Bài giảng Quản trị các loại tiệc (Phần 2) - Đỗ Thiện Dụng

60 
CHƢƠNG 3 
QUẢN LÝ VÀ DOANH THU VÀ CHI PHÍ 
Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng: 
- Hiểu được những công việc liên quan đến quản lý chi phí, giá cả và doanh 
thu. 
- Nhận biết được các biện pháp quản lý chi phí. 
- Biết cách lập dự toán chi phí thức ăn, đồ uống, chi phí nhân công cho một 
bữa tiệc. 
- Biết cách lập dự toán doanh thu và tính được lợi nhuận do hoạt động kinh 
doanh tiệc mang lại. 
3.1. Quản lý chi phí 
Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm 
không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị 
trường. 
Các nhà quản lý cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Tính 
toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản 
phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về 
giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây 
chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 
Hiện nay, giải pháp thông thường mà các doanh nghiệp áp dụng là cắt giảm các 
khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm 
chi phí.. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như 
mong đợi của doanh ngiệp và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề 
doanh nhgiệp, nhất là những khách sạn, nhà hàng quy mô nhỏ, thường hay gặp 
phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và 
sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. 
61 
Sau mỗi bữa tiệc các nhà quản trị phải đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí 
cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra 
các chế độ thưởng phạt hợp lý. 
3.1.1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu thức ăn 
Chi phí thức ăn là loại chi phí trực tiếp và biến đổi theo mức hoạt động tăng 
giảm. Nghĩa là một bữa tiệc có số lượng khách đông sẽ có chi phí thức ăn cao và 
ngược lại. Đối với một bữa tiệc, chi phí thức ăn chính là chi phí nguyên vật liệu bao 
gồm chi phí thực phẩm và các phụ liệu để chế biến thành món ăn. Chi phí này chiếm 
tỷ trọng cao nhất trong tất cả các chi phí. 
Khách sạn, nhà hàng phải xác định tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong giá bán 
hay giá tiền một suất ăn khách đặt cho bữa tiệc. Chi phí này còn gọi là chi phí tiêu 
chuẩn nguyên liệu. 
Để xác định chi phí nguyên vật liệu thức ăn, cần tiến hành các bước như sau: 
Bƣớc 1: Dự toán doanh thu thức ăn bữa tiệc 
Doanh thu thức ăn là tổng số tiền dự kiến thu được từ việc cung cấp món ăn cho 
bữa tiệc. 
Doanh thu thức ăn = Số suất ăn x Giá suất ăn 
Bài tập 1: Khách đặt một bữa tiệc 500 khách với giá 300.000đ/suất ăn chưa tính 
đồ uống. 
Doanh thu thức ăn = 500 k x 300.000đ = 150.000.000 đ 
Bƣớc 2: Xây dựng chi phí tiêu chuẩn 
Là tỷ lệ chi phí thực phẩm được xác định cho một món ăn , hay suất ăn phù hợp 
với giá bán nhằm đảm bảo định lượng và chất lượng món ăn. Chi phí này được các 
khách sạn, nhà hàng xác định phù hợp với cấp hạng của khách sạn, nhà hàng mình. 
Khách sạn càng cao cấp thì tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn càng thấp. 
Bƣớc 3: Dự toán chi phí nguyên vật liệu 
Chi phí nguyên vật liệu là tổng số tiền chi cho việc mua thực phẩm và các phụ 
62 
liệu để làm ra món ăn 
Chi phí nguyên vật liệu = Doanh thu thức ăn x Chi phí tiêu chuẩn 
Bài tập 1: Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu của khách sạn được quy định là 
45% doanh thu. Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách nói trên (ở bài 
tập) 
Chi phí nguyên vật liệu = 150.000.000 đ x 45% = 67.500.000đ 
3.1.2. Dự toán chi phí đồ uống 
Chi phí đồ uống là số tiền dành cho việc sự dụng đồ uống trong bữa tiệc. Căn cứ 
vào chủng loại đồ uống và số lượng của từng loại đồ uống dự kiến sử dụng cho bữa 
tiệc như đã trình bày ở mục 2.13. để lập dự toán chi phí đồ uống. 
Đồ uống sử dụng trong bữa tiệc chủ yếu là các loại rượu, bia và nước giải khát 
chế biến sẵn. Do khách sạn, nhà hàng không sản xuất ra những loại đồ uống này nên 
chi phí đồ uống thực chất là giá vốn mua vào. 
