Phân tích công việc - Giải pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý viên chức tại Đại học Huế

59
Phân tích công việc . . .
 1. Đặt vấn đề
Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của 
con người trong tổ chức đã được mọi người, 
mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng 
định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày 
càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ 
chức hình thành nên bởi con người, vận hành 
bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi 
nguồn lực khác trong tổ chức, con người là 
yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành 
bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục 
tiêu đề ra thì phải xây dựng cho mình một đội 
ngũ người lao động đảm bảo đủ số lượng với 
mức trình độ và kỹ nĕng phù hợp và phải tổ 
chức quản lý người lao động một cách hợp lý, 
hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được 
thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy 
tối đa tiềm nĕng, lợi thế của nguồn nhân lực.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên 
cần phải biết và cần phải thực hiện tốt của 
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - GIẢI PHÁP QUAN TRỌNG GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VIÊN CHỨC TẠI ĐẠI HỌC HUẾ 
Phan Minh Tiến*, Phạm Thế Kiên**
TÓM TẮT
Phân tích công việc là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Để góp phần 
giúp các nhà quản lý có một cái nhìn tổng quát, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu thực trạng, chỉ 
ra được những bất cập trong phân tích công việc tại cơ quan Đại học (ĐH) Huế và đề xuất các nội 
dung nhằm hoàn thiện phân tích công việc, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ viên chức 
tại cơ quan ĐH Huế trong giai đoạn hiện nay.
Từ khóa: Phân tích, công việc, công cụ đo lường, đánh giá, quản lý, đại học HuếJOB ANALYSIS - KEY SOLUTION TO IMPROVE STAFF MANAGEMENT EFFECTIVENESS IN HUE UNIVERSITY
SUMMARY
Work analysis is a fundamental activity of personnel management. In order to help 
administrators have a general overview, we have carried out studies on the real situation to show 
shortcomings in work analysis in Hue University’s functional ofices and propose measures for 
it better, contributing to improving staff management effect in Hue University’s functional ofices 
currently.
Key word: Analysis, work, measure to improve, management , Hue univesrity
* PGS.TS. Khoa Tâm lý học, Trường Đại học Sư phạm, Đại học Huế
** Ths. Ban Thanh ta – Pháp chế, Đại học Huế
60
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
các nhà quản lý, là hoạt động mang tính nền 
tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc 
là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông 
tin về công việc một cách có hệ thống nhằm 
xác định, làm rõ bản chất của từng công việc; 
đồng thời xây dựng được Bản mô tả công 
việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản 
tiêu chuẩn thực hiện công việc để giúp nhà 
quản lý làm tốt những công tác khác của quản 
lý nhân sự như: định biên, xây dựng vị trí 
việc làm, tuyển dụng lao động, đánh giá thực 
hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn 
nhân lực, 
2. Thực trạng phân tích công việc tại 
Đại học Huế
Cơ quan ĐH Huế bao gồm Vĕn phòng và 
các Ban chức nĕng, là những bộ phận tham 
mưu giúp Giám đốc ĐH Huế quản lý, điều 
hành, thực hiện mọi hoạt động của ĐH Huế; 
đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, 
giám sát về chuyên môn nghiệp vụ đối với 
các đơn vị trực thuộc.
Tính đến tháng 01/2013, cơ quan ĐH 
Huế có tổng cộng 143 viên chức làm việc ở 
16 bộ phận gồm có Vĕn phòng ĐH Huế, các 
Ban chức nĕng, Trung tâm Công nghệ thông 
tin và các Vĕn phòng đoàn thể.
Phân tích công việc tại cơ quan ĐH Huế 
đã được triển khai thực hiện nhưng thực hiện 
chưa hoàn thiện: từ việc tổ chức thực hiện, 
hệ thống các vĕn bản phân tích công việc cho 
đến việc ứng dụng kết quả của phân tích công 
việc vào các hoạt động quản lý nhân sự khác 
tại cơ quan. Thực tế này đang gây ra cho cơ 
quan những khó khĕn nhất định trong công 
tác quản lý nhân sự. 
