Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Phần 2)

 28
CHƯƠNG 4. SOẠN THẢO BÁO CÁO 
1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÁO CÁO 
1.1. Khái niệm: 
 Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để 
đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra 
lên cấp trên hay ở hội nghị, ở cơ quan, đơn vị, ngành, tổ chức 
Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, 
trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức 
làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới. 
 1.2. Phân loại báo cáo 
 Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội 
dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc. 
 - Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm: 
+ Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy định 
như báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ. 
+ Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các biến 
động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế- xã hội, hoặc một sự việc nào đó. 
- Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm: 
+ Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện mặc dù phần 
nào đã dạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện. 
+ Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn 
thành một cách cơ bản công việc nhất định. 
- Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm: 
+ Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt 
công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. 
+ Báo cáo chuyên đề, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác cấp trên 
chỉ đạo, một vấn đề quan trọng. 
1.3. Mục đích sử dụng của báo cáo 
Báo cáo gồm nhiều loại khá phong phú, đa dạng và tùy thuộc vào nội dung của 
báo cáo thì mỗi loại báo cáo có mục đích sử dụng khác nhau: 
- Đối với báo cáo thường kỳ được ban hành để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt 
động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo, giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, 
đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém để có giải pháp 
khắc phục kịp thời. 
- Đối với báo cáo bất thường được ban hành để thông tin nhanh về những vấn 
đề cụ thể đang xảy ra để cơ quan có thẩm quyền đề ra giải pháp kịp thời. 
- Đối với báo cáo sơ kết mặc dù đã có những kết quả nhất định về công việc 
đang còn thực hiện nhưng nó là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh cho phù 
hợp với những vấn đề mới phát sinh, ngoài dự kiến đã được lập trước đó. 
- Đối với báo cáo tổng kết được ban hành không phải là để tiếp tục hoàn thành 
công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện 
để so sánh với mục tiêu ban đầu đề ra. 
- Đối với báo cáo tình hình chung thông qua nội dung báo cáo, cơ quan có thẩm 
quyền thấy được toàn cảnh về hoạt động của cơ quan và mối quan hệ giữa các hoạt 
động với nhau. 
- Đối với báo cáo chuyên đề cho người quản lí nhìn nhận những vấn về một 
nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng đã thực hiện. 
 29
1.4. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo. 
Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm 
văn bản này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau: 
- Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, phản ánh đúng 
sự thật khách quan, toàn diện nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, 
việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng trong cách diễn đạt thông tin và đánh giá trong 
báo cáo. Không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu 
sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo 
cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không 
chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu 
kịp thời và không triệt để. Đây là yêu cầu quan trọng giúp cho cơ quan có thẩm quyền 
đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn 
 - Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có nghĩa những thông tin cung cấp không 
được chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh hoạ bằng sơ đồ, số 
liệuNgười soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn 
đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, không 
nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, là 
rất cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua 
những con số đó. Cần tránh những con số không phản ánh đúng thực tế hoặc những sự 
kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích 
kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương 
tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo. 
 - Nội dung của báo cáo có trọng tâm, trọng điểm. 
Nếu nội dung của báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được 
những kinh nghiệm, bài học đó là báo cáo không đảm bảo chất lượng. Cần xuất phát 
từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà 
người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với 
người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào các số liệu, chi tiết không 
phù hợp với nội dung cần báo cáo. 
- Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức 
tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Nếu báo cáo chậm 
trễ có thể gây hậu quả bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm được thông tin từ cấp 
dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, không đưa ra các quyết định, mệnh 
lệnh quản lý chính xác khắc phục sự việc bất thường xảy ra. 
2. SOẠN THẢO BÁO CÁO 
Kết cấu (bố cục) của báo cáo: 
- Quốc hiệu (tiêu ngữ). 
- Tên cơ quan ban hành báo cáo. 
- Số và ký hiệu của báo cáo. 
- Địa danh và thời gian của báo cáo. 
- Tên văn bản. 
- Trích yếu nội dung của báo cáo. 
