Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện khoa học xã hội: Thành công và tồn tại

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 29
Tóm tắt: Khái quát quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông 
tin-thư viện tại Th ư viện Khoa học Xã hội. Trình bày một số kết quả và hạn chế trong 
công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Th ư viện và đề xuất giải 
pháp khắc phục hạn chế.
Từ khóa: Ứng dụng CNTT; thông tin-thư viện; khoa học xã hội; Th ư viện Khoa học 
Xã hội.
Information technology application at the Library of the Academy of Social Sciences: 
achievements and limitations
Abstract: Th e article introduces the overall process of applying information technology 
in implementing information-library activities at the Library of the Academy of the 
Social Sciences. It also introduces the achievements and limitations of the application as 
well as proposing solutions to mitigate the limitations.
Keywords: Information technology application; information-library; social sciences; 
social sciences library.
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN 
KHOA HỌC XÃ HỘI: THÀNH CÔNG VÀ TỒN TẠI 
Th S Nguyễn Lê Phương Hoài
Viện Th ông tin Khoa học Xã hội
Mở đầu
Công nghệ thông tin (CNTT) phát triển 
mạnh mẽ và ứng dụng vào mọi ngành, mọi 
lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội. Th ư 
viện Khoa học Xã hội (TVKHXH) được 
thành lập từ năm 1975 và là thư viện chuyên 
ngành lớn nhất trong nước về khoa học xã 
hội. Th ư viện bắt đầu quá trình ứng dụng 
CNTT vào hoạt động thông tin-thư viện 
(TT-TV) từ năm 1990 cùng với việc sử 
dụng máy tính trong việc tạo lập các cơ sở 
dữ liệu (CSDL) thư mục chuyên đề. Kể từ 
đó, hoạt động thư viện có nhiều chuyển biến 
tích cực, dây chuyền thư viện được tin học 
hóa, đặc biệt trong xây dựng các CSDL thư 
mục (cập nhật mới và hồi cố), tìm tin trên 
máy tính, Từ giai đoạn 2010 đến nay, việc 
ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV 
tại TVKHXH mới thực sự mạnh mẽ với việc 
xây dựng trang thông tin điện tử CSDL toàn 
văn và số hóa tài liệu, ứng dụng phần mềm 
quản lý thư viện, phát triển nguồn lực thông 
tin số, triển khai nhiều dự án thư viện hiện 
đại. Bài viết trình bày một số kết quả và hạn 
chế trong công tác ứng dụng CNTT trong 
hoạt động của TVKHXH và đề xuất giải 
pháp khắc phục hạn chế.
1. Khái quát quá trình ứng dụng công 
nghệ thông tin trong hoạt động thông 
tin-thư viện tại Th ư viện Khoa học Xã hội 
Quá trình ứng dụng CNTT tại TVKHXH 
được bắt đầu từ năm 1990 đến nay vừa tròn 
25 năm, có thể chia ra các giai đoạn như sau:
1.1. Giai đoạn 1990-2000
Từ đầu những năm 1990, TVKHXH đã 
30 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
bắt đầu ứng dụng CNTT vào hoạt động 
thư viện với việc xây dựng hệ thống CSDL 
thư mục gồm: CSDL sách TV từ năm 1974, 
CSDL sách cổ QTO và LATIN, CSDL bài 
tạp chí, CSDL Hương ước, CSDL Th ần tích 
thần sắc, CSDL mục lục tạp chí [Vương 
Toàn, 2005]. Các CSDL này được xây 
dựng trên nền tảng ứng dụng phần mềm 
CDS-ISIS for Windows. Đến năm 1998, 
các CSDL của TVKHXH cùng nhiều CSDL 
bài báo tạp chí đặt mua của Công ty Xuất 
nhập khẩu Sách báo Xunhasaba, các CSDL 
trên đĩa CD-ROM đã được đưa lên phục vụ 
bạn đọc trên mạng LAN. Cũng trong thời 
gian này, TVKHXH đã xây dựng CSDL tích 
hợp nhiều ngôn ngữ tiếng Việt, Latin, Nga, 
Hán nhằm thông báo cho bạn đọc biết vốn 
sách mới nhập về Viện KHXH Việt Nam, 
Từ CSDL này, ấn phẩm Th ông báo sách mới 
nhập được phát hành hằng tháng. Việc ứng 
dụng CNTT ở TVKHXH giai đoạn này mới 
chỉ là bước khởi đầu. Việc nhập hồi cố vào 
CSDL các loại tài liệu mà Th ư viện đang lưu 
giữ mới chỉ ở mức khiêm tốn. Trong khi đó, 
nhiều nguồn tin chưa được tổ chức khai 
thác. Th ư viện chưa xây dựng được nhiều 
cầu nối giữa người dùng tin và nguồn tin 
thư viện thông qua ngôn ngữ tìm tin.
