Bài giảng Tổ chức lao động khoa học và thiết bị văn phòng

CHƯƠNG 1
TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC
1. Một số khái niệm cơ bản về lao động và tổ chức lao động khoa học.
Lao động: Là hoạt động có mục đích của con người, thoả mãn những nhu cầu về đời sống của mình, là điều kiện tất yếu để tồn tại, và phát triển của xã hội loài người.
Lao động luôn được gắn với một quá trình: Quá trình lao động là tổng thể những hành động (hoạt động lao động) của con người để hoàn thành một nhiệm vụ sản xuất nhất định.
Quá trình lao động được xét trên 2 mặt:
- Về mặt vật chất: quá trình lao động dưới bất kỳ hình thái kinh tế xã hội nào muốn tiến hành được đều phải gồm 3 yếu tố: Bản thân lao động, Đối tượng lao động, công cụ lao động.
- Về mặt xã hội: quá trình lao động được thể hiện ở sự phát sinh các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau trong lao động. Các mối quan hệ đó hình thành tính tập thể, tính xã hội của lao động.
Dù cho quá trình lao động được diễn ra dưới những điều kiện kinh tế, xã hội như thế nào thì cũng phải tổ chức sự tác động giữa các yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau vào việc thực hiện mục đích của quá trình đó à tức là phải tổ chức lao động.
Do đó, tổ chức lao động được hiểu là: tổ chức quá trình hoạt động của con người, trong sự kết hợp giữa 3 yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau nhằm đạt được mục đích của quá trình lao động đó.
Hay nói cách khác tổ chức lao động là một quá trình do con người thực hiện các biện pháp lao động cụ thể thông qua các công cụ lao động tác động lên đối tượng lao động nhằm đạt đước mục đích của quá trình lao động.
Như vậy, tổ chức lao động là một phạm trù: Gắn liền với lao động sống,
với việc bảo đảm của sức lao động
Thực chất, tổ chức lao động trong phạm vi một tập thể lao động nhất định là: một hệ thống các biện pháp bảo đảm sự hoạt động của con người nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động và sử dụng có hiệu quả nhất các tư liệu sản xuất.
Tổ chức lao động khác với tổ chức sản xuất ở chỗ:
+ Tổ chức lao động là một hệ thống các biện pháp để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của lao động sống. Đối tượng của tổ chức lao động chỉ bảo gồm lao động sống yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.
+ Tổ chức sản xuất là tổng thể các biện pháp nhằm sử dụng đầy đủ toàn bộ nguồn lao động và các điều kiện vật chất - kỹ thuật, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiếp tục ổn định, nhịp nhàng và kinh tế. Đối tượng của tổ chức sản xuất là cả ba yếu tố của quá trình sản xuất.
 Trong thực tế, tổ chức lao động được coi là khoa học khi “... nó được dựa trên cơ sở của những thành tựu đạt được của khoa học và những kinh nghiệm sản xuất tiến bộ được áp dụng một cách có hệ thống, cho phép kết hợp tốt nhất kỹ thuật với con người trong quá trình sản xuất thống nhất, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn vật tự lao động, tăng năng suất lao động không ngừng giữ gìn sức khoẻ con người cũng như thúc đẩy sự chuyển hoá dần dần lao động thành nhu cầu bậc nhất của cuộc sống”.
Tổ chức lao động khoa học: được hiểu là tổ chức lao động dựa trên cơ sở phân tích khoa học các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc áp dụng vào thực tiễn những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm sản xuất tiên tiến.
Tổ chức lao động khoa học khác với tổ chức lao động nói chung không phải ở nội dung mà ở phương pháp, cách giải quyết và mức độ phân tích khoa học các vấn đề, tổ chức lao động khoa học chính là quá trình đưa vào tổ chức lao động hiện có những thành tựu đạt được của khoa học và những kinh nghiệm sản xuất tiên tiến để làm tăng hiệu suất chung của lao động.
Tổ chức lao động khoa học chính là tổ chức lao động ở trình độ cao hơn so với tổ chức lao động hiện hành.
 1.1. Thực chất của lao động và tổ chức lao động khoa học.
Trong bất kì hoạt động nào, để nâng cao hiệu quả của nó đều cần quan tâm tới công tác sắp xếp bố trí cả về con người và những điều kiện vật chất, đặc biệt là những hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Điều đó được xuất phát từ những tiền đề chủ yếu sau: 
- Quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn là một quá trình phức tạp với nhiều người lao động cùng tham gia được thực hiện trên những đối tượng lao động, công cụ lao động và địa điểm lao động khác nhau. Đối với sản xuất giản đơn, hoạt động sản xuất được dựa trên những kinh nghiệm thói quen là chủ yếu.
- Trong điều kiện sản xuất ngày nay với sự tác động của khoa học kỹ thuật doanh nghiệp ngày càng có nhiều cơ hội để mở rộng hoạt động sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu. Quá trình đó liên tục được diễn ra với tính chất ngày càng phức tạp để bắt nhịp với sự biến đổi đó nhằm nâng cao ảnh hưởng của mọi hoạt động do mọi cá nhân và mọi bộ phận thực hiện thì nhất thiết phải phân tích thực trạng công tác quản lý điều hành xây dựng và tổ chức thực hiện những kế hoạch chiến lược kinh doanh từ đó sắp xếp phối hợp giữa những hoạt động một cách nhịp nhàng uyển chuyển có như vậy mới đạt được hiệu suất sử dụng những tiềm lực của doanh nghiệp một cách tối đa.
- Lao động là hao phí sức óc, bắp thịt, thần kinh của con người để mang lại kết quả như mong muốn, đó là một quá trình sử dụng sức lao động trong hoạt động sản xuất.
- Sức lao động là thể lực và trí lực tồn tại trong mỗi con người, nó là phản ánh khả năng lao động của mỗi cá nhân, điều đó có nghĩa là nếu thể lực và trí lực dồi dào (lao động được đào tạo) từ đó sẽ đem lại kết quả bằng bội số của lao động không được đào tạo.
- Việc tổ chức lao động thực chất là việc sắp đặt những con người cụ thể vào những công việc cụ thể để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và cùng với những điều kiện cụ thể để thực hiện những nhiệm vụ ấy. Đồng thời chỉ đạo điều hành những hoạt động sao cho nó được diễn ra theo đúng kế hoạch đã định để tiết kiệm thời gian, chi phí thuận tiện an toàn trong quá trình thực hiện từ đó đạt được mục tiêu cuối cùng là đem laị hiệu quả tối đa. Tóm lai, việc tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa rất quan trọng, điều đó được thể hiện thông qua những mặt chủ yếu sau:
- Trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động nào cũng cần tiến hành xây dựng một kế hoạch chặt chẽ thống nhất, khoa học có tính thực tiễn cao vì vậy nếu không có hoạt động này quá trình thực hiện công việc sẽ gặp phải những khó khăn nhất định.
- Nếu không tổ chức lao động khoa học sẽ không thể thực hiện tốt việc phối hợp trong hoạt động một cách thống nhất do đó có thể sẽ gặp phải những cản trở nhất định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân bộ phận.
- Tổ chức LĐKH là cơ sở cho việc khai thác khả năng tiềm lực hiện có và sẽ có trong mỗi doanh nghiệp.
- Tổ chức LĐKH sẽ góp phần tiết kiệm những nguồn lực và từ đó nâng cao hiệu quả của những hoạt động.
- Tổ chức LĐKH giúp cho những cán bộ quản lý chủ động điều hành chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cá nhân và bộ phận đã được giao nhiệm vụ.
Như vậy chất lượng của công tác tổ chức LĐKH cũng được xem như là một trong những tiêu chí để đánh giá trình độ tổ chức sản xuất, tổ chức lao động năng lực quản lý của những cán bộ lãnh đạo cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng lao động cụ thể.
1.2. Tổ chức lao động khoa học gồm các nội dung sau:
1) Xây dựng các hình thức phân công và hiệp tác lao động hợp lý -> tạo điều kiện không ngừng tăng năng suất lao động
2) Hoàn thiện tổ chức phục vụ nơi làm việc: trang bị đầy đủ trang bị công nghệ và tổ chức nơi làm việc, bố trí hợp lý nơi làm việc phù hợp với yêu cầu về nhân trắc học, tâm sinh lý lao động, vệ sinh an toàn lao động và thẩm mỹ sản xuất.
3) Nghiên cứu và phổ biến các phương pháp, thao tác lao động hợp lý nhằm đạt NSLĐ cao bảo đảm an toàn lao động cho người lao động.
