Giáo trình Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

[Type text] 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
1 
Mục lục: 
CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 ................................................ 6 
1. Làm quen Outlook 2010 ................................................................................. 6 
a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi.................................................. 6 
b. Social Networking Integration:................................................................... 6 
c. Tìm hiểu về Ribbon .................................................................................... 9 
d. Thanh công cụ mini .................................................................................. 10 
e. Calendar- lịch làm việc ............................................................................. 10 
f. Tác dụng của Contacts .............................................................................. 11 
2. Các thao tác cơ bản ......................................................................................... 11 
a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC .............................................. 11 
b. Một số khái niệm: ..................................................................................... 15 
c. Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận .............................. 17 
d. Đính kèm file vào Email ........................................................................... 18 
e. Chèn hình ảnh vào nội dung Email ........................................................... 19 
f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email .................................................... 20 
g. Quan sát các file đính kèm trƣớc khi gửi email ......................................... 21 
h. Tạo email trả lời tự động (auto reply) ....................................................... 21 
i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook ...................................... 23 
j. Triệu hồi và sửa thƣtrót gửi với MS Outlook ......................................... 28 
k. Sử dụng nút voting ................................................................................... 32 
l. Theo dõi e-mail gửi đi ............................................................................... 35 
CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK ....................... 36 
1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ.............................................................................. 36 
a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) ............................................ 36 
b. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất .......................................................... 37 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
2 
2. Contact ........................................................................................................ 40 
a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) ........................................................... 40 
b. Tạo Contact từ email đã nhận ................................................................... 41 
c. Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook ............................................ 42 
d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 ..................................... 45 
3. Tạo chữ ký cho Email .................................................................................. 51 
a. Nội dung chữ ký Email ............................................................................ 51 
b. Cách tạo chữ ký trong Email .................................................................... 52 
c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký .......................................................................... 54 
d. Đƣa Business Card vào chữ ký ................................................................. 55 
e. Chèn một chữ ký tự động ......................................................................... 55 
f. Chèn chữ ký bằng tay ............................................................................... 56 
4. Các tính năng khác ....................................................................................... 56 
a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ ................................................................. 56 
b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR ...................................................... 57 
c. Cách tắt, mở TO-DO BAR ....................................................................... 59 
e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc ................................................................. 59 
e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories ........................................... 62 
f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp ................................................................ 66 
 Cách tạo thƣ mục ..................................................................................... 66 
 Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo ................................................ 66 
 Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh ............................................ 67 
 Tạo quy tắc nhận mail .............................................................................. 67 
g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu ........................................................ 67 
h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook ................................................. 70 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
3 
i. Xóa các thƣ mục chứa Email ..................................................................... 73 
j. Tìm Email một cách nhanh chóng ............................................................. 73 
k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search ............................................ 73 
CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ 
LƢU TRỮ .......................................................................................................... 75 
1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng ................................. 75 
a. Dung lƣợng của Email .............................................................................. 75 
b. Xem dung lƣợng hộp thƣ .......................................................................... 75 
c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup......................... 77 
d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa ...................................................... 80 
e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ .................................................. 81 
f. Tác dụng của Junk Mail ............................................................................ 82 
2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân ......................... 82 
a. Căn bản về kho lƣu trữ ............................................................................. 82 
b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân .......................................................... 84 
c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân ................................................................... 85 
d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân ....................................... 86 
e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân ...................................................... 87 
f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa ................................................................................. 88 
g. Phân loại thƣ ............................................................................................ 90 
3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ ................................................................................... 97 
a. Làm quen với AutoArchive ...................................................................... 97 
b. Xác định Email cũ trong AutoArchive ...................................................... 98 
g. Lƣu trữ Calendar ...................................................................................... 99 
CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ .......... 101 
1. Căn bản về Outlook Calendar .................................................................... 101 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
4 
a. Tạo các mục trong Calendar ................................................................... 101 
b. Kiểm tra Calendar .................................................................................. 104 
c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar ................................................... 106 
