Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 5: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu

 
5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 
5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu 
CHƢƠNG 5: 
TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT 
VĂN BẢN VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DH M
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
- Khái niệm văn bản: Văn bản là phƣơng tiện giao tiếp 
chính thức của cơ quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp 
dƣới và với công dân hoặc là phƣơng tiện phục vụ cho 
hoạt động thông tin và giao dịch của doanh nghiệp. 
- Phân loại: Văn bản đến và văn bản đi 
5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết 
văn bản 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản 
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản 
chuyên ngành (kể cả fax, VB chuyển qua mạng và VB mật) 
và đơn, thƣ gửi đến DN 
 Văn bản đi: là tất cả các loại VB, bao gồm VB quy phạm 
pháp luật, VB hành chính và VB chuyên ngành (kể cả bản 
sao VB, VB lƣu chuyển nội bộ và VB mật) do doanh 
nghiệp phát hành 
Văn bản đến và văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Nguyên tắc: 
- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn 
thƣ 
- Phải đƣợc quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và 
thống nhất 
- Nếu có dấu chỉ mức độ mật thì phải ngƣời có trách 
nhiệm mới đƣợc bóc và xử lý 
- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải đƣợc xử lý ngay sau 
khi nhận đƣợc 
5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết 
văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Quản lý, giải quyết văn bản đến: 
- Tiếp nhận văn bản đến 
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì 
- Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến 
- Đăng ký văn bản đến 
- Trình văn bản đến 
- Chuyển giao văn bản đến 
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản 
đến 
- Sao văn bản đến 
5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết 
văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Bóc trƣớc những bì đóng các dấu khẩn 
 Không gây hƣ hại đối với văn bản trong và ngoài bì; 
cần soát lại bì. 
 Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký 
hiệu của văn bản trong bì 
 Nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn 
bản với phiếu gửi trƣớc khi ký xác nhận 
 Giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng 
chứng 
Lƣu ý khi bóc bì văn bản: 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Tất cả các văn bản đều cần đóng dấu đến: 
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Doanh nghiệp tiếp 
nhận dƣới 2000 văn 
bản đến/ năm 
Doanh nghiệp nhận 
từ 2000 đến dƣới 
5000 văn bản đến/ 
năm 
Doanh nghiệp nhận 
trên 5000 văn bản 
đến/ năm 
- Sổ đăng ký văn bản 
đến 
- Sổ đăng ký văn bản 
mật đến 
- Sổ đăng ký văn bản 
đến của các Bộ, 
ngành, cơ quan TW 
- Sổ đăng ký văn bản 
đến của các cơ 
quan, tổ chức khác 
- Sổ đăng ký văn bản 
mật đến 
Lập các sổ theo một số 
nhóm cơ quan giao 
dịch nhất định và sổ 
đăng ký văn bản mật 
đến 
Đăng ký văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Ngày 
đến 
Số 
đến 
Tác 
giả 
Số, 
 ký 
hiệu 
Ngày 
tháng 
Tên loại 
và trích 
yếu nội 
dung 
Đơn vị 
hoặc 
ngƣời 
nhận 
Ký 
nhận 
Ghi 
chú 
Sổ đăng ký văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Văn bản đến sau khi đăng ký sẽ đƣợc trình cho ngƣời 
đứng dầu hoặc ngƣời có thẩm quyền giải quyết 
 Ý kiến chỉ đạo đƣợc ghi vào mục “chuyển” trong dấu 
“đến” 
 Chuyển lại cho bộ phận văn thƣ để đăng ký bổ sung 
vào sổ đăng ký văn bản đến 
Trình văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Yêu cầu khi chuyển giao văn bản đến: 
- Nhanh chóng 
- Đúng đối tƣợng 
- Chặt chẽ 
 Lập sổ chuyển giao văn bản đến: 
- Doanh nghiệp tiếp nhận dƣới 2000 văn bản đến/ năm thì 
sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao 
văn bản 
- Doanh nghiệp tiếp nhận trên 2000 văn bản đến/ năm thì 
cần lập sổ chuyển giao văn bản đến 
Chuyển giao văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Ngày chuyển Số đến 
Đơn vị hoặc 
ngƣời nhận 
Ký nhận Ghi chú 
Sổ chuyển giao văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
 .............., ngày .. tháng .. năm . 
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 
..(1).. 
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: . 
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị:  
Ý kiến đề xuất của ngƣời giải quyết:  
Giải quyết và theo dõi đôn đốc 
việc giải quyết văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 
- Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, 
đôn đốc việc giải quyết VB theo thời hạn quy định 
- Bộ phận văn thƣ tổng hợp các số liệu về VB để báo 
cáo cho ngƣời đƣợc giao trách nhiệm 
- Nếu doanh nghiệp chƣa sử dụng máy vi tính để theo 
dõi việc giải quyết VB đến thì cán bộ văn thƣ cần lập 
sổ để theo dõi việc giải quyết VB đến 
Giải quyết và theo dõi đôn đốc 
việc giải quyết văn bản đến (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
Số 
đến 
Tên loại, số 
và ký hiệu, 
ngày tháng 
và tác giả văn 
bản 
Đơn vị 
hoặc 
ngƣời 
nhận 
Thời hạn 
giải 
quyết 
Tiến độ 
giải 
quyết 
Số, ký 
hiệu văn 
bản trả 
lời 
Ghi chú 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Sao y bản chính: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung 
của văn bản, đƣợc thực hiện từ bản chính 
 Bản trích sao: Sao một phần nội dung của văn bản 
chính, đƣợc thực hiện từ bản chính 
 Bản sao lục: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của 
văn bản, đƣợc thực hiện từ bản sao y bản chính 
Sao văn bản đến 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Nguyên tắc quản lý văn bản đi: 
- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thƣ 
- Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và 
thể thức trƣớc khi gửi đi 
- Văn bản khẩn đi cần đƣợc hoàn thành thủ tục phát 
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản đƣợc ký 
5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết 
văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Quản lý, giải quyết văn bản đi: 
- Trình văn bản đi 
- Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng 
- Đóng dấu văn bản đi 
- Đăng ký văn bản đi 
- Chuyển giao văn bản đi 
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lƣu 
5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết 
văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Văn bản thông thƣờng, không phức tạp: Trình bản 
in, đã đƣợc kiểm tra kỹ 
 Văn bản nội dung phức tạp: Nộp kèm theo các văn 
bản có liên quan gọi là hồ sơ trình ký 
Trình văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày 
văn bản trƣớc ghi phát hành văn bản 
 Ghi số và ngày, tháng văn bản 
- DN ban hành dƣới 500 VB/ năm: đánh số và đăng ký 
chung cho tất cả các loại VB 
- DN ban hành từ 500 đến 2000 VB/ năm: đánh số và 
đăng ký hỗn hợp 
- DN ban hành trên 2000 VB/ năm thì đánh số và 
đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính 
- VB mật đánh số và đăng ký riêng 
Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Đóng dấu các độ khẩn: Khẩn -> Thƣợng khẩn -> Hoả 
tốc 
Đóng dấu độ khẩn, mật 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Đóng dấu các độ mật: 
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nƣớc thuộc độ 
Tuyệt mật 
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nƣớc thuộc độ Tối 
mật 
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nƣớc thuộc độ Mật 
Đóng dấu độ khẩn, mật 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Lập sổ đăng ký văn bản đi: 
Đăng ký văn bản đi 
DN ban hành dƣới 
500 văn bản/ năm 
DN ban hành từ 500 đến 
dƣới 2000 văn bản/ năm 
DN ban hành trên 2000 
văn bản/ năm 
- Sổ đăng ký văn 
bản đi 
- Sổ đăng ký văn 
bản mật đi 
- Sổ đăng ký VB quy 
phạm pháp luật và 
quyết định, chỉ thị 
- Sổ đăng ký VB hành 
chính có ghi tên loại 
khác và công văn 
- Sổ đăng ký văn bản mật 
đi 
- Sổ đăng ký VB quy 
phạm pháp luật, 
quyết định, chỉ thị 
- Sổ đăng ký VB hành 
chí khác 
- Sổ đăng ký công 
văn 
- Sổ đăng ký VB mật 
đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Số, ký 
hiệu 
văn 
bản 
Ngày 
tháng 
văn 
bản 
Tên 
loại và 
trích 
yếu nội 
dung 
văn 
bản 
Ngƣời 
ký 
Nơi 
nhận 
văn 
bản 
Đơn vị, 
ngƣời 
nhận 
bản 
lƣu 
Số 
lƣợng 
bản 
Ghi 
chú 
Sổ đăng ký văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Lựa chọn bì: 
- Bì cần có kích thƣớc lớn hơn kích thƣớc của văn bản 
khi để vào bì 
- Bì đƣợc làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nƣớc, 
không nhìn thấu qua đƣợc và có định lƣợc ít nhất từ 
80g/m2 trở lên 
Chuyển giao văn bản đi 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Trình bày và viết bì: 
- Phải để mặt giấy có chữ vào trong khi gấp văn bản 
- Tránh làm nhàu văn bản khi cho vào bì 
- Khi dán bì, không để hồ dính vào văn bản 
- Mép bì phải đƣợc dán kín và không bị nhăn 
 Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu 
khác lên bì: Đóng dấu nhƣ dấu đóng trên văn bản 
Chuyển giao văn bản đi (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Chuyển phát văn bản đi: 
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong 
nội bộ doanh nghiệp 
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác 
- Chuyển phát văn bản đi qua bƣu điện 
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng 
- Chuyển phát văn bản mật 
Chuyển giao văn bản đi (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát VB đi theo yêu cầu 
của ngƣời ký 
- VB đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” thì phải theo dõi, thu hồi 
đúng thời hạn 
- VB đi không có ngƣời nhận thì phải chuyển lại cho đơn vị hoặc 
cá nhân soạn thảo VB đó và ghi chú lại 
- Phát hiện VB bị thất lạc thì phải báo ngay ngƣời có trách nhiệm 
giải quyết 
Chuyển giao văn bản đi (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
- Bản lƣu tại văn thƣ là bản có chữ ký trực tiếp của 
ngƣời có thẩm quyền 
- Khi lƣu phải sắp xếp theo thứ tự đăng ký 
- Trang bị các phƣơng tiện để bảo vệ, bảo quản an toàn 
bản lƣu tại văn thƣ 
- Lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử 
dụng bản lƣu 
- Với các văn bản đi có đóng dấu các độ mật phải đƣợc 
lƣu trữ theo quy định của pháp luật 
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ 
sử dụng bản lƣu 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng 
con dấu 
Con dấu là thành phần 
biểu hiện tính hợp pháp 
và tính chân thực của văn 
bản 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Sử dụng các loại dấu 
 Dấu nổi để đóng giáp 
lai vào ảnh trong các 
văn bản là chứng chỉ, 
giấy phép hay văn bản 
do cơ quan ban hành 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Sử dụng các loại dấu 
 Dấu chìm 
 Dấu chỉ mức độ khẩn 
 Dấu chỉ mức độ mật 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Chỉ đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của cấp có thẩm 
quyền 
 Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên 1/3 – ¼ chữ ký về phía bên trái 
 Chỉ ngƣời đƣợc giao giữ dấu mới đƣợc phép trực tiếp đóng 
dấu vào văn bản 
 Dấu của cơ quan chỉ đƣợc đóng vào văn bản do cơ quan xây 
dựng và ban hành 
 Với cơ quan Nhà nƣớc, không đóng dấu ngoài giờ hành 
chính 
Nguyên tắc đóng dấu 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Mẫu con dấu các độ mật 
MẬT TỐI MẬT 
TUYỆT MẬT 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Mẫu con dấu các độ mật 
TÀI LIỆU THU HỒI 
Thời hạn 
Chỉ ngƣời có tên mới đƣợc bóc bì 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Mẫu con dấu các độ khẩn 
HOẢ TỐC 
KHẨN 
THƢỢNG 
KHẨN 
HOẢ TỐC 
HẸN GIỜ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Dấu phải đƣợc bảo quản tại trụ sở doanh nghiệp và quản lý chặt chẽ 
 Bảo quản trong tủ sắt có khoá chắc chắn 
 Chỉ giao cho một ngƣời có trách nhiệm giữ 
 Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu 
 Dấu bị mòn, méo, hƣ hỏng thì phải xin phép khắc dấu mới và nộp 
lại dấu cũ 
 Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định thì sẽ bị xử lý 
hành chính hoặc truy tố trƣớc pháp luật 
 Khi bị mất dấu phải báo cho cơ quan an nình và cơ quan cấp giấy 
phép, thông báo huỷ con dấu bị mất 
Bảo quản con dấu 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
5.2 Nội dung công tác lƣu trữ 
tài liệu 
Thu thập tài 
liệu 
Chỉnh lý tài liệu 
lƣu trữ 
Xác định giá trị 
tài liệu lƣu trữ 
Bảo quản an 
toàn tài liệu 
Thống kê và 
kiểm tra tài liệu 
lƣu trữ 
Tổ chức khai 
thác và sử dụng 
tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Thu thập tài liệu: Là việc sƣu tầm, làm phong phú thêm 