2.1. Cách thức tiến hành phân tích công 
việc 
Phân tích công việc tại cơ quan ĐH Huế 
được thực hiện theo cách thức sau đây:
- Giám đốc ĐH Huế đã chỉ đạo cho Ban 
Tổ chức Nhân sự phối hợp với các Bộ phận 
chức nĕng khác (Vĕn phòng, các Ban chức 
nĕng...) trong cơ quan thực hiện phân tích 
công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng 
trong nhiệm vụ giữa các viên chức làm các 
công việc khác nhau, để giúp cho viên chức 
hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm 
vụ gì (mô tả, định danh công việc).
- Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc ĐH 
Huế, Ban Tổ chức Nhân sự đã đề nghị Trưởng 
các Bộ phận chức nĕng thực hiện công tác 
định danh công việc cho tất cả các viên chức. 
- Trưởng các Bộ phận chức nĕng chủ 
yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp 
vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng 
kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của Bộ 
phận mình; một phần kết hợp với thông qua 
hàng ngày làm việc cùng viên chức trong Bộ 
phận nên có thể quan sát quá trình thực hiện 
công việc của họ và có thể có những trao đổi, 
thảo luận ngắn, không mang tính chính thức 
với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm 
vụ cần thực hiện từ đó Trưởng các Bộ phận 
chức nĕng trực tiếp viết vĕn bản phân tích 
công việc, cụ thể là bản phân công công việc/
nhiệm vụ.
- Sau khi Trưởng các Bộ phận chức nĕng 
đã xây dựng được bản phân công công việc/
nhiệm vụ, vĕn bản này được đưa cho viên 
chức trong Bộ phận đọc và đề xuất ý kiến 
đóng góp. 
- Trưởng các Bộ phận chức nĕng giao bản 
phân công việc/nhiệm vụ cho Ban Tổ chức 
Nhân sự để lưu và làm cơ sở giúp Ban Tổ 
chức Nhân sự nắm tình hình để báo cáo Ban 
Giám đốc.
Như vậy:
- Phân tích công việc đã được các Bộ 
phận thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Giám 
61
Phân tích công việc . . .
đốc thông qua Ban Tổ chức Nhân sự, với mục 
đích của phân tích công việc là giúp viên chức 
cơ quan nắm được mình có những nhiệm vụ 
gì, giúp Ban Tổ chức Nhân sự cơ bản nắm 
được tình hình nhân sự và công việc các viên 
chức đang thực hiện. 
Tuy nhiên, do chưa nhận thức rõ được vai 
trò, ý nghĩa và mục đích của phân tích công 
việc, các viên chức quản lý trực tiếp ở các Bộ 
phận chức nĕng cho rằng phân tích công việc 
là công việc chỉ riêng của Ban Tổ chức Nhân 
sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này 
và thường chỉ cung cấp thông tin cho Ban Tổ 
chức Nhân sự theo kiểu mô tả nhiệm vụ. Bên 
cạnh đó, viên chức chuyên môn của cơ quan, 
có nhiều người vẫn chưa nắm được phân tích 
công việc là hoạt động gì? Điều này có ảnh 
hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho 
phân tích công việc cũng như ảnh hưởng đến 
thái độ làm việc của viên chức.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện phân 
tích công việc được Ban Tổ chức Nhân sự 
giao cho Trưởng các Bộ phận chức nĕng chứ 
không phải viên chức của Ban Tổ chức Nhân 
sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc 
thuê bên ngoài cơ quan.
