Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng

Chƣơng 1 
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG 
I. VĂN PHÕNG 
1. Khái niệm: 
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , 
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô 
lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. 
Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp 
đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. 
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những ngƣời có chức vụ 
nhƣ Tổng giám đốc, nghị sĩ 
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu 
nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác 
văn thƣ. 
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức 
năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho 
hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động 
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 
2.Chức năng của Văn phòng : 
a Chức năng giúp việc điều hành : 
- Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc. 
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. 
 - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan 
b. Chức năng tham mưu tổng hợp: 
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan 
và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. 
c. Chức năng hậu cần, qủan trị: 
Đảm bảo cơ sở vật chất và phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan 
3. Nhiệm vụ của Văn phòng : 
- Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chƣơng trình 
đó; bố trí; sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; 
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo 
tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ 
đạo, điều hành của thủ trƣởng 
- Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn 
bản của cơ quan ban hành 
 - Thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ, giải quyết các văn thƣ tờ trình của các đơn 
vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thƣ, tờ 
trình đó; 
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thƣ từ, 
tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; 
 2 
 - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn 
mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lƣơng, thƣởng, nghiệp 
vụ; 
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, 
kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và 
công tác của cơ quan; 
 - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ 
quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp 
khách một các khoa học và văn minh 
 - Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn 
phòng, từng bƣớc hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hƣớng dẫn 
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết . 
4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 
a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : 
- Chánh văn phòng (Trƣởng phòng hành chính): Chánh VP là ngƣời điều hành 
chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng nhƣ 
xây dựng và theo dõi thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo 
VN quan trọng, công tác cơ yếu 
- Giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng (hoặc Phó Trƣởng phòng HC) 
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề 
cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng. 
b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : 
 - Bộ phận hành chính,văn thƣ : 
+ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong 
và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; 
+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết 
+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động 
của văn thƣ 
- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trƣơng, 
đƣờng lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; 
+ Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; 
+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời 
cho thủ trƣởng và đề xuất phƣơng án giải quyết. 
 - Bộ phận lƣu trữ :Thực hiện công tác lƣu trữ 
+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lƣu trữ; 
+ Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 
 - Bộ phận Quản trị : 
+ Cung cấp đầy đủ kịp thời các phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của 
cơ quan, doanh nghiệp; 
+ Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phƣơng tiện vật chất có hiệu quả. 
- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) 
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ  
5.Chế độ làm việc của văn phòng: 
 3 
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng lãnh đạo. Nguyên tắc của chế độ này là Chánh 
Văn phòng là ngƣời đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyền quyết định tất cả các vấn đề thuộc 
phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ sở tham mƣu giúp việc của phó Văn phòng. 
Tuy nhiên, trong quá trình điều hành thì Chánh văn phòng có sự tham khảo ý kiến của các 
cấp phó và các bộ phận chức năng. Trong đó các chuyên viên thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi 
cần thiết có thể làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo kết quả thƣờng xuyên với Chánh 
văn phòng. Các đơn vị khác hoạt động dƣới sự phân cấp quản lý của Chánh văn phòng. 
6. Mối quan hệ công tác: 
Trong quá trình công tác thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tác với các phòng 
ban, đơn vị chức năng chuyên môn khác trong cơ quan, doanh nghiệp trong việc thực hiện các 
nhiệm vụ chung cũng nhƣ trong các hoạt động khác. Cùng chịu sự chỉ đạo và điều hành chung của 
lãnh đạo cơ quan 
II. QUẢN TRỊ: 
1. Khái niệm: 
Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị: 
* Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì “quản trị” đƣợc hiểu: 
- Là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức nhƣ Hội đồng 
quản trị, Ban Giám đốc 
- Là quản lý và cấp phát các phƣơng tiện làm việc tại cơ quan, tổ chức nhƣ phòng 
Quản trị. 
* Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc đƣợc thực hiện 
thông qua ngƣời khác. 
* Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động đƣợc 
hình thành một cách có hiệu quả và thông qua ngƣời khác. 
* Theo TS. Hà Nam Khánh Giao: Quản trị là quy trình sử dụng các nguồn lực của 
tổ chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức bằng cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và 
kiểm soát”. 
Nhƣ vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổ chức, định 
hƣớng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tƣợng bị quản trị và sử dụng có hiệu quả 
nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra trong điều kiện môi 
trƣờng tổ chức luôn biến động”. 