C = Q 1 x G 1 + Q 2 x G 2 + Q n x G n 
 Trong đó: 
- C: Chi phí đồ uống 
- Q 1: Số lượng loại đồ uống thứ nhất 
- Q 2: Số lượng loại đồ uống thứ hai 
- Q n: Số lượng loại đồ uống thứ n 
- G: Giá vốn loại đồ uống 
- Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n 
Bài tập 4: Một bữa tiệc được dự tính sử dụng các loại đồ uống với giá vốn như 
sau: 
63 
DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG 
Loại Tiệc:. 
Chủ Tiệc:.. 
Ngày.thángnăm 
Đơn vị tính: Đồng 
TT Tên đồ uống ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 
1 Champagne chai 05 120.000 600.000 
2 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 
3 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 
4 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 
5 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 
6 Nước ngọt thùng 03 150.000 450.000 
7 Nước trái cây tươi lít 10 50.000 500.000 
 Cộng 5.750.000 
3.1.3. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa 
Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng trong bữa tiệc chiếm một tỷ trọng cao 
nhất trong tất cả các chi phí. Nó vừa quyết định hiệu quả, lợi nhuận đạt được thông 
qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng món ăn và đồ uống. 
Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi các nhà quản trị tuân thủ theo các bước 
kiểm soát chi phí sau đây. 
- Trước hết, phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức chi phí tiêu chuẩn 
nguyên vật liệu của món ăn, suất ăn. Sau đó là định mức cho các khoản chi phí khác 
theo những tiêu chuẩn gắn với hoạt động của khách sạn, nhà hàng. 
- Tham khảo chi phí các bữa tiệc trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng 
như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của khách 
sạn, nhà hàng. 
64 
- Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không 
chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các bộ phận 
khác để khách sạn, nhà hàng chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi 
phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể như chi phí biến đổi, chi phí cố định. 
- Ngoài ra, các nhà quản lý phải phân tích biến động giá cả trên thị trường 
theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã 
thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng 
thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết 
được nguyên nhân biến động chi phí, sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được chi 
phí của từng bữa tiệc. 
- Để kiếm soát chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa các nhà quản trị cần phải 
chuẩn hóa công thức chế biến từng loại đồ uống pha chế và từng món ăn. Công thức 
này là cơ sở để nhân viên pha chế đồ uống và nhân viên đầu bếp có căn cứ pháp lý 
(quy định của khách sạn, nhà hàng) thực hiện công việc của mình. Khi xây dựng công 
thức phải cân nhắc định lượng của từng thành phần nguyên liệu và điều chỉnh cho 
phù hợp. Từ đó xác định tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà 
hàng mình. 
- Sau một bữa tiệc, sau một tháng hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi phí 
nguyên vật liệu và so sánh tỷ lệ chi phí thực tế với tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn, đồng thời 
so sánh tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế với tổng chi phí nguyên vật liệu dự kiến. 
 Tổng chi phí thực phẩm thực tế 
Tỷ lệ chi phí thực phẩm thực tế = x 100% 
 Tổng doanh thu món ăn 
65 
 Tổng chi phí đồ uống thực tế 
Tỷ lệ chi phí đồ uống thực tế = x 100% 
 Tổng doanh thu đồ uống 
Chi phí thực phẩm thực tế = Tồn đầu kỳ + Mua vào - Tồn cuối kỳ 
Để kiểm soát chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu sử dụng cho bữa tiệc, khi đã có 
thực đơn, cần thiết phải lập bảng kê chi tiết mua hàng. 
3.1.4. Lập bảng kê chi tiết hàng hóa 
Bảng kê chi tiết hàng hóa là bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu về đồ uống 
và thức ăn của bữa tiệc. Trước khi lập bảng kê chi tiết hàng hóa, cần dựa vào những 
yếu tố sau để dự tính thành phần và định lượng từng loại: 
- Thực đơn bữa tiệc: Cho biết tên đồ uống, tên món ăn. 
- Bảng dự toán chi phí đồ uống: Để biết chủng loại, số lượng và giá tiền. 
- Công thức chế biến món ăn: Để biết thành phần thực phẩm và định lượng 
của từng loại. 
- Giá thị trường của từng loại nguyên vật liệu 
Bảng kê chi tiết hàng hóa giúp cho người quản lý biết được: 
- Những nguyên liệu cần mua, số lượng. 
- Số tiền chi cho từng loại nguyên vật liệu nằm trong ngân sách cho phép. 
- Chênh lệch giữa dự toán chi tiết với dự toán ngân sách. 
- Điều chỉnh số lượng phù hợp với ngân sách dự kiến. 