Trưởng các Bộ phận chức nĕng thường là 
những người có kiến thức sâu sắc về chuyên 
môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu 
nĕm trong lĩnh vực mình đang quản lý. Họ là 
người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công 
công việc, nhiệm vụ cho từng viên chức trong 
Bộ phận mình, yêu cầu người viên chức thực 
hiện công việc như thế nào và phải đạt kết 
quả ra sao; hàng ngày, Trưởng các Bộ phận 
chức nĕng có thể làm việc cùng viên chức 
nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc 
và tiếp xúc trực tiếp với viên chức hơn. Vì 
vậy Trưởng các Bộ phận chức nĕng là người 
hiểu rõ nhất về các công việc của Bộ phận 
mình. Đó là ưu điểm của việc Trưởng các Bộ 
phận chức nĕng là người thực hiện phân tích 
công việc vì khi đó các thông tin trong vĕn 
bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, 
đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa, như thế còn 
tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng 
thời gian các bộ phận khác nhau có thể cùng 
tiến hành viết vĕn bản phân tích công việc 
cho Bộ phận mình. 
Tuy nhiên, Trưởng các Bộ phận chức 
nĕng là những người có chuyên môn không 
thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất 
hạn chế về kiến thức, kỹ nĕng phân tích công 
việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập 
thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông 
tin hay kỹ nĕng viết vĕn bản phân tích công 
việc... Cơ quan cũng chưa có sự đào tạo, Ban 
Tổ chức Nhân sự chưa có hướng dẫn cho 
Trưởng các Bộ phận chức nĕng về phân tích 
công việc. Ngoài ra, Trưởng các Bộ phận chức 
nĕng cũng có thể vì sự nể nang, vì số lượng 
biên chế cho bộ phận đã có sẵn, nên vẫn có 
những viên chức được “chia thêm” công việc 
nhằm đảm bảo có việc để làm nhưng lại hầu 
như không thực hiện công việc đó. 
- Trưởng các Bộ phận chức nĕng không tiến 
hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin 
và cũng không có phương pháp thu thập thông 
tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử 
lý thông tin hầu như không có. Trưởng các Bộ 
phận chức nĕng viết bản phân công công việc/
nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của 
mình về các công việc, chứ không có sự thu 
thập thông tin từ viên chức, nếu có cũng chỉ là 
những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang 
tính không chính thức với viên chức. 
2.2. Hệ thống vĕn bản phân tích công 
việc
Dựa trên Quy định về chức nĕng, nhiệm 
vụ và cơ cấu tổ chức của Vĕn phòng và các 
62
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
Ban chức nĕng, cơ quan đã xây dựng được 
Bản mô tả công việc cho tất cả viên chức ở 
các Bộ phận trong cơ quan. Bản mô tả công 
việc đã nêu ra những nhiệm vụ và phần nào 
là trách nhiệm mà viên chức ở từng vị trí việc 
làm đã xác định phải thực hiện. Tuy nhiên, các 
Bộ phận chức nĕng thuộc cơ quan ĐH Huế vẫn 
chưa xây dựng được Bản tiêu chuẩn vị trí việc 
làm và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. 
Đó là các đòi hỏi của công việc đối với viên 
chức về trình độ chuyên môn, kỹ nĕng, kinh 
nghiệm cần phải có, các yêu cầu về phẩm chất 
chính trị, đạo đức nghề nghiệp và các yêu cầu 
cụ thể khác trong tiêu chuẩn vị trí việc làm; 
và hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí về mặt định 
lượng hoặc định tính phản ánh yêu cầu hoàn 
thành công việc về số lượng, chất lượng, thời 
gian trong tiêu chuẩn thực hiện công việc. 
2.3. Việc ứng dụng kết quả của phân tích 
công việc vào một số hoạt động quản lý nhân 
sự tại cơ quan 
Phân tích công việc tiến hành chưa đầy 
đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính 
chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực 
hiện các công tác khác của quản lý nhân sự. 
Việc ứng dụng kết quả của phân tích công 
việc vào việc thực hiện các hoạt động quản 
lý nhân sự khác tại cơ quan như tuyển dụng, 
đánh giá, đào tạo... hầu như chưa có. 
2.3.1. Với các hoạt động tuyển dụng 
nhân sự
Hiện tại ĐH Huế đang có chủ trương giảm 
biên chế, chuyển đổi vị trí trong khối cơ quan 
nhưng công tác tuyển dụng vẫn đang được 
thực hiện. Thông báo tuyển dụng được đĕng 
trên các phương tiện thông tin đại chúng. 