4) Cải thiện điều kiện lao động giảm nhẹ sự nặng nhọc của công việc, giữ gìn tăng cường sức khoẻ cho người lao động, tạo ra những điều kiện lao động thuận lợi
5) Hoàn thiện định mức lao động
6) Tổ chức trả lương phù hợp với số lượng và chất lượng lao động cũng như sử dụng có hiệu quả chế độ khuyến khích vật chất cho người lao động
7) Đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho người lao động
8) Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng và củng cố kỷ luật lao động.
Nói tóm lại: tổ chức lao động khoa học là quá trình con người thực hiện các biện pháp lao động một cách hợp lý, đảm bảo tính khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến nhất để đạt được mục đích lao động, không gây lãng phí về thời gian, sức lực và tiết kiệm được của cải vật chất cho xã hội.
2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức lao động khoa học văn phòng
2.1. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng
Văn phòng và phòng hành chính là "bộ nhớ" của thủ trưởng, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị... Nếu văn phòng làm việc có nền nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại "bùng nổ thông tin", các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém luộm thuộm là biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.
 2.2. Ý nghĩa:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn sau đây:
 2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị
Sự tồn tại và phát triển của một tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức trong hoạt động. Chẳng hạn như địa điểm đóng trụ sở, địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh... Những vấn đề trên liên quan mật thiết đến công tác văn phòng mà trước hết là việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin để có thể có được những dự báo chính xác phục vụ cho việc quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Nếu những việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức.
 2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị
Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị được quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhưng việc thu thập, phân tích, xử lý và chuyển tải thông tin lại lệ thuộc vào sự phân giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc cũng như năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ văn phòng. Bởi vậy tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm được thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận và xử lý thông tin.
 2.3. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị
Nguồn lực của đơn vị được tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật lực và trí lực, bởi vậy nó cần được tác động và sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Cơ chế tác động đến nguồn lực lại tuỳ thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí sắp xếp các bộ phận trong đơn vị. Vì vậy Văn phòng cơ quan, đơn vị cần tham mưu đắc lực cho Thủ trưởng việc xếp đặt và sử dụng các bộ phận, các yếu tố sao cho khai thác được tốt nhất nguồn lực này cho mọi hoạt động của đơn vị. 
 2.4. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị 
Tâm lý lao động bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan, môi trường. Việc tạo điều kiện cho tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, văn phòng cần quan tâm đến việc bố trí ngoại cảnh nơi làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho khoa học, hợp lý. 
Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố vật chất thuộc về công cụ lao động, các trang thiết bị kỹ thuật, các thao tác lao động cụ thể... Vì vậy nếu Văn phòng bố trí các điều kiện vật chất trên đây hợp lý, thuận tiện sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của mỗi cá nhân và của toàn thể đơn vị. 
2.5. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng 
 Hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục rất cần có những chi phí cần thiết như: chi giao dịch, khánh tiết, chi phí vật tư, phương tiện... cho các hoạt động quản lý gián tiếp, nghiệp vụ văn phòng. Thông thường các chi phí này chiếm khoảng từ 5-10% tổng chi phí hoạt động và sẽ được tính vào giá thành sản phẩm và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Bởi vậy, tiết kiệm khoản chi này sẽ cho phép tăng cường lợi nhuận, nâng cao sức cạnh tranh sản phẩm của đơn vị. Ngoài ra việc làm này còn giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, củng cố ý thức làm việc của mọi thành viên trong Văn phòng. 
 Tóm lại: Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. 
3. Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn phòng.
 3.1. Lý do tổ chức lao động khoa học trong văn phòng
	Lãnh đạo, quản lý – xét trên một phương diện nhất định: là lãnh đạo, quản lý nguồn lực lao động (nguồn nhân lực, nguồn lực con người); thông tin qua việc tổ chức, sử dụng nguồn lực lao động để đạt được mục tiêu lãnh đạo, quản lý. 
	Hoạt động quản lý các tổ chức, đặc biệt là hoạt động quản lý các tổ chức thuộc khu vực nhà nước, ở một mức độ nhất định, là việc biến các mục tiêu ý tưởng của người lãnh đạo, quản lý thành kết quả hiện thực thông qua việc sử dụng nguồn lực lao động của tổ chức: do đó, hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của việc tổ chức nguồn lực lao động, sử dụng nguồn lực lao động trong tổ chức. 