- Nội dung của báo cáo. 
- Chữ ký, đóng dấu. 
- Nơi nhận. 
 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của báo cáo. 
 Hình thức của báo cáo đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính 
khác. 
 30
Hình thức của báo cáo được thể hiện như sau: 
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
TRƯỜNG ĐH VINH 
 Số: .... /BC - ĐHV 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... 
BÁO CÁO TỔNG KẾT 
Về việc..................................................... 
...........................................................................................................................................
....................................................................................................... 
Nơi nhận: 
- Bộ Giáo dục và Đào tạo; 
- Lưu: VT, ĐT. 
HIỆU TRƯỞNG 
2.2. Cách thức soạn thảo nội dung của báo cáo. 
Khi soạn thảo phải xác định được mục đích yêu cầu của báo cáo đó là báo cáo 
thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kếttừ đó mới có 
cơ sở để xây dựng nội dung của báo cáo. Thông thường tùy theo mỗi loại báo cáo mà 
người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp trong đó, phần nội dung được trình bày 
theo kết cấu nghị luận, bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận. 
 - Phần mở đầu: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Nêu 
nét tiêu biểu về khó khăn, thuận lợi của công việc cần báo cáo 
 - Phần nội dung: Nêu các kết quả đã làm được và những việc còn tồn tại chưa 
làm được. Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình 
hình, rút ra bài học và định ra phương hướng xác định những công việc cần tiếp tục 
giải quyết. 
- Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận 
Trong quá trình xây dựng người soạn thảo có thể nêu các sự kiện, nhận định, 
đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và 
các bản đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn 
để chuyển tải được nội dung cần báo cáo. Ngoài ra, khi soạn thảo các báo cáo quan 
trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản 
dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. Còn đối với bản báo cáo gửi lên 
cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của 
lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin 
khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. 
2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của báo cáo. 
Mở đầu của báo cáo, người viết trình bày, đánh giá chung tình hình hoạt động 
của cơ quan trong thời gian vừa qua, hoặc trong thời gian thực hiện công việc cấp trên 
giao. Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, 
công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có 
ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên. 
 Thông thường phần này được đặt tên là “tình hình chung”, “Đánh giá tình 
hình”, “Đánh giá chung”Người soạn thảo phải nêu được những thuận lợi, khó khăn 
gặp phải trong thời gian qua, trong thời gian thực hiện công việc. 
2.2.2. Soạn thảo nội dung chính của báo cáo. 
 31
Nội dung chính của báo cáo, người viết cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình 
hoạt động hoặc về công việc thực hiện thông qua thành tựu đạt được và hạn chế, tồn 
tại như: 
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. 
+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện. 
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. 
Phần này đòi hỏi người viết báo cáo phải trình bày thành tựu, hạn chế về mọi 
khía cạnh và minh hoạ cụ thể bằng số liệu, sơ đồ, gương điển hình Sau đó trình bày 
thêm về nguyên nhân dẫn đến những thành tựu và hạn chế trên để thuyết phục người 
đọc cũng như là cơ sở để đề ra giải pháp phù hợp. 
Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung 
công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ 
gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm 
nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao. 
 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của báo cáo. 
Phần này người viết báo cáo trình bày giải pháp, phương hướng, nhiệm vụ, mục 
tiêu phấn đấu chính trong thời gian tới để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức 
thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ cụ thể tiếp tục đặt ra 
khắc phục các tồn tại, khuyết điểm và mong muốn triển khai trên thực tế đạt hiệu quả 
cáo nhất.. 
 Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự 
kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài 
liệu, số liệu một cách khái quát. 
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên, các biện pháp tổ chức thực hiện 
và nhận định những triển vọng. 
Mẫu báo cáo 
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
TRƯỜNG ĐH VINH 
Số: .... /BC - ĐHV 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... 