Phần quảng cáo tuyển dụng thường không 
mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của 
công việc mà trình bày tóm tắt những thông 
tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn 
gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí 
quảng cáo. 
Phần mô tả công việc trong thông báo 
tuyển dụng của cơ quan nêu ra ngắn gọn những 
nhiệm vụ chính của công việc. Phần này chủ 
yếu do các Bộ phận chức nĕng cần tuyển viên 
chức tự viết nên, họ có thể chắt lọc từ những 
thông tin trong bản mô tả, định danh công việc 
của một vị trí nào đó ở Bộ phận mình. 
Do bản mô tả, định danh công việc của 
cơ quan chưa có phần yêu cầu của công việc 
đối với người thực hiện nên khi cơ quan cần 
tuyển dụng viên chức ở vị trí nào thì sẽ xây 
dựng yêu cầu tuyển dụng và tiêu thức tuyển 
chọn ở vị trí đó. Phần này cũng chủ yếu do 
các Bộ phận chức nĕng cần tuyển dựa vào 
kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc 
cần tuyển người, trong sự kết hợp với Ban Tổ 
chức Nhân sự và theo xu hướng chung của thị 
trường tuyển dụng để xác định nên. 
Điều đó dẫn đến tình trạng là mặc dù đã 
phân định rõ chức nĕng, nhiệm vụ của từng 
Bộ phận và xác định rõ hệ thống công việc 
của cơ quan nhưng tiêu chuẩn về chuyên môn 
cho từng vị trí, tiêu chuẩn để đề bạt viên chức 
quản lý vẫn còn chung chung, chưa được 
lượng hóa. Ngoài ra, công tác tuyển chọn viên 
chức chưa bảo đảm mục tiêu tìm người phù 
hợp công việc, mặc dù việc tuyển chọn viên 
chức đã được thực hiện chặt chẽ hơn, nhưng 
những chỉ tiêu, đối tượng và tiêu chuẩn vẫn 
còn chung chung, chưa thể hiện được tính 
chuyên môn hóa, chưa thấy được sự khác biệt 
cho các vị trí công việc khác nhau.
2.3.2. Với việc đánh giá thực hiện công 
việc của đội ngũ viên chức
Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công 
việc tại cơ quan chỉ mang tính hình thức do cơ 
quan chưa xây dựng được hệ thống đánh thực 
hiện công việc, công tác đánh giá hàng nĕm 
63
Phân tích công việc . . .
chủ yếu dựa vào kiểm điểm tập thể theo các 
tiêu chí chung còn nặng về hình thức như chấp 
hành chính sách, pháp luật của nhà nước; thái 
độ, ý thức công tác hoàn thành nhiệm vụ được 
giao; thời gian làm việc thực tế... của viên 
chức nên chưa phản ánh chính xác kết quả làm 
việc, chưa thực sự gắn với các nhiệm vụ cụ 
thể mà viên chức đang thực hiện. Bên cạnh 
đó, phần lớn kết quả thực hiện công việc của 
viên chức trong cơ quan khó định lượng; bản 
phân công công việc/nhiệm vụ chưa đầy đủ, 
đặc biệt chưa đưa ra được các chỉ tiêu, tiêu chí 
về mặt định lượng hoặc định tính phản ánh yêu 
cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất 
lượng, thời gian nên rất khó để cơ quan xây 
dựng được hệ thống đánh giá. 
