Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp

 78 
Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN TRONG 
DOANH NGHIỆP 
I.Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 
1. Khái niệm và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 
Để tiếp cận đưọc các phương pháp của hạch toán kế toán, người ta phải thông qua các 
hình thức biểu hiện của nó. Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ mỗi phương pháp của hạch 
toán kế toán có hình thức biểu hiện riêng. Cụ thể: 
- Phương pháp chứng từ được biểu hiện thông qua các bản chứng từ và chương trình 
luân chuyển của chứng từ. 
- Phương pháp đối ứng tài khoản biểu hiện qua các mối quan hệ đối ứng kế toán 
cách thức ghi kép vào tài khoản. 
- Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá tài sản, hàng hoá gắn 
liền với nội dung các mục, khoản mục chi phí. 
- Phương pháp tổng hợp cân đối biểu hiện qua hệ thống báo biểu kế toán và chế độ 
báo cáo kế toán. 
Chu trình kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, 
luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kế toán và cuối 
cùng là lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế. 
 Công việc lập chứng từ có ý nghĩa quan trọng và quyết định đến chất lượng của công 
tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên chứng từ những thông tin rời rạc về từng hoạt 
động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế, các chứng từ ban 
đầu cần được xắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế 
toán phát sinh trên chứng từ. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp đối ứng tài 
khoản mà việc biểu hiện tài khoản trên thực tế chính là bằng các sổ tài khoản. Như vậy sổ tài 
khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. 
Do đặc điểm của các đối tượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động và tính đa 
dạng phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác 
nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình 
thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên, giữa các loại sổ này 
có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết quả ghi chép cũng như thông 
tin. Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán như vậy nhưng trong các doanh nghiệp việc ghi chép 
cũng cần tuân thủ theo một số nguyên tắc nhất định. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán 
với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi 
chép nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức 
hệ thống sổ kế toán (còn gọi là hình thức hạch toán kế toán). 
Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau, do vậy sẽ có 
nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán tương ứng. Để phân biệt được các hình thức tổ chức sổ kế 
toán, người ta cần dựa vào các đặc trưng như hình thức bên ngoài, kết cấu bên trong của các 
mẫu sổ, vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội 
dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết) cũng như mối quan hệ giữa 
chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua trung gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế 
toán. 
 Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản 
kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng đơn 
vị phải được căn cứ vào qui mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, 
vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng 
trang bị phương tiện tính tóan của đơn vị. 
2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán 
 79 
 Để kết hợp được các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một trình 
tự ghi chép nhất định trong cùng một qúa trình hạch toán, đòi hỏi phải thực hiện được các 
nhiệm vụ sau: 
- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động kinh tế, tài 
chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ), khối lượng nghiệp vụ 
nhiều hay ít......Đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán (cao hay thấp, đồng 
đều hay không đồng đều), cũng như căn cứ vào diều kiện và phương tiện vật chất phục vụ 
cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. 
- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản qui định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng 
và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính tóan các chỉ tiêu... 
- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách, 
cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý và tổng 
hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau. 
- Trong hình thức tổ chức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững được nội dung công 
việc ghi chép, phản ánh hàng ngày hoặc định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, 
cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin được nhanh, nhạy, kịp thời, 
chính xác và tiết kiệm. 
II. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán 
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế 
toán. 
Tài khoản kế toán là phương thức phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh theo nội dung kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ kế toán. Dựa trên cơ sở nội dung, 
nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hoặc chuyên ngành để xây dựng, thiết 
kế hệ thống sổ sách kế toán thích hợp với hệ thống tài khoản kế toán bởi vì hệ thống sổ sách 
kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh 
của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh được nội dung kế 
toán của các nghiệp vụ phát sinh đã được phân loại, tập hợp. 
- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ (sổ nhật ký, sổ phụ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết...) 
phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Có 
như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán. 
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm 
tra, đối chiếu kế toán. 
 Do sổ sách kế toán có nhiều loại với nội dung, kết cấu, cách thức, trình tự ghi chép 
khác nhau nên việc kết hợp các loại sổ sách này phải đảm bảo tính khoa học, sao cho việc 
ghi chép vừa dễ dàng, thuận lợi lại vừa tiết kiệm, tốn ít công sức. Đồng thời việc ghi chép ít 
bị trùng lắp và việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau được nhanh chóng và chính xác. 
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Hệ thống 
sổ kế toán mà đơn vị kế toán đã chọn phải được mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế 
toán chi tiết, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính. 
Hệ thống sổ kế toán đã chọn phải được sử dụng thống nhất trong một kỳ kế toán năm. 
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo 
cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm 
soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có 
thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính nếu phù hợp với đặc 
điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình. 
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. Hết kỳ (hoặc hết niên độ) kế toán phải 
tiến hành cộng sổ, khoá sổ tài khoản. Trong một số trường hợp cần thiết (kiểm kê tài sản, 
kiểm tra kế toán, giải thể, sát nhập...) kế toán cũng cần phải tiến hành cộng sổ, tính ra tổng 
số phát sinh. 
- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc và phải ghi bằng mực tốt, không 
phai. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên tục, có hệ thống, không được bỏ cách dòng hoặc 
 80 
viết xen kẽ, đè chồng lên nhau. Tuyệt đối không được tẩy xoá, làm nhoè, làm mất số đã ghi. 
Trường hợp sai sót nhầm lẫn cần sửa theo đúng qui định. 
III. SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC KỸ THUẬT GHI SỔ 
1- Sổ kế toán 
 Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. 
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, 
năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của 
đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. 
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: 
- Ngày, tháng ghi sổ; 
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; 
- Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống chỉ 
được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh 
doanh khi được ghi chép một cách liên tục vào những tờ sổ theo nhiều phương thức khác 
nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể. Những tờ sổ 
dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định 
nào đó gọi là sổ kế toán. 
Các tài liệu cần thiết cho quản lý doanh nghiệp có thể lấy chứng từ, sổ kế toán và báo 
cáo kế toán. Trong đó sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ 
đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo 
cáo kế toán. 
2. Các loại sổ kế toán 
2. 1. Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: Sổ kế toán được chia 
thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết 
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế 
toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 
 Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. 
 Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. 
2. 1. 1. Sổ kế toán tổng hợp 
 - Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng 
kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài 
khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên 
Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải 
phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 
+ Ngày, tháng ghi sổ; 
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. 
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và 
trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản 
kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình 
tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 
+ Ngày, tháng ghi sổ; 
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
 81 
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của 
tài khoản. 
2. 1. 2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh 
liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số 
liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài 
sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, 
kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào 
quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý 
của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. 
2. 2. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, có thể chia sổ kế toán thành các nhóm sau: 
- Sổ tài sản cố định 
- Sổ vật tư (hàng hóa; sản phẩm; dụng cụ). 
- Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh) 
- Sổ bán hàng 
- Sổ thanh toán 
- Sổ tiền mặt  
2. 3. Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ 2 bên, sổ 1 
bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ. 
- Sổ 2 bên 
Nợ Tài khoản XXXX Có 
Chứng từ Diễn giải Số 
Tiền 
Chứng từ Diễn giải Số 
Tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày 
Sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hướng biến của các đối tượng kế toán 
và tiện cho việc đối chiếu. Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu một tài khoản nào đó chỉ có 
phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì có ít số phát sinh. Trong trường hợp này sử 
dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn. 
- Sổ 1 bên 
Tài khoản: XXX 
Chứng từ Diễn giải TK 
đối ứng 
Số tiền 
Số hiệu Ngày Nợ Có 
- Sổ nhiều cột 
Tài khoản: XXX 
Chứng từ Diễn 
Giải 
Nội dung ghi Nợ 
Ghi có Số hiệu Ngày Khoản 
mục 1 
Khoản 
mục 2 
Sổ này được dùng khi cần chia mỗi bên Nợ, Có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với 
các cột tương ứng. Như vậy mỗi cột sẽ ghi số phát sinh cùng loại, chứa đựng nội dung kinh 
tế như nhau tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu. 
