Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN 
KHOA KINH TẾ 
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
(HỆ ĐẠI HỌC) 
 (Tài liệu lưu hành nội bộ) 
Hưng Yên 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 1 
MỤC LỤC 
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN . 3 
1.1. Hệ thống thông tin kế toán .................................................................................. 3 
1.1.2.Lý thuyết về hệ thống ......................................................................................... 3 
1.1.2. Hệ thống thông tin ............................................................................................. 4 
1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................. 6 
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán .............................................................................. 12 
1.2. Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin ............................................................ 21 
1.2.1. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 21 
1.2.2. Kế toán tài chính và kế toán quản trị ............................................................... 23 
Chương 2. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
 ............................................................................................................................................ 26 
2.1.Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin ...................................................... 26 
2.1.1. Tài liệu tra cứu................................................................................................. 26 
2.1.2. Dự tính hệ thống công việc đƣợc tiến hành nhƣ thế nào? ............................... 26 
2.1.3. Thiết kế hệ thống mới...................................................................................... 26 
2.1.4. Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì ...................... 26 
2.1.5. Hệ thống thông tin giúp kiểm toán .................................................................. 27 
2.1.6. Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh ............................................................... 27 
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ..................................................................................................... 27 
2.2.1. Một vài khái niệm cơ bản ............................................................................... 27 
2.2.2. Các biểu tƣợng đƣợc sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu ................................. 29 
2.2.4. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu ............................................................................. 31 
2.3. Hướng dẫn vẽ lưu đồ ................................................................................................ 35 
2.3.1. Các biểu tƣợng dùng để vẽ lƣu đồ ................................................................... 36 
2.3.2. Lƣu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) ...................................................................... 37 
2.3.2.1. Hƣớng dẫn vẽ lƣu đồ xử lý dữ liệu (Flow chart) ......................................... 40 
2.3.3. Lƣu đồ hệ thống .............................................................................................. 44 
2.4. ......................... Người sử dụng cuối cùng không chuyên và các tài liệu hướng dẫn
 ............................................................................................................................................ 45 
2.4.1. Tầm quan trọng của tài liệu hƣớng dẫn cho ngƣời không chuyên .................. 45 
2.4.2. Kiểm soát ngƣời sử dụng cuối cùng ................................................................ 46 
Chương 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH
 ............................................................................................................................................ 47 
3.1. Các chu trình kinh doanh cơ bản ............................................................................ 47 
3.1.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty ...................................... 47 
3.1.2. Hệ thống mã hoá .............................................................................................. 49 
3.2. Lựa chọn và báo cáo các thông tin kế toán ............................................................. 50 
3.2.1. Tính hữu dụng và thân thiện với ngƣời đọc .................................................... 50 
3.2.2. Tính dễ nhận dạng và ổn định về thông tin ..................................................... 50 
3.2.3. Chứng từ gốc – nguồn thông tin ...................................................................... 51 
3.3. Hai chu trình kinh doanh chính .............................................................................. 51 
3.3.1. Chu trình bán hàng .......................................................................................... 51 
3.3.2. Chu trình mua hàng ......................................................................................... 57 
3.4. Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp ............................................. 63 
3.4.1. Chu trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty ............................................. 64 
3.4.2. Chu trình sản xuất ............................................................................................ 70 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 2 
3.4.3. Chu trình tài chính ........................................................................................... 73 
3.4.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt .............................................. 76 
Chương 4. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................................................... 80 
4.1. Định nghĩa và các thành phần cấu thành ............................................................... 80 
4.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................ 80 
4.1.3. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả ......................... 93 
4.1.4. Đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp ....................... 94 
4.2. Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát .................................................................. 96 
4.2.1. Nhận diện rủi ro ............................................................................................... 96 
4.2.2. Đánh giá rủi ro ................................................................................................. 99 
4.3. Phân tích các thủ tục kiểm soát ............................................................................. 101 
4.3.1. Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa ........................................................................101 
4.3.2. Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh .......................101 
4.3.3. Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện .............................102 