1.2. Giai đoạn 2001-2010
Những năm đầu của giai đoạn 
2001-2010, TVKHXH xây dựng, hoàn thiện 
hệ thống CSDL thư mục thông qua việc sử 
dụng chương trình CDS-ISIS với các nhãn 
trường của MARC21. Năm 2002, Th ư viện 
chuyển sang sử dụng Chương trình quản 
trị thư viện LIBOL 5.0 của Công ty Tin học 
Tinh Vân. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác 
nhau, TVKHXH cùng với 27 thư viện của 
27 viện nghiên cứu thuộc Viện KHXH Việt 
Nam vẫn sử dụng phần mềm CDS-ISIS. 
Các dữ liệu được tích hợp để bạn đọc khai 
thác bằng phần mềm CDS-ISIS và Libol 5.0. 
Năm 2003, Th ư viện kết nối mạng Internet 
phục vụ bạn đọc khai thác các thông tin trên 
Internet. Năm 2005, Th ư viện đưa trang 
Web riêng vào hoạt động. Năm 2008, Th ư 
viện xây dựng giao diện web tích hợp, quản 
trị và phục vụ khai thác trên mạng Internet 
các CSDL. Các năm 2008-2012, Th ư viện 
tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và mở rộng hệ 
thống CSDL thư mục: Bài trích tạp chí tiếng 
nước ngoài tại TVKHXH (2009-2010). Đĩa 
hát; Biển đảo ở Biển Đông; Biên giới phía Tây 
và Tây nam; Bản đồ, tạp chí Anh, Pháp về 
Việt Nam và Đông Dương, Hương ước, ảnh 
về Campuchia tại TVKHXH (2011-2012)... 
Cũng trong giai đoạn này, TVKHXH đã bắt 
đầu triển khai số hóa tài liệu từ năm 2008 
và đặt mục tiêu xây dựng Th ư viện số Khoa 
học xã hội vào năm 2020. Nhiều chương 
trình số hóa tài liệu đã được thực hiện, 
như: “Assessment and preservation of the 
old Vietnamese; École Française d’Extrême 
Orient archive in ancient ideographic Nôm 
script”, năm 2008-2010; liên kết hợp tác với 
Đại học Temple và Th ư viện Anh thực hiện 
chương trình British Library Endangered 
Archives Programme 219; “Số hoá tư liệu cổ, 
quý hiếm được lưu giữ từ trước 1957: Ả nh 
chụp trước 1957, sắc phong, tài liệu quý hiếm 
các ngữ”.
1.3. Giai đoạn 2011 đến nay
Tiếp nối các chương trình phát triển tài 
liệu số của giai đoạn trước, năm 2011-2012 
TVKHXH thực hiện một số dự án, như: 
“Xây dựng CSDL tư liệu trước năm 1957: bản 
đồ, bài trích tạp chí, hương ước, ảnh tại Th ư 
viện KHXH”. Năm 2011-2013, Dự án “Nâng 
cao chất lượng quản lý và phục vụ khai thác 
các kho tư liệu tại Th ư viện Khoa học xã hội- 
Viện Th ông tin Khoa học xã hội” đã số hóa 
khoảng 418.000 trang tài liệu tạo ra các bộ 
sưu tập toàn văn Hương Ước, Hương Ước 
Nôm, Th ần Tích Th ần Sắc. Đây là những tài 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 31
liệu độc bản, viết tay, mang giá trị đặc biệt 
quan trọng về văn hóa và lịch sử. Cuối năm 
2012, TVKHXH chuyển sang trụ sở mới 
tại số 1b Liễu Giai với cơ sở vật chất được 
xây mới khang trang, rộng rãi. Trang thiết 
bị được đầu tư hiện đại với 3 máy chủ cùng 
hệ thống máy trạm hiện đại phục vụ việc 
quản lý toàn bộ hoạt động trong dây chuyền 
hoạt động của thư viện, thiết bị số hóa, ứng 
dụng các giải pháp công nghệ hiện đại nhất. 
