Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 5: Kiểm soát chu trình bán hàng, thu tiền - Trần Thị Giang Tân

1CHƢƠNG 5
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN 
HÀNG – THU TIỀN
Mục tiêu
Sinh viên sẽ hiểu được:
 Những đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng 
–thu tiền.
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu áp dụng trong 
chu trình. 
2Nội dung
 Đặc điểm của chu trình,gian lận, sai sót và 
Mục tiêu kiểm soát
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu 
trình bán hàng – thu tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
 Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu 
trình và biện pháp kiểm soát 
Chấp nhận bán hàng
Giao hàng
Nợ phải thu
Bán hàng
Xóa sổ nợ phải thu
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH 
BÁN HÀNG – THU TiỀN
Thu tiền
3Gian lận và sai sót
Giai đoạn Gian lận, sai sót
Xử lý ĐĐH -KH không được phê duyệt
-Không có khả năng cung ứng
-Sai trên hợp đồng, ĐĐH
Xét duyệt bán chịu -Không xét duyệt
-Xét duyệt không đúng
Giao hàng -Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ)
-Phát sinh thêm chi phí
-Giao hàng khi chưa được duyệt
Lập HĐ -Lập HĐ sai
-Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại
Theo dõi NPT -Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)
-Đánh giá, trình bày, khai báo sai
Mục tiêu
Rủi ro
Thủ tục
Phƣơng pháp tiếp cận 
Hàng bán đúng đối tƣợng
Bán hàng cho khách hàng không có 
khả năng thanh toán
Xét duyệt bán hàng
4MỤC TIÊU KiỂM SOÁT CHUNG
 Sự hữu hiệu và hiệu quả
 BCTC đáng tin cậy
 Tuân thủ pháp luật và các quy định
Mục tiêu kiểm soát chung
 Hữu hiệu (mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng 
trưởng) 
 Hiệu quả (kết quả nói trên và các chi phí liên quan)
 BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu, 
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPThu)
 Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý 
HĐ, Giao hàng, Thuế có liên quan)
5Mục tiêu KS cụ thể
 Bán hàng : bán đúng khách hàng, bán đúng giá
 Thu tiền : 
 Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
 Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu
 Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)
 Ghi nhận và báo cáo
Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu
(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng)
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Xử lý ĐĐH Xét duyệt đúng
Bán đúng (giá, số lượng, khách hàng)
Giao hàng Đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa 
điểm..
Lập HĐ và thu tiền Tuân thủ pháp luật và quy định
Thu đúng, thu đủ
Quản lý NPThu Theo dõi chi tiết từng KH
Thu nợ đúng hạn
Lập dự phòng kịp thời và phù hợp
6Rủi ro của quy trình
 Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp 
thời
 Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp 
thời
 Ghi nhận & báo cáo : không.
Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình 
bán hàng – thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
-Phân chia trách nhiệm
-Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Những thủ tục kiểm soát cụ thể
-Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng
-Giao hàng và lập hóa đơn đúng
-Thu tiền và quản lý nợ phải thu
- Báo cáo trung thực
7Những thủ tục kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm
Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu
Bộ phận thu tiền # Kế toán nợ phải thu
Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền 
Những thủ tục kiểm soát chung
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
 Kiểm soát người dùng, dữ liệu
 Kiểm soát chứng từ, sổ sách
 Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
8= ???
Key
controls
THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ 
Mục tiêu:
Chỉ bán cho các khách hàng
có thật và đủ tư cách
Bảo đảm tính pháp lý của các
giao dịch với khách hàng
Có đủ hàng để giao theo yêu
cầu
Chỉ bán chịu cho các khách
hàng có đủ khả năng thanh
toán
TTKS TiẾP NHẬN ĐƠN ĐĂT HÀNG VÀ 
XÉT DUYỆT BÁN CHỊU
TTKS
- Xác minh người mua
- Đánh giá uy tín
 Duyệt hạn mức tín dụng
 Phân tích tuổi nợ
 Đưa ra quy định nếu bán 
hàng lần đầu
- Đối chiếu ĐĐH với bảng giá
- Xác nhận khả năng cung 
ứng
- Xét duyệt bán chịu
- Lập lệnh bán hàng
9TTKS BÁN HÀNG
Mục tiêu: Bán đúng giá
 Giá bán đúng vói bảng giá 
của công ty 
 Tính toán chính xác số tiền 
khách hàng phải tra
TTKS
 Phê duyệt giá 
bán
 Cập nhật giá 
mới
 KS độc lập
Mục tiêu
Giao hàng đúng chủng loại, quy
cách và số lượng, đúng thời
gian
Lập hóa đơn đầy đủ cho các
trường hợp đã giao hàng
TTKS GIAO HÀNG 
 TTKS
 Kiểm tra tồn kho 
trước khi chấp 
nhận đơn hàng
 Theo dõi đơn đặt 
hàng tồn đọng
10
TTKS giao hàng và lập hóa đơn
- Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH)
- Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ký tên lên 
chứng từ giao hàng, ký bao bì giao nhận hàng
- Lập HĐ trên cơ sở CTGH, ĐĐH
- Kiểm tra độc lập HĐ trước khi gửi
H T CHỨNG TỪ
 Đơn đặt hàng
 Phiếu xuất kho
 Hoá đơn
 Phiếu thu/Báo có ngân hàng
11
Mục tiêu:
Theo dõi đầy đủ, chính xác
nợ phải thu
Các khoản phải thu không bị
chiếm dụng
TTKS NỢ PHẢI THU 
TTKS
???