4.4. Vấn đề lợi ích và chi phí cho việc phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ ............ 106 
4.4.1. Vấn đề lợi ích chi phí ....................................................................................106 
4.4.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát vững mạnh .................................................108 
4.5. Kiểm toán viên nội bộ ............................................................................................. 109 
4.5.1. Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam ....................................110 
4.5.2. Vai trò - đặc thù – Vị trí ...............................................................................111 
4.5.3. Hoạt động của kiểm toán nội bộ ....................................................................112 
4.5.4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ .........................................................112 
4.5.5. Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ ...........................113 
Chương 5. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.. 115 
5.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán .................................................................... 115 
5.1.1. Nguyên nhân ..................................................................................................115 
5.1.2. Mục đích ........................................................................................................116 
5.1.3. Nhiệm vụ .......................................................................................................116 
5.1.4. Phƣơng pháp ..................................................................................................117 
5.1.5. Công cụ ..........................................................................................................118 
5.1.6. Thành phần ....................................................................................................119 
5.1.7 Kết quả ...........................................................................................................120 
5.2. Thiết kế hệ thống ..................................................................................................120 
5.2.1. Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống ...........................................................121 
5.2.2. Thiết kế sơ bộ ................................................................................................121 
5.2.3. Đặc tả chi tiết .................................................................................................126 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 3 
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG 
TIN KẾ TOÁN 
1.1. Hệ thống thông tin kế toán 
1.1.2.Lý thuyết về hệ thống 
Hệ thống là một khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể 
xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt 
các mục tiêu”. 
Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro nhận đầu vào 
là âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra. 
 - Hệ thống giao thông: Đƣờng, cầu, cảng, xe, tầu mục tiêu của hệ thống là vận 
chuyển con ngƣời hàng hóa từ nơi này đến nơi khác 
Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau: 
- Các thành phần, bộ phận trong hệ thống 
- Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tƣơng tác giữa các thành phần bên trong 
- Phạm vi, giới hạn của hệ thống 
- Các mục tiêu hƣớng đến hệ thống 
Lý thuyết hệ thống có đƣa ra những khái niệm liên quan nhƣ sau: 
+ Hệ thống con và hệ thống cha 
Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các 
thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần 
của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống 
cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp 
các thành phần bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống 
cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó. 
- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đƣờng bộ, 
hệ thống giao thông đƣờng thủy 
+Đƣơng biên và nơi giao tiếp 
*Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, 
đƣờng biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đƣờng biên của hệ 
thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức. 
*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đƣờng biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp 
nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận. 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 4 
+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhƣng có thể đƣợc phân loại 
thành bốn dạng cơ bản sau: 
* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trƣờng. Nó không có nơi giao tiếp với 
bên ngoài, không tác động khỏi đƣờng biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trƣờng 
tác động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống 
đều tác động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác nhau. 
*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trƣờng, có nơi giao tiếp 
với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hƣởng của môi trƣờng lên tiến trình. Quan hệ ở đây 
đƣợc thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất. 
* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi 
trƣờng. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thƣờng 
bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát đƣợc, ảnh hƣởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ 
thống đƣợc thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn. 
- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của 
nó. 
Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, ngƣời ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau. 
Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ 
thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi. 
1.1.2. Hệ thống thông tin 
 Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời thiết lập nên bao gồm tập hợp 
những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông 
tin cho ngƣời sử dụng. 
 Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử 
dụng đƣợc gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo 
sóng thần hay hệ thống kế toán chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục 
tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tƣợng sử dụng thông tin khác nhau. Để 
thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần 
sau (hình 1.3) 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 5 
Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin 
 - Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phƣơng thức 
thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. Những sự kiện, con số, hình ảnh chƣa đƣợc xử 
lý để phù hợp với ngƣời sử dụng 
 - Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung 
dữ liệu đầu vào đã thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận để 
làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. 
 - Thành phần lƣu trữ: Lƣu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra 
của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về 
sau. 
 - Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc 
tạo ra từ hệ thống cho các đối tƣợng sử dụng. 
- Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin 
theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 6 
của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa. 
Ví dụ: điểm của một l ... ần mềm 
Tiêu chí Tự viết / Thuê viết Mua phần mềm kế toán 
Sự chấp thuận của 
ngƣời dùng 
Chƣơng trình tùy thuộc sở 
thích ngƣời dùng 
Ngƣời mua phải thích nghi với 
chƣơng trình từ bên ngoài 
Yêu cầu điều chỉnh Không cần điều chỉnh Cần điều chỉnh cho tƣơng thích 
Thời gian cài đặt Tháng, năm Tuần, tháng 
Chất lƣợng của tài 
liệu hƣớng dẫn 
Áp lực thời gian làm giảm 
chất lƣợng tài liệu 
Tài liệu có thể đƣợc cung cấp ngay 
trƣớc khi mua phần mềm 
Chi phí Chi phí cao, tất cả chi phí cho 
một hệ thống 
Chi phí thấp, chi phí phát triển hệ 
thống đƣợc phân bổ đều cho nhiều 
hệ thống 
+ Trang bị phần cứng 
Có nhiều phƣơng cách để trang bị hệ thống phần cứng nhƣ mua sẵn, thuê hoạt động 
hoặc thuê tài chính, sử dụng các dịch vụ mạng hay các phƣơng thức khác. Tùy vào khả 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 126 
năng tài chính và yêu cầu công việc, một cấu hình phần cứng sẽ đƣợc đề nghị trong giai 
đoạn này. 
+ Các nguồn lực kinh tế 
Sau khi xác định các yêu cầu về phần cứng và phần mềm cần thiết cho hệ thống 
mới, đội thiết kế cần ƣớc tính chi phí cho để mua hay thuê. Lúc này đội thiết kế có thể 
tính một cách khá chính xác chi phí và lợi nhuận của dự án. Các thành viên của đội thiết 
kế cần lập các báo cáo phân tích chi phí và lợi nhuận cho từng phƣơng án thuê, mua, hay 
sử dụng các dịch vụ, so sánh các kết quả và báo cáo cho nhà quản lý. Chi phí cho hệ 
thống kế toán máy tính bao gồm các chi phí ban đầu và chi phí vận hành hàng năm, chi 
phí bảo trì...Lợi nhuận của hệ thống mới thƣờng khó xác định hơn, nó có thể bao gồm các 
khoản có khả năng định lƣợng nhƣ các khoản tiết kiệm, các khoản giảm phí, hay các 
khoản khó định lƣợng nhƣ tăng hiệu năng công tác, tăng cƣờng khả năng phục vụ khách 
hàng tăng cƣờng khả năng báo cáo... 
5.2.2.4.Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp 
Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới chỉ mới đƣợc hình thành ở 
những đƣờng nét cơ bản. Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiết kế sơ 
bộ sẽ đƣợc báo cáo lên cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo 
còn bao gồm toàn bộ các tài liệu đƣợc lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong 
việc phân tích chi phí lợi nhuận, các chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các 
khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện công việc tiết 
theo. Báo cáo cũng đƣợc gửi cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin và các nhà lãnh đạo cao 
cấp của doanh nghiệp. 
5.2.3. Đặc tả chi tiết 
 Đặc tả chi tiết là giai đoạn tiếp theo của thiết kế sơ bộ, nghĩa là mô tả bằng văn 
bản các chi tiết của hệ thống. Các kiểm toán viên sẽ đọc và đề nghị các sự thay đổi nếu 
cần để phục vụ cho yêu cầu kiểm tra nội bộ và cho việc tạo các dấu vết kiểm toán. Sau 
đó, kết quả phần đặc tả chi tiết sẽ đƣợc gửi lên cho Ban chỉ đạo hệ thống thông tin để 
đƣợc xem xét và phê chuẩn. Trong giai đoạn này, các nội dung trong thiết kế sơ bộ đƣợc 
mô tả một cách chi tiết, rõ ràng và hệt hống đƣợc hình dung với đầy đủ các thành phần 
của nó. 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 127 
5.2.3.1. Xác định các yêu cầu 
 Xác định các yêu cầu gồm các yêu cầu về kết xuất, dữ liệu, nhập liệu đầu vào các 
quá trình xử lý một cách chi tiết. 