2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động quản trị: 
 Khi con ngƣời kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, ngƣời ta 
có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi ngƣời. Lối làm 
việc nhƣ thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhƣng 
nếu ngƣời ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt 
quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật 
liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí để thực 
hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. 
Hiệu quả = Kết quả - Chi phí 
Hiệu quả sẽ tăng trong hai trƣờng hợp: 
 4 
+ Tăng kết quả với chi phí không đổi. 
+ Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả. 
Muốn đạt đƣợc cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản 
trị lãnh đạo cũng đạt đƣợc kết quả nhƣng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo 
giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan 
trọng góp phần đƣa nền kinh tế đất nƣớc nhanh chóng phát triển. Trong hoạt động kinh 
doanh, ngƣời nào luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu 
quả. Có thể nói rằng, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu 
quả và chỉ khi nào ngƣời ta quan tâm đến hiệu quả thì ngƣời ta mới quan tâm đến hoạt 
động quản trị, lãnh đạo. 
Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp đƣợc vạch ra nhằm đạt 
đƣợc mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đều phải lựa chọn quá 
trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật. 
Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo nhƣ vậy là nhằm giúp chúng ta có những 
kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu 
lợi nhuận cũng nhƣ mục tiêu phi lợi nhuận. 
Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật: 
Quản trị là một hiện tƣợng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con ngƣời, nó biểu 
hiện trong mối quan hệ giữa con ngƣời với con ngƣời. Đó là mối quan hệ giữa ngƣời chủ 
nô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa dần dần qua nhiều thế kỷ với ít nhiều thay đổi từ 
trong cách xử sự đầy lạm quyền dƣới các chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc 
đoán, gia trƣởng đến những ý tƣởng quản trị dân chủ mới mẻ nhƣ hiện nay. Theo xu thế 
vận động thì quản trị hiện nay không còn mang bản chất của sự cai trị nhƣ trong quá khứ, 
mà quản trị hiện nay đƣợc coi là một khoa học. Đó là khoa học mà đối tƣợng của nó chủ 
yếu tác động tới con ngƣời. Chính vì thế nó còn đƣợc coi là một môn khoa học đặc biệt, 
vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. 
 - Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của 
nhiều ngành khoa học khác nhau để xây dựng học thuyết của riêng mình. Trong quản trị 
học có rất nhiều kiến thức khoa học của các ngành nhƣ triết học, kinh tế học, khoa học tổ 
chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinh tếkhoa học tự nhiên nhƣ toán học, 
điều khiển học, tin học Khoa học xã hội nhƣ xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật 
học 
- Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ trong quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo 
những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể. 
Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ của mình đã xuất phát từ những đặc điểm, tình 
huống cụ thể, nhƣng luôn tính đến đặc điểm các nhân của ngƣời chấp hành. Trong thực tế, 
hoạt động quản trị sẽ không thành công nếu chỉ áp dụng máy móc và rập khuôn theo một 
công thức có sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là „bí quyết”, cái mẹo”, “cái biết làm thế 
nào” (know-how) của nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối cùng. Nghệ thuật quản trị là tài 
nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm  của nhà quản trị trong việc giải quyết những 
nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ nhƣ nghệ thuật 
sử dụng con ngƣời (bố trí đúng vị trí, sử dụng đúng khả năng, biết động viên, tập hợp và 
thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất, 
nghệ thuật ra quyết định (nhanh,, đúng, kịp thời) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh 
 5 
hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải quyết các khó khăn nảy sinh trong 
quá trình điều hành Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “mẹo” gắn liền 
với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và 
sáng tạo. 
Hai mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị là hai mặt của một vấn đề, 
chúng không mâu thuẫn, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động lẫn nhau và bổ sung cho 
nhau trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị. Nghệ thuật phải dựa trên nền tảng, trên 
sự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, lĩnh vực quản lý. Nếu không dựa trên cơ sở 
khoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi, chủ quan và kinh nghiệm cá nhân mà thôi. 
Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này mà có thể không thành công ở tình huống 
khác. Ngƣợc lại, nếu chỉ dựa trên các nguyên lý của các ngành khoa học mà không chú 
trọng tính nghệ thuật trong quản trị thì hoạt động của nhà quản trị cũng khó thành công, 
bởi vì thực tiễn xã hội, những hoàn cảnh của thực tế là rất khác nhau, muôn hình muôn vẻ 
và luôn thay đổi. Do đó nhà quản trị, để đạt đƣợc thành công thì không thể không vận dụng 
hai yếu tố khoa học và nghệ thuật trong hoạt động điều hành của mình. 