BÁO CÁO 
Tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 - 2011 
 Lời dẫn 
I. Đánh giá tình hình chung 
1. Những thuận lơi 
2. Những khó khăn 
II. Kết quả đạt được 
1. Những thành tựu đạt được. 
2. Những hạn chế, tồn tại. 
3. Nguyên nhân của hạn chế, tồn tại. 
III. Phương hướng, giải pháp 
 . 
Trên đây là toàn bộ nội dung báo cáo, rất mong các vị đại biểu đóng góp ý kiến 
để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn nữa. 
Nơi nhận: 
- Bộ GDĐT; 
- Lưu: VT, ĐT. 
KT. HIỆU TRƯỞNG 
PHÓ HIỆU TRƯỞNG 
 32
 Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 
UBND TỈNH H 
SỞ TÀI CHÍNH 
 Số: .... /BC - STC 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 H, ngày ...... tháng..... năm...... 
BÁO CÁO 
Tổng kết công tác năm 2010 
 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2011 
Mở đầu: 
 Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 
 Nội dung chính: 
 Phần I. - Tổng kết công tác năm 
 - Nêu các kết quả đã làm được 
 - Phân tích đánh giá ưu điểm đã đạt được và nêu nhược còn tồn tại. 
 - Những bài học kinh nghiệm 
 Phần II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm 
 - Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu 
 - Các biện pháp tổ chức thực hiện 
 - Các đề nghị lên cấp trên. 
 Phần III. 
Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét 
đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao... 
Nơi nhận: 
- UBND tỉnh, Bộ TC; 
- Lưu: VT. 
GIÁM ĐỐC 
Ví dụ: Báo cáo nhanh 
CÔNG AN QUẬN T 
ĐỘI PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 
 Số: .... /BC - PCCC 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 T, ngày ...... tháng..... năm...... 
BÁO CÁO NHANH 
Về việc hỏa hoạn tại phường X 
 Vào lúcngàytạiđã xảy ra hỏa hoạn. Đây là khu nhà lụp sụp, nhà cửa dày 
đặc, xây cất chen chúc. 
 Đến giờđám cháy đã được dập tắt. Có . hộ, gồm nhân khẩu bị cháy 
nhà. Thiệt hại về tài sản theo ước tính ban đầu khoảngtỉ đồng. Không có thiệt hại về 
người. Nguyên nhân gây ra cháy đang được điều tra rõ ràng. Đối tượng gây hỏa hoạn 
hiện bỏ trốn. 
 Ngay sau khi xảy ra cháy, lãnh đạo chính quyền và công an địa phương đã có 
mặt tại hiện trường để chỉ đạo khắc phục tình hình và bố trí tạm cư cho bà con bị hỏa 
hoạn. 
Nơi nhận: ĐỘI TRƯỞNG 
 33
- UBND quận, Công an quận; 
- Lưu: VT. 
 Chú ý: Đối với nhóm báo cáo đột xuất đòi hỏi phải đáp ứng thông tin khẩn cấp, 
về một sự việc bất thường, do đó báo cáo phải ngắn gọn. Loại này phải trả lời được 5 
câu hỏi: 
 - Cái gì đã xảy ra, xảy ra như thế nào? 
 - Xảy ra khi nào? 
 - Xảy ra ở đâu? 
 - Xảy ra đối với ai hoặc ai gây ra? 
 - Tại sao (nguyên nhân hay mức độ thiệt hại) 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Hãy trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác ngành hải quan năm 
2008. 
2.Trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 – 
2011 của trường Đại học V. 
3.Trình bày văn bản: Báo cáo nhanh về việc hoả hoạn tại phường X. 
4. Hãy trình bày biên bản: Hội nghị viên chức về việc thông qua quy chế 
chi tiêu nội bộ. 
 34
CHƯƠNG 5. SOẠN THẢO BIÊN BẢN 
1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BIÊN BẢN 
1.1. Khái niệm: 
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời 
gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi 
lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị. 
Trong quản lý Nhà nước, biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước có 
thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo trong quá trình điều 
hành thực hiện nhiệm vụ quản lý. 
 Biên bản là loại văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy 
ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật. 