* Tổ chức lao động văn phòng
Trong các cơ quan, văn phòng tồn tại với tư cách là một đơn vị chuyên môn, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan và đáp ứng những nhu cầu công vụ của các đơn vị chuyên môn khác. Với hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng quản trị - hậu cần, văn phòng thực hiện các công việc chủ yếu sau đây:
- Tổ chức, quản lý, xử lý thông tin, đáp ứng các nhu cầu thông tin của lãnh đạo cơ quan và của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan;
- Giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, triển khai các chương trình, kế hoạch công tác của toàn cơ quan.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động công vụ c ...  gây tiếng ồn tốc độ in chậm
- sản phẩm in ra
 b Nguyên tắt hoạt động
- khi có lệnh in, cần kéo giấy và đầu kim đập vào ru băng trượt trên trục.
C Máy in phun: (giống in kim)
Chỉ khác một bên đầu kim, một bên đầu phun, máy in phun it gây tiếng ồn, in nhanh hơn in kim, hình thức cho ra sản phẩm đẹp hơn in kim.
3.3. Tháo lắp cài đặt máy in
1 Tháo lắp
- nối với cổng máy tính
- nối với nguồn điện
- mở nắp máy in (những trường hợp kẹt máy)
 2 cài đặt
Các bước: mở màn hinh windows
B1: kích start/settings/printer and pax trên màn hình xuất hiện hộp thoại
B2: tại mục printer kích chọn addprinter xuất hiện hộp thoại
B3: kích next/next/next
B4: chọn cổng kết nối giữa máy in và máy tính
B5: chọn ổ đĩa chứa chương trình cần cài sau đó làm theo hướng dẫn
lưu ý: khi cài đặt máy in bằng ổ đĩa CDrom chúng ta chỉ cần đưa đĩa vào máy tự khởi động chương trình làm theo hướng dẫn
3.4 Bảo dưỡng máy in
- để những nơi tránh ẩm ướt, tránh ánh nắng mặt trời chiếu vào
- chúng ta sử dụng loại giấy phù hợp với công việc, đặt giấy ngay thẳng
- thường xuyên lau chùi các bánh xe, trục lăn của máy in
- đối với máy in kim thì khi hết mực phải thay rubăng
3.5 Sự cố thường gặp và cách khắc phục
a. kẹt giấy
* nguyên nhân
- để giấy bị ẩm
- giấy quá mỏng, khi phải in 2 mặt giấy sẽ bị nhăn hoặc bị kẹt giấy
* biện pháp khắc phục
- mở nắp máy sau đó tìm chổ giấy bị kẹt rồi từ từ kéo giấy ra
- tháo khay giấy sữa lại ngay ngắn
3.6 Bị mờ, có lằn sọc, có vết đen nỗi lên trang giấy
* nguyên nhân
- hộp mực không đều hay hết mực
- mực rỉ ra bám vào các bánh xe, trục lăn
- do drum bị hỏng
* biện pháp khắc phục
- kiểm tra lại hộp mực nếu còn mực ta phải lắc đều ống mực
- lau chùi các răng bánh xe hoặc trục lăn
- thay drum (gọi thợ)
 3.7 Chọn chế độ in và khổ giấy cho máy in
4. Máy Fax
 4.1 Cấu tạo chung 
- cổng nối nguồn điện 
- công tắc bậc/tắt
- cổng đường dây điện thoại
- khay bỏ giấy nhận fax, khay đặt tài liệu fax đi
- màn hình, bàn phím
 4.2. Chức năng cơ bản của máy fax
- tự động cắt giấy 
- nhận và gửi fax: 20 trang bằng bộ nhớ
- có chức năng ghi âm, lời nhắn
- nhớ được 100 số điện thoại hay số fax
- tốc độ fax (20 giây/trang)
- công suất tiêu thụ : gửi fax 21w 
 Nhận fax : 31w
 Copy : 28w
 4.3 Cách sử dụng fax
 a. Cách gửi bản fax
 	- để gửi tài liệu nằm úp xuống khay đặt tài liệu
- nhắc ống nghe điện thoại hoặc nhấn phím sp_phone
- quay số fax chúng ta cần fax
- nhấn phím start sau khi quay xong số
 b. Nhận bản fax
- đặt máy ở chế độ tự động: tel/fax
- khi có tín hiệu fax đến không cần nhắc ống nghe máy sẽ tự động chuyển qua chế độ fax
 4.4. Bảo dưỡng máy (giống máy in)
 4.5. Các sự cố_ cách khắc phục
a. Kẹt giấy: do máy không cắt được giấy
b. Không fax được (không có tín hiệu)
Do đường dây điện thoại có vấn đề: đường dây điện thoại bị đứt, sự cố phần cứng của máy fax 
c. Nhận fax: khi nhận fax bản fax bị trắng có 2 nguyên nhân:
+ do người fax đặt lộn mặt
+ đối với máy nhiệt đặt bị lộn
 4.6. Hướng dẫn sử dụng máy Fax Panasonic KX-FC195
1. Đặt thời gian (trên máy mẹ)
Bạn ấn phím [MENU]
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thi:
SET DATE & TIME
PRESS SET
Bạn ấn phím [SET]
Màn hình hiển thị ngày tháng do nhà sản xuất cài, bạn có thể sử dụng bàn phím để vào tháng - ngày- năm - giờ - phút cho máy.