 3. Các chức năng quản trị: 
a.. Hoạch định (planning) : 
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình hoạt động quản trị, xây dựng kế hoạch để phối 
hợp các hoạt động, xây dựng chƣơng trình, mục tiêu chiến lƣợc, kế hoạch hoạt động cho 
từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành 
các mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại 
trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động đƣợc hay chỉ hoạt động với một phần 
công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. 
b. Tổ chức: (organizing): 
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ 
chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, ngƣời nào phải làm, phối 
hợp hoạt động ra sao... để đạt đƣợc mục tiêu. Công tác này thực hiện tốt sẽ quyết định tới 
sự thành công của doanh nghiệp và ngƣợc lại cho dù các nguồn lực khác dồi dào 
c. Lãnh đạo (leading): 
Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều ngƣời, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn 
cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của 
những ngƣời dƣới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những ngƣời khác, 
chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tƣợng và hoàn cảnh cùng sở 
trƣờng của ngƣời lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng đƣợc 
sức ỳ của các thành viên trƣớc những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đƣa công ty 
đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chƣa thật tốt, nhƣng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh 
đạo kém. 
d. Kiểm soát (controlling): 
Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ 
cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất 
bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành 
quả thực tế với thành quả đã đƣợc xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai 
lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đƣờng đi đúng hƣớng để hoàn thành mục tiêu. 
 6 
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng 
giám đốc một công ty lớn, hiệu trƣởng một trƣờng học, trƣởng phòng trong cơ quan, hay 
chỉ là tổ trƣởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là 
đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trƣờng, xã hội, ngành nghề, quy 
trình công nghệ riêng v.v. nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. 
Nhƣng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phƣơng pháp thực 
hiện, chứ không khác nhau về bản  ... sơ bảo quản vĩnh viễn 
-.........hồ sơ bảo quản lâu dài 
-.........hồ sơ bảo quản tạm thời 
 THỦ TRƢỞNG CƠ QUAN 
 Kí tên và đóng dấu 
c. Quy trình lập hồ sơ công việc: 
- Bƣớc 1: Mở hồ sơ. 
- Bƣớc 2. : Phân loại văn bản, giấy tờ đƣa vào các hồ sơ, Phân loại theo những đăc 
trƣng sau: 
+ Đặc trƣng tên gọi 
+ Đặc trƣng vấn đề 
+ Đặc trƣng tác giả 
+ Đăc trƣng thời gian 
+ Đăc trƣng giao dịch 
Bƣớc 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. Hồ sơ có thể sắp xếp theo: 
 + Theo tên loại văn bản 
 + Thứ tự thời gian 
 65 
 + Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: văn bản đề xuất,văn bản 
giải quyết, văn bản kết thúc vấn đề. 
 + Theo tác giả kết hợp với thời gian 
 + Theo vấn đề kết hợp với thời gian 
 + Theo vần chử cái của tên ngƣời hoặc địa phƣơng 
 + Theo thứ tự của số văn bản 
 v.v . 
- Bƣớc 4. Kết thúc và biên mục hồ sơ: Hồ sơ kết thúc khi công việc liên quan đến 
hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), hoặc kết thúc một năm hành chính. Khi kết thúc hồ sơ cần 
phải: 
+ Đánh giá tính đầy đủ , hoàn chỉnh của văn bản, giấy tờ. 
+ Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn bản và tờ kết thúc. 
MỤC LỤC VĂN BẢN 
Hồ sơ số..tập số. 
STT Số 
và ký hiệu 
của VB 
Ngày, 
tháng 
VB 
Trích yếu nội 
dung văn bản 
Tác giả 
văn bản 
Tờ số Ghi chú 
1 2 
3 4 5 6 7 
Bƣớc 5- Đóng quyển 
Bƣớc 6: nộp lƣu hồ sơ: 
Lƣu hồ sơ là một trong những nhiệm vụ của công tác văn thƣ đƣợc thực hiện theo 
quy định PL nhà nƣớc. Hàng năm, các đơn vị thu thập những những hồ sơ cần nộp lƣu vào 
phòng lƣu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lƣu . Những hồ sơ có thời hạn bảo 
quản tạm thời thì để lại ở đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lƣu thêm thì tiêu 
hủy theo thủ tục. 
Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo nguyên tắc và các hồ sơ liên quan đến công việc 
của năm tới thì không phải nộp lƣu cho lƣu trữ cơ quan. Đơn vị nào cần giữ lại hồ sơ thuộc 
diện nộp lƣu để nghiên cứu thì làm thủ tục mƣợn lại phòng lƣu trữ cơ quan. 
 * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: 
TỜ KẾT THÖC 
Hồ sơ số..tập số. 
Hồ sơ này gồm: .tờ 
. tờ mục lục văn bản, .tờ kết thúc 
Đặc điểm: 
Ngàytháng.năm. 
 Ngƣời lập 
 66 
- Tài liệu hành chính : sau một năm công việc kết thúc. 
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng KH vào công nghệ: sau một năm kể từ 
năm công trình đƣợc nghiệm thu chính thức. 
 - Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình đƣợc quyết toán. 
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác 
sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. 
Mẫu: 
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 TÊN CƠ QUAN ĐƠN VỊ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
Số: ../ML 
MỤC LỤC HỒ SƠ LƢU NỘP 
Năm:.. 
STT Số và ký 
hiệu hồ 
sơ 
Số lƣợng đơn 
vị bảo quản 
Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng 
bắt đầu và kết 
thúc 
Số lƣợng 
tờ 
Ghi 
chú 
1 2 3 4 5 6 7 
 Phần những hồ sơ 
có thời hạn bảo 
quản vĩnh viễn 
 Phần những hồ sơ 
có thời hạn bảo 
quản lâu dài 
Tổng cộng bảng mục lục này có..hồ sơ (bao gồm:. đơn vị bảo quản) trong 
đó : 
 - có..hồ sơ (.đơn vị bảo quản) 
 - có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.hồ sơ (. đơn vị bảo quản) 
 - có thời hạn bảo quản lâu dài. 
 Ngàytháng.năm.. Ngàytháng.năm.. 
Họ, tên, chức vụ, chữ ký của ngƣời Họ, tên, chức vụ, chữ ký của ngƣời 
phụ trách lƣu trữ cơ quan nhận hồ sơ phụ trách đơn vị có hồ sơ lƣu 
 lƣu nộp 
B. CÔNG TÁC LƢU TRỮ 
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ: 
1. Công tác lƣu trữ: 
Lƣu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá 
trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và 
tra cứu khi cần thiết 
Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nƣớc, bao gồm các mặt chính trị, 
khoa học, pháp chế và thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu 
trữ. 
 67 
2. Tài liệu lƣu trữ: 
a. Khái niệm: Tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị 
đƣợc lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các 
cơ quan, tổ chức và cá nhân, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ để khai thác phục vụ cho 
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.. 
b. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ. 
- Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các 
hiện tƣợng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời 
kỳ lịch sử. 
- Tài liệu lƣu trữ có tính chính xác cao: Tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính 
(trong trƣờng hợp không có bản gốc, bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị nhƣ 
bản chính), do vậy, tài liệu lƣu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo độ tin 
cậy và chính xác. 
- Tài liệu lƣu trữ do Nhà nƣớc thống nhất quản lý: Tài liệu lƣu trữ đƣợc đăng ký, 
nhà nƣớc bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà nƣớc. 
c. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 
- Ý nghĩa về chính trị: 
+ Các giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lƣu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai 
cấp mình. 
+ Các quốc gia đều sử dụng tài liệu lƣu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia, dân tộc. 
+ Đảng và Nhà nƣớc ta sử dụng tài liệu lƣu trữ để nghiên cứu xây dựng đƣờng lối, 
chủ trƣơng, chính sách, kế hoạch phát triển đất nƣớc; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh 
thổ, lãnh hải của đất nƣớc; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc của 
các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và để củng cố 
tình đoàn kết hữu nghị giữa nƣớc ta với các nƣớc trên thế giới. 
+ Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng 
yêu nƣớc, những chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc trong từng thời kỳ lịch sử. 
- Ý nghĩa về kinh tế: 
+ Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để 
xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế. 
+ Sử dụng tài liệu lƣu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công trình 
xây dựng cơ bản nhƣ: nhà ga, đƣờng sắt, công trình thủy lợi, đồng thời để quản lý và sửa 
chữa các công trình đó. 
