Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Soạn thảo văn bản

 17
Ch−ơng 2 
soạn thảo văn bản 
1 Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản 
1.1 Ch−ơng trình soạn thảo văn bản 
Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết 
ng−ời sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để 
soạn thảo văn bản. 
Ch−ơng trình soạn thảo văn bản trên máy tính thực chất là một ch−ơng trình 
nhằm khai thác các đặc điểm của việc đ−a dữ liệu vào từ bàn phím, cách l−u trữ 
thông tin và cách tổ chức đ−a thông tin ra trên màn hình hoặc máy in để sao 
cho ta có thể sử dụng máy vi tính nh− công cụ đánh máy kết hợp với công cụ 
l−u trữ tài liệu. 
1.2 Các công việc cần làm khi soạn thảo văn bản 
- Nhập văn bản vào máy và l−u trữ chúng trên các thiết bị l−u trữ nh− đĩa từ. 
- Hiệu chỉnh lại văn bản: thực chất là quá trình soát lỗi của thao tác nhập văn 
bản. Với các văn bản tiếng Anh, hầu hết các ch−ơng trình soạn thảo văn 
bản đều cung cấp cho ng−ời dùng nhiều công cụ tìm và sửa lỗi rất hữu ích, 
nh− kiểm tra và sửa lỗi chính tả (Spelling), ngữ pháp (Grammar), tra cứu từ 
đồng nghĩa - trái nghĩa (Thesaurus), sửa lỗi tự động và gõ tắt (Autocorrect), 
tự động ngắt từ (Hyphenation),.... 
- Trình bày văn bản: là quá trình trang trí cho văn bản đúng với ý định và 
mục đích của ng−ời sử dụng. Về khía cạnh này, phần lớn các ch−ơng trình 
soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ t−ơng đối mạnh cho 
phép ng−ời dùng thành thạo có thể tạo ra những bản in mang tính chuyên 
nghiệp. 
- Đ−a văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông th−ờng, các ch−ơng trình soạn 
thảo văn bản đều có công cụ xem văn bản đã trang trí tr−ớc khi in. Công cụ 
này cho phép ng−ời dùng kiểm tra lại lần cuối tất cả các b−ớc tiến hành 
soạn thảo văn bản, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản. 
 18
2 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word 
2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word 
Microsoft Word, gọi tắt là MS Word là một ch−ơng trình chuyên dụng trong 
lĩnh vực soạn thảo văn bản. Ngoài những chức năng thông dụng của một hệ 
soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân 
thiện giúp ng−ời sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình 
soạn thảo văn bản. Trong phần này chúng tôi giới thiệu hệ soạn thảo MS Word 
trong bộ ch−ơng trình Microsoft Office XP. 
2.2 Khởi động và thoát khỏi ch−ơng trình 
2.2.1 Khởi động ch−ơng trình 
Kích chuột tại biểu t−ợng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành 
Windows. 
Hoặc kích chuột tại nút Start, sau đó đ−a chuột tới mục All Programs, rồi kích 
chuột tại mục MS Word. 
Hoặc thực hiện Start -> Run -> gõ vào đ−ờng dẫn tới tệp ch−ơng trình. 
2.2.2 Thoát khỏi ch−ơng trình 
Kích chuột tại menu File, chọn Exit. 
Hoặc thoát khỏi ch−ơng trình bằng cách đóng cửa sổ ch−ơng trình MS Word 
L−u ý: Trong tr−ờng hợp thoát khỏi ch−ơng trình mà ch−a ghi lại những thay 
đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đ−a ra thông báo: 
Chọn Yes: l−u lại những thay đổi trong văn bản 
Chọn No: không l−u lại những thay đổi tr−ớc đó 
Chọn Cancel: ngừng thao tác đóng văn bản trở lại màn hình soạn thảo. 
2.3 Màn hình giao tiếp 
Sau khi khởi động ch−ơng trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word 
bao gồm các thành phần cơ bản sau: 
 19
- Dòng tiêu đề (title bar): chứa tên ch−ơng trình và tên tệp văn bản đang soạn 
thảo. 
- Dòng menu (menu bar): chứa các lệnh của MS Word. 
- Thanh công cụ (tool bar): chứa một số biểu t−ợng (icon) thể hiện một số 
lệnh th−ờng dùng. Chọn các lệnh bằng chuột. 