Mục tiêu
Lập báo cáo tài chính
trung thực và hợp lý
Chỉ xóa sổ những khoản
nợ thật sự khó đòi
TTKS NỢ PHẢI THU
TTKS
????
12
= ???
Key
controls
KSNB CHU TRÌNH 
BÁN HÀNG
MUC TIÊU
- Hàng bị trả lại là 
đúng
- Ghi nhận đúng dể 
không làm sai 
lệch công nợ
TTKS 
HÀNG BỊ TRẢ LẠI
Thủ tục kiểm soát 
-Sử dụng chứng từ 
riêng
-Quy định người xét 
duyệt và thủ tục thực 
hiện
13
Rủi ro
- Tiền thu bị chiếm đoạt
- Tiền thu bị chiếm dụng
- Sổ sách ghi chép không 
chính xác và đầy đủ
Mục tiêu kiểm soát
- Tiền được thu đủ
- Tiền được thu kịp thời
- Sổ sách ghi chép chính 
xác, đầy đủ và kịp thời
KSNB CHU TRÌNH DOANH THU
THU TIỀN
 Phân chia trách nhiệm
 Ủy quyền và xét duyệt
 Kiểm soát chứng từ
 Kiểm tra độc lập
 Bảo vệ tài sản
 Phân tích rà soát
 Các thủ tục khác
= ???
Key
controls
TTKS
THU TIỀN
14
TTKS THU TiỀN VÀ NỢ PHẢI THU
- Khuyến khích KH nhận biên lai
- Tách biệt thủ quỹ và kế toán 
- Đối chiếu cuối ngày thủ quỹ - kế toán
- Khuyến khách KH chuyển khoản
- Theo dõi chi tiết nợ phải thu KH
- Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thường xuyên
- Phân tích NPThu, Hàng bán bị trả lại/Nhân viên
- Lập bảng phân tích tuổi nợ
TTKS GHI NHÂN VÀ BÁO CÁO
- Ban hành chính sách lập dự phòng NPT khó đòi
- Ban hành chính sách xóa sổ NPT
- Phân tích DP NPT, Nợ xóa sổ/Nhân viên
- Trình bày và khai báo NPT
- Lập bảng chỉnh hợp NPT
15
TTKS thu tiền bán hàng
 TTKS Tiền thu bán hàng tránh bị lạm dụng :
 Định kỳ đối chiếu công nợ
 Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
 Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền
 TTKS để giảm sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
 Các chứng từ bán hàng đều chuyển về KT ghi chép
 Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
 Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng
Một số gian lận thƣờng gặp và Biện 
pháp kiểm soát tƣơng ứng
Gian lận Biện pháp kiểm soát
Xét duyệt bán hàng (bán 
giá thấp, cho hưởng CK 
thương mại không đúng, 
bán cho KH không có khả 
năng thanh toán)
- Xây dựng chính sách bán hàng và chính 
sách bán chịu
- Tách biệt người BH và người xét 
duyệt/thay đổi giá, CK
Biển thủ tiền bán hàng 
thu được
-Nhân viên giám sát/camera
-Đăng nhập/Thoát trên máy bán hàng
-Đường dây nóng
Thủ thuật gối đầu 
(lapping)
-Đối chiếu công nợ thường xuyên
-Kế toán nợ phải thu không được quyền 
xóa sổ NPT
16
Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Kết thúc!!!