 1.2. Phân loại biên bản 
 Nhìn từ bình diện chung nhất, hiện nay biên bản có hai loại: biên bản vụ việc và 
biên bản hội nghị. 
 - Biên bản vụ việc (biên bản ghi lại sự kiện, sự cố; Biên bản bàn giao, nghiệm 
thu, kiểm kê tài sản) là loại biên bản ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra có giá trị 
chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa trên cơ sở đó ban hành văn 
bản áp dụng pháp luật. 
Ví dụ: biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông 
đường bộ (hành vi vi phạm áp  ...  nhận nội dung đã ghi 
(có thể xác nhận từng trang). Cách này thường phù hợp đối với việc lập biên bản vụ 
việc. 
- Trong các sự kiện thông thường khác như: cuộc họp định kỳ, họp thảo luận 
nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét người soạn thảo lựa 
chọn cách ghi tổng hợp. Đây là cách thức ghi biên bản mà người soạn thảo chỉ cần ghi 
những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông 
thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính. Cách này người viết phải có khả năng 
tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin 
nếu có ý kiến trùng lặp chỉ cần tổng hợp những ý kiến đó lại làm cơ sở để cơ quan có 
thẩm quyền xem xét nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy 
diễn chủ quan. Cách này phù hợp khi viết biên bản hội nghị. 
2.2.3. Soạn thảo phần kết thúc của văn bản: 
Phần này người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn 
giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ 
ngàytháng năm. Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa 
chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác 
nhận. 
Mẫu Biên bản vụ việc 
CÔNG AN THÀNH PHỐ A 
ĐỘI CẢNH SÁT GIAO THÔNG SỐ 1 
Số:/BB - VPHC 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
A, ngày  tháng năm 
BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH 
 Hôm nay, hồi giờngày tháng năm 
Tại. 
Tôichức vụ 
Đơn vị. 
Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với.. 
Cư trú tại 
Nghề nghiệpsố CMND.đã có hành 
vi.vi phạm điểm, khoản điều Nghị định 
34/2010/NĐ-CP, ngày ..//2010 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành 
chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ. 
Các biện pháp ngăn chặn 
Tang vật, phương tiện vi phạm 
Lời khai của người vi phạm 
 37
Biên bản được lập thành bản, giao cho người vi phạm 01 bản và được đọc lại 
cho những người có tên trong biên bản cùng nghe. 
Biên bản được lập kết thúc vào hồih cùng ngày. 
NGƯỜI VI PHẠM NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN 
NGƯỜI LÀM CHỨNG NGƯỜI BỊ THIỆT HẠI 
 Biên bản hội nghị 
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
TRƯỜNG ĐH VINH 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm..... 
BIÊN BẢN 
Về hội nghị viên chức năm 2010 
Thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; 
Thành phần tham dự hội nghị: 
+ Chủ toạ: 
+ Thư ký: 
+ Đại biểu: 
Diễn diến của Hội nghị 
+ Khai mạc Hội nghị (ghi rõ hội nghị do ai khai mạc). 
+ Ban tổ chức giới thiệu chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội 
dung chính của hội nghị). 
+ Bầu đoàn chủ tịch và thư ký hội nghị 
+ Đại diện lãnh đạo đọc báo cáo tổng kết công tác của trường trong năm 
2010 (Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo; Tóm tắt nội dung báo cáo; Xem báo 
cáo kèm theo - nếu báo cáo thành văn). 
+ Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo 
Tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là 
ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp). Ghi những vấn đề mà Chủ tọa đưa 
ra thảo luận trước hội nghị. 
+ Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới (nếu có): Danh sách nhân sự đề cử 
(ghi họ tên); Danh sách trúng cử (biểu quyết bằng hình thức giơ tay tán thành hoặc 
phiếu kín). Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần 
thiết). 
+ Thông báo kết quả bầu 
+ Phần quyết nghị: là phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị 
và tỉ lệ đại biểu tán thành (biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín). 
 Nội dung quyết nghị thứ nhất là:  có  % tán thành. 
