Mở rộng sự hiểu biết của doanh nghiệp về hệ thống kiểm soát nội bộ

Dương Phương Thảo Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 65(03): 33 - 37 
33 
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên  
MỞ RỘNG SỰ HIỂU BIẾT CỦA DOANH NGHIỆP VỀ 
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 
Dương Phương Thảo* 
Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh- ĐH Thái Nguyên 
TÓM TẮT 
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) luôn cần thiết và tất yếu cho hoạt động quản lý trong mỗi 
doanh nghiệp để đảm bảo tính trung thực, hợp lý của thông tin đặc biệt là thông tin kế toán; giúp 
cho doanh nghiệp bảo vệ tài sản và tránh những rủi ro. HTKSNB bao gồm rất nhiều yếu tố nhưng 
tựu thành ba bộ phận chính là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát (cơ chế 
kiểm soát). Ngoài những vấn đề bản chất của HTKSNB, bài viết còn chỉ rõ trong các yếu tố trên 
đâu là yếu tố quan trọng, những vấn đề cần chú ý để xây dựng và duy trì HTKSNB hữu hiệu cho 
doanh nghiệp. 
Từ khóa: Hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát, cơ chế kiểm soát, rủi ro, hữu hiệu 
Trong bất kỳ đơn vị nào, chức năng kiểm 
tra - kiểm soát trong quản lý luôn giữ một vai 
trò quan trọng và được thực hiện chủ yếu bởi 
hệ thống kiểm soát nộ bộ (KSNB). Hệ thống 
KSNB tồn tại trong mọi tổ chức, mọi doanh 
nghiệp, với mọi quy mô khác nhau, kể cả 
doanh nghiệp đã có quá trình hoạt động lâu 
dài cũng như doanh nghiệp mới thành lập. 
Tuy nhiên, việc các nhân viên trong doanh 
nghiệp biết về hệ thống này là rất ít. Đặc biệt 
đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, đến 
cả những nhà quản lý khi được hỏi về hệ 
thống KSNB cũng chưa hiểu biết được các 
chức năng, vai trò quan trọng của hệ thống 
này đối với doanh nghiệp của mình chính vì 
vậy mà chưa xây dựng được một hệ KSNB 
hữu hiệu cho doanh nghiệp. Điều đó cho thấy 
cần phải có một sự đổi mới tư duy trong quản 
lý, mở rộng tầm hiểu biết về hệ thống KSNB 
cho tất cả những người đang là nhân viên 
trong các doanh nghiệp, đặc biệt là những nhà 
quản lý doanh nghiệp. 
Bản chất hệ thống KSNB 
Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về hệ 
thống kiểm soát nội bộ. 
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 
400: Hệ thống KSNB là các qui định và các 
thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán 
xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn 
vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm 
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian 
 Tel: 0976848307 , Email: 
lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung 
thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử 
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [1,222]. 
Hệ thống KSNB bao gồm 3 bộ phận chính là 
môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các 
thủ tục kiểm soát [1,226]. 
 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát 
bao gồm những yếu tố bên trong doanh 
nghiệp (như nhận thức, quan điểm, sự quan 
tâm của những nhà quản lý của đơn vị đối với 
hệ thống KSNB; cơ cấu tổ chức; đội ngũ nhân 
sự và chính sách nhân sự; hệ thống kế hoạch 
và dự toán; bộ phận kiểm toán nội bộ) và 
những yếu tố bên ngoài đơn vị (như chính 
sách, pháp luật của nhà nước; chỉ đạo hoặc 
hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước; 
). Đây là bộ phận quan trọng trong hệ thống 
KSNB của doanh nghiệp bởi vì nó bao gồm 
tất cả các yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến 
hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các thủ 
tục kiểm soát và duy trì hoạt động kiểm soát 
trong doanh nghiệp. 
Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán 
và các thủ tục kế toán mà doanh nghiệp áp 
dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo 
cáo tài chính. Trong đó, quá trình lập và luân 
chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng 
trong công tác KSNB của đơn vị. 
Các thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ 
tục do lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập và chỉ 
đạo thực hiện trong doanh nghiệp nhằm đạt 
được mục tiêu quản lý cụ thể dựa trên 3 
nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm 
 Dương Phương Thảo Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 65(03): 33 - 37 
34 
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên  
nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và 
chế độ ủy quyền phê chuẩn. 
Theo cách tiếp cận từ các rủi ro, hệ thống 
KSNB của doanh nghiệp là hệ thống các cơ 
chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể 
hóa bằng các quy chế quản lý do ban lãnh 
đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro 
cho doanh nghiệp và đạt được mục tiêu của 
mình. Trong đó quy chế quản lý của doanh 
nghiệp được hiểu là tất cả những tài liệu do cấp 
có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá 
nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ 
phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp 
phải tuân thủ theo, nhằm cùng với doanh nghiệp 
đạt được mục tiêu đề ra. Hệ thống KSNB thiết 
lập theo chiều dọc là việc kiểm soát từng bộ 
phận, từng cá nhân; theo chiều ngang là việc 
kiểm soát từng quy trình, nghiệp vụ [4]. 
