Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị văn phòng

BỘ MÔN QUẢN TRỊ DNTM 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Bộ môn Quản trị DNTM, Đại học Thƣơng mại, Bài giảng 
Quản trị văn phòng 
Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị văn 
phòng, NXB Lao động – Xã hội 
Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chánh văn phòng, 
NXB Thống kê 
 Trƣờng CĐ Văn thƣ lƣu trữ TW I (2005), Nghiệp vụ thư ký 
văn phòng, NXB Văn hoá – Thông tin 
Mike Harvey (2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê 
TÀI LIỆU THAM 
KHẢO 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Chƣơng 1: Tổng quan về quản trị văn phòng 
Chƣơng 2: Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo 
Chƣơng 3: Tổ chức tiếp khách 
Chƣơng 4: Tổ chức chuyến công tác 
Chƣơng 5: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lƣu 
trữ tài liệu 
NỘI DUNG HỌC PHẦN 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.1 
• Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của 
văn phòng 
1.2 
• Khái niệm, vai trò và nội dung của 
quản trị văn phòng 
1.3 
• Các chức danh văn phòng 
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TM
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.1 Khái niệm, chức năng và 
nhiệm vụ của văn phòng 
Văn phòng là gì? 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.1 Khái niệm, chức năng và 
nhiệm vụ của văn phòng 
Văn phòng là gì? 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.1 Khái niệm, chức năng và 
nhiệm vụ của văn phòng 
Văn phòng là gì? 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và 
trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của 
doanh nghiệp những giấy tờ, hành chính 
1.1 Khái niệm, chức năng và 
nhiệm vụ của văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Tham mƣu tổng 
hợp 
Giúp việc điều 
hành 
Hậu cần 
Chức năng của văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện 
chƣơng trình, kế hoạch công tác 
 Thu thập, xử lý, quản lý thông tin 
 Tƣ vấn văn bản cho lãnh đạo 
 Xây dựng, duy trì và củng cố bộ máy văn phòng 
 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại 
 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý vật tƣ của DN 
Nhiệm vụ của văn 
phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành 
hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công tác 
văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra một cách 
có hiệu quả 
1.2 Khái niệm, vai trò và nội 
dung của quản trị văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Tạo tiền đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp 
Giảm thời gian lãng phí trong tiếp nhận, xử lý 
thông tin 
Tăng khả năng sử dụng nguồn lực 
Nâng cao năng suất lao động 
Tiết kiệm chi phí 
Vai trò của quản trị văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo 
Tổ chức tiếp khách 
Tổ chức chuyến công tác 
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lƣu trữ tài 
liệu 
Nội dung của quản trị văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.3 Các chức danh văn phòng 
 Nhà quản trị văn phòng là: 
- Chịu trách nhiệm trƣớc 
lãnh đạo về mọi hoạt động 
của văn phòng 
- Điều hành mọi hoạt động 
của văn phòng 
- Là đầu mối quan hệ giữa 
lãnh đạo với các bộ phận 
khác 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả 
 Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh 
đạo mọi ngƣời thực hiện 
 Xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ƣu cho công việc 
hàng ngày 
Chức năng và nhiệm vụ của nhà 
quản trị văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Trƣởng 
phòng/giám đốc 
hành chính 
Trƣởng 
phòng xử lý 
văn 
bản/phòng 
hồ sơ 
Trợ lý hành 
chính văn 
phòng 
Chức vụ của các cấp quản trị 
văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.3 Các chức danh văn phòng 
 Thƣ ký là ngƣời trợ giúp của cấp quản trị, là ngƣời 
nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có 
khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra 
trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đƣa ra 
các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
1.3 Các chức danh văn phòng 
 Thƣ ký văn phòng là 
ngƣời trợ giúp cấp quản 
trị, đƣợc giao một phần 
hoặc toàn bộ các công 
việc liên quan đến lĩnh 
vực chuyên môn của 
văn phòng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Chức năng liên quan đến văn bản đi, văn bản đến, 
dự thảo các văn bản, kiểm tra việc thi hành các quyết 
định, chỉ thị 
Chức năng liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, 
đàm thoại, chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh 
đạo và đảm bảo các điều kiện vật chất cho DN 
Chức năng của thƣ ký 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Soạn thảo, đánh máy, in các văn bản trao đổi của lãnh 
đạo 
 Kiểm tra thể thức văn bản và trình ký 
Vào sổ, sắp xếp và bảo quản các văn bản đến và đi 
 Lập lịch công tác cho lãnh đạo 
 Kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các chỉ thị 
 Chuẩn bị các chuyến công tác và tiếp khách 
 Chuẩn bị cho các cuộc họp của lãnh đạo 
 Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho lãnh đạo 
Nhiệm vụ của thƣ ký 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
• Trung thực, thẳng thắn, tự tin, tự giác, 
cầu thị, năng động, chu đáo Phẩm chất 
• Tổ chức, sắp xếp công việc; Giao tiếp; 
Soạn thảo VB; Điều hành công việc... Kỹ năng 
• Quản trị; Kinh tế; Luật kinh doanh; 
Thống kê; Tâm lý xã hội Kiến thức 
Tiêu chuẩn của thƣ ký 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Kết thúc chƣơng 1 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU