Giáo trình Công chứng và chứng thực (Phần 1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH 
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA 
Chủ biên 
TS Lê Thị Hoài Ân 
GIÁO TRÌNH 
CÔNG CHỨNG VÀ CHỨNG THỰC 
Vinh - 2011 
 1 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH 
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA 
Chủ biên 
TS Lê Thị Hoài Ân 
GIÁO TRÌNH 
CÔNG CHỨNG VÀ CHỨNG THỰC 
(Giáo trình đào tạo từ xa) 
Vinh – 2011 
 2 
 Phân công biên soạn 
Chủ biên: TS Lê Thị Hoài Ân 
Từ Chương 1 đến Chương 8 
 3 
 MỤC LỤC Trang 
Chương 1 
Khái niệm và nguyên tắc hành nghề công chứng 
1 
1. Khái niệm về công chứng 1 
2. Các nguyên tắc hành nghề công chứng 3 
Chương 2 
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng 
9 
1. Công chứng viên 9 
2. Tổ chức hành nghề công chứng 14 
Chương 3 
Quản lý nhà nước về công chứng 
16 
1. Quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trước khi có Luật công 
chứng năm 2006 
18 
2. Quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng khi có Luật công chứng 
năm 2006 
20 
3. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công chứng của Bộ, cơ quan ngang Bộ 21 
4. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công chứng của Ủy ban nhân dân Tỉnh, 
Thành phố trực thuộc Trung ương 
24 
Chương 4 
Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch 
24 
1. Trình tự, thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch 24 
2. Thủ tục công chứng một số hợp đồng, giao dịch như hợp đồng thế chấp bất 
động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di 
sản, văn bản từ chối di sản và thủ tục lưu giữ di chúc 
30 
Chương 5 
Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng 
34 
1. Quyền của người yêu cầu công chứng 34 
2. Nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng 41 
3. Xử lý vi phạm đối với người yêu cầu công chứng 45 
Chương 6 
Lưu trữ hồ sơ công chứng 
47 
1. Khái niệm và vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng 47 
2. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ công chứng 49 
Chương 7 
Văn bản công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng 
60 
1. Tầm quan trọng của văn bản công chứng 60 
2. Văn bản công chứng 61 
3. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng 64 
Chương 8 
Giải quyết khiếu nại, tranh chấp và xử lý vi phạm về công chứng 
69 
1. Xử lý vi phạm về công chứng viên 69 
2. Giải quyết khiếu nại và tranh chấp về công chứng 70 
Tài liệu tham khảo 
72 
 4 
CHƯƠNG 1 
 KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG CHỨNG 
1. KHÁI NIỆM VỀ CÔNG CHỨNG CỦA VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ NƯỚC TRÊN 
THẾ GIỚI 
1.1. Khái niệm về công chứng của một số nước trên thế giới trên thế 
giới 
 Theo Từ điển Luật học của Mỹ, công chứng (Notarial) là hoạt động 
của công chứng viên Công chứng viên, theo tiếng Latinh là “Notarius”. 
“Notarius” trong luật Anh cổ là một người sao chép hay trích lục các loại 
văn bản, giấy tờ khác, người làm chứng. Trong luật La Mã, công chứng viên 
là người ghi chép, thư ký, tốc ký, người ghi chép các hoạt động trong nghị 
viện của tòa án, hoặc ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di 
chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu. Theo cách giải thích trên, xét về nguồn 
gốc, công chứng là nghề sớm .xuất hiện trong lịch sử loài người (từ thời La 
Mã cổ đại), với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng. Nghiên 
cứu các tài liệu về công chứng cho thấy, trên thế giới có ba hệ thống công 
chứng: 
 Thứ nhất là hệ thống công chứng La. tinh tương ứng với hệ thống 
luật La Mã (còn gọi là hệ thống pháp luật dân sự Civil Law); 
 Thứ hai là hệ thống công chứng Ănglo Saxon tương ứng với hệ thống 
pháp luật (Common Law); 
 Thứ ba là hệ thống công chứng Collectiviste (công chứng tập thể) 
tương ứng với hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa (Sovietique). 
 So sánh các hệ thống công chứng cho thấy, mặc dù giữa hệ thống 
công chứng La tinh và hệ thống công chứng Anglo Saxon có sự khác biệt 
nhau về cách thức tổ chức, hoạt động, trình tự, thủ tục công chứng, song 
khái niệm về công chứng ở hai hệ thống này về cơ bản tương đồng. Cả hai 
hệ thống này đều coi công chứng là một nghề tự do, công chứng viên hoạt 
động độc lập, tự chịu trách nhiệm cá nhân về hoạt động của mình. Tuy 
nhiên, đó là một nghề đặc biệt, đòi hỏi công chứng viên phải có trình độ 
chuyên môn luật và kỹ năng nghiệp vụ được nhà nước công nhận để có thể 
đảm bảo tính xác thực cho các hợp đồng vốn rất phức tạp, đa dạng, công 
chứng viên do nhà nước bổ nhiệm hoặc công nhận theo các điều kiện, tiêu 
chuẩn do luật định và hoạt động theo chế độ chứng chỉ hành ngh,ề. Chẳng 
hạn như: 
 * Ở Cộng hòa Pháp (một điển hình của trường phái công chứng La 
tinh), Điều 1 Pháp lệnh số 452500 ngày 02/11/1945 về Điều lệ công chứng 
của Cộng hòa Pháp quy định: “Công chứng viên là viên chức công, được bổ 
nhiệm để lập các hợp đồng và văn bản mà theo đó, các bên phải hoặc muốn 
đem lại tính xác thực giống như các văn bản của các cơ quan công quyền và 
để đảm bảo ngày, tháng chắc chắn, lưu giữ và cấp các bản sao văn bản 
công chứng” . 
 * Ở Vương quốc Anh (một trong các điển hình của trường phái công 
chứng Anglo Saxon), quy chế công chứng năm 1801, 1833, 1834 quy định: 
“Công chứng viên là viên chức được bổ nhiệm để thực hiện các hành vi công 
chứng sau: Soạn thảo, chứng nhận hoặc xác lập chứng thư và các giấy 
tờ khác có liên quan đến việc: chuyển nhượng hoặc xác lập giấy tờ khác có 
 5 
liên quan đến việc chuyển nhượng bất động sản và tài sản cá nhân, giấy ủy 
quyền liên quan//nnnnn đến bất động sản và tài sản cánhân ở Anh, xứ 
Wales, các nước khác thuộc khối cộng đồng Anh hoặc ở nước ngoài; chứng 
nhận hoặc xác nhận các giấy tờ liên quan đến di chúc, lập kháng nghị hàng 
hải về sự cố xảy ra đối với tàu và hàng hóa trên tàu trong thời gian tàu đi 
trên biển“. 
 Hệ thống công chứng Collectiviste lại có quan niệm về công chứng 
khác với hệ thống công chứng La tinh và hệ thống công chứng Anglo 
Saxon. hệ thống công chứng Collectiviste, công chứng chưa được coi là một 
nghề (công chứng viên là công chức nhà nước, kiêm nhiệm cả việc chứng 
thực (thị thực hành chính); việc công chứng được giao cho cả các chủ thể 
không phải là công chứng viên đảm nhiệm; công chứng viên không có 
chứng chỉ hành nghề, không phải chịu trách nhiệm dân sự trước khách hàng, 
chỉ phải chịu trách nhiệm hành chính trước nhà nước về những sai phạm 
trong hoạt động của mình). 
 Tuy nhiên, hiện nay trong hệ thống công chứng Collectiviste, hầu hết 
các nước đã chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường đều có sự đổi mới trong 
quan niệm về công chứng phù hợp với quan niệm của hệ thống công chứng 
La tinh và hệ thống Anglo Saxon, đó là xác định công chứng là một nghề tự 
do đặt dưới sự quản lý của nhà nước và đang từng bước tiến hành cải cách 
công chứng từ mô hình công chứng nhà nước sang mô hình công chứng tự 
do. Ví dụ: ở Ba Lan, Điều 1 Luật số 176 ngày 14/02/1991 về công chứng 
quy định: “Công chứng viên được bổ nhiệm để lập những văn bản mà trong 
đó, các bên phải hoặc muốn đem lại một tính đích thực” 
1.2. Khái niệm về công chứng ở Việt Nam 
Khái niệm công chứng lần đầu tiên ở Việt Nam được đưa vào 
Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp về công 
chứng “ là một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các công dân, cơ 
quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp 
pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu 
lực thực hiện.”. Đây là một thông tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khai 
sinh hệ thống công chứng nhà nước ở Việt Nam 
Tuy nhiên, là văn bản pháp lý đầu tiên về công chứng trong giai đoạn 
đầu của thời kỳ đổi mới nên văn bản này không thể tránh hết được các hạn 
chế, đó là: chưa xác định được chủ thể, đối tượng của hoạt động công chứng 
cũng như nội dung việc công chứng, chưa phân biệt rõ hoạt động công 
chứng với hoạt động của các cơ quan nhà nước khác. Ngày 15/10/1987 Bộ 
Tư pháp đã ban hành Thông tư 858/QLTPK về hướng dẫn thực hiện các 
việc công chứng nhà nước. Căn cứ vào các văn bản này các tỉnh, Thành phố 
trong cả nước đã tiến hành thành lập các Phòng công chứng ở địa phương 
mình. Quá trình xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ 
nghĩa đã làm tăng nhanh cả về số lượng và quy mô các giao lưu dân sự, kinh 
tế, thương mại, đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động công 
chứng. Từ năm 1991 – 2000 Chính phủ đã ban hành 03 nghị định về tổ chức 
và hoạt động công chứng nhà nước. Đó là Nghị định số 45/HĐBT ngày 
27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về tổ chức và hoạt 
 6 
động công chứng nhà nước ; Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính 
phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước và Nghị định số 
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng 
thực. 
 Công chứng là hoạt động mang tính dịch vụ công, là một hoạt động xã 
hội nghề nghiệp, không mang đặc trưng quyền lực nhà nước. Về mặt tổ 
chức, công chứng cần được xác định là một tổ chức nghề nghiệp chứ không 
phải là cơ quan hành chính hay cơ quan hành chính tư pháp. 
 Để bảo đảm sự phù hợp, hài hòa, tương thích với khái niệm của thế 
giới về công chứng, tạo tiền đề cho sự phát triển công chứng và nâng cao 
hiệu quả công chứng, phát huy vai trò công chứng trong nền kinh tế thị 
trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay khái niệm về công 
chứng được quy tại định tại Điều 2 – Luật công chứng 2006 như sau: 
 “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, 
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác( sau đây gọi là hợp đồng, 
giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng 
hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. 
2. CÁC NGUYÊN TẮC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG 
Ngoài những quy định chung của pháp luật, ở mỗi lĩnh vực hoạt động 
chuyên ngành đều có những quy định bắt buộc mọi người khi có các yêu cầu 
liên quan, bao gồm cá nhân, cơ quan, tổ chức và nhất là đối với cán bộ, viên 
chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đó phải tuân theo. 
Hoạt động công chứng được xác định là một nghề. Vì vậy, các công 
chứng viên, người làm việc trong tổ chức hành nghề công chứng đều phải 
tuân theo các nguyên tắc hành nghề do pháp luật quy định. Luật công chứng 
áp dụng các nguyên tắc hành nghề công chứng cơ bản sau 
1.1. Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật 
Điều 12 Hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 
1992 quy định: “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, không ngừng tăng 
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ 
chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân phải nghiêm chỉnh 
chấp hành Hiến pháp, pháp luật, đấu tranh phòng ngừa và chống các tội 
phạm, các vi phạm Hiến pháp, pháp luật”. Như vậy, yêu cầu về giữ nghiêm 
và tăng cường pháp chế đòi hỏi rất cao trong việc chấp hành pháp luật thực 
định đối với công dân và tổ chức mà trong đó các tổ chức hành nghề công 
chứng không phải là ngoại tệ. Việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp 
của công dân, tổ chức đã được quy định trong hiến pháp (chương V) trong 
đó có các quyền về nhân thân, tài sản, các quyền phi tài sản. Hoạt động 
công chứng hàng ngày tiếp cận các yêu cầu liên quan đến quyền của công 
dân tổ chức. Do đó, việc thực hiện trọn vẹn các quy định để đảm bảo quyền 
 7 
hợp pháp của công dân trong quá trình tác nghiệp của công chứng viên, nhân 
viên nghiệp vụ công chứng chính là thiết thực chấp hành hiến pháp. 
Quyền hợp pháp của công dân, tổ chức không chỉ quy định về nguyên 
tắc trong Hiến pháp mà nó còn được cụ thể hóa các Luật, văn bản dưới luật 
theo từng chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: 
- Quyền liên quan đến việc sử dụng đất được quy định trong Luật đất 
đai; Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 về thi hành luật đất đai 
năm 2003; Các Thông tư liên Bộ, quyết định của Bộ tài nguyên môi 
trường 
- Quyền về sở hữu nhà ở, phát triển, quản lý việc sử dụng, giao dịch về 
nhà ở vv có Luật nhà ở năm 2005 điều chỉnh. 
- Các quy định về tổ chức, đăng ký và hoạt động của doanh nghiệp có 
Luật doanh nghiệp năm 2005 điều chỉnh. 
- Quyền về tự do cư trú, trình tự thủ tục, đăng ký, quản lý cư trú, quyền 
trách nhiệm của công dân trong cư trú. Được Luật cư trú năm 2006 điều 
chỉnh. 
- Quyền về nhân thân như: Đăng ký sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi 
con nuôi được pháp luật về quản lý và đăng ký hộ tịch điều chỉnh. 
Để người yêu cầu công chứng chuẩn bị các thủ tục theo quy định của 
pháp luật, công chứng viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ hiện có và xác định 
chính xác văn bản quy phạm có liên quan đến hồ sơ để áp dụng và định 
hướng việc tập hợp và chuẩn bị hồ sơ được nhanh, gọn, tránh để người yêu 
cầu công chứng mất thời gian đi lại nhiều lần, dễ bị bức xúc về tâm lý. 
Khi bàn đến sự tuân thủ quy định của pháp luật trong hoạt động công 
chứng không thể không bàn tới việc thực hiện các văn bản pháp quy có liên 
quan đến quy trình, thủ tục thực hiện giao kết hợp đồng, đăng ký trước bạ, 
đăng ký giao dịch bảo đảm đối với một số việc. Ví dụ: Hiện nay căn cứ tình 
hình thực tế ở địa phương, ủy ban nhân dân cấp Tỉnh đã ban hành một số 
văn bản quy định về trình tự thủ tục để thực hiện việc chuyển nhượng quyền 
sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. Theo đó, tác nghiệp công chứng chỉ 
được thực hiện sau khi có kết quả tác nghiệp của một số cơ quan có liên 
quan (Công ty đo đạc địa chính, cơ quan tài nguyên môi trường, văn phòng 
đăng ký đất và nhà cấp Huyện, cấp Tỉnh) trong trường hợp tài sản là nhà và 
quyền sử dụng đất được đem tham gia giao dịch một phần. Trong tình huống 
như vậy, công chứng viên và người yêu cầu công chứng cũng phải tuân thủ 
các quy định về thủ tục và trình tự tiến hành việc công chứng. 
Ngoài việc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật trong thực hiện công 
chứng, công chứng viên còn phải thực sự là người tư vấn, phổ biến kiến thức 
pháp luật liên quan đến yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng, 
 8 
tạo cho họ nhận thức đúng và thực hiện nghiêm quy định của pháp luật. Có 
như vậy, nghĩa vụ, quyền hạn của công chứng viên; Quyền và nghĩa vụ, lợi 
ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng mới được đảm bảo thực hiện 
theo pháp luật. 
