Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 4: Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền - Trần Thị Giang Tân

1Chương IV
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN 
TRỮ VÀ TRẢ TiỀN
Nội dung
 Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và 
Mục tiêu kiểm soát
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu 
trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
 Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu 
trình và biện pháp kiểm soát 
2Đặt hàng
Tồn trữ 
Nợ phải trả
Mua hàng
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH 
Nhận hàng
Đặc điểm của chu trình
 Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến 
những tài sản nhạy cảm) dễ bị tham ô, 
chiếm dụng
 Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu 
(chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản)
3Gian lận và sai sót
Giai đoạn Gian lận, sai sót
Đề nghị mua hàng -Hàng mua không cần thiết ( không phù hợp nhu cầu..)
-Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao
-Đề nghị mua hàng trùng lắp
Xét duyệt mua hàng -Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng
Chọn nhà cung cấp -Thông đồng 
Nhận hàng -Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng)
-Biển thủ hàng (không nhập kho)
Bảo quản -Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng
Theo dõi NPTrả -Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)
-Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp
Trả tiền -Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền)
-Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn
Mục tiêu kiểm soát
 Sự hữu hiệu và hiệu quả
 BCTC đáng tin cậy
 Tuân thủ pháp luật và các quy định
Mục tiêu kiểm soát chung
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
 Quá trình mua hàng
 Quá trình nhận hàng
 Quá trình tồn trữ
 Quá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán
4Mục tiêu kiểm soát chung
 Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy 
cách) 
 Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)
 BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền, 
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả)
 Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi 
trường, chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v.)
Hoạt động
kiểm soát ???
5Khâu đặt hàng
Rủi ro
- Hàng không đúng chủng 
loại, quy cách
- Hàng mua không cần thiết
- Mua hàng không đủ
- Mua hàng thừa
- Đề nghị mua hàng trùng lắp
- Hàng kém chất lượng
- Giá không hợp lý
- Mất chiết khấu
- Mua khống
Mục tiêu kiểm soát
- Mua hàng đúng chủng 
loại, quy cách
- Số lượng mua tối ưu
- Chất lượng đạt yêu cầu
- Giá hợp lý
- Giá tối ưu
- Thực sự có mua
- Tuân thủ quy định
Phân chia trách nhiệm
Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận
sử dụng? Tại sao?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
6Ủy quyền và xét duyệt
Cách thức xét duyệt
Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Kiểm soát chứng từ
Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung
của chứng từ này?
Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng
từ này?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
7Các thủ tục đặc biệt
Làm sao để mua hàng đúng giá?
Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Phân tích rà soát
Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
8TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
 Soát xét nhà quản lý cấp cao?
 Nhà quản lý có thể soát xát bằng cách gì?
Tất cả các giải pháp trên đã được các mục tiêu
chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào?
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
9Rủi ro:
- Nhận hàng không
đúng chủng loại
- Nhận hàng không
đúng số lượng
- Hàng bị thất thoát
- Hàng nhập không
được ghi chép
- Nhập khống
Mục tiêu kiểm soát:
- Nhận hàng đúng
chủng loại, quy cách
- Nhận hàng đúng số
lượng
- Hàng nhận an toàn
- Ghi chép đầy đủ các
nghiệp vụ nhập kho
- Không nhập khống
KSNB KHÂU NHẬN HÀNG
 Phân chia trách nhiệm
 Ủy quyền và xét duyệt
 Kiểm soát chứng từ
 Bảo vệ tài sản
 Phân tích rà soát
 Các thủ tục khác
= ???
Key
controls
TTKS KHÂU NHẬN HÀNG
10
KS TỒN TRỮ
RỦI RO
- Hàng tồn kho bị thất thoát,
tham ô, sử dụng sai mục
đích
- Hàng tồn kho bị hư hỏng,
lỗi thời
- Hàng tồn kho bị ghi chép
sai, ảnh hưởng đến báo cáo
tài chính
- Không tuân thủ các quy
định
MỤC TIÊU KS
- Hàng tồn kho không bị thất
thoát, tham ô hay sử dụng
sai mục đích
- Kiểm soát được tình trạng
và phẩm chất HTK
- Hàng tồn kho được ghi chép
chính xác trên sổ sách liên
quan
- Hàng tồn kho được kiểm kê
chính xác
- Tuân thủ các quy định liên
quan đến HTK
KiỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ
- Bổ nhiệm thủ kho
- Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp
- Hạn chế tiếp cận kho
- Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt
- Giám sát nhập xuất kho
- Ghi chép thẻ kho
- Kiểm kê kho định kỳ và bất thường
- Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
11
KS KHÂU TỒN TRỮ
- Nguyên tắc FIFO
- Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng
- Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp
- Kiểm kê kho định kỳ và bất thường
- Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng
chậm luân chuyển
- Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp
KS GHI CHÉP
- Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu
nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao
hàng với biểu mẫu đầy đủ.
- Ghi chép kịp thời
- Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận
- Kiểm kê định kỳ và bất thường
- Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
- Sử dụng máy tính
12
KS KHÂU TỔN TRỮ
 Soát xét của nhà quản lý cấp cao??
KS THANH TOÁN
- Quy định về luân chuyển chứng từ
- Theo dõi chi tiết nợ phải trả
- Lập phiếu đề nghị thanh toán
- Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác
- Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc
- Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
Rủi ro:
•Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền)
•Trả tiền cho hàng không mua
•Quay vòng chứng từ
13
Những thủ tục kiểm soát cụ thể
Theo dõi nợ phải trả và thanh toán (tt)
- Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng
- Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả
- Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày và 
khai báo Nợ phải trả
Rủi ro:
•Nợ phải trả bị ghi nhận sai
•Trình bày, khai báo sai
Một số gian lận thường gặp và Biện 
pháp kiểm soát tương ứng
Gian lận Biện pháp kiểm soát
Mua hàng cho 
mục đích cá nhân
- Xét duyệt đề nghị mua hàng
Thanh toán khống -Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng, 
báo cáo nhận hàng
-Tách biệt các chức năng (mua hàng, nhận hàng)
-Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp
Chọn nhà cung 
cấp với giá cao
-Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập
-Luân chuyển công tác định kỳ
14
Một số gian lận thường gặp và Biện 
pháp kiểm soát tương ứng (tt)
Gian lận Biện pháp kiểm soát
Thanh toán sai -Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với các 
chứng từ khác
-Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh 
toán
Trộm cắp hàng -Hạn chế tiếp cận
-Kiểm kê
Gian lận trong 
kiểm kê
-Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê
-Giám sát chặt chẽ
-Tái kiểm
Kết thúc