Bài giảng Ứng dụng tin học trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp - Chương 3: Tổng quan về ERP

Chương 3
TỔNG QUAN VỀ ERP
I. ERP là gì?
II. Quá trình hình thành và phát triển ERP
III. Lợi ích và hạn chế của ERP
IV. Kiến trúc cơ bản của một hệ thống ERP
V. Phân loại phần mềm ERP
VI. ERP kết nối với các đơn vị chức năng như thế
nào?
VII. Cách tiếp cận “Hệ thống tích hợp”
VIII. Các module chức năng của ERP
Nội dung
I. ERP là gì?
ERP là gì?
 Enterprise: là doanh nghiệp.
 Resource: là tài nguyên, những tài sản tồn tại trong
hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị
được tạo ra hàng ngày, nhân viên, nhà quản lý cũng có
thể coi là một dạng tài nguyên.
 Planning là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao
đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường
xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay
phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên
của công ty.
Định nghĩa ERP
 Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản
lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối
với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon
and Laudon, 1995).
 Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải
pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia
tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh
doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình
hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp cũng
như thay đổi cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là nó
tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng chiến
lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp.
Định nghĩa ERP
 Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là
các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và
tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ
liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo
ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường
thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).
Định nghĩa ERP
o Mọi hoạt động của
một công ty, từ quản
trị nguồn nhân lực,
quản lý dây chuyền
sản xuất và cung ứng
vật tư, quản lý tài
chính nội bộ, đến việc
bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi với đối
tác, khách hàng đều
được thực hiện trên
một hệ thống duy
nhất.
Các thành phần cơ bản của ERP
 Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý
các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt
động kinh doanh. Quy trình quản lý và quy trình xử lý
của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.
 Phần mềm xử lý: phần mềm ERP
 Hệ thống thiết bị: Gồm các máy tính đơn lẻ nối với
nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền
thông nội bộ.
 Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu
của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung.
 Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ
thống ERP.
Đặc trưng của ERP
 Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợp
nhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia
sẻ và chuyển tải thông tin thông qua một CSDL chung
mà các phân hệ này có thể truy cập được.
 Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin:
Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản
lý tập trung. Các phân hệ đều có thể truy cập và sử
dụng chung nguồn dữ liệu này.
Đặc trưng của ERP
 Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp. Đây
chính là điểm cốt lõi và cơ bản của hệ thống ERP.
 ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt
động kinh doanh. Đặc điểm này giúp dữ liệu được
kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thu thập dữ liệu
theo quy trình hoạt động kinh doanh và gia tăng cập
nhật kịp thời của dữ liệu.
 ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu
trúc quản lý và quy trình kinh doanh. Muốn ứng dụng
ERP thì điều quan trọng là chuỗi quy trình hoạt động
kinh doanh gồm xử lý quản lý, xử lý hoạt động, xử lý
thông tin phải được xây dựng thành quy trình hoàn
chỉnh và ổn định.
II. Quá trình hình thành và phát 
triển của ERP
Bước 0: Reorder Point System -
Hệ thống phần mềm đặt hàng
 Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng ra
đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho, nhằm xác
định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt
hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho
và báo cáo hàng tồn kho.
Bước 1: Material Requirements
Planning – phần mềm hoạch định
nhu cầu nguyên vật liệu (MRP I)
 Ra đời năm 1970 – sử dụng tệp tin master production
schedule (lịch trình sản xuất chủ đạo) và tệp tin bill of
material (BOM) để cho ra một danh sách các vật tư
linh kiện cần thiết để tạo ra một sản phẩm
 Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua
nguyên vật liệu về mặt thời gian và nhu cầu. Đây là
cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu.
 Lợi ích của MRP giúp doanh nghiệp giảm mức dự trữ
hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính
hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Bước 2: Close Loop MRP
MRP với vòng lặp khép kín
 MRP I nhanh chóng được cải tiến – hệ thống có khả năng đưa
ra thông báo khi một hoạt động bị quá hạn và nhấn mạnh yếu tố
năng lực
 Sử dụng các kỹ thuật của MRP I kết hợp với một số module
 Hoạch định tiêu thụ tổng hợp và mức sản xuất
 Triển khai lịch trình
 Dự báo, quản lý việc hẹn lịch giao hàng
 Phân tích nguồn nhân lực cấp cao
 Các hệ thống giúp thực thi kế hoạch sẽ được gắn liền với kỹ
thuật sắp xếp lịch trình trong phân xưởng và lịch trình với nhà
cung cấp ngoài phân xưởng
Bước 2: Close Loop MRP
MRP với vòng lặp khép kín
Bước 2: Close Loop MRP
MRP với vòng lặp khép kín
 Một số đặc tính quan trọng
 Là một loạt chức năng chứ không đơn thuần là hoạch định
nhu cầu nguyên vật liệu
 Chứa các công cụ để giải quyết cả vấn đề ưu tiên và năng
lực
 Hỗ trợ cả quy hoạch và thi hành kế hoạch
 Dự trù đường dây phản hồi thông tin để thông báo trong
trường hợp cần thiết
Bước 3: Manufacturing 
Resource Planning – phần mềm 
hoạch định sản xuất (MRP II)
 Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất
(MRP II) được phát triển từ MRP.
 Mục tiêu chính là tích hợp các chức năng chủ yếu như
sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng
khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống
lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp
sản xuất.
 MRP II đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và
xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc việc giám sát
việc thực hiện kế hoạch sản xuất
Bước 3: Manufacturing 
Resource Planning – phần mềm 
hoạch định sản xuất (MRP II)
 Mở rộng của close – loop MRP, tích hợp hệ thống
kinh doanh, được bổ sung bởi 3 thành tố:
 Sales & Operations Planning (SOP) – tiêu thụ và quy hoạch
tác nghiệp – giúp cân bằng trạng thái cung cầu ở mức độ sản
lượng – giúp ban lãnh đạo có sự kiểm soát lớn hơn liên quan
đến khía cạnh tác nghiệp của hệ thống
 Giao diện tài chính: chuyển đổi các đơn vị đo lường thành
đơn vị tiền tệ
 Mô phỏng: khả năng đặt những câu hỏi “what-if” và mô
phỏng kết quả
Bước 3: Manufacturing 
Resource Planning (MRP II)
Bước 4: Enterprise Resource 
Planning (ERP)
 Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệ
thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh
nghiệp.
 Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của
nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp
thành một hệ thống chung với một cơ sở dữ liệu
chung.
 Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt
động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản
trị nguồn nhân lực.
Bước 4: Enterprise Resource 
Planning (ERP)
 Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương
mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi là ERP
II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông
tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối
tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu
của doanh nghiệp.
Bước 4: Enterprise Resource 
Planning (ERP)
Strategic Planning và Business 
planning
 Strategic Planning (quy hoạch chiến lược) -định nghĩa chiến lược
kinh doanh tổng thể của tổ chức: sứ mệnh; mục đích; mục tiêu
 Business planning (quy hoạch kinh doanh) – kết sinh kế hoạch
tổng thể của công ty, quan tâm nhu cầu tiêu thụ của thị trường,
khả năng nội lực của công ty, mục tiêu tài chính, mục đích chiến
lược
 Kế hoạch kinh doanh được tính bằng 1 đơn vị tiền tệ thống nhất
(VND); tổng giám đốc và nhân viên điều hành chịu trách nhiệm
duy trì kế hoạch kinh doanh
Sales & operations planning
Quy hoạch tiêu thụ và tác nghiệp
 Giải quyết phần kế hoạch liên quan đến tiêu thụ, sản xuất,
tồn kho và đơn đặt hàng tồn đọng chưa thỏa mãn
 Chỉ định thi hành kế hoạch kinh doanh
 Thiết lập một kế hoạch tác chiến tổng hợp cho tiêu thụ và
tiếp thị, công nghệ sản xuất chế tạo và thu mua, tài chính
Demand Management
quản lý nhu cầu
 Forecasting/sales planning (dự báo quy hoạch tiêu thụ):
 Tiên đoán các mặt hàng bộ phận bán hàng chờ bán ra; công việc cụ
thể để đạt mục tiêu dự báo
 Kết quả: tỷ lệ tiêu thụ hàng tháng đối với một dòng sản phẩm
 Tượng trưng cho sự cam kết của phòng tiêu thụ và tiếp thị trong việc
tiến hành những bước thích hợp để đảm bảo dự báo chính xác
 Customer Order Entry & promising (nhập liệu đơn đặt
hàng và hứa hẹn giao hàng):
 Tiến trình nhận đơn đặt hàng; xác định thông tin tồn kho liên quan
đến đơn hàng
 Kết quả: đơn đặt hàng được hình thành/sản xuất/gửi đi gắn liền với
hệ thống dự bào và được đem so sánh với số liệu dự phòng
Capacity Planning
quy hoạch sơ lược năng lực sản xuất
 Xác định nguồn lực cần phải dùng đến để đạt kế
hoạch sản xuất
 Dựa trên thông tin tổng hợp (theo giờ/đơn vị đo
lường) để phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trong
doanh nghiệp, công nghệ, tài chính hoặc các lĩnh
vực khác trước khi chấp thuận lình trình sản xuất
được đề nghị
Master Scheduling
Lên lịch trình chủ đạo
 Giải quyết mối liên hệ giữa các sản phẩm riêng lẻ
và đơn đặt hàng khách hàng
 Kết quả: báo cáo chi tiết mặt hàng sẽ sản xuất – bao
nhiêu, khi nào
 Chú trọng đến các đơn hàng của khách hàng hiện
hữu, dự báo đơn hàng, tồn kho hiện hành và khả
năng có sẵn (kế hoạch phải được dự phòng khá
nhiều)
 Sắp xếp thời gian theo tuần (hoặc nhỏ hơn) để cho
ra kế hoạch chi tiết cho các phòng ban thi hành
theo dõi
Material requirements planning
MRP I – quy hoạch nhu cầu vật tư
 Xác định những yếu tố cần thiết để thi hành lịch trình
chủ đạo
 MRP I đòi hỏi một phiếu BOM mô tả các vật liệu
cần thiết để hình thành sản phẩm trong lịch trình chủ
đạo
 Lưu thông tin về hàng tồn kho, hàng chuẩn bị về kho
 Tính toán những đơn hàng hiện hữu phải chuyển cho
sản xuất, hoặc sớm hơn/trễ hơn và vật tư nào cần đặt
mua mới
Capacity Requirement Planning
CRP – quy hoạch nhu cầu năng lực
 Nhận vào nhu cầu được khuyến cáo sản xuất các
mặt hàng từ MRP I và chuyển thành dự báo về
năng lực cần bao nhiêu và khi nào cần
 Hình thành lộ trình để xác định các công việc cần
tiến hành và thời gian để hoàn thành mỗi công việc
 Bản mô tả work center được trình bày theo thời
gian để đem so sánh năng lực cần đến với năng lực
hiện có
Plant Scheduling – lịch trình sắp 
xếp tại phân xưởng
 Dùng thông tin từ MPS (Master Production
Scheduling) và MRP I để triển khai thời gian bắt đầu
và thời gian hoàn thành các công việc phải thực hiện
 Module này có thể là một module đơn giản, bao gồm
một danh sách được dẫn xuất từ MPS hoặc phức tạp
như khi sử dụng một phần mềm sắp lịch hữu hạn để
mô phỏng các phương án xếp khác nhau để lựa chọn
phương án tối ưu
Supplier schedule – SS 
Lịch thu mua nhà cung cấp
 Kết xuất của MRP I đối với những mặt hàng đặt
mua sẽ được tóm lược và chuyển thông báo trực tiếp
đến nhà cung cấp thông qua bất cứ phương tiện nào:
Internet, Intranet, fax, email,
 Cho phép giao hàng sẽ được kết xuất và thông báo
cho nhà cung cấp ít nhất mỗi tuần một lần
 Bao gồm những thay đổi được yêu cầu đối với
những cam kết hiện thời với nhà cung cấp – vật tư
cần được gửi sớm hơn/muộn hơn hoặc các cam kết
khác
Execution and Feedback
Thi hành và phản hồi
 Các vấn đề liên quan đến vật tư và năng lực sẽ được
giải quyết thông qua sự tương tác giữa phân xưởng
và phòng kế hoạch
 Phản hồi cần thiết khi một số yếu tố trong kế hoạch
không được tiến hành
 Phản hồi bao gồm: nêu nguyên nhân và thời gian
hoàn thành mới tốt nhất; phòng kế hoạch sẽ phân tích
để xác định hậu quả. Nếu có thay đổi thì phải thông
báo tới tất cả các thành viên liên quan
Financial Integration
tích hợp tài chính
 ERP có thể chuyển đổi các đơn vị tính kế hoạch thành
tiền bằng các tích hợp thêm dư liệu giá bán ra và giá
thành sản phẩm có thể tính được kế hoạch thành
tiền của các công đoạn: giao hàng, mức tồn kho, lợi
nhuận
 Đưa ra dự đoán tài chính một cách chính xác
Simulation – Mô phỏng
 Là chức năng chính thứ 3 của ERP cạnh tài chính
và tác nghiệp
 Có khả năng đưa ra câu hỏi “what if” và đóng góp