- Th−ớc (ruler): là th−ớc và chứa 1số kí hiệu định dạng thông dụng. Có một 
th−ớc ngang và một th−ớc dọc. Tắt (mở) bằng cách chọn menu View ặ 
Ruler 
- Vùng nhập văn bản (text area): cửa sổ văn bản là phần lớn nhất, dùng để 
nhập văn bản. 
- Thanh cuốn (scroll bar): Dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng 
chuột. Có thanh cuốn bên phải và phía d−ới. 
- Dòng trạng thái (status bar): cho biết một số trạng thái làm việc (tổng số 
trang trong tệp, trang hiện đang làm việc, ...) 
2.4 Các chế độ làm việc 
Có rất nhiều cách trình bày cửa sổ văn bản nh−: 
- Normal: Cửa sổ hiển thị văn bản theo một th−ớc ngang và thể hiện dấu hiệu 
phân trang. 
- Print Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản theo hai th−ớc, đ−ợc phân trang theo 
trang giấy in. 
 20
- Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có th−ớc, chỉ thích hợp trong tr−ờng 
hợp thể hiện những văn bản dài. 
Muốn làm việc ở chế độ nào chọn menu View và chọn mục t−ơng ứng. 
2.5 Nhập và điều chỉnh văn bản 
- Nhập lần l−ợt các kí tự. Không sử dụng phím Enter để xuống dòng, mà chỉ 
sử dụng phím này để kết thúc một đoạn văn bản (paragraph). 
- Ngắt một đoạn văn bản thành nhiều đoạn bằng cách tới vị trí định ngắt, ấn 
phím Enter để chèn dấu kết thúc đoạn văn bản (dấu paragraph) vào vị trí đã 
định. 
- Nối hai đoạn văn bản bằng cách xóa dấu kết thúc đoạn nằm ở cuối đoạn 
trên (đến đầu đoạn văn bản d−ới và nhấn phím Backspace, hoặc đến cuối 
đoạn văn bản trên và nhấn phím Delete). 
2.6 Các thao tác với khối văn bản 
Khối văn bản là một phần văn bản liên tục. Có một số thao tác cơ bản với khối 
nh−: 
2.6.1 Chọn khối văn bản (đánh dấu khối văn bản) 
- Chọn khối bằng bàn phím: Giữ phím Shift, đồng thời dùng các phím di 
chuyển con trỏ màn hình để chọn khối. 
- Chọn khối bằng chuột: 
+ Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối. 
+ Kích chuột tại kí tự đầu của khối, sau đó giữa phím Shift đồng thời 
kích chuột tại kí tự cuối của khối. 
+ Nếu khối chọn là một dòng thì đ−a con trỏ chuột về đầu dòng sao cho 
con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích chuột. 
+ Nếu khối chọn là một từ thì kích kép vào từ đó. 
+ Nếu khối chọn là một đoạn văn bản thì bấm nhanh 3 lần vào phím trái 
chuột, hoặc đ−a con trỏ chuột ra đầu dòng sao cho con trỏ chuột có 
hình mũi tên rồi kích kép chuột. 
Bỏ chọn khối văn bản bằng cách kích chuột tại vị trí bất kì trong màn hình 
soạn thảo. 
 21
2.6.2 Sao chép khối văn bản 
Mục đích: Nhằm tạo ra một phần văn bản giống phần văn bản đã có. 
Thực hiện: 
- Chọn khối văn bản muốn sao chép. 
- Thực hiện menu Edit ặ Copy hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc 
ấn tổ hợp phím Ctrl+C. 
- Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép khối văn bản tới. 
- Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn 
tổ hợp phím Ctrl+V. 
2.6.3 Chuyển khối văn bản 
Mục đích: chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác 
Thực hiện: 
- Chọn khối văn bản muốn chuyển. 
- Thực hiện menu Edit ặ Cut hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ 
hợp phím Ctrl+X. 
- Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chuyển khối văn bản tới. 
- Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn 
tổ hợp phím Ctrl+V. 
2.6.4 Xóa khối văn bản 
- Chọn khối muốn xóa 
- Thực hiện menu Edit ặ Delete hoặc gõ phím Delete. 
