Bài giảng Nhập môn Công nghệ thông tin & Thông tin - Bài 3: Kỹ năng làm việc nhóm - Lê Thanh Hương

8/18/2016
1
BÀI 3
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Lê Thanh Hương
Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông
2016
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
HANOI UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY Nội dung lý thuyết
 Phần 1 – Nhập môn và các kỹ năng
 Bài 1 – Giới thiệu chung ngành CNTT&TT
 Bài 2 – Giới thiệu các chương trình đào tạo
 Bài 3 – Kỹ năng làm việc nhóm
 Bài 4 – Kỹ năng nghiên cứu
 Bài 5 – Kỹ năng viết báo cáo
 Bài 6 – Kỹ năng thuyết trình
 Bài 7 – Đạo đức máy tính
 Bài 8 – Cơ hội nghề nghiệp
 Phần 2 – Môi trường học tập tại Viện CNTT&TT
22016 Nhập môn CNTT&TT
Nội dung
1. Khái niệm nhóm làm việc
2. Tại sao cần làm việc nhóm
3. Lợi ích của nhóm
4. Hạn chế của làm việc nhóm
5. Các giai đoạn hình thành và phát triển
6. Tiêu chí để nhóm hoạt động thành công
7. Các câu hỏi để đánh giá nhóm
8. Một số phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm
32016 Nhập môn CNTT&TT 4
Ví dụ - Vị trí của kỹ sư CNTT
Quản trị CSDL
KS nghiên cứu &
phát triểnPhân tích hệ thống
Phân tích nghiệp vụPhát triển hệ thống
Tư vấn
Quản lý
Hỗ trợ KH
Đào tạo
Quản lý dự án
Nghiên cứu
Phát triển phần mềm
2016 Nhập môn CNTT&TT
8/18/2016
2
1. Khái niệm nhóm
 Bất luận làm nghề nghiệp nào, chúng ta
cũng sẽ phải đóng góp cho một nhóm
nào đó.
 Nhóm hiện diện khắp nơi trong môi
trường làm việc hiện đại.
 Nhiều cấp quản lý kết hợp những cá
nhân từ một hay nhiều đơn vị khác nhau
trong cùng một tổ chức để làm thành
những nhóm có hiệu năng cao.
2016 Nhập môn CNTT&TT 5
1. Khái niệm nhóm
 Làm việc nhóm là phương thức làm việc
tận dụng được sức mạnh cá nhân của
các thành viên, vì một mục đích chung.
 Nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp
tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu
biết chung.
 Nếu điều này diễn ra trong một nhóm
người, hoạt động của họ sẽ được cải
thiện bởi sự hỗ trợ chung
62016 Nhập môn CNTT&TT
7
2. Tại sao cần làm việc nhóm
2016 Nhập môn CNTT&TT 8
Bạn có nhận xét gì?