vào việc làm kế hoạch khi có bất thường xảy ra
 Có thể truy cập dữ liệu cần thiết giúp phân tích tình
hình, mô phỏng với hệ thống câu hỏi “what if” và
nếu thấy cần thì khởi động một kế hoạch tốt hơn
ERP vs MRP II
 ERP phát triển trực tiếp từ MRP II nhưng có các ưu
điểm:
 Áp dụng một bộ công cụ duy nhất hoạch định các nguồn
lực xuyên suốt toàn phạm vi công ty
 Cung cấp khả năng tích hợp theo thời gian thực các dữ
liệu tiêu thụ, tác nghiệp và tài chính
 Kết nối việc tiếp cận việc hoạch định cho dây chuyền mở
rộng với khách hàng và nhà cung cấp
 ERP làm cho xí nghiệp hoạt động trong một môi
trường thay đổi rất nhanh và cạnh tranh gay gắt
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích về mặt hoạt động
 Tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí lao động.
 Giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí quản lý, in ấn tài
liệu và chứng từ liên quan.
 Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động
xử lý thông tin. Giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính
xác của dữ liệu.
 Gia tăng dịch vụ khách hàng.
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích về mặt quản lý
 Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn. Dễ dàng
kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản
xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn.
 Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định.
 Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các
cấp quản lý.
 ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu
quả hơn.
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích về mặt chiến lược: Giúp doanh nghiệp
thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng
cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh
 Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanh
 Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp
với chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp
 Hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhu
cầu thị trường
 Giúp thực hiện các hoạt động thương mại điện tử hiệu
quả. Do đó, giúp gia tăng cạnh tranh trong phạm vi
toàn cầu.
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích về mặt tổ chức
 Đòi hỏi các các nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt
các yêu cầu cũng như kỷ luật doanh nghiệp.
 Tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả
hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, phong
cách làm việc mới: kỷ luật, hợp tác và chịu trách
nhiệm.
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
 Giúp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt.
 Giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ
tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh
trùng lặp chương trình xử lý.
 Hạn chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tới
các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyền
thông tin.
III.1. Lợi ích của ERP
 Lợi ích về cung cấp thông tin
 Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo
nên ERP cung cấp cho người sử dụng thông tin kịp
thời hơn.
 Giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú,
đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp đầy đủ, tổng
hợp và toàn diện hơn.
 Cho phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và
tăng tính sẵn sàng của thông tin.
III.2. Hạn chế của ERP
 Chi phí ERP quá lớn, thời gian thực hiện
dự án lâu dài (2-5 năm).
 Đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều
kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng
quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp
nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn
và gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
III.2. Hạn chế của ERP
 Chưa có 1 chuẩn đầy đủ cho các phần mềm
ERP. Do đó khó khăn khi tích hợp các ứng
dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác
nhau.
 Khoảng cách giữa các chức năng của phần
mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng
ERP.
 Không phải quy trình xử lý và kinh doanh
nào của ERP viết sẵn cũng phù hợp với
doanh nghiệp sử dụng nó.