2.7 Thao tác với tệp văn bản 
MS Word tự động đặt phần mở rộng của các tệp văn bản là DOC. Do đó khi 
đặt tên các tệp văn bản của MS Word không cần xác định phần mở rộng. 
2.7.1 Tạo một văn bản mới 
Thực hiện menu File -> New hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp 
phím Ctrl+N. 
 22
Mỗi khi tạo văn bản mới, MS Word mở thêm một cửa sổ văn bản mới còn trống 
với tên mặc định là Document x (trong đó x là số thứ tự thực hiện thao tác mở 
văn bản). 
2.7.2 Mở một văn bản đã có trên đĩa 
- Thực hiện lệnh File ặ Open hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn 
tổ hợp phím Ctrl+O, xuất hiện hộp thoại Open. 
- Lựa chọn các tham số phù hợp trong hộp hội thoại Open 
+ Look in : chọn ổ đĩa và th− mục chứa tệp 
+ Files of type: chọn loại tệp cần mở 
+ File name: gõ vào tên tệp cần mở. (có thể chọn tên của văn bản muốn mở 
trong danh sách) 
- Kích chuột tại nút Open để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu 
muốn bỏ qua thao tác này. 
Mỗi khi mở một văn bản, MS Word mở thêm cửa sổ và lấy nội dung tệp văn 
bản đ−a vào cửa sổ này. 
2.7.3 L−u một văn bản vμo đĩa 
a. L−u văn bản với tên đã chỉ định 
- Thực hiện lệnh File -> Save hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn 
tổ hợp phím Ctrl+S 
- Khi l−u văn bản lần đầu tiên, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As 
và ng−ời sử dụng cần lựa chọn các tham số phù hợp: 
 23
+ Save in: chọn th− mục chứa tệp 
+ File name: gõ vào tên tệp 
+ Save as type: lựa chọn kiểu cho tệp cần l−u 
- Kích chuột tại nút Save để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu 
muốn bỏ qua thao tác này. 
b. L−u văn bản với tên khác 
Chọn menu File -> Save As xuất hiện hộp hội thoại Save As. Thực hiện việc 
chọn tham số cho hộp hội thoại này giống nh− phần a. 
2.7.4 Đóng cửa sổ soạn thảo văn bản hiện thời 
Thực hiện giống việc đóng cửa sổ của Windows hoặc chọn menu File ->Close 
2.8 Khôi phục một tác vụ 
Để khôi phục lại các tác vụ vừa thực hiện nh− xoá dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu... 
chọn menu Edit -> Undo (hoặc nháy chuột tại biểu t−ợng hoặc Ctrl+Z). 
Ng−ợc lại, nếu muốn trở lại thao tác sau chọn Edit -> Redo (hoặc nháy chuột 
tại biểu t−ợng hoặc Ctrl+Y) 
2.9 Định dạng văn bản 
Việc trình bày văn bản theo ý muốn của ng−ời sử dụng gọi là việc định dạng 
văn bản. Có các cách thức định dạng văn bản nh−: 
- Định dạng bằng menu lệnh : là ph−ơng pháp định dạng đầy đủ nhất vì chỉ 
trong menu lệnh mới chứa tất cả các chức năng định dạng cho văn bản. 
- Định dạng bằng các kí hiệu định dạng: là ph−ơng pháp định dạng trực tiếp 
và đơn giản vì các kí hiệu định dạng đã hiển thị sẵn trên thanh công cụ và 
 24
th−ớc. Ng−ời sử dụng chỉ việc kích chuột trên những kí hiệu định dạng 
t−ơng ứng. Tuy nhiên chỉ có các kí hiệu định dạng quen thuộc chứ không 
đầy đủ nh− định dạng bằng menu lệnh. 
- Sử dụng tổ hợp phím: là ph−ơng pháp định dạng th−ờng dùng đối với ng−ời 
làm công tác xử lý văn bản chuyên nghiệp trên máy vi tính vì ng−ời sử 
dụng không phải mất thời gian thay đổi thiết bị nhập giữa bàn phím và 
chuột. 