- Ý nghĩa về khoa học: 
+Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và 
phát triển của tự nhiên và xã hội. 
+ Tài liệu lƣu trữ là nguồn tƣ liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học. 
+ Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. 
+ Sử dụng tài liệu lƣu trữ để quản lý khoa học, tránh đƣợc sự nghiên cứu đƣờng 
vòng hay nghiên cứu lại. 
- Tài liệu lƣu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc: 
+ Di sản văn hoá của xã hội loài ngƣời, của mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm các loại 
nhƣ: di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lƣu trữ 
 68 
+ Tài liệu lƣu trữ còn là di sản văn hoá đặc biệt vì tài liệu lƣu trữ phản ánh một cách 
đầy đủ, khách quan mọi mặt đời sống của xã hội loài ngƣời, của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc 
qua từng thời kỳ lịch sử. 
+Tài liệu lƣu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự xuất 
hiện của chữ viết). 
+Thông qua tài liệu lƣu trữ chúng ta kế thừa và tiếp thu những truyền thống quý báu 
của dân tộc để tuyên truyền, giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ chống lại các 
yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam. 
- Tài liệu lƣu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. 
d. Các loại tài liệu lưu trữ. 
- Nhóm tài liệu về quản lý Nhà nƣớc (Tài liệu hành chính): Gồm các loại văn bản có 
nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nƣớc trên các lĩnh vực chính trị, kinh 
tế, văn hoá, quân sự, Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào mỗi giai đoạn lịch sử và mỗi 
quốc gia nhất định.VD: + Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ...; Hiện nay: Hiến pháp, 
Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ, Chỉ thị, Quyết định và các loại văn bản khác. 
- Nhóm tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): là nhóm tài liệu có nội 
dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây 
dựng các công trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công nghiệp; tài liệu về điều 
tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí tƣợng, thủy văn, bản đồBao gồm 
có nhiều loại nhƣ: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ 
- Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh lại 
các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh hoặc kết 
hợp hình ảnh và âm thanh nhƣ: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ..Bao gồm âm 
bản, dƣơng bản của các cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, 
- Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật: Phản ánh các hoạt động sáng tác văn học 
nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩBao gồm các loại bản thảo, bản gốc các tác 
phẩm văn học nghệ thuật 
- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. 
II. CÁC NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ: 
1. Phân loại tài liệu lƣu trữ: 
Là sự phân chia tài liệu thành các khối, nhóm, đơn vị bảo quản. 
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia: do cq TW thực hiện , phân chia tài liệu 
lƣu trữ quốc gia thành hệ thống các kho (viện) hoặc trung tâm lƣu trữ dựa vào các đặc 
trƣng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế tác.... 
+ Xây dựng kho lƣu trữ của ngành Công an, quân đội, kho lƣu trữ tài chính, Ngân 
hàng, Bƣu điện 
+ XD kho tài liệu lƣu trữ trƣớc CMT8, sau CMT8 
+ XD kho lƣu trữ tỉnh, huyện,,, 
+ xây dựng kho lƣu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành chính.. 
- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ: Tài liệu trong kho lƣu trữ đƣợc phân 
chia theo phông lƣu trữ . Phông lƣu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt 
động của cơ quan nhà nƣớc , tổ chức chính trị XH, doanh nghiệp....có ‎ nghĩa chính trị, kinh 
tế, khoa học... đƣợc đƣa vào bảo quản trong 1 kho lƣu trữ nhất định . 
Trong kho lƣu trữ tỉnh, huyện đƣợc phân chia thành các phông lƣu trữ sau: 
+ HĐND tỉnh, TP 
 69 
+ UBND 
+ Phông lƣu trữ của các sở, ban, ngành. 
Ngoài phông lƣu trữ cơ quan, còn có phông lƣu trữ các nhân, gia đình, dòng họvà 
các sƣu tập lƣu trữ. 