tài liệu cho các kho lƣu trữ của cơ quan theo những 
nguyên tắc và phƣơng pháp thống nhất 
 Tài liệu lƣu trữ: Là bản chính của những tài liệu có giá trị 
đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ 
quan Đảng, Nhà nƣớc, các tổ chức chính trị - xã hội, kinh 
tế và cá nhân đƣợc lựa chọn để bảo quản, phụ vụ nghiên 
cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn 
Thu thập tài liệu 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Phông lƣu trữ: Là khối tài liệu có mối quan hệ lôgic 
và quan hệ lịch sử hình thành do hoạt động của một 
quốc gia, một cơ quan, một cá nhân đƣợc bảo quản 
trong kho lƣu trữ 
Thu thập tài liệu (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Sắp xếp tài liệu lƣu trữ: 
- Theo bảng chữ cái alphabet 
- Theo tên gọi 
- Theo chủ đề 
Thu thập tài liệu (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Khái niệm: Là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của 
công tác lƣu trữ nhƣ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ 
để tổ chức lƣu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có 
hiệu quả 
 Mục đích: 
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, tiêu huỷ 
những tài liệu hết giá trị 
- Khai thác hiệu quả các tài liệu lƣu trữ 
Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Nguyên tắc: Chỉnh lý theo các phông lƣu trữ 
 Quá trình chỉnh lý: 
- Chuẩn bị chỉnh lý 
- Tiến hành chỉnh lý tài liệu 
Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu: Nội 
dung; Đơn vị hình thành phông; Tác giả; Tiêu chuẩn 
lặp lại của thông tin. 
 Công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: 
Tổ chức hội đồng -> Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn 
thƣ trong các phông lƣu trữ -> Tiêu huỷ tài liệu 
Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Nhân tố phá hoại tài liệu lƣu trữ: 
- Nhân tố tự nhiên 
- Nhân tố con ngƣời 
- Nhân tố thuộc về hoá học 
 Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lƣu trữ: 
- Phòng lƣu trữ 
- Hộp hoặc cặp đựng tài liệu 
- Ghi biên bản khi sử dụng tài liệu lƣu trữ, kiểm tra khi 
nhận lại. 
- Thực hiện nghiêm nội quy PCCC 
Bảo quản an toàn tài liệu 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 Khái niệm: Là sử dụng các công cụ, phƣơng tiện 
chuyên môn, nghiệp vụ để nắm đƣợc chính xác số 
lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu và hệ 
thống bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ 
 Mục đích: 
- Có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu 
- Xác định giá trị tài liệu 
- Lên kế hoạch mua trang thiết bị bảo quản tài liệu 
- Làm cơ sở cho việc quản lý Nhà nƣớc trong công tác 
lƣu trữ, bảo vệ bí mật quốc gia 
Thống kê tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Nguyên tắc: 
- Thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu 
- Bảo đảm thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài 
liệu 
- Áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tƣợng 
thống kê 
Thống kê tài liệu lƣu trữ (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Các công cụ thống kê tài liệu lƣu trữ: 
- Sổ nhập tài liệu vào kho lƣu trữ 
- Mục lục hồ sơ 
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 
- Sổ thống kê phông 
- Báo cáo tổng hợp 
- Sổ xuất tài liệu lƣu trữ 
Thống kê tài liệu lƣu trữ (tiếp) 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm đƣợc 
số lƣợng, trạng thái thực tế của tài liệu và tình hình 
bảo quản để phát hiện những sai sót, có biện pháp 
khắc phục những sai sót 
 Cách thức kiểm tra: 
- Kiểm tra định kỳ 
- Kiểm tra đột xuất 
Kiểm tra tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Khái niệm: Là quá trình cung cấp cho các cơ quan, tổ chức kinh 
tế, xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lƣu 
trữ 
 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu: 
- Tổ chức phòng đọc 
- Cấp các bản sao lục hoặc trích lục tài liệu lƣu trữ 
- Thông báo tài liệu lƣu trữ 
- Triển lãm tài liệu lƣu trữ 
- Công bố tài liệu lƣu trữ 
Tổ chức khai thác và sử dụng 
tài liệu lƣu trữ 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU