Bài giảng Quản trị văn phòng nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin - Chương IV: Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

NGHIỆP VỤ 
TỔ CHỨC, SẮP XẾP 
HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 
VÀ NGƢỜI LÃNH ĐẠO 
1. XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ 
HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ 
QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO 
2. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO 
VÀ LỄ HỘI 
3. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 
CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA 
NGƢỜI LÃNH ĐẠO 
XÂY DỰNG 
CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH, 
LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN 
VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO 
1. Nguyên Tắc Xây Dựng Lịch Làm Việc 
2. Những Công Việc Cần Tiến Hành Khi 
Xây Dựng Lịch Và Chƣơng Trình Làm 
Việc 
Theo bạn: 
Chƣơng trình, kế hoạch là gì? 
Các cơ quan phải xây dựng chƣơng 
trình, kế hoạch, hoạt động gửi về cho VP 
vào lúc nào?? 
Hỏi: 
Chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc 
 của cơ quan gồm những loại nào? 
Đáp: 
- Chƣơng trình, kế hoạch hoạt động trong 1 năm 
- Kế hoạch hoạt động của CQ trong 1 tháng 
- Lịch làm việc của CQ, LĐ trong từng tuần, từng 
ngày. 
Hỏi: 
Hoạt động của CQ 
diễn ra dƣới những hình thức nào? 
Đáp: 
- Hội họp, hội thảo 
- Tiếp khách và làm việc với khách 
- Đi công tác và khảo sát 
- Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên 
môn tại phòng làm việc 
1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 
Không 
trùng lặp 
Điều 
chỉnh lịch 
Dự 
phòng 
Ưu tiên 
1.1 Nguyên tắc không trùng lặp 
 Không trùng lặp 02 trong 03 yếu tố: 
Thời gian – địa điểm – nhân sự 
 Ví dụ: 
 - Giám đốc không thể điều hành 02 cuộc họp trong 
 cùng một thời gian. 
 - 02 cuộc họp không thể tiến hành ở 01 hội trƣờng 
 nếu trùng về mặt thời gian. 
 Đòi hỏi ngƣời TK phải khéo léo 
1.2 Nguyên tắc ƣu tiên 
- TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo 
 - Tầm quan trọng, tính cấp thiết 
 - Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian, 
nên đi bên nào?) 
- Yêu cầu các BP thông báo hoạt động của ĐV mình lên 
VP trƣớc đó bao nhiêu ngày (hoạt động nào quan trọng, 
không thể trì hoãn) 
1.3 Nguyên tắc dự phòng 
Dự kiến những tình huống đột xuất xảy ra 
 Để ứng phó kịp thời, 
 Thay đổi khi cần thiết 
 Không ảnh hƣởng đến HĐ chung. 
Khi xếp lịch 
 cần bố trí thời gian 
để lãnh đạo nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển 
 (thời gian dự phòng) 
 Hỏi: 
 Ý kiến của bạn về ví dụ xếp lịch cho Giám 
đốc sau: 
- Từ 8h-10h Giám đốc họp giao ban trên Tổng công ty 
- Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật 
 Nó có khả thi không? Tại sao? 
1.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch 
“Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc thay đổi” 
Điều chỉnh và thay đổi lịch trong những trƣờng hợp: 
 - Thời gian ( có khả năng kip thời báo cho nhân sự) 
 - Địa điểm (khoảng cách 2 nơi, khó khăn cho ngƣời tham 
dự, chi phí) 
 - Nhân sự (cần hạn chế) phải đƣợc báo trƣớc. 
 Giải quyết tình huống? 
“Một cuộc họp quan trọng và đông ngƣời 
(trên 30 ngƣời tham dự), các đại biểu lại từ 
các tỉnh xa về họp, nếu có sự thay đổi về thời 
gian cuộc họp chuyển sang ngày hôm sau 
mà chƣa đƣợc báo trƣớc” 
2. Những công việc cần tiến hành khi xây 
dựng lịch và chƣơng trình làm việc 
 - Quy định các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, 
tháng sau, gửi lên VP vào cuối tuần, cuối tháng. 
 - VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp 
với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và 
lịch của lãnh đạo. 
 - Khi xếp lịch, trao đổi với lãnh đạo, với các BP có liên quan 
 - Gửi lịch vào ngày làm việc cuối tuần 
 - Theo dõi lịch (tiến hành, trì hoãn) 
*Nếu là thƣ ký riêng: 
- Xếp lịch cá nhân TK phù hợp lịch làm việc của 
ngƣời thủ trƣởng 
- Thƣờng xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trƣởng 
- Chuẩn bị tài liệu 
Đòi hỏi ngƣời TK phải: 
Nắm 
vững 
nhiều 
vấn đề 
Nhanh 
nhạy, 
linh 
hoạt 
Có tƣ 
duy, 
trình độ 
tổ chức, 
điều 
hành 
TRÒ CHƠI: GIẢI Ô CHỮ 
Cơ quan 
thƣờng giao việc xếp lịch cho ngƣời này? 
C U H N Y E E N I V 
H N O P O G H T O G N P 
TỔ CHỨC 
CÁC CUỘC HỌP, 
 HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI 
Hỏi: 
Họp, hội thảo, lễ hội là gì? 
 Để làm gì? 
- Họp: phổ biến chủ trƣơng, chính sách, bàn 
bạc để tìm ra biện pháp QL, điều hành 
- Hội thảo: 1 dạng họp để thảo luận những 
vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho 
hoạt động quản lý. 
- Lễ hội: tính chất kỷ niệm những mốc LS 
quan trọng trong chặng đƣờng phát triển của 
CQ. 
- Họp diễn ra thƣờng xuyên nhất. 
1.1 Chuẩn bị: phải biết họp để làm gì? 
 Để truyền đạt VPPL, chủ trƣơng chính sách 
 Thông qua 1 quyết định quản lý 
 Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động 
 Khen thƣởng và kỷ luật 
Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp 
Xác định 
thành 
phần 
tham dự 
Địa điểm, 
trang 
thiết bị 
 1.1.1Xác định thành phần tham dự 
- Thành viên chính và khách mời (đại biểu) 
- Danh sách đƣợc ngƣời chủ tọa (ngƣời chịu trách 
nhiệm hành chính) xem và thông qua. 
- Thƣ ký thông báo hoặc gửi giấy mời từng đại biểu 
(đảm bảo trƣớc thời gian cuộc họp) 
- Ghi thông tin khách mời: chính xác, thận trọng. 
Hỏi: 
Nếu trong trƣờng hợp khẩn cấp, 
biết chắc chắn rằng thƣ mời không thể 
đến tay khách mời thì ngƣời TK 
phải làm sao? 
Đáp: Gọi điện thoại báo trƣớc và gửi 
giấy mời sau. 
1.1.2 Lập chƣơng trình của cuộc họp 
“Bất cứ cuộc họp dù lớn, nhỏ phải 
xác định  và  để thực hiện” 
 CHƢƠNG 
TRÌNH 
THỜI 
 GIAN 
CHƢƠNG TRÌNH 
- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp và 
trình tự của các hoạt động đó. 
- Ngƣời hoặc bộ phận đƣợc thực hiện hoặc phụ trách 
việc điều hành các hoạt động trong cuộc họp. 
Ví dụ: 
- Chánh Văn phòng: tuyên bố lý do và giới thiệu đại 
biểu 
- Chủ tịch UBND huyện: đọc báo cáo tổng kết hoạt 
động của cơ quan 
THỜI GIAN 
- Thời gian tối thiểu và tối đa cho từng hoạt 
động 
- Thời gian nghỉ giữa các hoạt động 
- Những hoạt động dự phòng và các biện pháp 
xử lý khi có các tình huống xảy ra. 
1.1.3 Địa điểm và trang thiết bị 
 Cần căn cứ vào điều gì để bố trí địa điểm cho 
các cuộc họp? 