- Sổ bàn cờ 
Sổ này được xây dựng theo nguyên tắc: Mỗi con số ghi trên sổ phản ánh đồng thời 2 
tiêu thức: Tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có hoặc khoản mục giá thành và địa điểm phát 
sinh  loại sổ này đượcsử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh 
và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán. 
 82 
Tài khoản ghi Có 
 TK ghi Có 
TK ghi Nợ 
TK TK TK Cộng 
Nợ 
TK 
TK 
Cộng Có 
2. 4. Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Sổ được chia thành 2 loại: 
Sổ đóng thành tập và sổ rời. 
- Sổ đóng thành tập: gồm một số tờ với số trang xác định được đánh số thứ tự liên tục 
đóng lại thành tập. 
- Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định để 
tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng. 
2. 5. Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành: Sổ nhật ký và sổ phân loại 
-Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian như sổ 
nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 
-Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán hay các 
quá trình kinh doanh. Loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp 
các đối tượng tài sản, nợ phải trả và quá trình kinh doanh như: Sổ kho, sổ qũy, sổ tài sản 
cố định, sổ chi phí sản xuất  
Trong thực tế người ta còn dùng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo thời gian và 
theo hệ thống như “Nhật ký – Sổ Cái”. 
2. 6. Danh mục sổ kế toán 
 (Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22//12/2014 của Bộ Tài chính) 
Số 
TT 
Tên sổ Ký hiệu 
Hình thức kế toán 
Nhật 
ký 
chung 
Nhật 
ký - Sổ 
Cái 
Chứng 
từ 
ghi sổ 
Nhật ký- 
Chứng 
từ 
01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - - 
02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN - - x - 
03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x - 
04 Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi 
sổ) 
S02c1-DN 
S02c2-DN 
- - x 
x 
- 
05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - - 
06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x - - - 
07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x - - - 
08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - - 
09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x -  ... ết cấu và phương pháp ghi sổ: NKCT số 10 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội 
dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các TK 121, 
128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, đối ứng Nợ và Có với các tài khoản liên 
quan, các cột số dư đầu tháng, số dư cuối tháng. Cơ sở để ghi NKCT số 10: 
Căn cứ vào sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 221 phần ghi Có để ghi 
vào các cột ghi Có TK 121, 221, Nợ các tài khoản liên quan ở các cột phù hợp. 
- Căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán dùng cho các TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 
344 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 344, Nợ các 
tài khoản liên quan ở các cột phù hợp. 
- Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung cho các Tài khoản 128, 228, 229, 161, 171, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466, phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 128, 
228, 229, 161, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 10, xác định số phát sinh bên Có TK 121, 
128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466 và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi 
Sổ Cái. 
(2) Bảng kê 
Trong hình thức NKCT có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ Bảng kê số 1 đến Bảng kê 
số 11 (Không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu 
hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. 
Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số 
liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan. 
Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh 
cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng... phục 
vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không 
sử dụng để ghi Sổ Cái. 
Kết cấu và phương pháp ghi chép của các bảng kê: 
(2.1) Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 
“Tiền mặt" (Phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan. Kết cấu và phương pháp 
ghi sổ: 
Bảng kê số 1 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn 
giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 111 đối ứng 
Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày. 
 133 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 1 là các Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. 
Đầu tháng khi mở Bảng kê số 1 căn cứ vào số dư cuối tháng trước của TK 111 để ghi 
vào số dư đầu tháng này. Số dư cuối ngày được tính bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng (+) 
số phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1 và trừ (-) Số phát sinh Có trong ngày trên 
NKCT số 1. Số dư này phải khớp với số dư tiền mặt hiện có tại quỹ cuối ngày. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 1, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 
111 đối ứng Có của các tài khoản liên quan. 
(2.2) Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 
"Tiền gửi ngân hàng" đối ứng Có với tài khoản liên quan. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 2 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn 
giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng 
Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày. 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 2 là các giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các chứng 
từ gốc có liên quan. Cách tính số dư đầu tháng, cuối tháng, cuối ngày của TK 112 trên 
Bảng kê số 2 tương tự như cách tính số dư TK 111 trên Bảng kê số 1 . 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 2, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 
112 đối ứng Có các tài khoản liên quan. 
(2.3) Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN): Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật 
liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán 
trong hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp lập Bảng kê số 3 phải căn cứ vào: 
+ NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 6 phần ghi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 7 ... 
Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho và phần chênh 
lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. 
Hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu được xác định bằng công thức: 
Hệ số 
chênh lệch giá 
Giá thực tế vật liệu 
tồn kho đầu kỳ 
+ 
Giá thực tế vật liệu 
nhập kho trong kỳ 
= 
Giá hạch toán vật liệu 
 tồn kho đầu kỳ 
+ 
Giá hạch toán vật liệu 
nhập kho trong kỳ 
Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng sẽ được xác định bằng (=) giá trị 
nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ 
nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ) nhân (x) với hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3. 
(2.4) Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 
152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ 
với các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ 
phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 4 gồm có các cột số thứ tự, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các 
TK152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, các dòng 
ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất (ghi Nợ các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627) đối 
ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc. 
Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 4 là căn cứ vào Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các bảng 
kê và các NKCT liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp của Bảng kê số 4. Số liệu 
tổng hợp của Bảng kê số 4 sau khi khoá sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi 
vào NKCT số 7. 
(2.5) Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các Tài 
 134 
khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 
đối ứng Nợ với các Tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và 
nội dung chi phí: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ dùng ... Kết cấu và 
phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 5 gồm có các cột số thứ tự, các cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có của 
các Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 61l, 621, 622, 627, 631... Các dòng 
ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí đầu tư XDCB 
(ghi Nợ TK 641, 642, 241 đối ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc). 
Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 5 là các Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các bảng kê và 
NKCT có liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp với Bảng kê số 5. Số liệu tổng 
hợp của Bảng kê số 5 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào 
NKCT số 7. 
(2.6) Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN): Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả 
trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”, 
TK 356 “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ”). Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 6 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội dung chứng từ dùng để ghi sổ, số 
dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ và phát sinh Có đối ứng với các tài khoản liên 
quan. Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 6: 
- Căn cứ vào các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ và các 
chứng từ liên quan để ghi vào phần số phát sinh Nợ của TK 242, TK 335, TK 352, TK 356 
đối ứng Có các tài khoản liên quan. 
- Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí để ghi vào bên Có TK 242, căn cứ vào kế 
hoạch chi phí phải trả để ghi vào bên Có TK 335, căn cứ vào các khoản dự phòng phải trả 
phải trích lập để ghi vào bên Có TK 352, căn cứ vào số quỹ phát triển khoa học và công 
nghệ phải trích lập để ghi vào bên Nợ các tài khoản liên quan. 
Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ Bảng kê số 6, xác định tổng số phát sinh bên Có 
TK 242, 335, 352, 356 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của 
Bảng kê số 6 để ghi NKCT số 7 (Có TK 242 và Có TK 335, 352, 356 Nợ các tài khoản). 
(2.7) Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN): Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho 
thành phẩm hoặc hàng hoá theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 “Thành phẩm”, TK 
156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”). Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 8 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi 
sổ, diễn giải nội dung chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có của 
tài khoản 155, 156, 158 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan. Cơ sở để lập Bảng 
kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan. 
Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK 
155, TK 156 và TK 158 (Chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng, chi tiết cho từng loại 
thành phẩm hoặc nhóm thành phẩm). 
Số phát sinh Nợ TK 155, TK 156, TK 158 đối ứng Có với các tài khoản phản ánh số 
nhập trong tháng của hàng hoá, thành phẩm, số phát sinh Có đối ứng với các tài khoản ghi 
Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá, thành phẩm. 
Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng (=) số dư đầu tháng (+) số phát 
sinh Nợ trong tháng trừ (-) số phát sinh Có trong tháng. 
Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số lượng tờ trong bảng kê nhiều hay 
ít phụ thuộc vào việc theo dõi phân loại hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp. Số liệu 
tổng hợp của Bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào 
NKCT số 8 (ghi Có TK 155, 156, 158, Nợ các tài khoản). 
(2.8) Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN): Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá, 
hàng hoá kho bảo thuế. 
Phương pháp lập Bảng kê số 9 tương tự như phương pháp lập và tính giá thành thực tế 
của vật liệu quy định ở Bảng kê số 3. 
 135 
Giá thực tế của hàng 
hoá, thành phẩm xuất 
trong tháng 
= 
Giá hạch toán của 
hàng hoá, thành phẩm 
xuất trong tháng 
x 
Hệ số chênh lệch giá 
(trên Bảng kê số 9) 
Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của Bảng kê số 8 và số 9 dùng để ghi vào 
NKCT số 8. 
(2.9) Bảng kê số 10 - Hàng gửi đi bán (Mẫu số S04b10-DN): Dùng để phản ánh các loại 
hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người 
mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp 
nhận thanh toán. 
Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên Bảng kê số 10 là theo dõi từng hoá đơn bán 
hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là đã bán. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
- Bảng kê số 10 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để 
ghi sổ, các cột ghi Nợ và ghi Có TK 157, đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan, 
cơ sở để ghi vào Bảng kê số 10 là căn cứ vào các hoá đơn và các chứng từ có liên quan. 
- Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước của TK 157. 
- Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hoá đơn và chứng từ để ghi vào các 
cột có liên quan, mỗi hoá đơn, chứng từ ghi một dòng. 
- Số dư cuối tháng bằng (=) Số dư đầu tháng cộng (+) Số phát sinh Nợ trừ ( -) 
Số phát sinh Có. 
Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của bảng kê này sau khi khoá sổ được ghi 
NKCT số 8 (ghi Có TK 157, Nợ các tài khoản liên quan). 
(2.10) Bảng kê số 11(Mẫu số S04b11-DN): Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền 
hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 “Phải thu của khách hàng”). Kết cấu và 
phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 11 gồm có các cột số thứ tự, tên người mua, số dư, các cột phản ánh số 
phát sinh bên Nợ, bên Có của TK 131 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan. 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ theo dõi 
thanh toán (TK 131 “Phải thu của khách hàng”) mở cho từng người mua, và ghi một lần vào 
một dòng của Bảng kê số 11. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 11, xác định số 
phát sinh bên Có TK 131 và lấy số tổng cộng của Bảng kê số 11 để ghi NKCT số 8 (ghi Có 
TK 131, Nợ các tài khoản liên quan). 
(3) Sổ Cái (Mẫu số S05-DN): 
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong 
đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát 
sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - Chứng 
từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng 
Có lấy từ các Nhật ký - Chứng từ liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng 
hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ. 
 (MẪU SỔ SÁCH THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHÚNG TỪ) 
5- Hình thức kế toán trên máy vi tính 
5. 1- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính 
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được 
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán 
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình 
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế 
toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. 
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: 
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của 
hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 
 136 
5. 2- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính) 
Ghi chú: 
 Nhập số liệu hàng ngày 
 In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm 
 Đối chiếu, kiểm tra 
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế 
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, 
tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên 
phần mềm kế toán. 
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế 
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái. . . ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. 
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao 
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số 
liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã 
được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với 
báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. 
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. 
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng 
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 
SỔ KẾ TOÁN 
 - Sổ tổng hợp 
- Sổ chi tiết 
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
BẢNG TỔNG HỢP 
CHỨNG TỪ KẾ 
TOÁN CÙNG LOẠI 
- Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế toán quản trị 
PHẦN MỀM 
KẾ TOÁN 
MÁY VI TÍNH