d. Tạo các cuộc hẹn .................................................................................... 107 
e. Tạo lịch cho các cuộc họp ....................................................................... 109 
f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo ......................................................... 109 
g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ............................................................. 112 
h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook ................................. 113 
i. Hiển thị lại các nhiệm vụ ......................................................................... 113 
j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ ........................................................... 114 
k. Chọn cách nhắc nhở ............................................................................... 115 
l. Tô màu cho các hạng mục ....................................................................... 116 
2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc .............................................................. 117 
a. Tạo một Calendar mới ............................................................................ 117 
b. Quản lý các thƣ mục cá nhân .................................................................. 119 
c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar ........................................................ 119 
d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane ................................ 120 
e. Sử dụng và chia sẻ Calendar ................................................................... 120 
CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN ................................................... 128 
a. Tạo các thông tin về bản thân ................................................................. 128 
c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card .............................................. 129 
d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card .......................................... 130 
e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card..................................................... 132 
f. Gửi Email có kèm theo Business Card .................................................... 133 
g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký ........................................... 134 
h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts ................................. 136 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
5 
i. Tạo khoảng trắng trong Business Card .................................................... 137 
Chƣơng VI: Thủ thuật: ...................................................................................... 138 
1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ "phế thải"............................. 139 
2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn ..................................................... 139 
3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word .................................................................. 140 
4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm................................................................................. 140 
5. Sao lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm....................................... 140 
6. Skylook 2.0 ................................................................................................ 142 
7. Cấu hình tài khoản gmail............................................................................ 142 
8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc .......................................... 145 
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar .................................................................. 146 
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ ......................................................... 146 
11. Tùy biến thanh Ribbon............................................................................. 147 
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email ............................................................. 148 
13. Bỏ các add-in không cần thiết .................................................................. 148 
14. Các phím tắt............................................................................................. 149 
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì ........................................................................... 150 
16. Kích phải bất cứ thứ gì ............................................................................. 150 
17. Tìm kiếm mọi thứ .................................................................................... 150 
18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì ..................................................... 151 
19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email ................ 151 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
6 
CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 
1. Làm quen Outlook 2010 
a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi 
Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại 
email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc 
chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010. 
b. Social Networking Integration: 
Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm 
Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social 
Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin 
và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt 
hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu. 
Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang 
chủ của mình cho một thư mục. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
7 
Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng 
đồng bộ đúng với lịch hiện tại. 
Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa 
chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng. 
Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm 
việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
8 
Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản 
lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
9 
Khi nâng cấp lên phiên bản mới, người dùng chỉ cần thực hiện thông 
qua quá trình cài đặt. 
Thậm chí nếu gỡ bỏ version cũ thì phần setting vẫn được duy trì. 
c. Tìm hiểu về Ribbon 
Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn 
đã sử dụng Microsoft Office Word 2010, các giao diện sẽ quen 
thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2010 được soạn thảo dựa 
trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn 
soạn nội dung trên Outlook. 
Ribbon của outlook 2010 được sắp xếp như sau: 
1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình 
trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và 
các nút lệnh. 
2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đế ... upon exiting. Sau đó, bạn bật tính năng AutoArchive (chọn trình đơn 
Tools.Options, chọn thẻ Other và nhấn nút AutoArchive) và thiết lập tính 
năng này tự động thực thi mỗi ngày. Kế tiếp, ở giao diện chính của Outlook, 
nhấn phải chuột lên thƣ mục (hộp thƣ) Deleted Items, chọn Properties; 
trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive và thiết lập cho thƣ 
mục này xóa sạch các khoản mục sau 5 ngày (hay một con số khác theo ý 
bạn). 
2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn 
Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ lãng phí thời gian để 
quản lý, sắp xếp thƣ rác (spam hay junk mail). Với hầu hết ngƣời dùng, việc 
thiết lập mức High cho tính năng Junk Email Filter của Microsoft Outlook 
2003 có thể giúp lọc triệt để thƣ rác (chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, 
nhấn vào nút Junk Email). Sau lần đầu tiên sử dụng tính năng lọc thƣ rác ở 
mức thiết lập High, bạn hãy quay trở lại hộp thƣ Junk mail của mình sau đó 
một tuần. Nếu không phát hiện ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào (hay nói rõ hơn là 
các thƣ quan trọng bị nhận diện thành thƣ rác) thì bạn có thể an tâm duy trì 
mức thiết lập High cho bộ lọc. Bạn nên bổ sung những địa chỉ email mà 
mình thƣờng liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để bộ lọc 
thƣ rác "cho qua". Nếu bạn thấy có quá nhiều sự nhầm lẫn, tốt hơn hết hãy 
chuyển thiết lập về mức mặc định Low. Ngoài ra còn hai chế độ tùy chọn 
No Automatic Filtering (không lọc thƣ) và Safe Lists Only (chuyển vào 
Inbox chỉ các thƣ trong danh sách ngƣời gửi/nhận an toàn). 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
140 
Trong mọi trƣờng hợp, đừng tốn thời gian xóa từng thƣ rác. Thay vào đó, 
hãy thiết lập tính năng tự động xóa hộp thƣ Junk Mail nhƣ hƣớng dẫn đƣợc 
trình bày trong thủ thuật 1. 