Giai đoạn này, TVKHXH tiếp tục xây dựng, 
hoàn thiện và mở rộng hệ thống CSDL. Năm 
2013, Th ư viện xây dựng CSDL Bài tạp chí 
L’eveil Economique de l’Indochine 1917-1934. 
Năm 2014, Th ư viện hoàn thiện CSDL Kho 
tư liệu Mỹ và Microfi lm, xây dựng CSDL 
Khu vực Đông Nam Á trong chiến lược toàn 
cầu của Mỹ và Trung Quốc. Cũng trong năm 
này, TVKHXH đầu tư bổ sung các CSDL 
online ProQuest Central, tài liệu KH&CN 
Việt Nam, báo cáo kết quả nghiên cứu, Credo 
Reference và chia sẻ quyền truy cập tới 3 TV 
khác trong Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 
Năm 2015, Thư viện cập nhật CSDL Bài trích tạp 
chí tiếng Anh mới xuất bản. Song song với việc xây 
dựng, phát triển CSDL, bổ sung trang thiết bị CNTT, 
Thư viện đã xây dựng trang web TVKHXH ở địa chỉ 
 với nhiều modul 
tiện ích. Năm 2013, TVKHXH đầu tư phần 
mềm Millennium của Innovative Interfaces 
giúp người dùng tin truy cập, khai thác các 
CSDL của Th ư viện dễ dàng, thuận tiện. 
Cũng năm 2013, TVKHXH trang bị máy 
quét mã vạch, cổng từ và dán barcode, dán 
chỉ từ cho một số sách mới tại phòng Đọc 
mở. Cùng với việc ứng dụng phần mềm 
quản lý thư viện hiện đại, TVKHXH từng 
bước áp dụng các chuẩn, quy tắc nghiệp 
vụ. Th áng 9/2014, để chuẩn hóa hoạt động 
thư viện nói chung, hoạt động biên mục tài 
liệu nói riêng, TVKHXH đã lựa chọn và sử 
dụng chuẩn biên mục Anh-Mỹ AACR2 để 
biên mục tài liệu trong giai đoạn hiện nay. 
Đầu năm 2015, lãnh đạo TVKHXH quyết 
định nghiên cứu và áp dụng Khung phân 
loại Dewey ấn bản 23 đầy đủ vào công tác 
phân loại tài liệu. 