Như vậy, bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ 
là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện 
pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính 
sách và nỗ lực của mọi thành viên trong đơn 
vị nhằm giúp cho đơn vị tránh được những 
rủi ro trong mọi hoạt động của mình và có 
được những điều mong muốn. 
Sự cần thiết của hệ thống KSNB 
Tất cả các doanh nghiệp đều phải kiểm soát 
tốt đối với những nguồn lực mà mình bỏ ra. 
Vì vậy doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng 
cơ cấu tổ chức để phân định quyền hạn, trách 
nhiệm, chức năng nhiệm vụ cho từng bộ 
phận, từng thành viên, đặc biệt là bộ phận kế 
toán, tài vụ với những kế toán viên làm công 
việc hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh trong đơn vị; Phải xây dựng kế 
hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của 
mình; Đề ra các quy định về chế độ và các thủ 
tục thanh quyết toán Đồng thời là một thực 
tể kinh tế, hoạt động của doanh nghiệp đó 
nhất thiết đặt trong sự quản lý của các cơ 
quan quản lý nhà nước và tuân thủ theo các 
quy định, pháp luật, chính sách của Nhà nước. 
Tất cả các yếu tố trên đã thể hiện 3 bộ phận 
chủ yếu của hệ thống KSNB. Điều đó cho 
thấy sự tồn tại của hệ thống KSNB là tất yếu, 
khách quan và cần thiết cho hoạt động của bất 
kỳ doanh nghiệp nào. Trong các doanh nghiệp 
có sự tham gia của rất nhiều thành viên, với 
những lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể cùng 
tồn tại song hành nhưng có khi lại trái ngược 
nhau. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, 
dễ dẫn đến việc người lao động vì quyền lợi 
riêng của mình mà làm những điều thiệt hại 
đến lợi ích chung của doanh nghiệp, của người 
sử dụng lao động. Làm thế nào có thề phân 
quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một 
cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ 
dựa trên cảm tính? Trong doanh nghiệp có 
nhiều hoạt động, các hoạt động có thể lặp đi 
lặp lại, diễn ra liên tục. Với khối lượng công 
việc nhiều như vậy làm thế nào nhà quản lý 
có thể nắm bắt, kiểm soát được để xử lý, ra 
quyết định quản lý nếu không có HTKSNB. 
Theo một số quan niệm thì “các nhà quản lý 
là những người chỉ lo mà không làm". Vậy 
công cụ nào giúp các nhà quản lý không phải 
tham gia trực tiếp vào từng công việc mà vẫn 
đảm bảo rằng hoạt động đó diễn ra một cách 
thuận lợi, hợp lý hợp pháp và đạt hiệu quả? 
Tất cả những điều trên chỉ có thể được giải 
quyết bằng hệ thống kiểm soát nội bộ. 
Như vậy, nhờ có hệ thống KSNB nhà quản lý 
đơn vị có thể thực hiện được sự kiểm soát lên 
tất cả các hoạt động đặc biệt là hoạt động tài 
chính kế toán nhằm đạt được các mục tiêu quản 
lý, chính vì vậy đơn vị hoạt động có hiệu quả 
hơn. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 
sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: 
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế 
toán và báo cáo tài chính của công ty; 
Giảm bớt rủi ro gian lận đối với công ty do 
bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; 
Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân 
viên mà có thể gây tổn hại cho công ty; 
Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và 
quy trình kinh doanh của công ty; 
Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không 
định trước. [2] 
Đâu là yếu tố quan trọng của hệ thống 
kiểm soát nội bộ 
Đối với doanh nghiệp đã có thời gian hoạt 
động lâu dài, điều quan trọng là phải kiểm 
soát sự duy trì các thủ tục, chính sách một 
cách có hiệu quả ở phạm vi toàn bộ doanh 
nghiệp. Ngoài ra cần hoàn thiện các thủ tục 
kiểm soát sao cho phù hợp tối ưu với tình 
hình thực tế nếu có thay đổi. 
 Dương Phương Thảo Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 65(03): 33 - 37 
35 
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên  
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập phải 
chú trọng đến việc hoàn thiện môi trường 
kiểm soát, đồng thời chủ động tìm hiểu các 
thủ tục kiểm soát chung cũng như của các đơn 
vị bạn rồi xây dựng cho phù hợp với hoạt 
động của đơn vị mình. 
Như vậy, có thể nói có hai yếu tố đặc biệt 
quan trọng trong hệ thống KSNB của mỗi 
doanh nghiệp đó là cơ chế kiểm soát và yếu 
tố quản lý. 
