Bài giảng Văn phòng và công tác hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Ly

VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC 
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
GV. Nguyễn Thị Ly 
Trường ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh 
1. Khái niệm về văn 
phòng 
2. Vị trí, vai trò của 
văn phòng 
3. Các loại văn 
phòng 
4. Tiêu chuẩn của 
các nhà quản trị VP 
Bố cục bài giảng 
1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 
1.1. Theo Khoa học 
hành chính thế giới 
1.2. Theo khoa học 
hành chính Việt 
Nam 
a) Văn phòng theo nghĩa 
rộng (VP toàn bộ) - Toàn 
bộ bộ máy hoạt động của 
một CQ là một VP, VP này 
có đủ tư cách pháp nhân 
trong hoạt động đối nội và 
đối ngoại để thực hiện mục 
tiêu của mình. 
1.1. THEO KHOA HỌC HÀNH CHÍNH THẾ GIỚI, HIỂU 
VĂN PHÒNG VỚI 2 NGHĨA 
b) Văn phòng theo nghĩa hẹp 
(văn phòng chức năng): chỉ bao 
gồm một bộ máy trợ giúp nhà quả 
trị trong ột số chức nă được 
giao (tham mưu, tổng hợp, dịch 
vụ) là một bộ phận cấu thành trong 
cơ cấu tổ chức và chịu sự điều hành 
của nhà quản trị cấp cao (của thủ 
trưởng). VP chức năng khô g phải 
là một pháp nhân độc lập trong 
quan hệ đối ngoại 
1. 2. THEO KHOA HỌC HÀNH CHÍNH VIỆT NAM, VĂN 
PHÒNG ĐƯỢC HIỂU THEO 4 NGHĨA: 
- Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ 
quan, giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành. 
- Văn phòng là trụ sở của cơ quan, nơi 
diễn ra công việc đối nội và đối ngoại hàng 
ngày. 
- Văn phòng là nơi làm việc của lãnh đạo 
(Văn phòng giám đốc, văn phòng luật sư, 
vv) 
- Văn phòng là công việc thuộc sự vụ, 
giấy tờ, quản lý văn bản đến, văn bản đi 
Vị trí của văn phòng 2.1 
Vai trò của văn phòng 2.2 
2. Vị trí, vai trò của văn phòng 
2.1.VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG 
- Là một bộ phận gần gũi, có quan 
hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của 
cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi 
hoạt động. 
Có 3 vị trí 
- ột bộ phận trung gian 
thực hiện việc ghép nối các mối 
quan hệ trong quản lý điều hành 
cơ quan, đơn vị theo yêu cầu 
của người đứng đầu cơ quan 
(thủ trưởng) 
- Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với 
lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị của cơ quan 
trong mọi hoạt động. 
- Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép 
nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, 
đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ 
trưởng) 
- Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính 
thường xuyên, liên tục trong cơ quan, tổ chức. 
Vị trí của văn phòng 2.1 
1) Là trung tâm thực hiện quá trình thực hiện quản lý 
điều hành của cơ quan đơn vị. 
2) Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là 
quan hệ đối ngoại. 
3) Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý. 
4) Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều 
hành của cơ quan. 
5) Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt 
động của cơ quan, đơn vị. 
6) Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các 
đối tượng trong và ngoài cơ quan 
Vai trò của văn phòng 2.2. 
KẾT LUẬN 
Với vị trí, vai trò trình bày như trên đây, các nhà 
quản trị, quản lý điều hành đang ngày càng quan 
tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo 
hướng hiện đại hóa. 
CONTENTS 
 3.1. Văn phòng của các cơ quan HCNN 
3.2. Văn phòng của các tổ chức chính trị-xã hội 
 3.3. Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, 
tổ chức dịch vụ công 
3.4. Văn phòng đại diện 
3.5. Văn phòng doanh nghiệp 
3. Các loại văn phòng 
3.1. VĂN PHÒNG CỦA CÁC CƠ QUAN HCNN 
a) Bộ máy làm việc của văn phòng được tổ chức 
khá đầy đủ phục vụ cho việc thực hiện chức 
năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, quản lý 
của các cơ quan nhà nước. 
b) Nhân sự: có chuyên môn nghiệp vụ cao, được 
tuyển dụng theo chức danh (chuyên viên, văn 
thư, lưu trữ, kế toán, thư ký) 
c) Mối quan hệ trong hoạt động của văn phòng rất 
rộng rãi, có tên gọi gắn địa vị pháp lý của tổ 
chức. 
 Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính 
phủ, văn phòng Bộ, UBND, Sở. 
