Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 2: Thiết lập hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 6/17/2016
1
THIẾT LẬP HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƯƠNG 2
Mục tiêu
• Khai báo dữ liệu danh mục
• Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục
• Nhập số dư đầu vào hệ thống
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống
2
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
2
Những khai báo ban đầu
3
4
Bài tập thực hành
Kiểm tra trên hệ thống:
Cơ sở dữ liệu ABC đã được phục hồi từ
tập tin THUCHANH_CTYABC_REF01.zip
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
3
Dữ liệu danh mục
(Reference data)
5
6
Bài tập thảo luận
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất
hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống
danh mục khác nhau.
Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát
các danh mục cơ bản:
- Danh mục tài khoản
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
- Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên
- Danh mục kho, vật tư - hàng hóa
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
4
7
Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống
kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được
phản ánh trên các tài khoản.
VD1: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng
VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)
VD2: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng
USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB)
Chi tiết theo
8
Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên
VD. Cách xây dựng mã hóa: 
Khách hàng KH***
Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ NB***
Nhân viên trong công ty NV*** 
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
5
9
Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Mã Tên KH, NCC Địa chỉ MST
KH002 Cty Hoa Mộc Lan 1 Trương Định, Q.3 3700912800
KH003 Cửa hàng số 3 2 Ngũ Hành Sơn, ĐN 3700149931
KH004 Khách hàng số 2 7 Châu Văn Liêm, Q.5 3700910828
NB009 Công ty Hiệp Thành 3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675
NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội 3701016959
NB011 Cty vận chuyển TMA 1 Hồ Văn Huê, Q.PN 3700431977
10
Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên
Mã Tên đơn vị TK chi phí lương
PKD Phòng Kinh doanh 6411
PHC Phòng Hành chính nhân sự 6421
Mã Tên nhân viên Thuộc đơn vị MST cá nhân
NVLVH Lê Văn Hùng P. Kế toán 8053087549
NVTVC Trần Văn Chiến P. Kinh doanh 8053095526
NVNTH Nguyễn Thị Hằng P. Hành chính nhân sự 8053064317
Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC
Cấp tổ chức: Phòng ban
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
6
11
Khai báo dữ liệu danh mục
Danh mục vật tư - hàng hóa
Mã Tên hàng hóa Tính chất
Nhóm 
VTHH
Đơn vị tính
HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG
HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG
Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH)
TK kho: 1561
TK doanh thu: 5111
TK chi phí GVHB: 632
Thuế suất thuế GTGT: 10%
Tạo tài khoản ngân hàng
12
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511
Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ)
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522
Diễn giải: TK ngân hàng Đông Á (TK Tiền USD)
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
7
13
Ý nghĩa của mã hóa đối tượng
danh mục
Xây dựng hệ thống mã hóa
• Hệ thống mã hóa
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân
loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử
dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong
HTTTKT
14
VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA?
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
8
• Vì sao phải mã hóa thông tin?
– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách
hàng; mỗi tài khoản kế toán
– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn
hơn để mô tả thông tin. Vì sao?
– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối
tượng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví
dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài
khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx
15
Xây dựng hệ thống mã hóa
Bài tập thảo luận
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất.
Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra,
nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng
mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng
công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm
giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty
chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ,
Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ
Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100
khách hàng.
16
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần
bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao
gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự,
có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8
loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau.
Yêu cầu:
Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
9
17
Một số lưu ý khi xây dựng
hệ thống mã hóa
18
Khai báo dữ liệu danh mục
Tầm quan trọng của thiết lập
– chi tiết đối tượng kế toán
Ví dụ:
TK 131 chi tiết theo ?
TK 141 chi tiết theo ?
TK 331 chi tiết theo ?
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
10
Số dư đầu
(Initial Balance)
19
Chọn thời gian làm việc – kì kế toán!
20
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX
Kì kế toán: QUÝ
Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
11
21
Nhập số dư ban đầu
công ty TNHH TM ABC
Tài khoản
Ngoại 
tệ
Dư nợ 
VND
Dư nợ 
ngọai tệ
Dư có 
VND
Dư có 
ngoại tệ
Ghi chú
1111 500.000.000
1121DAB 200.000.000
1122DAB USD 16.000.000 1.000 Chọn hạch toán đa tiền 
tệ (Hệ thống / tùy chọn)
131 125.000.000 KH001
141 6.000.000 Nguyễn Văn Tư
1561 150.000.000 - Tại kho: Hàng hóa
5.000kg HH04 x 10.000
5.000kg HH05 x 20.000
- Cập nhật số dư TK 
1561
3411 90.000.000
331 200.000.000 NB004
41111 707.000.000
Tổng cộng 997.000.000 997.000.000
22
Ghi chú
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
12
23
2. Thiết lập –
02 nhóm dữ liệu ?
1. Khởi tạo
Ghi chú
24
Bài tập thực hành
In bảng cân đối số phát sinh đầu kì
/ Xuất ra Excel
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.zip
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
13
Sao lưu và phục hồi dữ liệu
25
Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành!
Quản lý phát hành
hóa đơn từ hệ thống
26
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
14
27
Quản lý phát hành hóa đơn
- Những trường hợp có phát hành hóa đơn từ hệ
thống PMKT của công ty?
- Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống
PMKT được quản lý như thế nào?
Quy định quản lý phát hành HĐ
28
Thông tư 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi
Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa,
cung ứng dịch vụ.
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định
51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ
động trong việc quản lý phát hành hóa đơn.
Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01
tháng 6 năm 2014 - bãi bỏ Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày
15/5/2013, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010,
Thông tư số 13/2011/TT-BTC ngày 08/2/2011 sửa đổi, bổ
sung Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010.
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
15
Các bước thực hiện việc quản lý HĐ
29
Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn
Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn
Bước 3. Thông báo phát hành hóa đơn
Khởi tạo mẫu hóa đơn
30
Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau:
- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in
- Số liên: 3
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001
- Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T
Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên)
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
16
Đăng ký sử dụng hóa đơn
31
Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau:
- Ngày đăng ký: 01/01/20XX
- Số ĐKKD: 010001120
- Về việc: xuất hóa đơn tự in
- Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in
Thông báo phát hành hóa đơn
32
Thông báo phát hành
- Ngày: 01/01/20XX
- Số: TBPH00001
- Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM
Các loại HĐ phát hành 
- Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên
- Số lượng: 1000
- Từ số: 0000001, đến số: 0001000
- Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
17
33
Bài tập thực hành
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC,
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.zip
Bài tập thực hành
34
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
18
35
* Bài tập thiết lập HTTTKT
Thiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dư
đầu cho công ty Kim Long
Sao lưu cơ sở dữ liệu Kim Long,
đặt tên: 
THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.zip
36
** Bài tập thực hành tổng hợp
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 –
Thiết lập hệ thống kế toán máy
Công ty TNHH TM XYZ
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,
đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.zip
Vũ Quốc Thông 6/17/2016
19
Tóm lại
37
• Khai báo dữ liệu danh mục
• Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục
• Nhập số dư đầu vào hệ thống
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống