Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp (Mới)

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN 
KHOA KINH TẾ 
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG 
KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 
 (Tài liệu lưu hành nội bộ) 
Hưng Yên 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 1 
Mục lục 
Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN ............... 2 
1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN....................................... 2 
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp. ........................................ 2 
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................................ 2 
1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN ........................................................................ 3 
1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................... 3 
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN ...................................................... 4 
1.3. Tổ chức bộ máy kế toán. ................................................................................. 21 
Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ............................................................. 28 
2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. .............................................................. 28 
2.1.1. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền .................................................... 28 
2.1.2. Quy định hạch toán vật tư ............................................................................ 28 
2.2. Kế toán vốn bằng tiền ..................................................................................... 30 
Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ ................................. 39 
3.1. Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa. .......................................... 39 
3.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................... 42 
3.3.Phương pháp hạch toán. ................................................................................... 43 
Chương 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ........................................................... 48 
4.1. Phân loại, đánh giá TSCĐ. .............................................................................. 48 
4.2. Tài khoản sử dụng: ........................................................................................... 50 
4.3. Phương pháp kế toán ........................................................................................ 51 
CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN ..................................... 55 
5.1. Kế toán thanh toán với công nhân viên, đối tượng khác và các khoản trích theo 
lương ..................................................................................................................... 55 
5.2. Kế toán các khoản nợ phải thu, tạm ứng: ........................................................... 65 
5.3. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp. .............................................................. 68 
Chương 6: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU ............................................................. 80 
6.1. Các khoản thu ................................................................................................. 80 
Chương 7. KẾ TOÁN CÁC LOẠI HOẠT ĐỘNG ................................................. 83 
7.1. Kế toán chi và nguồn kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp. ........................... 83 
7.2. Kế toán chi và nguồn kinh phí dự án. .............................................................. 95
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 2 
Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 
1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN 
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp. 
Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một 
nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lí Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đặc 
trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện 
nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ 
công theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo chuẩn mực, định mức của Nhà 
nước. 
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lí và 
kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự 
toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị. 
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. 
Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán công trong đơn vị hành chính sự 
nghiệp phải làm tốt công tác các nhiệm vụ sau đây: 
- Thu thập, phản ánh, xử lí và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được 
tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí cũng như các 
khoản thu khác phát sinh tại đơn vị. 
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực 
hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước. Kiểm 
tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, chi, nộp Ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán 
và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước. 
- Kiểm tra tình hình quản lí sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. 
- Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, 
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. 
- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lí và cơ quan tài chính đúng 
hạn và đúng quy định. 
- Cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các 
định mức chi tiêu. Đồng thời tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn 
kinh phí, vốn và các quỹ ở đơn vị. 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 3 
1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN 
1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. 
Bản thân công tác kế toán bao gồm các công việc về chứng từ, ghi sổ, tính giá và 
lập các báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là tạo ra mối liên hệ giữa 
các công việc trong từng phần hành kế toán cụ thể. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá 
nội dung hạch toán kế toán cụ thể. Mức độ cụ thể hoá tuỳ thuộc vào quy mô của từng đơn 
vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên về tổng thể, trong một đơn vị HCSN 
thường bao gồm các phần hành kế toán sau đây: 
* Kế toán vốn bằng tiền 
Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền 
mặt, tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và các 
chứng chỉ có giá của đơn vị). 
* Kế toán vật tư, tài sản 
Kế toán vật tư, tài sản có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến 
động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị. Riêng đối với TSCĐ 
bên cạnh việc theo dõi từng loại tài sản về mặt hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về 
nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Ngoài ra kế toán còn nhiệm vụ phản ánh công 
tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa lớn tài sản cố định. 
* Kế toán thanh toán 
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản 
phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng 
(người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, Ngân sách, công nhân viên). 
* Kế toán nguồn kinh phí 
Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí là phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng 
giảm trong kì của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí đã 
hình thành TSCĐ, NVKD, các quỹ cơ quan, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của 
đơn vị. 
