break Before : Cho phép / không cho phép chèn dấu ngắt trang trước đoạn văn, đoạn văn bản bắt đầu ở trang mới . 
34 
3.5 Bullet and NumBering 
Bullet : Trình bày theo dạng liệt kê, đầu mỗi đoạn được chèn một ký tự đặc biệt 
Numbering : Đánh số thứ tự theo dạng danh sách liệt kê 
Multilevel List : Định dạng văn bản dạng danh sách nhiều cấp. Chọn Denfine New MultiLevel List để thiết lập thông số cho từng cấp 
35 
3.6 Tạo chữ rớt dòng (Drop cap ) 
Chức năng Drop Cap dùng để tạo một ký tự chữ hoa có kích thước lớn ở đầu mỗi đoạn v ăn bản . 
Insert tab -> text group -> Drop Cap 
36 
3.7 Chia cột (Columns) 
Page layout tab -> page setup group -> columns 
Chức năng này cho phép ta chia đoạn văn bản thành nhiều cột có khoảng cách bằng hoặc khác nhau 
Có hai cách thực hiện chia cột 
Soạn thảo văn bản xong mới chia cột 
Chia cột trước khi soạn thảo 
Lưu ý: Trong 1 văn bản có nhiều định dạng khác nhau tùy theo loại định dạng mà chọn thực hiện định dạng nào trước , cái nào sau . 
Vd: trong vb có drop cap và colum n s thì nên định dạng colum ns trước, sau đó định dạng drop cap. 
37 
3.8 Borders and Sharding 
Chức năng cho phép định dạng đường viền khung và tô màu nền cho đoạn văn bản 
Page layout tab -> Page background group -> page borders 
38 
3.8 Borders and Sharding 
39 
3.9 Tab 
	 Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Tab giúp định dạng các điểm dừng giúp di chuyển con nháy nhanh sang phải khi nhấn phím tab thay vì dùng phím spacing (khoảng trắng - tố c độ chậm và không định dạng được như yêu cầu ) 
40 
4 . Chèn các đối tượng vào văn bản 
4.1 Chèn Hình ảnh 
Chèn hình ảnh (Picture) 
Chèn ClipArt 
Chèn đối tượng Sharpes 
4.2 Chèn WordArt & Text Box, chart 
Chèn WordArt vào văn bản 
Chèn đối tượng SmartArt 
Chèn Textbox 
Chèn Chart 
41 
Chọn tab Insert trên vùng Ribbon 
Chọn nút Clip Art 
Hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫu 
Chọn hình minh họa bạn muốn chèn 
4 .2 Chèn ClipArt và hình ảnh 
Word 2010 cũng cho phép bạn chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các minh họa: 
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh 
42 
4.3 Diagram 
Group Adjust 
Group Picture Style 
Group Arrange 
Hiệu chỉnh đối tượng hình ảnh 
Picture, Shapes, Smart Art, Clip Art 
Group Size 
Tab insert -> illustrations group -> shapes 
43 
4.4 Chèn đồ thị & công thức toán học 
Chèn đối tượng đồ thị: insert tab -> illustrations group -> chart 
Tạo đồ thị 
Hiệu chỉnh đồ thị 
Tạo đồ thị 3D 
 Công thức toán học (Equation ): insert tab -> Symbols group -> equation 
Lưu ý: Nên đặt công thức toán học trong text box để dễ dàng định dạng và di chuyển trong văn bản. 
44 
4.5 Table 
Bảng là kiểu trình bày dữ liệu theo dạng cột ( Columns), hàng ( rows) 
Tab insert -> Tables group -> Table 
Tạo một bảng tính trong word 
Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính 
Chèn công thức vào bảng tính 
Chuyển từ bản tính sang text và ngược lại 
45 
4.6 Chèn ghi chú vào văn bản 
Tab review -> comments group -> comment 
Chèn 1 ghi chú vào văn bản 
Xoá một chú thích trong văn bản 
Hiệu chỉnh nội dung chú thích 
46 
4.7 Footnote & endnote 
Tab references -> footnotes group -> insert FootNote/EndNote 
Tạo một FootNote & EndNote 
Hiệu chỉnh nội dung chú thích 
47 
4.8 Bookmark, hyperlink và Cross & Reference 
Tab insert -> links group -> bookmark/ hyperlink 
BookMark: đánh dấu điểm nào đó trên văn bản, mục đích di chuyển nhanh đến vị trí được đánh dấu. 