1.2. Khách quan, trung thực 
Yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trung thực đối với công chứng viên 
trong hành nghề công chứng cũng là một trong những nguyên tắc bắt buộc 
phải thực hiện. 
- Tính khách quan: 
Yêu cầu đối với công chứng viên thể hiện trong các bước thuộc quy 
trình công chứng, từ khâu tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu xác minh yêu cầu 
công chứng và thực hiện công chứng. Hàng ngày, công chứng viên thực hiện 
việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng. Để chứng nhận tính xác thực, 
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải trao đổi để 
người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia 
giao kết hợp đồng, những hậu quả pháp lý phát sinh sau ký kết hợp đồng 
(nếu có). Hoạt động công chứng đó là sự chứng nhận mang tính công quyền 
của công chứng viên, với tư cách là người được nhà nước bổ nhiệm theo một 
trình tự, thủ tục và điều kiện do pháp luật quy định. Do đó, sự công tâm, 
khách quan khi thực hiện công chứng sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc 
đem lại hiệu quả đích thực đúng mong muốn chính đáng của người yêu cầu 
công chứng, phù hợp quy định của pháp luật. 
- Tính trung thực: 
Yêu cầu về sự trung thực trong hành nghề công chứng đối với công 
chứng viên, nhân viê ... ệc, đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công 
chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 
10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng. Thời gian 
xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng. 
Với quy định trên đảm bảo cho văn bản công chứng là một chứng cứ rõ 
ràng và minh bạch, bảo đảm quyền, lợi ích chính đáng của người yêu cầu 
công chứng được thực hiện theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ, đồng 
thời nâng cao trách nhiệm, ý thức của công chứng viên. 
Trong thực tế, các tổ chức hành nghề công chứng thì hầu hết các văn 
bản công chứng được thực hiện trong ngày làm việc, trừ các trường hợp 
phức tạp như hợp đồng mua bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất có 
thời hạn từ 02 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công 
chứng. 
1.3. Chữ viết, cách trình bày và việc ghi trang, tờ trong văn bản công 
chứng. 
Cơ sở pháp lý theo Điều 40, 42 Luật công chứng. 
Chữ viết dùng trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không 
được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè 
dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có 
quy định khác. 
Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; Có thể ghi 
giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy 
cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp 
luật có quy định khác. 
Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được 
đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu 
giáp lai. 
Công chứng viên phải đảm bảo văn bản công chứng được thực hiện 
nghiêm túc quy định này thì sẽ tạo cho văn bản công chứng thực sự là một 
chứng cứ được xây dựng một cách minh định, có hệ thống loogic vững chắc, 
không thể bác bỏ, bảo đảm cho người yêu cầu công chứng và người thứ ba 
khác dễ dàng, thuận lợi khi đọc, tham khảo. 
 31
Trong thực tế vẫn có những văn bản đã soạn thảo sẵn của các bên 
không thực hiện việc ghi các con số bằng chữ, kể cả những văn bản do công 
chứng viên soạn thảo thì số tờ, số trang thường chỉ ghi bằng số không được 
ghi bằng chữ. 
1.4. Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng. 
Cơ sở pháp lý theo Điều 36, 37, 41 Luật công chứng. 
Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công 
chứng trước mặt công chứng viên. Điều này cho phép công chứng viên kiểm 
tra được nhận dạng của các bên tham gia ký kết, năng lực pháp lý, thẩm 
quyền của các bên, kiểm tra sự thỏa thuận của các bên, và nếu cần thiết có 
thể giải thích một số vấn đề cho các bên biết. 
Tuy nhiên trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ 
chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành 
nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; Công chứng 
viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi 
thực hiện việc công chứng. 