Tính chất , mục đích 
Số lƣợng và đặc điểm 
Vị trí của ngƣời tham dự 
Điều kiện hiện có của CQ 
Địa điểm, trang thiết bị 
Địa điểm: 
- Xác định địa điểm cần thiết, dự phòng 
- Cần đƣợc trang trí phù hợp với yêu cầu và 
mục đích cuộc họp, tránh phô trƣơng, hình 
thức, không đại khái, qua loa 
Bố trí bàn ghế 
- Bố trí theo kiểu hội trƣờng (?) 
Hỏi: Nếu là cuộc họp ít ngƣời, tính chất trao 
đổi bình đẳng thì nên bố trí bàn ghế theo 
kiểu nào? Vị trí của ngƣời chủ tọa ở đâu? 
Đáp: hình chữ nhật, hình tròn, hình elip. Vị trí 
ngƣời chủ tọa nên đặt ở nơi mà mọi ngƣời 
đều dễ thấy. 
- Đối với những vị khách quan trọng cần ngồi 
đúng thứ tự, TKVP nên chuẩn bị các tấm 
biển, ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ để 
vào vị trí cần thiết. 
- Âm thanh, ánh sáng 
- Phƣơng tiện máy móc, phiên dịch, điện thoại, 
fax, in ấn 
1.1.4 Văn bản, tài liệu 
- Cuộc họp truyền đạt, phổ biến chủ trƣơng: TK 
chuẩn bị VB cấp trên. 
- Cuộc họp lấy ý kiến đóng góp: bản dự thảo phải 
đƣợc in ra, gửi trƣớc. 
- Những cuộc họp với mục đích đi đến ký kết hợp 
đồng: ký dự thảo trƣớc, sau khi đóng góp ý kiến có 
thể nhanh chóng sữa chửa và in ấn chính thức, kịp 
thời cho ngƣời tham dự ký VB. 
- TK giúp thủ trƣởng soạn thảo trƣớc bài phát biểu 
để trình bày trƣớc, trong, kết thúc cuộc họp. Phải 
làm việc trƣớc với thủ trƣởng để tiếp thu ý kiến. 
- Các tài liệu phải đƣợc kiểm tra cẩn thận trƣớc khi 
in ấn; danh sách hoặc tên các đại biểu, tác giả của 
các bài tham luận. 
- Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị CSVC 
- Chuẩn bị kinh phí cho các cuộc họp 
2. Công việc của ngƣời Thƣ ký trong thời 
gian diễn ra cuộc họp 
2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị 
2.2 Đón tiếp đại biểu 
2.3 Điều hành chƣơng trình cuộc họp 
2.4 Ghi biên bản cuộc họp 
2.5 Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc họp kết 
thúc 
2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn 
chuẩn bị 
 - Địa điểm, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị 
- Bố trí bàn ghế (số lƣợng, ghế chủ toạ và thƣ 
ký, ghế đại biểu, ghế khách mời) 
- Chuẩn bị trà nƣớc, bữa ăn phục vụ giữa giờ 
- Bố trí bàn đón tiếp, các TL, quà tặng, danh 
sách ghi tên và chữ ký của ngƣời tham dự. 
2.2 Đón tiếp đại biểu 
- Bàn đón tiếp ở ngay cửa ra vào (cửa chính) 
- Biển chỉ dẫn, ngƣời chỉ dẫn 
-Đại biểu đặc biệt: phòng đón tiếp riêng, chuẩn 
bị phiếu để khách ghi tên, chức danh 
- Trong thời gian chờ đợi giờ khai mạc, bố trí 
tivi, tranh, ảnh, sách báo tuyên truyền. 
2.3 Điều hành chƣơng trình cuộc họp 
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chƣơng 
trình cuộc họp (chính, tuỳ vào tính chất cuộc 
họp, có thể do chủ tịch đoàn điều khiển 
nhƣng phần sau) 
- Giới thiệu ngƣời đọc báo cáo hoặc tham luận 
- Điều hành việc tham luận 
- Điều hành việc nghỉ giữa giờ 
Nếu đảm nhận phần điều hành, TKVP lƣu ý: 
- Nêu rõ vấn đề cần thảo luận, tầm quan trọng của nó 
- Có thể yêu cầu ngƣời dự họp thảo luận từng vấn đề hoặc 
đóng góp ý kiến bất cứ vấn đề, TK cần nhắc lại nội dung các 
vấn đề cần thảo luận 
- Phân công ngƣời ghi chép ý kiến, tổng hợp ý kiến 
- Lắng nghe ý kiến thảo luận. xử lý tình huống 
- Tổng kết các vấn đề thống nhất, cần thảo luận trong các buổi 
họp tiếp theo. 
2.4 Ghi chép biên bản cuộc họp: 
- Thời gian bắt đầu, kết thúc 
- Thành phần tham dự, khách mời 
- Số đại biểu có mặt, vắng mặt 
- Chủ tịch đoàn và thƣ ký đoàn 
 - Nội dung và diễn biến cuộc họp 
- Các ý kiến thảo luận (ghi tóm tắt & tổng hợp, nguyên văn) 
- Các kết luận của cuộc họp (biên bản) 
- Quá trình và kết quả bầu cử (nếu có) 
- Cuối biên bản có chữ ký của chủ toạ và thƣ ký 
2.5 Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc 
họp kết thúc 
- Thu thập TL có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp bao gồm: 
◦ Chƣơng trình (hội nghị quan trọng) 
◦ Báo cáo tổng kết 
◦ Các bản tham luận chính 
◦ Bản tổng hợp các ý kiến trao đổi và thảo luận 
◦ Các văn bản về bầu cử 
◦ Biên bản cuộc họp 
- Tất cả phải đƣợc lập thành một hồ sơ độc lập 
- Kiểm tra thu dọn VPP, sắp xếp bàn ghế, hoàn trả 
trang thiết bị cho các bộ phận chức năng 
- Thu thập các hoá đơn chứng từ có liên quan chi phí 
cuộc họp 
- Kiểm tra lại lần cuối các thiết bị điện nƣớc, cảm ơn 
ngƣời phục vụ 
Việc tổ chức lễ hội đòi hỏi ngƣời TKVP chú ý xây dựng chƣơng 
trình ngoài sự long trọng, trang nghiêm, gặp gỡ, giao lƣu và trao 
đổi, hiểu biết lẫn nhau. Đón tiếp chu đáo, lịch sự, cởi mở tế nhị, 
ý thức vai trò của ngƣời “chủ nhà”. 
Đối với vấn đề mời và làm việc với các phóng viên báo chí, phát 
thanh, truyền hình và thời gian và nội dung cũng nhƣ hình thức 
tuyên truyền trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, ngƣời thƣ 
ký cần trao đổi trƣớc và xin ý kiến chỉ đạo của thủ trƣởng cơ 
quan hoặc ngƣời có trách nhiệm về những vấn đề này. 
Nếu trong các hội thảo, lễ hội có khách mời 
hoặc ngƣời tham dự là ngƣời nƣớc ngoài, 
TKVP cần thông báo những thông tin có liên 
quan về họ cho bộ phận ngoại vụ hoặc các CQ 
an ninh, ngoại giao. 
Sự giao lƣu là cần thiết nhƣng những tƣ tƣởng 
của họ khi đƣợc trình bày trên các diễn đàn 
khoa học hoặc trƣớc đông đảo công chúng Việt 
Nam cần phải đƣợc những ngƣời tổ chức hội 
nghị, hội thảo, lễ hội quan tâm. 
TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI 
CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ 
TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA 
NGƢỜI LÃNH ĐẠO 
 Mục đích của việc đi công tác: 
Tình hình 
thực tế 
Thỏa thuận, 
ký hợp đồng 
Tham khảo 
kinh nghiệm 
Tìm kiếm cơ 
hội hợp tác 
1. Xếp lịch đi công tác 
 Không chồng chéo, lãng phí, yêu cầu các BP CM, 
thủ trƣởng thông báo và đăng ký lịch đi công tác. 
 Bộ phận lãnh đạo có ngƣời ở nhà để giải quyết 
công việc của CQ. 
 Cần kết hợp 1 số công việc trong chuyến công tác 
để tiết kiệm thời gian. 
2. Nắm thông tin cần thiết về chuyến đi 
 Mục đích chuyến đi 
 Thời gian bắt đầu-kết thúc 
 Lịch trình: địa điểm, thời gian từng chặng cụ thể 
 Thành phần tham dự: số lƣợng thành viên, vị trí, 
trách nhiệm từng ngƣời trong đoàn 
 Kinh phí dự toán cho đoàn, các khoản cần chi 
 Mức độ mục đích đạt đƣợc. 
3. Các điều kiện cần thiết 
- Giải quyết thủ tục hành chính: lập danh sách 
ngƣời đi; giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng; hộ 
chiếu; chứng minh nhân dân, danh thiếp 
- Chuẩn bị phƣơng tiện đi lại: máy bay, tàu 
hỏa, tàu thủy, ô tô) 
 Liên hệ với nơi đến: fax, điện thoại, công văn 
 + Mục đích, nội dung làm việc của đoàn 
 + Thành phần của đoàn (nam, nữ, trƣởng, phó đoàn) 
+ Giờ đến của đoàn: phƣơng tiện, địa điểm, yêu cầu 
hoặc đề nghị đón tiếp từ địa điểm về đến CQ hay 
khách sạn. 
+ Các đề nghị bố trí nơi ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn. 
 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn 
 Chuẩn bị kinh phí, trang bị cần thiết 
+ Dự trù kinh phí: tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô 
tô; ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi; 
sinh hoạt phí; sao chép tài liệu chuyên môn; 
lệ phí giải quyết TTHC; quà tặng, lƣu niệm 
cho những nơi đoàn đến (ngƣời thƣ ký thu 
thập vé tàu, chứng từ hóa đơn để thanh toán 
quyết toán). 
4. Những công việc của ngƣời thƣ ký trong 
thời gian lãnh đạo CQ đi công tác 
Nếu thƣ ký không đi công tác: 
 Trƣớc khi lãnh đạo đi công tác, thƣ ký chuyển tất 
cả công văn, giấy tờ cho lãnh đạo có ý kiến giải 
quyết hoặc ký văn bản. 
 Trao đổi với lãnh đạo xem trong khoảng thời gian 
lãnh đạo đi công tác, những công việc thuộc thẩm 
quyền giải quyết của họ sẽ ủy nhiệm cho ai, những 
công việc nào không ủy nhiệm. 
 Ghi lại số điện thoại, địa chỉ của những cơ 
quan, nơi ngƣời lãnh đạo đến công tác. 
 Thƣ ký ghi vào sổ những cuộc điện thoại, 
những ngƣời cần gặp lãnh đạo, các yêu cầu, đề 
nghị. 
 Công văn, giấy tờ gửi đến đƣợc sắp xếp cẩn 
thận. Thƣ ký đọc qua nội dung văn bản, nếu 
văn bản nào quan trọng cần gọi cho lãnh đạo 
xin ý kiến giải quyết, hoặc báo cho nơi yêu cầu 
để chủ động giải quyết vấn đề. 
Nếu thƣ ký đi công tác cùng đoàn 
 Liên hệ và giải quyết nơi ăn ,nghỉ cho đoàn 
 Tham dự các buổi làm việc, ghi biên bản 
 Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến nội 
dung làm việc của đoàn. 
 Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các 
khoản chi phí 
5. Sau khi đoàn công tác trở về 
Đối với ngƣời thƣ ký không đi cùng: 
 Báo cáo thủ trƣởng những vấn đề xảy ra, chuyển 
công văn, giấy tờ, lịch làm việc. 
 Đối với đoàn công tác, ngƣời thƣ ký gặp Trƣởng 
đoàn đề nghị chuyển các tài liệu trong quá trình 
làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ. 
Đối với ngƣời thƣ ký đi cùng: 
 Báo cáo tình hình chuyến đi với ngƣời có trách 
nhiệm 
 Trƣc tiếp thu thập giấy tờ, tài liệu, hồ sơ quyết toán 
tài vụ. 
 Ngƣời thƣ ký có óc tổ chức, tác phong khoa học, 
nhanh nhẹn, năng động (năng lực tổ chức và sự 
năng động). 