Bạn ấn phím [*] để chọn AM, hoặc phím [#] để chọn PM.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ,ấn [MENU] để thoát
+> Trên máy con:
- Nhấn phím ngoàI cùng bên tay phảI phía dưới màn hình.
- Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thi:
SETTING BS
Nhấn [.]
Màn hình hiển thị INPUT CODE
Nhấn phím sao 1 lần
Bạn vào càI đặt giờ.
- Cài đặt ngày tháng: Các thao tác ban đầu bạn làm tuơng tự
Nhấn phím sao 2 lần
Bạn vào càI đặt ngày tháng.
Sau đó nhấn [.] để xác nhận
2. Đặt LOGO (trên máy mẹ)
Bạn ấn phím [MENU]
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thi:
YOUR LOGO
Bạn ấn phím [SET] ; Khi đó bạn có thể vào tên công ty, địa chỉ, số điện thoại bằng bàn phím trên máy.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ, ấn [MENU] để thoát
3.Vào số Fax của bạn (trên máy mẹ)
Bạn ấn phím [MENU]
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thi:
YOUR FAX NO
Bạn ấn phím[SET]; Lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số Fax của bạn.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ, ấn [MENU] để thoát
4. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax (trên máy mẹ)
Bạn ấn phím [MENU]
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thị:
SENDING REPORT =ERROR [+/-]
Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [-] để chọn chế độ.
Chế độ ERROR : in báo cáo khi Fax lỗi.
ON: In ra sau mỗi khi gửi Fax.
OFF: Không in báo cáo.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ
5. Đặt chế độ nhận fax (trên máy mẹ)
A) Máy để chế độ luôn luôn nhận fax tự động:
Bạn nhấn phím AUTO ANSWER cho đến khi màn hình hiển thị
Màn hình hiển thị FAX ONLY MODE
Khi đó đèn AUTO ANSWER sáng.Trong trường hợp này thì tất cả các cuộc điện thoại gọi vào đều được hiểu là tín hiệu fax đến.
B) Máy để chế độ luôn luôn nhận fax thủ công:
Bạn nhấn phím AUTO ANSWER cho đến khi màn hình hiển thị
Màn hình hiển thị TEL MODE
Khi đó đèn AUTO ANSWER tắt. Lúc này muốn nhận fax thì bạn phải nhấc tổ hợp lên trả lời điện thoại gọi đến, sau đó nhấn phím FAX START để nhận fax.
6. Đặt số hồi chuông để nhận Fax (trên máy mẹ)
(Khi máy để chế độ FAX ONLY- chỉ nhận Fax) :
Bạn ấn phím [MENU]
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thi:
FAX RING COUNT RING=2 [+/-]
Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [-] để chọn số lượng hồi chuông từ 1-9 .
Nếu dùng kết hợp với máy trả lời tự động thì cần đặt hơn 4 hồi chuông.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ, ấn [MENU] để thoát
7. Đặt chức năng thống kê của máy FAX : (Sau 30 bản Fax)
Bạn ấn phím [MENU] trên máy mẹ
Tiếp tục ấn [.] hoặc [.]đến khi xuất hiện “ADVANCED SETTING” , ấn [SET] Tiếp tục ấn [.] hoặc [.] cho đến khi màn hình hiển thị: 
AUTO JOURNAL =ON [=/-]
Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [-] để chọn chế độ ON (sẽ in báo cáo thống kê sau mỗi 30 bản), hoặc chế độ OFF (không in báo cáo này).
