Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 1: Chứng từ kế toán - Ngô Hoàng Diệp

17/10/2016
1
Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán
Mục tiêu
► Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:

 Giải thích được ý nghĩa, vai trò của chứng từ
kế toán;

 Phân loại được chứng từ kế toán;

 Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến
lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;

 Thực hành lập chứng từ;

 Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp.

 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn
17/10/2016
2
Nội dung
► Tổng quan về chứng từ kế toán
► Lập chứng từ kế toán
► Tổ chức chứng từ kế toán
► Xử lý viết sai hóa đơn
Tài liệu tham khảo
► Luật kế toán 03/2003/QH11 (1)

 Nghị định 129/2004/NĐ-CP
► Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
► Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014
► Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014
► Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015
(1) Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 
01.01.2017
17/10/2016
3
Tổng quan về chứng từ kế toán
╗ Khái niệm, vai trò
╗ Phân loại
╗ Yêu cầu đối với chứng từ
╗ Các yếu tố cơ bản của chứng từ
╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ
Khái niệm
► Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật
mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi
sổ kế toán.
17/10/2016
4
Phân loại
Chứng từ
Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp
Phân loại (tiếp)
► Chứng từ gốc:

 Theo nội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho;
Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định

 Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ
chấp hành.

 Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ
bên ngoài.
► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc
cùng loại.
17/10/2016
5
Phân loại (tiếp)
► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC
I. Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công
2 Bảng chấm công làm thêm giờ
3 Bảng thanh toán tiền lương
4 Bảng thanh toán tiền thưởng
5 Giấy đi đường
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
công việc hoàn thành
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
9 Hợp đồng giao khoán
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu)
hợp đồng giao khoán
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo
lương
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo
hiểm xã hội
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho
2 Phiếu xuất kho
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư,
công cụ, sản phẩm, hàng hoá
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công
cụ, sản phẩm, hàng hoá
6 Bảng kê mua hàng
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật
liệu, công cụ, dụng cụ
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký
gửi
2 Thẻ quầy hàng
Phân loại (tiếp)
IV. Tiền tệ
1 Phiếu thu
2 Phiếu chi
3 Giấy đề nghị tạm ứng
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng
5 Giấy đề nghị thanh toán
6 Biên lai thu tiền
7 Bảng kê vàng tiền tệ
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho
VND)
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho
ngoại tệ, vàng tiền tệ)
10 Bảng kê chi tiền
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa
lớn hoàn thành
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
17/10/2016
6
Thí dụ 1:
► Hãy chọn nội dung thích
hợp cho Phiếu nhập kho:
Chứng từ mệnh lệnh □
Chứng từ về Hàng tồn kho □
Chứng từ bên trong □
Chứng từ tổng hợp □
Chứng từ về Bán hàng □
Chứng từ chấp hành □
Vai trò của chứng từ kế toán
►Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với
chất lượng thông tin kế toán.
► Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho
việc quản lý.
►Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế.
►Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ
tranh chấp, kiện tụng.
17/10/2016
7
Thí dụ 2:
► Ông An là nhân viên phòng kinh doanh, ông An
được cử đi công tác Đà Nẵng. Theo dự toán, ông
An cần một khoản chi phí là 20.000.000đ. Theo
các anh/chị, ông An và kế toán công ty cần phải
làm thủ tục gì để chi số tiền này cho ông An?
► Các chi phí phát sinh trong quá trình công tác: Chi
vé máy bay, phí lưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí
ăn uống tiếp khách, Ông An cần phải làm gì để
chứng minh các khoản chi phí trên là có thực?
► Đề quyết toán số tiền đã tạm ứng với số đã chi
tiêu, ông An phải làm thủ tục gì?
Bài tập thực hành 1:
► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ
công ty Hồng Minh. Trong hợp đồng qui định, thời gian
nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.
Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị của hợp
đồng cho công ty Hồng Minh.
► Do gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Hồng
Minh chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16
tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh sẽ bị phạt 20
triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng còn nợ.
► Công ty Việt Hưng đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ
tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau khi trừ đi 20 triệu
đồng tiền phạt.
Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại
công ty Việt Hưng và Hồng Minh .
17/10/2016
8
Yêu cầu đối với chứng từ
► Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính
chính xác của số liệu.
►Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố
theo qui định.
►Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ,
gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa,
sửa chữa trên các chứng từ.
Các yếu tố của chứng từ
1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc
cá nhân lập chứng từ
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc
cá nhân nhận chứng từ
5. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh
tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ
7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt
chứng từ và những người có liên quan đến chứng
từ kế toán.
17/10/2016
9
Thí dụ 3: 
Thí dụ 3 (tiếp): 
Xem mẫu chứng từ và điền nội dung phù hợp cho những
yêu cầu sau:
Tên gọi và số 
hiệu 
Ngày, tháng, 
năm lập 
chứng từ
Tên đơn vị 
lập
Tên đơn vị 
nhận
Nội dung 
nghiệp vụ
Số liệu của 
giao dịch
17/10/2016
10
Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi 
sổ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế 
toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; 
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
► Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
► Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ
tiêu, phải rõ ràng, trung thực.
► Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy
xoá, không viết tắt.
► Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số
tiền viết bằng số.
► Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập
một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội
dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng
bằng giấy than.
17/10/2016
11
Thí dụ 4:
Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho
Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là
34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền
mặt 10 triệu đồng. Giá xuất kho của lô hàng trên là
27.000đ/kg, mã lô hàng là 034.
Thông tin về người mua và bán:
• Công ty Vĩnh Phát- Lô 8, KCN Sóng Thần, Bình
Dương- MST: 3700151088
• Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST
0309729158
Yêu cầu:
a. Nêu tên các chứng từ có liên quan
b. Lập chứng từ kế toán cho công ty Vĩnh Phát.
Kiểm tra và ký duyệt
► Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng
từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký
duyệt;