Cơ chế kiểm soát 
Cơ chế kiểm soát là các thủ tục được xác lập 
nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi 
ro. Các cơ chế kiểm soát phải được "luật hóa" 
thành quy chế quản lý, được thể hiện bằng 
văn bản rõ ràng, cụ thể. Hay có thể nói cơ chế 
kiểm soát là "mặt chìm" còn quy chế quản lý 
là mặt nổi của hoạt động kiểm soát. Các cơ 
chế kiểm soát (thủ tục kiểm soát) như: 
Phê duyệt: Là việc cho phép hay chấp nhận 
vấn đề gì đó xảy ra. Doanh nghiệp phải quy 
định rõ về cấp phê duyệt (người có đúng 
thẩm quyền), cơ sở của phê duyệt, dấu hiệu 
của phê duyệt và cấp ủy quyền. Thủ tục này 
cần lưu ý: Tránh chồng chéo làm tăng phiền 
phức, mất thời gian, ảnh hưởng tới tiến độ 
và hiệu quả công việc. 
Thủ tục định dạng trước: Là việc áp dụng 
chương trình máy tính vào công tác quản lý. 
Đây là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không 
cho phép xử lý bất cứ nghiệp vụ nào nếu các 
yêu cầu không được tuân thủ đầy đủ, chính 
xác. Nhưng nhược điểm của thủ tục này là 
nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt. 
Thủ tục báo cáo bất thường: Tất cả các cá 
nhân, bộ phận trong doanh nghiệp phải có 
trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất 
thường, bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi 
nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận 
của mình cũng như doanh nghiệp nếu có liên 
quan tới hoạt động của doanh nghiệp. Khi đó 
doanh nghiệp phải có quy định cụ thể như thế 
nào là bất thường, thế nào là bất hợp lý, thế 
nào là đáng lưu ý và người có trách nhiệm 
tiếp thu và xử lý các bất thường này. 
Thủ tục bảo vệ tài sản: Là tất cả các hoạt 
động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu 
các rủi ro đối với tài sản như: mất mát, hư 
hỏng, lãng phí, phá hoại, lạm dụng. Các thủ 
tục như: quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ 
quản lý, sử dụng, bảo vệ nhằm hạn chế tiếp 
cận tài sản; thủ tục kiểm kê tài sản; sử dụng 
các thiết bị quan sát 
Thủ tục bất kiêm nhiệm: Là việc phân tách 4 
chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản, 
ghi nhận. Thực hiện thủ tục này nhằm tăng 
cường sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ 
phận, các cá nhân. Một nghiệp vụ phải có sự 
phân chia trách nhiệm thực hiện cho nhiều bộ 
phận để giảm thiểu gian lận. 
Thủ tục đối chiếu: Là việc so sánh đối chiếu 
số liệu, thông tin giống nhau được thể hiện ở 
các bộ phận, các cá nhân đảm nhiệm khác 
nhau. Thực hiện thủ tục này nhằm ngăn ngừa 
gian lận, sai sót trong ghi chép và xử lý các 
nghiệp vụ. Cần lưu ý phải quy định rõ thời 
gian đối chiếu cho phù hợp đảm bảo tính kịp 
thời, nếu có sự khác biệt phải điều tra rõ và 
phải có người độc lập theo dõi việc đối chiếu. 
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: Là việc lượng hóa 
các mục tiêu cho từng cá nhân, bộ phận, sau 
đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu đã đặt ra 
thông qua một hệ thống tính toán, báo cáo 
định kỳ. 
Thủ tục kiểm tra theo dõi: Việc kiểm tra, theo 
dõi có thể do ban giám đốc tự thực hiện (nếu 
đơn vị nhỏ), hoặc giao cho một cá nhân hoặc 
một bộ phận tiến hành kiểm tra và theo dõi 
thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất (kiểm 
toán nội bộ). 
Yếu tố quản lý 
Những nhà quản lý doanh nghiệp là người 
trực tiếp hoặc chịu trách nhiệm về việc xây 
dựng và duy trì hệ thống KSNB trong doanh 
nghiệp. Chính vì vậy, trình độ chuyên môn 
nghiệp vụ, cũng như năng lực, kinh nghiệm 
quản lý của họ ảnh hưởng lớn tới chất lượng 
hệ thống KSNB được xây dựng, ảnh hưởng 
tới tính hữu hiệu trong triển khai và duy trì hệ 
thống này. Nhà quản lý phải có "tâm" có 
"tài", không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn 
biết cách làm và làm tới cùng. Khi đã xây 
dựng và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ, 
nhà quản lý kiểm soát mọi hoạt động bằng 
quy chế và cơ chế, khi đó nhà quản lý sẽ 
không "làm" mà chỉ "lo" 2 vấn đề chính, thứ 
nhất là chiến lược và kiểm tra việc thực hiện 
chiến lược; thứ 2 là bảo vệ công ty bằng các 
 Dương Phương Thảo Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 65(03): 33 - 37 
36 
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên  
hoạt động đối ngoại chứ ko phải đối thủ. Để 
triển khai thành công hệ thống KSNB, nhà 
quản lý phải quản lý bằng kinh nghiệm và 
lòng tin, làm sao tạo ra sự đồng thuận trong 
toàn doanh nghiệp. 