2. Th ành công và tồn tại của Th ư viện 
Khoa học Xã hội sau 25 năm ứng dụng 
công nghệ thông tin trong hoạt động 
thông tin-thư viện
2.1. Một số kết quả đạt được
Nhìn lại 25 năm của quá trình ứng dụng 
CNTT, TVKHXH đã đạt được một số kết 
quả khả quan như sau:
Th ứ nhất, TVKHXH đã xây dựng, phát 
triển nhiều CSDL. Rất nhiều chương trình 
xây dựng và hoàn thiện CSDL thư mục đã 
được thực hiện. Hiện nay, hầu hết các loại 
tài liệu của Th ư viện đều đã được quản lý 
và đưa vào CSDL thư mục. Hệ thống CSDL 
thư mục gồm 16 CSDL với khoảng 600.000 
biểu ghi [Lê Th ị Lan, 2015]. Từ cuối năm 
2013, hệ thống các CSDL thư mục được 
tích hợp vào phần mềm Millennium cho 
phép bạn đọc tra cứu trực tuyến qua địa chỉ
 Số hóa tài 
liệu, xây dựng CSDL toàn văn là mục tiêu 
chủ yếu của Th ư viện trong tiến trình ứng 
dụng CNTT. Th ư viện chủ trương từng bước 
xây dựng kho tài liệu số hóa phục vụ mục 
tiêu đổi mới, nâng cao chất lượng nghiên 
cứu khoa học. Số hóa tài liệu trở thành một 
trong những hoạt động trọng điểm của thư 
viện. Nhiều dự án, chương trình số hóa toàn 
văn tài liệu đã được thực hiện. Đến nay, kho 
tài liệu số của TVKHXH đã có khoảng một 
triệu trang tài liệu [Lê Th ị Lan, 2015]. Chủ 
yếu nguồn tài liệu số toàn văn do số hóa từ 
các bộ sưu tập đặc biệt của TVKHXH: Sắc 
phong, Hương ước, Hương ước Nôm, Th ần 
sắc Hán Nôm, Ảnh, Đề tài nghiên cứu, Tin 
nhanh- tin đặc biệt. Các bộ sưu tập khác 
32 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
đang được tiến hành số hóa như OCTO, 
Hán Nôm, Công báo Một số bộ sưu tập 
được số hóa từ 3-15 trang nhằm đưa thông 
tin sơ lược của cuốn sách như: Bộ sưu tập 
Trung Quốc cổ, Nhật Bản cổ. Những tài liệu 
đưa vào số hóa chủ yếu là những bộ sưu tập 
do Viện Viễn Đông Bác cổ (EFEO) bàn giao 
lại cho phía Việt Nam vào năm 1957.
Thứ hai, TVKHXH đã bổ sung nhiều CSDL 
trực tuyến (online). Trước đây nguồn tài liệu số 
của thư viện có được chỉ là các CD-ROM. Năm 
2014, Th ư viện đã có quyết định phù hợp với 
xu thế của thư viện hiện đại đó là bổ sung các 
CSDL online và chia sẻ quyền truy cập tới ba 
thư viện khác trong Viện Hàn lâm KHXH Việt 
Nam. Song song với việc xây dựng, phát triển 
CSDL, bổ sung trang thiết bị CNTT, Th ư viện 
đã xây dựng trang web TVKHXH ở địa chỉ 
 với nhiều modul 
tiện ích: ngoài việc giới thiệu về Th ư viện, các 
trang tin tức hoạt động chung, các thông tin 
tải từ Internet, nội dung các bản tin điện tử 
của thư viện, thư điện tử, forum đặc biệt là 
có thể tìm Bản tin phục vụ nghiên cứu theo dữ 
liệu thư mục. Bên cạnh đó, phân hệ OPACcủa 
phần mềm quản lý thư viện Millennium 
 giúp người 
dùng tin truy cập, khai thác các CSDL của 
Th ư viện dễ dàng, thuận tiện. 
Th ứ ba, TVKHXH đã xây dựng được hạ 
tầng CNTT hiện đại. Với sự đầu tư của Nhà 
nước, Th ư viện đã xây dựng hạ tầng CNTT 
hiện đại với ba máy chủ cùng hệ thống máy 
trạm hiện đại phục vụ việc quản lý toàn bộ 
hoạt động trong dây chuyền hoạt động của 
thư viện, đáp ứng yêu cầu về phát triển thư 
viện điện tử. Đặc biệt trong khuôn khổ của 
những chương trình phát triển tài liệu số, 
TVKHXH đã được đầu tư có chiều sâu về 
thiết bị số hóa, ứng dụng các giải pháp công 
nghệ hiện đại nhất. Các trang bị thiết bị số 
hóa của thư viện khá đa dạng và hiện đại 
phù hợp với các kích thước tài liệu trong Th ư 
viện. Bao gồm: máy ảnh kỹ thuật số Sony, 
bàn chụp chữ V, máy scan A4, máy scan A3, 
máy Scan Robot, máy scannap SV600. Các 
thiết bị scan này đều cho đa dạng các dạng 
ảnh như TIFF, JPEG, PDF với độ phân 
giải lên tới 600ppi. Cùng với đó, TVKHXH 
đầu tư các thiết bị lưu trữ gồm hệ thống lưu 
trữ Storage và các ổ cứng cắm ngoài có dung 
lượng từ 1TB đến 4TB. Th iết bị Storage lưu 
trữ có dung lượng 12TB là lựa chọn tốt nhất 
để lưu trữ tài liệu số. 