66 
BẢNG KÊ CHI TIẾT MUA HÀNG 
TT Tên nguyên liệu ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 
0 A B C D E = C x D 
I Đồ uống 
1 Champagne chai 05 120.000 600.000 
2 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 
3 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 
4 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 
5 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 
6 Nước ngọt thùng 03 150.000 450.000 
7 Nước trái cây tươi lít 10 50.000 500.000 
 Cộng 5.750.000 
II Đồ ăn 
1 Thăn bò kg 05 180.000 900.000 
2 Đùi cừu kg 04 450.000 1.800.000 
3 Tôm sú kg 03 220.000 660.000 
4 Thịt nạc heo 
5 Sườn heo 
6   .  .. 
7   ...  . 
10 Tổng cộng 73.250.000 
3.1.5. Dự toán chi phí cố định 
Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi khi công suất hoạt động của 
khách sạn, nhà hàng tăng hoặc giảm trong một phạm vi thời gian nhất định. Nghĩa là 
trong một kỳ kinh doanh (ngày, tháng, năm) số lượng khách tăng lên hay giảm 
xuống, số suất ăn, đố uống bán ra nhiều hay ít thì tổng chi phí cố định phân bổ cho 
67 
kỳ đó vẫn tồn tại và không thay đồi. 
Đối với một bữa tiệc việc dự tính chi phí này căn cứ vào tổng chi phí cố định 
phân bổ trong kỳ và số lượng bữa tiệc dự kiến phục vụ được. 
f = F : Q 
Trong đó: 
- f: Chi phí cố định một bữa tiệc 
- F Tổng chi phí cố định trong kỳ 
- Q: Số lượng bữa tiệc phục vụ trong kỳ 
Thông thường các bữa tiệc có số lượng khách và quy mô khác nhau, nên cũng 
có thể tính chi phí cố định cho từng bữa tiệc khác nhau. Một bữa tiệc đông khách 
hơn, sử dụng nhiều chi phí nhân công, chi phí thiết bị hơn có thể phải chịu chi phí cố 
định cao hơn. 
Bài tập 5: Tổng ci phí cố định được phân bổ bình quân một tháng cho bộ phận 
tiệc là 120.000.000 đồng. rong tháng khách sạn dự kiến phục vụ được 12 bữa tiệc. 
Tính chi phí cố định bình quân một bữa tiệc. 
f = 120.000.000 đ : 12 tiệc = 10.000.000 đ 
3.1.6. Kiểm soát chi phí nhân công 
Chi phí nhân công là chi phí lao động trực tiếp: Là tiền lương và các khoản liên 
quan trả cho công nhân lao động trực tiếp mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo 
lượng thời gian đã sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một dịch 
vụ cụ thể. 
Để kiểm soát chi phí nhân công, các nhà quản trị cần thực hiện một số chỉ tiêu 
sau đây: 
- Xây dựng đơn giá tiền lương thích hợp. 
- Xây dựng quỹ lương dựa trên doanh thu. 
- Xây dựng chỉ tiêu tiền lương. 
- So sánh giữa quỹ lương thực tế với quỹ lương kế hoạch. 
68 
- So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương năm ngoái. 
- So sánh tỷ lệ tiền lương thực tế với dự tóan. 
- Xây dựng chính xác kế hoạch nhân sự 
- Xây dựng quy chuẩn công việc, định mức thời gian hoàn thành công việc 
Bài tập 2: Tình hình bộ phận tiệc của khách sạn trong tháng 10 như sau: 
- Tổng doanh thu: 250.000 USD 
- Tỷ trọng chi phí nhân công trên doanh thu: 22% 
- Số lao động cố định bình quân sử dụng: 20 người 
- Ngày công định mức trong tháng theo hợp đồng: 26 công/lao động 
Tính chỉ tiêu tiền lương tháng 10! 
 Giải: 
- Quỹ lương kế hoạch = 25.000 USD x 22% = 5.500 USD 
- 50 công nhật thời vụ tương đương 2 lao động/tháng 
- Tổng số lao động bình quân: 20 + 2 = 22 người 
- Chỉ tiêu lương bình quân 1 lao động = 5.500 USD : 22 người = 250 USD 
3.2. Quản lý doanh thu tiệc 
3.2.1. Khái niệm doanh thu 
Tiêu thụ sản phẩm là quá trình nhà hàng, khách sạn bán và nhận được tiền bán, 
phục vụ một bữa tiệc theo hợp đồng thỏa thuận giữa nhà hàng, khách sạn cung cấp 
dịch vụ tiệc và khách hàng đặt tiệc. Kết thúc quá trình tổ chức ohục vụ tiệc nhà 
hàng, khách sạn có doanh thu bán hàng. Doanh thu hay còn gọi là thu nhập là toàn 
bộ số tiền sẽ thu được do tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ của nhà hàng, khách 
sạn. 