IV. Kiến trúc cơ bản của hệ 
thống ERP
4.1. Kho dữ liệu dùng chung
 Lưu các dữ liệu chính (khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, tồn
kho, tài sản cố định, điạ điểm và các tài khoản sổ cái tổng hợp
 Dữ liệu liên quan đến sản phẩm chuẩn (standard product): tin chính
liên quan đến mặt hàng (nhận diện sản phẩm từ vật liệu thô thành
thành phẩm), phiếu kê khai vật tư, nguồn lực, phiếu lộ trình
 Dữ liệu liên quan đến sản phẩm đặt (custom product): phiếu cấu
hình (báo giá, đặt hàng) và phiếu quy hoạch (dự báo kế hoạch sản
xuất, cấu kiện sản phẩm, lựa chọn tạo ra một cấu hình)
4.2. Business planning
quy hoạch kinh doanh
 Hoạch định kế hoạch kinh doanh dựa trên kết quả ngân sách
thường niên: thiết lập kế hoạch tài chính; đo lường hiệu năng
của xí nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu
 Phân tích các giả thiết có tác động lên ngân sách
 Theo dõi phí tổn xuất phát từ các hoạt động của chuỗi cung ứng
để so sánh với số liệu ngân sách
 Điều chỉnh định kỳ ngân sách để phản ánh việc quy hoạch đối
phó hoặc những thay đổi đã được tiên lượng
4.3. Sales planning
quy hoạch tiêu thụ
 Xác định nhu cầu tiêu thụ bao gồm số lượng các đơn đặt hàng
hiện tại và số lượng dự báo
 Nhu cầu này được hình thành từ bộ phận bán hàng và tiến trình
quy hoạch tác nghiệp đối với mỗi sản phẩm
4.4. Production planning
quy hoạch sản xuất
 Cung cấp kế hoạch thực hiện cho mỗi sản phẩm phối hợp các
hoạt động của chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ
 Kế hoạch này sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm và chiến lược sản
xuất
 Kế hoạch thực hiện được xây dựng từ việc phân tích capacity
planning và material planning
 Production planning được dùng để thể hiện nhu cầu năng lực
tổng hợp có sẵn, xác định thời gian giao hàng
4.5. Sales Order Processing
Xử lý các đơn đặt hàng khách hàng
 Thu thập nhu cầu hiện tại dưới các hình thức khác nhau
 Thực hiện các công đoạn: cấu hình hóa đơn đặt hàng, xác định
thời hạn giao hàng, giám sát tình trạng đơn đặt hàng; có thể bao
gồm việc báo giá – đặc biệt đối với những sản phẩm custom
được gia công qua nhiều xí nghiệp
 Việc chỉ định một đơn hàng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu một
mặt hàng và các hoạt động của chuỗi cung ứng (EX -113)
 Một đơn đặt hàng được nhập liệu sẽ kích hoạt các chức năng
liên quan: phân phối, sản xuất. Thu nhua, dịch vụ tại chỗ, dịch
vụ khách hàng
4.6. Customer Service
Dịch vụ khách hàng
 Dịch vụ khách hàng kéo dài suốt chu kỳ sống của mối liên hệ
khách hàng
 Liên quan đến các hoạt động báo giá, đơn đặt hàng, chuyển
hàng và hàng bị trả về
 Một số hoạt động có thể hỗ trợ đối với khách hàng: duyệt lại
báo giá khi sắp hết hạn, đơn đặt hàng vượt quá số lượng có sẵn
trong kho, chuyển giao hàng quá thời hạn
 Những hoạt động bắt buộc phải có: theo dõi các cuộc gọi, gặp
gỡ khách hàng, gửi thông tin yêu cầu cho khách hàng. Các hoạt
động này thường được phối hợp qua hệ thống CRM
4.7. Capacity Planning
Quy hoạch năng lực sản xuất
 Dùng để hỗ trợ sales planning và operation planning,
production planning thông qua việc tính toán năng lực thực sự;
nhận diện những thời kỳ quá tải tiềm tàng đối với mỗi nguồn
lực
 Trong trường hợp quá tải: tăng năng lực có sẵn (tăng ca, tăng