3. Gửi thư số lượng lớn với Word 
Nhiều ngƣời nghĩ rằng, tính năng trộn thƣ (mail merge) chỉ dùng để in nhãn 
cho thƣ tín. Bạn có thể đến bất kỳ thƣ mục danh bạ liên lạc nào trong 
Outlook và sử dụng lệnh Tools.Mail Merge để khởi chạy một tác vụ soạn 
email và gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thƣ ra giấy. 
Thực tế cho thấy, một email cá nhân có địa chỉ ngƣời nhận cụ thể thƣờng dễ 
dàng qua mặt đƣợc các bộ lọc thƣ rác hơn email đƣợc gửi với địa chỉ ngƣời 
nhận là một địa chỉ thành phần trong mục Bcc. 
4. Tạo hộp thư tìm kiếm 
Outlook đi kèm 3 thƣ mục tìm kiếm là Follow Up, Large Email và Unread 
Mail, có khả năng hiển thị một cách tổng hợp cho toàn bộ thƣ mục trong 
hộp thƣ cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra các thƣ mục tìm kiếm riêng 
bằng cách nhấn phải chuột lên thƣ mục Search Folder trong danh sách thƣ 
mục và chọn New Search Folder. 
Ví dụ, nếu đã đăng ký nhận bản tin RSS từ Microsoft Developer Network, 
bạn có thể lọc các bản tin này bằng cách tạo ra một thƣ mục tìm kiếm mang 
tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị đúng email chƣa đọc đƣợc gửi 
từ địa chỉ của MSDN. 
5. Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm 
Hiện nay, Microsoft Outlook vẫn còn rất nhiều ngƣời sử dụng vì nó 
giúp bạn quản lý nhiều tài khoản email khác nhau cùng 1 lúc. Vấn đề là 
khi bạn cài đặt lại máy tính thì việc sao lƣu nội dung Microsoft Outlook 
thƣờng rất mất thời gian và không đơn giản. Bài viết này xin trình bày 
cách sao lƣu Microsoft Outlook thủ công mà hiệu quả hơn bất kì phần 
mềm chuyên dụng nào. 
a. Sao lƣu tài khoản 
Cách làm nhƣ sau: Vào Start > Run > gõ regedit và bấm Enter, trong cửa 
sổ hiện ra bạn tìm đến từ khóa 
Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Windows NT\Current 
Version\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook, bấm chuột 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
141 
phải lên Outlook chọn Export và lƣu lại với tên Account, bấm Save để xác 
nhận (tạo ra file Account.reg). 
b. Sao lƣu thƣ tín đi kèm theo từng tài khoản riêng biệt 
Trƣớc tiên bạn cần công cụ Winrar, để giúp tạo ra tập tin tự chạy .exe, đây 
là công cụ nén và giải nén phổ biến nhất hiện nay,bạn có thể download tại 
đây: 
 Bây giờ, thực hiện sao lƣu thƣ tín theo từng tài khoản riêng biệt để khi 
phục hồi chính xác và rõ ràng, bạn vào My Computer > Local Disk C > 
Documents and Settings >Tài khoản bạn đang sử dụng > Local Settings 
> Application Data > Microsoft > Outlook (lƣu ý: thƣ mục Local 
Settings là thƣ mục ẩn không nhìn thấy đƣợc, muốn nó hiện ra bạn phải cho 
windows hiển thị thƣ mục và tập tin ẩn bằng cách nhấp đôi vào My 
Computer > chọn Tools trên thanh công cụ > Folder Options > View > 
đánh dấu chọn mục Show hidden files anh folders > bấm OK để xác 
nhận). Trong thƣ mục Outlook có 2 files tên là Outlook.pst chuyên chứa 
nội dung các thƣ tín và Archive.pst chứa các lênh phân phối từng lá thƣ 
theo từng tài khoản khác nhau. Trƣớc tiên, bạn bấm chuột phải lên file 
Archive.pst rồi chọn lệnh Add to archive, trong bảng Archiving Options 
bạn đánh dấu chọn mục Create SFX archive, mở thẻ Advanced rồi bấm 
SFX options. Trong dòng Path to extract có 1 khung để điền đƣờng dẫn, 
bạn hãy điền chính xác đƣờng dẫn đến file Archive.pst, bấm OK để xác 
nhận cài đặt. 