3.2. VĂN PHÒNG CỦA CÁC 
TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 
Chức năng chủ yếu của văn phòng các tổ chức chính 
trị - xã hội là tham mưu về mặt tổ chức, điều hành 
công việc của Ban chấp hành, Ban Thường vụ thể 
hiện trong từng nhiệm vụ của văn phòng. 
3.3. VĂN PHÒNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ 
SỰ NGHIỆP, TỔ CHỨC DỊCH VỤ CÔNG 
a) Xuất phát từ đặc điểm của các đơn vị này có tính 
chuyên môn sâu, địa bàn không rộng đối tượng 
quản lý tập trung, nên văn phòng chỉ làm chức 
năng tổng hợp và cung ứng dịch vụ (hậu cần). 
b) Bộ máy làm việc gọn nhẹ 
4. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN 
a) Văn phòng này được thành lập do yêu cầu của 
cơ quan, tổ chức thường trú trên địa bàn khác để 
thực các hoạt động giao dịch, quảng bá hoạt 
động, nên gọi là văn phòng đại diện. 
b) Loại này được ủy nhiệm của cấp quản trị có thẩm 
quyền vừa làm chức năng văn phòng vừa làm 
chức năng đại diện 
5. VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 
a) Doanh nghiệp là tổ chức sản xuất – kinh 
doanh, dịch vụ theo yêu cầu của xã hội, theo 
quy luật của thị trường nên tính chất hoạt 
động của nó không giống các cơ quan nhà 
nước, các đơn vị sự nghiệp. Tôn chỉ mục 
đích hoạt động của các tổ chức này là lợi 
nhuận, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách 
nhiệm được đề cao. Nhà quản trị luôn tính 
toán làm sao cho hiệu quả cao. Hoạt động 
thông tin trong doanh nghiệp cũng mang tính 
thị trường, nên việc tổ chức công tác cũng 
được tiến hành theo tính chất thị trường. 
b) Từ những đặc tính tổ chức doanh nghiệp mà văn 
phòng doanh nghiệp cũng được tổ chức khác với 
văn phòng của các tổ chức khác. Văn phòng doanh 
nghiệp thường được tổ chức lồng ghép với nhiều bộ 
phận khác nhau như nhân sự, marketing hay chỉ đảm 
nhận một phần chức năng tổng hợp, dịch vụ. Tên gọi 
của văn phòng doanh nghiệp thường gọi là phòng 
hành chính – tổ chức, phòng hành chính – quản trị. 
5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
- Phải được đào tạo 
kiến thức tổng quát về 
quản trị và đào tạo 
HCVP. (1) 
- Có khả năng thực 
hiện nhiệm vụ được 
giao. (2) 
- Có khả năng hướng 
dẫn nghiệp vụ cho nhân 
viên thuộc quyền. (3) 
Gồm 9 
tiêu chuẩn sau: 
- Có khả năng nghiên 
cứu khoa học quản trị 
HCVP. (4) 
- Gần gũi hòa đồng 
với nhân viên nhằm nắm 
thông tin hai chiều, tạo ra 
được không khí thân 
thiện trong CQ, đơn vị. (5) 
- Có óc khôi hài làm 
dịu tình huống căng 
thẳng. (6) 
- Phong cách làm việc 
lịch sự, khéo ngoại giao. 
(7) 
- Tự tin trong mọi tình 
huống (8) 
- Kiềm chế xúc động 
(9) 
5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Gồm 9 
tiêu chuẩn sau: 
- Có khả năng nghiên 
cứu khoa học quản trị 
HCVP. (4) 
- Gần gũi hòa đồng 
với nhân viên nhằm nắm 
thông tin hai chiều, tạo ra 
được không khí thân 
thiện trong CQ, đơn vị. (5) 
- Có óc khôi hài làm 
dịu tình huống căng 
thẳng. (6) 
5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Gồm 9 
tiêu chuẩn sau: 
- Phong cách làm việc 
lịch sự, khéo ngoại giao. 
(7) 
- Tự tin trong mọi tình 
huống (8) 
- Kiềm chế xúc động 
(9) 
5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Gồm 9 
tiêu chuẩn sau: 
Tự tin trong công tác 
xử lý thông tin phục vụ. 
(10) 
 Có óc phán đoán – 
thu thập dữ liệu cần thiết, 
phân tích, tổng hợp hỗ 
trợ cho các bộ phận 
khác. (11) 
 Có khả năng thuyết 
phục cấp trên, cấp dưới, 
đồng nghiệp. (12)