 2. Đánh giá tài liệu lƣu trữ: 
a.Khái niệm: 
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho từng 
loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và lựa chọn để bảo 
quản trong các phòng và kho lƣu trữ những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, 
khoa học 
b. Mục đích, ý nghĩa: 
- Quy định thời hạn cần thiết cho các loại tài liệu 
- Xác định đúng giá trị tài liệu, bảo quản những tài liệu quý, đồng thời huỷ bỏ tài 
liệu hết giá trị để giảm bớt những chi phí không cần thiết cho việc lƣu trữ tài liệu đó 
3. Bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ: 
a.Khái niệm: 
Là công tác sƣu tầm, thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào 
kho lƣu trữ cơ quan , các kho lƣu trữ nhà nƣớc, TW, địa phƣơng theo nguyên tắc và 
phƣơng pháp thống nhất. 
b. Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: 
Phông lƣu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan nhà nƣớc; 
của cq thuộc chính quyền cũ để lại chƣa thu thập hết; những tài liệu đang bảo quản tại thƣ 
viện, bảo tàng.. 
 Phông lƣu trữ cơ quan 
Kho lƣu trữ tỉnh thành và cấp quận, huyện 
4.Thống kê và kiểm tra trong lƣu trữ 
a. Khái niệm thống kê trong lưu trữ : 
Thống kê trong lƣu trữ là áp dụng các phƣơng pháp và các công cụ chuyên môn để 
xác định rõ ràng, chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu 
và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lƣu trữ. 
* Nội dung thống kê trong lưu trữ: 
- Thống kê số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu lƣu trữ ( tài liệu lƣu trữ 
hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật) 
- Thống kê hệ thống các công cụ tra cứu khoa học trong các cơ quan trực tiếp quản 
lý tài liệu lƣu trữ và cơ quan quản lý lƣu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: 
các bộ thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, các công cụ tra cứu trên máy vi 
tính nhƣ băng, đĩa từ. 
 - Thống kê các phƣơng tiện bảo quản. 
- Thống kê cán bộ lƣu trữ trong các cơ quan quản lý của ngành lƣu trữ. 
- Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê là lƣợt ngƣời. 
b. Kiểm tra tài liệu lưu trữ: 
Công tác kiểm tra đƣợc tiến hành nhằm mục đích: 
 70 
- Nắm bắt thực tế tài liệu của từng phông lƣu trữ, đối chiếu với các số liệu ghi trên 
sổ sách thống kê; phát hiện những tài liệu bị hƣ hỏng về mặt vật lý: bị mờ không đọc đƣợc, 
bị ẩm mốc 
- Phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, đánh giá, thống kêđể có biện 
pháp khắc phục kịp thời. 
* Chế độ kiểm tra: 
- Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ một nhƣ 3năm hay 5 năm tiến hành một lần. 
- Kiểm tra đột xuất trong các trƣờng hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình 
nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa; Phát hiện tài liệu bị hƣ 
hỏng do điều kiện bảo quản không tốt; Sau mỗi lần di chuyển tài liệu và khi ngƣời phụ 
trách tài liệu thay đổi. Hoặc vì1 nguyên nhân nào đó mà tài liệu bị mất mát, xáo trộn nhiều. 
5. Chỉnh lí‎ tài liệu lƣu trữ: 
a. Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lƣu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lí các khâu 
nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ ...để 
tổ chức khoa học các phông lƣu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu 
quả nhất. 
b. Nội dung của công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: 
Kiểm tra hồ sơ đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chƣa đạt yêu cầu lƣu trữ 
Chọn và xây dựng phƣơng án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phƣơng án, 
phƣơng pháp phân loại đó.. Đồng thời dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện. 
6. Bảo quản tài liệu lƣu trữ: 
a. Khái niệm: 
Là toàn bộ những công việc thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền 
và an toàn phòng lƣu trữ . 
b. Nội dung công tác bảo quản tài liệu : 
- Tạo điều kiện tối ƣu để kéo dài tuổi tho 
- Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá của tài liệu 
- Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học , thực hiện nghiêm túc quy chế xuất 
nhập tài liệu 
- Kiểm tra tài liệu thƣờng xuyên để phát hiện hƣ hỏng 
c. Yêu cầu CSVC phục vụ công tác lưu trữ: 
- địa điểm,thiết kế, kiến trúc của nhà kho thông thoáng 
- Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu và các dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, 
côn trùng, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ . 
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ: 
a. Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ trong các phòng, kho lƣu trữ là toàn 
bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nƣớc và xã hội những thông tin 
cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn 
hóa, quân sự, ngoại giao và các quyền lợi khác chính đáng của công dân. 
b. Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 
- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 
- Triển lãm tài liệu lƣu trữ 
- Cấp phát các chứng nhận lƣu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lƣu trữ 
- Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình 
- Công bố tài liệu lƣu trữ 
 71 
 72