• Môi trường
kinh doanh
• Thông tin
• Tốc độ phát
triển
2016 Nhập môn CNTT&TT
8/18/2016
3
Tại sao phải hình thành nhóm
 Để có thể hoàn tất những dự án lớn
 Để có thể triển khai được nhiều giải pháp
 Dễ phát hiện được những khiếm khuyết
trong một giải pháp
 Xây dựng được những quan hệ đồng
nghiệp tốt với nhau nơi làm việc
2016 Nhập môn CNTT&TT 9
3. Lợi ích của nhóm
Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, nhóm còn có
một số lợi ích sau đây:
1. Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác
nhau
2. Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ
năng làm việc với con người
3. Phát triển khả năng suy nghĩ có phê phán
và các kỹ năng đánh giá
4. Phát triển kỹ năng giải quyết xung đột
2016 Nhập môn CNTT&TT 10
3. Lợi ích của nhóm
 3.1. Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan
điểm khác nhau
• Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý
tưởng khác nhau mà các thành viên khác có
• Mỗi thành viên học được nhiều cách tiếp cận
vấn đề khác nhau
2016 Nhập môn CNTT&TT 11
3. Lợi ích của nhóm
 3.2. Phát triển những kỹ năng truyền
thông, kỹ năng làm việc với con người
• Học cách lắng nghe một cách tích cực và
hữu hiệu những thành viên khác
• Học cách diễn đạt một cách hữu hiệu
• Học cách cung cấp những phản hồi chân
thực đến cho các thành viên khác trong
nhóm
2016 Nhập môn CNTT&TT 12
8/18/2016
4
3. Lợi ích của nhóm
 3.3. Phát triển khả năng suy nghĩ có
phê phán và các kỹ năng đánh giá
• Các thành viên thường phải phê phán, đánh
giá đề án
• Có kỹ năng lập ra những giải pháp và những
kế hoạch hữu hiệu
2016 Nhập môn CNTT&TT 13
3. Lợi ích của nhóm
 3.4. Phát triển kỹ năng giải quyết xung
đột
• Nhóm luôn luôn có những xung đột
• Nhưng với sự rèn luyện đúng đắn về kỹ năng
giao tiếp, các thành viên có thể học được
những cách giải quyết những xung đột
2016 Nhập môn CNTT&TT 14
4. Hạn chế của làm việc nhóm
 Khi 1 dự án được chia thành các phần
việc nhỏ, mỗi thành viên có thể không hiểu
hết tất cả các vấn đề trong dự án
 Một vài thành viên thích làm việc và được
đánh giá độc lập
 Có rủi ro cao hơn
 Vài thành viên không chịu làm việc
152016 Nhập môn CNTT&TT
4. Hạn chế của làm việc nhóm
 Điểm của thành viên bị ảnh hưởng bởi
điểm của nhóm
 Vài thành viên có xu hướng chuyên quyền
độc đoán và điều khiển tiến độ công việc
 Động lực làm việc của nhóm có thể sụp đổ
 Ý kiến nhóm lấn át ý kiến cá nhân
162016 Nhập môn CNTT&TT
8/18/2016
5
5. Các giai đoạn hình thành và phát triển
 Hình thành
 Xung đột
 Giai đoạn bình thường hóa
 Giai đoạn hoạt động trôi chảy
172016 Nhập môn CNTT&TT
Hình thành
 Là giai đoạn nhóm được tập hợp lại.
 Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách
trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và
hoàn toàn là tiêu cực.
 Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn
chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn
chung là khép kín.
 Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những
người nổi trội lên như một người lãnh đạo.
182016 Nhập môn CNTT&TT
Xung đột
 Các bè phái được hình thành, các tính
cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một
bước
 Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp
vì không có ai lắng nghe và một số người
vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.
192016 Nhập môn CNTT&TT
Giai đoạn bình thường hóa
 Nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng
tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.
 Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên
bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở
với toàn bộ nhóm.
 Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng
nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình
thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
202016 Nhập môn CNTT&TT
8/18/2016
6
Giai đoạn hoạt động trôi chảy
 Nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống
cho phép trao đổi những quan điểm tự do và
thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm
đối với mỗi thành viên và với các quyết định của
nhóm.
212016 Nhập môn CNTT&TT
Nhóm hoạt động tốt, không tốt
Những nhóm hoạt động tốt thường có
chung những dấu hiệu sau đây:
Tính gắn bó (commitment)
Năng lực (competence)
Mục tiêu chung (a common goal)
222016 Nhập môn CNTT&TT
Thỏa hiệp
1+1 ?=1,5
2016 Nhập môn CNTT&TT 23
Tính gắn bó
Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệt tình vào
công việc chung
 Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và công
sức cho đề án
 Mỗi thành viên tham gia vào quá trình ra
những quyết định về công việc của nhóm
 Các thành viên có quan hệ thân thiện, cởi mở,
tin cậy lẫn nhau
2016 Nhập môn CNTT&TT 24
8/18/2016
7
Năng lực
 Mỗi người có một vai trò rõ ràng trong nhóm
công tác.