giờ làm) hoặc giảm tải (lên lại lịch, thay thế cách thực
hiện)
4.8. Material Planning
Quy hoạch vật tư
 Dựa trên lịch chủ đạo và lịch lắp ráp tối ưu cho mỗi kế hoạch
thực thi
 Tính toán nhu cầu vật tư linh kiện dựa trên phiếu BOM, gợi ý
những thay đổi đối với những lệnh bổ xung
 Thông báo những hành động được khuyến cáo cho các nhà làm
kế hoạch và phòng cung tiêu
 Xác định kế hoạch cơ bản cho cả phóa sản xuất và lịch trình
thu mua đối với các nhà cung cấp để động bộ hóa cung cầu
4.9. Procurement
Thu mua vật tư linh kiện
 Nhận diện và chọn ra nhà cung cấp; tiến hành các thương lượng
thỏa thuận ký hợp đồng
 Hỗ trợ tiến trình: yêu cầu báo giá – thỏa thuận với nhà cung cấp
hình thức mua bán – lập hợp đồng mua bán
 Phối hợp hàng ngày với nhà cung cấp thông qua đơn đặt hàng và
lịch trình sắp xếp của nhà cung cấp để đảm bảo cung ứng khớp
với nhu cầu
 Các hoạt động tiếp nhận hàng xoay quanh các biên nhận – tự
động xây dựng lịch sử mua hàng
4.10. Production - Sản xuất
 Chức năng Production và production Activity Control Phối hợp hàng
ngày các nguồn lực nội bộ thông qua một lịch trình sắp xếp sản xuất và
lệnh sản xuất để xác định cung ứng vật tư khớp với nhu cầu sản xuất
 Lệnh sản xuất cho biết số lượng và ngày sản xuất một mặt hàng; việc sử
dụng vật tư, lao động và nguồn lực
 Việc báo cáo tiêu thụ hiện thời vật tư và nguồn lực có thể đo lường
được tiến độ sản xuất, hiệu quả và phí tổn hiện thời; phí tổn hiện thời có
thể đem so sảnh với phí tổn chuẩn để cho ra những chênh lệch đổi với
các sản phẩm chuẩn hoặc để tĩnh lãi lỗ đối với cầu hình sản phẩm
custom
 Một lịch trình sắp xếp sản xuất phối hợp các thao tác được thực hiện
ngay tại mỗi nguồn lực, nhận diện mặt hàng và lệnh sản xuất
 Quản lý chất lượng theo dõi từng lô hàng, từng serie ; đòi hỏi thanh sát
hàng ở phòng tiếp nhận
4.11. Distribution
Phân phối
 Tập trung vào việc giao hàng cho khách hàng bao gồm: đóng gói,
chuyên chở, kế thúc hoạt động của một chuỗi cung ứng
 Chức năng này bao gồm
V. Phân loại phần mềm ERP
 Phân loại theo quy mô của phần mềm
 Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp. Đây là các phần
mềm bán trên thế giới và được dành cho các doanh
nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở
một địa điểm. Gồm có: Quickbooks, Peach Tree và
MyOB. Ở việt nam, không dùng phần mềm này mà áp
dụng phần mềm kế toán từ sớm và bước đầu bổ sung
1 phân hệ quản lý khác thì họ chọn các phần mềm có
nguồn gốc nội địa.
V. Phân loại phần mềm ERP
 Phân loại theo quy mô của phần mềm
 Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình với mức
chi phí không quá lớn. Gồm: SunSystems, Exact
Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala,
Marcam Các phần mềm này đều hỗ trợ hầu hết các
quy trình kinh doanh.
 Phần mềm ERP nước ngoài cao cấp với giá trị trung
bình hàng trăm ngàn cho tới cả triệu dollas Mỹ. Được
thiết kế cho mục đích chính là các công ty đa quốc gia
có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều
người dùng cùng một lúc. Ví dụ: Oracle Financials,
SAP, PeopleSoft, Baan.
V. Phân loại phần mềm ERP
 Phân loại theo thị phần tương ứng quy mô
doanh nghiệp triển khai ERP
 SAP chiếm 30% doanh nghiệp lớn, 43% doanh nghiệp
lớn.