 + Đặc tả chi tiết các kết xuất 
 Kết xuất là sự trình bày ra màn hình hoặc in ra giấy. Giai đoạn này thiết kế các 
mẫu báo cáo trên thiết bị xuất là màn hình hoặc máy in. Khi thiết kế sơ bộ, kết xuất chỉ 
tồn tại với tên, số, nội dung thông tin và hình thức sơ bổ, còn khi đặc tả chi tiết, đội thiết 
kế mô tả theo đúng cách mà tồn tại thực sự. Thông thƣờng các báo cáo thiết kế là do yêu 
cầu kế toán quản trị hoặc các công việc theo dõi theo yêu cầu đặc biệt khác của doanh 
nghiệp nhằm mục đích giúp cho việc đóng góp ý kiến của các ngƣời sử dụng trƣớc khi sử 
dụng. 
 + Đặc tả chi tiết dữ liệu 
 Tập hợp dữ liệu làm nguồn cho các thông tin đầu ra sẽ đƣợc mô tả chi tiết bằng 
cách ghi chép cụ thể các thuộc tính của từng tập dữ liệu theo những phƣơng pháp mô tả 
đƣợc chọn. Khi đặc tả chi tiết dữ liệu, cần mô tả chi tiết mô hình dữ liệu, các lƣợc đồ 
cũng nhƣ lƣợc đồ thứ cấp. Cũng phải nêu lên những mối quan hệ ràng buộc, qui định 
những mốc thời gian để tiến hành việc sao chép dữ liệu, dự phòng các trƣờng hợp rủi ro 
dẫn đến việc mất mát dữ liệu. Các thủ tục này cần thiết cho kiểm soát nội bộ. 
+ Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào 
Nhập liệu đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ từ các chứng từ, từ các phƣơng 
tiện khác nhau nhƣ máy quét, máy đọc mã vạch... Các dữ liệu đƣa vào máy tính đƣợc lƣu 
trữ theo các đặc tả của phần hoặc đặc tả dữ liệu, ngƣời sử dụng thƣờng không cần quan 
tâm đển đặc điểm, cách thức lƣu trữ. Tuy nhiên dữ liệu nhập phải đẩy đủ các yếu tố yêu 
cầu để thỏa mãn việc lƣu trữ các mẫu dữ liệu đầu vào, trên đó số liệu sẽ đƣợc ghi theo 
các phƣơng pháp đã đƣợc qui định để làm cơ sở cho việc nhập, lƣu trữ vào máy tính dƣới 
dạng các tập tin. 
Các số liệu nhập và hình thức trình bày của mẫu nhập liệu đƣợc thiết kế thỏa mãn 
không chỉ mục tiêu lƣu trữ và xử lý số liệu mà còn nhằm đến thỏa mãn yêu cầu của nhân 
viên. 
+ Đặc tả chƣơng trình máy tính 
Trƣơc khi đặc tả chi tiết, đội thiết kế xác định từng quá trình xử lý và mô tả mối 
quan hệ giữa các quá trình xử lý bằng cách sử dụng lƣu đồ hệ thống hay sơ đồ dòng dữ 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 128 
liệu. Sau đó, trong giai đoạn xác định chi tiết các yêu cầu của hệ thống, một chuyên viên 
phân tích hệ thống trong đội sẽ tạo ra tài liệu về chƣơng trình mô tả mục đích, tác dụng, 
yêu cầu, logic chƣơng trình, nhập liệu vả kết xuất của từng chƣơng trình máy tính trong 
hệ thống. Khi viết mã chƣơng trình, các lập trình viên sẽ sử dụng tài liệu này. Đặc tả chi 
tiết chƣơng trình máy tính có thể sử dụng mô tả chƣơng trình, sử dụng sơ đồ cấu trúc và 
dùng ngôn ngữ giả. 
* Mô tả chƣơng trình 
Tài liệu mô tả chƣơng trình có các nội dụng nhƣ mục đích, tác dụng của chƣơng 
trình, các quá trình xử lý, tính tuần tự trong sử dụng (có vận hành thƣờng xuyên hay 
không), các dữ liệu của máy tính đƣợc truy cập, nhập liệu và kết xuất của chƣơng trình. 
Tài liệu mô tả chƣơng trình cũng bao gồm các mô tả về những yêu cầu kiểm soát nội bộ 
cần đƣợc thỏa mãn khi tạo mã chƣơng trình. 
* Sơ đồ cấu trúc 
Trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp thiết kế có cấu trúc, đội thiết kế sử 
dụng sơ đồ cấu trúc để mô tả chƣơng trình máy tính. Sơ đồ cấu trúc mô tả từng module 
chƣơng trình và mối liên hệ phân cấp giữa các module. Trong chƣơng trình máy tính, sự 
thực thì một module ở thứ bậc cao sẽ có thể đƣa đến sự thực thi module ở thứ bậc cấp 
thấp hơn, do đó, sơ đồ cấu trúc có ý nghĩa quan trọng trong việc mô tả logic chƣơng trình 
và là một tài liệu chƣơng trình quan trọng khi việc lập trình hoàn tất. 
* Ngôn ngữ giả 
Ngôn ngữ giả là ngôn ngữ quốc gia, trong đó những phát biểu đại diện cho một 
hành động sẽ đƣợc viết bởi ngôn ngữ lập trình. Ngôn ngữ giả cho phép mô tả các công 
việc của chƣơng trình, không quan tâm đến cú pháp của ngôn ngữ lập trình. Điều này cho 
phép phát triển chƣơng trình về mặt logic một cách dễ dàng và cho phép nhiều ngƣời 
khác có thể hiểu dễ dàng hơn về hoạt động của chƣơng trình. 
+ Các thủ tục thủ công 
Tất cả các hệ thống máy tính đều cần đƣợc vận hành bởi bàn tay con ngƣời, do đó, 
khi đặc tả chi tiết, cần đặc tả các thủ tục thủ công. Các thủ tục thủ công đƣợc xác lập, mô 
tả và ghi chép lại để hình thành tài liệu của hệ thống. Chuyên viên đội thiết kế có thể sử 
dụng các lƣu đồ và các phƣơng pháp mô tả hệ thống khác để đặc tả các thủ tục thủ công. 
Các thủ tục thủ công là các công việc đƣợc thực hiện bằng tay theo từng nhóm các chức 
năng của hệ thống nhƣ các tài liệu, chứng từ cần chuẩn bị, các màn hình cần sử dụng, các 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 129 
báo cáo cần lập cũng nhƣ các bƣớc cần thực hiện tuần tự khi vận hành hệ thống. Sau khi 
xem xét phần đặc tả chi tiết các thủ tục thủ công, ngƣời dùng có thể đề nghị thay đổi nếu 
cần thiết. 
+ Giao diện với ngƣời dùng 
Tất các các tính năng của một chƣơng trình hoặc một máy tính nhằm hƣớng dẫn 
cách thức cho ngƣời sử dụng tƣơng tác với máy tính đƣợc gọi là giao diện với ngƣời 
dùng. Đội thiết kế đặc tả chi tiết giao diện với ngƣời dùng nhằm giúp việc sử dụng hệ 
thống dễ dàng hơn, nhƣ sử dụng hệ thống đúng mục đích đƣợc thiết kế, giảm thiểu việc 
nhập liệu sai sót và xử lý thông tin chính xác hơn. Đặc tả chi tiết giao diện với ngƣời 
dùng bao gồm việc đặc tả chi tiết các menu lệnh, các tùy chọn, màn hình trợ giúp, các 
cửa sổ lệnh, các biểu tƣợng, các phím tắt hay các từ khóa... 