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ, ấn [MENU] để thoát
8. Đặt chức năng gửi Fax theo giờ (trên máy mẹ)
Bạn ấn phím [MENU] ấn [#] [2] [5] nhấn [+] hoặc [-] để chuyển chế độ ON
Bạn ấn phím [SET] máy sẽ hiển thị NO= ; bạn vào số Fax mà bạn cần Fax.
Bạn ấn phím [SET]
Màn hình sẽ hiển thị TIME=12:00 AM ; Bạn có thể sử dụng bàn phím để cài đặt giờ gửi Fax.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ, ấn [MENU] để thoát
9. Khai thác bộ nhớ của máy : Nhớ tên người và số điện thoại.
Nhớ số điện thoại vào máy mẹ:
Nhấn [MENU] đến khi hiển thị “PHONEBOOK SET” ấn [*]
Vào tên và nhấn [SET]
Vào số điện thoại và nhấn [SET]
Nhấn [MENU]
Nhớ số điện thoại vào tay con:
Nhấn phím PHONEBOOK (phím bên trái trên cùng, ngay phía dưới màn hình) trên tay con
Nhấn phím [.], quay phím này đến khi xuất hiện “H/set PHONEBOOK”.
Nhấn phím [.] vào.
Sử dụng bàn phím đánh vào tên người, trong quá trình đánh tên sử dụng [.] để dịch chuyển con trỏ.
Nhấn phím [.] vào đê xác nhận
Sử dụng bàn phím đánh số vào 1080
Nhấn phím [.] vào đê xác nhận
Nhấn phím JOYSTIC vào mục SAVE để xác nhận .
Tìm số điện thoại trong danh sách
Nhấn vào phím PHONEBOOK (phím trên cùng bên trái tay con)
Dùng phím lên xuống để tìm tên người cần gọi
Tìm thấy rồi thì chỉ bấm phím TALK (Phím màu xanh) để gọi.
10. Cách gửi bản fax :
- Bạn để tài liệu úp xuống khay;
- Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể bạn ấn phím [MONITOR];
- Quay số Fax mà bạn cần Fax.
Sau đó bạn chờ cho khi đến nghe tiếng rít u..u.. của tín hiệu Fax thì
bạn ấn phím [START] để gửi bản Fax đi; Hoặc bạn có thể ấn phím
[START] ngay sau khi bạn quay số.
11. Photocopy
- Bạn để tài liệu úp xuống khay;
- ấn [COPY START]
- ấn [+] hoặc [-] để chọn kích thước phóng to , thu nhỏ
- ấn [COPY START]
- Đợi 20 s.
- ấn [STOP] để ngừng copy
12. Ghi âm lời chào
- Nhấn MENU # 77, dùng mũi tên lên xuống dịch chuyển đến TAD/FAX.
- Nhấn phím RECORD 02 lần.
- Nhấn phím SET, nghe tiếng beep kéo dài sau đó đọc lời chào.
- Đọc xong lời chào nhấn phím STOP để kết thúc.
+> Nghe lại lời chào:
- Nhấn phím AUTO ANSWER. 
13. Gửi fax đến nhiều địa chỉ cùng một lúc
-Nhập danh sách :ấn MENU
ấn # sau đó dùng phím [+] hoặc [-] để chọn số cần gửi từ danh sách ấn SET để lưu và tiếp tục chọn những số khác
ấn SET lần nữa để thoát.
-Gửi đi: Bạn để tài liệu úp xuống khay;
ấn phím [.]
Nhấn tiếp [+] hoặc [- ] để chọn “Broadcast”
Sau đó ấn phím [START] để gửi bản Fax đi 
14.Từ chối các bản fax không mong đợi
Kích hoạt chế độ:
ấn [MENU] cho đến khi màn hình hiển “JUNK FAX PROH“’
ấn [.]