Làm tƣơng tự với file Outlook.pst để tạo ra 2 file tự chạy với tên 
Outlook.exe và Archive.exe. Đây là 2 files giúp bạn phục hồi chính xác nội 
dung lá thƣ và thông tin tài khoản gửi thƣ. 
c. Sao lƣu chữ ký, mật khẩu, rule và tất cả 
Cách làm nhƣ sau: tìm đến thƣ mục My Computer > Local Disk C > 
Documents and Settings > Tài khoản bạn đang sử dụng > Application 
Data, trong này có 1 thƣ mục tên là Microsoft, bấm chuột phải lên thƣ mục 
này và chọn Add to archive và làm tƣơng tự nhƣ trên để tạo ra file tự chạy 
có tên là Microsoft.exe. File này giúp bạn phục hồi các chữ ký, mật khẩu, 
các quy tắc khi gửi thƣ, lịch biểu, sổ địa chỉ, các giao diện, mật khẩu bảo vệ 
thƣ,.... 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
142 
d. Phục hồi nguyên vẹn Microsoft Outlook 
Bây giờ bạn đem các files Account.reg, Outlook.exe, Archive.exe, 
Micrsoft.exe lƣu vào 1 nơi an toàn. Sau khi cài đặt lại máy, bạn lần lƣợt 
chại các file này để phục hồi lại Microsoft Outlook nguyên vẹn nhƣ ban 
đầu. 
6. Skylook 2.0 
Skylook là phần mở rộng của Microsoft Outlook. Khi cài đặt Skylook sẽ tạo 
một toolbar của Skype trên giao diện của Outlook, cho phép thực hiện các 
cuộc gọi cũng nhƣ ghi âm từ Skype. 
7. Cấu hình tài khoản gmail 
Nếu bạn đang sử dụng bộ Office của Microsoft có công cụ MS Outlook thì 
hãy tận dụng nó để duyệt và quản lý hộp thƣ của Google nhanh chóng hơn. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
143 
Trƣớc hết, bạn phải đăng nhập vào hộp thƣ Gmail tại trang 
 rồi vào Settings > chọn thẻ Forwarding and 
POP/IMAP > đánh dấu chọn vào trƣớc dòng Enable POP for all mail or 
Enable POP for mail that arrives from now on trong mục POP Download. 
Xong, nhấn Save Changes. 
Sau đó, bạn mở MS Outlook lên. 
Thêm một tài khoản e-mail trong Outlook 
Nhấp vào tab File. 
Trên tab Info, theo Account Information, nhấp vào Account Settings. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
144 
Nhấp vào Add Account. 
Nhập tên, Địa chỉ email của bạn, và mật khẩu của bạn. 
Nhấn Next 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
145 
Nhấn Finish. 
8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
146 
Phải di chuyển chuột quá nhiều lần mỗi khi cần hoán đổi giữa Inbox và 
Calendar, hay Contacts và Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào một trong 
những nút này và chọn Open in a New Window, bạn sẽ giữ đƣợc Contacts 
và Calendar đƣợc mở ở 2 cửa sổ riêng biệt. Các cửa sổ này vẫn mở ngay cả 
khi đọc thƣ, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển giữa các cửa sổ. 
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar 
Ngƣời dùng có thể chọn hiển thị nhiều ngày tháng cùng lúc, với các ngày 
liền kề hoặc không bằng cách giữ Ctrl và chọn những ngày tháng muốn 
xem ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Calendar. Các ngày tháng đã nhấn 
chọn sẽ xuất hiện dƣới dạng cột ở phần hiển thị chính của Calendar. Ngƣời 
dùng cũng có thể hiển thị nhiều ngày liên tục bằng cách giữ chuột và kéo để 
chọn các ô này. 