* Kế toán các khoản thu 
Kế toán các khoản thu có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh 
trong đơn vị như các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD tại đơn 
vị cũng như tình hình phân phối, sử dụng và thanh toán các khoản thu. 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 4 
* Kế toán các khoản chi 
Kế toán các khoản chi có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh 
trong đơn vị như các khoản chi hoạt động chuyên môn, chi dự án cũng như tình hình xét 
duyệt và thanh quyết toán theo từng khoản chi. Ngoài ra tại các đơn vị có tiến hành hoạt 
động SXKD kế toán còn phải theo dõi các khoản chi hoạt động SXKD, trên cơ sở đó, xác 
định kết quả hoạt động tại đơn vị. 
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN 
 Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN đều phải căn cứ vào 2 yếu tố 
cơ bản sau: 
- Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị 
- Các quy định của luật kế toán, chế độ kế toán HCSN và các văn bản hướng dẫn hiện 
hành. 
Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN bao gồm: 
a) Tổ chức vận dụng một số quy định chung: 
*) Phân loại kế toán 
- Kế toán tài chính và kế toán quản trị 
- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết 
- Kế toán đơn và kế toán kép. 
*) Yêu cầu tổ chức kế toán HCSN 
 Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị 
HCSN, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán HCSN phải đáp ứng được các yêu cầu sau: 
- Đầy đủ 
- Rõ ràng 
- Trung thực 
- Liên tục 
- Hệ thống 
- Tiết kiệm, hiệu quả 
*) Nguyên tắc tổ chức kế toán HCSN 
- Giá gốc 
- Nhất quán 
- Khách quan 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 5 
- Công khai 
- Thận trọng 
- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử 
dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải 
thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành. 
*) Đối tượng kế toán 
Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử 
dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: 
- Tiền và các khoản tương đương tiền 
- Vật tư và TSCĐ 
- Nguồn kinh phí, quỹ 
- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán 
- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạy động 
- Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán 
*) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán 
 Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng 
ngoài tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy 
đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt nam hoặc Bộ tài chính công bố tài 
thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam thì quy đổi thông 
qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam). 
*) Đơn vị hiện vật và thời gian lao động. 
*) Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán 
*) Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính. 
*) Kỳ kế toán. 
*) Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán. 
- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, phải 
đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. 
- Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan Nhà 
nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Các đơn vị được 
cung cấ tài liệu kế toán có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả tài liệu kế toán đầy 
đử, đúng hạn. 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 6 
b) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. 
 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp hiện nay được 
quy định trong Chế độ kế toán HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 
30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 
*) Phân loại chứng từ kế toán 
*) Các nội dung cơ bản của chứng từ: 
*) Lập chứng từ kế toán 
*) Ký chứng từ kế toán 
*) Vận dụng mẫu chứng từ kế toán 
- Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán 
hướng dẫn 
- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy 
quyền in và phát hành. 
*) Trình tự lập và xử lý chứng từ kế toán. 
*) Sao chụp chứng từ kế toán 
 Chỉ được sao chụp chứng từ kế toán trong các trường hợp sau đây: 
- Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết và phải nộp 
bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. 
- Đơn vị kế toán bị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính 
chứng từ kế toán. 
- Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan. 
*) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán 
c) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 
- Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp hiện nay được quy 
định trong Chế độ kế toán HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 
30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) bao gồm 8 loại: 35 tài khoản cấp 1 trong Bảng cân đối kế 
toán và 7 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. 
d) Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán. 
Sæ kÕ to¸n dïng ®Ó ghi chÐp cã hÖ thèng c¸c sè liÖu kÕ to¸n trªn c¬ së chøng tõ gèc 
vµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n kh¸c hîp lý, hîp ph¸p, phôc vô cho nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý kh¸c 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 7 
nhau. V× vËy, sæ kÕ to¸n cÇn ph¶i cã nhiÒu lo¹i sæ ®Ó ph¶n ¸nh tÝnh ®a d¹ng, phong phó 
cña sè liÖu vµ phôc vô ®­îc nh÷ng yªu cÇu qu¶n lý kh¸c nhau. 
