Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 1: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 
------------oOo------------ 
BÀI GIẢNG 
 TÔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 
DÙNG CHO HỆ ĐẠI HỌC 
NHA TRANG – NĂM 2015 
 2 
Tài liệu tham khảo 
1. Luật Kế toán 2003 
2. Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 
3. Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 03 năm 2014 
4. Võ Văn Nhị (2006) Hướng Dẫn Thực Hành Kế Toán Trên Sổ Kế Toán, Nhà xuất 
bản Tài chính 
5. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân 
 3 
MỤC LỤC 
Nội dung Trang 
Bài mở đầu 1 
Chương 1: Tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp 6 
Chương 2: Tổ chức tài khoản kế toán trong doanh nghiệp 68 
Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp 78 
Chương 4: Tổ chức các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất 161 
Chương 5: Tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu 173 
Chương 6: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong doanh nghiệp 184 
Chương 6: Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 236 
 4 
Bài mở đầu 
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 
I. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán 
1. Khái niệm của tổ chức hạch toán kế toán 
 Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu 
thành bản chất của hạch toán kế toán đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, 
tính giá, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế 
toán bao gồm: 
- Tổ chức chứng từ. 
- Tổ chức tài khoản. 
- Tổ chức bộ sổ kế toán. 
- Tổ chức công tác kế toán. 
- Tổ chức bộ máy kế toán. 
- Tổ chức hệ thống báo cáo. 
 Mỗi một tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch 
toán kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bản 
thân mỗi mặt lại chứa đựng các yếu tố cơ bản cấu thành bản chất của hạch toán kế toán và 
tạo thành một hình thức vật chất hay một nghề hoặc hệ thống tác nghiệp riêng của hạch 
toán kế toán. 
2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán 
 Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận, vì vậy đối 
tượng chung của của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp với 
nội dung, hình thức và bộ máy kế toán. 
 Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán kế toán cũng cần được chuyển hóa 
từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể. Vì vậy, các 
mối liên hệ kể trên phải được tao ra từ chínhh việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống hạch 
toán kế toán cũng như tổ chức cả chu trình kế toán vơí đầy đủ các yếu tố này. 
 Xết về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán kế 
toán có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng bịêt. Việc phân chia các phần 
hành kế toán trước hết phải dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như 
quy mô (số lượng ) nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán cơ sở. Từ đó các phần hành kế toán 
được phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý TSCĐ; Từ 
thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu ; Từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh 
cho từng loại hoạt động cụ thể cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động ; 
Từ dự trữ cho đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận và phân phối lợi nhuận đó. 
 Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng 
hợp la quy trình có tính nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt trên từng 
mẫu biểu cụ thể lại hết sức đa dạng. 
 Xét về bộ máy kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy 
móc dùng trong kế toán phải thực hành được qui trình từ chứng từ đến tổng hợp - cân đối 
kế toán. Tuy nhiên, số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng 
tùy thuộc vào qui mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên làm 
công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp. 
3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 
 - Ban hành các văn bản pháp lý pháp lý về kế toán: Bao gồm cả pháp luật về kế 
toán và các văn bản dưới luật, của quốc tế và quốc gia. 
 - Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoat động kế toán: Thông qua 
hệ thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống. 
 5 
II. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 
 Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất ra các thông tin có ích về 
vốn phục vụ cho quản lý nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán cần phải nhìn nhận 
một cách toàn diện. Do vậy tổ chức hạch toán kế toán cần phải tôn trọng các nguyên tắc 
sau: 
 1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý 
 Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra 
về hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán 
phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý, được thể hịên: 
 - Bảo đảm tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý. 
 - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý. 
 - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức 
quản lý (trước hết cần đi sát hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu thông tin cho các 
bộ phận quản lý khác). 
 - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần qui 
mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý. 
 - Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt 
động kế toán và doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán. 
2. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán (giữa đối tượng với phương 
pháp, hình thức và bộ phận kế toán) trong đơn vị. 
Các tính thống nhất đó được thể hiện như sau: 
- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín qui trình kế toán.Lúc đó các 
phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa thích hợp với từng 
phần hành cụ thể. 
- Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước của qui trình kế toán và chọn 
hình thức kế toán thích hợp (các đơn vị không theo dõi nguồn vốn thì không cần kế toán 
kép, các đơn vị nhỏ không cần tách nhỏ quy trình hạch toán) 
- Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế 
toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể 
tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. 
