Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 
Trang 68 
Ý NGHĨA THỰC TIỄN VÀ Ý NGHĨA KHOA HỌC CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 
DOANH NGHIỆP 
Nguyễn Văn Báu 
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG-HCM 
TÓM TẮT: Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh 
doanh, các văn bản giao dịch và hệ thống tài liệu kế toán (sổ kế toán, báo cáo tài chính và các hóa đơn 
chứng từ). Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa. 
Ý nghĩa thực tiễn: Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh và 
hoạt động thanh tra kiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước đối với các doanh nghiệp. 
Ý nghĩa khoa học: Qua tài liệu lưu trữ các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam học hỏi được các 
kinh nghiệm trong quá trình tổ chức điều hành và tiếp cận được các kỹ thuật, quy trình công nghệ để 
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 
Từ ý nghĩa nêu trên cho chúng ta thấy việc nghiên cứu về các nghiệp vụ để bảo quản tài liệu 
trong doanh nghiệp như là phân loại, sắp xếp, bảo quản tài liệu là việc làm rất thiết thực. 
Từ hoạt động tổ chức và kinh doanh của 
doanh nghiệp đã sản sinh ra hệ thống các văn 
bản tài liệu bao gồm: Điều lệ tổ chức hoạt 
động, nghị quyết, quy chế, kế hoạch, chương 
trình, quyết định về tổ chức bộ máy, quyết định 
về công tác nhân sự, báo cáo, thông báo, biên 
bản, tờ trình, công văn, thư mời giấy giới thiệu, 
phiếu gửi và các loại hợp đồng Cùng với các 
văn bản hành chính nêu trên, trong hoạt động 
kế toán hình thành nên các tài liệu như: Sổ kế 
toán, báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ 
Các tài liệu hình thành từ hoạt động quản lý và 
kinh doanh của các doanh nghiệp có nhiều ý 
nghĩa. 
Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từ 
hoạt động của doanh nghiệp chứa nhiều thông 
tin là những căn cứ để lãnh đạo ra các quyết 
định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành 
sản xuất, kinh doanh. Những thông tin về thị 
trường, về đối tác kinh doanh, về đối thủ cạnh 
tranh, về sản phẩm....có ý nghĩa quan trọng đối 
với các doanh nghiệp. Việc thu thập, xử lý và 
cung cấp thông tin cho người quản lý doanh 
nghiệp được thực hiện từ nhiều nguồn khác 
nhau, trong đó tài liệu lưu trữ hình thành trong 
hoạt động của doanh nghiệp là một nguồn chủ 
yếu. 
Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp chính 
là những cơ sở, bằng chứng về quá trình kinh 
doanh của doanh nghiêp. Hoạt động kinh 
doanh được thể hiện bằng những con số trong 
tài liệu. Điều đó có tác dụng rất lớn đối với các 
cơ quan chức năng nhà nước, khi tiến hành 
hoạt động thanh tra kiểm tra. Hàng năm, khi có 
cơ quan quản lý về thuế đến kiểm tra việc thực 
hiện nghĩa vụ đóng thuế thì những tài liệu, 
TẠP CHÍ PHÁT TRIỂN KH&CN, TẬP 13, SỐ X2 - 2010 
Trang 69 
chứng từ giao nộp thuế cho Nhà nước là bằng 
chứng cho việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo 
pháp luật quy định về thuế của doanh nghiệp 
mình. Hoặc khi có tranh chấp, khiếu kiện vi 
phạm hợp đồng kinh tế, bị trọng tài kinh tế hay 
toà án xử chưa chính xác, gây thiệt hại thì 
doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu lưu trữ để 
chứng minh cho việc thực hiện đúng theo hợp 
đồng của mình. Trong việc tìm kiếm đối tác để 
mở rộng quan hệ kinh doanh thì những tài liệu 
kiểm toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Bởi 
qua tài liệu kiểm toán của những năm trước 
được lưu giữ cẩn thận, các doanh nghiệp có thể 
chứng minh cho đối tác thấy được tình hình tài 
chính lành mạnh và tiềm năng phát triển doanh 
nghiệp, từ đó có thể đi đến những ký kết hợp 
tác về sản xuất kinh doanh trong tương lai. 
Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ của 
doanh nghiệp, khách hàng, đối tác càng hiểu rõ 
hơn về thương hiệu, vị trí, uy tín, tầm cỡ của 
doanh nghiệp về quá trình phát triển của chính 
doanh nghiệp, từ đó tạo điều kiện tốt cho hoạt 
động liên doanh, hợp tác của doanh nghiệp. 