ấn + / - để chọn chế độ ON
ấn [SET]
ấn [MENU]
Nhập các địa chỉ mà bạn không muốn nhận FAX váo “JUNK LIST” (Ví dụ
những địa chỉ thường
Fax quảng cáo)
ấn [MENU] cho đến khi màn hình hiển “JUNK FAX PROH“
ấn [.] cho đến khi màn hình hiển “JUNK LIST SET“
ấn [SET]
ấn [+] hoặc [-] để chọn địa chỉ mong muốn
ấn [SET]
Nhấn [STOP]
Khi đó bạn sẽ không phải nhận những bản FAX không mong đợi từ các địa
chỉ có trong danh sách “JUNK LIST”
15.Nhận fax từ xa
-Kích hoạt chế độ nhận Fax từ xa:
ấn MENU
ấn # sau đó 41
Màn hình hiển thị: FAX ACTIVATION = ON (+/-)
ấn + hoặc – để chọn chế độ ON/OFF
ấn SET, rồi vào mã nhận Fax (mặc định là: “*#9”)
ấn SET và MENU để thoát.
-Khi đó, bạn sẽ không phải thao tác tại máy mẹ để nhận Fax nữa.
Bạn chỉ cần ấn [*][#][9] (mã mặc định) trên tay con để nhận Fax. 
16. Đàm thoại giữa các tay con
Tay con 1 Nhấn [INT] và [2] (tay con cần đàm thoại)
Tay con 2 ấn phím thoại để trả lời 
17.Chặn không cho gọi ra ngoài
Dòng máy này được
thiết kế chức năng độc đáo ngăn chặn cuộc gọi,
chức năng này nhằm không cho bà hàng xóm sang gọi nhờ điện thoại buôn
chuyện.
Chặn từ máy mẹ
Nhấn [MENU]
Nhấn [#] [2][8]
Nhấn [SET]
Nhập vào “0000”
Nhấn [+] hoặc [-] chọn chế độ ON
Nhấn [SET] rồi Nhấn [MENU] để kết thúc
Chặn từ tay con
- Nhấn phím MENU (phím bên phải trên cùng của tay con.)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “SETING HS”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “CALL OPT”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “CALL BAR”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Bạn đánh mã PIN vào O, O, O, O (Bốn lần số O)
- Nhấn t hoặc u đến để chọn ON (khoá lại)
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải) để chấp nhận khoá
Thoát khỏi sẽ chế độ hạn chế cuộc gọi:
- Nhấn phím MENU (phím bên phải trên cùng của tay con.)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “SETING HS”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “CALL OPT”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “CALL BAR”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Bạn đánh mã PIN vào O, O, O, O (Bốn lần số O)
- Nhấn t hoặc u đến để chọn OFF (mở khoá ra)
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải) để chấp nhận khoá
18.Ngăn cản cuộc gọi di động , ngoại tỉnh
Từ máy con:
- Nhấn phím MENU (phím bên phải trên cùng của tay con.)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “SETING BS”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Màn hình hiển thị INPUT CODE
- Bạn đánh số 6 (Số 6)
- Bạn đánh mã PIN vào O, O, O, O (Bốn lần số O)
- Màn hình hiển thị số 1 (đây là số thứ tự của tay con thứ nhất). Nếu bạn muốn chọn tay con thứ hai thì bạn đánh số 2 vào.
- Nhấn phím OK (mũi tên phía bên tay phải của vòng tròn)
- Chọn số điện thoại cần khoá. Ví dụ bạn đánh số O thì tất cả các cuộc gọi ngoại tỉnh và di động là không thể thực hiện được.
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải) để chấp nhận khoá
- Nhấn phím END (phím màu đỏ để kết thúc)
- Ưu điểm của dòng máy này là bạn chó thể khoá tới 8 mức khoá khác nhau.
Mở ngăn cản cuộc gọi
- Nhấn phím MENU (phím bên phải trên cùng của tay con.)
- Nhấn t hoặc u đến khi xuất hiện “SETING BS”
- Nhấn OK (là phím mũi tên bên phải)
- Màn hình hiển thị INPUT CODE
- Bạn đánh số 6 (Số 6)
- Bạn đánh mã PIN vào O, O, O, O (Bốn lần số O)
- Bạn nhấn phím OK (phím mũi tên bên phải) cho đến khi hiện ra các số khoá
- Nhấn phím C để xoá số khoá
- Nhấn phím OK (mũi tên phía bên tay phải của vòng tròn) để xác nhận
- Nhấn phím END (phím màu đỏ để kết thúc)
5. Hủy tài liệu
Tự động khởi động/dừng – Một số máy hủy có tự động khởi động/dừng. Tự động khởi động/dừng là một cảm ứng bên trong máy hủy sẽ tự động bật khi đưa giấy và và tắt khi hủy xong.