 Oracle chiếm 30% doanh nghiệp nhỏ, 33% doanh
nghiệp lớn
 Phần còn lại chia cho các giải pháp Microsoft và các
giải pháp khác.
V. Phân loại phần mềm ERP
 Phân loại theo ngành nghề ứng dụng
 SAP sử dụng 30% cho ngành bán lẻ, 39% cho ngành
sản xuất hàng tiêu dùng, 44% ngành công nghiệp nặng
khác.
 Oracle ứng dụng 25% trong ngành bán lẻ, 32% sản
xuất tiêu dùng, 29% cho công nghiệp nặng
 Microsoft ứng dụng 30% trong ngành bán lẻ, 16% sản
xuất tiêu dùng và 6% công nghiệp nặng.
VI. ERP kết nối với các đơn vị 
chức năng như thế nào?
 Một hệ thống ERP điển hình được hình thành từ những module
thiên về chức năng và được tích hợp một cách chặt chẽ
 Các module sử dụng chung CSDL duy nhất, cập nhật theo thời
gian thực
 Các module có chung giao diện sử dụng (như microsoft office)
 Các nhà cung cấp khác nhau được tổ chức theo cách khác nhau,
tối thiểu tập trung vào 4 lĩnh vực chính:
 Tài chính
 Sản xuất
 Tiêu thụ tiếp thị
 Nhân sự
VI. ERP kết nối với các đơn vị 
chức năng như thế nào?
VI. ERP kết nối với các đơn vị 
chức năng như thế nào?
 Sự phát triển các hệ thống ERP giống mô hình trong kỹ nghệ sản
xuất xe hơi (1-2 năm một lần, mỗi lần vài cải tiến; thay đổi
chính: 5-8 năm/lần)
 Phần lớn thay đổi trong giao diện, cải thiện tính sử dụng, thêm
những tính năng mang ý tưởng “nóng” của thời đại
 Những xem xét lại phần mềm bao gồm: thay đổi cấu trúc dữ liệu,
thay đổi trên mạng và phần cứng máy tính (3-5 năm/lần)
 ERP là cốt lõi của hệ thống thông tính, nhiều chức năng dựa trên
phần mềm có thể được hội nhập vào hệ thống nhưng không nhất
thiết phải hội nhập
6.1. Tài chính
 Hệ thống ERP cung cấp một framework chung cho việc thu thập
dữ liệu tài chính, một tập hợp số liệu và process chung cho mọi
người, làm cho việc tìm kiếm và đối chiếu nhanh, dễ dàng
 Chủ yếu thu thập tự động thông qua các giao dịch kế toán cơ bản
từ những nguồn phát sinh bởi nghiệp vụ giao dịch
 Ex: Đơn đặt hàng
 Sử dụng cho bộ phận sản xuất
 Cập nhật tài khoản công nợ khách hàng khi hàng được gửi đi
6.2. Sản xuất và hậu cần
 Tiêu thụ và quy hoạch tác nghiệp: hoạch định tài chính, tiếp thị, tác
nghiệp và nhân sự
 Quản lý vật tư: các công việc trong lòng chuỗi cung ứng: thu mua,
đánh giá tình trạng nhà cung cấp, quản lý hóa đơn, quản lý tồn kho,
quản lý kho hàng
 Bảo dưỡng nhà máy: hỗ trợ các hoạt động gắn liền với hoạch định
và tu sửa nhà máy, bảo trì thiết bị
 Quản lý chất lượng: thực hiện những thủ tục để kiểm tra và bảo đảm
chất lượng
 Quy hoạch và kiểm soát sản xuất: hỗ trợ việc sản xuất:cấu hình hóa
theo đơn đặt hàng sẽ được cung cấp
 Các hệ thống quản lý dự án: thiết lập, quản lý và đánh giá các dự án
lớn và phức tạp
6.3. Tiêu thụ và tiếp thị
 Quản lý khách hàng, quản lý đơn đặt hàng tiêu thụ
 Dự báo nhu cầu, quản lý cấu hình, kiểm tra tín dụng, phân
phối, kiểm tra xuất khẩu, gửi hàng, quản lý chuyên chở, tính
hóa đơn
 Giống như các module khác, quản lý được việc kinh doanh
của doanh nghiệp tại nhiều địa điểm khác nhau
6.4. Nguồn nhân lực
 Quản lý nhân viên, sắp xếp bố trí việc làm, tuyển dụng, chi trả
lương, huấn luyện đào tạo nhân viên
 Các chức năng điển hình: tính lương, quản lý quỹ phúc lợi,
quản lý dữ liệu ứng viên xin việc, hoạch định phát triển nguồn
nhân lực, kế hoạch lực lượng lao động, hoạch định bố trí và
thuyển chuyển, kế toán chi phí công tác
6.5. Customized software
 Ngoài những module chuẩn, nhiều công ty còn sử dụng thêm
những module (add-on) tùy theo đặc thù của công ty (hóa dầu.