Doanh thu tiệc bao gồm doanh thu bán hàng: Món ăn, đồ uống và doanh thu từ 
cung cấp các dịch vụ khác kèm theo như dàn nhạc, quay phim, chụp hình, vv. 
69 
3.2.2. Ý nghĩa của chỉ tiêu doanh thu 
- Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô của quá trình chế biến, phục vụ, phản 
ánh trình độ tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Có được 
doanh thu chứng tỏ nhà hàng, khách sạn đã cung cấp dịch vụ, sản phẩm được người 
tiêu dùng chấp nhận về mặt khối lượng, giá trị sử dụng, chất lượng và giá cả phù hợp 
với thị hiếu của người tiêu dùng. 
- Doanh thu bán hàng còn là nguồn vốn để nhà hàng, khách sạn trang trải các 
khoản chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích 
BHXH, nộp các thuế theo luật định. 
- Thực hiện được doanh thu bán hàng là kết thúc giai đoạn cuối cùng của quá 
trình luân chuyển vốn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất sau. 
3.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc 
Doanh thu từ dịch vụ tiệc chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cả khách quan và chủ 
quan. Trong đó có các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: 
- Số lượng khách hàng dự tiệc, số món ăn tiêu thụ được hoặc lao vụ, dịch vụ 
kèm theo cung ứng cho bữa tiệc. 
- Kết cấu thực đơn, cách thức phục vụ càng phù hợp với thị hiếu người tiêu 
dùng thì doanh thu càng cao. 
- Chất lượng sản phẩm : sản phẩm có chất lượng cao giá bán sẽ cao. Nâng cao 
chất lượng sản phẩm và chất lượng cung cấp dịch vụ sẽ tăng thêm giá trị sản phẩm và 
giá trị dịch vụ tạo điều kiện tiêu thụ được dễ dàng, nhanh chóng thu được tiền bán 
hàng, và tăng doanh thu bán hàng. 
- Giá bán sản phẩm : Khi định giá bán sản phẩm hoặc giá cung ứng dịch vụ 
phải cân nhắc sao cho giá bán phải bù được phần nguyên liệu, vật chất tiêu hao, đủ 
trả lương cho người lao động và có lợi nhuận để thực hiện tái đầu tư. Thông thường 
giá bán của bữa tiệc do quan hệ cung cầu trên thị trường quyết định. 
70 
3.2.4. Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc 
Tuy rằng hầu hết các bữa tiệc lớn đều đã được ký hợp đồng. Song doanh thu của 
bữa tiệc không chỉ đơn thuần đúng chính xác như dư toán ghi trong hợp đồng. Những 
bữa tiêc được đặt theo giá của từng bàn ăn, suất ăn thì cuối bữa tiệc sẽ tính số bàn, số 
suất để biết doanh thu. Để đánh giá chính xác nhằm tránh thất thu cho khách sạn, 
tránh tăng thêm chí phí cho khách hàng, cần thực hiện những biện pháp kiểm soát sau 
đây: 
- Chuẩn bị món ăn đúng thực đơn đã chọn, đã thống nhất giữa khách hàng và 
khách sạn hoặc nhà hàng. 
- Chuẩn bị thức uống đúng chủng loại và số lượng do khách hàng đặt công 
thêm một tỷ lệ dự phòng khoảng 10%. 
- Khi có những khoản phát sinh như thêm bàn ăn, khách ăn, thêm đồ uống 
ngoài dự kiến thì phải xin ý kiến chủ tiệc rồi mới cung cấp, tránh những phiền phức 
sau khi kết thúc bữa tiệc. 
- Cập nhật những khoản thu phát sinh khi đã được chủ tiệc đồng ý. 
- Kiểm tra lại các sản phẩm, dịch vụ khách đã sử dụng trước khi lập hóa đơn 
tổng hợp. 
- Áp dụng phần mềm điện tử vào quản lý. 
- Lập báo cáo doanh thu bán hàng sau bữa tiệc có đầy đủ chữ ký. 
3 ... h tiệc 
lâu nay được tổ chức trong nhà dường như đã đi theo lối mòn của motip cũ. Vì vậy, 
việc các tiệc cưới, buổi liên hoan .v.v. ngoài trời luôn được sự hưởng ứng của nhiều 
khách hàng. 