2.3.3. Với công tác đào tạo và phát triển 
nguồn nhân lực 
Hệ thống vĕn bản phân tích công việc 
chưa hoàn chỉnh, đặc biệt là chưa xây dựng 
được Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản 
tiêu chuẩn thực hiện công việc nên việc xác 
định nhu cầu đào tạo về trình độ chuyên môn, 
về kỹ nĕng nghề nghiệp nhằm xây dựng 
kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu 
cầu nâng cao nĕng lực làm việc hiện tại của 
viên chức cũng như làm quen, thích ứng với 
vị trí công việc, việc làm mới do tuyển dụng, 
thuyên chuyển, bổ nhiệm còn gặp rất nhiều 
khó khĕn. Công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa 
thực sự cĕn cứ vào hệ thống chức danh và 
tiêu chuẩn nghiệp vụ của từng vị trí trong 
từng Bộ phận chức nĕng ở cơ quan mà chủ 
yếu dựa trên việc nâng cao trình độ đáp ứng 
tiêu chuẩn chung của một viên chức làm việc 
tại cơ quan ĐH Huế. 
3. Đề xuất một số nội dung hoàn thiện 
phân tích công việc tại Đại học Huế
Để phân tích công việc trở thành công cụ 
đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả công tác 
quản lý nhân sự tại Đại học Huế, theo chúng 
tôi, cần thực hiện tốt các nội dung sau đây: 
3.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan 
trọng của phân tích công việc
Nhận thức là một yếu tố quan trọng và có 
ý nghĩa quyết định đến mọi hoạt động của mỗi 
cá nhân, có nhận thức đúng thì con người mới 
có hành động đúng. Mọi hoạt động của con 
người đều thể hiện mối liên hệ giữa ý thức và 
hành động, những biểu hiện bên ngoài đều có 
khởi nguồn từ nhận thức bên trong. 
Hiệu quả phân tích công việc tại cơ quan 
sẽ được nâng cao và ngày càng hoàn thiện khi 
nhận thức của Thủ trưởng cơ quan, viên chức 
quản lý trực tiếp và viên chức thực hiện công 
việc tại các Bộ phận chức nĕng diễn ra đồng 
bộ cùng một lúc. Để thực hiện được điều này, 
cần phải: 
* Đối với Thủ trưởng cơ quan: 
- Cần phải ý thức được phân tích công 
việc là nền tảng của quản lý nhân sự, là một 
trong những giải pháp quan trọng cần được 
chú trọng và triển khai cụ thể trong cơ quan 
ĐH Huế. 
- Chỉ đạo Ban Tổ chức Nhân sự làm đầu 
mối lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, 
giám sát quy trình phân tích công việc trong 
toàn cơ quan.
* Đối với viên chức quản lý trực tiếp: 
Với nhiệm vụ là phối hợp với viên chức 
phân tích công việc tạo điều kiện và cung cấp 
cho họ những thông tin cần thiết về công việc 
trong bộ phận mình quản lý và tham gia viết 
các vĕn bản cho công việc; cũng là người trực 
tiếp giúp đỡ cho Ban Tổ chức Nhân sự trong 
việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, 
giám sát quy trình phân tích công việc trong 
cơ quan và là những người áp dụng các kết 
quả của phân tích công việc vào trong công 
việc quản lý. Bản thân mỗi viên chức quản lý 
64
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
trực tiếp không chỉ hiểu mà còn giúp cho viên 
chức thực hiện công việc tại Bộ phận mình 
thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của 
phân tích công việc thông qua trao đổi công 
việc, các buổi họp Ban, họp Chi bộ để từ đó 
cung cấp những thông tin chính xác và đầy 
đủ về công việc. 
 * Đối với viên chức thực hiện công việc 
tại các Bộ phận chức nĕng: 
Viên chức thực hiện công việc tại các Bộ 
phận chức nĕng là người trực tiếp tham gia 
thực hiện công việc tương ứng với vị trí công 
việc của mình. Thông tin liên quan đến các 
nội dung phân tích công việc chủ yếu được 
thu thập thông qua những viên chức này. Vì 
vậy, chỉ khi nào Viên chức thực hiện công 
việc tại các Bộ phận chức nĕng nhận thức 
được tầm quan trọng của phân tích công việc 
thì họ mới cung cấp những thông tin chính 
xác và đầy đủ về công việc.