Bệnh viện, ngân hàng, thuế, )
 Các module này còn cung cấp những chức năng hỗ trợ đặc
biệt làm quyết định (sắp xếp tối ưu các nguồn lực)
 Các module bổ xung này có thể coi là một trong những nhân
tố hỗ trợ cạnh tranh của doanh nghiệp
 Các phần mềm dạng này còn được sử dụng rộng rãi để phối
hợp những hoạt động của công ty với khách hàng và nhà cung
cấp
6.6. Tích hợp dữ liệu
 Trong hệ thống ERP chuẩn, một kho dữ liệu riêng biệt (data
warehouse) riêng biệt thường được sử dụng
 Data warehouse là một chương trình đặc biệt, thường được
chạy trên một máy tính hoàn toàn được tách rời, được thiết kế
để tự động thu thập và xử lý dữ liệu được dùng nằm ngoài các
ứng dụng cơ bản của ERP
 EX: data warehouse chạy liên tục, thu thập và thực hiện những
tính toán cần thiết đối với câu hỏi về thời gian chờ đợi. Phần
mềm data warehouse và căn cứ dữ liệu sẽ được thiết lập để
người dùng có thể truy cập và phân tích dữ liệu mà không làm
vướng chân hệ thống ERP đang làm việc – đây là cơ chế cực
mạnh để hỗ trợ những ứng dụng DSS cao cấp hơn
VII. Cách tiếp cận “Hệ thống 
tích hợp”
 Để cài đặt một hệ thống ERP thành công, các doanh nghiệp thường
phải re-engineering các business process
Trước khi có ERP Sau khi có ERP
Information
system
Hệ thống nằm độc lập
(stand – alone)
Hệ thống tích hợp
Coordination Thiếu sự phối hợp giữa
các chức năng business
(giữa tiêu thụ và sản xuất)
Chịu sự phối hợp giữa các
chức năng khác nhau
Database Dữ liệu không tích hợp; dữ 
liệu mang nhiều ý nghĩa 
khác nhau; định nghĩa dữ 
liệu không nhất quán
Dữ liệu tích hợp; dữ liệu 
mang cùng ý nghĩa xuyên 
suốt qua nhiều chức năng
VII. Cách tiếp cận “Hệ thống 
tích hợp”
Trước khi có ERP Sau khi có ERP
Mantenance Các hệ thống được bảo trì
căn bảng từng mảnh; kết
quả không nhất quán; duy
trì một hệ thống kế thừa rất
tốn kém
Bảo trì đồng nhất; mỗi thay
đổi ảnh hưởng cùng lúc tới
nhiều hệ thống
Interfaces Khó lòng quản lý các giao
dịch giữa các hệ thống
Giao diện thông dụng xuyên
qua các hệ thống
Information Thông tin trùng lặp, không 
nhất quán
Thông tin nhất quán, theo 
thời gian thực
VII. Cách tiếp cận “Hệ thống 
tích hợp”
Trước khi có ERP Sau khi có ERP
System
architecture
Hổ lốn Dựa trên mô hình Client-
Server
Processes Các quy trình không tương
thích
Các Business process nhất
quán dựa một trên mô hình
thông tin
Applications Các ứng dụng rời rạc (có 
thể có nhiều hệ thống đặt 
mua hàng khác nhau)
Ứng dụng duy nhất (một hệ 
thống đặt mua hàng thông 
dụng duy nhất
VIII. Các module chức năng 
của ERP