Về phương diện khoa học quản lý, tài liệu 
hình thành từ các doanh nghiệp giúp cho đội 
ngũ lãnh đạo, kỹ sư củng cố thêm được những 
kinh nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực 
tiếp với các nhà đầu tư nước ngoài. Qua việc 
nghiên cứu văn bản nhận được của các đối tác, 
chủ yếu là của các doanh nghiệp có vốn đầu tư 
nước ngoài, các doanh nghiệp sẽ học được kinh 
nghiệm quản lý, từ đó có thể vận dụng vào 
công tác quản lý đối với doanh nghiệp mình. Ví 
dụ: Văn bản của doanh nghiệp liên doanh, 
trong đó có doanh nghiệp nhà nước tham gia 
được ban hành với các yếu tố về mặt thể thức 
được trình bày khoa học theo quy định của 
nước có vốn đầu tư, là một kinh nghiệm trong 
quản lý công tác văn thư mà các doanh nghiệp 
Việt Nam có thể học hỏi. Hay một hợp đồng 
kinh tế được soạn thảo với các điều khoản quy 
định chặt chẽ, logic, các thủ tục cần có để đi 
đến ký kết mà bên đối tác vận dụng cũng là 
kinh nghiệm quản lý quí báu, giúp bổ sung cho 
vốn kiến thức kinh doanh và pháp luật còn hạn 
chế của đội ngũ doanh nhân Việt Nam. Nếu 
biết tận dụng học hỏi, các doanh nghiệp Việt 
Nam có thể tránh được những sai sót do không 
nắm vững luật pháp, kinh nghiệm quản lý, giao 
dịch kinh tế còn nhiều bất cập so với yêu cầu 
thực tiễn. Những kiến thức trong lĩnh vực này, 
các doanh nghiệp có thể học tập kinh nghiệm 
thông qua nghiên cứu tài liệu của các đối tác 
liên doanh là những nhà đầu tư nước ngoài. 
Tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước có 
vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển 
khoa học - kỹ thuật - công nghệ. Thông qua các 
dự án liên doanh giữa các doanh nghiệp nhà 
nước và doanh nghiệp nước ngoài, nhiều công 
nghệ mới hiện đại đã được nhập vào nước ta, 
nhất là trong lĩnh vực viễn thông, dầu khí, hoá 
chất, điện tử, tin học... tạo ra bước ngoặt quan 
trọng trong phát triển một số ngành kinh tế mũi 
nhọn của đất nước. Trên cơ sở tìm tòi, nghiên 
cứu các tài liệu về bí quyết kỹ thuật, quy trình 
công nghệ, kỹ thuật dịch vụ đã được chuyển 
giao, áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh 
doanh của các doanh nghiệp có vốn đầu tư 
nước ngoài thì các doanh nghiệp trẻ nước ta có 
Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 
Trang 70 
thể cải tiến, sáng tạo nền khoa học công nghệ 
của riêng mình. 
Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, các doanh 
nghiệp có thể phục dựng lại truyền thống của 
mình, xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp để 
mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài 
nước. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã xây 
dựng và giới thiệu với khách hàng và nhân dân 
cả nước truyền thống phát triển của doanh 
nghiệp mình thông qua tài liệu lưu trữ. 
Tài liệu của các doanh nghiệp còn phản 
ánh tình hình kinh tế Việt Nam qua từng giai 
đoạn, trong bối cảnh kinh tế nước ta đang trong 
tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế với nhiều 
thuận lợi và không ít khó khăn thử thách, nhất 
là đối với các doanh nghiệp. Qua tài liệu trong 
các doanh nghiệp, các nhà khoa học có thể 
nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế của đất 
nước ta trong những năm đổi mới, trên cơ sở 
đó xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất 
nước trong tương lai. 
Từ những ý nghĩa nêu trên chúng ta thấy, 
tài liệu trong doanh nghiệp cần được thu thập 
và bảo quản một cách đầy đủ. Tuy nhiên, qua 
khảo sát công tác bảo quản tài liệu ở một số 
doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh cho 
thấy tài liệu của các doanh nghiệp được lưu giữ 
ở các bộ phận phòng ban chuyên môn, điều đó 
đã gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin 
cũng như nâng cao tuổi thọ cho tài liệu. 
Thiết nghĩ để tài liệu phục vụ cho hoạt 
động điều hành và kinh doanh của các doanh 
nghiệp được tốt, người quản lý doanh nghiệp 
cần nhận thức một cách đúng đắn đối với bảo 
quản tài liệu trong doanh nghiệp. Cụ thể: 
- Nâng cao nhận thức của đội ngũ lãnh 
đạo doanh nghiệp về công tác lưu trữ. Để 
thực hiện giải pháp này, cần phải tiến hành 
thông qua chương trình đào tạo, bồi dưỡng, đội 
ngũ lãnh đạo doanh nghiệp sẽ hiểu được tầm 
quan trọng của công tác lưu trữ trong các 
doanh nghiệp, để họ hiểu được ý nghĩa của 
công tác này trong việc thực hiện các công việc 
sản xuất kinh doanh. Từ đó sẽ hình thành trong 
nhận thức của các lãnh đạo công ty việc đầu tư 
kinh phí cho công tác lưu trữ cũng chính là đầu 
tư vì mục tiêu lợi nhuận. 