 Năng lực mỗi người là có đủ tầm cho vai trò mà
người đó đảm nhiệm. Năng lực ở đây gồm:
 năng lực chuyên môn,
 năng lực giải quyết vấn đề
 năng lực giao tiếp.
2016 Nhập môn CNTT&TT 25
Mục tiêu chung
 Tất cả vì mục tiêu chung
 Chủ động đóng góp những ý tưởng
 Cung cấp những phản hồi một cách xây dựng
 Yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ
ràng
 Cung cấp những cập nhật thường xuyên
 Lắng nghe thành viên khác
2016 Nhập môn CNTT&TT 26
Đồng đội
1+1 ?>2
Ăn một mình đau tức,
làm một mình cực thân
2016 Nhập môn CNTT&TT 27
Nhóm hoạt động không tốt
Những nhóm hoạt động không tốt thường có
chung những dấu hiệu sau đây:
 Thiếu sự tin cậy lẫn nhau
 Có thái độ ngại xung đột với nhau
 Thiếu gắn bó với mục tiêu chung của nhóm
 Trốn tránh trách nhiệm
 Không quan tâm đến kết quả hoạt động của
nhóm
2016 Nhập môn CNTT&TT 28
8/18/2016
8
Đối đầu
1+1 ?<1
2016 Nhập môn CNTT&TT 29
6. Tiêu chí để nhóm hoạt động thành công
 Có trưởng nhóm và kế hoạch làm việc cụ thể
 Cần phân định trách nhiệm các thành viên và yêu cầu về
kết quả mong muốn
 Cần chuẩn bị trước khi họp: phân công công việc, đọc
trước tài liệu, ghi chú
 Tránh phàn nàn đổ lỗi, nếu cần để đến cuối buổi
 Có phản hồi trước những ý kiến của thành viên nhóm và
cố gắng hiểu quan điểm của họ; tránh chỉ trích, bình luận
mang tính cá nhân. Cần có kỹ năng nghe.
 Nếu có vấn đề xảy ra, cần giải quyết sớm để các thành
viên không làm phiền nhau và nhóm
 Nếu sau một thời gian, nhóm vẫn không hoạt động tốt 
chấp nhận nó, tìm trợ giúp hoặc giải tán nhóm
2016 Nhập môn CNTT&TT 30
7. Các câu hỏi để đánh giá nhóm
1. Các thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ
không?
2. Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp
không?
3. Các cuộc họp có được tổ chức tốt?
4. Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc họp
không?
5. Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều?
6. Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt
ra không?
7. Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn
không?
2016 Nhập môn CNTT&TT 31
8. Một số phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm
 Teamviewer: sau khi cài và đăng nhập, có thể trao đổi
với bạn bè qua tin nhắn hoặc truy cập vào máy tính của
bạn bè khi được cấp phép
 Google drive: chia sẻ tài liệu, hình ảnh
 SVN: quản lý project của nhóm, cho phép các thành viên
của nhóm cùng nhìn thấy mã nguồn của project, mỗi cá
nhân có thể sửa đổi mã nguồn, có giải quyết xung đột
khi cả 2 người cùng sửa 1 file
 Microsoft Visual SourceSafe ( VSS ): quản lý mã
nguồn của nhóm, tích hợp sẵn vào Visual studio
322016 Nhập môn CNTT&TT
8/18/2016
9
Công cụ hỗ trợ quản lý dự án
 Microsoft Project 2000: hỗ trợ quản lý
dự án phần mềm
 Visio 2000: tạo bảng biểu, mô hình
332016 Nhập môn CNTT&TT
Microsoft Project 2000
342016 Nhập môn CNTT&TT
Gantt Chart tạo bằng Visio 2000
352016 Nhập môn CNTT&TT
CÁM ƠN SỰ THEO DÕI!Hết bài 3
362016 Nhập môn CNTT&TT