Bài giảng Công nghệ thông tin và truyền thông - Bài 8: Làm việc nhóm

BÀI 8
LÀM VIỆC NHÓM
Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông
2017
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
HANOI UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
Nội dung
1. Khái niệm nhóm
2. Nhu cầu làm việc nhóm
3. Lợi ích của nhóm
4. Hạn chế của làm việc nhóm
5. Các giai đoạn hình thành và phát triển
6. Tiêu chí để nhóm hoạt động thành công
7. Các câu hỏi để đánh giá nhóm
8. Một số phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm
2© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
3Ví dụ - Vị trí của kỹ sư CNTT 
Quản trị CSDL
KS nghiên cứu &
phát triểnPhân tích hệ thống
Phân tích nghiệp vụPhát triển hệ thống
Tư vấn
Quản lý
Hỗ trợ KH
Đào tạo
Quản lý dự án
Nghiên cứu 
Phát triển phần mềm
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
1. Khái niệm nhóm
 Bất luận làm nghề nghiệp nào, chúng ta
cũng sẽ phải đóng góp cho một nhóm nào
đó.
 Nhóm hiện diện khắp nơi trong môi trường
làm việc hiện đại.
 Nhiều cấp quản lý kết hợp những cá nhân
từ một hay nhiều đơn vị khác nhau trong
cùng một tổ chức để làm thành những nhóm
có hiệu năng cao.
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 4
1. Khái niệm nhóm
 Làm việc nhóm là phương thức làm việc 
tận dụng được sức mạnh cá nhân của 
các thành viên, vì một mục đích chung. 
 Nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp 
tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu 
biết chung. 
 Nếu điều này diễn ra trong một nhóm 
người, hoạt động của họ sẽ được cải 
thiện bởi sự hỗ trợ chung
5© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
62. Nhu cầu làm việc nhóm
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
7Bạn có nhận xét gì?
• Môi trường 
kinh doanh
• Thông tin
• Tốc độ phát 
triển
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Tại sao phải hình thành nhóm
 Để có thể hoàn tất những dự án lớn
 Để có thể triển khai được nhiều giải pháp
 Dễ phát hiện được những khiếm khuyết 
trong một giải pháp
 Xây dựng được những quan hệ đồng 
nghiệp tốt với nhau nơi làm việc
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 8
3. Lợi ích của nhóm
Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, nhóm còn có 
một số lợi ích sau đây:
1. Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác 
nhau
2. Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ 
năng làm việc với con người
3. Phát triển khả năng suy nghĩ có phê phán 
và các kỹ năng đánh giá
4. Phát triển kỹ năng giải quyết xung đột
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 9
3. Lợi ích của nhóm
 3.1. Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan 
điểm khác nhau
• Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý 
tưởng khác nhau mà các thành viên khác có
• Mỗi thành viên học được nhiều cách tiếp cận 
vấn đề khác nhau
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 10
3. Lợi ích của nhóm
 3.2. Phát triển những kỹ năng truyền
thông, kỹ năng làm việc với con người
• Học cách lắng nghe một cách tích cực và
hữu hiệu những thành viên khác
• Học cách diễn đạt một cách hữu hiệu
• Học cách cung cấp những phản hồi chân
thực đến cho các thành viên khác trong
nhóm
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 11
3. Lợi ích của nhóm
 3.3. Phát triển khả năng suy nghĩ có 
phê phán và các kỹ năng đánh giá
• Các thành viên thường phải phê phán, đánh 
giá đề án
• Có kỹ năng lập ra những giải pháp và những 
kế hoạch hữu hiệu
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 12
3. Lợi ích của nhóm
 3.4. Phát triển kỹ năng giải quyết xung 
đột
• Nhóm luôn luôn có những xung đột
• Nhưng với sự rèn luyện đúng đắn về kỹ năng 
giao tiếp, các thành viên có thể học được 
những cách giải quyết những xung đột
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 13
4. Hạn chế của làm việc nhóm
 Khi 1 dự án được chia thành các phần 
việc nhỏ, mỗi thành viên có thể không hiểu 
hết tất cả các vấn đề trong dự án
 Một vài thành viên thích làm việc và được 
đánh giá độc lập 
 Có rủi ro cao hơn
 Vài thành viên không chịu làm việc
14© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
4. Hạn chế của làm việc nhóm
 Điểm của thành viên bị ảnh hưởng bởi 
điểm của nhóm
 Vài thành viên có xu hướng chuyên quyền 
độc đoán và điều khiển tiến độ công việc
 Động lực làm việc của nhóm có thể sụp đổ
 Ý kiến nhóm lấn át ý kiến cá nhân
15© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
5. Các giai đoạn hình thành và phát triển
 Hình thành
 Xung đột
 Giai đoạn bình thường hóa
 Giai đoạn hoạt động trôi chảy
16© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Hình thành
 Là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. 
 Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách 
trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và 
hoàn toàn là tiêu cực. 
 Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn 
chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn 
chung là khép kín. 
 Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những 
người nổi trội lên như một người lãnh đạo.
17© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Xung đột
 Các bè phái được hình thành, các tính 
cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một 
bước
 Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp 
vì không có ai lắng nghe và một số người 
vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. 
18© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Giai đoạn bình thường hóa
 Nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng 
tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. 
 Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên 
bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm 
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở 
với toàn bộ nhóm. 
 Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng 
nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình 
thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
19© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Giai đoạn hoạt động trôi chảy
 Nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống 
cho phép trao đổi những quan điểm tự do và 
thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm 
đối với mỗi thành viên và với các quyết định của 
nhóm.
20© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Nhóm hoạt động tốt, không tốt
Những nhóm hoạt động tốt thường có 
chung những dấu hiệu sau đây:
Tính gắn bó (commitment)
Năng lực (competence)
Mục tiêu chung (a common goal)
21© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Thỏa hiệp
1+1 ?=1,5
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 22
Tính gắn bó
Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệt tình vào 
công việc chung
 Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và công 
sức cho đề án
 Mỗi thành viên tham gia vào quá trình ra 
những quyết định về công việc của nhóm
 Các thành viên có quan hệ thân thiện, cởi mở, 
tin cậy lẫn nhau
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 23
Năng lực
 Mỗi người có một vai trò rõ ràng trong nhóm 
công tác. 
 Năng lực mỗi người là có đủ tầm cho vai trò mà 
người đó đảm nhiệm. Năng lực ở đây gồm: 
 năng lực chuyên môn
 năng lực giải quyết vấn đề 
 năng lực giao tiếp.
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 24
Mục tiêu chung
 Tất cả vì mục tiêu chung
 Chủ động đóng góp những ý tưởng
 Cung cấp những phản hồi một cách xây dựng 
 Yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ 
ràng 
 Cung cấp những cập nhật thường xuyên
 Lắng nghe thành viên khác
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 25
Đồng đội
1+1 ?>2
Ăn một mình đau tức, 
làm một mình cực thân
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 26
Nhóm hoạt động không tốt
Những nhóm hoạt động không tốt thường có 
chung những dấu hiệu sau đây:
 Thiếu sự tin cậy lẫn nhau
 Có thái độ ngại xung đột với nhau
 Thiếu gắn bó với mục tiêu chung của nhóm
 Trốn tránh trách nhiệm
 Không quan tâm đến kết quả hoạt động của 
nhóm
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 27
Đối đầu
1+1 ?<1
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 28
6. Tiêu chí để nhóm hoạt động thành công
 Có trưởng nhóm và kế hoạch làm việc cụ thể
 Cần phân định trách nhiệm các thành viên và yêu cầu về 
kết quả mong muốn
 Cần chuẩn bị trước khi họp: phân công công việc, đọc 
trước tài liệu, ghi chú
 Tránh phàn nàn đổ lỗi, nếu cần để đến cuối buổi
 Có phản hồi trước những ý kiến của thành viên nhóm và 
cố gắng hiểu quan điểm của họ; tránh chỉ trích, bình luận 
mang tính cá nhân. Cần có kỹ năng nghe.
 Nếu có vấn đề xảy ra, cần giải quyết sớm để các thành 
viên không làm phiền nhau và nhóm
 Nếu sau một thời gian, nhóm vẫn không hoạt động tốt 
chấp nhận nó, tìm trợ giúp hoặc giải tán nhóm
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 29
7. Các câu hỏi để đánh giá nhóm
1. Các thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ
không?
2. Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp
không?
3. Các cuộc họp có được tổ chức tốt?
4. Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc họp
không?
5. Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều?
6. Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt
ra không?
7. Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn
không?
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 30
8. Một số phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm
 Teamviewer: sau khi cài và đăng nhập, có thể trao đổi 
với bạn bè qua tin nhắn hoặc truy cập vào máy tính của 
bạn bè khi được cấp phép
 Google drive: chia sẻ tài liệu, hình ảnh
 SVN: quản lý project của nhóm, cho phép các thành viên 
của nhóm cùng nhìn thấy mã nguồn của project, mỗi cá 
nhân có thể sửa đổi mã nguồn, có giải quyết xung đột 
khi cả 2 người cùng sửa 1 file
 Microsoft Visual SourceSafe ( VSS ): quản lý mã 
nguồn của nhóm, tích hợp sẵn vào Visual studio
31© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Công cụ hỗ trợ quản lý dự án
 Microsoft Project: hỗ trợ quản lý dự án
phần mềm
 Visio: tạo bảng biểu, mô hình
32© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Microsoft Project
33© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Gantt Chart tạo bằng Visio
34© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT
Henry Ford Quotes
“Coming together is a beginning; keeping 
together is progress; working together is 
success”.
Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu; giữ được 
nhau là sự tiến bộ; làm việc cùng nhau mới 
là thành công.
© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT 35
CÁM ƠN SỰ THEO DÕI!
Hết bài 8
36© SoICT 2017 Nhập môn CNTT&TT