Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Chương 1: Giới thiệu bảng tính điện tử Excel - Lê Viết Mẫn

Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
v 1.1 - 04/2013
Giới thiệu
bảng tính điện tử Excel
1
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Nội dung
2
1. Thao tác cơ bản
2. Ví dụ : Tạo bảng tính
3. In ấn và lưu file PDF
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Thao tác cơ bản
3
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Microsoft Excel là gì ?
4
• Là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi 
chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính, bảng 
tính này giúp dễ dàng hơn trong việc : tính toán, lập bảng biểu 
báo cáo, vẽ đồ thị, sử dụng hàm có sẵn...
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Khởi động Excel
1. Từ màn hình Windows
2. Di chuyển chuột đến nút Start
3. Di chuyển chuột đến All Programs
4. Từ All Programs, di chuyển chuột và mở mục Microsoft Office
5. Tại đó, nhấp chuột vào Microsoft Excel 2010 để khởi động 
chương trình
5
Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Khởi động Excel
6
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Giao diện Excel
7
Status bar Worksheet tabs
Sheet tabs
Scrolling buttons
Row headings
Cell pointer &
Active cell
Name box
Formula barTitle bar
Column 
headings
Horizontal scroll bar Vertical scroll bar
Ribbons bar
File
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Ribbon
• Là các cụm lệnh dễ dàng truy cập
• Các nhóm ribbon chính :
• Home
• Insert
• Page Layout
• Formulas
• Data
8
• Review
• View
• Developer
• Add-ins
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Chức năng các thanh Ribbon
• Home : chứa các lệnh thường dùng - cắt, dán, sao chép, định 
dạng, các kiểu mẫu, chèn, xoá, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu...
• Insert : chèn các loại đối tượng vào bảng tính
• Page layout : chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và in 
ấn
• Formulas : chèn công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo 
dõi công thức, điều khiển việc tính toán
• Data : các lệnh thao tác dữ liệu, danh sách, phân tích dữ liệu,...
• Review : các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, dịch từ, thêm chú 
thích,...
• View : thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính
9
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Shortcut menu
10
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Workbook & Worksheet
• Workbook : là một tập tin mà trên đó bạn làm việc và lưu trữ dữ liệu. Mỗi 
workbook có thể chứa nhiều sheet, nên bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều 
loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Một workbook 
có thể chứa nhiều worksheet và chart sheet. Số lượng tuỳ thuộc vào bộ 
nhớ máy tính của bạn
• Worksheet : là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, còn được gọi là bảng 
tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các 
cột và các dòng. Một worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 
dòng
• Chart sheet : cũng là một sheet trong workbook nhưng nó chỉ chứa một 
đồ thị
• Sheet tabs : Các worksheet được chia ngăn (tab) tại góc trái dưới của 
cửa sổ workbook
11
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tập tin Excel (Workbook)
12
Phần mở rộng là .XLSX
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Xác định địa chỉ ô (Cell)
13
D5
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Thao tác với workbook
• Tạo workbook mới : vào File, bấm New, rồi chọn loại workbook 
muốn tạo
• Lưu workbook : nhập nút Save trên thanh tiêu đề hoặc vào 
File, chọn Save, chọn thư mục chứa tập tin, đặt tên và nhấp 
nút Save
• Mở workbook lưu trên đĩa : vào File, chọn Open, chọn thư mục 
chứa workbook, chọn tên workbook và nhấp nút Open
• Đóng workbook : vào File, chọn Close
14
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tạo workbook mới
15
Phím tắt :
Ctrl + N
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Lưu workbook
16
Phím tắt :
Ctrl + S
Nơi lưu workbook
Tên workbook
Loại định dạng
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Mở workbook lưu trên đĩa
17
Phím tắt :
Ctrl + O
Nơi lưu workbook
Chọn workbook
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Đóng workbook
18
Phím tắt :
Alt + F4
Ctrl + W
Thoát Excel
Đóng workbook
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Sắp xếp các workbook
19
Dùng Ctrl + Tab di chuyển 
qua lại giữa các workbook
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Thao tác với worksheet
• Di chuyển qua lại giữa các worksheet : nhấp chuột lên tên của 
sheet trên Sheet tab (phím tắt : Ctrl + PgUp hoặc PgDown)
• Đổi tên worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần đổi tên ở 
sheet tab, chọn rename, gõ tên mới vào, nhấn phím Enter
• Sắp thứ tự các worksheet : nhấp trái chuột lên tên sheet cần 
sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột
• Tạo worksheet mới vào workbook : vào ribbon Home, chọn 
Insert, chọn Insert sheet
• Sao chép worksheet : nhấp phải chuột lên sheet, chọn move or 
copy... đánh dấu chọn mục Create a copy, bấm Ok
• Xoá một worksheet : nhấp phải chuột lên sheet cần xoá, bấm 
Delete
20
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Chọn worksheet để làm việc
21
Phím tắt :
Ctrl + Page Up
Ctrl + Page Down
Hiện đang ở Sheet2
Hiện đang ở Sheet4
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Đổi tên worksheet
22
hoặc nháy đúp lên tên 
worksheet
Đổi tên Sheet2 thành 
Bang gia
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Sắp xếp các worksheet
23
Sắp xếp Bang gia về 
cuối cùng
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tạo worksheet mới
24
hoặc