 Địa điểm tổ chức 
Đối với tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời thì yếu tố địa điểm đóng vai trò rất quan 
trọng. Địa điểm thường yêu cầu có diện tích rộng, thoáng, gắn liền với phong cảnh 
hữu tình của thiên nhiên. Chính vì vậy, các khách sạn khi tổ chức phục vụ tiệc ngoài 
trời có thể chọn cạnh hồ bơi. Một số nơi khác thường được khách sạn thuê và sử dụng 
để tổ chức như bãi biển, thảm cỏ tự nhiên và nhân tạo .v.v. 
 Đặc điểm của tiệc ngoài trời 
- Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời ngoài tính năng là gần gũi thiên nhiên, tăng 
niềm vui, sự thoải mái cho thực khách khi thẩm nhận còn một vài sự hạn hế đó là sự 
phụ thuộc vào thời tiết, khí hậu. Vì vậy, đối với mỗi vùng địa lý thì tiệc ngoài trời 
147 
chỉ tổ chức vào những thời điểm nhất định để hạn chế tới mức tốt thiểu sự ảnh hưởng 
của yếu tố thời tiết. So với với tiệc trọng thể, Buffet thì tiệc ngoài trời có thể kết hợp 
các hình thức của hai loại tiệc nói trên như có thể phục vụ khách ngay tại 
bàn hoặc khách tự phục vụ cho riêng mình tuy theo sở thích. Vì vậy phụ thuộc vào 
hình thức phục vụ mà người quản lý có thể lập kế hoạch phục vụ một cách hợp lý 
nhất. Điểm khác của tiệc ngoài trời so với tiệc trọng thể, tiệc Buffet là chỉ có thể tổ 
chức thích hợp vào buổi chiều tối. Số lượng nhân viên cần để đủ, đáp ứng được nhu 
cầu tiến hành phục vụ ngoài trời. Điều đó có nghĩa là cần nhiều nhân viên hơn phục 
vụ ở tại khách sạn và điều đó làm tăng chi phí liên quan. 
4.6.1. Khảo sát và lựa chọn địa điểm 
Thăm hiện trường và xác định những phương án khả thi được tiến hành trước 
khi chấp nhận cung cấp dịch vụ phục vụ ngoài trời nhằm xác định tình trạng hậu cần 
liên quan cùng chi phí dự tính. Khi tiến hành thăm hiện trường thì điều quan trọng là 
phải kiểm tra về các mặt như khả năng cung cấp năng lượng, khả năng cung cấp 
nước, thống làm lạnh, hệ thống kho chứa .v.v. Song song với nó là phải nắm được 
tình hình mặt bằng tổ chức tiệc ờ ngoài khách sạn, các phương tiện, tiện nghi tại nơi 
tổ chức tiệc và tình hình giao thông đi tới nơi tổ chức tiệc. Nói tóm lại, việc khải sát 
cần tập trung vào việc chính: 
148 
- Diện tích mặt bằng và lượng dung nạp số người dự tiệc 
- Có đủ các tiện nghi cần thiết hay không như nguồn điện, ga và lò bếp, nước 
nóng và nước lạnh, nơi để món ăn, rửa, đặt tủ lạnh .v.v. 
4.6.2. Chuẩn bị mặt bằng và thiết bị, dụng cụ 
Những vấn đề mà người quản lý cần phải quan tâm khác đó là vận chuyển thiết 
bị và thực phẩm cho hoạt động giải trí ngoài trời; loại thức đơn đưa ra để xác định 
loại dịch vụ, thiết bị cần thiết, thức ăn nóng đối nghịch với thức ăn lạnh .v.v. Điều 
quan trọng là sự lựa chọn thực đơn phải phù hợp với nơi tiến hành bữa tiệc. Các điều 
kiện thuận lợi và những nguyên tắc vệ sinh an toàn thực phẩm cần được tuân theo (ví 
dụ quá trình làm lạnh phải hoàn toàn sẵn sàng tại hiện trường). Đồ sứ, đồ thủy tinh và 
dao cần lau rửa, đóng gói vận chuyển một cách hợp vệ sinh an toàn để hạn chế hư 
hỏng. 
4.6.3. Quy trình phục vụ 
Phó Giám đốc bộ phận phục vụ ăn uống hoặc trợ lý giám đốc bộ phận phục vụ 
ăn uống trực tiếp tìm hiểu kĩ lưỡng yêu cầu đặt bữa ăn của khách và cùng với khách 
xác định loại tiệc như tiệc nguội, tiệc rượu. Cần phải chú ý rõ tên người, đơn vị đặt 
tiệc; ngày giờ và thời gian mở tiệc; số người dự tiệc; số điện thoại của người hoặc 
đơn vị đặt tiệc. 
Bên cạnh đó phải xác định được các yêu cầu của khách về món ăn, loại rượu, đồ 
uống đi cùng. Từ đó giúp người quản lý có thể tính giá tiệc. Thường thì giá tiệc tổ 
chức ở ngoài khách sạn cao hơn 30% so với giá tiệc cùng loại được tổ chức tại khách 
sạn. 
Sau khi thỏa thuận với khách hàng xong, người quản lý lên kế hoạch và thông 
báo cho các bộ phận liên quan chuẩn bị. 
- Bộ phận tiếp nhận khách phụ trách việc cắt cử xe vận chuyện và lái xe, 
- Bộ phận kinh doanh tổng hợp phú trách việc bố trí quang cảnh bữa tiệc, 
149 
- Bộ phận bảo vệ cử người duy trì trật tự hoạt động tổ chức tiệc ở ngoài khách 
sạn, kiểm tra vật dụng, thực phẩm đưa ra khỏi khách sạn, 
- Bộ phận tài vụ căn cứ vào yêu cầu mua thực phẩm của bộ phận phục vụ ăn 
uống kịp thời cung cấp vật dụng, thực phẩm tốt với giá phải chăng và phụ trách 
công việc thanh toán. 
- Bộ phận buồng trước giờ buổi tiệc bắt đầu cử người làm vệ sinh sàn nhà và 
quanh nơi tổ chức tiệc. 
- Bộ phận quản trị phụ trách việc lắp đặt các máy móc, thiết bị và cử người 
điều khiển âm hình. 
- Nhà bếp lập thực đơn, kê thực phẩm cần mua, chuẩn bị nguyên liệu làm các 
món ăn. 
- Bộ phận nhà hàng bố trí nhân viên trực tại nhà hang và nhân viên phục vụ 
tiệc bên ngoài, chuẩn bị bàn ghế, khăn trải bàn, khăn quây bàn, khăn lau miệng, 
chuẩn bị các loại đồ uống, đá, ly, các dụng cụ để ăn, cắt thái và làm vệ sinh trước khi 
tổ chức tiệc. 
Mọi thứ sau khi được chuẩn bị xong thì vận chuyển tới nơi tổ chức tiệc. Thực 
phẩm phải được đóng gói theo đúng luật vệ sinh an toàn thực phẩm, vận chuyển bằng 
xe chuyên dụng, có người chuyên trách áp tải, cần phải chú ý an toàn khi vận chuyển. 
Quá trình phục vụ tiệc ngoài trời cũng tuân thủ theo đúng quy trình và nguyên 
tắc như các bữa tiệc khác. Sau khi xong tiệc phải tiến hành quét dọn nơi tổ chức tiệc 
đồng thời kiểm tra vật dụng, nếu bể vỡ hay thất thoát, lập biên bản và xử lý theo qui 
định của nhà hàng,khách sạn. Cuối cùng là vận chuyển đồ dung, dụng cụ về khách 
sạn, nhà hàng; phân loại, lau rửa, trả về kho. 
a. Thuê dàn nhạc, làm sân khấu 
Một bữa tiệc ngoài trời nhất thiết phải có sân khấu và dàn nhạc. Tiệc vào buổi 
tối thì nên dự tính cho ban nhạc chơi đến khuya. Nếu thời tiết mùa này không được 
khô ráo cho lắm, bạn có thể thuê hay mướn 1 dàn sân khấu kiểu lều bạt, việc dàn 
dựng và thu dọn sẽ đỡ mất thời gian. 
150 
b. Chọn chủ đề 
Quyết định chủ đề cho bữa tiệc như tiệc mặn hay tiệc nướng barbecue, tiệc trà, 
tiệc cuối tuần, tiệc Trung thu... Từ đó, hãy đưa ra thực đơn chính xác. 
c. Trang trí không gian tiệc 
Dù là một bữa tối nhỏ của gia đình trong vườn nhà hay một buổi tiệc lớn với bạn 
bè, thì việc bày trí không gian tiệc là việc rất cần thiết. Sau đây là một vài ý tưởng: 
- Sử dụng nến thơm loại lớn, đặt vào các trụ đèn gốm hay ở góc nhỏ trong 
vườn. 
- Đặt mua hoa thơm nếu vườn nhà bạn không có sẵn. Sáng tạo hơn, bạn có thể 
dùng các chậu hoa treo để làm sinh động hơn khoảng không gian phía trên cao của 
vườn nhà, hay để che đi những khuyết điểm thường gặp đối với không gian sát bờ 
rào. 