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong 
các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được 
do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ người yêu cầu công chứng, 
người làm chứng sử dụng ngón tay trỏ phải; Nếu không điểm chỉ được bằng 
ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; Trường hợp không thể điểm 
chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc 
điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. 
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các 
trường hợp sau đây: 
- Công chứng di chúc; 
- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; 
- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu 
công chứng. 
Tuy nhiên Luật công chứng không quy định trong trường hợp người đó 
không còn cả hai bàn tay để điểm chỉ thì giải quyết như thế nào? 
Trong thực tế các phòng công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh việc 
điểm chỉ được thực hiện đối với hầu hết các văn bản, vì việc giả mạo chủ thể 
thực hiện công chứng vẫn xảy ra không phải là cá biệt một vài trường hợp. 
Do vậy, điểm chỉ vào văn bản công chứng cũng nâng cao tính an toàn pháp 
lý của hợp đồng, giao dịch và công chứng viên có thêm căn cứ để xác định 
đúng chủ thể của hợp đồng, giao dịch nhất là trong giai đoạn hiện nay, người 
dân sử dụng giấy chứng minh nhân dân có cả cũ cả mới, chất lượng kém, bị 
 32
bong tróc, mờ, nhòe và rất khó nhận dạng nếu chỉ nhìn vào hình trên giấy 
chứng minh nhân dân. 
1.5. Lỗi kỹ thuật và thủ tục sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng 
Cơ sở pháp lý theo Điều 43 Luật công chứng. 
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong 
văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và 
nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch. 
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công 
chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng 
đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công 
chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức 
hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi 
kỹ thuật. 
Tuy nhiên trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực 
hiện việc công chứng đó vẫn hoạt động, nhưng công chứng viên đã thực hiện 
việc công chứng đó không còn hoạt động tại tổ chức này nữa thì Luật không 
quy định rõ việc sửa lỗi kỹ thuật sẽ do chính công chứng viên đã thực hiện 
việc công chứng hợp đồng, giao dịch đó thực hiện hay bất cứ công chứng 
viên nào của tổ chức hành nghề công chứng đó thực hiện. 
Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách 
nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, 
gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên 
lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công 
chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó 
cho người tham gia hợp đồng, giao dịch. 
1.6. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 
Cơ sở pháp lý theo Điều 44 Luật công chứng. 
Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng 
chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả 
những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và cũng phải được công 
chứng. 
Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, 
giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã 
thực hiện việc công chứng đó Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã 
thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng 
viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng 
thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch. 
Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được 
thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch. 
 33
1.7. Người được đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu. 
Theo quy định tại Điều 45 Luật công chứng thì chỉ những người sau 
đây mới được quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu 
khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật, đó là: 
- Công chứng viên; 
- Người yêu cầu công chứng; 
- Người làm chứng; 
 - Người có quyền, lợi ích liên quan; 
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 
Tuy nhiên một điểm cần lưu ý là việc tuyên bố hợp đồng, giao dịch vô 
hiệu phải tuân theo quy định của Bộ luật dân sự (các điều: 127, 128, 129. 
130, 131, 132. 133, 134, 135 ) 
2. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG MỘT SỐ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH NHƯ HỢP 
ĐỒNG THẾ CHẤP BẤT ĐỘNG SẢN, DI CHÚC, VĂN BẢN THỎA THUẬN 
PHÂN CHIA DI SẢN, VĂN BẢN KHI NHẬN DI SẢN, VĂN BẢN TỪ CHỐI 
NHẬN DI SẢN VÀ THỦ TỤC LƯU GIỮ DI CHÚC 
2.1. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Điều 47 Luật công 
chứng) 
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công 
chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi Tỉnh, Thành phố trực 
thuộc Trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản 
thuộc các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương khác nhau cùng được thế 
chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế 
chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt 
tại Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương nơi có một trong số bất động sản 
thực hiện. 
Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ 
và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp 
để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các 
hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp 
đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên 
công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công 
chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện 
việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng 
đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó. 