HyperLink: Tạo siêu liên kết giữa các Bookmark, đoạn văn bản, file, website nhanh chóng 
Cách tạo BookMark 
Cách tạo HyperLink 
Cách tạo Cross-references. 
48 
Template là một tập tin khuôn mẫu sẵn các định dạng và có phần đôi mở rộng là .Dotx 
Chúng ta có thể sử dụng các Template có sẵn hoặc tự tạo ra các Template theo ý thích 
Sử dụng các Template của bộ office 
Tạo một Template của riêng mình 
5 . Template 
49 
5.1 Style 
Trong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều đoạn văn bản có cùng một kiểu định dạng . Nếu định dạng lần lượt như vậy sẽ mất thời gian và không chính xác, Word 2010 giúp đơn giản tình huống trên bằng Sytle 
Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể gán được bằng phím nóng 
Style đặt biệt cần thiết khi soạn các tài liệu có nhiều mục, nhiều chương và nhiều loại đoạn văn bản khác nhau 
Cách tạo Style 
Gán Style 
Hiệu chỉnh Style 
50 
5.2 Tạo bảng mục lục (index table) 
Để tạo mục lục cần tạo Style trước 
T ab References -> Group table of Contents -> Table of Contents 
Show page Number: Hiển thị số trang 
Tab Leader: Kiểu Tab từ tên thư mục đến số trang 
Formats: kiểu định dạng 
Show Levels: số cấp xuất hiện trong mục lục 
Chọn Options -> Table of Contents Options: 
Available Styles: Danh sách các Styles tồn tại 
TOC level: chỉ định cấp xuất hiện của styles 
Click OK để hoàn tất 
51 
6 . Mail Merge (trộn thư ) 
	 Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệpThay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng. 
Tập tin data source 
	 Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. 
Tập tin main document 
	 Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 
52 
7.1 Auto Text 
Là chức năng chèn văn bản tự động 
Bước 1: chọn khối văn bản thường dùng-> Tab insert -> quick Parts -> Auto text -> Hộp thoại general -> Save selection to auto gallery -> Create new building blocks -> Nhập ký tự đại diện vào ô name -> Ok để hoàn tất 
Bước 2: đánh ký tự đại diện đã tạo tại vị trí muốn chèn và nhấn F3 -> Đoạn văn bản 
53 
7.2 Auto correct 
là chức năng sửa lỗi chính tả tự động 
Tab File -> option -> Proofing 
8.1 Đếm Từ (word count) 
Chức năng thống kê các thông tin về ký tự, từ, Paragragh, số trang trên một tệp tài liệu. 
Tab review -> proofing 
-> word count 
54 
8.2 Bảo vệ tài liệu 
Bước 1: Mở tập tin cần bảo vệ 
Bước 2: chọn Bạn nhấp vào biểu tượng tab File chọn Info Click Protect Document 
Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK. 
Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK 
55 
8.3 Làm việc với Macro 
	 Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hoàn thành trong một bước. 
Tạo Macros 
Khai báo các thành phần của Macros 
Sử dụng Macros 
56 
8.4 Tìm kiếm và thay thế (find & replace) 
Tab home -> Editing group -> find/replace 
Khởi động chức năng tìm kiếm (Ctrl +H) 
Thiết lập các thông tin tìm kiếm 
Thay thế các từ mới cho các từ tìm kiếm theo yêu cầu (Ctrl +G) 
57 
9. Định dạng trang in 
Tab Margins: 
Các thông số lề cho trang in: 
Top, bottom, Left, Right: lề trang in 
Gutter: khoảng cách lề để đóng gáy 
Header/Footer: khoảng cách từ biên trang giấy đến header/Footer 
Mirror margins: in /không in ở chế độ hai mặt giấy 
58 
9. Đinh dạng tang in tt 
2.Tab Paper: Thông số kích thước trang in 
Orientation: hướng trang in 
Apply: Chọn phạm vi in 
3.Tab layout: dùng định dạng đối với in hai mặt trang giấy nội dung và cách trình bày header/Footer ở trang chẵn và lẻ sẽ khác nhau 
59 
9. Đinh dạng trang in tt 
In tài liệu trong Word 
Tab File Print: chứa các tuỳ chọn về in và xem trước trang in 
Print: Lệnh in 
Copies: chọn số bản in 
Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. 
Pages: chọn lựa trang cần in bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp 
60 
Kết thúc chương II 
Thank You ! 
61