Báo đầy bình – Một số máy hủy có hiện thị đầy bình cho bạn biết khi nào máy hủy đầy và cần thay túi/ đổ bình.
Bình – Là nơi chứa giấy sau khi hủy. 
Khung đỡ – Các máy hủy cỡ lớn được đặt vào một khung bằng kinh loại gọi là khung đỡ. Khung đỡ có thể có chân hoặc bánh xe để có thể di chuyển máy hủy dễ dàng.
Hủy sợi – Máy hủy sợi có thể cắt giấy thành những mẩu nhỏ.
Khoảng thời gian làm việc – Một khoảng thời gian làm việc là khoảng thời gian máy hủy có thể sử dụng trước khi cần được nghỉ và làm mát
Không gian đặt máy – Không gian đặt máy là khoảng không gian cần để đặt máy hủy.
Độ rộng khổ giấy đưa vào - Kích thước giấy máy hủy có thể hủy
Bảo vệ khi quá tải – Một vài máy hủy có bảo vệ máy khi quá tải. Nếu quá nhiều giấy được cho vào máy hủy và máy hủy sẽ tắt máy khi máy bị quá nóng.
Chức năng trả giấy – Một số máy hủy có chức năng trả giấy tức là có thể quay ngược tra lại giấy khi đã cho vào trong hủy. 
Công suất hủy – Công suất hủy là số lượng giấy máy hủy có thể hủy tại một thời điểm.
Tốc độ hủy – Tốc độ hủy là tốc độ được tính bằng chiều dài của giấy được hủy trên giây
Hủy sợi - Là một kiểu hủy khi giấy được cắt thành những sợi dài.
1. Máy hủy sợi 
Gọi là máy hủy sợi vì giấy sẽ bị cắt thành sợi mảnh khi đưa vào máy hủy. Kích cỡ của sợi có thể từ 0,5 – 1/16 inch. 
Máy hủy sợi cắt ít hơn máy hủy vụn nên máy hủy sợi có thể cắt nhiều tài liệu một lúc hơn máy hủy vụn (cùng một chủng loại)
2. Máy hủy vụn
Máy hủy vụn có thể cắt nhỏ các miếng giấy kích cỡ từ 3/8-inch x 3-1/8-inch tới 1/32-inch x 1/2-inch. Máy hủy vụn không hủy nhanh như máy hủy sợi (cùng một chủng loại) nhưng an toàn hơn. 
3. Máy hủy nhỏ 
Máy hủy nhỏ thường được dùng tại nhà hoặc những doanh nghiệp nhỏ. Máy hủy nhỏ nhẹ và di động có thể để bên cạnh bàn cho tiện sử dụng. Loại máy hủy này tùy thuộc vào từng model có thể hủy từ 3 đến 8 tờ giấy cùng lúc. 
4. Máy hủy văn phòng
Máy hủy văn phòng thường có cỡ vừa và sử dụng trong hầu hết các môi trường văn phòng. Máy hủy vằn phòng có khả năng hủy lớn hơn máy hủy nhỏ. Tùy thuộc vào các Model, máy hủy văn phòng có thể hủy từ 5 đến 30 tờ giấy cùng một lúc. 
5. Máy hủy công suất lớn
Máy hủy công suất lớn được sử trong trường hợp cần hủy liên tục. Loại máy hủy này dùng phổ biến trong các văn phòng, ngân hàng và cơ quan chính phủ. Tùy thuộc và Model, máy hủy công suất lớn có thể hủy từ 5 đến 60 tờ giấy một lúc.
6. Máy hủy công nghiệp
Máy hủy công nghiệp được thiết kế cho việc hủy với khối lượng lớn. Máy hủy công nghiệp khối lượng lớn có thể được sử dụng cho các công ty lớn hoặc các công ty chuyên hủy. Máy hủy công nghiệp có thể sử dụng liên tục hàng ngày. Tùy thuộc vào Model máy hủy này có thể hủy từ 11 đến 450 tờ một lúc. 
7. Máy hủy các tông
Những máy hủy các tông huỷ các bìa cứng, hộp các tông, giấy bồi.Máy hủy các tông có thể được sử dụng tại các nhà kho, các công ty đóng gói và các công ty cần vận chuyển hàng hóa.