Ban Tổ chức Nhân sự cần có trách nhiệm 
chức buổi nói chuyện với viên chức toàn cơ 
quan nhằm phổ biến về phân tích công việc 
nói riêng và các hoạt động quản trị nhân lực 
khác nói chung. Qua buổi nói chuyện đó, viên 
chức hiểu thêm về tầm quan trọng của phân 
tích công việc, quyền lợi của từng viên chức 
khi cơ quan thực hiện tốt công tác này, đồng 
thời có thể nói lên các nguyện vọng và khó 
khĕn của công việc để tìm ra các biện pháp 
khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc, 
từ đó có được sự thống nhất giữa các bên liên 
quan thì việc tiến hành phân tích công việc sẽ 
thuận lợi và hiệu quả hơn.
3.2. Đào tạo, bồi dưỡng viên chức chuyên 
trách thực hiện phân tích công việc
Viên chức ở các Bộ phận chức nĕng đã 
cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về 
công việc, nhưng nếu không xử lý được hoặc 
xử lý không tốt thì kết quả cũng sẽ không tốt. 
Do đó để thu thập và xử lý được các thông 
tin, cần phải có những người có đầy đủ những 
kiến thức, kỹ nĕng, kinh nghiệm cần thiết về 
phân tích công việc để có thể đưa ra được 
những kết quả cuối cùng của phân tích công 
việc có thể làm cơ sở cho các hoạt động khác 
của quản lý đội ngũ viên chức.
Trong việc thực hiện phân tích công việc, 
viên chức phụ trách công tác này của Ban Tổ 
chức Nhân sự là người trực tiếp tham gia thực 
hiện. Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, 
mục đích của phân tích công việc, là những 
người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết 
kế các vĕn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu 
thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ 
chuyên môn liên quan đến quản trị nhân lực. 
Điều kiện tiên quyết để phân tích công việc 
đạt hiệu quả đó là viên chức phụ trách việc 
thực hiện phân tích công việc cần được đào 
tạo, bồi dưỡng các kiến thức chuyên môn, các 
kỹ nĕng cần thiết như giao tiếp, thuyết phục, 
làm việc nhóm. Cơ quan có thể tiến hành đào 
tạo các viên chức chuyên trách như cử đi học 
tại các trường chính quy, tham gia các lớp 
do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi 
hội thảo về phân tích công việc hoặc mời các 
chuyên gia đến nói chuyện và cử các nhân sự 
tham dự học hỏi kinh nghiệm.
3.3. Xây dựng quy trình thực hiện phân 
tích công việc
Quy trình thực hiện phân tích công việc là 
một trong những nội dung quan trọng quyết 
định hiệu quả phân tích công việc. Để thực 
hiện được điều này, Ban Tổ chức Nhân sự 
là đầu mối tổ chức thực hiện, xây dựng quy 
trình phân tích công việc phù hợp với thực 
tế của cơ quan, các bước được xây dựng cụ 
thể và sắp xếp rõ ràng, để giúp chính Ban Tổ 
chức Nhân sự và viên chức phân tích công 
việc biết mình phải làm những gì, theo trình 
65
Phân tích công việc . . .
tự nào, tránh cắt xén các bước hay thực hiện 
lộn xộn giữa các bước, cụ thể:
- Trước hết, phải xác định mục đích của 
phân tích công việc và công việc cần phân 
tích. Từ đó xác định loại thông tin liên quan 
đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết 
cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin. Phân 
tích công việc tại cơ quan cần được tiến hành 
phân tích theo từng vị trí việc làm. 
- Thứ hai, phải xây dựng được mẫu cho 
vĕn bản phân tích công việc và lựa chọn viên 
chức tham gia phân tích công việc. Vĕn bản 
phân tích công việc gồm có Bản mô tả công 
việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản 
tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Nội dung Bản mô tả công việc phải có 
đầy đủ các thông tin về tên công việc, công 
việc cần thực hiện và điều kiện làm việc; 
Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm phải có đầy 
đủ các thông tin về trình độ chuyên môn, kỹ 
nĕng, kinh nghiệm cần phải có, các yêu cầu 
về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp 
và các yêu cầu cụ thể khác trong tiêu chuẩn vị 
trí việc làm; Bản tiêu chuẩn thực hiện công 
việc phải có đầy đủ các thông tin về hệ thống 
các chỉ tiêu, tiêu chí về mặt định lượng hoặc 
định tính phản ánh yêu cầu hoàn thành công 
việc về số lượng, chất lượng, thời gian
Viên chức tham gia phân tích công việc 
gồm: viên chức phân tích công việc của Ban 
Tổ chức Nhân sự và viên chức ở các Bộ phận 
chức nĕng khác đóng vai trò là người cung 
cấp thông tin. 