 Nội dung thứ hai là:  có  % tán thành. 
+ Đoàn chủ tịch tổng kết bế mạc hội nghị 
+ Phần kết luận: thư kí ghi tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời 
dự hội nghị hoặc lời bế mạc của chủ tọa và đọc công khai nội dung biên bản trước hội 
nghị để xác nhận. 
+ Thời điểm hội nghị bế mạc kết thúc hội nghị. 
 38
CHỦ TOẠ 
THƯ KÝ 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Khái niệm và phân loại biên bản. 
2. Trình bày mục đích sử dụng biên bản. 
3. Trình bày yêu cầu khi soạn thảo biên bản. 
4. Hãy trình bày văn bản: Biên bản vi phạm hành chính của đội cảnh sát giao 
thông số 3, Công an thành phố A. 
 39
CHƯƠNG 6. SOẠN THẢO THÔNG BÁO 
1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÔNG BÁO 
1.1. Khái niệm: 
Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động 
của cơ quan quản lý Nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các quyết định, 
mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền. Một số trường hợp thông báo còn dùng để 
thông tin nội dung, ý kiến chỉ đạo của cấp trên. 
 Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông tin, 
sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc nhằm 
thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. 
 1.2. Mục đích sử dụng thông báo 
 - Thông báo dùng để truyền đạt nội dung của một văn bản pháp luật, một tin 
tức, một sự việc cho các chủ thể có liên quan biết trong hoạt động quản lí. 
-Thông báo được sử dụng để giới thiệu một chủ trương, chính sách của nhà 
nước. 
 - Thông báo được các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các 
đơn vị trực thuộc hoặc cùng để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan khác. 
 1.3. Yêu cầu khi soạn thảo thông báo 
Thông báo là văn bản hành chính được các cơ quan, tổ chức dùng để truyền đạt 
thông tin. Để đảm bảo giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản 
này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau: 
- Thông tin trong thông báo phải đảm bảo trung thực, chính xác và kịp thời. 
- Nội dung của thông báo phải cụ thể, phải có trọng tâm, không cung cấp thông 
tin chung chung. 
 - Về văn phong của thông báo đòi hỏi người viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, 
không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm, thái độ thể hiện tính lịch sự trong 
quan hệ công tác như công văn hành chính. 
- Đối với thể thức ký thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan kí, 
mà các trưởng, phó các đơn vị cấp dưới có trách nhiệm về các lĩnh vực như: đào tạo ở 
các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính... ở các cơ quan được 
quyền ký và trực tiếp thông báo dưới hình thức kí thừa lệnh. 
 Lưu ý: Trong mọi trường hợp, thông báo không được sử dụng để thay thế các 
văn bản pháp luật khác như quyết định, chỉ thị... vì thông báo là hình thức văn bản 
không mang tính ra lệnh, bắt buộc. Ví dụ: thông báo cho cán bộ nghỉ hưu không dùng 
để thay cho quyết định nghỉ hưu... 
 2. SOẠN THẢO THÔNG BÁO 
Kết cấu (bố cục) của thông báo: 
- Quốc hiệu (tiêu ngữ). 
- Tên cơ quan ban hành thông báo. 
- Số và ký hiệu của thông báo (nếu có). 
- Địa danh và thời gian của thông báo 
- Tên văn bản. 
- Trích yếu nội dung của thông báo. 
- Nội dung của thông 
- Chữ kí và dấu 
- Nơi nhận. 
 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của thông báo. 
 40
 Hình thức của thông báo đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính 
khác. 
Hình thức của thông báo được thể hiện như sau: 
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 
TRƯỜNG ĐH VINH 
Số: . /TB - HCTH 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Nghệ An, ngày ...... tháng..... năm...... 
THÔNG BÁO 
Về kết luận của hiệu trưởng tại cuộc họp ngày thángnăm 
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
..................................................................................... 
Nơi nhận: 
- Các khoa, phòng, trung tâm; 
- Lưu: VT, HCTH. 