- Sæ tæng hîp: lµ lo¹i sæ dïng ®Ó theo dâi nh÷ng chØ tiªu tæng hîp v mét ®ãi t­îng 
nhÊt ®Þnh, sæ tæng hîp th­êng ®­îc ghi ®Þnh kú vµ chØ theo dâi ®èi t­îng theo chØ tiªu tiÒn 
tÖ (th­íc ®o gi¸ trÞ), ®­îc lµm c¬ së ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n. C¨n cø ghi sæ 
tæng hîp cã thÓ lµ chøng tõ gèc hoÆc cã thÓ lµ chøng tõ trung gian (chøng tõ ghi sæ, b¶ng 
kÕ chøng tõ...). Sè tæng hîp th­êng lµ sæ C¸i tµi kho¶n 
- Sæ chi tiÕt: Lµ sæ ph¶n ¸nh th«ng tin chi tiÕt vÒ mét ®èi t­îng (mét tµi kho¶n hoÆc 
mét chØ tiªu ph¶n ¸nh). Sæ chi tiÕt më theo tµi kho¶n chi tiÕt cÊp 2, cÊp 3. Sæ chi tiÕt cã thÓ 
më v× 2 môc ®Ých: Qu¶n lý chi tiÕt ®èi t­îng cÇn qu¶n lý vµ ®Ó ®èi chiÕu hoÆc lµm c¨n cø 
ghi cµo sæ tænghîp (môc ®Ých qu¶n lý vµ môc ®Ých nghiÖp vô kÕ to¸n).. Trªn thùc tÕ sæ chi 
tiÕt th­êng ®­îc më cho c¸c ®èi t­îng: tiÒn ngo¹i tÖ, tµi s¶n cè ®Þnh, vËt t­, hµng ho¸, s¶n 
phÈm,... 
Sö dông sæ kÕ to¸n lµ mét kü thuËt nghiÖp vô, ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt cÇn quy ®Þnh 
c¸c ký thuËt: më sæ, ghi sæ, ch÷a sai sãt trªn sæ, ch÷a sæ vµ khãa sæ kÕ to¸n... ®¶m b¶o 
c«ng t¸c kÕ to¸n trªn sæ ®­îc thùc hiÖn chuÈn x¸c, thèng nhÊt, lµm cho sè liÖu kÕ to¸n trªn 
sæ trë thµnh ng«n ng÷. 
* Më sæ kÕ to¸n. 
Sæ kÕ to¸n quy ®Þnh më vµo ®Çu niªn ®é. §èi víi Doanh nghiÖp míi thµnh lËp, sæ 
kÕ to¸n ®­îc më tõ ngµy thµnh lËp. §¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i më ®ñ sè l­îng sæ, lo¹i sæ cÇn më 
theo néi dung, kÕt cÊu cña h×nh thøc sæ nhÊt ®Þnh. C¸c sæ më cÇn ®¨ng ký víi c¬ quan thuÕ 
vµ tµi chÝnh, sæ quyÓn ph¶i cã dÊu gi¸p lai gi÷a hai trang sæ liÒn nhau, ph¶i ®¨ng ký sè 
trang sæ më vµ ®ãng thªm nÕu thiÕu khi sö dông. 
C¨n cø më sæ sæ th­êng lµ c¨n cø b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®Çu n¨m (nÕu lµ ®¬n vÞ míi 
thnµh lËp) hoÆc dùa vµo thùc tÕ sæ sö dông n¨m trøc ®Ó cã kÕt hîp sù thay ®æi bæ sung  ... g từng loại 
hoạt động phải hạch toán chi tiết cho từng loại sản phẩm, kinh doanh, dịch vụ. 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 107 
Chi phí HĐSXKD, dịch vụ phản ánh ở tài khoản này bao gồm: chi phí thu mua vật 
tư, dịch vụ dùng vào hoạt động SXKD, chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh liên quan đến 
các hoạt động SXKD, dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động 
SXKD dịch vụ, các chi phí trên phải được hạch toán chi tiết theo nội dung và chi tiết theo 
từng hoạt động. 
Kết cấu và nội dung tài khoản 631 như sau: 
Bên Nợ 
- Các chi phí của hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh. 
- Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh 
- Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động sản xuất, kinh doanh 
Bên Có 
- Các khoản thu được phép ghi giảm chi phí theo quy định của chế độ tài chính 
- Giá trị sản phẩm, lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người 
mua. 
- Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phớ quản l. liờn quan đến hoạt động sản xuất, kinh 
doanh 
Số dư bên Nợ: 
Chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh dở dang 
Tài khoản 411-Nguồn vốn kinh doanh 
Nguồn vốn kinh doanh được kế toán theo dõi trên tài khoản 411-Nguồn vốn kinh doanh. 
Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nguồn hình thành vốn. 
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ giảm nguồn vốn kinh doanh 
- Trả lại vốn cho Ngân sách Nhà nước tạm cấp hỗ trợ cho đơn vị 
- Trả vốn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho các thành viên đóng góp 
- Trả vốn cho cấp trên 
- Ghi giảm để bù lỗ (nếu có) và các trường hợp giảm khác 
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn kinh doanh như: 
- Nhận vốn kinh doanh của Ngân sách hoặc của cấp trên hỗ trợ 
- Nhận vốn góp của cán bộ viên chức trong đơn vị 
- Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh 
- Nhận vốn góp của các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 108 
- Các trường hợp tăng vốn khác, như trích từ các quĩ... 
Dư Có: Phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có tại đơn vị 
7.3.2. Phương pháp hạch toán. 
*) Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về chi hoạt động sản xuất kinh doanh 
1- Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho SXKD 
Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD 
Có TK 152, 153 
2- Tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ (nếu có) của công nhân viên liên quan đến hoạt 
động SXKD 
Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD 
Có TK 334, 332, 3318 
3- Chi phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động SXKD và các hoạt động khác 
Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD 
Có TK 331 (3311), 111, 112, 312 
4- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD dịch vụ: 
- Nếu là TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay dùng vào hoạt 
động sản xuất, kinh doanh, ghi: 
Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD 
Có TK 214- hao mòn TSCĐ 
- Nếu là TSCĐ do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách, ghi 
Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 
Có TK 4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 
Có TK 333- các khoản phải nộp Nhà nước 
5- Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD 
Nợ TK 631 
Có TK 643 
6- Nhập kho hoặc bán thẳng số sản phẩm sản xuất hoàn thành 
Nợ TK 155, 531 
Có TK 631 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 109 
7- Những chi phí đã chi cho hoạt động sự nghiệp nhưng không thu được sản phẩm hoặc 
không đủ bù chi, nếu được phép chuyển chi phí đó thành khoản chi hoạt động để quyết 
toán với nguồn kinh phí hoạt động. 
Nợ TK 661: Chi hoạt động sự nghiệp 
Có TK 631: Chi hoạt động SXKD 
8- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí của khối lượng lao vụ, dịch vụ hoàn thành được xác 
định là tiêu thụ trong kỳ 
Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ 
Có TK 631: Chi HĐSXKD 
9- Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí khác liên quan 
đến hoạt động SXKD phát sinh trong kỳ 
Nợ TK 531 
Có TK 631 
10- Mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, dịch vụ bằng ngoại tệ dùng vào sản xuất, kinh 
doanh: 
- Nợ các TK 152, 153, 211, (theo tỷ giá giao dịch thực tế) 
Nợ TK 631 (Chênh lệch tỷ giá ghi sổ > tỷ giá giao dịch thực tế) 
Có TK 1112, 1122 (theo tỷ giá ghi sổ) 
- hoặc 
Nợ các TK 152, 153, 211, (theo tỷ giá giao dịch thực tế) 
Có TK 1112, 1122 (theo tỷ giá ghi sổ) 
Có TK 531 (Chênh lệch tỷ giá ghi sổ < tỷ giá giao dịch thực tế) 
11- Xử l. chênh lệch tỷ giá của vốn sản xuất, kinh doanh: 
- L.i tỷ giá được kết chuyển: 
Nợ TK 413 
Có TK 531 
- Lỗ tỷ giá được kết chuyển: 
Nợ TK 631 
Có TK 413 
*) Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về nguồn vốn kinh doanh 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 110 
1- Nhận vốn do Ngân sách cấp (giao), do cấp trên cấp, do liên doanh góp, do viện trợ, quà 
tặng, quà biếu 
Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền 
Nợ TK 152, 1552: Nhận bằng vật tư, hàng hóa 
Nợ TK 211, 213: Nhận bằng TSCĐ 
Có TK 411 (chi tiết theo nguồn) 
2- Trường hợp Ngân sách cấp bằng dự toán chi hoạt động 
+ Khi nhận thông báo dự toán chi đầu tư XDCB hoặc giấy báo phân phối dự toán đầu tư 
XDCB, kế toán ghi: Nợ TK 0092 - Dự toán chi đầu tư XDCB - Chi tiết vốn cấp dự toán 
chi đầu tư XDCB 
+ Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi: Có 
TK 0092, đồng thời phản ánh số dự toán chi đầu tư XDCB đã thực rút: 
Nợ TK 111, 112- Nhận bằng tiền mặt nhập quỹ, bằng chuyển khoản 
Nợ TK 331- Chuyển trả trực tiếp cho người bán, cho người vay 
Nợ TK 631, 152, 1552: Chi dùng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh hay mua sắm vật tư, 
hàng hóa. 
Có TK 411- (Chi tiết Ngân sách cấp) 
3- Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ quỹ cơ quan hay từ chênh lệch thu, chi: 
Nợ TK 431 (4312, 4314): Bổ sung từ quỹ phúc lợi và quỹ khác 
Nợ TK 421 (4212): Bổ sung từ chênh lệch thu, chi 
Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh 
4- Khi mua sắm, xây dựng cơ bản tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh bằng quỹ 
cơ quan hay bằng nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, kế toán kết chuyển nguồn: 
Nợ TK 4312, 441- Giảm quỹ cơ quan hay nguồn kinh phí đầu tư XDCB 
Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh 
5- Hoàn trả vốn cho Ngân sách, cho các thành viên 
Nợ TK 411 (chi tiết theo nguồn) 
Có TK 111, 112 
6- Ghi giảm nguồn vốn kinh doanh khi kinh doanh bị thua lỗ kéo dài, quyết định giảm 
vốn: 
Nợ TK 411 (chi tiết theo nguồn) 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 111 
Có TK 421: Kết chuyển số lỗ từ kinh doanh 
Ví dụ 
Đvt: 1.000 đ 
1 Ngày 06/L, nhận vốn góp của các thành viên, để chi trực tiếp cho hoạt động SXKD 
205.000 
2 Ngày 30/ L, Các khoản chi trực tiếp cho sản xuất và dịch vụ được tập hợp: 189.700 
a. Tiền mặt 47.000 
b. Dịch vụ chưa trả tiền 21.000 
c. Vật liệu xuất dùng 43.000 
d. Tiền lương nhân viên 30.000 
e. BHXH theo lương 5.700 
h. Công tác phí đã được thanh toán bằng tạm ứng 18.000 
g. Khấu hao các TSCĐ sản xuất do đơn vị tự huy động 25.000 
3 Ngày 15/M, Lợi tức ngân hàng nhập vốn theo khoản vay kinh doanh 6.000 
4 Ngày 17/M, Nhập kho các sản phẩm đã hoàn thành 104.000 
5 Ngày 30/M, Giá trị các dịch vụ đã cung cấp tính theo giá thành thực tế 35.700,0 
6 Ngày 30/M, Số chi phí được phép chuyển thành khoản chi phí hoạt động sự nghiệp 
19.000 
7 Ngày30/M, xuất bán sản phẩm tại xưởng chế biến, tổng giá thành 320.000 
8 Ngày30/M, Cuối kỳ, kết chuyển chi phí chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến 
SXKD để xác định kết quả 48.000 
YÊU CẦU: 
1. Định khoản các nghiệp vụ 
2. Vẽ sơ đồ đối ứng TK 631, biết rằng: SDĐK bên Nợ 126.000 
3. Sử dụng các chứng từ, mẫu sổ và báo cáo liên quan 
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 112 
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài 
chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài 
khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. 