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ 
Calendar của Outlook có thể hiểu cả văn bản tiếng Anh dạng cơ bản lẫn 
những chữ viết tắt trong phần Start Time và End Time. Ví dụ nhƣ, thay vì 
gõ hẳn ngày tháng chỉ cần gõ “next Tue” hoặc “next month”, Calendar sẽ tự 
động chèn ngày chính xác. (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm 
nay 1 tháng.) Trong trƣờng thời gian, ngƣời dùng có thể gõ “now” hoặc viết 
tắt nhƣ “4p”, Outlook sẽ chỉnh lại là “4:00 pm.” Tƣơng tự, các ký tự viết tắt 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
147 
dạng cơ bản cũng có thể sử dụng với cửa sổ Scheduling, ngƣời dùng có thể 
mở hộp thoại Appointment Recurrence và nhập “next Thursday” vào phần 
Start, Outlook sẽ trả về ngày chính xác. 
11. Tùy biến thanh Ribbon 
Lần đầu xuất hiện trong bản Office 2007, thanh công cụ với giao diện 
Ribbon sớm trở thành chủ đề tranh cãi giữa ngƣời dùng. Một số ngƣời dùng 
rất ƣa thích giao diện Ribbon mới này, trong khi số khác lại cho rằng giao 
diện menu cũ tiện lợi hơn. Bởi vậy các nhà phát triển thứ ba đã ngay lập tức 
cho ra mắt những chƣơng trình có khả năng trả về giao diện menu cũ quen 
thuộc, ví dụ nhƣ Classic Menu từ Addintools. 
Thanh Ribbon vẫn tiếp tục xuất hiện trong phiên bản Office 2010 này, thậm 
chí nó đã đƣợc bổ sung vào tất cả các ứng dụng của bộ Office bao gồm cả 
Outlook và OneNote. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất so với phiên bản trƣớc 
chính là việc bạn có khả năng tùy biến thanh Ribbon. Bạn có thể quyết định 
xem tính năng nào đƣợc xuất hiện trên mỗi tab, thậm chí nếu muốn, bạn 
hoàn toàn có thể thêm đƣợc tab mới và đặt những tính năng ƣa dùng lên tab 
đó. 
Để tùy biến thanh Ribbon, bạn click chuột phải vào nó, chọn Customize 
The Ribbon. Trong hộp thoại mới hiện ra, bạn có thể tự do tạo tab mới 
hoặc thêm / bớt tính năng trên mỗi tab. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
148 
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email 
Nếu email đang sử dụng thuộc server Microsoft Exchange và cần gửi thƣ 
cho một ai đó cũng thuộc Exchange, ngƣời dùng có thể thêm dữ liệu từ lịch 
vào email. Trong cửa sổ soạn thảo thƣ, chọn trong dải Message (mặc định), 
chọn Calendar từ nhóm Include và chỉ định khoảng thời gian, mức độ chi 
tiết. Tùy chọn này không có sẵn nếu tài khoản ngƣời dùng thuộc server POP 
hoặc IMAP. 
13. Bỏ các add-in không cần thiết 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
149 
Có thể giúp Outlook 2010 chạy nhanh và êm ái hơn bằng cách bỏ các add-
in mà các phần mềm khác đã cài đặt vào. Chọn File . Options click chọn 
Add-ins, chọn Manage (mục ở dƣới cùng), phải đảm bảo COM Add-in là 
các mục hiện hành, nhấn Go. Từ hộp thoại COM Add-in ngƣời dùng có 
thể vô hiệu hóa các mục bằng cách bỏ đánh dấu hoặc click chọn Remove để 
loại bỏ hoàn toàn. 
14. Các phím tắt 
Các phím tắt sử dụng trong Microsoft Outlook. 
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail. 
- Ctrl+2: mở Calendar. 
- Ctrl+3: mở Contacts. 
- Ctrl+4: mở Tasks. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
150 
- Ctrl+5: mở Notes. 
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook. 
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới. 
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới. 
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn. 
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì 
Một trong những ƣu điểm lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả 
bất cứ mục Outlook nào từ một thƣ mục này sang thƣ mục khác. Kéo một 
email vào thƣ mục các liên lạc của bạn, khi đó Outlook sẽ tạo một liên lạc 
cho bạn bằng first name và last name và địa chỉ email cho bạn. Kéo email 
vào thƣ mục lịch biểu, lúc này một cuộc hẹn sẽ đƣợc tạo ra cho bạn với các 
lƣu ý của lịch biểu là phần body của email đƣợc nhập vào. 