TL. HIỆU TRƯỞNG 
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 
 2.2. Cách thức soạn thảo nội dung của thông báo 
 Cũng giống như các văn bản hành chính thông thường khác, cơ cấu nội dung 
của thông báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận. 
 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của thông báo 
 Phần mở đầu người soạn thảo giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà 
không phải trình bày lý do hay mô tả tình hình như các văn bản hành chính khác. 
- Trong phần này người soạn thảo có thể nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có 
nội dung cần thông báo. Nếu thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, 
chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu 
những nội dung khái quát. 
 - Nếu cần thiết có thể đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định. 
 2.2.2. Soạn thảo phần nội dung chính của thông báo 
Nội dung chính của thông báo người soạn thảo trình bày nêu vấn đề cần thông 
báo một cách cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng . 
 Để thông báo mạch lạc, dễ hiểu, người soạn thảo có thể diễn đạt theo phần, mục 
của vấn đề cần đề cập trong nội dung chính. 
 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của thông báo 
 Trong phần này người soạn thảo nhắc lại nội dung chính, yêu cầu của thông báo 
để đối tượng liên quan thực hiện. 
 Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác 
định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. 
 * Tuỳ theo từng loại thông báo mà người soạn thảo xác định nội dung cho phù 
hợp để vận dụng linh hoạt cụ thể hoá trong từng loại thông báo. Nội dung của các 
thông báo có thể được soạn thảo như sau: 
 - Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị của 
cấp trên: 
 + Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; 
 + Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách...; 
 41
 + Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. 
 - Đối với thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp: 
 + Nêu thời gian cuộc họp, thành phần tham dự ; 
 + Tóm tắt nội dung, hội nghị, cuộc họp; 
 + Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; 
 + Nhắc lại và nhấn mạnh thông tin đã thông báo. 
 - Đối với thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy quản lý, lãnh 
đạo: thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính... 
 + Nêu rõ lý do thay đổi; 
 + Nội dung của sự thay đổi; 
 + Thời gian bắt đầu thực hiện; 
 + Nhắc lại nội dung chính và yêu cầu các đơn vị có liên quan thực hiện. 
 Trong những trường hợp trên đây, nhiều khi các cơ quan nhà nước sử dụng công 
văn trao đổi mà không ban hành thông báo. Giới hạn để lựa chọn thông báo hay công 
văn trao đổi là mức độ phổ cập (phạm vi) của vấn đề cần thông báo. Với thông báo 
phạm vi, đối tượng cần cung cấp thông tin rộng hơn công văn hành chính. 
Mẫu thông báo 
Ví dụ: Thông báo kết luận của lãnh đạo cấp trên 
VĂN PHÒNG 
CHÍNH PHỦ 
___________ 
Số: 309/TB-VPCP 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2009 
THÔNG BÁO 
Kết luận của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tại cuộc họp 
về việc triển khai thực hiện Quyết định số 97/2009/QĐ- TTg 
ngày 24 tháng 7 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ 
Ngày 24 tháng 9 năm 2009, tại Văn phòng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 
Nguyễn Tấn Dũng đã chủ trì cuộc họp để nghe báo cáo về việc triển khai thực hiện 
Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ 
về việc ban hành Danh mục các lĩnh vực cá nhân được thành lập tổ chức khoa học và 
công nghệ. Tham dự họp có đồng chí Trương Tấn Sang, Ủy viên Bộ Chính trị, Thường 
trực Ban Bí thư và đại diện lãnh đạo: Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Ngoại giao, Bộ 
Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Trung ương Đảng, 
Ban Tuyên giáo Trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Văn phòng Chính 
phủ. 