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; 
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, 
chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2); 
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, 
chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); 
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 
STT SỐ 
HIỆU 
TK 
TÊN TÀI KHOẢN 
PHẠM VI 
ÁP DỤNG 
GHI CHÚ 
 LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 
1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 
 1111 Tiền Việt Nam 
 1112 Ngoại tệ 
 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 
2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 
 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 
 1122 Ngoại tệ từng NH, 
KB 
 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 
3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 
4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 113 
 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn sinh 
 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 
5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo 
 yêu cầu 
quản 
6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 
7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết 
 1551 Sản phẩm động SX, KD theo sản 
phẩm, 
 1552 Hàng hoá hàng hoá 
 LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 
 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu 
quản 
 2112 Máy móc, thiết bị lý 
 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 
 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 
 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho 
sản phẩm 
 2118 Tài sản cố định khác 
9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 
10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 
 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 
 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 114 
11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 
 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 
 2212 Vốn góp 
 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 
12 241 XDCB dở dang 
 2411 Mua sắm TSCĐ 
 2412 Xây dựng cơ bản 
 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 
 LOẠI 3: THANH TOÁN 
13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 
 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 
 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 
 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng 
hoá, dịch vụ 
khấu trừ thuế 
GTGT 
 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 
 3118 Phải thu khác 
14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết 
từng đối 
tượng 
15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 
 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối 
tượng 
 3132 Cho vay quá hạn 
 3133 Khoanh nợ cho vay 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 115 
16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 
 3311 Phải trả người cung cấp từng đối 
tượng 
 3312 Phải trả nợ vay 
 3318 Phải trả khác 
17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 
 3321 Bảo hiểm xã hội 
 3322 Bảo hiểm y tế 
 3323 Kinh phí công đoàn 
18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 
 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 
 33311 Thuế GTGT đầu ra 
 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 
 3332 Phí, lệ phí 
 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 
 3337 Thuế khác 
 3338 Các khoản phải nộp khác 
19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 
20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo 
 từng đối 
tượng 
21 336 Tạm ứng kinh phí 
22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm 
sau 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 116 
 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 
tồn kho 
 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn 
thành 
 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 
23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị 
cấp trên 
Chi tiết 
cho từng đơn 
vị 
24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát 
sinh 
 LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 
25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt 
động SXKD 
Chi tiết 
 theo từng 
 nguồn 
26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị 
có phát sinh 
27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có 
 ngoại tệ 
28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 
 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường 
xuyên 
 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, 
kinh doanh 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 117 
 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng 
của Nhà nước 
Đơn vị có đơn 
 đặt hàng của 
Nhà nước 
 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 
29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 
 4311 Quỹ khen thưởng 
 4312 Quỹ phúc lợi 
 4313 Quỹ ổn định thu nhập 
 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 
30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ 
bản 
Đơn vị có đầu 
 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 
 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 
 4418 Nguồn khác 
31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 
 4611 Năm trước nguồn KP 
 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 
 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 
 4612 Năm nay 
 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 
 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 
 4613 Năm sau 
 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 
 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 
32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 
 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 118 
 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 
 4628 Nguồn khác 
33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của 
Nhà nước 
Đơn vị có đơn 
đặt hàng của 
Nhà nước 
34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Mọi đơn vị 
 LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 
35 511 Các khoản thu Đơn vị có 
 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 
 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 
 5118 Thu khác 
36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 
 5211 Phí, lệ phí phát sinh 
 5212 Tiền, hàng viện trợ 
37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có HĐ 
SXKD 
 LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 
38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có hoạt 
động SXKD 
Chi tiết theo 
động SXKD 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 119 
39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn 
đặt hàng của 
 Nhà nước 
40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát 
sinh 
41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 
 6611 Năm trước 
 66111 Chi thường xuyên 
 66112 Chi không thường xuyên 
 6612 Năm nay 
 66121 Chi thường xuyên 
 66122 Chi không thường xuyên 
 6613 Năm sau 
 66131 Chi thường xuyên 
 66132 Chi không thường xuyên 
42 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 
 6621 Chi quản lý dự án dự án dự án 
 6622 Chi thực hiện dự án 
 LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 
1 001 Tài sản thuê ngoài 
2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 
3 004 Khoán chi hành chính 
4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 
5 007 Ngoại tệ các loại 
6 008 Dự toán chi hoạt động 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 120 
 0081 Dự toán chi thường xuyên 
 0082 Dự toán chi không thường xuyên 
7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 
 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 
 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB 
Kế toán hành chính sự nghiệp 
Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 121