Như vậy, theo khoản 3 Điều 47 Luật công chứng thì một bất động sản 
chỉ đảm bảo tối đa 2 nghĩa vụ và điều luật cũng không quy định, nếu tiếp tục 
thế chấp để bảo đảm thực hiện thêm một hay nhiều nghĩa vụ khác nữa. Tuy 
 34
nhiên theo quy định tại Điều 324 Bộ luật dân sự thì một tài sản có thể dùng 
để đảm bảo thực hiện nhiều nghĩa vụ. 
Thực tế hiện nay theo quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP của 
Chính phủ về công chứng và chứng thực thì các phòng công chứng chỉ thực 
hiện việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản theo thẩm quyền địa 
hạt và chỉ giới hạn trong phạm vi Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương. 
2.2. Công chứng di chúc (Điều 48 Luật công chứng) 
Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; Không ủy 
quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc. 
Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm 
thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi 
của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe 
dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc 
theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám 
định. 
Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu 
cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 
Điều 35 của Luật công chứng nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng. 
Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa 
đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu 
cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế 
hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại 
một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho 
tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy 
bỏ di chúc. 
2.3. Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản (Điều 49 Luật công 
chứng) 
 Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di 
chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có 
quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản. 
Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có 
thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người 
thừa kế khác. 
Trong trường hợp di sản là quyên sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật 
quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải 
xuấtt trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản 
của người để lại di sản đó. 
 35
Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng 
còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và 
người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. 
Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn 
phải xuất trình di chúc. 
Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là 
người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những yêu cầu công 
chứng đúng là người được hưởng di sản; Nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ 
cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ 
chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, 
công chứng viên tiến hành xác minh. 
2.4. Công chứng văn bản khai nhận di sản (Điều 50 Luật công chứng) 
Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người 
cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di 
sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản. 
Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện với thủ tục 
như công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản. 
Văn bản khai nhận di sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được 
công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền 
đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người 
được hưởng di sản. 
Theo thủ tục thực tế áp dụng thì văn bản khai nhận di sản, văn bản thỏa 
thuận phân chia di sản căn cứ theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP phải được 
niêm yết tại UBND phường, xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn hoặc 
nơi có bất động sản của người để lại di sản trong thời hạn 30 ngày.Nếu 
không có khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp thì người được hưởng di sản sẽ 
ký và công chứng viên ký, đóng dấu và hoàn tất thủ tục khai thừa kế di sản. 
Thực tế trong thời hạn 30 ngày niêm yết gây khó khăn về thời gian chợ đợi 
và đôi khi làm mất đi những cơ hội giao dịch liên quan đến tài sản, nhưng 
nhiều trường hợp niêm yết rồi vẫn phát sinh tranh chấp, khiếu nại đã vô hình 
dung làm việc niêm yết 30 ngày trở nên hình thức và gây phiền hà cho người 
dân. 
2.5. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản (Điều 51 Luật Công chứng) 
Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. 
Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công 
chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân. 
Thực tế thì người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ về tài 
sản mà họ được hưởng thừa kế và giấy tờ chứng minh quan hệ giữa họ với 
 36
người để lại di sản, thì công chứng viên khi chứng nhận mới bảo đảm thực 
hiện đúng tinh thần của Điều 2 Luật Công chứng. 
2.6. Nhận lưu giữ di chúc (Điều 52 Luật Công chứng) 
Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ hức hành nghề công chứng nhận 
lưu giữ di sản của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải 
niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ 
và giao cho người lập di chúc. 
Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ 
nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc 
chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thỏa thuận với 
người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác 
lưu giữ di chúc. Trường hợp không thỏa thuận được thì phải trả lại di chúc 
và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc. 
Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được 
thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự. 
Câu hỏi ôn tập: 
1. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch? 
2. trình tự, thủ tục công chứng một số hợp đồng giao dịch cụ thể, lấy 
ít nhất 2 loại hợp đồng giao dịch để nêu trình tự thủ tục.