- Tổ chức tốt lưu trữ các doanh nghiệp. 
Để công tác lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ bảo 
quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả 
tài liệu lưu trữ thì trước tiên phải thực hiện tốt 
công tác tổ chức và biên chế cán bộ. Xây dựng 
đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đảm bảo về 
chất lượng công tác lưu trữ của các công ty sẽ 
không thể đi vào nề nếp, đạt được kết quả như 
mong muốn nếu như không quan tâm đến đội 
ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác này. Các 
doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ phận lưu trữ. 
Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn cần thành 
lập Phòng Lưu trữ, doanh nghiệp vừa và nhỏ tổ 
chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Văn 
phòng (hoặc phòng Tổ chức-Hành chính). 
- Nghiêm cấm việc tự tiện tiêu huỷ tài liệu 
trong các doanh nghiệp Nếu không quản lý 
được tài liệu không những Nhà nước không thể 
thực hiện chức năng quản lý của mình đối với 
hoạt động của các doanh nghiệp mà còn gây ra 
nhiều hậu quả. Chẳng hạn các dự án có vốn đầu 
tư nước ngoài thường được thực hiện ở những 
ngành, lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế đất 
TẠP CHÍ PHÁT TRIỂN KH&CN, TẬP 13, SỐ X2 - 2010 
Trang 71 
nước như khai thác tài nguyên khoáng sản, bảo 
hiểm, ngân hàng... Tài liệu của các doanh 
nghiệp này nếu bị tiêu huỷ và bị đưa ra nước 
ngoài sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, an 
ninh, quốc phòng. 
- Các doanh nghiệp cần ban hành các 
văn bản quy định các phòng ban, bộ phận 
phải giao nộp tài liệu về bộ phận lưu trữ sau 
khi công việc kết thúc. Bên cạnh đó cần có 
những chế tài xử phạt đối với các bộ phận 
không thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu. 
Cùng với những giải pháp trên doanh nghiệp 
cũng cần đầu tư, xây dựng phòng kho, mua 
sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu của 
doanh nghiệp. 
Nếu quan tâm đến công tác quản lý và lưu 
trữ hồ sơ tài liệu một cách đúng mức, người 
quản lý danh nghiệp sẽ thuận lợi trong quá 
trình tổ chức và điều hành công việc của mình, 
Có thể nói rằng bảo quản tài liệu lưu trữ trong 
doanh nghiệp chính là bảo quản tốt thông tin 
phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 
THE PRACTICAL AND THEORICAL SIGNIFICANCES OF BUSINESS ARCHIVES 
Nguyen Van Bau 
University of Social Science of Humanities, VNU-HCM 
ABSTRACT: Business archives include administrative documents, business documents, etiquette 
texts and a system of account documents such as account books, invoices and vouchers. Business 
archives have a lot of significances. 
Practical significance: The information in the documents serve management activities, business 
activities, inspecting and testing activities of state relevant authorities towards enterprises. 
Theorical significance: Through business archives, Vietnamese business administrators learn 
from many experiences in organizing and managing as well as in approaching techniques, technical 
process to serve production and business activities. 
Due to these significances, we may perceive that researching on archival skills such as 
classification, arrangement, preservation of documents in business bears practical values. 
Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 
Trang 72 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1]. Nguyễn Văn Báu, “Công tác Văn thư Lưu 
trữ trong các doanh nghiệp Nhà nước trên 
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 
(1986 – 2006)”, Luận văn thạc sĩ Lịch sử 
Việt Nam, (2008). 
[2]. Nguyễn Thị Kim Bình, Tổ chức quản lý 
công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91, 
Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ 
học và Quản trị văn phòng, (2005). 
[3]. Vũ Thị Phụng, Hệ thống văn bản quản lý 
hình thành trong hoạt động của một số 
loại hình doanh nghiệp, đề tài nghiên cứu 
khoa học cấp Đại học Quốc gia, (2003). 
[4]. Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ của các 
doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề 
khoa học cần nghiên cứu, Kỷ yếu hội thảo 
khao học Lưu trữ học và Quản trị văn 
phòng lần thứ hai, Hà Nội, (2001). 
[5]. Vũ Thị Phụng, Thu thập tài liệu của các đơn 
vị sản xuất, kinh doanh vào lưu trữ – Thực 
trạng và giải pháp, Văn thư, lưu trữ Việt 
Nam, 5, tr.127-131, (2004).