5.2.3.2. Lựa chọn trang thiết bị 
Các trang thiết bị máy tính dùng cho hệ thống đã đƣợc đội thiết kế xác định trong 
giai đoạn thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lựa chọn các nguồn 
cung cấp trang thiết bị này 
+ Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin 
Các công ty tƣ vấn về công nghệ thông tin thƣờng xuyên theo sát tình hình biến 
động của công nghiệp mày tính, do đó họ có thể nắm bắt các thông tin về sản phẩm phần 
cứng cũng nhƣ phần mềm mới trên thị trƣờng, những sản phẩm này có thể đƣợc bán hay 
cho thuê. Các công ty tƣ vấn thu thập, cập nhật và cung cấp các thông tin này cho các 
khach hàng có nhu cầu. Từ những thông tin này, đôi thiết kế có thể so sánh và lựa chọn 
các trang thiết bị phù hợp cho hệ thống và liên hệ với ngƣời bán để thảo luận về các điều 
kiện mua hàng. 
+ lựa chọn ngƣời cung cấp 
Có hai cách lựa chọn nahf cung cấp thiết bị. Nếu đội thiết kế có kinh nghiệm trong 
việc trang thiết bị phần cứng cho hệ thống, họ ƣớc tính một cấu hình tối thiếu cho hệ 
thống, bao gồm số lƣợng và các chi tiết khác về máy tính và các trang thiết bị khác. 
Những thông tin này đƣợc tổng hợp trong một bảng dự toán cấu hình và đƣợc gửi cho các 
nhàn cung cấp trang bị, đồng thời đội thiết kế cũng đề nghị nhà cung cấp báo giá cho bản 
dự toán này. Nếu đối thiết kế ít kinh nghiệm hay không có thời gian để ƣớc tính cấu hình 
cần thiết, họ ƣớc tính chi tiết về hiệu năng và mục tiêu của hệ thống, và gửi yêu cầu này 
cho nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp sẽ hồi báo về các cấu hình đề nghị có thể đáp ứng 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 130 
mục tiêu và báo giá cho mỗi cấu hình này. Đội thiết kế căn cứ vào các hồi báo của nhà 
cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. 
+ Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị 
Có năm tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị Sự vận hành thực tế của thiết bị, khả năng 
thích nghie, khả năng đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng, dịch vụ hậu mãi, và chi phí cho 
trang thiết bị. Các tiêu chuẩn đánh giá này phải đƣợc xem xét trong mối quan hệ qua lại 
chặt chẽ với nhau nhẵm có thể lựa chọn một phƣơng án tối ƣu 
* Sự vận hành thực tế của thiết bị. Các trang thiết bị cho hệ thống mới cần đƣợc 
đảm bảo chắc chắn vận hành theo đúng tiêu chuẩn và yêu cầu của ngƣời dùng. Khi đặc tả 
chi tiết, tiêu chuẩn vận hành của trang thiết bị sẽ đƣợc đội thiết kế so sánh giữa nhiều nhà 
cung cấp dựa trên cơ sở các tài liệu hƣớng dẫn sử dụng trang thiết bị hoặc sử dụng các 
phần mềm kiển tra chuyên dụng 
* Khả năng thích nghi của trang thiết bị đƣợc xác định thông qua sự phù hợp với 
yêu cầu xử lý thông tin hiện tại, tƣơng thích với các thiết bị và phần mềm khác, và khả 
năng nâp cấp trong tƣơng lai 
* Khả năng đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng. Trang thiết bị phải có sãn khi có yêu 
cầu sử dụng. Đôi khi, trang thiết bị đƣợc cung cấp trễ hay không kịp thời do nhiều 
nguyên nhân khác nhau sẽ làm cho việc thực hiện hệ thống không đảm bảo yêu cầu về 
thời gian và doanh nghiệp hao tốn nhiều chi phí. Khi xác định khả năng đáp ứng yêu cầu, 
cần xem xét tính có sẵn của trang bị các điều kiện xem xét tính có sẵn của trang bị và các 
điều kiện về thời gian giao hàng của nhà cung cấp. 
* Tiêu chuẩn phần mềm. Trƣởng bộ phận công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 
xác lập các tiêu chuẩn phẩn mềm làm cơ sở cho việc lập trình. Các tiêu chuẩn phần mềm 
nhằm đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình (thống nhất về biến chƣơng trình, tên 
gọi thủ tục con, tên hàm, tên cơ sở dữ liêu...), đảm bảo các tiêu chuẩn xử lý, và đảm bảo 
phần mềm đƣợc viết thỏa mãn yêu cầu của hệ thống và chế độ kế toán hiện hành của Nhà 
nƣớc. 
+ Tìm kiếm phần mềm phù hợp 
Khi lựa chọn phần mềm, chúng ta có thể thực hiện tuần tự các bƣớc sau 
* Xem xét lại các yêu cầu của hệ thống. Việc xem lại các yêu cầu của hệ thống giúp 
cho đội thiết kế nhận định phần mềm có sẵn nào phù hợp với hệ thống. Những phần mềm 
đƣợc lựa chọn là những phần mềm có thể thỏa mãn nhiều yêu cầu của hệ thống nhất. 
Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 
Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 131 
* Xác định các phần mền có thể đƣợc sử dụng. Đội thiết kế tìm hiểu các phần mềm 
có sẵn trên thị trƣờng, tham vấn các thông tin từ các nhà tƣ vấn, từ các công ty du lịch, 
hay từ các công ty sản xuất kinh doanh thiết bị công nghệ thông tin hoặc tham khảo kinh 
nghiệm từ những ngƣời đã sử dụng phần mềm tƣơng ứng. Sau đó tổng hợp, so sánh và 
lập danh sách các phần mềm phù hợp 
* Thu hẹp sự lựa chọn. Chúng ta cần loại trừ các phần mềm không phù hợp và để 
lại danh sách từ ba đến năm phần mềm phù hợp. Những phần mềm không tƣờng thích với 
phần cứng, không cung cấp đƣợc thông tin phù hợp thiết kế của đội thiết kế, không tƣơng 
thích với hệ thống hay không hỗ trợ cho việc nâng cấp sau này. 
* Thực hiện sự so sánh chi tiết. Đội thiết kế liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để 
thu thập thêm chi tiết về phần mềm và thực hiện các so sánh chi tiết nhƣ tài liệu hƣớng 
dẫn ngƣời dùng, điều kiện mua, các điều kiện hỗ trợ kỹ thuật hay nâng cấp, giá cả,... sau 
đó, xác định ƣu điểm, nhƣợc điểm của mỗi phần mềm. 
* Thảo luận với ngƣời dùng. Trƣởng đội thiết kế phải trao đổi với trƣởng bộ phận 
công nghệ thông tin và các bộ phận sử dụng hệ thống khác về các phần mềm đƣợc lựa 
chọn nhằm đánh giá chất lƣợng các hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp. Một số ngƣời sử 
dụng đã có kinh nghiệp về các phần mềm do đội thiết kế đƣa ra, do đó, họ có thể nói về 
kinh nghiệp của mình, mô tả vấn đề tồn tại cần giải quyết của phần mềm, đánh giá các 
điều kiện hậu mãi và tƣ vấn các vấn đề khác. 
* Thử nghiệm phần mềm. Khi lựa chọn phần mềm, nếu có thể, cần tiến hành thực 
nghiệm bằng cách sử dụng các phiên bản dùng thử, thuê các phần mềm để tiến hanh với 
số liệu thực của doanh nghiệp. Điều này giúp đánh giá phần mềm chính xác hơn 
* Lựa chọn phần mềm. Sau khi tiến hành thử nghiệm, đội thiết kế đƣa ra đề nghị về 
phần mềm phù hợp và các chi tiết, những đánh giá, và kết quả thử nghiệm của phần mềm 
đó. Cũng có thể đội đƣa ra đề nghị về hai hay ba phần mềm phù hợp kèm theo những chi 
tiết so sánh để doanh nghiệp lựa chọn.