3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật - quản 
lý chuyên sâu: 
— Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến 
các chuẩn mực kế toán quốc tế. 
— Phải tôn trọng các qui ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch 
toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục 
IV. Cơ sở tổ chức hạch toán kế toán 
 Tổ chức hạch toán kế toán được dựa trên các cơ sở sau: 
— Đặc điểm của đối tượng và phương pháp kế toán - nguồn gốc của mọi nguyên lý tổ 
chức hạch toán kế toán. 
— Lý luận về tổ chức cần được ứng dụng cụ thể trong tổ chức hạch toán kế toán. 
— Các chuẩn mực quốc tế về kế toán - chỗ dựa trực tiếp của tổ chức kế toán ở từng quốc 
gia. 
 6 
Chương 1 
TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG 
DOANH NGHIỆP 
I. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 
1. Ý nghĩa: 
 Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến 
động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp 
vụ và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. 
 Đối tượng của kế toán rất đa dạng và thường xuyên biến động do hoạt động kinh 
doanh mang lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán. 
Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ cũng lớn tương ứng. Vì vậy, 
lập chứng từ kế toán theo mẫu qui định của doanh nghiệp là giai đoạn đầu tiên quan trọng 
của công tác tổ chức kế toán. Sau khi chứng từ được lập, phải được kiểm tra, luân chuyển, 
sử dụng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, ghi sổ và cuối cùng là lưu giữ chứng từ. Đó 
chính là đường dây vận động của chứng từ kế toán. 
 Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, 
luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của 
thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. 
 Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán: 
 - Về mặt quản lý: Việc ghi chép kip thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung 
cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết định quản 
lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho 
quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho hoạt 
động kinh doanh của doanh nghiệp. 
 - Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ hợp 
pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa 
thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. 
 - Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có 
liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng 
tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy tổ chức tốt công 
tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay 
từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. 
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 
— Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng 
doanh nghiệp (qui mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý) để xác định số lượng 
chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận với qui mô sản xuất, 
trình độ quản lý. 
— Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài 
sản, nguồn hình thành và các quá trình. 
— Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải quản 
lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuyển chứng từ khác nhau. 
— Căn cứ vào hướng dẫn chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành về biểu mẫu chứng từ. 
— Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ công tác kế toán. 
— Căn cứ vào số lượng và trình độ nhân viên làm công tác kế toán, thống kê. 
— Căn cứ vào hiệu quả công tác kế toán. 
II. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ 
 7 
 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do 
vậy phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản. Do tính 
đa dạng của sự vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu này. 
Tập hợp các chủng loại chứng từ sử dụng trong đơn vị là hệ thống bản chứng từ kế toán. 
 Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị phải căn cứ vào các yêu cầu sau: 
— Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ: Tên chứng từ, tên đơn 
vị có nghiệp vụ phát sinh, các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày tháng năm, số 
chứng từ, nội dung kinh tế của chứng từ, đơn vị tính, chữ ký của những người có liên 
quan đến nghiệp vụ và các yếu tố cần thiết bổ sung của chứng từ. 
— Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này. Thực 
tế các chứng từ nếu chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu càu quản lý sẽ khó 
khăn cho việc ghi sổ kế toán (Đánh số, mã chứng từ). 
— Dựa trên biểu mẫu qui định do Nhà nước ban hành nếu đơn vị chưa ban hành được hệ 
thống chứng từ. 
— Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu của đơn vị. 
 Tóm lại trong giai đoạn này phải xác định được danh mục các chứng từ kế toán sử 
dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG CHO DOANH NGHIỆP 
STT Tên Số hiệu Số 
liên 
Nơi 
lập 
Luân chuyển Ghi sổ Bảo quản 
1 2 3 1 2 3 
2. Tổ chức quá trình lập chứng từ. 
 Tổ chức quá trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa 
chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo qui định của 
doanh nghiệp về sử dụng các chứng từ kế toán. 
 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ gốc theo đúng biểu mẫu đã 
qui định, quá trình lập chứng từ phải đảm bảo 2 điều kiện: 
— Phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào chứng từ. 
— Bảo đảm tính chính xác với chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ. 
 Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ: 
— Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
— Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có trách 
nhiệm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối 
đa số lượng người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ. 
— Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. 
Qui định về lập và ký chứng từ 
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp 
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh 
tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ 
ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên 
chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, 
đúng với số tiền viết bằng số. 
2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với 
chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội 
dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các 
 8 
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính 
pháp lý của tất cả các liên chứng từ. 
3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới 
có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của 
pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút 
mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để 
chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải 
thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không 
đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. 
4. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế 
toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng 
chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực 
hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. 
5. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người 
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên 
chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. 
Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán 
trưởng. 
6. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của 
người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho 
người khác. 
7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân 
viên kế toán, kế toán trưởng (và  ... người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa 
đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. 
đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” 
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua 
mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi 
lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi 
rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. 
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên 
hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài. 
e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn 
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. 
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, 
tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. 
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. 
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ 
giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước 
Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. 
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ 
giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. 
HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐỐI VỚI MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP 
(Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của BTC) 
1. Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng 
hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn GTGT. Khi lập hóa đơn, tổ chức phải ghi 
đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hóa đơn. Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ giá bán 
 70 
chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá 
thanh toán đã có thuế. 
 Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính 
trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử 
dụng hóa đơn bán hàng. 
2. Trong một số trường hợp việc sử dụng và ghi hóa đơn, chứng từ được thực hiện 
cụ thể như sau: 
2.1. Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ 
thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng 
hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế 
suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. 
Trường hợp tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nhưng có hoạt động 
kinh doanh vàng, bạc, đá quý nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa 
đơn bán hàng cho hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý. 
 2.2. Tổ chức xuất nhập khẩu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhận 
nhập khẩu hàng hóa ủy thác cho các cơ sở khác, khi trả hàng cơ sở nhận ủy thác lập 
chứng từ như sau: 
Cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, nếu đã nộp 
thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, cơ sở lập hóa đơn GTGT để cơ sở đi ủy thác nhập khẩu 
làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa ủy thác nhập khẩu. 
Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi 
xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm 
theo lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị 
trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu cho hàng hóa nhập khẩu ủy thác, cơ 
sở mới lập hóa đơn theo quy định trên. 
 Hóa đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác ghi: 
 (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hóa thực tế nhập khẩu theo 
giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy 
định ở khâu nhập khẩu (nếu có). 
 (b) Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập 
khẩu. 
 (c) Tổng cộng tiền thanh toán (= a + b) 
Cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác lập hóa đơn GTGT riêng để thanh toán tiền hoa 
hồng ủy thác nhập khẩu. 
 2.3. Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất 
khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động nội bộ 
theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. 
Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy 
thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội 
bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ 
quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa 
thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu 
lập hóa đơn GTGT để kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Cơ sở 
nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách 
hàng nước ngoài. 
2.4. Sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, 
hàng mẫu, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT 
theo phương pháp khấu trừ: 
 71 
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của 
pháp luật về thương mại thì phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, 
ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu và thực hiện theo hướng dẫn của pháp 
luật về thuế GTGT. 
b) Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho 
người lao động và tiêu dùng nội bộ thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), 
trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, 
dịch vụ cho khách hàng. 
 2.5. Hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách 
hàng thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, 
thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT. 
Nếu việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ 
thì số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng 
hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trường hợp số tiền chiết khấu được 
lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hóa đơn điều chỉnh 
kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Căn cứ vào hóa 
đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, 
đầu vào. 
 2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất 
điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở 
khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển 
giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý 
bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán 
kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau: 
a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở 
từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau; 
b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội 
bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho 
cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ. 
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng 
khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê 
hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán 
(gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực 
tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý 
bán hàng. 
Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập 
cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT 
khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất. 
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng 
thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê 
khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho. 
Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã 
đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng 
hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh 
thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển 
nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT. 
 2.7. Tổ chức, cá nhân làm đại lý thu mua hàng hóa theo các hình thức khi trả hàng 
hóa cho cơ sở ủy thác thu mua phải lập hóa đơn cho hàng hóa thu mua đại lý và hoa hồng 
được hưởng (nếu có). 
 72 
 2.8. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã 
nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng 
phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở 
phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, 
chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có). 
 Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên 
mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo 
giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, 
tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập. 
2.9. Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm 
vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định, khi bán hàng cơ sở lập 
hóa đơn theo quy định. 
2.10. Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện dài, 
việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn 
giao, phải lập hóa đơn thanh toán khối lượng xây lắp bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi 
rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT. Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành 
đã lập hóa đơn thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình 
XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn, chứng 
từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán. 
