Bài thuyết trình Quản trị văn phòng - Đề tài: Quản trị thông tin

Bài thuyết trình  Môn Quản trị văn phòng 
Bitexco Financial Tower 
HCMC 
A.Lý thuyết 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Khái niệm Quản trị thông tin 
Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Quản trị thông tin 
Đặc điểm 
Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển 
Thông tin có tính tương đối 
Thông tin có tính định hướng 
Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin 
Vai trò của thông tin trong quản trị 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh 
Tăng thêm giá trị các dịch vụ cung cấp tới khách hàng. 
Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học và hiệu quả. 
Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động; 
Giảm chi phí trong quá trình họat động và cung cấp dịch vụ; 
Đổi mới quá trình họat động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phân loại theo chức năng của thông tin 
Phân loại theo xuất xứ 
của thông tin 
Phân loại thông tin theo dạng thức 
 của thông tin 
Phân loại thông tin 
Phân loại theo chức năng của thông tin  
thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp 
thông tin phục vụ cho việc phân tích kết quả họat động 
thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch 
thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach 
thông tin cho các quyết định kinh tế khác 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phân loại theo xuất xứ của thông tin 
Dữ liệu đã được cấu trúc 
Dữ liệu chưa được cấu trúc 
Thông tin tham khảo và thư viện 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phân loại thông tin theo dạng thức của thông tin 
Thông tin từ bên ngoài vào cơ quan 
Thông tin từ cơ quan ra bên ngoài 
Thông tin trong nội bộ doanh nghịêp 
www.themegallery.com 
Company Logo 
www.themegallery.com 
Company Logo 
 Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác 
Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo 
Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo doanh nghiệp. 
Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo 
Thông tin phải được xử lý sơ bộ 
Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng 
Phải đảm bảo chất lượng thông tin 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Thu nhận thông tin 
www.themegallery.com 
Company Logo 
.Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp 
Thông tin đến từ cấp dưới 
. Thông tin đến từ các cơ quan khác 
thông tin đến từ các nguồn khác 
Thông tin đến là những dư luận của xã hội. 
Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước 
Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thư viện... 
Thông thường thông tin được chuyển đến doanh nghiệp gồm các nguồn 
Xử lý thông tin 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Với thông tin từ bên ngoài công ty 
Với thông tin bằng mail 
Với thông tin từ trong công ty đi ra bên ngoài 
Thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác 
Thông tin do giám đốc triển khai 
Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phân tích 
thông tin 
Tổng hợp thông tin 
www.themegallery.com 
Company Logo 
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 
Phương thức thu thập thông tin tại các doanh nghiệp 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Các dạng thông tin đối với DN hiện nay 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Thông tin từ khách hàng 
Thông tin kinh tế chính trị xã hội 
Thông tin của các bộ phận 
Thông tin từ nhân viên 
Thông tin từ đối thủ cạnh tranh 
Thông tin từ nhà cung cấp 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Xử lý, phân tích thông tin trong doanh nghiệp 
 Quản trị nguồn “Thông tin thứ cấp” 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Nguồn thông tin bên trong doanh nghiệp 
Nguồn thông tin bên ngoài 
Quản trị nguồn “Thông tin sơ cấp” 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Là dạng thông tin DN cần tiến hành nghiên cứu hiện trường để thu thập 
Do phải tự tổ chức lấy công việc thu thập thông tin 
Phương pháp thu thập 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phươg pháp quan sát 
Phương pháp phỏng vấn 
trực tiếp 
qua điện thoại 
qua thư từ 
Việc thực hiện các nguyên tắc quản trị thông tin trong các doanh nghiệp 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Bằng chứng chuyển giao 
Phản 
hồi 
Kết quả cuối cùng 
Đảm bảo tính kịp thời 
Đảm bảo tính chính xác 
Nhận xét đánh giá về công tác quản trị thông tin hiện nay   
www.themegallery.com 
Company Logo 
Nhươc điểm 
Ưu điểm 
Ư u điểm 
Việc thu thập được thực hiện qua website, truyền thông=> thông tin không bị hạn chế 
Các loại thông tin thu thập được phong phú và đa dạng 
Chi phí xử lý và quản lý thấp hơn 
Giảm bớt lượng thông tin chảy vào doanh nghiệp=> các vấn đề mà doanh nghiệp cần giải quyết trở nên đơn giản 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Nhược điểm 
Các thông tin thu thập thông tin trên internet thì thường thiếu độ chính xác, loạn tin 
Độ tin cậy của thông tin thu nhận được không được cao 
 Sự bảo mật trên các phần mềm máy không được bảo đảm mức tối đa, các thông tin tài chính có thể bị tiết lộ. 
www.themegallery.com 
Company Logo 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Kiến nghị 
Giải pháp 
Cơ chế quản trị tốt 
Chiến lược xúc tiến áp dụng thông tin thật tốt và hoàn chỉnh 
Thay đổi về chiến lược khôn khéo xử lý những biến động thông tin 
Phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều để có nguồn tin ổn định 
Phải đẩy mạnh việc dùng thiết bị điện tử 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Phát triển và kiện toàn hệ thống xử lý thông tin tại các bộ phận quản lý thông tin 
nhân viên trong doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo vệ thông tin như là tài sản sống còn của doanh nghiệp 
Thông tin phải được cung cấp cho nhà quản trị kịp thời, đầy đủ và chính  xác với yêu cầu bảo mật tuyệt đối. 
www.themegallery.com 
Company Logo 
Thanh 
Kiu 
4 
lít – sen - nin 
www.themegallery.com 
Thank You !