Sau khi nghe Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ báo cáo về tình hình triển 
khai thực hiện Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg, ý kiến của các đại biểu dự họp và phát 
biểu của đồng chí Thường trực Ban Bí thư Trương Tấn Sang, Thủ tướng Nguyễn Tấn 
Dũng kết luận như sau: 
1. Sau khi Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg 
ngày 24 tháng 7 năm 2009 về việc ban hành Danh mục các lĩnh vực cá nhân được 
thành lập tổ chức khoa học và công nghệ, dư luận chung là hoan nghênh việc ban hành 
Quyết định này, nhưng cũng có một số ý kiến cho là Quyết định ban hành chậm và 
không tán thành, đề nghị hoãn thi hành Quyết định này vì không đúng pháp luật. Thủ 
tướng Chính phủ đã trực tiếp lắng nghe và yêu cầu Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng 
 42
Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ nghiên 
cứu, rà soát kỹ lại tính hợp hiến, hợp pháp và trình tự, thủ tục ban hành Quyết định số 
97/2009/QĐ-TTg. 
Trên cơ sở thảo luận thống nhất với Bộ Khoa học và Công nghệ, Văn phòng 
Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng và sau khi báo cáo, được sự đồng ý của Bộ 
Chính trị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký văn bản khẳng định việc ban hành Quyết định 
số 97/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ là đúng pháp luật. 
2. Việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 7 năm 2009 
của Thủ tướng Chính phủ là cần thiết, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và đã có hiệu 
lực thi hành. Các Bộ, ngành, địa phương liên quan khẩn trương tổ chức thực hiện 
nghiêm Quyết định này. 
3. Bộ Khoa học và Công nghệ khẩn trương xây dựng, ban hành Thông tư hướng 
dẫn điều kiện và thủ tục đăng ký hoạt động đối với các tổ chức khoa học và công nghệ, 
trong đó có tổ chức khoa học và công nghệ do cá nhân thành lập, theo đúng Quyết 
định số 97/2009/QĐ-TTg và các văn bản pháp luật có liên quan. 
Cần lưu ý việc tổ chức phổ biến, giới thiệu rộng rãi và chỉ đạo tổ chức thực hiện 
nghiêm túc sau khi ban hành Thông tư hướng dẫn này. 
4. Giao Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chủ trì, cùng Bộ Khoa học và Công 
nghệ có hình thức xử lý thích hợp, đúng quy định của Đảng và Nhà nước đối với việc 
tự giải thể của Viện nghiên cứu phát triển (IDS) và những phát biểu thiếu tinh thần xây 
dựng của một số cá nhân thuộc Viện nghiên cứu phát triển (IDS). 
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chỉ đạo cơ quan chức năng thực hiện đúng 
các quy định của pháp luật hiện hành về việc chấm dứt hoạt động của Viện nghiên cứu 
phát triển (IDS) sau khi tổ chức này tự giải thể. 
5. Ủy quyền Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ có trả lời đến một số Đại sứ 
nước ngoài đã có văn thư gửi Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quyết định số 
97/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. 
Văn phòng Chính phủ thông báo để các cơ quan có liên quan biết, thực hiện./. 
 Nơi nhận: 
- Ban Bí thư Trung ương Đảng; 
- TTgCP, các PTTg (để b/c); 
- Các Bộ: KH&CN, NG, TP, CA, TT&TT; 
- Văn phòng Trung ương Đảng; 
- Ban Tuyên giáo Trung ương; 
- UBND thành phố Hà Nội; 
- VPCP: BTCN, các PCN, 
các Vụ: PL, NC, QHQT, TH, Cổng TTĐT; 
- Lưu: VT, KGVX (3) 
KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM 
PHÓ CHỦ NHIỆM 
 (Đã ký) 
Nguyễn Hữu Vũ 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Hãy trình bày văn bản: Thông báo về việc ban hành quy chế chi tiêu 
nội bộ của cơ quan A. 
2. Cách thức soạn thảo nội dung thông báo. 
 43
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, Trường Đại học Luật Hà Nội, 2010 
2. Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, TS Lưu Kiếm Thanh và TS Bùi Thị 
Đào, NXB Công an nhân dân, 2010 
3. Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản pháp luật, GS. TS Nguyễn Đăng 
Dung, NXB Kỹ Thuật, 2009. 
4. Cẩm nang soạn thảo văn bản hành chính, Hoàng Giang, NXB Kỹ thuật, 
2004