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của
các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ
kế toán;

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán,
đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
có liên quan;

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán.
17/10/2016
12
Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)
► Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không
được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký
trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký
theo từng liên.
►Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người
phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã
đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng
ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ
ký các lần trước đó.
►Người có trách nhiệm không được ký khống
chứng từ.
Kiểm tra và ký duyệt
►Đối với những chứng từ kế toán lập không
đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng
thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều
chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
►Quá trình ký, kiểm tra và xét duyệt thường
được trình bày dưới dạng lưu đồ.
17/10/2016
13
Kiểm tra và ký duyệt (tiếp)
Nguồn: trang web công ty Misa Lưu đồ lập và ký duyệt phiếu chi
Bài tập thực hành 2:
Bạn đang dự tuyển vào chức danh kế toán viên.
Người phỏng vấn yêu cầu bạn như sau:
1- Trình bày lưu đồ liên quan đến lập và ký duyệt
chứng từ là Phiếu xuất kho. Hãy tham khảo lưu
đồ lập và lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ
Phiếu xuất kho của bạn.
2- Hãy nêu cách xử lý của bạn trong trường hợp
phát hiện có phiếu chi tiền không đúng với quy
định của đơn vị?
17/10/2016
14
Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ
► Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng
từ:

 Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

 Phân loại chứng từ;

 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản
kế toán trên chứng từ.
Thí dụ 5:
Tiếp theo thí dụ 4:
Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển
đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ
này?
17/10/2016
15
Thí dụ 5:
Tiếp theo thí dụ 4:
Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển
đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ
này?
17/10/2016
16
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
► Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải
được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy
định của Luật kế toán.

 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế
toán và lập BCTC

 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế
toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo
kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế
toán... , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài
liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập
..., hồ sơ kiểm toán.

 Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu
► Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu
đã được thanh lý.
Tổ chức chứng từ kế toán
Yêu cầu
Công tác tổ chức 
chừng từ
Danh mục 
chứng từ
17/10/2016
17
Yêu cầu
► Tuân thủ các quy định pháp lý
► Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phù hợp khả năng của đơn vị
Công tác tổ chức chứng từ
► Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng
► Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng
từ
► Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện
đúng chế độ chứng từ kế toán
► Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển
chứng từ
► Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán
► Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
17/10/2016
18
Danh mục chứng từ
► Thông tư 200/2014/TT-BTC
► Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hoá
đơn bán hàng hoá và dịch vụ).
► Thông tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư
39/2014)
Bài tập thực hành 3:
Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến
công ty sản xuất Địa Lợi với dữ liệu sau: Mặt hàng: Hàng
Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có
thuế GTGT 10% là 250.000đ/cái.
Ngày 20/6/2016, công ty Thiên thời đã nhận được 800 cái
hàng Q và chuyển khoản thanh toán cho Địa Lợi.
Giả sử bạn là kế toán của công ty Thiên Thời.
1. Liệt kê tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch
mua hàng
2. Vẽ lưu đồ quá trình mua hàng.
3. Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch trên.
17/10/2016
19
Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn 
Chưa giao hóa đơn 
cho khách hàng
Gạch chéo xóa bỏ các liên sai.
Lập hóa đơn mới
Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) 
Sai tên và địa chỉ
Đã giao cho khách hàng
Lập BB điều chỉnh Không cần lập HĐ mới
17/10/2016
20
Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) 
Sai MST, đơn giá, số lượng, 
Đã giao cho khách hàng
Khách hàng chưa kê khai
Lập BB thu hồi 
HĐ sai
Lập HĐ mới
Khách hàng đã kê khai
Lập BB điều 
chỉnh
Xuất HĐ điều 
chỉnh