2.9.1 Định dạng kí tự 
a. Dùng menu 
- Chọn khối kí tự muốn định dạng 
- Thực hiện menu Format ặ Font, xuất hiện hộp thoại: 
Việc định dạng kí tự bao gồm định dạng chữ, kiểu chữ và kích th−ớc của chữ 
Một số kiểu chữ th−ờng dùng: 
Chữ th−ờng Regular 
Chữ nghiêng Italic (Ctrl+I) 
Chữ đậm Bold (Ctrl+B) 
Chữ đậm và nghiêng Bold Italic 
Chữ chỉ số trên Superscript (Ctrl+Shift+=) 
Chữ chỉ số d−ới Subscript (Ctrl+=) 
Chữ có hàng kẻ chạy qua giữa Strikethrough 
Chữ có gạch chân Underline (Ctrl+U) 
+ Font (chữ) : kích chuột vào tên chữ 
định chọn trong danh sách 
+ Font style (kiểu chữ) : kích chuột 
vào tên kiểu chữ muốn chọn 
+ Size (kích th−ớc chữ) : kích chuột 
vào kích th−ớc muốn chọn hoặc nhập 
kích th−ớc vào từ bàn phím. 
+ Color (màu chữ) : kích chuột vào 
màu chữ định chọn 
 25
- Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu 
muốn bỏ qua thao tác này. 
b. Dùng thanh công cụ 
- Chọn khối kí tự muốn định dạng 
- Kích chuột trên những nút t−ơng ứng trên thanh công cụ: 
Riêng các kí hiệu định dạng cho các kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân): kích 
chuột để chuyển từ trạng thái tắt sang mở hoặc ng−ợc lại. 
2.9.2 Định dạng đoạn văn bản 
a. Dùng menu 
- Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. 
- Thực hiện menu Format ặ Paragraph. Xuất hiện hộp thoại: 
+ Special: 
None: bình th−ờng. 
First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn. 
Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên. 
+ Line spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn 
+ Alignment (căn chỉnh lề) gồm: 
Left: căn theo lề trái (Ctrl+L) 
Right: căn theo lề phải (Ctrl+R) 
Centered: căn giữa (Ctrl+E) 
Justified: căn theo cả hai lề (Ctrl+J) 
+ Indentation gồm: 
Left: khoảng cách tính từ lề trái 
Right : khoảng cách tính từ lề phải 
+ Spacing: 
Before: khoảng cách đến đoạn văn bản trên. 
After : khoảng cách đến đoạn văn bản d−ới. 
 26
Single: khoảng cách dòng bình th−ờng (tự động thay đổi theo kích th−ớc chữ). 
Double: gấp đôi khoảng cách dòng bình th−ờng. 
1.5 line: gấp 1,5 lần khoảng cách dòng bình th−ờng. 
Exactly: khoảng cách dòng chính xác, tính bằng point (pt : 1/72 inch). 
- Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu 
muốn bỏ qua thao tác này. 
b. Dùng thanh công cụ 
Các nút căn chỉnh lề trên thanh công cụ: 
Các ký hiện Identation trên th−ớc ngang: 
- Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. 
- Thực hiện: 
+ Thay đổi Alignment bằng cách kích chuột trên nút t−ơng ứng. 
+ Thay đổi Indentation bằng cách rê chuột trên những nút Identation t−ơng 
ứng. 
2.9.3 Thiết lập điểm dừng Tab 
Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí 
dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độ dài của Tab (khoảng 
cách ngầm định là 1,27 cm). Việc thay đổi độ dài của tab và định dạng đ−ờng 
đi cho tab có thể thực hiện nh− sau: 
a. Dùng menu 
- Thực hiện menu Format ->Tab, xuất hiện hộp thoại: 
 27
b. Lập các điểm dừng của Tab bằng th−ớc ngang 
Lựa chọn kiểu Tab ở góc trên trái của th−ớc, sau đó nháy chuột tại điểm dừng 
của Tab trên th−ớc. Muốn thay đổi định dạng Tab thì nháy chuột phải tại biểu 
t−ợng đặt Tab. Muốn huỷ bỏ Tab thì nháy chuột và kéo biểu t−ợng Tab ra khỏi 
th−ớc. 
2.9.4 Chia cột báo 
a. Dùng menu 
- Chọn phần văn bản cần thực hiện 
- Thực hiện menu Format -> Columns, xuất hiện hộp thoại: 
b. Dùng thanh công cụ 
Kích chuột tại biểu t−ợng sau đó rê chuột để chọn số cột cần chia. 