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Sao chép worksheet
25
Sao chép Bang gia 
thành Bang gia (2)
Đổi lại tên thành Backup
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Xoá worksheet
26
Xoá Bang gia (2)
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Di chuyển trong worksheet
27
Nhấn phím Di chuyển
→ hoặc Tab Sang một ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang một ô bên trái
↑ Lên một dòng
↓ Xuống một dòng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Page Up Lên một màn hình
Page Down Xuống một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Split & Freeze Panes
• Chia màn hình ra làm nhiều phần để dễ thao tác và tính toán :
1. Chọn ô tại vị trí cần Split
2. Vào ribbon View, chọn Split
• Để bỏ Split
1. Chọn ô gần vị trí đã Split
2. Vào ribbon View, chọn lại Split
• Freeze Panes để cố định một vùng màn hình giúp dễ dàng 
trong nhập liệu, tính toán :
1. Chọn ô tại vị trí cần Freeze
2. Vào ribbon View, chọn Freeze Panes
• Để bỏ Freeze Panes vào lại ribbon View, chọn Unfreeze Panes
28
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Split màn hình
29
Chia màn hình làm hai 
phần theo chiều ngang
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Freeze Panes
30
Dùng Freeze Panes để 
cố định vùng tiêu đề
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Ví dụ : Tạo bảng tính
31
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tạo bảng tính
32
Nhập liệu, định dạng và tính toán theo mẫu trên
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Các bước tạo lập bảng tính
33
Chọn font chữ cho bảng tính
Nhập tiêu đề chung, tiêu đề cột
Nhập dữ liệu cơ sở
Tính toán các giá trị thứ sinh
Tạo dòng thông tin tổng hợp
Định dạng bảng tính
Lưu trữ bảng tính
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Nhập tiêu đề và các nhãn
• Tại ô A1, nhập vào “BẢNG GIÁ CÁC LOẠI ĐĨA CỨNG THÁNG 
07/2003”
• Tại ô A3, nhập vào “STT”
• Tại ô B3, nhập vào “Sản phẩm”
• Tại ô C3, nhập vào “Mô tả”
• Tại ô D3, nhập vào “Tồn kho (cái)”
• Tại ô E3, nhập vào “Giá (USD)”
• Tại ô F3, nhập vào “Thành tiền (USD)”
• Mở rộng hoặc thu hẹp các cột
34
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Nhập tiêu đề và các nhãn
35
F3E3D3C3B3
A3
A1
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Chọn font chữ
36
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
AutoFill
• Phải nhập ít nhất 2 giá trị trong chuỗi cần sử dụng chức năng 
AutoFill
1. Nhập số 1 vào ô A4
2. Nhập số 2 vào ô A5
3. Quét chọn hai ô A4 và A5
4. Giữ trái chuột tại Fill handle rồi kéo đến cuối chuỗi
5. Excel sẽ tự động điền các giá trị trong chuỗi theo quy luật 
định trước
37
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
AutoFill
38
Fill handle
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Nhập dữ liệu
39
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tính toán
• Tính cột thành tiền theo công thức sau :
 Thành tiền = Tồn kho * Giá
1. Chọn ô F4
2. Nhập vào công thức =D4*F4
3. Nhấn phím Enter
Sao chép công thức cho các ô còn lại
40
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tính toán
41
=D4*E4
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Sao chép công thức
42
1. Chọn ô F4
2. Giữ Fill Handle
3. Kéo xuống ô F15
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tính tổng
43
1. Chọn ô F16
2. Nhấn nút AutoSum
3. Nhấn phím Enter
Nút AutoSum
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Kiểu, cỡ chữ, màu chữ
• Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh
• Các tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen
• Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có 
phân cách giữa hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu 
đen, lấy 2 số lẻ
• In đậm dòng Tổng
44
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Kiểu, cỡ chữ, màu chữ
45
Tiêu đề in đậm, kích thước 14, màu xanh
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Kiểu, cỡ chữ, màu chữ
46
Tiêu đề cột in đậm, kích thước 12 và chữ màu đen
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Kiểu, cỡ chữ, màu chữ
47
Các con số ở các cột Tồn kho, Giá và Thành tiền định dạng có phân cách giữa 
hàng nghìn và hàng trăm, kích thước 12, màu đen, lấy 2 số lẻ
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Canh lề
• Canh giữa dòng tiêu đề so với bảng biểu
• Chọn các ô A1:F1
• Nhấp chuột vào biểu tượng Merge and Center trên thanh 
công cụ
• Bỏ chế độ Merge and Center
• Bấm lại vào nút Merge and Center
• Xuống dòng trong một ô dùng chức năng Wrap text
• Canh trái, canh giữa, canh phải dùng các nút Align Left, Center 
và Align Right trên thanh ribbon Home
48
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Merge and Center
49
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Tô nền
50
1. Chọn vùng địa chỉ A3:F3
2. Nhấp nút Fill Color trên Ribbon Home
3. Chọn màu xanh nhạt từ danh sách màu
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Kẻ khung
51
1. Chọn vùng địa chỉ A3:F16
2. Nhấp nút Borders trên Ribbon Home
3. Chọn kiểu khung viền All Borders từ danh sách
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
In ấn và lưu file PDF
52
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Xem trước khi in
53
Page Layout Zoom
Phần tiêu đề đầu trang
Phân cách giữa các trang
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
In - thay đổi hướng giấy
54
Hướng giấy
Lựa chọn in 
sheet hiện tại
Xem cách thể hiện 
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Lưu file PDF
55
File > Save As
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Giới thiệu Excel
Lưu file PDF
56
Sunday, April 21, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn
Cảm ơn sự chú ý
Câu hỏi ?
Giới thiệu Excel57
Sunday, April 21, 13