2.11. Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ 
tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự 
án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì khi thu tiền, tổ chức, cá nhân phải lập hóa 
đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền thu, giá đất được giảm trừ trong doanh thu tính 
thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT. 
2.12. Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT 
phải lập hóa đơn theo quy định. 
Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải 
có hóa đơn GTGT (đối với tài sản mua trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu 
nhập khẩu (đối với tài sản nhập khẩu); tổng số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT 
phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT 
khâu nhập khẩu). 
Các trường hợp tài sản mua để cho thuê không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, 
không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì không 
được ghi thuế GTGT trên hóa đơn. 
Việc lập hóa đơn như sau: 
- Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính chuyển giao toàn bộ số thuế GTGT ghi 
trên hóa đơn tài sản mua cho thuê tài chính cho bên đi thuê tài chính được kê khai khấu 
trừ một lần thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính, tổ chức cho thuê tài chính 
lập hóa đơn cho bên đi thuê để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau: 
Trên hóa đơn GTGT thu tiền lần đầu của dịch vụ cho thuê tài chính, tổ chức cho 
thuê tài chính ghi rõ: thanh toán dịch vụ cho thuê tài chính và thuế GTGT đầu vào của tài 
sản cho thuê tài chính, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ cho thuê tài chính (không bao 
gồm thuế GTGT của tài sản), dòng thuế suất không ghi và gạch chéo, dòng tiền thuế 
GTGT ghi đúng số thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính. 
- Xử lý lập hóa đơn khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn: 
+ Thu hồi tài sản cho thuê tài chính: Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính và bên 
đi thuê lựa chọn khấu trừ toàn bộ số thuế GTGT của tài sản cho thuê, bên đi thuê điều 
chỉnh thuế GTGT đã khấu trừ tính trên giá trị còn lại chưa có thuế GTGT xác định theo 
biên bản thu hồi tài sản để chuyển giao cho tổ chức cho thuê tài chính. Trên hóa đơn 
 73 
GTGT ghi rõ: xuất trả tiền thuế GTGT của tài sản thu hồi; dòng tiền hàng, dòng thuế suất 
không ghi và gạch bỏ; dòng tiền thuế ghi số tiền thuế GTGT tính trên giá trị còn lại chưa 
có thuế GTGT xác định theo biên bản thu hồi tài sản. 
+ Bán tài sản thu hồi: Tổ chức cho thuê tài chính khi bán tài sản thu hồi phải lập 
hóa đơn GTGT theo quy định giao cho khách hàng. 
 2.13. Tổ chức, cá nhân có hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở nước ngoài lập 
Bảng kê chi tiết doanh số mua bán theo từng loại ngoại tệ. Cơ sở phải lưu giữ các chứng 
từ giao dịch với bên mua, bán ở nước ngoài theo đúng pháp luật về kế toán. Các hoạt 
động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở trong nước phải lập hóa đơn theo quy định. 
2.14. Tổ chức, cá nhân mua, bán vàng, bạc, đá quý nếu mua của cá nhân không 
kinh doanh, không có hóa đơn thì lập Bảng kê hàng hóa mua vào theo hướng dẫn của Bộ 
Tài chính về thuế thu nhập doanh nghiệp. 
 2.15. Hóa đơn, chứng từ đối với tài sản góp vốn, tài sản điều chuyển được thực 
hiện như sau: 
a) Bên có tài sản góp vốn là cá nhân, tổ chức không kinh doanh: 
a.1. Trường hợp cá nhân, tổ chức không kinh doanh có góp vốn bằng tài sản vào 
công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần thì chứng từ đối với tài sản góp vốn là biên 
bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản. 
a.2. Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu của mình, giá trị quyền sử dụng 
đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư thì không phải làm thủ tục 
chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân, 
trường hợp không có chứng từ hợp pháp chứng minh giá vốn của tài sản thì phải có văn 
bản định giá tài sản của tổ chức định giá theo quy định của pháp luật để làm cơ sở hạch 
toán giá trị tài sản cố định. 
b) Bên có tài sản góp vốn, có tài sản điều chuyển là tổ chức, cá nhân kinh doanh: 
b.1. Tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có: biên bản góp vốn sản xuất kinh 
doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết; biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận 
vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá 
theo quy định của pháp luật), kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản. 
b.2. Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ 
chức, cá nhân; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình 
doanh nghiệp thì tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, 
kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải xuất hóa đơn. 
Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các 
đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, cá nhân thì tổ 
chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.