2.9.5 Tạo chữ cái đầu dòng 
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện 
- Thực hiện menu Format -> Drop cap, sau đó lựa chọn: 
+ Tab stop position: nhập vào điểm 
dừng của tab 
+ Aligment: lựa chọn tính chất tab 
(Left, Right, Center, Decimal) 
+ Leader: lựa chọn kí hiệu lấp đầy 
đ−ờng đi của tab 
+ Set : xác nhận tab đã thiết lập 
+ Clear: xoá 1 tab nào đó 
+ Clear All: xoá tất cả các tab. 
+ Number of column: chọn số cột cần 
chia 
+ Width and spacing: độ rộng và khoảng 
cách giữa các cột 
+ Line between: có/không có đ−ờng ngăn 
cách giữa các cột 
 28
2.9.6 Đặt dấu hoặc số ở đầu các đoạn văn bản 
a. Dùng menu 
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện 
- Thực hiện menu Format -> Bullets and Numbering, sau đó lựa chọn: 
b. Dùng thanh công cụ 
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện 
- Kích chuột tại biểu t−ợng để đặt dấu ở đầu các đoạn 
Kích chuột tại biểu t−ợng để đặt số ở đầu các đoạn. 
2.9.7 Sao chép định dạng 
- Chọn phạm vi cần thực hiện sao chép định dạng 
- Kích chuột vào biểu t−ợng để thực hiện sao chép định dạng một lần. 
Nếu kích kép chuột thì thực hiện sao chép định dạng nhiều lần cho đến khi bạn 
kích chuột lại biểu t−ợng 
- Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận định dạng 
+ Bulleted : chọn dấu ở đầu các đoạn 
+ Numbered: chọn số ở đầu các đoạn 
+ Customize: thiết lập một số thông số về dấu 
hay số nh−: chọn kiểu số hay dấu, số bắt 
đầu, vị trí của số, vị trí của đoạn văn bản 
+ Reset: dùng để huỷ bỏ mọi thiết lập tr−ớc đó. 
+ Position: chọn vị trí của chữ cái đầu 
+ Font: chọn kiểu chữ 
+ Lines to drop: xác định độ cao của chữ 
+ Distance from text: xác định khoảng cách từ 
kí tự đến phần văn bản còn lại. 
 29
2.10 Lập bảng biểu trong văn bản 
Trong một văn bản, nếu phải tạo một bảng biểu, ta có thể sử dụng những phần 
mềm bảng tính chuyên dụng nh− Excel, Lotus, Quattro.... Tuy nhiên nếu bảng 
biểu chỉ có một phần trong văn bản, có thể sử dụng chức năng tạo bảng trong 
MS Word. 
2.10.1 Tạo một bảng 
a. Thiết lập bảng 
- Thực hiện menu Table ặ Insert ặtable. Xuất hiện hộp thoại: 
Hoặc tạo bảng bằng cách kích chuột vào biểu t−ợng , sau đó kích chuột 
vào một ô để xác định ô góc d−ới bên phải của bảng. 
b. Nhập nội dung vào bảng 
Cấu trúc của một bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng. Giao của một dòng và 
một cột gọi là 1 ô (cell). 
Dùng phím tab hoặc các phím ←, →, ↑, ↓ để di chuyển con trỏ đến ô cần 
điền nội dung, sau đó nhập nội dung vào ô đó. 
2.10.2 Đóng khung kẻ đ−ờng cho bảng 
- Chọn các ô muốn đóng khung, kẻ đ−ờng. 
- Thực hiện lệnh Format ặ Borders and Shading sẽ xuất hiện hộp thoại: 
- Chọn Border để kẻ khung 
+ Number of Columns: xác định số 
cột của bảng. 
+ Number of Rows: xác định số 
dòng của bảng. 
 30
- Chọn Shading để tạo màu nền 
2.10.3 Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng 
a. Thay đổi độ rộng cột 
- Đ−a con trỏ chuột về gianh giới giữa các cột trên th−ớc ngang hoặc ngay 
trên bảng sao cho con trỏ chuột có dạng  
- Rê chuột để điều chỉnh độ rộng của cột. 
b. Thay đổi chiều cao dòng 
- Đ−a con trỏ chuột về gianh giới giữa các dòng trên th−ớc dọc hoặc ngay 
trên bảng sao cho con trỏ chuột có dạng  
- Rê chuột để điều chỉnh chiều cao dòng. 