Th ứ tư, phần mềm quản lý thư viện đã 
được đổi mới và hiện đại hóa. Nhờ sự tư vấn 
giúp đỡ của các chuyên gia CNTT, sự hợp tác 
chặt chẽ của công ty phần mềm, sau khi cân 
nhắc, thử nghiệm, TVKHXH đã lựa chọn sử 
dụng phần mềm Millennium của Innovative 
Interfaces giúp người dùng tin truy cập, khai 
thác các CSDL của thư viện dễ dàng, thuận 
tiện. Đây là phần mềm có đầy đủ các phân 
hệ, tính năng như OPAC, bổ sung, biên mục, 
lưu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, báo 
cáo thống kê. Millennium hỗ trợ hoàn toàn 
MACR21, AACR2, DDC và các tiêu chuẩn 
quốc tế về thư viện, có khả năng hoạt động 
với số lượng biểu ghi lớn, liên kết qua cổng 
Z39.50 và việc nhập, xuất tài liệu theo lô với 
tệp tin theo chuẩn ISO 2709. 
Th ứ năm, các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ 
hiện đại đã được áp dụng trong hoạt động 
TT-TV. Cùng với việc ứng dụng phần mềm 
quản lý thư viện hiện đại, TVKHXH đã từng 
bước áp dụng các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ. 
Trong công tác Phân loại tài liệu, bảng phân 
loại BBK đã được cán bộ phòng Phân loại bổ 
sung chỉnh lý và được sử dụng trong công 
tác phân loại tài liệu tại TVKHXH cho đến 
2015; từ đầu năm 2015, Th ư viện nghiên cứu 
và áp dụng Khung phân loại Dewey ấn bản 
23 đầy đủ vào công tác phân loại tài liệu. 
Trong công tác Biên mục tài liệu, sau khi Bộ 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 33
Khoa học và Công nghệ đã ban hành tiêu 
chuẩn Việt Nam TCVN 7539-2005: Th ông 
tin và tư liệu MARC21 cho dữ liệu thư mục, 
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam áp dụng 
tiêu chuẩn này vào xây dựng CSDL thư mục 
dùng chương trình CDS-ISIS với các nhãn 
trường của MARC21. Cùng với đó, chuẩn 
biên mục ISBD được áp dụng tại Th ư viện 
để xử lý tài liệu từ năm 2005 đến tháng 
8/2014. Từ tháng 9/2014, TVKHXH đã lựa 
chọn và sử dụng chuẩn biên mục Anh-Mỹ 
AACR2 để biên mục tài liệu trong giai đoạn 
hiện nay.
Th ứ sáu, công nghệ mã vạch, thẻ từ đã 
được đưa vào hoạt động. Việc ứng dụng 
công nghệ mã vạch, thẻ từ mang lại hiệu 
quả thiết thực, làm giảm đáng kể thời gian, 
sức lao động của cán bộ thư viện, đồng thời 
giúp Th ư viện quản lý tài liệu, quản lý bạn 
đọc dễ dàng, chính xác. Ứng dụng công 
nghệ mã vạch không chỉ thiết thực cho 
công tác phục vụ bạn đọc mà còn mang đến 
cho Th ư viện một bộ mặt, diện mạo mới. 
Năm 2013, TVKHXH trang bị máy quét mã 
vạch, cổng từ, tiến hành dán mã vạch, dán 
chỉ từ cho sách mới tại phòng Đọc mở.
2.2. Một số tồn tại
Có thể nói, quá trình ứng dụng CNTT 
tại TVKHXH đã thu được nhiều kết quả, 
làm thay đổi và hiện đại hóa thư viện. Tuy 
nhiên, việc thực hiện công việc vào trong 
tiến trình ứng dụng CNTT còn bộc lộ 
những tồn tại. 
Th ứ nhất, chất lượng CSDL còn hạn chế. 
Trong các CSDL thư mục nhiều từ khóa, chỉ 
số phân loại, tóm tắt nội dung chưa thống 
nhất. CSDL toàn văn mới chỉ được đưa ra 
sử dụng trên mạng LAN, chưa truy cập 
được qua mạng Internet. Dữ liệu số được 
cung cấp cho bạn đọc khi có yêu cầu cung 
cấp fi le hoặc in ấn. Nguồn tài liệu online 
mua quyền truy cập thông qua Liên hợp 
Th ư viện Việt Nam về nguồn tin khoa học 
công nghệ chưa thực sự phù hợp hoàn toàn 
với nhu cầu của cán bộ nghiên cứu KHXH 
vì đây là CSDL đa ngành nên tỷ lệ tài liệu 
KHXH có trong CSDL chỉ chiếm khoảng 
50% [Nguyễn Lê Phương Hoài, 2015].
Th ứ hai, chi phí cho phần mềm quản 
trị thư viện số hiện đại, kết nối được tất cả 
nguồn tài nguyên số hiện có và được sản 
sinh trong tương lai, phục vụ tài liệu số cho 
độc giả qua mạng Internet là khá cao và tốn 
kém. Việc vận hành một hệ thống thiết bị 
CNTT như máy chủ, hệ thống lưu trữ, 
trong điều kiện nguồn lực con người hiện 
có đang là một khó khăn mà TVKHXH 
phải tìm cách khắc phục trong thời gian tới. 
Th ực tế, TVKHXH đã từng thử nghiệm sử 
dụng phần mềm quản trị tài nguyên số mã 
nguồn mở GreenStone. Tuy nhiên, kết quả 
thử nghiệm chưa được đưa vào sử dụng 
chính thức vì phần mềm được đánh giá là 
không đáp ứng yêu cầu và quy mô tài liệu 
của thư viện. Bài toán tìm kiếm một phần 
mềm phù hợp với kho tài liệu số sẽ còn là 
vấn đề mà TVKHXH phải giải quyết trong 
thời gian tới.
Th ứ ba, Trang web TVKHXH vẫn là một 
website tĩnh đơn thuần, chưa thể sử dụng 
làm cổng thông tin điện tử do thiếu các yếu 
tố về phần mềm để vận hành tra cứu, khai 
thác các tài nguyên số và các CSDL thư mục 
đã xây dựng cũng như triển khai các dịch 
vụ liên quan tới các bộ sưu tập số ở Th ư 
viện.
Th ứ tư, TVKHXH gặp khó khăn trong 
việc thích ứng với quá trình hiện đại hóa 
một cách liên tục. Nhiều dữ liệu vẫn phải 
lưu trữ trên các ổ cứng cắm ngoài. Việc 
backup dữ liệu vẫn còn phải tiến hành một 
cách thủ công từng phần dữ liệu và trên 
34 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
những máy tính phải đảm nhiệm nhiều 
chức năng khác. 
Th ứ năm, Phần mềm thư viện 
Millennium đã đưa vào sử dụng được hơn 
hai năm, nhưng các tính năng của nó vẫn 
chưa được khai thác triệt để. Hoạt động của 
phần mềm thư viện Millennium mới chỉ 
dừng lại ở việc tạo lập và cập nhật CSDL 
thư mục phục vụ tra cứu. Phân hệ quản trị 
tài nguyên số chưa được đưa vào khai thác 
do chưa có hạ tầng an ninh mạng đủ để bảo 
vệ nguồn tài nguyên số. Phân hệ lưu thông 
chưa hoạt động đầy đủ do chưa có kinh phí 
dán chỉ từ và mã vạch. Chỉ từ và barcode 
chưa được gắn cho tất cả tài liệu ở kho mở 
và kho đóng nên hoạt động kiểm kê, thống 
kê lượt sử dụng còn có nhiều khó khăn và 
hạn chế. Việc áp dụng các chuẩn, quy tắc 
nghiệp vụ, đã được Th ư viện thực hiện và 
thu được nhiều kết quả như đã trình bày 
ở trên. Tuy nhiên, đến nay Th ư viện chưa 
có một tài liệu hướng dẫn AACR2 phù hợp 
với biên mục tài liệu của TVKHXH. Việc áp 
dụng khổ mẫu MARC21 cho từng dạng tài 
liệu còn chưa thống nhất.