Một số gợi ý để có hệ thống kiểm soát nội 
bộ hữu hiệu 
Khi doanh nghiệp triển khai hệ thống KSNB 
mới thì nhất thiết các nhà quản trị doanh 
nghiệp đó phải tiến hành dựa trên nguyên tắc 
"không ép buộc nhân viên mà phải thuyết phục 
trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới đến 
lợi ích của công ty và lợi ích của chủ doanh 
nghiệp" để không những gặp phải sự phản ứng 
tiêu cực, sự e ngại mà lại được sự đồng lòng 
hưởng ứng của nhân viên. 
Mọi doanh nghiệp luôn phải quan tâm trước 
tiên đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức của 
doanh nghiệp mình và xây dựng hệ thống quy 
chế quản lý hoàn chỉnh. Một cơ cấu tổ chức 
tốt phải đảm bảo việc phân định trách nhiệm, 
quyền hạn rõ ràng, không có sự chồng chéo 
và đảm bảo bao quát tất cả các hoạt động của 
doanh nghiệp. Việc xây dựng quy chế của 
một doanh nghiệp phải là sự tham gia của một 
nhóm người hiểu rõ về mục tiêu và đặc điểm 
của doanh nghiệp, thuê chuyên gia nếu cần 
thiết nhưng phải có sự tham gia của người 
đứng đầu mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. 
Các nhân viên của doanh nghiệp là người 
thực hiện những quy chế đã xây dựng vì 
vậy doanh nghiệp phải chú tâm đến việc 
truyền đạt những quy chế đã ban hành cho 
toàn thể nhân viên của mình hiểu, nắm chắc 
và thực hiện cho đúng, đặc biệt là đối với 
những nhân viên mới. 
Để có hệ thống KSNB hữu hiệu, các nhà 
quản lý doanh nghiệp không được thỏa mãn 
với hệ thống kiểm soát hiện tại đã thiết lập 
mà phải thường xuyên đánh giá hệ thống 
KSNB và cập nhật rủi ro để điều chỉnh hệ 
thống KSNB. Đánh giá hệ thống KSNB 
theo các mức độ như sau: 
Không có hệ thống quy chế quản lý hoàn 
chỉnh, hoặc có nhưng manh mún. 
Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy 
đủ, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các 
cơ chế kiểm soát. 
Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy 
đủ và trong các quy chế có chứa đựng hầu hết 
các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quản 
lý này không được thực hiện triệt để và do đó 
các cơ chế kiểm soát không được vận hành. 
Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy 
đủ trong các quy chế có chứa đựng hầu hết 
các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quản lý 
này được thực thi triệt để và do đó các cơ chế 
kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu. 
Đối với mỗi mức độ như trên, nhà quản lý 
doanh nghiệp sẽ phải có những biện pháp 
điều chỉnh cho phù hợp. Qua mỗi lần đánh 
giá, điều chỉnh, hệ thống KSNB sẽ dần đi vào 
hoàn thiện và hiệu quả hơn. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1] Bộ Tài chính (2005), Các văn bản pháp luật về 
kiểm toán, Nxb Tài chính 
[2] Mekong Capital (2004), Giới thiệu về Kiểm 
soát nội bộ 
[3] GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (2005), Giáo 
trình lý thuyết kiểm toán, Nxb Tài chính, Hà Nội 
[4] 
co-che-kiem-soat/ 
WIDENING THE UNDERSTANDING OF ENTERPRISES ABOUT INTERNAL 
CONTROL SYSTEM 
 Duong Phuong Thao 
Economics and Business Administration - Thai Nguyen University 
 Tel: 0976848307 , Email: 
 Dương Phương Thảo Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 65(03): 33 - 37 
37 
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên  
SUMMARY 
Internal control system (ICS) is necessary and indispensable for the management activities of each 
enterprise to ensure the trueful, and resonable of information, especially accounting information; 
help enterprises save its assests and avoid risks. Internal control system includes many factors, 
however, three main factors are environmental control, accounting system, and procedural control. 
Not only basic problems about nature of internal control system, but also this paper analyzes thoes 
factors which are important factors, some attentive problems in order to build and maintain 
effectively internal control sytem for enterprises. 
Keywords: Internal control system, enviromental control, procedural control, risk, effectiveness.