+ Setting: chọn một kiểu kẻ khung 
Hoặc tự xác lập đ−ờng kẻ theo các 
b−ớc sau: 
+ Style : chọn dạng đ−ờng kẻ 
+ Width: chọn mức độ đậm nhạt cho 
đ−ờng kẻ 
+ Color : chọn màu đ−ờng kẻ 
Sau đó áp dụng trực tiếp loại đ−ờng 
kẻ đã chọn cho từng đối t−ợng trong 
phần Preview 
+ Fill: chọn màu nền cho các ô 
Nếu chọn No Fill sẽ không có 
màu. 
+ Style: chọn loại nền 
 31
2.10.4 Thêm dòng, cột, ô 
- Đặt con trỏ tại vị trí muốn thêm. 
- Thực hiện menu Table ặ Insert sau đó chọn mục t−ơng ứng với thao tác 
cần thực hiện nh− sau: 
+ Columns to the Left: thêm cột ở bên trái vị trí con trỏ. 
+ Columns to the Right: thêm cột ở bên phải vị trí con trỏ. 
+ Rows Above: thêm dòng phía trên vị trí con trỏ. 
+ Rows Below: thêm dòng phía d−ới vị trí con trỏ. 
+ Cells: thêm ô khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại sau: 
L−u ý: Nếu dòng cần thêm ở cuối bảng thì đ−a con trỏ đến ô cuối cùng của 
bảng rồi ấn phím TAB (hoặc đ−a con trỏ đến vị trí cuối cùng của bảng rồi ấn 
phím Enter). 
Muốn thêm bao nhiêu dòng (hoặc cột) thì chọn bấy nhiêu dòng (hoặc cột). 
2.10.5 Xoá dòng, cột, ô 
- Đặt con trỏ tại vị trí muốn xoá. 
- Thực hiện menu Table ặ Delete sau đó chọn mục t−ơng ứng với thao tác 
cần thực hiện nh− sau: 
+ Columns: xoá cột. 
+ Rows: xoá dòng. 
+ Cells: xoá ô khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau: 
Shift Cells Right: đẩy ô hiện thời sang phải.
Shift Cells Down: đẩy ô hiện thời xuống d−ới. 
Insert Entire Row: chèn cả dòng trên vị trí dòng 
hiện thời. 
Insert Entire Column: chèn cả cột tr−ớc vị trí cột 
hiện thời. 
Shift Cells Left: Chuyển ô bên trái vào vị trí ô xóa. 
Shift Cells Up: Chuyển ô d−ới vào vị trí ô xóa. 
Delete Entire Row: Xóa toàn bộ dòng hiện thời. 
Delete Entire Column: Xóa toàn bộ cột hiện thời. 
 32
2.10.6 Trộn ô 
- Chọn các ô định trộn. 
- Thực hiện menu Table ặ Merge cells. 
2.10.7 Chia ô 
- Chọn ô cần chia. 
- Thực hiện menu Table ặ Split cells, xuất hiện hộp thoại: 
2.10.8 Bật tắt đ−ờng kẻ l−ới 
- Bật đ−ờng kẻ l−ới : Chọn menu Table -> Show Gridlines. 
- Tắt đ−ờng kẻ l−ới : Chọn menu Table -> Hide Gridlines. 
2.10.9 Chia một bảng thμnh hai bảng 
- Di chuyển con trỏ văn bản đến dòng muốn tách sang bảng hai. 
- Thực hiện menu Table ặ Split Table. 
Dùng thanh công cụ 
Kích chuột tại biểu t−ợng (hoặc thực hiện menu View -> Toolbars -> 
Tables and Borders) sẽ xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders. Ta có thể 
thực hiện các thao tác trên dựa vào các biểu t−ợng của thanh công cụ này. 
2.11 Trình bày trang in 
2.11.1 Định dạng trang in 
Thực hiện menu File ặ Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup: 
- Chọn Paper trên cửa sổ Page Setup để chọn khổ giấy. 
Number of Columns: Cho biết cần chia ô thành 
bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều ngang). 
Number of Rows: Cho biết cần chia ô thành 
bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều dọc). 