16. Kích phải bất cứ thứ gì 
Nếu bạn nghi ngờ và không muốn biết những gì cần thực hiện tiếp theo 
trong Outlook, chỉ cần kích phải vào một mục Outlook nào đó, khi đó menu 
sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn tính năng mong muốn. Kích phải vào tên 
trong địa chỉ email và chọn Add to Outlook Contact, khi đó liên lạc của bạn 
sẽ đƣợc tạo một cách tự động. Kích phải vào mục calendar, bạn có thể in nó 
và đem mang theo nó kèm bạn đến cuộc hẹn. 
17. Tìm kiếm mọi thứ 
Nếu bạn giống nhƣ chúng tôi, đợi một vài giây để tìm kiếm thứ nào đó có 
thể phát bực dọc thì một trong những tính năng tốt nhất mà chúng tôi thích 
trong Outlook 2010 là có thể tìm kiếm nhiều thứ nhanh hơn nhiều. Chỉ bản 
thân bộ tìm kiếm này cũng quả đáng nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng 
phiên bản Outlook cũ. Chỉ cần đánh vào bất cứ một từ nào trong hộp thoại 
Search trong Inbox của bạn hay bất cứ thƣ mục mail nào, Outlook khi đó sẽ 
tìm ra cho bạn email cần thiết. Bạn có thể thực hiện tƣơng tự với các mục 
Contacts, Calendar hay Task. Hộp thoại tìm kiếm nằm phía trên bên trái của 
cửa sổ và sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho bạn. Cho ví dụ, trong 
thƣ mục Contact của bạn, chỉ cần đánh New York và tất cả các liên lạc của 
bạn có địa chỉ New York hoặc các lƣu ý nào có ghi New York sẽ đƣợc hiện 
ra. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
151 
18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì 
Một số trong số các bạn chắc hẳn đã biết đƣợc cách tạo các thƣ mục email 
mở rộng bằng cách kích phải vào danh sách thƣ mục và chọn New Folder. 
Bạn có biết mình có thể tạo các kiểu thƣ mục khác nhƣ các liên lạc khác, 
lịch biểu hoặc thƣ mục nhiệm vụ không? Để tạo thƣ mục Contact khác, có 
lẽ chỉ một liên lạc cá nhân nào đó, bạn kích phải vào bất cứ thƣ mục nào và 
chọn New Folder. Dƣới "Folder Contains," chọn Contact Items và chọn địa 
điểm bạn muốn lƣu New Contact Folder, sau đó thƣ mục bạn vừa tạo sẽ 
hiện hữu ở đó. 
19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email 
Chạy Outlook 2010 offline có thể có ích nếu bạn muốn thực hiện các nhiệm 
vụ khác ngoài email. Nhƣng nếu bạn có 100 email và muốn tải chúng về 
máy của mình. Theo mặc định Outlook 2010 tải cả các email và các tập tin 
đính kèm và không yêu cầu ngƣời sử dụng về cài đặt này khi thiết lập một 
tài khoản cho lần đầu tiên. 
Trong Outlook 2010 bạn có thể nhấn Ctrl + Alt + S để mở Outlook của bạn 
Gửi và nhận Groups, nhƣng đây không phải là trƣờng hợp trong Outlook 
2010.Trƣớc tiên, bạn click vào Send/Receive tab -> Send/Receive Groups -
> Define Send/Receive Groups đƣợc thể hiện trong hình dƣới đây 
Hộp thoại Send/Receive Groups hiển thị. Nhấn vào nút Edit. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
152 
Now under the Account Options, select „Download headers for subscribed 
folders‟. This will download your emails faster by ignoring the attachments. 
This can be a quick way to send/receive emails and save time. 
Bây giờ bên dƣới mục Account Options, chọn “Download headers for 
subscribed folders”. Khi chọn mục này outlook 2010 sẽ tải về các email của 
bạn nhanh hơn bằng cách bỏ qua các tập tin đính kèm. Việc chọn này nhanh 
chóng để gửi / nhận email và tiết kiệm thời gian. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
153