3. Đề xuất một số giải pháp khắc phục 
những tồn tại trong việc ứng dụng công 
nghệ thông tin tại Th ư viện Khoa học Xã 
hội
3.1. Về công tác xây dựng, phát triển các 
cơ sở dữ liệu 
Th ứ nhất, phát triển hệ thống CSDL thư 
mục, bổ sung kịp thời biểu ghi mới cho tài 
liệu KHXH nhập về TVKHXH hằng năm. 
Đồng thời, hoàn thiện các biểu ghi thư mục 
tạo sự thống nhất trong cách đánh từ khóa, 
định chỉ số phân loại, tóm tắt nội dung 
Th ứ hai, phát triển các CSDL toàn văn 
bằng cách tiến hành số hóa toàn bộ nguồn 
tài liệu truyền thống có tại TVKHXH, số 
hóa toàn văn các tài liệu là kết quả các đề 
tài, nhiệm vụ nghiên cứu KHXH cấp Nhà 
nước, cấp Bộ và cấp cơ sở do các cán bộ 
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện. 
Bổ sung giấy phép sử dụng phần mềm xử lý 
ảnh Scangate theo hệ thống thiết bị số hóa 
tự động, đảm bảo chất lượng ảnh số đạt tiêu 
chuẩn cao nhất. 
Th ứ ba, đầu tư phần mềm quản trị tài 
nguyên số có khả năng quản trị, cập nhật, 
trao đổi, đáp ứng nhu cầu tài liệu trực tuyến 
của người dùng tin. 
Th ứ tư, xây dựng cổng thông tin điện tử 
tích hợp, khai thác và quản lý tài liệu số. 
Phần mềm quản lý tài liệu số là cốt lõi để 
xây dựng và quản trị toàn bộ các CSDL của 
một thư viện và cần được tích hợp trong hệ 
thống phần mềm thư viện như một bộ phận 
thống nhất và không thể tách rời, đảm bảo 
tính nhất quán và liên kết giữa dữ liệu biên 
mục và dữ liệu số.
Th ứ năm, trong xu thế phát triển chung 
của quốc tế và Việt Nam, phát triển CSDL 
trực tuyến là việc hết sức cấp thiết và cần 
phải có lộ trình thực hiện ngay. Để việc phát 
triển CSDL trực tuyến phù hợp, TVKHXH 
cần xác định nhu cầu thông tin của độc giả 
và định hướng phục vụ, xác định ngân sách 
bổ sung tài liệu trực tuyến từ nguồn ngân 
sách thường niên, từ đó lựa chọn các CSDL 
trực tuyến phù hợp với nhu cầu tin của độc 
giả và trong khả năng tài chính của Th ư 
viện. Để đảm bảo bổ sung CSDL trực tuyến 
chất lượng, Th ư viện cần liên hệ với các nhà 
cung cấp, đối tác nước ngoài, các đại diện 
trong nước để dùng thử và đánh giá CSDL. 
Sau khi đã có phản hồi từ người sử dụng, 
tiến hành lựa chọn đặt mua những CSDL 
phù hợp; tham gia các hiệp hội thư viện để 
cùng chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử do 
một số cơ quan TT-TV lớn làm đầu mối 
là một phương thức tiết kiệm chi phí cần 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 35
được tận dụng để tạo điều kiện cho người 
sử dụng thư viện có cơ hội được sử dụng hệ 
thống CSDL online.