 33
- Chọn Margins để thay đổi lề và h−ớng in. 
Dùng chuột hoặc bàn phím lựa chọn cho việc định dạng trang in của mình. 
Chọn nút OK để thực hiện, hoặc nút Cancel để trở lại văn bản, bỏ qua các thay 
đổi. 
2.11.2 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 
Một số văn bản có cùng nội dung ở đầu hay ở cuối mỗi trang. Để có đ−ợc các 
dòng này phải tạo tiêu đề đầu trang hay tiêu đề cuối trang. 
a, Tạo tiêu đề 
Chọn menu View ặ Header and Footer, xuất hiện thanh công cụ sau: 
+ Paper Size : kích th−ớc trang giấy. 
+ Width : chiều rộng (không cần thay 
đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn). 
+ Height : chiều cao (không cần thay 
đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn). 
+ Magins: đặt lề 
Top: lề trên 
Bottom: lề d−ới 
Left: lề trái 
Right: lề phải 
+ Orientation: h−ớng in 
 Portrait: khổ giấy đứng 
 Landscape: khổ giấy ngang 
 34
+ Kích chuột tại biểu t−ợng (Switch between header and footer) để 
chuyển giữa tiêu đề đầu trang và cuối trang. 
+ Nhập vào nội dung của tiêu đề (có thể sử dụng thao tác định dạng văn bản). 
+ Kết thúc bằng cách kích chuột tại nút Close trên thanh công cụ Header and 
Footer. 
b, Thay đổi tiêu đề 
Kích kép chuột tại tiêu đề đầu trang hay cuối trang, sau đó có thể tiến hành sửa 
chữa hoặc xoá tiêu đề nếu không còn thấy cần thiết. 
2.11.3 Chèn số trang cho văn bản 
a, Sử dụng View -> Header and Footer 
- Chọn menu View ặ Header and Footer t−ơng tự nh− phần tạo tiêu đề 
- Trong phần nhập nội dung của tiêu đề ta chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn 
số trang sau đó kích chuột tại biểu t−ợng (Insert page number) trên 
thanh công cụ Header and Footer hoặc thực hiện menu Insert ặ Page 
Numbers. 
b, Sử dụng Insert -> Page Numbers 
- Thực hiện menu Insert ặ Page Numbers, xuất hiện hộp thoại sau: 
- Lựa chọn các thông số cần thiết gồm: 
+ Position: vị trí của số trang (theo chiều dọc) gồm: Bottom of page (cuối 
trang) và Top of page (đầu trang) 
+ Aligment: vị trí của số trang (theo chiều ngang) gồm : Left (bên trái), Center 
(ở giữa) và Right (bên phải) 
+ Show number on first page: có hiển thị số trang ở trang đầu tiên (trang 1)? 
+ Format: thay đổi định dạng gồm: 
Number format: lựa chọn kiểu số trang 
Start at: xác định số bắt đầu (mặc định là 1) 
 35
Muốn xoá số trang thực hiện giống việc thay đổi tiêu đề trang. 
2.11.4 Xem trang tr−ớc khi in 
- Thực hiện menu FileặPrint Preview hoặc kích chuột tại biểu t−ợng 
- Sau khi xem xong kích chuột tại nút Close để đóng cửa sổ. 
2.11.5 In văn bản 
a. Dùng menu 
- Thực hiện menu File ặ Print xuất hiện hộp thoại: 
+ Printer: chọn loại máy in và một số tham số cần thiết khác cho máy in. 
+ Page range: chọn phạm vi in 
All: In toàn bộ tệp văn bản. 
Current page: In trang hiện thời (là trang văn bản có con trỏ làm việc). 
Selection: In trong phạm vi lựa chọn. 
Pages: In một số trang văn bản. (Chẳng hạn nếu chọn 1,3,4 thì sẽ in 
trang 1, trang 3 và trang 4; nếu chọn 5-7 sẽ in từ trang 5 đến trang 7). 
+ Number of copies: số bản cần in. 
+ Print to file: Đ−a nội dung ra tệp. 
+ Print what: Lựa chọn dạng cần in (mặc định là văn bản: Document) 
b, Dùng thanh công cụ 
Kích chuột vào biểu t−ợng (Ctrl+P) để in toàn bộ văn bản đang làm việc 
hiện tại.