- Trang trí thêm với bong bóng bay đủ màu sắc. Phần này cũng có thể dành cho 
các em nhỏ sau khi tiệc kết thúc. 
d. Mƣớn dịch vụ tổ chức tiệc 
Tiệc càng lớn, càng có nhiều việc cần chuẩn bị. Bắt đầu kế hoạch chuẩn bị bằng 
việc thuê bàn ghế và chén đĩa. Sau đó, lên thực đơn và đặt tiệc. Bởi vì bạn sẽ 
không có đủ thời gian để thực hiện tất cả các món ăn. 
e. Pha chế thức uống đơn giản 
Các bữa tiệc thường sử dụng các loại nước ngọt đóng chai hay bia. Nhưng ai 
cũng biết các loại thức uống này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến sức khỏe con người về lâu 
dài. Hãy tự tay chuẩn bị những món thức uống đơn giản. Sẽ không mất nhiều 
thời gian cho một hay vài can nước bột hương hoa quả. Cách này cũng giúp tiết 
 kiệm ít nhiều. 
g. Thực đơn hợp lý 
Cần cân nhắc kỹ càng khi lên thực đơn tiệc. Các món ăn phải vừa đủ, không nên 
thiếu hay thừa. Bạn cũng cần chú ý sắp xếp thứ tự các món ăn. Thí dụ, các món ăn 
151 
chơi có thể được sử dụng làm khai vị, dùng các món chiên, nướng làm món chính, 
sau đó là lẩu và cuối cùng là tráng miệng bằng trái cây hoặc kem. 
h. “Hậu tiệc” 
Bạn lo lắng phần kết bữa tiệc sẽ là cả núi đồ đạc cần dọn sạch, mà một mình bạn 
không thể đảm đương nổi? Tại sao không gợi ý cho mọi người cùng nhau góp 
tay dọn dẹp? Đặt sẵn một vài thùng rác ở các góc. Bạn có thể dùng chén đĩa giấy nếu 
là một buổi buffet. Sau khi dùng, chỉ việc bỏ tất cả vào thùng rác, thế là xong. 
4.7. Quốc yến ( Tham khảo) 
4.7.1. Khái niệm 
Tiệc chiêu đãi là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. 
Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hoá. 
Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách 
nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hoá ẩm thực. 
4.7.2. Đặc điểm cơ bản của quốc yến 
Quốc yến (State banquet): đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc 
này thường do Nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp Nguyên thủ quốc gia 
nước ngoài đến thăm nhà nước, thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan 
trọng. Quốc yến thường là tiệc ngồi, được tổ chức chu đáo, trọng thị; nhiều nước cử 
quốcthiều trước khi tiệc bắt đầu; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món 
ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp, món chính, tráng miệng; đồ uống gồmrượu 
sâm- panh, rượu dân tộc, truyền thống, rượu vang, rượu thơm (lúc kết thúc); phòng 
tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi 
tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trưa, nhưng vào buổi tối trọng thị hơn; trang phục 
khi dự tiệc được quy định loại sang trọng. 
Khi dự kiến tổ chức một bữa tiệc, ta nên cân nhắc hình thức tiệc cho thích hợp 
để đảm bảo yêu cầu chính trị và phù hợp với tính chất lễ tân. 
152 
4.7.3. Nguyên tắc phục vụ Quốc yến 
Để đảm bảo sắp xếp ngôi thứ trong lễ tân ngoại giao trong các bàn tiệc, buổi lễ, 
hội nghị, người ta dựa vào một số quy tắc. Việc sắp xếp nên được nghiên cứu kỹ và 
sắp xếp trước trước khi diễn ra sự kiện. Xin giới thiệu một số quy tắc cơ bản sau: 
- Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là 
vị trí quan trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị 
khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy 
tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải...) 
của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết. 
- Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc ngày được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn 
tham dự hội nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường 
hợp này phải được xét từ phía trên khán đài xuống. 
- Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội 
nghị, các cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. 
Thứ tự sắp xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ 
của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác 
theo thoả thuận giữa các bên, từ A -Z. Tuy nghiên, để bớt cứng nhắc, người ta áp 
dụng quy tắc này nhưng bốc thăm chữ cái đầu tiên đại diện tên quốc gia được xếp ở 
vị trí số 1, các vị trí tiếp theo sẽ theo thứ tự ABC kể từ vị trí số 1 trở đi và lộn lên 
153 
phía trước (Ví dụ, trong tiếng Anh, vị trí đầu tiên là H, thì vị trí thứ 2 sẽ là I, vị trí 
cuối cùng là G). Tiêu chí sắp xếp cũng có thể thay đổi, có thể là. 
- Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. 
Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc 
vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện, vào cương vị được 
bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên và danh tiếng của người đó. Người có cấp 
bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm 
niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên 
thì ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau có thể căn cứ 
vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ... Cần nhớ, các tiêu chí đưa 
ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối. 
- Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ 
nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngỗi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được 
xếp trước khách, (nhưng phu quân của khách laị xếp sau người có thứ bậc kế tiếp 
khách) 
- Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so 
với khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp. 
- Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp 
vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng 
chủ trì một bàn tiệc. Tuy không phải là quy tắc, nhưng khi sắp xếp ngôi thứ, cần chú 
ý một số vấn đề sau, trong chừng mực nhất định, việc thay đổi không làmảnh hưởng 
nhiều đến việc sắp xếp. 
+ Tính tương đồng của các khách cùng dự (nghề nghiệp, ngôn ngữ...) 
+ Nên chọn bàn tròn hoặc bàn vuông để bố trí bữa tiệc. 
+ Cần lập sơ đồ sẵp xếp trước khi diễn ra hội nghị 
+ Xếp chủ chính và khách chính đối diện khi số người chẵn. Xếp chủ chính và 
khách chính liền kề khi số người cùng dự một bàn ăn là lẻ, hoặc chẵn. 
+ Khi xếp khách ở các lễ đài buổi lễ vị trí của người quan trọng nhất xác định 
việc sắp xếp ngôi thứ tiếp theo. Thường thì người này ở giữa, nhưng cũng có thể xếp 
154 
đầu tiên bên phải. Lúc này,cũng tuân theo các nguyên tắc trên nhưng linh hoạt hơn, 
bên phải xem như ẩn. 
Câu hỏi thảo luận 
1. Anh (chị) hãy trình bày khái niệm, phân loại tiệc Buffet? 
2. Để tổ chức phục vụ tiệc Buffet thành công, theo Anh (chị) cần phải đáp ứng 
những yêu cầu nào? Yêu cầu nào là quan trọng nhất? Vì sao? 
3. Anh (chị) hãy trình bày quy trình tổ chức phục vụ tiệc Buffet. 
4. Anh (chị) hãy phân tích những thuận lợi và khó khăn trong tổ chức phục vụ tiệc 
Buffet. 
5. Từ những kiến thức đã học về nghiệp vụ và quản trị nhà hàng, Anh (chị)hãy xây 
dựng thực đơn một bữa tiệc Buffet (từ 20 món trở lên)? 
6. Anh (chị) hãy trình bày các khái niệm tiệc, tổ chức phục vụ tiệc? Tổ chức phục 
vụ tiệc ra đời trên cơ sở nào? 
7. Anh (chị) hãy phân tích vai trò của tổ chức phục vụ tiệc ngồi đối với kinh doanh 
nhà hàng, khách sạn? 
8. Có ý kiến cho rằng: “Tổ chức phục vụ tiệc phản chiếu những nét văn hóa”. Anh 
(chị) hãy chứng minh. 
9. Anh (chị) hãy phân tích các đặc điểm của tổ chức phục vụ tiệc? 
10. Anh (chị) hãy trình bày các nguyên tắc tổ chức phục vụ tiệc? 
155 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Vũ Thị Hòa, Trinh Cao Khải ,Giáo trình “Lý thuyết nghiệp vụ nhà hàng”. NXB Lao 
động 2014. 
2. Hà Nam Khánh Giao, Nguyễn Văn Bình, Giáo trình Nghiệp vụ nhà hàng, NXB 
Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2012. 
3. Denny G.Rutherford/ Michael J.O’falon, Hotel Management and Operations, Nxb 
Lao động, Hà Nội, 2009. 
4. Dự án VIE/015-Luxembuorg, Kỹ năng làm hài lòng khách (Hospitality Skills), Hà 
Nội, 2000. 
5. GS. Nguyễn Văn Lê, Tâm lý học du lịch, Nhà xuất bản trẻ, TPHCM, 1997. 
6. PGS-TS Ngyễn Văn Mạnh – PGS.TS Nguyễn Văn Đính, Giáo trình Kỹ năng giao 
tiếp, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1996 
7. Tổng cục Du lịch, Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Hà Nội, 2006 
8. Tổng cục Du lịch, Giáo trình Tổng quan cơ sở lưu trú du lịch, Hà Nội, 2006 
9. Trần Ngọc Thêm, Cơ sở Văn hóa Việt Nam, Trường Đại học Tổng hợp TPHCM, 
1995 
10. Trần Quốc Vượng, Văn hóa Việt Nam – Tìm tòi và suy ngẫm, Nxb Văn hóa 
dân tộc & Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật, Hà Nội, 2000 
11. Trường Shatex – Singapore, Kỹ năng giao tiếp trong khách sạn - Tài liệu giảng 
dạy, 1997.