Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
1 
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG 
THÔNG TIN KẾ TOÁN 
GV. ThS. Vũ Quốc Thông 
CHƢƠNG 1 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
2 
Dẫn nhập 
Nghề kế toán 
1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì? 
2.Ai sử dụng sản phẩm? 
3.Công cụ làm việc? 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
2 
3 
Nghề kế toán 
Công cụ làm việc? 
Mục tiêu 
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 
• Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán 
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan 
• Chuẩn bị môi trƣờng kế toán bảng tính 
4 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
3 
Hệ thống thông tin kế toán 
(HTTTKT) 
5 
6 
Hệ thống thông tin kế toán 
Một lĩnh vực riêng biệt nhƣng kết hợp 
(Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008, Thông 2015) 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
4 
Hệ thống thông tin kế toán 
Accounting Information System (AIS) 
7 
+ Là hệ thống thông tin; 
+ Các thành phần: con ngƣời, thiết bị máy móc 
+ Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán. 
(Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013) 
Thông 
tin 
(báo 
cáo kế 
toán) 
Hệ thống thông tin kế toán (*) 
Dữ 
liệu 
(chứng 
từ) 
Phần cứng 
Phần mềm 
/Phƣơng tiện 
Tổ chức 
dữ liệu 
Thao tác 
 xử lý / thủ tục 
Con 
người 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
8 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
5 
HTTTKT dưới tác động 
của CNTT 
9 
Dẫn nhập  
10 
Từ thao tác bằng tay, người kế 
toán mong muốn? 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
6 
11 
1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số? 
2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán? 
3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ? 
Các cấp độ ứng dụng CNTT 
12 
 Bảng tính Excel 
 Phần mềm kế toán 
 Hệ thống quản lý 
doanh nghiệp 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
7 
Kế toán và CNTT 
13 
“ The accounting industry has always been paper-
driven. Now, it is becoming technology driven.” 
 Maureen Link (CPA Journal 2003) 
Tài liệu AIS and Accountant.pdf (trang 14) 
• đ/v Kế toán tài chính 
– Mục đích ? 
– Báo cáo theo thời gian thực 
– Dữ liệu tƣơng tác (ngôn ngữ XBRL) 
• đ/v Kế toán quản trị 
– Mục đích ? 
– Kế toán chi phí (cost accounting) 
– Hoạch định và phân tích ngân sách 
(budgeting / variance analysis) 
14 
Kế toán và CNTT (tt.) 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
8 
• đ/v Kiểm toán 
– Mục đích ? 
– Mở rộng kiểm toán trên môi trƣờng tin học / 
H/T kế toán máy (AIS evaluation and audit) 
• đ/v Kế toán thuế 
– Mục đích ? 
– Ứng dụng phần mềm hỗ HTKK 
– Khuyến khích DN kê khai thuế trực tuyến 
(online) 
15 
Kế toán và CNTT (tt.) 
Quan điểm đúng 
16 
về kế toán máy: 
+ Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ; 
+ Hƣớng trình bày và phân tích thông tin. 
 Phần mềm ứng dụng không thể 
thay thế con ngƣời trong kế toán. 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
9 
Nghề nghiệp liên quan đến 
HTTTKT 
17 
Sự phát triển nghề nghiệp 
18 
Nhà thiết kế H/T 
Nhà tƣ 
vấn H/T 
Ngƣời trình 
bày thông tin 
kế toán 
Kiểm toán 
viên 
Nhà quản trị hệ 
thống kế toán 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
10 
19 
Accounting Information System (AIS) 
Nghề kế toán với HTTTKT (AIS) 
• Viết, phát triển AIS 
• Đánh giá, tƣ vấn AIS 
• Kiểm toán AIS 
• Quản trị, kiểm soát AIS 
• Sử dụng các chức năng của AIS 
(www.acs.org.au) 
20 
+ Microsoft Excel 
+ Apache OpenOffice Calc 
+ Kingsoft Spreadsheets Free 
Môi trƣờng kế toán máy 
Bảng tính 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
11 
21 
Danh mục tài khoản 
22 
Nghiệp vụ phát sinh 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
12 
23 
Bảng tính và kế toán 
• Các kiểu dữ liệu trong Excel 
• Các hàm hỗ trợ xử lý 
• Một số công cụ thƣờng dùng 
Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.4.xls 
CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 
Kiểu chuỗi 
Kiểu số học 
Kiểu ngày tháng 
Kiểu công thức 
VD: số hiệu, tên tài khoản 
(1311.001, tiền mặt, rỗng “”) 
VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh 
(con số, số 0) 
VD: ngày tháng giao dịch 
(11/01/2014 >> tùy định dạng) 
VD: lập công thức excel 
=IF(LEFT();;.) 
24 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
13 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
Hàm IF 
Hàm OR 
Hàm AND 
 Truy xuất dữ liệu 
theo yêu cầu 
25 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 
Tài khoản 1121 
Tên tài khoản Tiền gởi ngân hàng Việt Nam 
Ngày CT Số CT Nội dung 
TK đối 
ứng 
 Số tiền nợ Số tiền có 
 Số dư đầu kì 260.763.105 
- 
01/01/2014 GBC 
Lãi thu được từ tiền cho 
vay 
515 [1] [2] 
Lấy dữ liệu cho ô [1] 
26 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
14 
D/L nghiệp vụ Hàm IF 
A B C D E F G H I 
1 Nhật kí chung 
Năm 2014 2 
3 
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1 GBC 1 01/01/2014 
Lãi thu được từ tiền 
cho vay 
1121 515 1.200.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] 
=IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
27 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
Hàm LEFT 
Hàm MID 
Hàm LEN 
Truy xuất phần bên trái của 1 
chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự 
Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại 
1 vị trí xác định 
Đếm số ký tự trong 1 chuỗi 
28 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
15 
D/L nghiệp vụ Hàm IF 
A B C D E F G H I 
1 Nhật kí chung 
Năm 2014 2 
3 
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1 
Phiếu 
thu 
1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] 
=IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0) 
Hàm LEFT 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
29 
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô 
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung 
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
30 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
16 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô 
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung 
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112 
31 
Hàm VLOOKUP 
Hàm HLOOKUP 
Hàm MATCH 
- Dò tìm dữ liệu 
- Liên kết dữ liệu 
giữa các sổ kế toán 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
32 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
17 
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 
Tài khoản 1121 
Tên tài khoản [1] 
Ngày CT Số CT Nội dung 
TK đối 
ứng 
 Số tiền nợ Số tiền có 
 Số dư đầu kì 260.763.105 
- 
01/01/2014 GBC 
Lãi thu được từ tiền cho 
vay 
515 3.000.000 - 
Lấy dữ liệu 
cho ô [1] 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
33 
A B C 
1 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 
2 Mã TK Tên TK BÊN SỐ DƯ 
3 111 Tiền mặt N 
4 1111 Tiền mặt việt nam N 
5 1112 Ngoại tệ N 
6 1113 Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý N 
7 112 Tiền gởi ngân hàng N 
8 1121 Tiền gởi ngân hàng Việt Nam N 
[1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
34 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
18 
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho 
ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121. 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
35 
Hàm SUM 
Hàm SUMIF 
Hàm DSUM 
- Tính toán các số 
liệu kế toán tổng 
hợp. 
- Kiểm tra giá trị 
các số liệu kế 
toán. 