- Thứ ba, phải lựa chọn được phương 
pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu 
thu thập thông tin phù hợp thực trạng của 
cơ quan và phù hợp với từng đối tượng viên 
chức.
- Thứ tư, tiến hành thu thập thông tin từ 
các đối tượng viên chức ở cơ quan. Các loại 
thông tin cần thu thập đó là Thông tin về nhiệm 
vụ, trách nhiệm của công việc, các mối quan 
hệ trong công việc; Thông tin về yêu cầu của 
công việc với người thực hiện: trình độ học 
vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ nĕng, tuổi đời, 
ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng, 
các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện 
công việc; Thông tin về điều kiện làm việc, 
trang thiết bị; Thông tin về các tiêu chuẩn 
mẫu và các tiêu chuẩn thực hiện công việc. 
Thứ nĕm, kiểm tra lại tính chính xác và 
độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với 
người thực hiện công việc đó và với viên 
chức quản lý trực tiếp. Đây là việc quan trọng 
quyết định đến hiệu quả của toàn bộ việc 
phân tích công việc. Đồng thời điều này giúp 
đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản 
phân tích công việc bởi họ có cơ hội xét duyệt 
lại chính công việc mà họ thực hiện.
Thứ sáu, tiến hành xử lý thông tin thu 
thập và viết các bản kết quả của phân tích 
công việc. Viên chức phân tích công việc tập 
hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic 
để dễ dàng xử lý. Khi xử lý thông tin cũng 
cần phải chú ý tới nguyên tắc xử lý - đó là xử 
lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy 
cho phép.
Với các thông tin thu được cùng với sự 
hỗ trợ của các viên chức chuyên môn, viên 
chức quản lý, viên chức phân tích công việc 
tiến hành viết Bản mô tả công việc, Bản tiêu 
chuẩn vị trí việc làm và Bản tiêu chuẩn thực 
hiện công việc cho từng vị trí công việc trong 
cơ quan.
Thứ bảy, chuẩn hóa các kết quả của phân 
tích công việc, đưa vào sử dụng và kiểm tra 
xem xét theo định kỳ.
4. Kết luận
Trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực trạng 
một cách khách quan, chúng tôi đã đề xuất 3 
66
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
nội dung chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện 
phân tích công việc, làm cơ sở để tác động 
đến hiệu quả các hoạt động quản lý nhân sự 
khác tại cơ quan.
Các nội dung hoàn thiện phân tích công 
việc tại cơ quan ĐH Huế chính là hướng đến 
nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự, 
góp phần quan trọng trong việc nâng cao 
chất lượng đội ngũ viên chức của cơ quan. 
Thực chất, là xác định được vị trí việc làm, 
làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh 
giá... tại cơ quan ĐH Huế nhằm góp phần 
xây dựng một đội ngũ viên chức có trình độ 
chuyên môn cao, có kỹ nĕng, chuyên nghiệp, 
có phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp 
để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công 
việc, đủ sức thực hiện có chất lượng mục tiêu 
và kế hoạch đặt ra của ĐH Huế.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, Giáo trình Cơ sở khoa học quản lý, Hà Nội, 2009.
[2]. Chính phủ, Nghị định 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 Quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản 
lý viên chức.
[3]. Chính phủ, Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 Quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự 
nghiệp công lập.
[4]. Trần Kim Dung, Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê, 2006.
[5]. Luật Giáo dục đại học, 2012.
[6]. Luật Viên chức, 2010.