3.2. Về công tác đầu tư cơ sở vật chất, 
trang thiết bị
- Tiếp tục những phần công việc tiếp theo 
như: ứng dụng các thành tựu khoa học mới, 
hiện đại, áp dụng chuẩn kỹ thuật quốc tế 
trong bảo quản tài liệu; xây dựng cơ sở hạ 
tầng CNTT hiện đại, có khả năng truy cập, 
khai thác và phân phối thông tin trong hệ 
thống thư viện Viện Hàn lâm KHXH Việt 
Nam; tăng cường khả năng chia sẻ tài nguyên 
thông tin với các trung tâm TT-TV trong và 
ngoài Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 
- Trang bị hệ thống lưu trữ chuyên dụng, 
đầu tư ít nhất 2 hệ thống lưu trữ dành riêng 
cho bộ phận bảo quản tài liệu số, hệ thống 
có khả năng sao lưu và xuất dữ liệu. Nâng 
cấp dung lượng hệ thống lưu trữ hiện có.
3.3. Về ứng dụng phần mềm quản lý thư 
viện, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ hiện đại
- Biên soạn một tài liệu hướng dẫn 
AACR2 rút gọn phù hợp với việc biên mục 
tài liệu của TVKHXH. Trong đó chỉ đưa 
Chương 1 (Quy tắc mô tả tổng quát) và 
một số chương có dạng tài liệu phổ biến 
như: sách, báo-tạp chí, bài trích và nguồn 
tin điện tử để thuận lợi cho việc tra cứu 
hằng ngày của cán bộ biên mục; xây dựng 
thống nhất khổ mẫu MARC21 cho các 
CSDL thư mục. 
- Dán chỉ từ, mã vạch cho toàn bộ tài liệu 
của kho đóng và kho mở trong thời gian 
sớm nhất giúp cho các tính năng của trang 
CSDL trực tuyến phát huy triệt để. 
Cùng với việc số hoá tài liệu giấy để phục 
vụ nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng, Th ư 
viện cần tính đến việc chuyển dạng tài liệu 
sang vi phim, từ đó bổ sung thêm quy trình 
chuyển dạng từ tài liệu số sang vi phim (ưu 
tiên những tài liệu quý hiếm).
Kết luận
Quá trình ứng dụng CNTT tại TVKHXH 
đã có những bước tiến đáng kể về mặt tổ 
chức, nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, 
trang thiết bị, trình độ cán bộ, cơ sở pháp 
lý, phương thức hoạt động Tuy nhiên, kết 
quả của quá trình ứng dụng CNTT tại Th ư 
viện vẫn còn ở mức khiêm tốn. Th ực tiễn cho 
thấy, ứng dụng CNTT tại TVKHXH trong 
thời gian tới sẽ còn gặp nhiều khó khăn, vì 
hoạt động ứng dụng CNTT còn mang tính tự 
phát, chưa nhất quán cả về tư duy hệ thống 
và quy trình nghiệp vụ; thiếu phương pháp 
luận mang tính khoa học; việc phối hợp, liên 
kết trong quá trình ứng dụng CNTT trong 
hoạt động TT-TV giữa thư viện đầu ngành 
với các thư viện trong toàn Viện Hàn lâm 
KHXH Việt Nam chưa được chặt chẽ, mang 
tính hình thức, kém hiệu quả Việc sớm có 
chương trình hiện đại hóa và kiên trì thực 
hiện chương trình này sẽ là một giải pháp 
nhằm góp phần đưa TVKHXH trở thành 
thư viện tiên tiến, hiện đại.
----------------------------------------
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Th ị Lan (2015). 40 năm xây dựng và 
trưởng thành của Viện Th ông tin KHXH. Tạp 
chí Th ông tin Khoa học Xã hội, tháng 4/2015.
2. Vương Toàn (2005). Hiện đại hóa hoạt 
động thư viện ở Viện Th ông tin Khoa học Xã 
hội: thực trạng và những giải pháp. Đề tài 
nghiên cứu cấp Viện, Viện Th ông tin Khoa 
học Xã hội, Hà Nội.
3. Nguyễn Lê Phương Hoài (2015). Quá 
trình hiện đại hóa thư viện Khoa học Xã hội giai 
đoạn 2008-2015. Đề tài nghiên cứu cấp Viện, 
Viện Th ông tin Khoa học Xã hội, Hà Nội.
(Ngày Tòa soạn nhận được bài: 5-6-2016; 
Ngày phản biện đánh giá: 6-7-2016; Ngày chấp 
nhận đăng: 04-9-2016).