Hàm SUBTOTAL 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
36 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
19 
A B C D E F G H 
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 
1 TK Tên tài khoản 
 01/01/2014 Phát 
sinh 
Nợ 
 Phát 
sinh 
Có 
 31/12/2014 
 Dư nợ Dư có Dư nợ 
 Dư 
có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 
- 
[1] [2] 721.656.767 
- 
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 
- 
 963.144.937 
- 
Lấy dữ liệu 
cho ô [1] 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
37 
D/L nghiệp vụ Hàm SUMIF 
A B C D E F G H I 
1 Nhật kí chung 
Năm 2014 2 
3 
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1 
Phiếu 
thu 
1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”, 
SOKTMAY!I5:I1700) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
38 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
20 
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công 
thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát 
sinh của Tài khoản 111. 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
39 
Tính tổng giá trị danh sách đã lọc Hàm SUBTOTAL 
A B C D E F G H I 
1 Nhật kí chung 
Năm 2014 2 
3 [1] 
4 STT 
Loại 
CT 
Tháng Ngày CT 
Số 
CT 
Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
64 59 
Hóa 
đơn 
1 04/01/2014 
 Bán bàn họp CN 
80x130x300 
131 511 55.000.000 
65 60 
Hóa 
đơn 
1 04/01/2014 
 Bán bàn họp ovan 
80x130x300 
131 511 97.500.000 
[1] 
=SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
40 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
21 
Hàm SUBTOTAL 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
Tính cả giá trị ẩn Hàm 
1 AVERAGE() 
2 COUNT() 
3 COUNTA() 
4 MAX() 
5 MIN() 
6 PRODUCT() 
7 STDEV() 
8 STDEVP() 
9 SUM() 
10 VAR() 
11 VARP() 
41 
Hàm MAX 
Hàm MIN 
Trả về giá trị lớn nhất 
Trả về giá trị nhỏ nhất 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
42 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
22 
A B C D E F G H 
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 
1 TK Tên tài khoản 
 01/01/2014 
 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 
 31/12/2014 
 Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 
- 
Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1] 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
43 
SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm 
SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có 
SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS 
giảm – SDĐK bên có 
Tránh trường hợp SDCK âm 
SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng 
– SPS giảm – SDĐK bên có) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
44 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
23 
A B C D E F G H 
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH 
1 TK Tên tài khoản 
 01/01/2014 
 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 
 31/12/2014 
 Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2] 
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179 
- 
[1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2) 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
45 
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết 
lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số 
dư cuối kỳ của Tài khoản 111. 
CÁC HÀM TRONG EXCEL 
46 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
24 
47 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
• Data Filter 
• Pivot Table 
• Paste Special 
•  
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
Dựa vào sheet SOKTMAY, 
Yêu cầu: 
 - Anh/chị hãy xác định các tài 
khoản có phát sinh liên quan 
đến TK 111 
 - Tính tổng số tiền phát sinh 
giữa các TK này và TK 111 
48 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
25 
Insert/Pivot table 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
49 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
50 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
26 
Bên tay Phải, có 
Pivot table List, 
- Row: 
TK_CO 1 
TK_NO 1 
-Value: Sum of 
Số tiền 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
51 
Lọc và phân tích dữ liệu 
Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
55 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
27 
Yêu cầu: Copy số dƣ 
cuối kỳ của một số TK kế 
toán trên bảng cân đối số 
phát sinh sang sheet 
khác. 
(Lưu ý: các số liệu này là 
dạng công thức) 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
56 
- Dùng để sao chép nhƣng không cần phải sao chép tất 
cả các định dạng của dữ liệu ban đầu. 
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy, bấm Copy 
Bước 2: Bấm chuột phải, chọn Paste special 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
57 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
28 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL 
58 
SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân: 
 Sử dụng được 
 Không nhiễm virus 
 Dung lượng trống > 500 MB 
59 
Vũ Quốc Thông 17/06/2017 
29 
Tóm lại 
60 
Bài đọc + Bài tập: 
 - hƣớng dẫn SV tự tìm hiểu HTTTKT 
 - Hoàn thành các bài thực hành Ch 1 
(*) Chuẩn bị tập tin tổ chức dữ liệu cho Ch 2: 
 - tập tin “Ch2-6_GiangHT1CQ-1617_TV.xls” 
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán 
• Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán 
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan 
• Chuẩn bị môi trƣờng kế toán bảng tính